數(shù)字化管理制度匯編樣本

XXXX企業(yè)數(shù)字化管理ERP日常運(yùn)行管理制度二0XX月XX日目錄總則數(shù)字化管理操作使用管理制度計(jì)算機(jī)上機(jī)操作統(tǒng)計(jì)制度數(shù)字化管理人員管理（崗位責(zé)任制）制度數(shù)字化管理帳務(wù)處理制度數(shù)字化管理報表管理制度數(shù)字化管理系統(tǒng)（軟件及硬件）維護(hù)制度數(shù)字化管理檔案管理制度總則數(shù)字化管理最終目標(biāo)是利用核實(shí)手段及分析手段現(xiàn)代化，實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理工作現(xiàn)代化，為企業(yè)管理現(xiàn)代化提供基礎(chǔ)。ERP系統(tǒng)是由系統(tǒng)各類人員，計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)、機(jī)房、核實(shí)軟件，及各類會計(jì)信息組成一個有機(jī)整體，為確保已建立ERP系統(tǒng)安全、可靠、正常穩(wěn)定運(yùn)行，而且在運(yùn)行過程中不停提升運(yùn)行效率，增強(qiáng)信息系統(tǒng)運(yùn)行效果，有必需對系統(tǒng)進(jìn)行科學(xué)、嚴(yán)密管理，即：建立、健全多種組織控制方法，確保系統(tǒng)安全、正常、可靠、穩(wěn)定運(yùn)行；加強(qiáng)對已建立信息系統(tǒng)管理，提升系統(tǒng)運(yùn)行效率；充足利用系統(tǒng)提供多種手段，便利靈活地為管理提供服務(wù)。依據(jù)以上目標(biāo)，并結(jié)合財政部對企業(yè)財務(wù)數(shù)字化要求和FASERP系統(tǒng)特殊性和我企業(yè)實(shí)際情況，制訂出我企業(yè)ERP系統(tǒng)管理制度。本制關(guān)鍵包含ERP系統(tǒng)使用管理、帳務(wù)系統(tǒng)管理、報表系統(tǒng)管理、人員組織管理、維護(hù)管理及檔案管理等內(nèi)容。本制度由XX部負(fù)責(zé)解釋說明及監(jiān)督實(shí)施。本制度是依據(jù)財務(wù)相關(guān)要求并結(jié)合目前ERP系統(tǒng)運(yùn)行實(shí)際情況制訂，為滿足本企業(yè)數(shù)字化管剪發(fā)展客觀需要應(yīng)立即進(jìn)行補(bǔ)充修改。本制度從公布之日開始實(shí)施。數(shù)字化管理操作使用管理制度數(shù)字化管理就是把物料控制、生產(chǎn)計(jì)劃和管理等管理系統(tǒng)工程、電子計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)、INTERNET、網(wǎng)絡(luò)等學(xué)科和會計(jì)理論和方法融為一體，經(jīng)過貨幣計(jì)量信息和其它相關(guān)信息輸入、存放、運(yùn)算和輸出，利用最新科技結(jié)果，以現(xiàn)代機(jī)器工作替換手工操作，實(shí)現(xiàn)企業(yè)整體工作方法變革和人解放，并定時或不定時地提供計(jì)劃和控制經(jīng)濟(jì)過程需要會計(jì)信息和生產(chǎn)信息等，為此，為確保數(shù)字化管理正常運(yùn)轉(zhuǎn)并完成預(yù)定任務(wù)，特制訂數(shù)字化管理操作使用管理制度。此制度關(guān)鍵是經(jīng)過對系統(tǒng)運(yùn)行管理，確保系統(tǒng)正常運(yùn)行完成預(yù)定任務(wù)，確保系統(tǒng)內(nèi)各類資源信息安全和完整，只有加強(qiáng)使用管理才能避免非法舞弊行為和企業(yè)商業(yè)秘密泄露等發(fā)生，避免系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)因?yàn)檎`操作而被破壞或丟失，確保發(fā)生故障后能立即恢復(fù)，出現(xiàn)錯誤后能立即發(fā)覺，立即糾正，確保輸出信息正確、真實(shí)。機(jī)房管理：計(jì)算機(jī)屬企業(yè)常規(guī)而又關(guān)鍵辦公設(shè)備，應(yīng)發(fā)明一個良好運(yùn)行環(huán)境，為保護(hù)計(jì)算機(jī)設(shè)備，軟件和數(shù)據(jù)安全可靠，現(xiàn)要求以下：機(jī)房由系統(tǒng)管理人員和系統(tǒng)維護(hù)人員分工負(fù)責(zé)、協(xié)調(diào)管理、非工作人員嚴(yán)禁入內(nèi)；保持機(jī)房環(huán)境衛(wèi)生，定時清潔（每七天末下午）微機(jī)和其它設(shè)備塵埃和贓物；嚴(yán)禁在微機(jī)前用水和吸煙，以免引發(fā)短路、火災(zāi)或其它操作；為預(yù)防意外事故發(fā)生，機(jī)房內(nèi)杜絕一切火源，機(jī)房內(nèi)全部電器設(shè)備須經(jīng)電工安裝，其它人員不得隨意拆遷或安裝；在工作中忽然停電，應(yīng)注意立即關(guān)閉相關(guān)設(shè)備電源，在操作人員離開微機(jī)時應(yīng)關(guān)閉微機(jī)電源，下班前應(yīng)檢驗(yàn)電源關(guān)閉及UPS使用等情況；嚴(yán)禁在微機(jī)內(nèi)安裝或運(yùn)行游戲盤；未經(jīng)許可，不準(zhǔn)對外服務(wù)，以防病毒傳入；機(jī)房無人時應(yīng)加鎖，確保主機(jī)安全。二、操作使用管理：本管理是對計(jì)算機(jī)硬件和系統(tǒng)軟件在操作使用中制度，關(guān)鍵任務(wù)是建立、健全和完善數(shù)字化管理運(yùn)行環(huán)境，確保主系統(tǒng)內(nèi)各類信息資源安全、可靠及完整，預(yù)防違規(guī)操作，避免因誤操作而造成數(shù)據(jù)失真和丟失，確保發(fā)生故障時能立即發(fā)覺、立即糾正、立即恢復(fù)，同時確保數(shù)字化管理信息資源正確性、立即性、完整性和連續(xù)性。