應(yīng)收賬款與商賬管理規(guī)定

PAGEPAGE4應(yīng)收賬款與商賬管理制度總則第一條為保證公司能最大可能的利用客戶(hù)信用拓展市場(chǎng)，以利于銷(xiāo)售產(chǎn)品、提供服務(wù)，同時(shí)又要以最小的壞賬損失代價(jià)來(lái)保證公司資金安全，防范經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)；并盡可能的縮短應(yīng)收賬款占用資金的時(shí)間，加快企業(yè)資金周轉(zhuǎn)，提高企業(yè)資金的使用效率，特制定本制度。第二條本制度所稱(chēng)應(yīng)收賬款，包括發(fā)出產(chǎn)品賒銷(xiāo)所產(chǎn)生的應(yīng)收賬款和公司經(jīng)營(yíng)中發(fā)生的各類(lèi)債權(quán)。具體有應(yīng)收銷(xiāo)貨款、預(yù)付賬款、其他應(yīng)收款三個(gè)方面的內(nèi)容。第三條應(yīng)收賬款的管理部門(mén)為公司的財(cái)務(wù)部和經(jīng)營(yíng)部，財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)傳遞、應(yīng)收款回款監(jiān)督和信息反饋，經(jīng)營(yíng)部負(fù)責(zé)客戶(hù)的聯(lián)系和款項(xiàng)催收，資信管理工作小組負(fù)責(zé)客戶(hù)信用額度的確定。第二章應(yīng)收賬款的管理第四條在市場(chǎng)開(kāi)拓和產(chǎn)品銷(xiāo)售中，凡利用信用額度賒銷(xiāo)的，必須由經(jīng)辦業(yè)務(wù)員先填寫(xiě)賒銷(xiāo)《請(qǐng)批單》，由部門(mén)經(jīng)理嚴(yán)格按照預(yù)先每個(gè)客戶(hù)評(píng)定的信用限額內(nèi)簽批后，倉(cāng)庫(kù)、信管、財(cái)務(wù)部方可憑單辦理發(fā)貨手續(xù)；

第五條財(cái)務(wù)部每十天對(duì)照《信用額度期限表》核對(duì)一次債權(quán)性應(yīng)收賬款的回款和結(jié)算情況，嚴(yán)格監(jiān)督每筆賬款的回收和結(jié)算。及時(shí)把應(yīng)收回來(lái)的賬款和開(kāi)出發(fā)票的錄入系統(tǒng)。經(jīng)營(yíng)部要隨時(shí)檢查信用的底數(shù)，便于及時(shí)和業(yè)務(wù)員溝通，預(yù)防因?yàn)槠渌驅(qū)е抡I(yè)務(wù)開(kāi)展不順。第六條凡前次賒銷(xiāo)未在約定時(shí)間結(jié)算的，除特殊情況下客戶(hù)能提供可靠的資金擔(dān)保外，一律不再發(fā)貨和賒銷(xiāo)。第七條業(yè)務(wù)員在簽定合同和組織發(fā)貨時(shí)，都必須參考信用等級(jí)和授信額度來(lái)決定銷(xiāo)售方式，所有簽發(fā)賒銷(xiāo)的銷(xiāo)售合同都必須信用工作小組簽字方可蓋章發(fā)出。

第八條對(duì)信用額度在10萬(wàn)元以上，信用期限在1個(gè)月以上的客戶(hù)，部門(mén)經(jīng)理每年應(yīng)不少于走訪(fǎng)一次；信用額度在50萬(wàn)以上的信用期限在1個(gè)月以上的，除部門(mén)經(jīng)理走訪(fǎng)外，副總經(jīng)理（在有可能的情況下總經(jīng)理）每年必須走訪(fǎng)一次以上。在客戶(hù)走訪(fǎng)中，應(yīng)重新評(píng)估客戶(hù)信用等級(jí)的合理性和結(jié)合客戶(hù)的經(jīng)營(yíng)狀況、交易狀況及時(shí)調(diào)整信用等級(jí)，并根據(jù)認(rèn)證管理要求填寫(xiě)“客戶(hù)滿(mǎn)意度調(diào)查表”。

第九條財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)于月后5日前提供一份當(dāng)月尚未收款的《應(yīng)收賬款賬齡明細(xì)表》，提交給副總經(jīng)理、總經(jīng)理。

第十條業(yè)務(wù)部應(yīng)嚴(yán)格對(duì)照《信用額度表》和財(cái)務(wù)部們報(bào)來(lái)的《賬齡明細(xì)表》，及時(shí)核對(duì)、跟蹤賒銷(xiāo)客戶(hù)的回款情況，對(duì)未按期結(jié)算回款的客戶(hù)及時(shí)聯(lián)絡(luò)和反饋信息給副總經(jīng)理。

