企業(yè)行政管理

企業(yè)行政管理高燕12行政管理3企業(yè)行政管理4如何做好行政工作5心6明確崗位職責(zé)日常辦公事務(wù)管理包括日常事務(wù)的計劃安排、組織實施、信息溝通、協(xié)調(diào)控制、檢查總結(jié)以及獎勵懲罰等方面的管理工作；辦公物品管理包括辦公物品的發(fā)放、使用、保管及采購以及相應(yīng)制度的制定；文書資料管理包括印信管理、公文管理、檔案管理、書刊管理；會議管理包括會前準備、會中服務(wù)、會后工作；其他事務(wù)視各公司具體情況而定。

加強溝通溝通包括縱向溝通和橫向溝通。縱向溝通分為與上級溝通和與下級部門溝通。與上級溝通主要是要充分領(lǐng)悟上級領(lǐng)導(dǎo)的意思，把握住方向，同時將自己和下級部門的觀點很好的傳達給上級，這需要行政人員有觀察分析能力和表達能力。與下級溝通主要是執(zhí)行上級的決定以及收集整理下級部門各項信息，這就需要較強的應(yīng)變能力和組織能力。橫向溝通包括公司內(nèi)部相關(guān)職能部，與關(guān)系企業(yè)窗口部門和外界媒體政府機關(guān)等等。在傳達精神及布置工作任務(wù)及協(xié)調(diào)各部門工作時，務(wù)必真誠、謙虛。與外界溝通需要強的適應(yīng)能力和自我控制能力。

信息的收集和整理信息包括企業(yè)外部信息和內(nèi)部信息。外部信息具體包括：國家政治、法律、經(jīng)濟、政策規(guī)定；社會習(xí)慣、風(fēng)俗、時尚變化；市場需求、消費結(jié)構(gòu)、消費層次的變化；競爭企業(yè)信息；科學(xué)技術(shù)發(fā)展信息；突發(fā)事件等。內(nèi)部信息具體包括財務(wù)狀況；生產(chǎn)狀況；產(chǎn)銷狀況；采購、庫存信息；設(shè)備的使用和管理；人才資源等。作為一名行政管理人員最重要的是要及時了解企業(yè)內(nèi)部情況發(fā)展變化和國家政府機關(guān)相關(guān)政策和法律規(guī)定的變化。

良好的執(zhí)行力踏踏實實地去執(zhí)行。良好執(zhí)行力表現(xiàn)在：（1）什么事情該做，該怎么做。（2）如何更好更快完成該做的事情。（3）清除所有障礙。（4）形成企業(yè)執(zhí)行的制度和文化,讓執(zhí)行影響到每個員工

