書面溝通講座課件

1

管理溝通實務(wù)2第六章書面溝通管理者與被管理者之間的有效溝通是任何管理藝術(shù)的精髓3第六章書面溝通學(xué)習(xí)目標(biāo)：了解書面溝通的定義、特點和基本形式掌握有效書面溝通的標(biāo)準(zhǔn)掌握商務(wù)信函的寫作技巧掌握求職信的基本結(jié)構(gòu)與寫作技巧4第一節(jié)書面溝通概述第二節(jié)寫作基礎(chǔ)知識第三節(jié)常用企業(yè)文書的寫作方法與技巧第四節(jié)求職信和個人履歷的寫作方法第六章書面溝通5第一節(jié)書面溝通概述一、書面溝通的定義

書面溝通是指以書面或電子作為載體，運(yùn)用文字、圖式進(jìn)行的信息傳遞。二、書面溝通的優(yōu)缺點１．書面溝通的優(yōu)點（１）可閱讀、長期保存，并可作為法律依據(jù)；（２）放開思想束縛進(jìn)行交流，可以避開言辭沖突；6二、書面溝通的優(yōu)缺點１．書面溝通的優(yōu)點（３）便于復(fù)制，有利于大范圍傳播（４）邏輯嚴(yán)密，說理更強(qiáng)；（５）可以反復(fù)修改，直到滿意為止。２．書面溝通的缺點（１）費(fèi)時過長；（２）容易產(chǎn)生溝通障礙；（３）信息反饋速度較慢；（４）無法運(yùn)用情景和非語言要素7三、書面溝通的主要形式備忘錄電子郵件信函建議書報告摘要8四、書面溝通的障礙１．語言障礙：來自表達(dá)能力的因素、地方語言和風(fēng)俗習(xí)慣的差異。２．知識障礙：知識的范圍、文化差異、宗教信仰不同造成的溝通障礙。３．人為障礙：信息發(fā)送者表達(dá)不清、詞不達(dá)意；或接收者疏忽、造成信息遺漏；以及其他情況發(fā)生：如雙方因地位差異的認(rèn)知不同、寫作或閱讀者的心情等因素。9第二節(jié)寫作基礎(chǔ)知識一、擬訂寫作提綱二、收集資料三、正式寫作四、編輯修改10一、擬訂寫作提綱擬訂提綱階段經(jīng)?；ㄙM(fèi)大量時間，是寫作的重要環(huán)節(jié)．主要解決以下幾個問題：１．確立目標(biāo)：正式文書是有目的和計劃的結(jié)果２．確定主題：主題是中心思想，主題不明會讓人產(chǎn)生“丈二和尚摸不著頭腦”之感３．分析讀者：只有明確讀者才能有的放矢，寫好文章．４．列出提綱：提綱是文章的框架11二、收集資料所謂“巧婦難為無米之炊”，好文章的第一因素是資料豐富、真實準(zhǔn)確、有價值。１．確定所需的資料（１）首先確定文書的性質(zhì)（２）了解讀者對象（３）明確寫作目標(biāo)12２．資料來源（１）書面媒體（報紙、雜志、期刊……）（２）非書面資料（訪談、會議發(fā)言、經(jīng)驗、知識……）（３）現(xiàn)代媒體與媒介３．資料收集的一般技巧（１）平時注意積累（２）盡量利用高科技手段（３）從身邊的資料收集開始（４）保證資料數(shù)量的適度13三、正式寫作（一）寫作的基本要求清晰(Clear)完整(Complete)準(zhǔn)確(Correct)簡潔(Concise)14（二）影響寫作質(zhì)量和效率的因素１．作者自身素質(zhì)２．寫作時間與主題３．寫作環(huán)境的影響（三）改善寫作的技巧１．使用簡潔的詞語和文字２．注意內(nèi)容的完整性和邏輯性３．書寫規(guī)范、工整，格式正確、整體美觀15四、編輯修改（一）修改的范圍和要求１．校正文章主題２．增減更換資料３．調(diào)整結(jié)構(gòu)４．語言推敲與潤色（二）修改的技巧１．修改前把寫完的材料擱置一段時間２．修改內(nèi)容，改進(jìn)結(jié)構(gòu)３．不要執(zhí)著自己所寫的材料內(nèi)容，大方取舍16第三節(jié)企業(yè)常用文書的寫法與技巧