第十一條項(xiàng)目經(jīng)理在與客戶(hù)簽定合同協(xié)議書(shū)時(shí)，應(yīng)按照《信用額度表》中對(duì)應(yīng)客戶(hù)的信用額度和期限約定單次銷(xiāo)售金額和結(jié)算期限，并在期限內(nèi)負(fù)責(zé)經(jīng)手相關(guān)賬款的催收和聯(lián)絡(luò)。

第十二條業(yè)務(wù)員在外出收賬前要仔細(xì)核對(duì)客戶(hù)欠款的正確性，不可到客戶(hù)處才發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)差錯(cuò)，有損公司形象。外出前需預(yù)先安排好路線(xiàn)經(jīng)業(yè)務(wù)經(jīng)理同意后才可出去收款；款項(xiàng)收回時(shí)業(yè)務(wù)員需整理已收的賬款，并填寫(xiě)應(yīng)收賬款回款明細(xì)表，

第十三條清收賬款由業(yè)務(wù)部門(mén)統(tǒng)一安排路線(xiàn)和客戶(hù)，并確定返回時(shí)間，業(yè)務(wù)員在外清收賬款，每到一客戶(hù)，無(wú)論是否清結(jié)完畢，均需隨時(shí)向業(yè)務(wù)經(jīng)理電話(huà)匯報(bào)工作進(jìn)度和行程。

第十四條業(yè)務(wù)員收賬時(shí)應(yīng)收取現(xiàn)金或票據(jù)，若收取銀行票據(jù)時(shí)應(yīng)注意開(kāi)票日期、票據(jù)抬頭及其金額是否正確無(wú)誤，如不符時(shí)應(yīng)及時(shí)聯(lián)系退票并重新辦理。若收匯票時(shí)需客戶(hù)背面簽名，并查詢(xún)銀行確認(rèn)匯票的真?zhèn)涡?；如為匯票背書(shū)時(shí)要注意背書(shū)是否清楚，注意一次背書(shū)時(shí)背書(shū)印章是否與匯票抬頭一致，背書(shū)印章是否為發(fā)票印章。

第十五條收取的匯票金額大于應(yīng)收賬款時(shí)非經(jīng)業(yè)務(wù)經(jīng)理同意，現(xiàn)場(chǎng)不得以現(xiàn)金找還客戶(hù)，而應(yīng)作為暫收款收回，并抵扣下次賬款；

第十六條收款時(shí)客戶(hù)現(xiàn)場(chǎng)反映價(jià)格、交貨期限、質(zhì)量、運(yùn)輸問(wèn)題，在業(yè)務(wù)權(quán)限內(nèi)時(shí)可立即同意，若在權(quán)限外時(shí)需立即匯報(bào)部門(mén)經(jīng)理，并在不超過(guò)3個(gè)工作日內(nèi)給客戶(hù)以答復(fù)。如屬價(jià)格調(diào)整，回公司應(yīng)立即填寫(xiě)價(jià)格調(diào)整表告知相關(guān)部門(mén)并在相關(guān)資料中做好記錄；

第十七條項(xiàng)目經(jīng)理在銷(xiāo)售產(chǎn)品和清收賬款時(shí)不得有下列行為，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，分別給于罰款或者予以開(kāi)除，并限期補(bǔ)正或賠償，嚴(yán)重者移交司法部門(mén)。

