財務(wù)共享模式下企業(yè)內(nèi)部風(fēng)險控制研究

摘要：內(nèi)部控制以及財務(wù)管理對企業(yè)的運營起著極其重要的作用，只有結(jié)合時代發(fā)展的需求，積極運用信息技術(shù)，建立更加完善的財務(wù)共享服務(wù)中心，才能滿足當(dāng)前企業(yè)的發(fā)展需要。本文從控制環(huán)境、風(fēng)險評估、控制活動、信息與溝通、內(nèi)部監(jiān)督等方面分析企業(yè)內(nèi)部控制存在的問題，并有針對性地提出優(yōu)化措施。關(guān)鍵詞：財務(wù)共享；內(nèi)部控制；問題；優(yōu)化對策一、引言隨著企業(yè)競爭日益激烈，為了把控風(fēng)險、降低企業(yè)成本、提高工作效率，越來越多的企業(yè)開始啟動用財務(wù)共享服務(wù)中心來協(xié)助財務(wù)人員和管理人員完成大量的財務(wù)管理工作。一方面，構(gòu)建財務(wù)共享服務(wù)中心可以減少企業(yè)在人力成本方面的支出，使企業(yè)用于財務(wù)管理方面的費用減少；另一方面，可以大幅提高信息報送速度，合理把控風(fēng)險。F企業(yè)成立于1996年，由央企控股，目前已發(fā)展為涵蓋酒店、能源、地產(chǎn)的大型集團(tuán)，部分企業(yè)已上市。因疫情影響，F(xiàn)企業(yè)近年來收入大幅收窄。以收入與利潤情況為例，F(xiàn)企業(yè)2019—2021年全年營業(yè)收入持續(xù)下降，2021年同比下降26.21%，2021年凈利潤-6.53億元，同比下降219.38%，改革迫在眉睫。基于此，文章對財務(wù)共享模式下F企業(yè)的內(nèi)部控制問題進(jìn)行分析，并就其改革優(yōu)化對策展開了探討。二、財務(wù)共享模式下內(nèi)部控制問題分析1.控制環(huán)境存在的問題（1）財務(wù)部門與業(yè)務(wù)部門相分離F企業(yè)的財務(wù)共享服務(wù)中心設(shè)立在企業(yè)總部，而F企業(yè)的許多子公司都在外地，這使其業(yè)務(wù)部門與財務(wù)部門天然形成了隔絕。同時，財務(wù)共享服務(wù)中心的工作人員需從事大量重復(fù)、機(jī)械的工作，處于一個相對封閉的空間，跟其他部門的接觸較少，遠(yuǎn)離實際業(yè)務(wù)，對實際業(yè)務(wù)也缺乏一定的了解，難以真實、合理地了解業(yè)務(wù)發(fā)生的背景，直接導(dǎo)致在實際核算中出現(xiàn)錯漏的情況。（2）人員問題F企業(yè)建立財務(wù)共享服務(wù)中心后，目前只有37人，組織情況如表1所示，F(xiàn)企業(yè)存在許多人員問題。一方面，前期抽調(diào)的財務(wù)人員從事重復(fù)、繁雜的工作，導(dǎo)致技能減退、喪失競爭力；另一方面，從事同一類工作的員工薪酬水平差距較大，未根據(jù)審批流程的完成情況實行計件工作，導(dǎo)致部分員工工作懈怠，影響工作質(zhì)量和會計信息的準(zhǔn)確性。2.風(fēng)險評估存在的問題對于一個企業(yè)來說，財務(wù)共享服務(wù)平臺的建立是為了防控風(fēng)險，加強資金管理，更加應(yīng)該在審計部門的指導(dǎo)配合下對各類業(yè)務(wù)的風(fēng)險管控情況和資金安全進(jìn)行定期、不定期的檢查和管理。然而，F(xiàn)企業(yè)審計法務(wù)部門還沒有充分發(fā)揮其內(nèi)部風(fēng)險管理的職能，未針對財務(wù)共享服務(wù)中心的設(shè)立制定一套切實有效的風(fēng)險評估辦法。