汕頭市工程竣工檔案編制指導(dǎo)手冊(cè)2009版

汕頭市工程竣工檔案編制指導(dǎo)手冊(cè)二00九年四月總說(shuō)明城建檔案工作是城市建設(shè)的重要組成部分，為適應(yīng)我市城市建設(shè)和城建檔案事業(yè)的發(fā)展，方便各有關(guān)單位了解城建檔案編制的要求，依據(jù)《檔案法》、《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》、《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》、《城市建設(shè)檔案案卷質(zhì)量規(guī)定》、《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》，特制定本《程竣工檔案編制指導(dǎo)手冊(cè)》。手冊(cè)中對(duì)工程竣工檔案的收集范圍、組卷方式、整理方法、竣工圖的編制等均作了詳細(xì)的說(shuō)明。手冊(cè)中僅對(duì)建筑安裝工程、市政基礎(chǔ)設(shè)施工程竣工檔案的收集范圍作出規(guī)定。由于基本建設(shè)項(xiàng)目涉及的范圍廣泛，各種專(zhuān)業(yè)工程產(chǎn)生的文件材料不盡相同，因此，各有關(guān)單位對(duì)于未作出規(guī)定的可按工程的實(shí)際情況和有關(guān)部門(mén)的規(guī)定，在如實(shí)反映工程真實(shí)狀況的前提下編制竣工檔案。如國(guó)家規(guī)范和有關(guān)規(guī)定發(fā)生變化，本手冊(cè)再作相應(yīng)調(diào)整修改?？偰夸汿OC\o"1-1"\h\z\u第一部分：建筑安裝、市政基礎(chǔ)設(shè)施工程竣工檔案收集范圍 4第二部分：工程文件的立卷及歸檔要求 28第三部分：竣工圖編制方法 31附錄: 33第一部分：建筑安裝、市政基礎(chǔ)設(shè)施工程竣工檔案收集范圍(一)說(shuō)明1、我館提供的收集范圍內(nèi)容是建筑安裝工程及市政基礎(chǔ)設(shè)施工程產(chǎn)生資料的匯總。2、整理資料時(shí)，根據(jù)我館提供的收集范圍內(nèi)容及順序逐條對(duì)照，按實(shí)際產(chǎn)生的文件材料打印序號(hào)、文件編號(hào)、責(zé)任者、文件材料名稱(chēng)、日期、頁(yè)次、備注的內(nèi)容。具體要求可見(jiàn)本手冊(cè)的《工程文件的立卷及歸檔要求》，不明處可向我館咨詢(xún)。3、文件材料歸檔內(nèi)容按工程實(shí)際發(fā)生情況報(bào)送，文件材料名稱(chēng)有列出而實(shí)際未發(fā)生的，不需報(bào)送，文件材料名稱(chēng)未列出而實(shí)際有發(fā)生的，須與我館協(xié)商報(bào)送內(nèi)容。報(bào)送時(shí)按實(shí)際發(fā)生內(nèi)容打印卷內(nèi)目錄。4、報(bào)送我館存檔的資料要求是原件。(二)建筑安裝工程案卷目錄卷次案卷名稱(chēng)期限HYPERLINK第三十三卷人防工程戰(zhàn)時(shí)給排水竣工圖（永久）HYPERLINK1"開(kāi)始編起。(2)頁(yè)號(hào)編寫(xiě)位置:單面書(shū)寫(xiě)的文件材料在右下角編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，雙面書(shū)寫(xiě)的文件材料，正面在右下角，背面在左下角編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。(3)案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。(4)竣工圖紙加蓋檔號(hào)章后，在件號(hào)欄編寫(xiě)件號(hào)，不另編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。