1、上機(jī)運(yùn)行系統(tǒng)要求：系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)操作員、系統(tǒng)維護(hù)員、數(shù)據(jù)錄入員、數(shù)據(jù)審核員及經(jīng)系統(tǒng)管理員同意相關(guān)人員，有權(quán)上機(jī)操作運(yùn)行系統(tǒng)；非指定人員不能上機(jī)運(yùn)行系統(tǒng)；上機(jī)使用注意事項(xiàng)見附錄：（上機(jī)注意事項(xiàng)要求）；上機(jī)使用人員必需使用其真實(shí)姓名，操作密碼注意保密，一旦泄漏，操作人員有權(quán)修改自己口令，不然，出現(xiàn)問題，操作人員和系統(tǒng)管理人員有不可推卸責(zé)任；上機(jī)人員必需根據(jù)各自操作權(quán)限進(jìn)入，不得越權(quán)，為預(yù)防這類情況發(fā)生，上機(jī)人員操作完成后，必需退出系統(tǒng)；應(yīng)立即作好各自備份工作，以預(yù)防意外事故發(fā)生；不能使用來路不明軟盤和多種非法拷貝工作，以預(yù)防病毒傳入；未經(jīng)同意，不能使用初始化格式命令和刪除等DOS命令；對各應(yīng)用軟件word、excel等使用，必需建立自己子目錄，存入自己文件，系統(tǒng)文件目錄不應(yīng)存任何非系統(tǒng)文件，維護(hù)人員有權(quán)刪除這些非系統(tǒng)文件。如被刪除，文件編輯者自負(fù)后果。2、上機(jī)使用人員職責(zé)和權(quán)限：A、系統(tǒng)管理員：對整個系統(tǒng)運(yùn)行進(jìn)行負(fù)責(zé)。系統(tǒng)管理員必需依據(jù)天心財務(wù)軟件特點(diǎn)和本單位會計(jì)核實(shí)實(shí)際情況建立本單位數(shù)字化體系和核實(shí)方法。會計(jì)科目標(biāo)設(shè)置必需符合會計(jì)度和本單位核實(shí)管理要求，報表數(shù)據(jù)格式必需符合財政部門和其它相關(guān)部門要求。協(xié)調(diào)系統(tǒng)內(nèi)各類人員之間工作關(guān)系；負(fù)責(zé)組織和監(jiān)督系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境建立和完善和系統(tǒng)建立時各項(xiàng)初始化工作。負(fù)責(zé)確保計(jì)算機(jī)系統(tǒng)操作安全性、正確性和立即性檢驗(yàn)，并做好上機(jī)統(tǒng)計(jì)整理工作，應(yīng)按要求立即性歸檔。負(fù)責(zé)作好系統(tǒng)運(yùn)行情況總結(jié)，提出更新軟件或修改軟件需求匯報。B、系統(tǒng)維護(hù)人員：負(fù)責(zé)系統(tǒng)運(yùn)行中硬件和軟件維護(hù)工作：負(fù)責(zé)系統(tǒng)維護(hù)工作，包含各環(huán)境庫修改和更新操作；負(fù)責(zé)定時或不定時地檢驗(yàn)硬件和軟件運(yùn)行情況；負(fù)責(zé)系統(tǒng)安裝和調(diào)試工作；按要求程序?qū)嵤┸浖晟菩?、適應(yīng)性和正確性維護(hù)；系統(tǒng)維護(hù)人員除實(shí)施數(shù)據(jù)維護(hù)外，不許可隨意打開數(shù)據(jù)庫運(yùn)行操作，實(shí)施數(shù)據(jù)維護(hù)時不準(zhǔn)修改數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)，其它上機(jī)人員一律不準(zhǔn)實(shí)施數(shù)據(jù)庫操作。C、系統(tǒng)操作人員：系統(tǒng)操作人員是指有權(quán)進(jìn)入目前運(yùn)行數(shù)字化系統(tǒng)全部或部全功效員。負(fù)責(zé)系統(tǒng)數(shù)據(jù)登錄、數(shù)據(jù)備份和輸出打印工作。嚴(yán)格根據(jù)系統(tǒng)要求進(jìn)行操作；負(fù)責(zé)軟盤備份及歸檔工作；負(fù)責(zé)輸出打印憑證、帳簿和報表，并管理及歸檔工作；日志帳應(yīng)該日登錄，登錄后即打印出當(dāng)日日報表，做到日清月結(jié)；月底滿頁可打印全部帳簿和會計(jì)報表；記帳憑證按要求隨時打印。D、數(shù)據(jù)錄入人員：檢驗(yàn)專職會計(jì)人員提供記帳憑證是否合理、正當(dāng)和正確，對于違規(guī)記帳憑證不得錄入；數(shù)據(jù)錄入過程中，如發(fā)覺有疑問或錯誤時，應(yīng)立即問詢相關(guān)人員，不得私自修改和作廢。認(rèn)真錄入數(shù)據(jù)，錄入完成后檢驗(yàn)查對，查對無誤后交復(fù)核人員進(jìn)行復(fù)核；日志帳數(shù)據(jù)錄入應(yīng)做到日清月結(jié)。E、數(shù)據(jù)審核人員：負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)錄入審核工作，包含各類代碼正當(dāng)性、摘要規(guī)范性和數(shù)據(jù)正確性；復(fù)核人員不得進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入操作，復(fù)核時如發(fā)覺錄入錯誤時，應(yīng)通知錄入人員修改，待修改后再進(jìn)行復(fù)核；負(fù)責(zé)輸出數(shù)據(jù)審核；對不符合要求憑證和不正確輸出數(shù)據(jù)，不予簽字確定。F、專職會計(jì)人員：依據(jù)原始憑證編制記帳憑證，編制記帳憑證應(yīng)符合財務(wù)制度要求，做到內(nèi)容完整、數(shù)據(jù)正確、代碼正確、摘要簡明規(guī)范；G、檔案管理人員：負(fù)責(zé)數(shù)字化管理各類系統(tǒng)軟盤、多種文檔、種類數(shù)據(jù)軟盤及輸出打印記帳憑證，帳簿和報表等相關(guān)會計(jì)資料存檔管理；按要求時間催交入檔；對不符合要求會計(jì)資料及軟盤不予接收；做好安全保密工作；未經(jīng)同意，不得外借。