HYT 056-2010 海洋科學(xué)技術(shù)研究檔案業(yè)務(wù)規(guī)范（正式版）

中華人民共和國海洋行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)代替HY/T056—2001海洋科學(xué)技術(shù)研究檔案業(yè)務(wù)規(guī)范1HY/T056—2010前言 V 2規(guī)范性引用文件 3術(shù)語和定義 4總體要求 25科研文件的收集 25.1科研文件的積累 25.2科研文件的匯總 25.3科研文件的審查 25.4科研文件的鑒定 36科研文件的整理 36.1整理單元構(gòu)成 36.2紙質(zhì)文件整理 36.2.1裝訂 3 36.2.3排序 36.2.4立卷 36.2.5文件裝盒 46.2.6編制卷內(nèi)目錄 46.2.7編制卷內(nèi)備考表 46.2.8編制案卷封面 6.2.9編制案卷脊背 56.3電子文件整理 56.3.1歸檔載體 56.3.2分類 56.3.3文件命名 56.3.4文件組織 5 56.3.6建立說明文件 56.3.7歸檔載體制作 56.3.8標(biāo)識(shí)包裝 66.3.9建立歸檔電子文件目錄 66.4建立替代卷 67科研文件的歸檔 67.1歸檔要求 67.2歸檔份數(shù) 77.3歸檔時(shí)間 77.4歸檔程序 7ⅡHY/T056—20107.4.1歸檔審查 77.4.2辦理歸檔手續(xù) 78科研檔案的整理、編目和保管 78.1科研檔案的整理 78.1.1檔號(hào)標(biāo)引 8.1.2排序排重 88.1.3分類標(biāo)引 88.1.4主題標(biāo)引 88.1.5科研文件的補(bǔ)充與修改 88.2科研檔案的編目 98.2.1編制案卷目錄 98.2.2編制文件目錄 98.2.3編制全引目錄 98.2.4編制其他目錄 98.3科研檔案的保管 98.3.1保管要求 98.3.2保管環(huán)境 98.3.3檢查維護(hù) 99科研檔案的統(tǒng)計(jì)和利用 9.1科研檔案的統(tǒng)計(jì) 9.1.1統(tǒng)計(jì)形式 9.1.2統(tǒng)計(jì)指標(biāo) 9.1.3統(tǒng)計(jì)要求 9.2科研檔案的利用 9.2.1利用要求 9.2.2檔案閱覽 9.2.3檔案咨詢 9.2.4檔案開發(fā) 9.2.5利用效果分析 10科研檔案的鑒定、銷毀和移交 10.1科研檔案的鑒定 10.1.1鑒定內(nèi)容 10.1.2鑒定時(shí)間 10.1.3鑒定程序 10.2科研檔案的銷毀 10.2.1編制銷毀清冊(cè) 10.2.2銷毀程序 10.3科研檔案的移交 10.3.1移交原則 10.3.2移交時(shí)間和范圍 10.3.3移交程序 10.4科研檔案的調(diào)整 附錄A(規(guī)范性附錄)科研文件歸檔范圍與檔案保管期限 ⅢHY/T056—2010附錄B(規(guī)范性附錄)科研文件歸檔說明書格式 附錄C(規(guī)范性附錄)科研文件整理用表格式 附錄D(規(guī)范性附錄)科研檔案管理用表格式 參考文獻(xiàn) 圖B.1歸檔說明書封面式樣 圖B.2歸檔說明書第1頁式樣 20圖B.3歸檔說明書第2頁式樣 21圖B.4歸檔說明書第3頁式樣 22圖B.5歸檔說明書第4頁式樣 23圖B.6歸檔說明書第5頁式樣 24圖C.1科研文件鑒定登記表式樣 25圖C.2卷盒式樣 26圖C.3卷盒展開示意圖 圖C.4卷內(nèi)目錄式樣 28圖C.5卷內(nèi)備考表式樣 圖C.6案卷封面式樣 30圖C.7案卷脊背式樣 圖C.8檔號(hào)章式樣 圖C.9歸檔電子文件目錄式樣 圖C.10科研文件歸檔清單式樣 圖D.1科研檔案修改申請(qǐng)單式樣 圖D.2案卷目錄式樣 圖D.3目錄封面式樣 圖D.4文件目錄表式樣 38圖D.5全引目錄一案卷目錄表式樣 圖D.6科研檔案利用效益記錄表式樣 40圖D.7科研檔案鑒定記錄表式樣 41圖D.8科研檔案銷毀清冊(cè)封面式樣 42圖D.9科研檔案銷毀清冊(cè)式樣 43圖D.10科研檔案交接文據(jù)式樣 表A.1海洋科學(xué)技術(shù)研究文件歸檔范圍與檔案保管期限表 V本標(biāo)準(zhǔn)與HY/T056—2001相比主要變化如下：——增加了規(guī)范性引用的文件(見2);——增加了術(shù)語和定義(見3.3、3.4、3.5);——增加了“總體要求”一章(見4);——修改了文件材料的形成與積累、審查和歸檔的標(biāo)題與內(nèi)容(見2001年版的4.1、4.2;本版的5、——增加了整理單元構(gòu)成條款(見6.1);——修改了文件材料的整理、立卷的標(biāo)題與內(nèi)容(見2001年版的4.3;本版的6.2、6.3);——?jiǎng)h除了文件材料的立卷、審查和歸檔中的行政性條款(見2001年版的4.1.1、4.1.3、4.3.1、——?jiǎng)h除了文件材料的整理、立卷中不同尺寸的文件材料要統(tǒng)一折疊為A4幅面的內(nèi)容(見2001年版的4.3.12.4);——?jiǎng)h除了檔案的整理中術(shù)語解釋性內(nèi)容(見2001年版的5.1.1、5.1.1.1、5.1.1.1.1);——?jiǎng)h除了檔案互見性標(biāo)引條款(見2001年版的5.1.1.3);——?jiǎng)h除了室藏號(hào)的編制(見2001年版的5.1.1.4);——?jiǎng)h除了組成課題代碼的一般規(guī)則(見2001年版的5.1.1.1.4);——增加了照片整理?xiàng)l款(見6.2.3.2、6.2.3.4、6.2.4.4d));——增加了非成冊(cè)圖件整理?xiàng)l款(見6.2.3.3);——增加了文件裝盒條款(見6.2.5);——增加了建立替代卷?xiàng)l款(見6.4);——修改了歸檔移交標(biāo)題與內(nèi)容(見2001年版的4.4、4.4.1、4.4.2、4.4.4.1;本版的7、7.1、7.1.5);——修改了檔號(hào)結(jié)構(gòu)條款(見2001年版的5.1.1.1.2;本版的8.1.1.1);——增加了分類、主題標(biāo)引條款(見8.1.3、8.1.4);——修改了新補(bǔ)文件材料的整理方法(見2001年版的5.1.1.5.2;本版的8.1.5.2);——?jiǎng)h除了檔案館的檔案整理(見2001版的5.1.2);——修改了檔案保管的條款(見2001年版的5.3.1、5.3.2、5.3.3;本版的8.3.1、8.3.2、8.3.3);——修改了檔案統(tǒng)計(jì)條款(見2001年版的7.1;本版的9.1);——修改了檔案開發(fā)和利用條款(見2001年版的7.2、7.3、7.