采購管理規(guī)范

采購管理規(guī)范撰寫人：李華英Email：

目錄TOC\o"1-3"\h\z一、 目的 3二、 合用范圍 3三、 定義 3四、 采購管理制度 3五、 供應商選擇標準 4六、 供應商選擇、評價和終止辦法 41、供應商檔案管理規(guī)定 42、供應商選擇流程 53、供應商選擇考察表 64、合格供應商名錄 75、供應商資料卡 86、供應商考核辦法及考核表 97、終止供應商的報告 10七、 采購流程 111、采購原則 112、常規(guī)采購 113、小額應急采購 12八、 貨品檢查 131、抽貨檢查標準 132、貨品檢查報告 14九、 采購中心職責與績效考核 151、采購中心工作職責 152、采購主管績效考核標準 15十、 采購報告必須具有要素及分析圖表 16

目的規(guī)范采購操作環(huán)節(jié)和方法，保證采購的質量和采購規(guī)定的合用性，符合公司整體的平常管理規(guī)定規(guī)定。合用范圍本規(guī)范合用于公司的設備、工具、成型軟件和固定資產（不含公司長期代理產品）等采購的控制。定義供應商：是指能向采購者提供貨品、工程和服務的法人或其他組織。合格供應商：是指通過公司一定程序評審擬定可以與公司合作的供應商。購物申請單：是需求部門根據(jù)需要采購的項目所填寫并提交給采購中心的單據(jù)，此單據(jù)須有部門經理和其他審核權限必須簽批。供應商選擇考察表：是確立為公司供應商前對供應商進行評估的表格，一般由采購主管對供應商進行考察并填寫此表，填寫完畢后交商務經理與運作中心總監(jiān)時行審批。供應商考核表：是每財年度對供應商交貨準時率、品質和售前售后服務等進行考察的的表格，根據(jù)考核決定是否與該供應商繼續(xù)合作。終止供應商的報告：是指供應商發(fā)生惡劣服務、嚴重品質情況或考核不合等提出與其終止合作的報告，此報告由相關權責部門向采購中心提出，由采購主管填寫逐級上報審批。抽貨檢查標準：此標準是對采購物品進行檢查的參照標準，由技術部門或其他相關權責部門編寫交采購中心匯總成冊。貨品檢查報告：是貨品驗收部門和人員對貨品進行驗收后對所采購貨品給出驗收報告和解決意見。采購管理制度潔自律，嚴守工作紀律。不接受供應商禮金、禮品和宴請；嚴格遵守采購規(guī)范流程，按流程辦事；能及時按質按量地采購到所需物品；嚴格供應商選擇、評價、甑選以保證供應商供貨質量；加強采購的事前管理，建立完善的設備價格信息檔案，以有效地控制和減少采購成本并保證采購質量；科學、客觀、認真地進行收貨質量檢查；解決好與供應商的關系，幫助供應商解決一定的問題；認真分析采購工作，改善流程、規(guī)范和采購標準，提出有助改善公司和供應商服務水平的建議；做好采購相關文檔的存檔、備份工作；在滿足公司需求的基礎上最大限度減少采購成本；所有采購,必須事前獲得批準.未經計劃并報審核和批準,，除急購外不得采購，急購需在申請單上注時“急購”，并由總經理補批；凡具有共同特性的物品，盡最大也許以集中計劃辦理采購，可以核定物品項目，告知各請購部門依計劃提出請購，然后集中辦理采購；采購物品在條件相同的前提下應在正在發(fā)生業(yè)務或已確認的供應商處購買，不得隨意變更供應商；供應商選擇標準具有良好的市信用和良好的售前、售后服務能力和服務意識；注冊資金達成50萬以上的一般納稅人；健全的商務管理流程和制度；良好的財務狀況，至少可以給予七天以上帳期；具有優(yōu)勢的產品資源；相對有助于我公司的供配貨地理區(qū)位；積極的合作態(tài)度；供應商選擇、評價和終止辦法供應商的資質水平直接關系到供貨的質量、售后服務水平和重大產品問題的解決等儲多問題，更有重大品質、售后事件等的解決態(tài)度、反映的及時性都與供應商自身的資質、能力有關。因此有必要嚴格地篩選、考核供應商，對不合格供應商制訂相關終止辦法。對供應商資信由高到低分為A、B、C、D四類。具體定類辦法參見《供應商考核辦法及考核表》。1、供應商檔案管理規(guī)定對于供應商的管理，規(guī)定建立存檔文檔表格和電子表格，存檔文獻包含《供應商選擇考察表》、《供應商名錄》、《供應商資料卡》《供應商考核表》、《詢價記錄》、《采購記錄》、《到貨檢查報告》和《終止供應商的報告》，以及其它和往來單據(jù)等資料文檔。電子文檔、表格按公司規(guī)定進行統(tǒng)一備份存檔管理。