目前仍執(zhí)行原有的傳統(tǒng)資金運營管理、資金集中管理、融資管理、固定資產(chǎn)及無形資產(chǎn)的內(nèi)部控制管理和評估，若財務(wù)共享服務(wù)中心發(fā)現(xiàn)了相關(guān)風(fēng)險，會出現(xiàn)風(fēng)險無法合理把控、風(fēng)險應(yīng)對不及時等情況。3.控制活動存在的問題（1）流程不完善，未形成閉環(huán)對于一個完整的財務(wù)共享流程來說，不僅應(yīng)該包括收入、費用的核算，更應(yīng)該包括預(yù)算系統(tǒng)、自動資金支付系統(tǒng)、稅務(wù)核算系統(tǒng)和電子檔案系統(tǒng)，會計核算的流程應(yīng)該包括憑證歸檔，才能形成閉環(huán)。而F企業(yè)在目前的財務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)過程中，僅從最容易的收入費用入手，未完善預(yù)算管理系統(tǒng)、資金系統(tǒng)及電子檔案系統(tǒng)。F企業(yè)資金系統(tǒng)上線但未投入使用，僅由財務(wù)共享服務(wù)中心資金組手動制單，領(lǐng)導(dǎo)手動復(fù)核。資金組工作壓力大，易出錯，影響工作效率。完善預(yù)算管理系統(tǒng)可實現(xiàn)降本增效、利潤預(yù)測，規(guī)避費用不合理、不合規(guī)的風(fēng)險。財務(wù)共享服務(wù)中心未統(tǒng)一收集和歸檔原始單據(jù)，業(yè)務(wù)財務(wù)需每月打印審核流程、憑證、電子回單進(jìn)行匹配及紙質(zhì)歸檔，規(guī)避了檔案保管的責(zé)任，造成業(yè)務(wù)財務(wù)工作壓力增大，不便于后續(xù)審計、憑證歸檔等工作。（2）報銷流程冗長、手續(xù)煩瑣對于任何公司來說，效率永遠(yuǎn)是第一位的。然而，F(xiàn)企業(yè)的報銷流程設(shè)計由于嚴(yán)格的管控要求和會計規(guī)范制度要求，流程復(fù)雜，表單填寫較為煩瑣。以常用的費用報銷流程為例，從報銷人提單到最終付款需要經(jīng)過業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)財會計、業(yè)財領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)總監(jiān)、公司領(lǐng)導(dǎo)、復(fù)審共享會計、出納、資金復(fù)核等審批流程，只要其中有一個環(huán)節(jié)耽誤了時間，整個流程的付款時間就會被延長。4.信息與溝通存在的問題F企業(yè)同級部門之間沒有正式的報告途徑，在沒有協(xié)調(diào)機(jī)制的情況下，F(xiàn)企業(yè)無法保證一個部門會將所需信息傳達(dá)給另一個部門。例如，F(xiàn)企業(yè)的財務(wù)部門要求人力資源部門提供全年的人員分類數(shù)據(jù)，以對預(yù)算分析報告中的人力資源數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，但人力資源部門不愿提供數(shù)據(jù)，聲稱工作太忙，這就導(dǎo)致整體執(zhí)行效率低下，而且無法進(jìn)行有效的部門或業(yè)務(wù)崗位專項評估。5.內(nèi)部監(jiān)督存在的問題（1）缺少完善的內(nèi)控監(jiān)督制度由于F企業(yè)的財務(wù)共享服務(wù)中心剛建成不久，再加上財務(wù)共享服務(wù)中心目前沒有從事過審計專業(yè)的員工，未成立相應(yīng)的審計小組，目前內(nèi)部控制工作由集團(tuán)總部的審計法務(wù)部完成。