檔號(hào)章的有關(guān)要求見(jiàn)《竣工圖編制方法》。2、編制卷內(nèi)目錄卷內(nèi)目錄是案卷內(nèi)每一份文字材料或每一張圖樣材料的明細(xì)表。竣工圖紙一般在編制時(shí)就有圖紙目錄，如內(nèi)容和順序沒(méi)有變化，編目時(shí)可利用原有目錄，如內(nèi)容和順序發(fā)生變化，要重新編制目錄。文字材料則要編制卷內(nèi)目錄。卷內(nèi)目錄要求用電腦打印，其式樣見(jiàn)本手冊(cè)附錄。卷內(nèi)目錄排列在案卷內(nèi)文件材料的首頁(yè)之前，主要內(nèi)容有:(1)序號(hào)。以一份文件為單位，用阿拉伯?dāng)?shù)字從"1"起依次標(biāo)注。(2)文件編號(hào)。填寫(xiě)文件的文號(hào)或圖樣的圖號(hào)。(3)責(zé)任者。填寫(xiě)文件的直接形成單位和個(gè)人。有多個(gè)責(zé)任者時(shí)，選擇兩個(gè)主要責(zé)任者，其余用"等"代替。(4)文件材料題名。亦稱(chēng)文件標(biāo)題，填寫(xiě)文件標(biāo)題的全稱(chēng)，無(wú)標(biāo)題時(shí)應(yīng)根據(jù)文件所反映的內(nèi)容自擬一條標(biāo)題。(5)日期。填寫(xiě)文件的形成日期。如果有多份文件，則填寫(xiě)多份文件中的起止日期。格式如:2000.01.01-2000.12.30。(6)頁(yè)次。填寫(xiě)每份文件首頁(yè)上標(biāo)注的頁(yè)號(hào)。最后一份文件填寫(xiě)起止頁(yè)號(hào)。(7)備注。填寫(xiě)其他需要說(shuō)明的問(wèn)題。1編制案卷封面案卷封面是以一定的格式概要介紹案卷內(nèi)文件材料內(nèi)容和形式特征的一種工具。案卷封面印刷在卷盒、卷夾的正表面，可采用外封面和內(nèi)封面兩種形式，其主要內(nèi)容有:(1)檔號(hào)。填寫(xiě)檔案的分類(lèi)號(hào)、項(xiàng)目號(hào)和案卷順序號(hào)。(2)檔案館(室)代號(hào)。填寫(xiě)國(guó)家給定的本檔案館(室)的編號(hào)。(3)縮微號(hào)。填寫(xiě)縮微時(shí)給本案卷的編號(hào)。上述三項(xiàng)內(nèi)容由城建檔案館統(tǒng)一填寫(xiě)。(4)案卷題名。案卷題名應(yīng)簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。工程檔案案卷題名一般由三個(gè)部分組成:工程地址+工程名稱(chēng)+卷內(nèi)文件名稱(chēng)。如果是大型工程，工程名稱(chēng)還應(yīng)包括單位工程名稱(chēng)和分部工程名稱(chēng)。卷內(nèi)文件名稱(chēng)應(yīng)高度概括卷內(nèi)所有文件材料的內(nèi)容.具體名稱(chēng)請(qǐng)參見(jiàn)《汕頭市建筑安裝、市政基礎(chǔ)設(shè)施工程竣工檔案收集范圍》。例如:汕頭市中山路213號(hào)建委大樓前期報(bào)建文件。(5)編制單位。填寫(xiě)案卷內(nèi)文件材料的形成單位或主要責(zé)任者。具體講工程準(zhǔn)備階段文件和竣工驗(yàn)收文件一般填寫(xiě)建設(shè)單位，施工文件和竣工圖一般填寫(xiě)施工單位，監(jiān)理文件一般填寫(xiě)監(jiān)理單位。(6)編制日期。填寫(xiě)案卷內(nèi)全部文件材料形成的起止日期?？⒐D填寫(xiě)竣工圖編制日期。格式如:2000.01.01-2000.12.30。(7)保管期限。分為永久、長(zhǎng)期、短期三種，可參照《汕頭市建筑安裝、市政基礎(chǔ)設(shè)施工程竣工檔案收集范圍》填寫(xiě)。永久是指工程檔案須永久保存。長(zhǎng)期是指工程檔案的保存期限等于該工程的使用壽命。短期是指工程檔案保存20年以下。(8)密級(jí)。依據(jù)保密規(guī)定填寫(xiě)相應(yīng)的保密等級(jí)。