行政人員應(yīng)具備素質(zhì)、能力-18-6W2HPDCASWOT常用工作方法18-19-2H6W1W—Why—目的2W—What—內(nèi)容3W—Who—人4W—Whom—對象5W—When—何時6W—Where—地點1H—How—方法2H—Howmuch或Howmany—費用19-20-PDCA1、P（Plan）--計劃，確定方針和目標(biāo)，確定活動計劃；2、D（Do）--執(zhí)行，實地去做，實現(xiàn)計劃中的內(nèi)容；3、C（Check）--檢查，總結(jié)執(zhí)行計劃的結(jié)果，注意效果，找出問題；4、A（Action）--行動，對總結(jié)檢查的結(jié)果進行處理，成功的經(jīng)驗加以肯定并適當(dāng)推廣、標(biāo)準化；失敗的教訓(xùn)加以總結(jié)，以免重現(xiàn)，未解決的問題放到下一個PDCA循環(huán)。20-21-1、S：Strength，優(yōu)勢、強項2、W：Weakness，弱勢、缺點3、O：Opportunity，機會4、T：Threatness，威脅SWOTSWOT是一種分析方法關(guān)于企業(yè)：用來確定企業(yè)本身的競爭優(yōu)勢，競爭劣勢，機會和威脅，從而將公司的戰(zhàn)略與公司內(nèi)部資源、外部環(huán)境有機結(jié)合。因此，清楚的確定公司的資源優(yōu)勢和缺陷，了解公司所面臨的機會和挑戰(zhàn)，對于制定公司未來的發(fā)展戰(zhàn)略有著至關(guān)重要的意義。關(guān)于個人：職業(yè)規(guī)劃——經(jīng)營自己的長處21-22-行政部工作流程22辦公用品及日常用品的采購、發(fā)放管理檢查驗收部門申請出入登記月末盤存帳物相符監(jiān)督檢查物品采購主管審批請購計劃單查看庫存定期詢價議價23第一條每月25日，各部門負責(zé)人將該部門所需要的辦公用品應(yīng)及時上報行政部。行政部指定專人制定每月辦公用品計劃及預(yù)算；經(jīng)主管副總審批后由行政部統(tǒng)一購買、根據(jù)實際工作需要有計劃的于次月10日分發(fā)給各部門;第二條公司新員工的辦公用品，行政部根據(jù)人力資源部提供的名單和用品清單，負責(zé)為其配齊，以保證新員工的正常工作。負責(zé)購發(fā)辦公用品的人員要做到辦公用品的齊全、品種對路、量足質(zhì)優(yōu)、庫存合理、開支適當(dāng)、用品保管好;第三條負責(zé)購發(fā)辦公用品的人員要建立帳本，辦好入庫、出庫手續(xù)。出庫一定要由領(lǐng)取人員簽字;第四條因工作需要，確需某種專用辦公用品的部門，須由本部門經(jīng)理簽字、報上級領(lǐng)導(dǎo)批準后方可購買。發(fā)票除本部門經(jīng)理簽批外，需由上級領(lǐng)導(dǎo)簽批后，方可報銷;第五條領(lǐng)用辦公用品的部門，應(yīng)將本部門所需的辦公用品匯總填寫辦公用品領(lǐng)用單，經(jīng)部門經(jīng)理簽字后方可領(lǐng)取，如確實急需用品可到行政助理領(lǐng)取，填寫相應(yīng)的《部門辦公用品領(lǐng)用表》，流水號由行政部按月份及順序由行政部編寫，如9月第一張流水號0901、第二張流水號0902，以此類推且行政部所有記錄流水號均按此編寫；第六條日常領(lǐng)用文具需填寫《文具領(lǐng)用登記表》；第七條辦公用品管理一定要做到清潔、注意安全、放火、防盜、嚴格按照規(guī)章制度辦事，不允許非工作人員進入庫房;第八條對于離開公司的員工，按照入職時所領(lǐng)的清單收回辦公用品（已用過的筆、本除外）第九條每月月底，行政助理統(tǒng)計各部門費用，與財務(wù)部共同盤點庫存.辦公用品購發(fā)管理辦法24固定資產(chǎn)及低值易耗品的管理

資產(chǎn)分類建立臺帳清單每月盤存核對帳物25各部門基礎(chǔ)設(shè)備、設(shè)施維修管理

維修申請安排維修維修結(jié)束檢查驗收記錄備案26文件檔案的歸檔管理

文件、資料收集分類整理編號立卷歸檔裝訂成冊存放使用、傳閱控制27文件資料收發(fā)、傳真管理

文件資料的收發(fā)行政審閱上傳下達準確記錄傳真往來28各種費用的支付、控制

統(tǒng)計各項所要交納費用申請審批資金部門主管審批領(lǐng)導(dǎo)審批簽字支付各項費用歸類登記管理29對外關(guān)系建立維護

關(guān)系建立溝通協(xié)調(diào)檔案情況匯報合理調(diào)整30處理突發(fā)事件

突發(fā)事件出現(xiàn)主要情況收集妥善解決處理及時匯報領(lǐng)導(dǎo)減少不利影響處理結(jié)果匯報31后勤服務(wù)保障

擬定制度加強檢查收集建議員工滿意提高質(zhì)量安撫員工反饋32后勤服務(wù)保障熟悉安全制度明確安全目標(biāo)組織實施檢查提高防范意識規(guī)劃教育培訓(xùn)確保整體安全安全33執(zhí)行上級交辦事務(wù)

接受上級交辦任務(wù)匯報結(jié)果及時完成保質(zhì)保量確實了解、記錄工作要求34行政經(jīng)理行政助理行政內(nèi)務(wù)行政接待行政總務(wù)行政部崗位架構(gòu)35前臺接待前臺接待管理一、來客接待1、來客接待流程（預(yù)約/未預(yù)約）2、接待禮儀二、來電轉(zhuǎn)接1、來電接入/轉(zhuǎn)接流程2、電話禮儀三、函件收發(fā)1、信函與快件簽收/寄送流程