4;本版的9.2);——修改了檔案移交和接收條款(見2001年版的6.1、6.3、6.4、6.5、6.6、6.7;本版的10.3.1、——增加了檔案鑒定程序(見10.1.3);——增加了移交檔案運(yùn)送條款(見10.3.3.3);——修改了海洋科研文件材料歸檔范圍和保管期限表(見2001年版的附錄A.1、A.2;本版的附錄——修改了海洋科研課題文件材料歸檔說明書(見2001年版的附錄B圖B.1、B.2、B.5、B.6;本——修改了海洋科研文件材料和檔案用表格式標(biāo)題(見2001年版附錄C;本版的附錄C、附錄D);——?jiǎng)h除了檔案卷夾格式(見2001年版附錄D圖D.3);——修改了海洋科研檔案案卷封面格式(見2001年版的附錄C圖C.4;本版的附錄C圖C.6);——增加了歸檔電子文件目錄式樣(見附錄C圖C.9);——修改了海洋科研文件材料歸檔移交單格式(見2001年版的附錄C圖C.5;本版的附錄C——修改了海洋科研檔案案卷目錄格式(見2001年版的附錄C圖C.10;本版的附錄D圖D.2);——增加了科研檔案目錄封面式樣(見附錄D圖D.3);——修改了海洋科研檔案鑒定登記表格式(見2001年版的附錄C圖C.13;本版的附錄D圖D.7);——?jiǎng)h除了海洋科研檔案借閱登記簿格式(見2001年版的附錄C圖C.11);——修改了海洋科研檔案移交(接收)清單格式(見2001年版的附錄C圖C.9;本版的附錄D圖本標(biāo)準(zhǔn)附錄A、附錄B、附錄C和附錄D為規(guī)范性附錄。本標(biāo)準(zhǔn)由國家海洋局辦公室提出。本標(biāo)準(zhǔn)由全國海洋標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會(huì)(SAC/TC283)歸口。本標(biāo)準(zhǔn)起草單位：中國海洋檔案館、國家海洋局北海分局、國家海洋技術(shù)中心、國家海洋局第二海洋研究所。袁澤軼。本標(biāo)準(zhǔn)所代替標(biāo)準(zhǔn)的歷次版本發(fā)布情況為：1海洋科學(xué)技術(shù)研究檔案業(yè)務(wù)規(guī)范本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了海洋科學(xué)技術(shù)研究文件材料收集、整理和歸檔以及海洋科學(xué)技術(shù)研究檔案整理、編目、保管和開發(fā)利用等的基本方法和要求。本標(biāo)準(zhǔn)適用于海洋科學(xué)技術(shù)研究檔案業(yè)務(wù)工作。2規(guī)范性引用文件下列文件中的條款通過本標(biāo)準(zhǔn)的引用而成為本標(biāo)準(zhǔn)的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單(不包括勘誤的內(nèi)容)或修訂版均不適用于本標(biāo)準(zhǔn)，然而，鼓勵(lì)根據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)達(dá)成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標(biāo)準(zhǔn)。GB/T11821照片檔案管理規(guī)范GB/T11822科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求GB/T18894電子文件歸檔與管理規(guī)范DA/T18檔案著錄規(guī)則檔案庫房技術(shù)管理暫行規(guī)定，國家檔案局國家海洋局接收海洋檔案進(jìn)館暫行辦法，國家海洋局3術(shù)語和定義DA/T1—2000確定的以及下列術(shù)語和定義適用于本標(biāo)準(zhǔn)。海洋科學(xué)技術(shù)研究文件recordsonmarinescientificandtechnologicalresearch國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在海洋科學(xué)與技術(shù)研究活動(dòng)中形成的各種形式的信息記錄。海洋科學(xué)技術(shù)研究檔案archivesonmarinescientificandtechnologicalresearch國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在海洋科學(xué)與技術(shù)研究活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄。歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件；正本與定稿為一件；正文與附件為一件；來文與復(fù)文為一件；譯文與原文為一件；報(bào)告、表冊(cè)、圖冊(cè)文件等一冊(cè)(本)為一件；圖件一幅為一件；反映單一事件或事物一次性產(chǎn)生的一組照片為一件；以能獨(dú)立有效使用的電子文件(夾)為一件，數(shù)據(jù)庫或軟件文件夾為一件。整理單元arrangementunit對(duì)同一工作的歸檔海洋科學(xué)技術(shù)研究文件進(jìn)行系統(tǒng)整理的單位。替代卷replacingfile用以保存電子文件載體、大開本圖件或資料、樣品樣本等實(shí)體的紙質(zhì)目錄和說明信息，并指示實(shí)體存放位置的案卷。24總體要求4.1海洋科學(xué)技術(shù)研究檔案(以下簡(jiǎn)稱科研檔案)業(yè)務(wù)工作應(yīng)遵守國家檔案法律、法規(guī)，符合海洋事業(yè)4.2科研檔案業(yè)務(wù)應(yīng)納入海洋科學(xué)技術(shù)研究工作(以下簡(jiǎn)稱科研工作)管理體系，下達(dá)科研工作任務(wù)的同時(shí)布置建檔工作；檢查科研工作進(jìn)度的同時(shí)檢查海洋科學(xué)技術(shù)研究文件(以下簡(jiǎn)稱科研文件)形成的質(zhì)量以及積累、整理和保管情況；驗(yàn)收科研工作任務(wù)前，先驗(yàn)收科研檔案；鑒定、4.4歸檔科研文件整理應(yīng)遵循科研文件的自然形成規(guī)律和成套性特點(diǎn)；保持科研文件之間的有機(jī)聯(lián)4.5歸檔科研文件應(yīng)原始、真實(shí)，能全面反映科研工作的軌跡和取得的科研成果；其保管單元易于移4.6紙質(zhì)文件載體和書寫材料應(yīng)符合長(zhǎng)久保存要求；電子文件應(yīng)保證載體有效，應(yīng)被機(jī)器有效識(shí)別和5科研文件的收集5.1科研文件的積累5.1.1科研文件收集積累按照歸檔范圍(見附錄A)進(jìn)行。