保密等級(jí)分為"絕密"、"機(jī)密"、"秘密"、"內(nèi)部"四種。案卷封面的內(nèi)容應(yīng)直接打印在案卷封面上，沒(méi)有條件的可以按規(guī)格打印在白紙或與卷皮顏色相近的牛皮紙上，剪裁后貼在案卷封面的相應(yīng)位置。4、編制卷內(nèi)備考表。編制時(shí)應(yīng)標(biāo)明卷內(nèi)文字材料、圖紙、相片的數(shù)量，以及立卷單位對(duì)案卷內(nèi)文件材料完整、準(zhǔn)確情況的說(shuō)明。案卷整理人應(yīng)在備考表上簽名，并寫(xiě)上整理日期。備考表排列在案卷內(nèi)文件的尾頁(yè)之后。(三)案卷的裝訂及裝盒1、案卷的裝訂。案卷可采用裝訂和不裝訂兩種形式。文字材料卷必須裝訂，圖樣材料卷可不裝訂。案卷裝訂采用線(xiàn)繩三孔左側(cè)裝訂法(孔距為8cm)，要整齊、牢固，便于保管和利用。案卷裝訂前，應(yīng)逐份檢查卷內(nèi)文件，并去除所有金屬物。若卷內(nèi)文字和圖樣過(guò)于貼近或位于裝訂線(xiàn)內(nèi)，要另加白紙被糊，使文字和圖樣位于裝訂線(xiàn)外，有破損的資料也要用白紙祿糊。案卷裝訂時(shí)不要使用膠水粘貼。2、案卷的裝盒。裝訂好的案卷應(yīng)裝進(jìn)卷盒保存，并填寫(xiě)卷盒封面的內(nèi)容。卷盒封面的內(nèi)容可以按規(guī)格打印在白紙或與卷盒顏色相近的牛皮紙上，剪裁后貼在卷盒封面的相應(yīng)位置。二、工程文件的歸檔要求1、歸檔的工程文件應(yīng)為原件。2、工程文件的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確，與工程實(shí)際相符合。其內(nèi)容及其深度必須符合國(guó)家有關(guān)工程勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程。3、工程文件必須書(shū)寫(xiě)工整、字跡清晰，編繪的竣工圖必須圖面整潔、線(xiàn)條清楚，簽字蓋章手續(xù)完備。工程文件的書(shū)寫(xiě)應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書(shū)寫(xiě)材料，如炭素墨水、藍(lán)黑墨水，不得使用易褪色的書(shū)寫(xiě)材料，如:紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、鉛筆、復(fù)寫(xiě)紙等。4、案卷內(nèi)文字材料的規(guī)格尺寸宜為16開(kāi)或A4幅面(297x210毫米)，圖紙宜采用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)圖幅。同一卷內(nèi)的文件材料幅畫(huà)要統(tǒng)一，小于規(guī)格的要進(jìn)行托裱，大于規(guī)格的應(yīng)將外邊內(nèi)折疊成規(guī)格尺寸。5、案，卷不宜過(guò)厚，文字材料卷立卷厚度一般不超過(guò)40mm，圖紙卷一般不超過(guò)50m6、卷內(nèi)文件的排列。文字材料按事項(xiàng)、專(zhuān)業(yè)順序排列。同一事項(xiàng)的請(qǐng)示與批復(fù)、同一文件的印本與定稿、主件與附什不能分開(kāi)，并按批復(fù)在前、請(qǐng)示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的順序排列;圖紙按專(zhuān)業(yè)排列，同專(zhuān)業(yè)圖紙按圖號(hào)順序排列。7、如工程項(xiàng)目有多幢建筑物或多個(gè)標(biāo)段，文件材料須分開(kāi)組卷。共用資料的原件可集中于其中一幢建筑物或一個(gè)標(biāo)段，其它建筑物或標(biāo)段需注明原件存放處。8、竣工圖必須加蓋竣工圖章和檔號(hào)章，方法見(jiàn)《竣工圖編制方法》。9、歸檔的聲像材料應(yīng)選用規(guī)范的裝具(如相片冊(cè)、相片卡片等)進(jìn)行整理、裝訂。