1、收款不報(bào)或積壓收款；

2、退貨不報(bào)或積壓退貨；

3、轉(zhuǎn)售不依規(guī)定或轉(zhuǎn)售圖利；

4、代銷(xiāo)其他廠(chǎng)家產(chǎn)品的；

5、截留，挪用，坐支貨款不及時(shí)上繳的；

6、收取現(xiàn)金改換承兌匯票的；第三章商賬

第十八條對(duì)拖欠賬款的追收，要采用多種方法清討，催收賬款責(zé)任到位。對(duì)已發(fā)生的應(yīng)收賬款，可按其賬齡和收取難易程度，逐一分類(lèi)排序，找出拖欠原因，明確落實(shí)催討責(zé)任。對(duì)于確實(shí)由于資金周轉(zhuǎn)困難的企業(yè)，應(yīng)采取訂立還款計(jì)劃，限期清欠，采取債務(wù)重整策略。應(yīng)收賬款的最后期限，不能超過(guò)回款期限的1/3（如期限是60天，最后收款期限不能超過(guò)80天）；如超過(guò)，即馬上采取行動(dòng)追討。第十九條財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)應(yīng)收賬款的計(jì)劃、控制和考核。項(xiàng)目經(jīng)理是應(yīng)收賬款的直接責(zé)任人，公司對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理考核的最終焦點(diǎn)是收現(xiàn)指標(biāo)。貨款回收期限前一周，電話(huà)通知或拜訪(fǎng)負(fù)責(zé)人，預(yù)知其結(jié)款日期，并在結(jié)款日按時(shí)前往拜訪(fǎng)。第二十條追款三步驟：①、電話(huà)聯(lián)系溝通并進(jìn)行債務(wù)分析項(xiàng)目經(jīng)理要適時(shí)與客戶(hù)保持電話(huà)聯(lián)系，隨時(shí)了解客戶(hù)的經(jīng)營(yíng)狀況、財(cái)務(wù)狀況、個(gè)人背景等信息并分析客戶(hù)拖款征兆。②、信函：期限、實(shí)地考察、保持壓力、確定追付方式項(xiàng)目經(jīng)理要對(duì)客戶(hù)進(jìn)行全程跟進(jìn)，盡早與客戶(hù)接觸，與客戶(hù)開(kāi)誠(chéng)布公的溝通，并且給予客戶(hù)一個(gè)必須按時(shí)支付貨款的正確觀(guān)念。③、走訪(fǎng)：資信調(diào)查、合適的催討方式項(xiàng)目經(jīng)理要定期探訪(fǎng)客戶(hù)，客戶(hù)到期付款，應(yīng)按時(shí)上門(mén)收款，或電話(huà)催收。即使是過(guò)期一天，也應(yīng)馬上追收，不應(yīng)有等待的心理。遇到客戶(hù)風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，采取風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警和時(shí)時(shí)、層層上報(bào)制，在某個(gè)責(zé)任人充分了解、調(diào)查、詳細(xì)記錄客戶(hù)信用的情況下，由部門(mén)經(jīng)理、副總經(jīng)理等參與分析，及時(shí)對(duì)下屬申報(bào)的問(wèn)題給予指導(dǎo)和協(xié)助。第二十一條對(duì)已拖欠款項(xiàng)的處理事項(xiàng)：①、文件：檢查被拖欠款項(xiàng)的銷(xiāo)售文件是否齊備；②、收集資料：要求客戶(hù)提供拖欠款項(xiàng)的事由，并收集資料以證明其正確性；③、追討文件：建立賬款催收預(yù)案。根據(jù)情況不同，建立三種不同程度的追討文件―——預(yù)告、警告、律師函，視情況及時(shí)發(fā)出；④、最后期限：要求客戶(hù)了解最后的期限以及其后果，讓客戶(hù)明確最后期限的含義；⑤、要求協(xié)助：使用法律手段維護(hù)自己的利益，進(jìn)行仲裁或訴訟。第二十二條預(yù)警管理1、每一客戶(hù)會(huì)計(jì)年度終結(jié)，必須取得欠款人對(duì)所欠款的書(shū)面確認(rèn)。2、任何應(yīng)收款應(yīng)在發(fā)貨之日起，逾期一年，一律報(bào)告公司總經(jīng)理，并通知公司法律顧問(wèn)啟動(dòng)催討程序。第四章壞賬管理

第二十三條項(xiàng)目經(jīng)理全權(quán)負(fù)責(zé)對(duì)自己經(jīng)手賒銷(xiāo)業(yè)務(wù)的賬款回收，為此，應(yīng)定期或不定期地對(duì)客戶(hù)進(jìn)行訪(fǎng)問(wèn)（電話(huà)或上門(mén)訪(fǎng)問(wèn)，每季度不得少于兩次），訪(fǎng)問(wèn)客戶(hù)時(shí)，如發(fā)現(xiàn)客戶(hù)有異?，F(xiàn)象，應(yīng)自發(fā)現(xiàn)問(wèn)題之日起1日內(nèi)填寫(xiě)“問(wèn)題客戶(hù)報(bào)告單”，并建議應(yīng)采取的措施，或視情況填寫(xiě)“壞賬申請(qǐng)書(shū)”呈請(qǐng)批準(zhǔn)，由部門(mén)經(jīng)理審查后提出處理意見(jiàn)，凡確定為壞賬的須報(bào)副總經(jīng)理和總經(jīng)理批準(zhǔn)后按相關(guān)財(cái)務(wù)規(guī)定處理。

