硬件及軟件采購管理制度

硬件及軟件采購管理制度1.前言硬件和軟件是企業(yè)正常運營和發(fā)展所必需的基礎(chǔ)設(shè)施。為了更好地管理和規(guī)范硬件及軟件采購行為，提高采購效率和資源利用率，訂立本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部全部涉及硬件及軟件采購的部門和人員，包含但不限于采購部門、技術(shù)部門、審批人員等。3.采購需求確定部門或項目負責(zé)人需提前明確并認真描述所需硬件及軟件的功能要求、品牌、型號、數(shù)量等。需求描述需提交給采購部門，并經(jīng)過相關(guān)部門審核和技術(shù)評估后確認。采購部門將審核通過的采購需求匯總，并訂立采購計劃。4.供應(yīng)商選擇與評估采購部門將依據(jù)采購計劃和需求，找尋潛在的供應(yīng)商。供應(yīng)商必需具備合法經(jīng)營資質(zhì)，具備良好的商業(yè)信譽和售后服務(wù)保障本領(lǐng)。采購部門將對潛在供應(yīng)商進行評估，包含但不限于產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交付本領(lǐng)、售后服務(wù)等方面。評估結(jié)果將作為供應(yīng)商選擇的緊要依據(jù)，通過評估的供應(yīng)商將被列入供應(yīng)商庫中。5.采購合同簽訂采購部門將依據(jù)評估結(jié)果，與供應(yīng)商協(xié)商確定采購合同的具體條款和條件。采購合同應(yīng)明確產(chǎn)品名稱、型號、數(shù)量、價格、付款方式、交付時間、售后服務(wù)等內(nèi)容。采購合同應(yīng)由采購部門負責(zé)人和供應(yīng)商的授權(quán)代表雙方簽字確認，并備案歸檔。6.采購執(zhí)行與驗收采購部門負責(zé)監(jiān)督采購合同的執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按合同要求交付商品或供應(yīng)服務(wù)。采購部門應(yīng)與供應(yīng)商及時溝通，解決可能顯現(xiàn)的問題和糾紛。采購部門將組織對采購的硬件及軟件進行驗收，驗收標準以采購需求中商定的功能、性能和質(zhì)量要求為準。驗收合格后，采購部門負責(zé)通知財務(wù)部門進行付款。7.硬件及軟件資產(chǎn)管理完成采購的硬件及軟件資產(chǎn)將納入公司資產(chǎn)管理范圍。各部門負責(zé)人需依照公司資產(chǎn)管理制度的要求，做好硬件及軟件資產(chǎn)的登記、調(diào)配、維護和報廢工作。硬件及軟件資產(chǎn)的使用期限及維護保養(yǎng)應(yīng)依照相關(guān)合同商定或者供應(yīng)商的規(guī)定進行管理。8.更改管理部門或項目負責(zé)人對已采購的硬件及軟件有更改需求時，應(yīng)提出更改申請。更改申請需經(jīng)過相關(guān)部門審核，并依照采購流程進行更改管理。更改后的硬件及軟件需重新進行驗收及資產(chǎn)登記。9.違規(guī)處理對違反本制度的相關(guān)責(zé)任人，將按公司相關(guān)紀律處分規(guī)定進行處理。對供應(yīng)商存在欺詐、虛假宣傳、質(zhì)量不合格等違規(guī)行為的，將視情節(jié)嚴重程度，進行警告、停止合作等處理。對于有意違規(guī)采購、造成嚴重經(jīng)濟損失的，將追究相關(guān)責(zé)任人的法律責(zé)任。10.審核和修訂本制度需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過，并定期進行評估和修訂。采購部門負責(zé)制度的實施和監(jiān)督，相關(guān)部門負責(zé)人負責(zé)各自部門內(nèi)的具體執(zhí)行。如有需要，各部門可對本制度提出修訂看法，需經(jīng)采購部門審核后，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準。11.附則本制度自發(fā)布之日起生效，企業(yè)全體員工應(yīng)嚴格遵守，如有違反將依