對于集團(tuán)總部的審計法務(wù)部來說，財務(wù)共享模式也是一種全新的業(yè)態(tài)，暫時只能照搬原有的內(nèi)控管理制度對財務(wù)共享服務(wù)中心進(jìn)行監(jiān)督，但實際上很多內(nèi)部控制點和測試、評價方法不適用于財務(wù)共享服務(wù)中心，難以實現(xiàn)對財務(wù)共享服務(wù)中心的有效監(jiān)督。（2）跨公司的內(nèi)審實施困難F企業(yè)是央企的子公司，由于自身企業(yè)的特殊性質(zhì)，除每年固定進(jìn)行內(nèi)部審計、內(nèi)部控制評價以外，還會不定期地對其下屬子公司進(jìn)行實地全面抽檢。在實施財務(wù)共享后，出具會計憑證和出納付款的環(huán)節(jié)在財務(wù)共享服務(wù)中心完成，而業(yè)務(wù)的實際發(fā)生地在下屬子公司。由于財務(wù)共享服務(wù)中心人員日常工作繁忙，發(fā)生問題時難以與審計人員進(jìn)行有效溝通，在很大程度上影響了審計人員的工作效率和對核算的準(zhǔn)確判斷。三、財務(wù)共享模式下內(nèi)部控制問題的優(yōu)化對策1.控制環(huán)境的優(yōu)化（1）促進(jìn)業(yè)財融合建立定期交流和培訓(xùn)機(jī)制，讓新員工參加統(tǒng)一培訓(xùn)，了解企業(yè)文化、歷史和財務(wù)規(guī)范，參與子公司財務(wù)部門工作，與業(yè)務(wù)部門員工建立良好聯(lián)系。對普通員工開展共享平臺操作和流程培訓(xùn)。打破地點壁壘，鼓勵財務(wù)共享服務(wù)中心人員與業(yè)務(wù)部門員工開展財務(wù)知識分享等活動。業(yè)財融合使財務(wù)共享服務(wù)中心人員能對前端業(yè)務(wù)有充分的了解，也使業(yè)務(wù)人員能對共享模式提出具體的建議。對于財務(wù)共享服務(wù)中心人員來說，對業(yè)務(wù)了解得越深入，越能夠擴(kuò)大自己的知識面，更能辨別財務(wù)數(shù)據(jù)的真實性、合理性和準(zhǔn)確性，提高財務(wù)審核的質(zhì)量和效率，加強內(nèi)部控制管理。另外，子公司與財務(wù)共享服務(wù)中心之間良好的溝通能夠避免因不了解共享業(yè)務(wù)流程和規(guī)定要求而產(chǎn)生的互相推諉、互相指責(zé)等情況。（2）為員工提供晉升機(jī)制F企業(yè)財務(wù)共享服務(wù)中心應(yīng)細(xì)分職責(zé)，明確各崗位晉升條件和標(biāo)準(zhǔn)，每年考核員工并形成競爭上崗機(jī)制，保持員工積極性。除重復(fù)工作外，鼓勵員工學(xué)習(xí)會計制度、稅務(wù)知識，提升知識面和崗位技能，加強對公司業(yè)務(wù)的參與感和使命感。除此之外，應(yīng)根據(jù)崗位細(xì)分原則完善薪酬管理機(jī)制，除崗位工作工資外，應(yīng)實施計件工資原則。根據(jù)審批流程的完成量、付款量與業(yè)務(wù)部門對共享服務(wù)中心工作的評價實施計件工作，在保證質(zhì)量與數(shù)量的同時提高員工薪酬水平。這樣一來，財務(wù)服務(wù)共享中心員工有了工作的積極性，能更有質(zhì)量地完成手頭工作，保證了會計信息的準(zhǔn)確性。（3）權(quán)責(zé)劃分清晰在對F企業(yè)內(nèi)部控制風(fēng)險把控中，需要注意權(quán)責(zé)劃分，包括財務(wù)共享服務(wù)中心與業(yè)務(wù)財務(wù)、業(yè)務(wù)部門之間的責(zé)任劃分。目前F企業(yè)的財務(wù)核算業(yè)務(wù)基本由財務(wù)共享服務(wù)中心完成，但是紙質(zhì)憑證未寄送到財務(wù)共享服務(wù)中心，大部分責(zé)任仍由業(yè)務(wù)財務(wù)承擔(dān)。