36前臺接待五、文件收發(fā)1、傳真發(fā)文/收文工作流程六、涉及表單1、來客登記表2、接待來訪登記表3、信函與快件簽收/寄送登記表4、傳真記錄清單37內(nèi)部事務(wù)管理一、辦公用品管理1、辦公用品申購流程2、辦公用品購買/領(lǐng)用流程3、使用表單辦公用品訂購審批單辦公用品臺賬報廢物品清單辦公用品領(lǐng)用表

38內(nèi)部事務(wù)管理二、辦公設(shè)備管理辦公設(shè)備購買審批流程辦公設(shè)備詢價流程辦公設(shè)備比價流程辦公設(shè)備采購流程使用表單：辦公設(shè)備配備登記表辦公設(shè)備更換登記表辦公設(shè)備性能狀態(tài)一覽表辦公設(shè)備維修記錄表39內(nèi)部事務(wù)管理三、文書檔案管理發(fā)文/收文管理流程檔案歸檔流程檔案借閱/歸還流程檔案銷毀流程使用表單：文書檔案借閱審批表文書檔案借閱登記表40內(nèi)部事務(wù)管理四、印章管理制刻申請流程使用審批流程：印章使用審批表印章使用登記表

41內(nèi)部事務(wù)管理五、證照管理證照年審流程證照使用審批/驗證流程證照使用審批表證照使用登記表

42內(nèi)部事務(wù)管理六、會議管理會議安排流程會議紀要會議工作評估表

43外部事務(wù)管理值班登記日志表保安執(zhí)勤日志表外出員工登記表來賓出入登記表安全狀況檢查表防火設(shè)施檢查表

安全事故報告書突發(fā)事故報告表事故統(tǒng)計匯總表電梯設(shè)備巡視/維修/保養(yǎng)記錄表一、安全保密管理人員出入管理流程消防安全管理流程安全檢查管理流程突發(fā)事件處理/應(yīng)對流程使用表單：44外部事務(wù)管理二、車輛管理車輛使用流程車輛加油管理流程車輛安全管理流程事故處理流程使用表單：車輛檢查表用車申請表派車記錄單車輛請修表保養(yǎng)記錄表車輛加油申請/記錄表車輛使用日志表車輛使用狀況月報表車輛事故現(xiàn)場記錄單車輛事故報告單45外部事務(wù)管理三、后勤管理員工宿舍管理流程員工食堂管理流程清潔衛(wèi)生管理流程企業(yè)綠化管理流程使用表單：食堂衛(wèi)生檢查表住宿申請表住宿人員登記卡宿舍分配明細表宿舍檢查登記表清潔衛(wèi)生管理表衛(wèi)生區(qū)域劃計劃表清潔工作安排表衛(wèi)生狀況檢查/評分表

46外部事務(wù)管理四、公關(guān)事務(wù)管理重要接待流程危機處理流程媒體宣傳流程使用表單：商務(wù)接待安排表公務(wù)接待審批表公關(guān)活動策劃表危機預(yù)警處理表危機記錄分析表危機結(jié)果匯總表例外事項工作安排記錄表47NVQ企業(yè)行政管理考試概述48考試時間2010年7月考試日期考試時間NVQ企業(yè)行政管理資格證書2010年7月11日上午9:00～11:30NVQ企業(yè)行政管理三級2010年12月考試日期考試時間NVQ企業(yè)行政管理資格證書2010年12月12日上午9:00～11:30企業(yè)行政管理三級49-50-證據(jù)：證明你勝任此崗位能力的憑證內(nèi)容：工作成果：類型：文件、報告、計劃、設(shè)計方案、研究成果等形式：文字、圖片、音像資料等證詞：應(yīng)試者的上級、同事、客戶等針對應(yīng)試者工作表現(xiàn)的描述，驗證應(yīng)試者工作成果信度和效度的憑證。提問記錄：考評員提問應(yīng)試者，考察應(yīng)試者工作能力可現(xiàn)場提問亦可筆答證據(jù)的補充形式現(xiàn)場觀察：情景模擬工作場景，觀察應(yīng)試者工作行為表現(xiàn)，考察其工作能力。準備證據(jù)50-51-A4紙書寫或打印，須標(biāo)明題目名稱、應(yīng)試者姓名；字跡清楚亦辨認；字數(shù)范圍：800——3000字；文件內(nèi)容邏輯結(jié)構(gòu)清晰，符合文件格式；提交音像或電子資料，須附帶文字形式闡明此證據(jù)的背景情況。工作成果具體要求51應(yīng)試者證據(jù)清單52應(yīng)試者證據(jù)清單元素1.1選購辦公設(shè)備和耗材證據(jù)是否符合以下元素范圍：為以下人員選購本人工作需要