5.1.2科研文件積累時(shí)應(yīng)做好登記工作，及時(shí)記錄文件形成單位(責(zé)任者)、形成日期、文件題名等特征5.1.3電子文件積累時(shí)應(yīng)按GB/T18894規(guī)定的通用格式的要求執(zhí)行，無法轉(zhuǎn)成通用格式存儲(chǔ)的電子文件應(yīng)與相關(guān)軟件一并積累。電子文件運(yùn)行的軟硬件環(huán)境信息或元數(shù)據(jù)應(yīng)與電子文件同時(shí)積累。5.1.4應(yīng)對(duì)電子文件采取嚴(yán)格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動(dòng)，并隨時(shí)備份，存儲(chǔ)于能夠脫機(jī)保存的載體上。5.1.5積累反映科研工作重要事件、主要人物、關(guān)鍵過程和主題場(chǎng)景的照片時(shí)，應(yīng)及時(shí)附加相關(guān)說明信息。數(shù)碼照片或膠片與其印件同時(shí)積累。5.1.6錄音、錄像文件的積累應(yīng)保持原始載體形式；需要重復(fù)使用的載體，按照通用格式轉(zhuǎn)存到其他載5.1.7科研文件在積累期間因工作人員變動(dòng)產(chǎn)生流動(dòng)時(shí)，應(yīng)及時(shí)記錄相關(guān)信息。5.2科研文件的匯總匯總已積累的科研文件及其保管利用記錄，并根據(jù)科研工作實(shí)際情況和附錄A要求，收集齊全相5.3科研文件的審查5.3.1科研文件審查應(yīng)由科研工作組、科研工作部門、科研工作管理部門逐級(jí)進(jìn)行。5.3.3科研文件審查內(nèi)容包括科研文件的真實(shí)性、原始性、完整性和齊全性。對(duì)電子文件增加有效性和安全性審查。5.3.4審查過程中，若發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)糾正。審查合格后，將審查意見填入科研文件歸檔說明書第4頁，式樣見附錄B圖B.5。35.4科研文件的鑒定5.4.1科研工作管理部門組織有關(guān)專家會(huì)同科研工作部門和檔案部門，根據(jù)科研工作的任務(wù)來源、投入規(guī)模、學(xué)術(shù)意義、科研水平、效益效應(yīng)、應(yīng)用影響等情況，對(duì)科研文件整體價(jià)值進(jìn)行鑒定。5.4.2科研文件整體價(jià)值分為重大、重要或一般三個(gè)級(jí)別。鑒定結(jié)果應(yīng)填入科研文件鑒定登記表，式樣見附錄C圖C.1。5.4.3科研文件的保管期限定為永久、30年和10年。5.4.4根據(jù)科研文件的整體價(jià)值，按附錄A確定每份科研文件的保管期限。6科研文件的整理6.1整理單元構(gòu)成6.1.1非常規(guī)性科研工作以獨(dú)立分解的任務(wù)所形成的歸檔文件作為一個(gè)整理單元。6.1.2常規(guī)性科研工作以年度所形成的文件為一個(gè)整理單元。6.2紙質(zhì)文件整理6.2.1.1科研文件按件裝訂。6.2.1.2裝訂材料應(yīng)不銹蝕、不老化。頁數(shù)較少的可采用左上角“粘貼”或“不銹鋼訂書釘(夾)”;頁數(shù)較多的采用“三孔一線”裝訂法。6.1.1.3文件裝訂時(shí)，一般印件在前，定稿在后；正件在前，附件在后；復(fù)文在前，來文在后；譯文在前，原文在后。6.1.1.4線裝或膠訂成冊(cè)的報(bào)告或出版物不重新裝訂；照片印件不裝訂。6.2.2.1科研文件首先分為業(yè)務(wù)管理類文件和技術(shù)成果類文件，然后各自按工作階段分為準(zhǔn)備立項(xiàng)、研究實(shí)施、總結(jié)鑒定、申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)和推廣應(yīng)用等階段，最后按問題細(xì)分。分類級(jí)別逐漸降低，具體分類內(nèi)容見附錄A。6.2.2.2按附錄A中的最低一級(jí)類目，確定科研文件的類目號(hào)。6.2.3.1科研文件按類目號(hào)順序排列，相同類目號(hào)的文件按形成時(shí)間先后排列。6.2.3.2照片、非成冊(cè)圖件與其他科研文件分開排序。6.2.3.3對(duì)非成冊(cè)圖件，有圖號(hào)的按圖號(hào)排序，無圖號(hào)的按類排列。6.2.3.4照片(附底片)按拍攝時(shí)間先后排序。6.2.3.5在排序時(shí)剔除相同的文件。6.2.4立卷6.2.4.1案卷構(gòu)成案卷按下列要求構(gòu)成：a)案卷在同一整理單元內(nèi)構(gòu)成；b)按附錄A最低一級(jí)類目號(hào)確定案卷構(gòu)成；c)相同類目號(hào)內(nèi)根據(jù)文件數(shù)量和厚度可組成一卷或多卷；d)相同類目號(hào)的文件較少時(shí)，可適當(dāng)向上一級(jí)類目擴(kuò)展組合；e)同一類目下不同學(xué)科的海洋要素記錄應(yīng)分開立卷；f)電子文件的紙質(zhì)說明文件與相應(yīng)的電子文件介質(zhì)分開立卷和存放；g)立檔單位有約定需特殊保管的文件可單獨(dú)立卷。6.2.4.2卷內(nèi)材料放置卷內(nèi)材料按卷內(nèi)目錄(式樣見附錄C圖C.4)、序列文件、卷內(nèi)備考表(式樣見附錄C圖C.5)順序疊放。46.2.4.3編制件號(hào)件號(hào)按下列要求編制：b)自阿拉伯?dāng)?shù)字“1”起依次編制，并標(biāo)注在件首頁右上角加蓋的檔號(hào)章序號(hào)欄內(nèi)，檔號(hào)章式樣見c)卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編件號(hào)。6.2.4.4編制頁號(hào)頁號(hào)按下列要求編制：a)按件對(duì)有書寫內(nèi)容的頁面自阿拉伯?dāng)?shù)字“1”起順序編制；b)單面書寫的頁號(hào)編寫在其右下角，雙面書寫的頁號(hào)分別編寫在其正面的右下角、背面的左下角；c)已編頁號(hào)且正確的不再重編，裝訂成冊(cè)的可用原頁碼，頁數(shù)中計(jì)入未統(tǒng)標(biāo)頁碼的封面、扉頁、前d)照片頁號(hào)由文件檔號(hào)[見8.1.1.la]]、件內(nèi)照片順序號(hào)和半字線“-”組成(見圖1),編寫在照片印件的背面。圖1照片文件頁號(hào)結(jié)構(gòu)6.2.5文件裝盒6.2.5.1按6.2.4.1將科研文件裝入檔案盒。