理論上財務(wù)共享服務(wù)中心需同時保管電子和紙質(zhì)檔案，但實際情況是財務(wù)共享服務(wù)中心拿走了權(quán)限，卻沒有承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。建議在風(fēng)險評估中使用定性和定量分析來劃分責(zé)任權(quán)重，由財務(wù)共享服務(wù)中心統(tǒng)一管理原始單據(jù)和發(fā)票，業(yè)務(wù)財務(wù)每月末將已生成憑證的原始單據(jù)郵寄到財務(wù)共享服務(wù)中心，財務(wù)共享服務(wù)中心根據(jù)單據(jù)編號匹配后歸檔到檔案室。2.風(fēng)險評估的優(yōu)化財務(wù)共享服務(wù)不同于傳統(tǒng)的財務(wù)管理，對公司的各個方面都產(chǎn)生了不同的影響，F(xiàn)企業(yè)審計法務(wù)部應(yīng)該全面學(xué)習(xí)財務(wù)共享模式相關(guān)知識，在完整、深入地了解財務(wù)共享模式后，具體分析財務(wù)共享模式對F企業(yè)產(chǎn)生的影響，尤其是業(yè)務(wù)流程、資金集中等財務(wù)管理的變化帶來的影響。制定一套針對財務(wù)共享服務(wù)中心的切實有效的內(nèi)部風(fēng)險控制制度和風(fēng)險評估辦法，尤其是加強對于業(yè)務(wù)流程、電子檔案、銀行賬戶管理、資金集中支付風(fēng)險的管控和信息系統(tǒng)穩(wěn)定性風(fēng)險、被篡改風(fēng)險的管理辦法和應(yīng)急措施。由于共享模式變化較多，F(xiàn)企業(yè)審計法務(wù)部應(yīng)該結(jié)合實際工作，征求財務(wù)共享服務(wù)中心意見，不定期地對其制定的風(fēng)險內(nèi)控管理制度進(jìn)行修訂和完善，并在整個過程中充分發(fā)揮風(fēng)險控制管理的職能，實施全過程監(jiān)督及結(jié)果評價的管理方式，保證F企業(yè)會計報告的合規(guī)性，保證F企業(yè)的資金安全。3.控制活動的優(yōu)化（1）完善報賬流程，形成閉環(huán)首先應(yīng)該結(jié)合F企業(yè)的實際情況，具體分析目前財務(wù)共享模式運行的情況，進(jìn)行核心業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化；其次要建立一套持續(xù)可優(yōu)化的評估流程體系。根據(jù)F企業(yè)的情況，運用PDCA循環(huán)法，用計劃、執(zhí)行、檢查、處理的方法對各類業(yè)務(wù)流程進(jìn)行評估與優(yōu)化，在每次循環(huán)執(zhí)行中都會產(chǎn)生新的目標(biāo)、新的標(biāo)準(zhǔn)和新的問題，在對這些問題不斷優(yōu)化的過程中，流程體系也能夠得到不斷的完善和提升。要對財務(wù)共享系統(tǒng)整體流程進(jìn)行優(yōu)化，流程不全的盡快上線新流程，讓整個流程形成完整的閉環(huán)，完善預(yù)算管理系統(tǒng)、資金系統(tǒng)及電子檔案系統(tǒng)。在預(yù)算系統(tǒng)方面，首先根據(jù)PDCA循環(huán)法制定針對每個部門費用控制的預(yù)算金額，做好事前預(yù)算控制；其次在報賬流程中，對預(yù)計大額支付的費用進(jìn)行歸納分析，靈活調(diào)整額度，做好事中控制；最后要做好事后控制，將年度數(shù)據(jù)進(jìn)行整理分析，預(yù)防下一年度出現(xiàn)同樣的問題。資金系統(tǒng)自動支付功能和電子檔案系統(tǒng)的上線不僅可以提高整個財務(wù)共享服務(wù)中心和業(yè)務(wù)人員的工作效率，還方便了財務(wù)共享服務(wù)中心對整個流程的檢查和歸檔。