附錄一：上機(jī)操作注意事項(xiàng)一、開機(jī)步驟：打開電源開關(guān)；打開UPS電源開關(guān)；打開打印機(jī)開關(guān)；打開顯示器開關(guān)；打開主機(jī)開關(guān)。二、關(guān)機(jī)步驟：關(guān)上主機(jī)開關(guān)；關(guān)上顯示器開關(guān)；關(guān)上打印機(jī)開關(guān)；關(guān)上UPS電源開關(guān)；關(guān)上電源開關(guān)。三、每次關(guān)機(jī)后再一次開機(jī)應(yīng)間隔一至三分鐘；四、工作完成后一定要完全退出系統(tǒng)后離開；五、停電后UPS不間斷電源會發(fā)出警告，要立即將數(shù)據(jù)存盤，實(shí)施上述操作步驟；六、使用鍵盤時要輕擊，切記不可重打；七、嚴(yán)禁使用游戲盤，違者重罰。計(jì)算機(jī)上機(jī)操作統(tǒng)計(jì)制度實(shí)際應(yīng)用ERP管理軟件企業(yè)在實(shí)踐中發(fā)覺，必需要求對數(shù)字化管理單位要求有“必需上機(jī)操作統(tǒng)計(jì)制度”，作為天心FASERP系統(tǒng)也不例外，為確保我企業(yè)數(shù)字化管理正常發(fā)展，愈加好地完成系統(tǒng)維護(hù)任務(wù)，了解故障發(fā)生原因、地點(diǎn)、時間和處理方法和處理結(jié)果等情況，嚴(yán)格微機(jī)管理制度，現(xiàn)要求以下：全部上機(jī)操作人員必需登記全部上機(jī)操作情況，要求填寫日期、操作員姓名、操作內(nèi)容，運(yùn)行時間和運(yùn)行情況。二、登記操作統(tǒng)計(jì)要認(rèn)真具體，操作過程中沒有問題，運(yùn)行情況及備注欄填寫運(yùn)行正常字樣，若有問題則應(yīng)立即登統(tǒng)計(jì),并向系統(tǒng)維護(hù)員匯報。三、不得進(jìn)行未作登記統(tǒng)計(jì)任何軟硬件維護(hù)工作。四、系統(tǒng)維護(hù)員在維護(hù)過程中發(fā)覺異?，F(xiàn)象和處理方法，處理結(jié)果全部應(yīng)有明確記載，對于嚴(yán)重或重大運(yùn)行故障，除按要求登記外還須另行填寫故障匯報單。并向系統(tǒng)總責(zé)任人匯報。五、操作統(tǒng)計(jì)每個月裝訂成冊，日常文檔由管理人員妥善保管，年底整理歸檔。六、要真實(shí)完整地填寫操作統(tǒng)計(jì)，發(fā)生問題不登記者，按相關(guān)制度依據(jù)問題嚴(yán)重程度給予處理，請全部操作人員及維護(hù)人員必需嚴(yán)格遵照實(shí)施。附錄二：上機(jī)操作統(tǒng)計(jì)上機(jī)時間操作員姓名操作內(nèi)容運(yùn)行時間運(yùn)行情況備注數(shù)字化管理崗位責(zé)任制為使我企業(yè)數(shù)字化管理工作進(jìn)程不停加緊，保障數(shù)字化工作正常開展，確保此項(xiàng)工作正當(dāng)性、正確性、安全性，特制訂數(shù)字化管理崗位責(zé)任性。數(shù)字化管理崗位：依據(jù)企業(yè)內(nèi)部物料、制造管理和會計(jì)核實(shí)特點(diǎn)及企業(yè)對數(shù)字化管理崗位設(shè)置要求，在系統(tǒng)總管理員領(lǐng)導(dǎo)下，從各個崗位出發(fā)圍繞數(shù)字化來開展工作，愈加好地發(fā)揮其應(yīng)有作用，特設(shè)以下管理崗位：主管會計(jì)、財務(wù)責(zé)任人、系統(tǒng)管理和維護(hù)、業(yè)務(wù)經(jīng)辦和操作錄入、業(yè)務(wù)復(fù)核、業(yè)務(wù)稽核、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)管理、檔案管理。二、崗位職責(zé)：主管會計(jì)：對企業(yè)數(shù)字化發(fā)展方向、規(guī)模及重大硬件、軟件、使用、應(yīng)用項(xiàng)目進(jìn)行決議，確保數(shù)字化管理工作健康發(fā)展。財務(wù)責(zé)任人：制訂財務(wù)數(shù)字化發(fā)展計(jì)劃，為主管會計(jì)提供重大硬件、軟件使用、應(yīng)用項(xiàng)目標(biāo)決議依據(jù)，依據(jù)本企業(yè)特點(diǎn)合理設(shè)置數(shù)字化管理崗位及配置崗位人員，檢驗(yàn)崗位人員工作情況，嚴(yán)格按各崗位標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行考評。系統(tǒng)管理維護(hù)崗：參與制訂本廠財務(wù)數(shù)字化發(fā)展計(jì)劃及數(shù)字化管理制度；實(shí)施對操作人員管理和計(jì)算機(jī)檔案管理職能，對會計(jì)軟件進(jìn)行日常維護(hù)，確保計(jì)算機(jī)軟件、硬件財產(chǎn)安全可靠；立即了解計(jì)算機(jī)故障情況，并采取對應(yīng)處理方法，碰到重大系統(tǒng)運(yùn)行故障必需依據(jù)故障發(fā)展，處理情況填寫故障匯報單并立即報給數(shù)字化主管人員；正確分配系統(tǒng)操作人員使用權(quán)限及以后軟件開發(fā)工作；開發(fā)軟件應(yīng)充足利用本企業(yè)已經(jīng)應(yīng)用信息系統(tǒng)、報表系統(tǒng)功效，并應(yīng)以易接收、易掌握為標(biāo)準(zhǔn)；未經(jīng)多種主管、系統(tǒng)管理員核準(zhǔn)開發(fā)項(xiàng)目，不得上機(jī)；確保多種數(shù)字化管理要求正確實(shí)施。業(yè)務(wù)經(jīng)辦和操作：依據(jù)科目負(fù)責(zé)制標(biāo)準(zhǔn)，設(shè)置成本核實(shí)、費(fèi)用核實(shí)、材料、銷售、債權(quán)債務(wù)往來核實(shí)、現(xiàn)金、銀行存款、固定資產(chǎn)、記帳、二級核實(shí)等崗位，各崗位嚴(yán)格根據(jù)本企業(yè)財務(wù)制訂業(yè)務(wù)工作標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行日常工作。