檔案盒規(guī)格和材料應(yīng)按GB/T11822要求，式樣見附6.2.5.2照片裝入相應(yīng)規(guī)格的照片檔案盒，并按GB/T11821要求標(biāo)注和編目。選用的照片檔案盒應(yīng)按GB/T11821要求。6.2.5.3對(duì)大于A4幅面的非成冊(cè)圖件平放時(shí)加圖袋，卷放時(shí)裝入圖桶。6.2.6編制卷內(nèi)目錄6.2.6.1卷內(nèi)目錄式樣見附錄C圖C.4。6.2.6.2序號(hào)，應(yīng)依次標(biāo)注卷內(nèi)文件排列順序。6.2.6.3文件編號(hào)，應(yīng)填寫文件文號(hào)、圖號(hào)或代字、代號(hào)等。按DA/T18要求填寫。6.2.6.4責(zé)任者，應(yīng)填寫文件直接形成部門或主要責(zé)任人。按DA/T18要求填寫。6.2.6.5文件題名，應(yīng)填寫文件全稱。按DA/T18要求填寫。6.2.6.6日期，應(yīng)填寫文件的形成日期。填寫方法和要求按DA/T18。6.2.6.7保管期限，應(yīng)填寫按附錄A確定的保管期限。6.2.6.8頁數(shù)，應(yīng)填寫每件文件的總頁數(shù)。6.2.6.9備注，根據(jù)實(shí)際填寫需要注明的情況。6.2.6.10檔號(hào)，歸檔后由檔案室按8.1.1.1b)的要求標(biāo)引。6.2.7編制卷內(nèi)備考表6.2.7.1卷內(nèi)備考表式樣見附錄C圖C.5。6.2.7.2說明，應(yīng)標(biāo)明案卷內(nèi)全部文件的總件數(shù)、總頁數(shù)以及立卷和案卷提供使用過程中需要說明的56.2.7.3立卷人，應(yīng)由立卷責(zé)任者簽名。6.2.7.4立卷日期，應(yīng)填寫完成立卷的時(shí)間。6.2.7.5檢查人，應(yīng)有案卷質(zhì)量審核者簽名。6.2.7.6檢查日期，應(yīng)填寫案卷質(zhì)量審核的時(shí)間。6.2.7.7互見號(hào)，應(yīng)填寫反映同一內(nèi)容不同載體檔案的檔號(hào)，并注明其載體類型。6.2.7.8檔號(hào)，歸檔后由檔案室按8.1.1.1b)的要求標(biāo)引。6.2.8編制案卷封面6.2.8.1案卷封面應(yīng)印制在檔案盒正表面，式樣見附錄C圖C.6。6.2.8.2案卷題名，應(yīng)簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)科研文件的主要內(nèi)容。6.2.8.3科研工作名稱，應(yīng)填寫科研工作全稱和代號(hào)。6.2.8.4立卷單位，應(yīng)填寫負(fù)責(zé)科研工作的單位全稱或法定簡(jiǎn)稱。6.2.8.5起止時(shí)間，應(yīng)填寫卷內(nèi)科研文件形成的最早和最晚日期，按DA/T18要求填寫。6.2.8.6保管期限，應(yīng)填寫立卷時(shí)按附錄A確定的保管期限，或卷內(nèi)科研文件的最長(zhǎng)保管期限。6.2.8.7密級(jí)，應(yīng)填寫卷內(nèi)科研文件的最高密級(jí)。6.2.8.8檔號(hào)，歸檔后由檔案室按8.1.1.1b)的要求標(biāo)引。6.2.9編制案卷脊背6.2.9.1案卷脊背印制在檔案盒側(cè)面，式樣見附錄C圖C.7。6.2.9.2案卷題名和保管期限的填寫方法分別見6.2.8.2和6.2.8.6。6.3電子文件整理6.3.1歸檔載體歸檔電子文件一般以光盤作為歸檔存儲(chǔ)載體。選用順序?yàn)橹蛔x光盤、一次寫光盤、磁帶、硬磁盤等。歸檔電子文件按照文本文件、數(shù)據(jù)文件、程序文件、圖形圖像文件(含遙感圖像文件)、音像文件和其他文件分類整理。6.3.3文件命名電子文件命名應(yīng)符合科研工作要求，自命名文件名應(yīng)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)明反映文件內(nèi)容。數(shù)碼照片文件名一般沿用其紙質(zhì)印件的編號(hào)。6.3.4文件組織6.3.4.1電子文件按附錄A對(duì)應(yīng)的類目存放在一個(gè)目錄下或一個(gè)載體上。6.3.4.2電子文件存放時(shí)應(yīng)保持內(nèi)容的有機(jī)聯(lián)系及文件的系統(tǒng)性和獨(dú)立性。同類目下文件數(shù)據(jù)量小時(shí)可并到其上一級(jí)類目下存儲(chǔ)；數(shù)據(jù)量大時(shí)則分載體存儲(chǔ)。6.3.4.3程序文件應(yīng)包括源代碼文件和軟件包，按其形成過程分別存儲(chǔ)和有序標(biāo)識(shí)。6.3.5目錄組織6.3.5.1每個(gè)電子文件載體只建一個(gè)一級(jí)目錄，目錄名應(yīng)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔反映載體存放的文件內(nèi)容。同類目文件存放在多個(gè)載體上時(shí)，目錄名應(yīng)外加序列號(hào)。6.3.5.2一級(jí)目錄下可設(shè)置多級(jí)、多個(gè)子目錄，分別存放不同類目下的文件，子目錄命名見6.3.3。6.3.6建立說明文件6.3.6.1對(duì)每個(gè)電子文件載體建立說明文件，以README.TXT為文件名，存放在根目錄下。6.3.6.2說明文件內(nèi)容主要包括在載體上各子目錄名稱、歸檔電子文件名、文件內(nèi)容、文件記錄格式、文件運(yùn)行環(huán)境、制作單位、責(zé)任人及聯(lián)系信息等內(nèi)容。6.3.7歸檔載體制作6.3.7.1操作前應(yīng)對(duì)歸檔電子文件以及所用計(jì)算機(jī)進(jìn)行病毒查殺。66.3.7.2建立電子文件載體卷標(biāo)(名稱),卷標(biāo)名由科研工作名稱簡(jiǎn)稱(或代號(hào))及載體順序號(hào)構(gòu)成。6.3.7.3檢查載體的可讀性、有效性，核實(shí)制作前后歸檔電子文件的一致性。6.3.8標(biāo)識(shí)包裝6.3.8.1歸檔電子文件載體應(yīng)有標(biāo)識(shí)。標(biāo)識(shí)包括卷標(biāo)、科研工作名稱、主要內(nèi)容、形成單位、密級(jí)、保管期限、制作日期和套別等。6.3.8.2光盤標(biāo)識(shí)的內(nèi)容打印在專用標(biāo)簽上，或?qū)Ｓ脵C(jī)器打印在光盤背面。若須在標(biāo)簽面書寫時(shí)，應(yīng)使用專門的光盤標(biāo)簽筆。6.3.8.3歸檔電子文件載體選用配套裝具包裝并標(biāo)識(shí)，標(biāo)識(shí)內(nèi)容與載體標(biāo)識(shí)一致，并加蓋檔號(hào)章，在件號(hào)欄目?jī)?nèi)填寫該載體的順序號(hào)。