（2）審核流程標(biāo)準(zhǔn)化根據(jù)2021年12月對F企業(yè)的調(diào)查結(jié)果，審核被退單的有470多筆，具體退回原因如圖1所示。圖1F企業(yè)審核流程退回原因分析鑒于以上被退回原因，筆者針對F企業(yè)財務(wù)共享模式下的審核流程優(yōu)化提出了相應(yīng)的解決方案。應(yīng)加強對員工的財務(wù)共享知識培訓(xùn)，包括對所有員工的定期與不定期培訓(xùn)，并對培訓(xùn)結(jié)果進(jìn)行考核，組織案例實操演練，將考核成績和由于自身原因?qū)е碌牧鞒瘫煌嘶氐燃{入績效考核范圍，解決原始憑證不規(guī)范、流程誤退、費用歸屬不正確和金額錯誤等問題。共享表單填寫、原始憑證規(guī)范等應(yīng)附有操作指引，可以在提單時快速進(jìn)行流程分類。出具具體詳細(xì)的操作指引手冊和操作小視頻給到員工，從而加快員工提單的效率和質(zhì)量。每月對供應(yīng)商信息進(jìn)行維護(hù)，根據(jù)供應(yīng)商的統(tǒng)一社會信用代碼和工商局網(wǎng)站的標(biāo)準(zhǔn)名稱規(guī)范供應(yīng)商信息，一旦發(fā)現(xiàn)錯誤要及時進(jìn)行改正調(diào)整。同時，要將變更和新增的供應(yīng)商信息分享至共享平臺，供員工及時查看篩選。4.信息與溝通的優(yōu)化（1）企業(yè)層面F企業(yè)有必要從橫向溝通、縱向溝通等多個維度制定信息質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，同時確定具體的信息交流程序和溝通保障機(jī)制，以提高內(nèi)部信息交流的有效性。①要求信息及時：確定信息與溝通的時間、周期或頻率等；②要求信息準(zhǔn)確性：確定信息數(shù)據(jù)計算的口徑、信息與溝通的事實依據(jù)和緣由等；③要求信息完整性：確定信息應(yīng)包含的時間、事項、目的等。（2）執(zhí)行層面在信息與溝通過程中，對于F企業(yè)內(nèi)部信息輸出方而言，必須明確信息的收集、審批、報告、抄送等程序，以及根據(jù)信息需求進(jìn)行信息澄清的程序；對于F企業(yè)內(nèi)部信息接收方而言，必須明確信息需求報告、信息接收和請求信息澄清的程序；從F企業(yè)內(nèi)部第三方角度來看，必須對信息與溝通的績效進(jìn)行協(xié)調(diào)、審查和評估。5.內(nèi)部監(jiān)督的優(yōu)化（1）完善內(nèi)部審計流程目前F企業(yè)雖然實施了財務(wù)共享模式，但是內(nèi)部審計控制仍然停留在傳統(tǒng)財務(wù)審計的模式上，并不能滿足現(xiàn)在的內(nèi)部監(jiān)督需求。除上文提到的需要建立健全內(nèi)部控制制度及評價手冊外，還應(yīng)縮短內(nèi)部審計周期，對財務(wù)共享服務(wù)中心實施實時的內(nèi)部監(jiān)督。對于發(fā)現(xiàn)的各類問題，在與被審計對象多次溝通后，了解問題的要求和本質(zhì)，積極調(diào)整內(nèi)部控制制度與評價手冊，同時監(jiān)督其進(jìn)行整改。除監(jiān)督外，應(yīng)建立健全懲罰機(jī)制和自上而下的問責(zé)制度，對于典型、重大的問題要進(jìn)行通報和處罰，加大懲罰力度。（2）管控指標(biāo)與績效考核根據(jù)前文對F企業(yè)審核流程被退回情況的統(tǒng)計和財務(wù)共享模式下會計規(guī)范的要求，建議在風(fēng)險評價、內(nèi)部監(jiān)督的體系之上加入對管控效果的考核，并使管控效果與員工績效掛鉤。管控目標(biāo)除會計規(guī)范和公司管控要求之外，還應(yīng)加入對個人的工作評價，如對客戶滿意程度、問題處理情況、溝通服務(wù)態(tài)度等的評價。四、結(jié)語在對