做好記帳前對明細(xì)帳審核，確保錄入數(shù)據(jù)正確。充足使用計(jì)算機(jī)對帳、核銷等功效來完成工作，并按《帳務(wù)管理制度》要求打印帳簿、報表。數(shù)據(jù)錄入：實(shí)施系統(tǒng)管理對崗位工作具體指揮、要求；立即、正確地按要求標(biāo)準(zhǔn)輸入手工記帳憑證、生成機(jī)制憑證及帳表；經(jīng)過系統(tǒng)管理員立即正確地為領(lǐng)導(dǎo)提供所需數(shù)據(jù)；系統(tǒng)管理員給本崗位設(shè)置口令不得通知其它任何人；正確實(shí)施數(shù)字化管理中相關(guān)操作，使用等各項(xiàng)要求；發(fā)覺問題，立即向系統(tǒng)管理員及財務(wù)主管責(zé)任人反應(yīng)；數(shù)據(jù)復(fù)核崗：對輸入計(jì)算機(jī)憑證質(zhì)量把關(guān)，確保手工憑證和機(jī)制憑證一致性；對已錄入憑證立即復(fù)核，最遲不得超出次日復(fù)核完成；發(fā)覺憑證錯誤，分析責(zé)任原因，通知相關(guān)崗位人員進(jìn)行修改，復(fù)核人員不得私自修改；填好上機(jī)操作及其相關(guān)事項(xiàng)記錄表，發(fā)覺問題通知相關(guān)人員協(xié)調(diào)處理；按日整理復(fù)核后手工憑證，交數(shù)據(jù)管理員進(jìn)行匯總、打印匯總憑證；復(fù)核后憑證要加蓋崗位人員印章，并對審核結(jié)果負(fù)責(zé)。數(shù)據(jù)稽核：審核原始憑證合理、正當(dāng)性及是否有經(jīng)辦人、驗(yàn)收人、主管領(lǐng)導(dǎo)簽字；審核記帳憑證是否符合會計(jì)制度要求，借貸關(guān)系式是否平衡，多種帳表相互之間數(shù)據(jù)是否一致，確保帳帳相符、帳表相符；發(fā)覺不正當(dāng)原始憑證及手工記帳憑證填寫有誤時，退回業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員進(jìn)行協(xié)調(diào)處理；每七天對全部原始憑證、機(jī)制憑證、報表進(jìn)行一次稽核，確保錄入數(shù)據(jù)正確無誤；稽核后憑證要加蓋崗位人員印章，并對全部因人為原因造成而未立即稽核發(fā)覺憑證問題負(fù)責(zé)。數(shù)據(jù)管理崗：實(shí)施系統(tǒng)管理員對本崗位工作具體指揮、要求；依據(jù)復(fù)核后計(jì)算機(jī)憑證，按本匯總、打印、輸出機(jī)制憑證匯總表，粘貼在機(jī)制憑證上，確保機(jī)制憑證在內(nèi)容、編號、金額上正確性。對存貯在磁盤（含硬盤及軟盤）上會計(jì)文件、憑證、帳表等要立即備份，備份軟盤要編號及蓋章歸檔；依據(jù)《帳務(wù)管理制度》相關(guān)要求，進(jìn)行立即對帳結(jié)帳、結(jié)轉(zhuǎn)下年；對硬盤上會計(jì)數(shù)據(jù)和作為正式備份軟盤上會計(jì)數(shù)據(jù)不許可任何人進(jìn)行非會計(jì)系統(tǒng)許可任何操作；注意保管、查看計(jì)算機(jī)操作統(tǒng)計(jì)，發(fā)覺問題立即向系統(tǒng)管理員匯報并負(fù)責(zé)操作統(tǒng)計(jì)整理、裝訂及歸檔；按檔案管理要求移交檔案，填寫檔案移交單；對本崗位負(fù)責(zé)，在檔案移交單上蓋章。檔案管理崗：嚴(yán)格根據(jù)《檔案管理制度》要求進(jìn)行日常工作；對會計(jì)核實(shí)結(jié)果歷年資料要保留三份，分別存放在不一樣地點(diǎn)；對購置或自制開發(fā)會計(jì)軟件，要作為會計(jì)檔案妥善保管，并負(fù)責(zé)督促計(jì)算機(jī)憑證、帳薄、報表裝訂歸檔；注意查看《檔案移交記錄表》，對接收計(jì)算機(jī)檔案資料負(fù)責(zé)。各崗位嚴(yán)格實(shí)施制度要求，相互協(xié)調(diào)工作，發(fā)覺問題立即反映，提出有利于數(shù)字化發(fā)展提議，確保我企業(yè)財務(wù)數(shù)字化向著健康有效方向發(fā)展。三、監(jiān)督、落實(shí)本要求由財務(wù)主管及系統(tǒng)管理員監(jiān)督實(shí)施。帳務(wù)系統(tǒng)管理制度為確保帳務(wù)系統(tǒng)安全、正常、可靠運(yùn)行，依據(jù)天心軟件實(shí)際要求及我企業(yè)實(shí)際情況，特制訂帳務(wù)系統(tǒng)管理制度。本制度包含帳務(wù)系統(tǒng)人員組織、操作管理、業(yè)務(wù)管理工作標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。人員組織系統(tǒng)配置系統(tǒng)維護(hù)員、錄入員、操作員、復(fù)核員、稽核員、數(shù)據(jù)管理員，從業(yè)務(wù)管理及財務(wù)處理步驟來分，系統(tǒng)配置系統(tǒng)管理員，系統(tǒng)維護(hù)員，數(shù)據(jù)管理員，財務(wù)主管，主辦會計(jì)，出納，往來會計(jì)，存貨會計(jì)，銷售管理員，具體配置見下表：編號崗位姓名1系統(tǒng)管理員系統(tǒng)管理閻勇2系統(tǒng)維護(hù)員系統(tǒng)維護(hù)閻勇3數(shù)據(jù)管理員數(shù)據(jù)管理閻勇4財務(wù)主管稽核員張經(jīng)理5主辦會計(jì)復(fù)核、錄入、操作張經(jīng)理6出納錄入、操作張文靜7往來會計(jì)錄入、操作張文靜8存貨會計(jì)錄入、操作吳寶剛、梅沖9銷售管理員錄入、操作張淑京具體職責(zé)參看《數(shù)字化系統(tǒng)崗位責(zé)任制》。