檔號(hào)章式樣見附錄C圖C.8。6.3.9建立歸檔電子文件目錄6.3.9.1以歸檔載體為單位，建立電子文件目錄，式樣見附錄C圖C.9。6.3.9.2歸檔電子文件目錄一般情況下建立到文件級(jí)。如果同類目下同要素的電子文件個(gè)數(shù)多時(shí)，則建立到該子目錄。6.3.9.3歸檔電子文件目錄包括以下內(nèi)容：a)序號(hào)，該電子文件在清單中的順序號(hào)；b)文件名，歸檔電子文件在載體上存儲(chǔ)的實(shí)際文件名或子目錄名；c)文件內(nèi)容，簡(jiǎn)要描述該歸檔電子文件或子目錄下電子文件的內(nèi)容；d)存儲(chǔ)格式，該電子文件在載體上的存儲(chǔ)格式或子目錄下主要電子文件格式；e)存儲(chǔ)空間，電子文件或子目錄下電子文件在載體上的實(shí)際存儲(chǔ)量；f)形成單位、形成時(shí)間分別見6.2.6.4和6.2.6.6;g)密級(jí)，該電子文件的密級(jí)或子目錄下電子文件的最高密級(jí)；h)檔號(hào)，歸檔載體的檔號(hào)，按8.1.1.1b)標(biāo)引；i)備注，其他需要說明的信息。如建立到子目錄級(jí)時(shí)，說明子目錄下文件個(gè)數(shù)。6.4建立替代卷6.4.1替代卷由卷內(nèi)目錄、被替代科研文件的信息、卷內(nèi)備考表順序構(gòu)成。6.4.2應(yīng)對(duì)歸檔電子文件載體、大開本的圖件或資料、樣品樣本實(shí)體和其他實(shí)物等建立替代卷。6.4.3被替代科研文件的信息可包括以下內(nèi)容：a)歸檔電子文件目錄、說明文件、存放位置、備份數(shù)量等記錄；b)樣品樣本實(shí)體清單及其實(shí)體保管信息；c)大幅面圖件、圖集或資料的清單、編圖說明材料以及存放位置等記錄；d)其他需要替代科研文件的信息。6.4.4不同類目下文件構(gòu)成的替代卷排列在一般紙質(zhì)文件案卷之后，同類目下文件構(gòu)成的替代卷排列在所屬類目的位置。7科研文件的歸檔7.1歸檔要求7.1.1科研文件歸檔范圍見附錄A。7.1.2國內(nèi)合作完成的科研工作，由主持單位(或合同約定一方)負(fù)責(zé)歸檔，協(xié)作單位應(yīng)將歸檔科研文件原件整理后送交主持單位歸檔，協(xié)作單位可歸入文件副本或復(fù)制件，并說明原件的歸屬。7.1.3與國外合作開展的科研工作，應(yīng)在協(xié)議書中明確文件原件的歸屬，需要時(shí)可歸入文件副本或復(fù)7.1.4失敗或中止的科研工作，應(yīng)在科研工作停止后兩個(gè)月內(nèi)將已形成的科研文件歸檔，并在歸檔說明書中注明工作中斷的原因和歸檔文件可利用的程度。77.1.5由科研工作負(fù)責(zé)人編制歸檔說明書，式樣見附錄B。歸檔說明書置入該整理單元檔案的首卷首件。7.2歸檔份數(shù)7.2.1原始件或正本一份。保管期限長(zhǎng)、使用范圍廣的成果報(bào)告、圖集圖件、學(xué)術(shù)論文等印件，可增加歸檔份數(shù)。7.2.2歸檔電子文件光盤載體一式三套，其他載體一式兩套。7.3歸檔時(shí)間7.3.1無外業(yè)任務(wù)科研文件的歸檔時(shí)間7.3.1.1合同期兩年以下(含兩年)的科研工作結(jié)題驗(yàn)收前歸檔一次，結(jié)題驗(yàn)收后六十日內(nèi)完成驗(yàn)收文件歸檔；成果鑒定文件于鑒定后二十日內(nèi)歸檔，成果推廣文件每年第一季度歸檔一次。7.3.1.2合同期兩年以上的科研工作，每?jī)赡昊蛑衅谠u(píng)估前歸檔一次，其余后續(xù)歸檔時(shí)間見7.3.1.1。7.3.1.3常規(guī)性科研工作每年第一季度完成上年度的歸檔工作。7.3.2有外業(yè)任務(wù)科研文件的歸檔時(shí)間7.3.2.1應(yīng)在內(nèi)業(yè)整理結(jié)束三個(gè)月內(nèi)完成外業(yè)任務(wù)科研文件歸檔。7.3.2.2有外業(yè)任務(wù)的其他科研文件按7.3.1歸檔。7.4歸檔程序7.4.1歸檔審查科研文件歸檔時(shí)，檔案部門應(yīng)對(duì)歸檔科研文件的齊全性和完整性以及科研文件整理的規(guī)范性和系統(tǒng)性進(jìn)行審查。審查意見記入歸檔說明書第4頁，式樣見附錄B圖B.5。7.4.2辦理歸檔手續(xù)7.4.2.1科研工作負(fù)責(zé)人或指定人員填寫科研文件歸檔清單，式樣見附錄C圖C.10,一式二份。7.4.2.2檔案人員按科研文件歸檔清單對(duì)紙質(zhì)文件逐卷、逐頁驗(yàn)收，對(duì)電子文件進(jìn)行逐盤、逐個(gè)文件的可讀性和完整性檢查，驗(yàn)收合格后，簽字蓋章，各執(zhí)一份留存。8科研檔案的整理、編目和保管8.1科研檔案的整理8.1.1檔號(hào)標(biāo)引8.1.1.1檔號(hào)構(gòu)成檔號(hào)分為文件檔號(hào)和案卷檔號(hào)，具體構(gòu)成如下：a)文件檔號(hào)文件檔號(hào)由單位全宗號(hào)、科研工作代號(hào)(無代號(hào)按年度)、卷號(hào)、卷內(nèi)文件載體形態(tài)、件號(hào)以及半字線“-”構(gòu)成(見圖2)。圖2文件檔號(hào)結(jié)構(gòu)b)案卷檔號(hào)案卷檔號(hào)由單位全宗號(hào)、科研工作代號(hào)或年度、卷號(hào)以及半字線“-”構(gòu)成(見圖3)。8圖3案卷檔號(hào)結(jié)構(gòu)8.1.1.2編制檔號(hào)檔號(hào)編制內(nèi)容包括：a)單位全宗號(hào)，按檔案館給定的全宗號(hào)標(biāo)引；b)科研工作代號(hào)，按科研工作的下達(dá)機(jī)構(gòu)所給定的代號(hào)標(biāo)引；c)年度，用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，當(dāng)年完成的科研工作按任務(wù)下達(dá)年份標(biāo)引，跨年度且少于一年完成的科研工作按任務(wù)完成年份標(biāo)引，跨年度且多于一年完成的科研工作分年份標(biāo)引；d)卷號(hào)，依案卷流水號(hào)標(biāo)引，電子文件載體卷號(hào)按替代卷的卷號(hào)標(biāo)引；e)卷內(nèi)文件載體形態(tài)，紙介質(zhì)缺省，電子介質(zhì)用“D”表示；f)件號(hào)，按6.2.4.3獲得的順序號(hào)標(biāo)引，或電子文件載體的順序號(hào)。