他人工作需要Yes/No

Yes/No設(shè)計單位的辦公設(shè)備

辦公耗材Yes/No

Yes/No應(yīng)試者是否符合以下能力要求：1、確定要購置的設(shè)備和耗材的是當(dāng)前或預(yù)期工作所必須的，且考慮與原有設(shè)備的匹配關(guān)系Yes/No2、確定要購置的設(shè)備和耗材所放置的位置，安全可靠且有利于工作流程的進行

Yes/No3、對不同供應(yīng)商貨物的性能、價格、供貨地點、支付方式及售后服務(wù)等進行綜合比較及選擇

Yes/No4、在自己的職權(quán)范圍內(nèi)，依照單位程序訂貨購置，多征求使用者的反饋意見

Yes/No5、按照采購程序與供方仔細確定購貨內(nèi)容、總費用、交貨和售后服務(wù)等事宜，并形成文件

Yes/No6、按照進貨、驗貨程序檢查所購設(shè)備和耗材的型號、質(zhì)量、數(shù)量、價格及相應(yīng)單據(jù)

Yes/No7、若提供的貨物或單據(jù)不符合要求，要立即與供應(yīng)商聯(lián)系

Yes/No8、按單位規(guī)定辦理或存放購買貨物的相關(guān)文件及單據(jù)

Yes/No53應(yīng)試者證據(jù)清單元素2.1建立和維護有效的工作條件證據(jù)是否符合以下元素范圍：工作現(xiàn)場自己職責(zé)范圍內(nèi)的所有工作區(qū)域Yes/No

緊急情況1、生病2、意外事件3、火災(zāi)4、需要疏散5、泄密Yes/No應(yīng)試者是否符合以下能力要求：1、確認自己對有關(guān)健康、安全等相關(guān)規(guī)定以熟知，并遵照執(zhí)行Yes/No2、辦公室的設(shè)計和布局要符合健康、安全、保密的需要，達到企業(yè)標(biāo)準和體現(xiàn)團隊形象Yes/No3、辦公室的布局和位置要有利于單位工作流程，便于自己和他人高效地工作Yes/No4、監(jiān)督工作現(xiàn)場的工作條件符合法律法規(guī)要求，發(fā)現(xiàn)不符，及時、準確地向上級報告Yes/No5、識別、監(jiān)督工作現(xiàn)場的安全隱患，在職權(quán)范圍內(nèi)糾正、處置隱患因素或?qū)⑽：皶r、準確向上級報告Yes/No6、管理督促各種辦公設(shè)備的使用符合使用程序和安全操作規(guī)范Yes/No7、出現(xiàn)緊急情況，在自己的職權(quán)范圍內(nèi)根據(jù)單位程序及時、冷靜和有效的采取處理措施Yes/No8、清楚和準確的完成有關(guān)健康和安全的記錄Yes/No54應(yīng)試者證據(jù)清單元素3.1開發(fā)、執(zhí)行和維護程序證據(jù)是否符合以下元素范圍：職責(zé)范圍內(nèi)所包含