第二十四條項(xiàng)目經(jīng)理因疏于訪(fǎng)問(wèn)，未能及時(shí)掌握客戶(hù)的情況變化和通知公司，致公司蒙受損失時(shí)，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)負(fù)責(zé)賠償該項(xiàng)損失10%。第二十五條業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)全盤(pán)掌握公司全體客戶(hù)的信用狀況及來(lái)往情況，項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)于所有的逾期應(yīng)收賬款，應(yīng)由各個(gè)經(jīng)辦人將未收款的理由，詳細(xì)陳述于賬齡分析表的備注欄上，以供公司參考，對(duì)大額的逾期應(yīng)收賬款應(yīng)特別書(shū)面說(shuō)明，并提出清收建議，否則此類(lèi)賬款將來(lái)因故無(wú)法收回形成呆賬時(shí)，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)負(fù)責(zé)賠償10％以上的金額。第二十六條業(yè)務(wù)員發(fā)現(xiàn)發(fā)生壞賬的可能性時(shí)應(yīng)爭(zhēng)取時(shí)效速報(bào)部門(mén)經(jīng)理，及時(shí)采取補(bǔ)救措施，如客戶(hù)有其他財(cái)產(chǎn)可供作抵價(jià)時(shí)，征得客戶(hù)同意立即協(xié)商抵價(jià)物價(jià)值，妥為處理避免更大損失發(fā)生。但不得在沒(méi)有擔(dān)保的情況下，再次向該客戶(hù)發(fā)貨。否則相關(guān)損失由業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé)全額賠償。

第二十七條“壞賬申請(qǐng)書(shū)”填寫(xiě)一式三份，有關(guān)客戶(hù)的名稱(chēng)、號(hào)碼、負(fù)責(zé)人姓名、營(yíng)業(yè)地址、電話(huà)號(hào)碼等，均應(yīng)一一填寫(xiě)清楚，并將申請(qǐng)理由的事實(shí)，不能收回的原因等，做簡(jiǎn)明扼要的敘述，經(jīng)業(yè)務(wù)部門(mén)及經(jīng)理批準(zhǔn)后，連同賬單或差額票據(jù)轉(zhuǎn)交清欠辦處理。

第二十八條凡發(fā)生壞賬的，應(yīng)查明原因，如屬項(xiàng)目經(jīng)理責(zé)任心不強(qiáng)造成，于當(dāng)月份計(jì)算項(xiàng)目經(jīng)理銷(xiāo)售成績(jī)時(shí)，應(yīng)按壞賬金額的10%先予扣減業(yè)務(wù)員的業(yè)務(wù)提成。

第五章應(yīng)收賬款交接制度

第二十九條項(xiàng)目經(jīng)理崗位調(diào)換、離職，必須對(duì)經(jīng)手的應(yīng)收賬款進(jìn)行交接，凡項(xiàng)目經(jīng)理調(diào)崗，必須先辦理包括應(yīng)收賬款、庫(kù)存產(chǎn)品等在內(nèi)的工作交接，交接未完的，不得離崗，交接不清的，責(zé)任由交者負(fù)責(zé)，交接清楚后，責(zé)任由接替者負(fù)責(zé)；凡離職的，應(yīng)在30日內(nèi)向公司提出申請(qǐng)，批準(zhǔn)后辦理交接手續(xù)，未辦理交接手續(xù)而自行離開(kāi)者其薪資和離職補(bǔ)貼不予發(fā)放，由此給公司造成損失的，將依法追究法律責(zé)任。離職交接依最后在交接單上批示的生效日期為準(zhǔn)，在生效日期前要交接完成，若交接不清又離職時(shí)，仍將依照法律程序追究當(dāng)事人的責(zé)任；第三十條業(yè)務(wù)員提出離職后須把經(jīng)手的應(yīng)收賬款全部收回或取得客戶(hù)付款的承諾擔(dān)保，若在一個(gè)月內(nèi)未能收回或取得客戶(hù)付款承諾擔(dān)保的就不予辦理離職；

第三十一條離職業(yè)務(wù)員經(jīng)手的壞賬理賠事宜如已取得客戶(hù)的書(shū)面確認(rèn)，則不影響離職手續(xù)的辦理，其追訴工作由接替人員接辦。理賠不因經(jīng)手人的離職而無(wú)效。

第三十二條“離職移交清單”至少一式三份，由移交、接交人核對(duì)內(nèi)容無(wú)誤后雙方簽字，并監(jiān)交人簽字后，保存在移交人一份，接交人一份，公司檔案存留一份；

第三十三條項(xiàng)目經(jīng)理接交時(shí)，應(yīng)與客戶(hù)核對(duì)賬單，遇有疑問(wèn)或賬目不清時(shí)應(yīng)立即向部門(mén)經(jīng)理反映，未立即呈報(bào)，有意代為隱瞞者應(yīng)與離職人員同負(fù)全部責(zé)任；

第三十四條公司各級(jí)人員移交時(shí)，應(yīng)與完成移交手續(xù)并經(jīng)部門(mén)經(jīng)理認(rèn)可后，方可辦理相關(guān)的離職手續(xù)；