二、操作管理制度日常事務(wù)管理必需嚴(yán)格根據(jù)《FAS天心企業(yè)管理軟件操作步驟》完成各項(xiàng)工作；各操作人員及財務(wù)主管須根據(jù)《天心FAS業(yè)務(wù)步驟管理規(guī)范》及《日上FAS操作員分工操作步驟規(guī)范》完成自己工作，具體操作步驟及方法可參考《FAS天心企業(yè)管理全能系統(tǒng)》操作手冊（黃皮書）。必需以自己名稱、密碼進(jìn)入本系統(tǒng)，工作完成后應(yīng)立即退出系統(tǒng)，以免她人利用系統(tǒng)進(jìn)行其它操作；不得將口令泄漏給她人，并定時修改自己口令；各操作員必需正確輸入屬于自己工作范圍內(nèi)單據(jù)內(nèi)容，同時，必需輸入本系統(tǒng)中起關(guān)鍵作用號碼，如：單據(jù)號、訂單號（即大號）、制令單號、憑證號等。日常業(yè)務(wù)管理各操作員必需根據(jù)《日上FAS操作員分工操作步驟規(guī)范》中業(yè)務(wù)分工一覽表中步驟單據(jù)及主營業(yè)務(wù)操作步驟來操作。通常操作步驟以下：月初：輸出上月財務(wù)報表，報稅，上繳利潤。月中：輸入以下單據(jù)，查詢相關(guān)帳表步驟及單據(jù)操作員審核相關(guān)帳表1進(jìn)貨單存貨會計(jì)存貨會計(jì)采購明細(xì)表采購統(tǒng)計(jì)表進(jìn)銷存統(tǒng)計(jì)表存貨明細(xì)表現(xiàn)存量明細(xì)表2進(jìn)貨退回單存貨會計(jì)存貨會計(jì)3進(jìn)貨折讓單存貨會計(jì)存貨會計(jì)4銷售訂單銷售管理存貨會計(jì)受訂明細(xì)/統(tǒng)計(jì)表5制令單存貨會計(jì)6領(lǐng)/退料單存貨會計(jì)存貨會計(jì)領(lǐng)料/退料明細(xì)表進(jìn)銷存統(tǒng)計(jì)表存貨明細(xì)表現(xiàn)存量明細(xì)表銷貨明細(xì)表銷貨統(tǒng)計(jì)表銷貨年度統(tǒng)計(jì)表銷貨毛利分析表借入還出明細(xì)表借入租金明細(xì)表借出還入明細(xì)表借出租金明細(xì)表調(diào)撥明細(xì)表,調(diào)整明細(xì)表7成品繳庫單存貨會計(jì)存貨會計(jì)8銷貨單存貨會計(jì)存貨會計(jì)9銷貨退回單存貨會計(jì)存貨會計(jì)10銷貨折讓單存貨會計(jì)存貨會計(jì)11借入單存貨會計(jì)存貨會計(jì)12借入還出單存貨會計(jì)存貨會計(jì)13借出單存貨會計(jì)存貨會計(jì)14借出還入單存貨會計(jì)存貨會計(jì)15庫存調(diào)撥單存貨會計(jì)存貨會計(jì)16庫存調(diào)整單存貨會計(jì)存貨會計(jì)17單/多廠商付款單出納主管會計(jì)付款明細(xì)表，應(yīng)付帳款明細(xì)表/統(tǒng)計(jì)表/匯總表/帳齡分析表廠商帳戶變動表18單/多用戶收款單出納主管會計(jì)收款明細(xì)表，應(yīng)收帳款明細(xì)表/統(tǒng)計(jì)表/匯總表/帳齡分析表用戶帳戶變動表19其它費(fèi)用收入/支出單出納主管會計(jì)其它費(fèi)用收入明細(xì)表/其它費(fèi)用支出明細(xì)表20帳戶收支單出納主管會計(jì)帳戶收支明細(xì)表，帳戶收支匯總表21帳戶調(diào)撥單出納帳戶收支明細(xì)表，帳戶收支匯總表22票據(jù)異動出納23審核憑證主管會計(jì)科目總帳，科目明細(xì)帳，日志帳，現(xiàn)金帳，分錄帳，銷貨帳，進(jìn)貨帳，匯總表，對象別帳24過帳、結(jié)轉(zhuǎn)憑證調(diào)整憑證主辦會計(jì)月末：存貨會計(jì)監(jiān)督倉庫盤點(diǎn)，將實(shí)際庫存數(shù)量經(jīng)過盤點(diǎn)處理，有誤差時調(diào)整實(shí)際庫存數(shù)量及金額。存貨會計(jì)進(jìn)行材料出庫成本計(jì)算，并結(jié)轉(zhuǎn)生成會計(jì)分錄傳輸給總帳系統(tǒng)。出納依據(jù)銀行送來對帳單生成銀行余額調(diào)整表。主辦會計(jì)審核完全部會計(jì)憑證后結(jié)轉(zhuǎn)費(fèi)用、成本，形成本月利潤，輸出內(nèi)部報表（如：費(fèi)用表，成本表，現(xiàn)金流量表等）。制作財務(wù)報表。要求：能由系統(tǒng)自動生成會計(jì)憑證不能直接存總帳中輸入，通常性非主營業(yè)務(wù)收付款在銀行帳戶收支單中進(jìn)行處理，不能直接在總帳中輸入憑證。

附錄六：業(yè)務(wù)處理工作標(biāo)準(zhǔn)現(xiàn)金：查對手工憑證和輸入計(jì)算機(jī)憑證正確性；要求日清月結(jié)（開啟現(xiàn)金日報表，每日打印，現(xiàn)金日報表，查對無誤后打兩份，一份上交主管責(zé)任人簽字，一份自己保留，并隨時接收不定時檢驗(yàn)）；現(xiàn)金日志帳滿頁打??；出納員天天五點(diǎn)必需結(jié)帳，和庫存現(xiàn)金查對，打印日報表；出納員應(yīng)天天核查原始憑證和記帳憑證；嚴(yán)格實(shí)施現(xiàn)金管理制度，庫存限額按要求存放；支票管理：發(fā)放及填寫支票，隨時進(jìn)行錄入，新購入支票首先按整本、分帳戶一次性錄入，待支票使用時修改日期、限額及用途，使用部門及個人；報帳時立即核銷支票；月末按部門、經(jīng)辦人提供未核銷支票明細(xì)，催交報銷；作廢支票應(yīng)隨正式支票作為憑證附件。預(yù)付帳款、應(yīng)付帳款、其它應(yīng)付款：（收付款系統(tǒng)）按制訂標(biāo)準(zhǔn)摘要正確錄入；隨時對新增單位進(jìn)行目錄維護(hù)，并每整理一次，每個月28日前交部門目錄管理員；記帳完成后，定時（每個月一次）對單位往來帳進(jìn)行核銷；依據(jù)管理需要，對欠帳單位，用款部門，金額大小，提供相關(guān)數(shù)據(jù)，常常通知企業(yè)內(nèi)相關(guān)部門和人員清理債權(quán)債務(wù)。依據(jù)業(yè)務(wù)量大小，隨時和對方單位進(jìn)行核清帳目；必需進(jìn)行參考錄入，嚴(yán)格控制往來單位分戶；屬一般帳，統(tǒng)一打印；預(yù)提費(fèi)用、待攤費(fèi)用：嚴(yán)格劃清業(yè)務(wù)內(nèi)容，做到立即沖銷預(yù)提及攤銷費(fèi)用。