相片、底片需標(biāo)明名稱(chēng)、拍攝時(shí)間、拍攝地點(diǎn)和攝影者;錄音、錄像帶要有配套的文字材料一同歸檔，文字材料內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確地揭示攝錄的內(nèi)容、主要人物、錄音(像)日期、帶長(zhǎng)及主要責(zé)任者等。第三部分：竣工圖編制方法一、竣工圖的定義竣工圖是施工過(guò)程中根據(jù)施工現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際發(fā)生的情況而繪制的反映工程建成后實(shí)際面貌和構(gòu)造的圖樣。它是建筑物、構(gòu)筑物、道路及管線(xiàn)工程施工結(jié)果在圖紙上的反映，是最終結(jié)果的真實(shí)記錄。二、編制竣工圖的責(zé)任者由于施工單位對(duì)現(xiàn)場(chǎng)情況最為熟悉，且所有工程設(shè)計(jì)的變更都必須由施工單位付諸施工才能實(shí)現(xiàn)，所以，編制竣工圖應(yīng)由施工單位負(fù)責(zé)。監(jiān)理、建設(shè)單位應(yīng)對(duì)竣工圖的編制進(jìn)行監(jiān)督、校對(duì)。編制竣工圖是一項(xiàng)技術(shù)性較強(qiáng)的工作，一般應(yīng)由較為了解現(xiàn)場(chǎng)情況的工程技術(shù)人員負(fù)責(zé)編制。三、編制竣工圖的方法竣工圖的編制是以施工圖為基礎(chǔ)，根據(jù)圖紙會(huì)審記錄、設(shè)計(jì)變更單、工程聯(lián)系單、隱蔽工程驗(yàn)收記錄等在原施工圖上修改或重新進(jìn)行繪制。具體方法如下:1、凡按圖施工沒(méi)有變更的工程，由施工單位在原施工圖上加蓋竣工圖章，按圖章內(nèi)容填寫(xiě)技術(shù)負(fù)責(zé)人、編制人、編制日期，即可作為竣工圖。2、凡在施工中，有一般性的變更，在原施工圖上加以修改補(bǔ)充后圖紙內(nèi)容仍清晰可辨的，則不須重新繪制，可在原圖上修改后加蓋竣工圖章，按圖章內(nèi)容填寫(xiě)，即可作為竣工圖。修改方法如下:(1)對(duì)于少量的文字和數(shù)據(jù)的修改，可用雙實(shí)線(xiàn)將被修改部分劃去，在其鄰近空白位置填寫(xiě)變更后的文字和數(shù)據(jù)，并注明修改依據(jù)(如"此處修改見(jiàn)*年*月*日第*號(hào)設(shè)計(jì)變更單")。(2)對(duì)于圖形或較多文字、數(shù)據(jù)的修改，可將要修改的內(nèi)容畫(huà)上方框并打"X"，用引出線(xiàn)或標(biāo)示符號(hào)指出修改內(nèi)容的位置，在附近空白位置繪出修改內(nèi)容，并注明修改依據(jù)(如"此處修改見(jiàn)*年*月*日?qǐng)D紙會(huì)審")。3、凡是結(jié)構(gòu)形式改變、工藝改變、平面布置大量改變、項(xiàng)目改變以及有其它重大改變或圖紙修改太多，修改后圖面混亂，分辨不清的應(yīng)整圖重新繪制。因設(shè)計(jì)原因造成的，由設(shè)計(jì)單位重新繪制，因施工原因造成的，由施工單位重新繪制，因其它原因造成的，則由建設(shè)單位委托設(shè)計(jì)單位重新繪制。不論何種情況，最后均由施工單位在新圖上加蓋竣工圖章并附以有關(guān)說(shuō)明和記錄，作為竣工圖。4、如果實(shí)際已進(jìn)行修改但對(duì)修改的內(nèi)容沒(méi)有發(fā)出"設(shè)計(jì)變更單"的應(yīng)由設(shè)計(jì)單位在實(shí)際修改位置加蓋圖紙修改章或圖紙核對(duì)章并簽上設(shè)計(jì)人員姓名。四、編制竣工圖的其它要求1、在編制竣工圖之前應(yīng)把所有涉及變更的設(shè)計(jì)文件收集好，所有的圖紙會(huì)審、設(shè)計(jì)修改單、工程聯(lián)系單均應(yīng)有設(shè)計(jì)部門(mén)蓋章，設(shè)計(jì)人員簽名。