和如下人員協(xié)商舊程序（流程）的改造

開發(fā)新程序（流程）Yes/No

Yes/No和如下人員協(xié)商上級

程序（流程）涉及人員

單位內(nèi)專家Yes/No

Yes/No

Yes/No應(yīng)試者是否符合以下能力要求：1、在職權(quán)范圍內(nèi)主動尋找可改進或需要新建立的工作，并鼓勵相關(guān)人員共同參與Yes/No2、說明改進或新建工作程序的目的、理由和效益，作出具體建議匯報給上級Yes/No3、在領(lǐng)導(dǎo)同意后，與相關(guān)人員詳細商議執(zhí)行該工作程序的具體項目和輔助要求Yes/No4、確保提出的工作程序及其輔助要求滿足單位需要并與已制定的政策、法規(guī)協(xié)調(diào)一致Yes/No5、將充分商議后的工作程序編制整理定稿，并作出實施計劃Yes/No6、與相關(guān)人員再次討論實施計劃，并修改執(zhí)行Yes/No7、確保該程序所涉及的所有人員都清楚該工作程序及其具體要求，以順利實施Yes/No8、工作程序?qū)嵤┻^程中出現(xiàn)的問題應(yīng)及時向上級報告，并聽從指示Yes/No9、根據(jù)目的定期對該程序的實施情況跟蹤檢查，發(fā)現(xiàn)未正確執(zhí)行應(yīng)立即糾正，維護程序的效率Yes/No55應(yīng)試者證據(jù)清單元素3.2用計算機選擇適合的呈現(xiàn)信息方法編制較復(fù)雜的文件證據(jù)是否符合以下元素范圍：獲取和使用的信息源文字信息

電子信息

口頭信息Yes/No

Yes/No

Yes/No按照需求者要求制作的文件包含帶表格和圖形的報告

帶流程圖的報告

運用PPT制作的幻燈片Yes/No

Yes/No

Yes/No應(yīng)試者是否符合以下能力要求：1、明確需求者編制文件的主要內(nèi)容、具體要求和使用意圖Yes/No2、準確和有效的通過文件的信息源收集信息，開展調(diào)查研究Yes/No3、根據(jù)文件的目的選擇適當(dāng)?shù)某尸F(xiàn)信息的方法，使信息表達準確、簡明、生動Yes/No4、對已選擇的信息進行全面、綜合處理、確定編制文件的結(jié)構(gòu)和內(nèi)容Yes/No5、熟練的通過計算機相關(guān)功能準確的輸入編輯信息，使編制的文件符合呈現(xiàn)信息的最優(yōu)方法Yes/No6、編制文件要確保信息的安全和保密Yes/No7、檢查作出的文件，更正和修改，并根據(jù)需求者的要求調(diào)整Yes/No8、按照需求者意見保存文件、備份文件或打印文件Yes/No56應(yīng)試者證據(jù)清單元素3.3選擇恰當(dāng)?shù)姆椒ㄅc對方有效溝通證據(jù)是否符合以下元素范圍：展示自己能有效地與如下人員溝通同事上級外部與工作關(guān)聯(lián)的人員Yes/No

Yes/No

Yes/No展示自己能恰當(dāng)?shù)剡x擇溝通方法面對面電話Yes/NoYes/No書面電子郵件Yes/NoYes/No溝通內(nèi)容正面的反面的Yes/No

Yes/No應(yīng)試者是否符合以下能力要求：1、抓住時機采取主動姿態(tài)與對方溝通，努力建立有效地工作關(guān)系Yes/No2、針對時間、地點、內(nèi)容等不同情況選擇最恰當(dāng)?shù)姆椒ㄅc對方溝通Yes/No3、溝通交流的信息是準確的、有益的、講信用的，展示良好的個人形象和單位形象Yes/No4、溝通交流的信息是清楚的、有條理的，易于對方理解、明晰和回復(fù)Yes/No5、溝通時應(yīng)尊重對方，講究禮貌，用詞文雅，密切雙方關(guān)系Yes/No6、在自己職權(quán)范圍內(nèi)，用對方希望的方式及時回答對方對信息的需求Yes/No7、溝通中積極體察。收集對方反應(yīng)，促進雙方有效交流，達到溝通目的Yes/No8、能積極對待溝通中出現(xiàn)的分歧、保障，主動處理不同意見，消除矛盾Yes/No9、按照單位規(guī)定，溝通中確保信息的安全和保密Yes/No10、溝通中的困難超出自己的職權(quán)范圍，應(yīng)及時向有關(guān)人員匯報Yes/No57應(yīng)試者證據(jù)清單元素4.1制定工作計劃，監(jiān)控目標(biāo)完成證據(jù)是否符合以下元素范圍：計劃要點標(biāo)準