2、供應商選擇流程專業(yè)媒體市場走訪專業(yè)專業(yè)媒體市場走訪專業(yè)網(wǎng)站各種名冊客戶介紹展覽會和行業(yè)活動名片篩選待選擇的供應商進行資信調查考察上門了解經濟實力信譽財務狀況優(yōu)勢產品資源管理水平營業(yè)執(zhí)照稅務登記證考察結果報告商務經理審批運作中心總監(jiān)審批正式洽談選擇供應商的程序流程圖供應商選擇考察表考察人：年月日待選供應商基本資料名稱法人代表：地址：郵編：電話：聯(lián)系人：傳真：經營性質：主營產品：具體評價指標經濟實力序號評價辦法結果備注1注冊資金數(shù)額是多少2是不是一般納稅人3上年度銷售額是多少4給其他商家賬期一般是多久5一共有多少員工市場信譽序號評價辦法結果備注1被媒體曝光次數(shù)2業(yè)內口碑3有哪些假貨/水貨4售后服務水平怎么樣優(yōu)勢資源序號評價辦法結果備注1與主營產品廠家的關系（代理/經銷/總代…）2給不同渠道的價格結構及毛利3相關產品線是否齊全4最短送貨時間是多久管理水平序號評價辦法結果備注1業(yè)務人員有沒有怠慢顧客現(xiàn)象2對售前征詢有沒有耐心講解3有沒有完善的貨品進出流程4員工是不是大小事情都要請示批示意見商務經理意見署名：運作中心總監(jiān)意見署名：考察結果□推薦為C類認可供應商□推薦為D類認可供應商□不能推薦為供應商

4、合格供應商名錄合格供應商名錄表格更新日期：年月日序號編號公司名稱等級地址提供的產品及折扣聯(lián)系人電話備注5、供應商資料卡 供應商資料卡供應商編號：建卡日期：產品類別：建卡人：公司名稱聯(lián)系人/職務公司地址電話傳真?zhèn)}庫地址電話傳真開戶行帳號公司類別代理商代理級別：生產商創(chuàng)建時間注冊資本法人代表公司性質公司規(guī)模人員構成管理層技術人員普通員工合計人數(shù)比例經營范圍序號考核年度準時交貨率品質服務總分評等考核表編號備注6、供應商考核辦法及考核表供應商的考核采用財年度考核辦法，由采購中心征集各方意見匯總成考核評語，再由相關權責部門給出評審意見，最終由運作總監(jiān)決定是否終止供應資格。供應商考核表NO：PUR-KS-流水號供應商名稱考核日期重要考核人產品名稱考核評語評分等級考核內容準時交貨率品質服務其它綜合評價意見是否取消其資格各權責部門審批意見

7、終止供應商的報告終止供應商的報告年月日供應商編號：供應商名稱：建立聯(lián)系時間：最初聯(lián)系人：目前聯(lián)系人：來往重要業(yè)務：終止因素：目前來往財、物、帳等情況：終止該供應商也許導致的影響：終止供應商的環(huán)節(jié)：終止供應商申請人簽字：商務經理簽字：運作總監(jiān)批示：