生產(chǎn)成本：依據(jù)設(shè)置明細(xì)科目，按標(biāo)準(zhǔn)摘要正確填制；利用總帳表進(jìn)行成本核實(shí)（包含聚集費(fèi)用、分配費(fèi)用、成本計(jì)算）；依據(jù)管理需要，提供成本核實(shí)相關(guān)數(shù)據(jù)；定時進(jìn)行成本分析；立即向領(lǐng)導(dǎo)提供成本核實(shí)資料，對帶有傾向性成本改變要立即反應(yīng)，方便于改善；屬一般帳，統(tǒng)一打印。按時查對明細(xì)帳，記帳憑證審核，當(dāng)日業(yè)務(wù)不超出次日。其它應(yīng)收款、應(yīng)收帳款：按制訂標(biāo)準(zhǔn)摘要正確錄入；隨時進(jìn)行目錄維護(hù)，并每個月整理一次，于月終28日前交部門目錄管理員；輸入單據(jù)時或在一定時期內(nèi)對應(yīng)收帳款余額進(jìn)行核銷；依據(jù)管理需要，每個月進(jìn)行一次帳齡分析，關(guān)立即交部門領(lǐng)導(dǎo)（包含清理欠款單位立即核銷）；隨時和銷售部門查對應(yīng)收及預(yù)收貨款，立即、正確提供欠款單位及金額；必需進(jìn)行參考錄入，嚴(yán)格控制往來單位分戶；屬一般帳，統(tǒng)一打印。管理費(fèi)用：依據(jù)設(shè)置明細(xì)科目，按標(biāo)準(zhǔn)摘要正確錄入；立即進(jìn)行部門目錄維護(hù)，每個月整理一次，并于月終28日前交部門內(nèi)目錄管理員；依據(jù)管理需要，立即進(jìn)行費(fèi)用預(yù)算分析，按部門分項(xiàng)目列出節(jié)省和超支數(shù)額；結(jié)合報表，填好數(shù)據(jù)反饋表，反饋到相關(guān)部門；屬一般帳，統(tǒng)一打印。銀行存款：錄入銀行對帳單，隨時錄入銀行對帳單；審核銀行帳，審核未記帳銀行明細(xì)帳，（依據(jù)銀行結(jié)算單及銀行存款標(biāo)準(zhǔn)摘要）；打帳要求月清，月結(jié)，月打帳；對帳，要求依據(jù)計(jì)算機(jī)產(chǎn)生待核銀行帳和銀行對帳單進(jìn)行對帳，對帳后打印出余額調(diào)整表及單位未達(dá)帳和銀行未達(dá)帳；銀行帳業(yè)務(wù)分析，對于單位未達(dá)帳要求按部門，經(jīng)辦人等明細(xì)打印，送交各部門催辦，銀行未達(dá)帳，送開戶銀行辦理；產(chǎn)品銷售收入：依據(jù)已制訂標(biāo)準(zhǔn)摘要制票；每個月登記銷售收入明細(xì)帳；依據(jù)管理需要立即提供銷售收入及應(yīng)交稅金金額；屬一般帳，統(tǒng)一打印；按要求正確計(jì)算利潤及應(yīng)交稅金；材料核實(shí)：原材料、低值易耗：錄入依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)摘要輸入；結(jié)合總帳報表提供內(nèi)部報表；明細(xì)帳和總帳進(jìn)行查對，和庫存材料明細(xì)帳進(jìn)行查對；按通常帳統(tǒng)一打??；2、應(yīng)付帳款：按標(biāo)準(zhǔn)摘要制票錄入；屬一般帳統(tǒng)一打印；3、其它業(yè)務(wù)收入：按標(biāo)準(zhǔn)摘要正確錄入；正確提供其它銷售業(yè)務(wù)相關(guān)數(shù)據(jù)（包含銷貨單位、內(nèi)容及金額）；屬一般帳，統(tǒng)一打??；固定資產(chǎn)：固定資產(chǎn)清理，輸入：按制訂標(biāo)準(zhǔn)摘要及資產(chǎn)名稱逐筆制票；隨時和固定資產(chǎn)明細(xì)帳進(jìn)行查對沖銷并結(jié)轉(zhuǎn)盈余；帳簿打印通常明細(xì)帳打??；固定資產(chǎn)原值、折舊：充足利用固定資產(chǎn)子系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)其功效；隨時利用帳務(wù)系統(tǒng)對固定資產(chǎn)進(jìn)行核實(shí)和調(diào)整；定時和實(shí)物行查對，做到立即清理；定時和使用部門進(jìn)行實(shí)物查對立即處理；在建工程：憑證依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)摘要立即進(jìn)行填制；依據(jù)工程項(xiàng)目標(biāo)增減立即修改項(xiàng)目目錄；按資金起源及用途和相關(guān)部門進(jìn)行查對；依據(jù)管理需要，結(jié)合總帳報表建立專題管理報表，反應(yīng)專題資金情況；提供各項(xiàng)工程完工程度及支款情況；立即進(jìn)行工程結(jié)轉(zhuǎn)；帳簿統(tǒng)一打??；總帳、會計(jì)報表、應(yīng)交稅金、應(yīng)付工資、其它應(yīng)交款、本年利潤、營業(yè)外收入、營業(yè)外支出、長久投資、短期投資、長久借款。嚴(yán)格實(shí)施會計(jì)制度、稅務(wù)制度，正確設(shè)置會計(jì)科目；按標(biāo)準(zhǔn)摘要正確錄入，能正確反應(yīng)各科目標(biāo)業(yè)務(wù)內(nèi)容；立即查對總帳和明細(xì)帳，做到帳帳相符；按要求正確填制報表，按時報送；正確反應(yīng)企業(yè)應(yīng)交及已交款數(shù)額；隨時提供長久、短期借款科目標(biāo)起源、金額、期限、償還時間、支付利息等情況；按單位、投資組成掌握“長久投資”科目內(nèi)容及投資收回情況；屬一般帳，通常打??；查對明細(xì)帳；負(fù)責(zé)全部會計(jì)帳務(wù)總稽核，并對會計(jì)憑證、帳簿常常性審核；