8.1.1.3填寫檔號(hào)科研文件歸檔后由檔案室在歸檔科研文件和案卷相關(guān)位置填寫檔號(hào)。8.1.2排序排重8.1.2.1以歸檔時(shí)科研文件整理立卷為基礎(chǔ)，根據(jù)科研工作及其整理單元?jiǎng)澐滞瓿筛骺蒲袡n案之間的順序排列和調(diào)整。一般不變更歸檔時(shí)各科研檔案整理結(jié)果的順序。8.1.2.2應(yīng)對(duì)檔案內(nèi)各工作之間的科研文件進(jìn)行查重和剔重。8.1.2.3確認(rèn)為重復(fù)文件時(shí)，應(yīng)在卷內(nèi)目錄的備注欄中說明后再剔除，并修改卷內(nèi)備考表。8.1.3分類標(biāo)引按有關(guān)分類法和標(biāo)引規(guī)則對(duì)科研檔案進(jìn)行分類標(biāo)引。8.1.4主題標(biāo)引按有關(guān)主題詞表和標(biāo)引規(guī)則對(duì)科研檔案進(jìn)行主題標(biāo)引。8.1.5科研文件的補(bǔ)充與修改8.1.5.1補(bǔ)充與修改要求科研文件補(bǔ)充與修改按下列要求：a)應(yīng)保持原檔案案卷的相對(duì)穩(wěn)定以及補(bǔ)充科研文件與原檔案的有機(jī)聯(lián)系；b)由科研工作負(fù)責(zé)人或指定人員完成科研文件的補(bǔ)充和歸檔工作，補(bǔ)充內(nèi)容包括申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)、推廣應(yīng)用階段形成的科研文件以及其他漏缺的科研文件；c)凡需修改的科研文件，由科研工作負(fù)責(zé)人填寫修改申請(qǐng)單，式樣見圖D.1,經(jīng)科研工作管理部門審核，報(bào)單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行修改；d)檔案部門對(duì)補(bǔ)充科研文件進(jìn)行整理和編目。8.1.5.2補(bǔ)充科研文件整理方法補(bǔ)充科研文件采用以下方法整理：a)按照附錄A確定補(bǔ)充科研文件的類目號(hào)和補(bǔ)充科研文件所在整理單元的案卷及排列位置；b)補(bǔ)充科研文件編制頁號(hào)按6.2.4.4;c)插入原案卷的補(bǔ)充科研文件的件號(hào)可用前一個(gè)原科研文件的件號(hào)“+1”、“+2”、…“+N”的形式表示。補(bǔ)充科研文件置于原序列文件之首時(shí)，則可用“-1”、“—2”、…“—N”表示。補(bǔ)充科研文件檔號(hào)編制按8.1.1.1a);d)補(bǔ)充科研文件插入或卷內(nèi)文件修改后，應(yīng)將補(bǔ)充和修改的相關(guān)情況記入該卷備考表，并修改9e)補(bǔ)充科研文件單獨(dú)成卷時(shí)，按6.2、6.3整理，列在該科研工作檔案案卷之后。案卷檔號(hào)標(biāo)引按8.2科研檔案的編目8.2.1編制案卷目錄8.2.1.1案卷目錄式樣見圖D.2。8.2.1.2序號(hào)，應(yīng)填寫登錄案卷的流水順序號(hào)。8.2.1.3檔號(hào)，填寫方法見8.1.1。8.2.1.4案卷題名、保管期限，填寫方法見6.2.8。8.2.1.5總頁數(shù)，應(yīng)填寫卷內(nèi)全部文件的頁數(shù)之和。8.2.1.6備注，可根據(jù)管理需要填寫案卷的密級(jí)、互見號(hào)或存放位置等信息。8.2.2編制文件目錄8.2.2.1文件目錄式樣見圖D.4。8.2.2.2序號(hào)，應(yīng)填寫登錄文件的流水順序號(hào)。8.2.2.2卷號(hào)，應(yīng)填寫該文件所在案卷的序號(hào)。8.2.2.3卷內(nèi)件號(hào)，應(yīng)填寫該文件在案卷內(nèi)的排列順序，見6.2.6.2。8.2.3編制全引目錄8.2.3.1全引目錄以全宗或聯(lián)合全宗為單位，將案卷目錄與卷內(nèi)文件目錄相結(jié)合，按一定次序編排。8.2.3.2全引目錄由案卷目錄(式樣見圖D.5)和文件目錄(式樣見圖D.4)構(gòu)成。8.2.4編制其他目錄根據(jù)需要編制其他目錄，如分類目錄、主題目錄和專題目錄等。8.3科研檔案的保管8.3.1保管要求8.3.1.1入庫檔案以整理單元為單位按案卷檔號(hào)順序，在檔案柜(架)內(nèi)自上而下，從左至右依次排放。8.3.1.2絕密級(jí)檔案應(yīng)專柜密閉存放。8.3.1.3電子檔案應(yīng)多套異地和單獨(dú)保管。8.3.1.4建立庫房安全保管制度和應(yīng)急預(yù)案。8.3.2保管環(huán)境8.3.2.2紙介質(zhì)的科研檔案保管環(huán)境應(yīng)按《檔案庫房技術(shù)管理暫行規(guī)定》要求執(zhí)行。8.3.2.3歸檔電子文件載體保管環(huán)境應(yīng)按GB/T18894規(guī)定的要求執(zhí)行。8.3.2.4照片印件保管環(huán)境應(yīng)按GB/T11821規(guī)定的要求執(zhí)行。8.3.3檢查維護(hù)8.3.3.1應(yīng)定期檢查庫房設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)情況和保管環(huán)境，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并記錄相關(guān)信息和處理結(jié)果。8.3.3.2每年對(duì)庫存檔案進(jìn)行至少一次全面的檢查核對(duì)，做到帳物相符。庫存檔案發(fā)生變化時(shí)應(yīng)記錄8.3.3.3按GB/T18894規(guī)定的有效性保證要求執(zhí)行，對(duì)歸檔電子文件進(jìn)行檢查和維護(hù)。8.3.3.4跟蹤電子文件運(yùn)行環(huán)境的變遷，對(duì)歸檔電子文件進(jìn)行遷移操作，記錄遷移后的運(yùn)行環(huán)境信息，與遷移過程中形成的相關(guān)文件一并補(bǔ)充到該電子文件的替代卷中。9科研檔案的統(tǒng)計(jì)和利用9.1科研檔案的統(tǒng)計(jì)9.1.1統(tǒng)計(jì)形式科研檔案統(tǒng)計(jì)分為內(nèi)部統(tǒng)計(jì)和外部統(tǒng)計(jì)。9.1.2統(tǒng)計(jì)指標(biāo)9.1.2.1科研檔案實(shí)存量、入庫量、移出量和銷毀量等檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)指標(biāo)應(yīng)包括以下內(nèi)容：a)紙介質(zhì)檔案案卷數(shù)量、文件數(shù)量和大幅圖件數(shù)量；b)照片檔案反映事件數(shù)和照片張數(shù)；c)電子檔案載體數(shù)量，電子文件個(gè)數(shù)，電子文件實(shí)際數(shù)據(jù)量；d)樣品樣本等實(shí)物數(shù)量；e)反映本單位承擔(dān)的科研工作任務(wù)情況。