文件控制程序作業(yè)指導(dǎo)書

文件控制程序第一章：前言對公司文件的編制、審批、發(fā)放、使用、更改、作廢、回收、控制管理等做出明確的規(guī)范。本程序適用于公司各種文件的控制和管理。第二章：定義第一條：公文：包括報告、通知、通告、方案、會議紀要等常用文件。第二條：管理標準：指為實現(xiàn)管理職能，規(guī)范與公司管理有關(guān)的重復(fù)事物、概念和需要協(xié)調(diào)統(tǒng)一的管理事項而制定的標準。第三條：外來文件：來自公司外部，為公司所引用的文件，包括但不限于國際、國家、行業(yè)的各種標準和各項政策、法律法規(guī)等。第三章：職責第一條：行政人事部是一級管理標準的管理部門，負責一級管理標準的管理和控制。第二條：各部門負責部門二三級管理標準和與本部門工作相關(guān)的外來文件的管理和控制。第四章：文件的編寫和審批第一條：一級管理標準1.各部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營管理需要起草相應(yīng)的管理標準，經(jīng)部門負責人審核后提交行政人事部，行政人事部對文件的合理性、符合性、可操作性進行審核和標準化審核，起草人根據(jù)行政人事部的審核意見進行適當修改。修改完成后由行政人事部以郵件等形式發(fā)相關(guān)的部門人員充分征求意見兩個工作日，并將意見反饋給標準起草人。2.標準起草人對各部門反饋意見進行匯總，并將處理意見以郵件形式發(fā)相關(guān)人員進行答復(fù)說明，必要時（有重大影響或出現(xiàn)大量的不同意見等情況）應(yīng)修訂后重新征求意見或組織相關(guān)單位人員召開專題討論會。3.起草/修訂人處理反饋意見正式定稿、簽審?fù)瓿珊笥尚姓耸虏繗w檔并受控下發(fā)執(zhí)行。第二條：部門二三級管理標準1.部門二三級管理標準根據(jù)內(nèi)部需求編制，經(jīng)直接上級審核、部門負責人批準后加蓋部門內(nèi)部受控章，統(tǒng)一發(fā)布執(zhí)行。2.部門二三級管理標準只對部門內(nèi)部有效。第五章：文件的編號管理第一條：公司一級管理標準的編號規(guī)則：如QG/XX01.001-01管理標準的代號規(guī)定：第二條：部門二三級管理標準1.各單位負責部門二三級管理標準的編號管理，以確保標準編號的準確性和唯一性。2.部門二級管理標準的編號規(guī)則：如SC/01.001-01說明:文件類別由各部門根據(jù)內(nèi)部管理情況自行分類，如生產(chǎn)計劃類、綜合管理類、安全管理類、倉儲管理類…3.各部門三級管理標準的編號由各部門內(nèi)部自行確定文件格式、編號規(guī)則、編制及審批權(quán)限。第三條：通知、通報、會議紀要、報告、方案等文件按統(tǒng)一規(guī)則進行編號受控管理。編號說明：如公司的通知（2404）TZ-SC-001文件類別代號：第四條：技術(shù)圖紙按統(tǒng)一規(guī)則進行編號受控管理。編號說明：如公司的技術(shù)圖紙TZ/SZ001.01第六章：文件、技術(shù)圖紙的發(fā)放要求第一條：一級管理標準的發(fā)放范圍為全公司，二三級管理標準在部門內(nèi)部發(fā)放。第二條：一級管理標準由行政人事部統(tǒng)一加蓋“受控”印章或標注“受控”字樣；二三級管理標準由各起草部門加蓋“受控”印章或標注“受控”字樣。第三條：技術(shù)圖紙由技術(shù)部門或行政人事部加蓋“受控”印章或標注“受控”字樣。第四條：標準、技術(shù)圖紙的發(fā)布可以以電子郵件形式發(fā)布，新版文件、圖紙發(fā)布，舊版文件自動廢止。若以紙介形式發(fā)放標準及圖紙，由責任部門復(fù)制文件，加蓋受控印章，填寫《文件、圖紙發(fā)放回收登記表》并下發(fā)與回收舊版文件。第七章：文件、技術(shù)圖紙的歸檔與管理第一條：所有的文件、圖紙均應(yīng)分類存放在干燥、通風(fēng)、安全的地方。第二條：公司級的公文及外來文件、一級管理標準等由行政人事部保存和管理；部門文件由各部門保存和管理，技術(shù)圖紙由技術(shù)部門、質(zhì)量部門、生產(chǎn)部門保存和管理。各管理人員應(yīng)建立《文件、圖紙記錄清單》,及時更新清單中的文件、圖紙信息。第三條：對以電子文檔歸檔的文件、圖紙，文件管理人員必須做好電子文檔、圖紙的備份工作。第四條：各使用人應(yīng)確保文件、圖紙的整潔、清晰和完整，不得私自對“受控”文件進行涂畫、更改、增減和拆頁。第五條：當文件、圖紙破損而影響使用時，行政人事部可向文件發(fā)放部門申請更換，補發(fā)完好的有效文件，但破損文件、圖紙必須由發(fā)文部門回收。第六條：如文件、圖紙丟失，責任部門應(yīng)向發(fā)文部門提出補發(fā)申請，經(jīng)批準后予以補發(fā)。丟失的文件、圖紙一旦找回，應(yīng)立即交回發(fā)文部門。第七條：外來文件管理產(chǎn)品質(zhì)量、工藝、財務(wù)、銷售、采購等相關(guān)文件由文件接收部門使用附表《外來文件清單》簽字，根據(jù)文件內(nèi)容及要求傳遞至適用的部門，由適用部門給出處理辦法（回復(fù)、知悉、執(zhí)行、申報、歸檔）并存檔備案,建立《外來文件清單》。第八章：文件、圖紙的修訂與作廢第一條：公司員工對管理文件提出修改建議，可以電子郵件的形式向文件歸口管理部門提交意見，文件歸口管理部門針對實際情況對管理文件進行修改，并重新審批、發(fā)布。第二條：最新版本文件、圖紙發(fā)布后，舊版自動作廢。如屬紙介文件、圖紙，文件、圖紙管理員根據(jù)《文件、圖紙發(fā)放回收登記表》將受控發(fā)出的舊版本文件、圖紙收回作廢或銷毀，并在發(fā)文記錄上做好標識。如為電子版文件、圖紙，由發(fā)布部門以電子郵件通知相關(guān)部門，并同時立即更新網(wǎng)上或共享電子文件、圖紙，確保各部門使用最新版本。第三條：正式發(fā)布的標準，除由各單位提出進行修訂外，由行政人事部每年組織有關(guān)單位、人員評審一次；復(fù)審后，提出有