數(shù)字化管理報表管理制度一、依據(jù)上級主管部門統(tǒng)一設(shè)計(jì)和部署格式來編制上報會計(jì)報表。二、內(nèi)部管理會計(jì)報表，依據(jù)企業(yè)管理需要經(jīng)主管會計(jì)審核設(shè)定。對于內(nèi)部期層單位需要上報會計(jì)報表格式也要由財務(wù)部、主管會計(jì)統(tǒng)一要求，一經(jīng)確定不許可輕易變動。三、依據(jù)帳簿數(shù)據(jù)正確填制或由機(jī)器自動生成會計(jì)報表。帳表之間數(shù)據(jù)必需銜接一致。四、內(nèi)部基層單位上報會計(jì)報表應(yīng)將所屬單位報表數(shù)據(jù)輸入機(jī)器進(jìn)行匯總，確保表和表之間勾稽嚴(yán)密，數(shù)據(jù)一致。五、每個月會計(jì)報表必需軟盤和書面兩種形式保留。軟盤報表和書面報表數(shù)據(jù)必需一致。六、存貯在硬盤上會計(jì)報表數(shù)據(jù)必需建立軟盤備份。備份次每個月不得少于一次。要做雙備份，做備份前要填寫《備份數(shù)據(jù)記錄表》（附錄八）。七、每個月會計(jì)報表必需以書面形式打印出來統(tǒng)一整理，并經(jīng)會計(jì)主管領(lǐng)導(dǎo)審閱簽字或蓋章。每十二個月年底時，必需將十二個月會計(jì)報表數(shù)據(jù)（包含備份軟盤和打印書面報表）統(tǒng)一整理并和檔案管理員辦理存檔手續(xù)，具體詳見《數(shù)字化管理檔案管理制度》說明。附錄七：會計(jì)報表系統(tǒng)業(yè)務(wù)步驟圖填制記帳憑證錄入記帳（記帳憑證）帳中取數(shù)取損益表數(shù)據(jù)填制轉(zhuǎn)帳憑證錄入記帳（轉(zhuǎn)帳憑證）帳中取數(shù)資產(chǎn)負(fù)債表資產(chǎn)負(fù)債表（續(xù)）應(yīng)上交及應(yīng)填補(bǔ)表表中取數(shù)財務(wù)情況變動表工業(yè)企業(yè)指標(biāo)表附錄八：備份數(shù)據(jù)登記簿備份日期備份內(nèi)容備份盤序號和盤數(shù)備份狀態(tài)操作員ERP系統(tǒng)維護(hù)制度現(xiàn)在ERP系統(tǒng)已投入運(yùn)行，為立即發(fā)覺系統(tǒng)出現(xiàn)問題，滿足財務(wù)管理適應(yīng)工作變動，深入促進(jìn)系統(tǒng)功效等，必需加強(qiáng)對系統(tǒng)維護(hù)。系統(tǒng)維護(hù)包含：維護(hù)任務(wù)、人員配置、維護(hù)人員權(quán)限及軟硬件維護(hù)。一、系統(tǒng)維護(hù)任務(wù)：實(shí)施對系統(tǒng)硬件設(shè)備日常檢驗(yàn)和維護(hù)，以確保系統(tǒng)正常運(yùn)行；在系統(tǒng)發(fā)生故障時，立即排除故障和恢復(fù)運(yùn)行；依據(jù)數(shù)字化工作實(shí)際需要提出系統(tǒng)擴(kuò)充報行，報財務(wù)主管；在系統(tǒng)擴(kuò)充時負(fù)責(zé)安裝、調(diào)試，直至運(yùn)行正常；在系統(tǒng)環(huán)境發(fā)生改變時，隨時做好適應(yīng)性維護(hù)工作；二、人員配置：配系統(tǒng)維護(hù)員一名，完成以上工作；三、系統(tǒng)維護(hù)人員權(quán)限：系統(tǒng)維護(hù)只能由系統(tǒng)維護(hù)人員或指定專員實(shí)施，系統(tǒng)其它人員不能實(shí)施；必需按要求程序進(jìn)行軟件修改操作；不得進(jìn)行任何未作登記軟硬件維護(hù)操作；維護(hù)人員有權(quán)指正操作人員違規(guī)操作。四、硬件設(shè)備維護(hù)是指對主算機(jī)硬件進(jìn)行檢驗(yàn)，修復(fù)。硬件設(shè)備配置數(shù)字化管理設(shè)備是指專門用于計(jì)算機(jī)及其配套設(shè)備，包含計(jì)算機(jī)主機(jī)、顯示器、打印機(jī)等。硬件設(shè)備管理：會計(jì)電算專用硬件設(shè)備由財務(wù)統(tǒng)一管理和使用，其它部門通常情況下，不得使用，確需使用時必需經(jīng)財務(wù)部責(zé)任人同意，并確定不影響數(shù)字化管理正常工作，操作時必需進(jìn)行操作登記，并在上機(jī)記錄表上注明同意人姓名、批按時間。會計(jì)電算硬件設(shè)備專門用于運(yùn)行帳務(wù)處理系統(tǒng)，報表處理系統(tǒng)及其它會計(jì)事務(wù)處理軟件。任何人不得用于游戲，不得用于對外服務(wù)。為了避免計(jì)算機(jī)染上病毒，全部軟盤必需進(jìn)行病毒檢測，若有病毒殺毒后才可進(jìn)行其它操作。為確保硬件安全，不得帶電拔插任何接口線路，包含打印線，顯示器連線等。硬件設(shè)備維護(hù)會計(jì)電算硬件設(shè)備維護(hù)工作由系統(tǒng)維護(hù)人員負(fù)責(zé)進(jìn)行，通常維護(hù)人職員作需登記《系統(tǒng)維護(hù)記錄表》即可，大硬件維護(hù)需做系統(tǒng)維護(hù)匯報，報財務(wù)責(zé)任人及系統(tǒng)管理員?！断到y(tǒng)維護(hù)記錄表》見附錄。硬件系統(tǒng)安全和保護(hù)組織操作人員對計(jì)算機(jī)，鍵盤和打印定時進(jìn)行全方面檢驗(yàn)，清洗計(jì)算機(jī)和打印機(jī)。為了保障計(jì)算機(jī)安全正常運(yùn)行，機(jī)房應(yīng)裝置調(diào)溫設(shè)備，以保持合適溫度。機(jī)房內(nèi)不準(zhǔn)抽煙，杜絕一切火源。為防意外事故發(fā)生，機(jī)房內(nèi)應(yīng)配置滅火設(shè)備。機(jī)房內(nèi)一切電器設(shè)備必需經(jīng)過用電技術(shù)管理部門同意后能安裝。工作中忽然停電時必需立即關(guān)掉全部電器設(shè)備開關(guān)。操作人員離開機(jī)房時應(yīng)關(guān)閉所使用設(shè)備。下班時必需關(guān)閉電源開關(guān)。上機(jī)必需遵照以下次序：首先開UPS電源，其次開打印機(jī)、第三開顯示器、第四開主機(jī)；下機(jī)次序相反。五、軟件維護(hù)制度會計(jì)軟件維護(hù)，提指確保會計(jì)軟件原設(shè)計(jì)功效正常實(shí)現(xiàn)所能實(shí)施程序修正，會計(jì)軟件參數(shù)調(diào)整和會計(jì)數(shù)據(jù)更正和恢復(fù)等工作。