9.1.2.2科研檔案構(gòu)成情況統(tǒng)計(jì)指標(biāo)應(yīng)包括檔案種類和檔案載體形式，以及不同種類、不同載體形式的檔案數(shù)量。9.1.2.3科研檔案質(zhì)量情況統(tǒng)計(jì)指標(biāo)應(yīng)包括科研檔案歸檔率和齊全率?？蒲袡n案歸檔率為實(shí)際歸檔科研工作個(gè)數(shù)與應(yīng)歸檔科研工作個(gè)數(shù)的百分比，科研檔案齊全率為實(shí)際歸檔文件數(shù)量與應(yīng)歸檔文件數(shù)量的百分比。9.1.2.4科研檔案鑒定情況統(tǒng)計(jì)指標(biāo)應(yīng)包括各種保管期限、各種秘密等級(jí)的檔案數(shù)量。9.1.2.5科研檔案利用情況統(tǒng)計(jì)指標(biāo)應(yīng)包括借閱人次、調(diào)閱案卷數(shù)和文件數(shù)、提供復(fù)制情況和開發(fā)產(chǎn)品量等。9.1.2.6科研檔案工作條件統(tǒng)計(jì)指標(biāo)應(yīng)包括庫房和柜架面積及利用情況和設(shè)備配置等。9.1.3統(tǒng)計(jì)要求9.1.3.1科研檔案統(tǒng)計(jì)應(yīng)能反映科研檔案及其工作現(xiàn)象和數(shù)量特征，統(tǒng)計(jì)內(nèi)容要準(zhǔn)確，歷次統(tǒng)計(jì)結(jié)果應(yīng)保持連續(xù)性。9.1.3.2內(nèi)部統(tǒng)計(jì)要求由本單位根據(jù)具體情況確定，建立內(nèi)部統(tǒng)計(jì)報(bào)表和統(tǒng)計(jì)工作機(jī)制。9.1.3.3外部統(tǒng)計(jì)(含上級(jí)機(jī)關(guān)年度統(tǒng)計(jì)任務(wù))按照任務(wù)下達(dá)時(shí)的要求進(jìn)行。統(tǒng)計(jì)結(jié)果一式兩份，一份提交給任務(wù)下達(dá)單位(部門),一份由本單位永久保存。9.1.3.4定期分析統(tǒng)計(jì)結(jié)果，編制統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告，評(píng)價(jià)各項(xiàng)工作效能，找出存在問題，提出改進(jìn)措施和建議，報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審批并永久保存。9.2科研檔案的利用9.2.1利用要求科研檔案利用應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行國家的科技保密、專利等有關(guān)法律法規(guī)。對(duì)于秘密級(jí)以上檔案利用須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，利用申請(qǐng)過程中的專利材料應(yīng)經(jīng)專利申請(qǐng)人同意。9.2.2檔案閱覽9.2.2.1建立科研檔案閱覽制度，規(guī)定閱覽檔案的審批權(quán)限、期限、數(shù)量、手續(xù)等事項(xiàng)。9.2.2.2外單位人員查閱科研檔案，需持介紹信，經(jīng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可提供，必要時(shí)應(yīng)報(bào)上級(jí)主管部門審批。9.2.2.3科研檔案閱覽應(yīng)在專門的閱覽室進(jìn)行，電子檔案閱覽應(yīng)配備專用機(jī)器。9.2.2.4提供珍貴科研檔案閱覽時(shí)應(yīng)使用復(fù)制件。9.2.2.5未經(jīng)許可，不應(yīng)任意抄錄檔案內(nèi)容和復(fù)制檔案材料。檔案復(fù)制件或抄錄內(nèi)容加蓋館(室)藏檔案復(fù)制件印章后生效。9.2.3檔案咨詢9.2.3.1檔案人員應(yīng)指導(dǎo)利用者使用各種檢索工具，提供檔案查找線索。9.2.3.2充分發(fā)揮科研檔案的法律憑證作用，為保護(hù)科技成果所有權(quán)及正確處理科研工作中的各種權(quán)益問題提供憑證。9.2.3.3根據(jù)科研工作需要和條件，選擇重點(diǎn)研究課題，主動(dòng)介紹有關(guān)科研檔案，進(jìn)行定題跟蹤服務(wù)。9.2.4檔案開發(fā)9.2.4.1建立科研檔案利用計(jì)算機(jī)平臺(tái)。包括館(室)藏科研檔案目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、科研檔案元數(shù)據(jù)庫及應(yīng)用系統(tǒng)等。9.2.4.2編制檢索工具書和參考資料。包括科研檔案目錄、科研檔案內(nèi)容摘要、科研工作成果簡(jiǎn)介、科研工作項(xiàng)目匯編和科研工作大事記等。9.2.4.3開展科研檔案展覽研究，布設(shè)科研工作成果展覽。9.2.5利用效果分析9.2.5.1應(yīng)建立科研檔案利用效果反饋記錄，式樣見圖D.6。9.2.5.2對(duì)科研檔案利用效果進(jìn)行定期的分析和統(tǒng)計(jì)，總結(jié)科研檔案利用成果、取得的經(jīng)驗(yàn)和存在問9.2.5.3編制科研檔案利用分析報(bào)告，并報(bào)單位主管領(lǐng)導(dǎo)，必要時(shí)報(bào)送檔案主管部門。10.1科研檔案的鑒定科研檔案鑒定包括：a)對(duì)保管期限需要調(diào)整的案卷和文件應(yīng)重新確定；b)對(duì)保管期限已滿不需要調(diào)整或無繼續(xù)保存價(jià)值的案卷或文件，應(yīng)予以銷毀；c)對(duì)密級(jí)需要調(diào)整的案卷或文件應(yīng)進(jìn)行重新確定；d)對(duì)科研檔案是否符合進(jìn)館條件應(yīng)進(jìn)行確定。保管期限一般每3年～5年集中鑒定一次，密級(jí)鑒定時(shí)間和科研檔案進(jìn)館鑒定時(shí)間由相關(guān)工作要10.1.3.1成立鑒定小組?？蒲袡n案鑒定小組由單位主管科研工作的負(fù)責(zé)人或總工程師、科研管理人10.1.3.2編制鑒定方案?？蒲袡n案管理部門組織編制鑒定實(shí)施方案，內(nèi)容應(yīng)包括鑒定范圍、鑒定內(nèi)10.1.3.3直接鑒定。