如設(shè)計(jì)修改單、工程聯(lián)系單無(wú)編號(hào)或編號(hào)不統(tǒng)一時(shí)應(yīng)重新進(jìn)行編號(hào)。2、竣工圖既必須與實(shí)物相符，又必須依據(jù)設(shè)計(jì)變更文件來(lái)進(jìn)行編制，也就是說(shuō)，竣工圖、設(shè)計(jì)變更文件、工程實(shí)物三者必須完全相符。對(duì)于實(shí)際已變更而沒(méi)有文件依據(jù)的必須在圖紙上修改后由設(shè)計(jì)單位確認(rèn)。3、所有設(shè)計(jì)變更文件必須按內(nèi)容逐條在相關(guān)的施工圖上進(jìn)行修改，并不得破壞或遮蓋有用的數(shù)據(jù)、文字及圖形。4、修改后的竣工圖紙的名稱(chēng)、順序、編號(hào)必須與圖紙目錄一致。圖紙目錄也是竣工圖的一部分，必須加蓋竣工圖章。5、利用原施工圖進(jìn)行編制作為竣工圖的，必須使用新藍(lán)圖。6、必須用不褪色的墨水來(lái)修改編制竣工圖，要做到規(guī)格統(tǒng)一，圖面整潔，線(xiàn)條清晰，字跡工整。五、竣工圖章的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格和要求1、竣工圖章的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格和尺寸(單位:mm)如下:注:a、編制人指負(fù)責(zé)把施工圖進(jìn)行修改編制成竣工圖的工程技術(shù)人員。b、技術(shù)負(fù)責(zé)人指工程現(xiàn)場(chǎng)負(fù)責(zé)各自施工流程和工藝的工程技術(shù)人員。c、審核人指工程現(xiàn)場(chǎng)或總公司施工技術(shù)的總負(fù)責(zé)人。2、竣工圖章的使用要求竣工圖章應(yīng)使用不褪色的紅色印泥，加蓋在藍(lán)圖圖紙標(biāo)簽附近的空白位置，不得遮蓋圖形、文字、數(shù)據(jù)和其它圖章，如圖標(biāo)附近無(wú)空白位置，可適當(dāng)挪移到離圖標(biāo)稍遠(yuǎn)的空白位置，但不得超出圖框。3、竣工圖的責(zé)任問(wèn)題竣工圖章是竣工圖的責(zé)任依據(jù)。施工、監(jiān)理單位有關(guān)人員應(yīng)勘日蓋"竣工圖章"及簽名之前對(duì)竣工圖的內(nèi)容進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后方可蓋章簽名，有關(guān)人員的簽名要求本人親筆簽名。蓋章簽名后，施工單位及簽名人員就是責(zé)任單位和責(zé)任人，必須對(duì)竣工圖的真實(shí)性負(fù)責(zé)，如由于竣工圖不真實(shí)所引起的一切后果，責(zé)任單位和責(zé)任人須負(fù)法律和經(jīng)濟(jì)責(zé)任。六、編制竣工圖的時(shí)間編制竣工圖-般應(yīng)在施工過(guò)程中編制，不能在竣工后才來(lái)編制竣工圖。這是因?yàn)槭┕と蝿?wù)一結(jié)束，工程技術(shù)人員有可能又有了新的施工任務(wù)，或者由于施工過(guò)程中往往出現(xiàn)工程技術(shù)人員的變換，使工程竣工后竣工圖的編制工作長(zhǎng)期得不到落實(shí);另外，建筑工程的周期較長(zhǎng)，如果平時(shí)基礎(chǔ)工作不做好，竣工后難以編制出準(zhǔn)確的竣工圖。七、竣工圖的整理方法1、按設(shè)計(jì)變更文件修改好施工圖，使之與實(shí)物相符。2、按各專(zhuān)業(yè)目錄對(duì)照?qǐng)D紙內(nèi)容，使目錄與圖紙?jiān)趦?nèi)容和順序上一致。3、竣工圖不須裝訂，應(yīng)去掉圖紙里的所有圖釘及鐵件。4、按手風(fēng)琴式或?qū)φ凼桨褕D紙折疊成4號(hào)圖|幅，使圖紙標(biāo)簽外露05、對(duì)圖紙進(jìn)行壓實(shí)υ6、所有圖紙都要在折疊的正面的空