會計(jì)軟件配置情況根據(jù)分步實(shí)施方針，財務(wù)部配置了天心軟件。。會計(jì)軟件維護(hù)和管理因?yàn)樨攧?wù)部用天心企業(yè)商品軟件，程序修正和會計(jì)軟件參數(shù)調(diào)整通常由天心企業(yè)實(shí)施，會計(jì)數(shù)據(jù)更正和恢復(fù)通常由系統(tǒng)維護(hù)人員負(fù)責(zé)，其它操作人員一律不得進(jìn)行維護(hù)操作。維護(hù)人員實(shí)施數(shù)據(jù)更正和恢復(fù)必需作好具體統(tǒng)計(jì)。程序修正和會計(jì)軟件參數(shù)調(diào)整手續(xù)◆操作使用人員在實(shí)際工作中發(fā)覺《天心軟件》原設(shè)計(jì)功效未能正?，F(xiàn)時，立即作具體統(tǒng)計(jì)后匯報系統(tǒng)管理員；◆系統(tǒng)管理員向天心企業(yè)提出程序修正和會計(jì)軟件參數(shù)調(diào)整要求；◆財務(wù)部在收到天心企業(yè)修正程序或調(diào)整參數(shù)后正確軟件時，應(yīng)由系統(tǒng)管理員進(jìn)安裝和運(yùn)行，測試后才能交操作人員使用運(yùn)行?！糗浖S護(hù)后進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)登記。會計(jì)數(shù)據(jù)修正和恢復(fù)◆會計(jì)數(shù)據(jù)修正和恢復(fù)操作必需由系統(tǒng)維護(hù)人員或天心企業(yè)專職維護(hù)人員負(fù)責(zé)，其它人員均不得進(jìn)行維護(hù)操作。◆因?yàn)閼{證填制或錄入錯誤而造成會計(jì)帳簿數(shù)據(jù)錯誤只能經(jīng)過憑證更正方法進(jìn)行數(shù)據(jù)修正，不得經(jīng)過維護(hù)操作給修正?！粝率銮闆r下只有維護(hù)人員才能實(shí)施數(shù)據(jù)修正操作：A、未錄入年初余額或年初余額未平但已記帳；B、記帳時中止；C、錯誤操作引發(fā)數(shù)據(jù)錯誤；◆通常情況下不許可實(shí)施數(shù)據(jù)恢復(fù)操作，只有當(dāng)硬盤數(shù)據(jù)已破壞，并無法修正或更換硬件設(shè)備時才能實(shí)施數(shù)據(jù)恢復(fù)操作。數(shù)據(jù)修正和恢復(fù)程序系統(tǒng)管理員對維護(hù)人員提出數(shù)據(jù)修改和恢復(fù)要求；系統(tǒng)維護(hù)人員在系統(tǒng)管理員和會計(jì)人員指導(dǎo)下修正或恢復(fù)會計(jì)數(shù)據(jù)；系統(tǒng)管理員對檢驗(yàn)修正或恢復(fù)后數(shù)據(jù)，確定正確無誤后通知操作使用人員。4、會計(jì)科目標(biāo)維護(hù)：會計(jì)科目不得隨意改動、增刪，每十二個月年底或年初，經(jīng)會計(jì)主管同意后并授權(quán)相關(guān)人員進(jìn)行一次性改動，標(biāo)準(zhǔn)上年中不許改動、增刪會計(jì)科目。確需增刪改，需報同意，并做對應(yīng)并帳、分帳、撤帳等處理。5、會計(jì)軟件升級：應(yīng)由系統(tǒng)管理維護(hù)人員報財務(wù)主管同意，由系統(tǒng)管理員組織，維護(hù)人員具體實(shí)施，并編寫升級匯報，形成文檔進(jìn)入檔案。6、會計(jì)軟件管理：財務(wù)部門在取得會計(jì)軟件后必需做好多套軟盤備份，并分別存放在檔案室、機(jī)房和財務(wù)人員辦公室專有鐵柜內(nèi)，存放在檔案室備份由檔案管理員管理；存放在其它兩處備份軟件由數(shù)據(jù)管理員統(tǒng)一保管。。三、軟件系統(tǒng)安全和保護(hù)操作人員運(yùn)行會計(jì)軟件必需是經(jīng)過編譯程序；會計(jì)數(shù)據(jù)文件存放子目錄必需加密碼。依據(jù)軟件提供功效和工作需要設(shè)置操作人員操作權(quán)限和密碼，操作人員必需對自己操作密碼嚴(yán)格保密，不得泄露。系統(tǒng)維護(hù)記錄表時間報請人審批人維護(hù)人維護(hù)類型一、維護(hù)原因：二、維護(hù)操作：三、結(jié)果：四、備注：數(shù)字化管理檔案管理制度數(shù)字化管理檔案是指存貯在磁盤（硬盤和軟盤）或其它存貯介質(zhì)上會計(jì)數(shù)據(jù)和程序，和打印輸出多種帳簿、報表、憑證等核實(shí)數(shù)據(jù)和系統(tǒng)開發(fā)運(yùn)行中全套文檔資料。數(shù)字化管理檔案是ERP活動產(chǎn)物，又是數(shù)字化管理活動客觀表現(xiàn)，在經(jīng)濟(jì)活動中含有史料和查證作用。所以加強(qiáng)數(shù)字化管理檔案管理，是數(shù)字化企業(yè)管理工作連續(xù)進(jìn)行保障，是ERP信息管理系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)安全完整確保，是數(shù)字化會計(jì)信息系統(tǒng)正常運(yùn)行確保。一、檔案管理任務(wù)：搜集和整理應(yīng)入檔會計(jì)資料；保管和利用好會計(jì)檔案；遵守會計(jì)檔案保留期限。二、檔案管理制度內(nèi)容：1、會計(jì)憑證搜集和整理：會計(jì)憑證是會計(jì)檔案關(guān)鍵組成部分，是記載經(jīng)濟(jì)活動書面證實(shí)，是會計(jì)核實(shí)關(guān)鍵依據(jù)。對憑證要做到裝訂整齊、完整、牢靠，妥善保管，便于查閱。首先，要把全部應(yīng)歸檔會計(jì)憑證搜集完全，按憑證次序序號和本號檢驗(yàn)是否有短缺，剔除不屬于會計(jì)檔案范圍和無須要?dú)w檔部分資料，補(bǔ)充遺漏必不可少核實(shí)資料。其次，和關(guān)鍵負(fù)責(zé)憑證打印，裝訂工作數(shù)據(jù)管理員辦理存檔手續(xù)；第三，依據(jù)合適厚度按本統(tǒng)一裝訂，避免裝訂過厚或過薄，過厚則事后翻閱不便，過薄則不好保管輕易散失。為克服憑證過多堆積則要求憑證隔