采購流程1、采購原則采購經辦人員接獲"請購單"后應依請購的緩急，并參考市場行情及過去采購記錄或廠商提供的資料，需精選三家以上的供應商進行詢價、比價并經分析后議價。采購申請人在采購過程提出撤消采購申請時，采購經辦人員要及時轉入撤消程序，即中止本次采購作業(yè)，并在相關單據(jù)上加蓋“撤消”章。采購經辦人員詢價完畢后，于"請購單"詳填詢價或議價結果及擬訂"訂購廠商""交貨期限"與"報價有效期限"經主管審核，并依請購核決權限呈核2、常規(guī)采購業(yè)務人員采購中心商務部經理財務部門詢價請求是 結束部門經理審批 填寫購物申請表 詢價請求是 結束部門經理審批 填寫購物申請表 詢價 詢價 議價議價否 是否A類供應商 否 是否A類供應商 是 是 采購采購擬定最終供應商擬定最終供應商應付款應付款3、小額應急采購需求人采購中心商務部經理總經理室財務部提出采購需求提出采購需求補簽字補簽字主管補簽主管補簽實行采購填寫購物申請單（注明應急采購）詢價/議價實行采購填寫購物申請單（注明應急采購）詢價/議價補簽字補簽字補簽字補簽字應付款應付款

貨品檢查1、抽貨檢查標準來料名稱抽樣數(shù)驗收準則接受數(shù)量計算機主機100%運營測試正常，配置對的機箱無破損、變形全新設備不合格拒收CPU100%1)運營測試正常，配置對的2)外觀無破損、變形不合格拒收內存100%1)運營測試正常，配置對的2)外觀無破損、變形不合格拒收主板100%1)運營測試正常，配置對的2)外觀無破損、變形不合格拒收硬盤100%1)運營測試正常，配置對的2)外觀無破損、變形不合格拒收板卡（顯示卡、網(wǎng)卡、聲卡等）100%1)運營測試正常，配置對的2)外觀無破損、變形不合格拒收軟盤驅動器100%1)運營測試正常，配置對的2)外觀無破損、變形不合格拒收光盤驅動器100%1)運營測試正常，配置對的2)外觀無破損、變形不合格拒收鍵盤50%1)運營測試正常，配置對的2)外觀無破損、變形不合格拒收鼠標50%1)運營測試正常，配置對的2)外觀無破損、變形不合格拒收顯示器100%1)運營測試正常，配置對的2)外觀無破損、變形不合格拒收UPS100%1)運營測試正常，配置對的2)機箱無破損、變形不合格拒收網(wǎng)絡互換機100%運營測試正常，配置對的機箱無破損、變形不合格拒收路由器100%1)運營測試正常，配置對的2)機箱無破損、變形不合格拒收集線器100%1)運營測試正常，配置對的2)機箱無破損、變形不合格拒收網(wǎng)線30%機箱無破損、變形原廠包裝和無開箱痕跡3)全新產品不合格拒收接插件（面板、模塊等）30%1)機箱無破損、變形2)原廠包裝和無開箱痕跡3)全新產品不合格拒收2、貨品檢查報告NO：供應商：檢查日期：年月日產品名稱型號規(guī)格來貨數(shù)量來貨日期抽樣數(shù)量驗證記錄序號驗證項目標準規(guī)定實測結果結論驗證結論：檢查人：復核：不合格批解決意見：□可用□挑選囗換貨囗退貨審批：

采購中心職責與績效考核1、采購中心工作職責建立供應廠商與價格記錄；采購方式設定及市場行情調查；詢價、比價、議價、訂購工作；送貨進度控制與逾送督促；來貨質量、數(shù)量異常解決；付款整理、審查；提交采購工作報告。2、采購主管績效考核標準采購主管的績效標準工作職責績效指標績效標準完畢項目所需的采購工作使申請部門得到所需的設備和材料1.一個月內各部門投訴沒有在承諾的期限內得到設備或材料的次數(shù)不超過1次；2.一年內因采購的設備型號錯誤導致的退貨次數(shù)不超過2次；3.項目采購的成本控制在預先設定的范圍內。優(yōu)秀績效的表現(xiàn)：盡也許地推遲付款時間；控制進貨速度，使庫存最??；向多方供貨商詢價，得到性價比最佳的供貨。改善采購的工作流程和標準改善了的流程或標準上級主管人員對以下方面表達滿意：**相關的規(guī)定得到了對的的發(fā)布和溝通；*在流程中可以考慮到對不同情況的區(qū)別對待。供貨商關系管理供貨商關系1.對大的供貨商能定期進行拜訪；2.供應商總數(shù)減少，使供貨更為集中。優(yōu)秀績效的表現(xiàn)：可以幫助供貨商解決一定的問題。向管理層提供采購報告管理