數(shù)量

完成日期

資源Yes/No

Yes/No

Yes/No

Yes/No相關(guān)聯(lián)的人上級

交辦者

團隊內(nèi)同事

團隊外同事

外單位人Yes/No

Yes/No

Yes/No

Yes/No

Yes/No參與完成者獨自完成

帶領(lǐng)他人

與他人協(xié)作Yes/No

Yes/No

Yes/No應(yīng)試者是否符合以下能力要求：1、清楚所要開展的每項工作的目標(biāo)、工作內(nèi)容和實施方法Yes/No2、按照工作的輕重緩急和緊急程度安排工作的優(yōu)先順序（緊急重要程度）Yes/No3、起草并與相關(guān)人員共同制定工作計劃，標(biāo)明標(biāo)準、內(nèi)容、資源、完成日期Yes/No4、為完成計劃，按優(yōu)化組合準備和分配所需的資源，包括人、財、物Yes/No5、確保工作計劃和實施過程符合單位的政策、規(guī)章、程序及本人的權(quán)限Yes/No6、將工作計劃清楚地通知相關(guān)人員，明確各自的行動和職責(zé)Yes/No7、利用有效手段維護和控制各項工作按照制定的計劃有條不紊的實施Yes/No8、根據(jù)既定目標(biāo)，按階段總結(jié)、分析和評估工作成果和計劃執(zhí)行情況Yes/No9、找出與計劃目標(biāo)偏差的原因，并在自己職權(quán)范圍內(nèi)采取正確的行動，如有必要，向有關(guān)人員匯報Yes/No10、根據(jù)情況變化，改變工作計劃或?qū)嵤┓桨傅膬?yōu)先順序，并與相關(guān)人員進行溝通Yes/No58應(yīng)試者證據(jù)清單元素4.2建立、發(fā)展和維護團隊效率證據(jù)是否符合以下元素范圍：證據(jù)關(guān)聯(lián)的

團隊人員同等職位

較低職位

較高職位Yes/No

Yes/No

Yes/No提供或接受與證據(jù)關(guān)聯(lián)的反饋信息正面的

反面的Yes/No

Yes/No應(yīng)試者是否符合以下能力要求：1、建立和維護與同事的良好關(guān)系，有效地與他人協(xié)作完成團隊工作Yes/No2、遵守對同事的許諾，執(zhí)行對同事的委托，否則要在恰當(dāng)時機向其解釋原因Yes/No3、為團隊效率和整體工作的完成，向同事提供所需的信息和其他支持Yes/No4、制定計劃和分配工作時，考慮團隊成員的能力，并符合他們的發(fā)展需要Yes/No5、當(dāng)同事不能按時完成工作時，應(yīng)在自己的職權(quán)范圍內(nèi)提供多方幫助，并征得對方同意Yes/No6、發(fā)現(xiàn)與工作質(zhì)量有關(guān)問題，應(yīng)及時提出并與相關(guān)人員討論，維護團隊信譽和效益Yes/No7、向團隊成員提供反饋信息和建議應(yīng)該是清晰的、建設(shè)性的和不公開的Yes/No8、交流、反饋和實施幫助的時間、地點和方法應(yīng)適應(yīng)不同同事的情況，以促進團隊的凝聚和發(fā)展Yes/No9、識別工作關(guān)系中出現(xiàn)的一些問題和分歧，從大局出發(fā)主動與對方溝通以解決Yes/No10、當(dāng)與同事的關(guān)系出現(xiàn)矛盾并超出自己解決的范圍時，應(yīng)按照單位的程序給予解決Yes/No59應(yīng)試者證據(jù)清單元素5.1會中記錄和會后整理證據(jù)是否符合以下元素范圍：會議目的決定性會議

交流性會議Yes/No

Yes/No參會人員

范圍單位內(nèi)部

單位外部Yes/No

Yes/No應(yīng)試者是否符合以下能力要求：1、根據(jù)會議要求充分準備進行會議記錄的用品和必要的設(shè)備Yes/No2、閱讀會議議程和相關(guān)文件，力求對會議內(nèi)容和有關(guān)術(shù)語有一定了解Ye