按照鑒定方案，審閱符合鑒定范圍內(nèi)的每個(gè)案卷、每個(gè)文件，對(duì)案卷或文件的鑒定內(nèi)容做出判斷，記錄相關(guān)案卷或文件信息，填寫10.1.3.4撰寫鑒定報(bào)告。鑒定工作結(jié)束后，由鑒定小組撰寫鑒定工作報(bào)告，與科研檔案鑒定記錄表、鑒定意見一并報(bào)單位主管領(lǐng)導(dǎo)審批，并報(bào)上級(jí)主管部門備案。10.2科研檔案的銷毀10.2.1編制銷毀清冊(cè)經(jīng)鑒定需銷毀的科研檔案，由檔案部門編制檔案銷毀清冊(cè)。檔案銷毀清冊(cè)封面式樣見圖D.8,清冊(cè)10.2.2.2檔案銷毀工作由檔案部門負(fù)責(zé)執(zhí)行，本單位保密及保衛(wèi)部門在銷毀時(shí)應(yīng)各指派一人監(jiān)銷，銷毀人和監(jiān)銷人應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字。10.3科研檔案的移交10.3.1移交原則10.3.1.1國家海洋專項(xiàng)科研檔案按相關(guān)專項(xiàng)規(guī)定向指定的檔案館移交。其他符合進(jìn)館條件的科研檔案向本系統(tǒng)國家級(jí)檔案館移交。10.3.1.2機(jī)構(gòu)合并時(shí)，如主管機(jī)關(guān)不變，合并單位的原有科研檔案可一同移交新單位保管；如主管機(jī)關(guān)有變動(dòng)，科研檔案的移交，由原來和現(xiàn)在的主管機(jī)關(guān)協(xié)商辦理。10.3.1.3單位撤銷時(shí)，被撤銷單位的科研檔案應(yīng)移交主管機(jī)關(guān)或按規(guī)定移交本系統(tǒng)國家級(jí)檔案館。10.3.2移交時(shí)間和范圍科研檔案移交時(shí)間和范圍按照國家規(guī)定執(zhí)行。10.3.3移交程序10.3.3.1對(duì)符合進(jìn)館條件的檔案進(jìn)行編目，包括案卷目錄、文件目錄和全引目錄，與科研檔案參考資料、開發(fā)產(chǎn)品和利用限制說明等一并隨同科研檔案移交。10.3.3.2科研檔案移交方應(yīng)填寫檔案交接文據(jù)，式樣見圖D.10,一式二份。10.3.3.3移交檔案運(yùn)送按照《國家海洋局接收海洋檔案進(jìn)館暫行辦法》執(zhí)行。10.3.3.4科研檔案移交和接收雙方根據(jù)檔案移交目錄，連同案卷、文件清點(diǎn)無誤和驗(yàn)收合格后，在檔案交接文據(jù)上簽字，各執(zhí)一份存查。10.4科研檔案的調(diào)整10.4.1科研檔案鑒定、銷毀和移交后，檔案部門應(yīng)及時(shí)調(diào)整檔案排架，對(duì)需調(diào)整保管期限和密級(jí)的案卷或文件重新標(biāo)識(shí)，修改相關(guān)檢索工具和編目材料。10.4.2應(yīng)及時(shí)整理科研檔案鑒定、銷毀和移交過程中形成的文件材料，并永久保存。(規(guī)范性附錄)科研文件歸檔范圍與檔案保管期限科研文件歸檔范圍與檔案保管期限如表A.1所示。表A.1海洋科學(xué)技術(shù)研究文件歸檔范圍與檔案保管期限表類目名A立項(xiàng)科技查新報(bào)告、選題建議及其相關(guān)請(qǐng)示、合同書、任務(wù)書、協(xié)議書、委托書及其補(bǔ)充、調(diào)費(fèi)計(jì)劃和下?lián)艿任募?0年重要的10年一般的辦法規(guī)定其報(bào)批文件、通知類目名檢查、年度總結(jié)入此)中試報(bào)告、中期評(píng)估報(bào)告、評(píng)估意見及其會(huì)議開箱(包)單、說明書、操作手冊(cè)，安裝記錄、照片及說明、船舶交付書10年維修記錄、質(zhì)量檢測(cè)和標(biāo)定記錄以及檢驗(yàn)證書明材料，以及實(shí)驗(yàn)室設(shè)施情況說明品、中間成果使用申請(qǐng)及其審批文件，底圖使用申請(qǐng)及相關(guān)使用協(xié)議品委托管理文件、樣品使用記錄及其分析結(jié)果重要的10年一般的10年類目名一級(jí)二級(jí)檔案驗(yàn)收申請(qǐng)及其報(bào)批材料，檔案工作報(bào)告10年成果鑒定10年10年成果鑒定意見、技術(shù)鑒定證書10年10年重要的10年一般的10年10年申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)10年科研成果獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)表及審批文件、獲獎(jiǎng)通知申報(bào)專利重要的一般的10年推廣應(yīng)用10年10年類目名10年重要的一般的B科研工作前期策劃材料、預(yù)研論證技術(shù)報(bào)告、重要的一般的10年實(shí)施方案、技術(shù)方案、設(shè)計(jì)方案、設(shè)計(jì)文檔、用科研工作制訂、執(zhí)行的業(yè)務(wù)規(guī)范、技術(shù)規(guī)程和外業(yè)調(diào)查數(shù)據(jù)記錄(表)及其說明文件、元數(shù)據(jù)內(nèi)業(yè)加工(表)及其元數(shù)據(jù)和相應(yīng)技術(shù)方法數(shù)據(jù)及其元數(shù)據(jù)、采用或研制的技術(shù)方法及相類目名記錄及其海試現(xiàn)場(chǎng)環(huán)境等說明文件(含獲取的海洋數(shù)據(jù)及其元數(shù)據(jù))科研工作實(shí)施過程中形成的照片、錄音錄像以產(chǎn)品重要過程試驗(yàn)報(bào)告、軟件測(cè)試驗(yàn)證報(bào)告、重要的一般的10年明材料、元數(shù)據(jù)等(含調(diào)查數(shù)據(jù)處理報(bào)告)類目名研究制作的各種各類海洋信息產(chǎn)品(數(shù)據(jù)集、圖件、圖集、多媒體等)及其制作說明材料、元品報(bào)告及其用戶手冊(cè)、使用說明等以及使用說明文件未采納的10年推廣應(yīng)用國內(nèi)外學(xué)術(shù)交流材料10年(規(guī)范性附錄)科研文件歸檔說明書格式科研文件歸檔說明書格式見圖B.1～圖B.6。8圖B.1歸檔說明書封面式樣第1頁研究經(jīng)過或中止情況及主要情況簡(jiǎn)介(各種載休各種形式的歸檔文件數(shù)量)￥圖B.2歸檔說明書第1頁式樣常右研究成果內(nèi)容提要邑科研投資和經(jīng)費(fèi)支山情況8圖B.3歸檔說明書第2頁式樣常高序號(hào)間(年、月品圖B.4歸檔說明書第3頁式樣第4頁8審查部