該章節(jié)的內(nèi)容已經(jīng)通過公共課的集中系統(tǒng)學(xué)習(xí)，內(nèi)容省略，僅介紹幾篇范例性文書．17范文1：商務(wù)談判備忘錄1819范文2：催款函20范文3：辭職信公司人事部：我因為要去美國留學(xué)，故需辭去現(xiàn)在的工作，請上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。公司的企業(yè)文化感化了我，我對公司是深有感情的。我留學(xué)歸來之后，仍愿意回公司就職。感謝公司領(lǐng)導(dǎo)和同事在工作中對我的關(guān)心和支持，并祝公司興隆。

市場部張三豐

X年X月X日21范文4：回復(fù)投訴函22報告的基本結(jié)構(gòu)：標(biāo)題概要目錄主體部分(正文)結(jié)論和建議

23第四節(jié)求職信和個人履歷的寫作方法與技巧（Ｐ147-152)一、求職信的撰寫二、個人簡歷制作三、電子簡歷寫作四、相關(guān)證明材料24一、求職信的撰寫一封好的求職信是扣開就業(yè)之門的“敲門磚”。1、求職信應(yīng)展現(xiàn)的內(nèi)容：撰寫求職信的理由展現(xiàn)魅力自我推薦求職的動機(jī)與目的簡歷中不便陳述的252、求職信撰寫中常見的問題：沒有注明求職職位撰寫中過于浮夸表述時過分謙虛在文字、排版、格式上的錯誤對薪水隨意開價263、撰寫求職信需的注意事項：格式規(guī)范，言簡意賅富于個性，針對性強(qiáng)樸實誠懇，以情動人傳遞有效信息，爭取面試機(jī)會27范文5：求職信2829范文6：求職信XX經(jīng)理：

您好！

我寫此信應(yīng)聘貴公司招聘的經(jīng)理助理職位。我很高興地在招聘網(wǎng)站得知你們的招聘廣告，并一直期望能有機(jī)會加盟貴公司。

兩年前我畢業(yè)于首都經(jīng)濟(jì)貿(mào)易大學(xué)國際貿(mào)易專業(yè)，在校期間學(xué)到了許多專業(yè)知識，如國際貿(mào)易，國際貿(mào)易實務(wù)，國際商務(wù)談判，國際貿(mào)易法，外經(jīng)貿(mào)英語等課程。畢業(yè)后，就職于一家外貿(mào)公司，從事市場助理工作，主要是協(xié)助經(jīng)理制定工作計劃、一些外聯(lián)工作、以及文件、檔案的管理工作。本人具備一定的管理和策劃能力，熟悉各種辦公軟件的操作，英語熟練，略懂日語。我深信可以勝任貴公司經(jīng)理助理之職。

個人簡歷及相關(guān)材料一并附上，希望您能感到我是該職位的有力競爭者，并希望能盡快收到面試通知，我的聯(lián)系電話：9********

感謝您閱讀此信并考慮我的應(yīng)聘要求！

此致敬禮！

您真誠的朋友：

XXXX年X月X月

30二、個人簡歷的制作

完美的簡歷就是能達(dá)到面試這一目標(biāo)的簡歷，僅此而已。當(dāng)簡歷能使你的大名被收入面試候選人的名單時，就已大功告成。311、簡歷的目的：申請人可以用簡歷申請工作、院?；蛘擢剬W(xué)金。有時還可用來申請抵押貸款。2、簡歷制作基本原則簡歷寫作三原則：要圍繞一個求職目標(biāo)把簡歷看作一份推銷你自己的廣告陳述有利信息，爭取成功機(jī)會32優(yōu)秀簡歷的“十二要點”1）內(nèi)容簡潔2）消滅錯誤3）惜墨如金4）措辭明確5）誠實自信6）強(qiáng)調(diào)成就7）文如其人8）賞心悅目9）制作精致10）目標(biāo)、目標(biāo)、目標(biāo)11）自己動手12）善用求職信333、簡歷寫作基本結(jié)構(gòu)基本信息（個人概況）求職意向（求職目標(biāo)）教育背景（學(xué)習(xí)經(jīng)歷）社會實踐（實習(xí)經(jīng)歷）個人能力（個人特長）所獲獎勵（獲獎情況）344、簡歷制作應(yīng)注意的方面：言簡意賅成功經(jīng)驗坦率真誠重點突出準(zhǔn)確規(guī)范適當(dāng)引用專業(yè)術(shù)語揚(yáng)長避短355、簡歷制作中的常用技巧描述自己的教育背景——注意特殊細(xì)節(jié)

班級中的名次；榮譽(yù)和獎勵；獎學(xué)金；校內(nèi)和校際體育比賽；俱樂部和特殊社團(tuán)；與目標(biāo)職位相關(guān)的文章或論文；實習(xí)情況；研究項目；課外活動（家教、自愿服務(wù)工作、學(xué)生活動/政治、校報工作）；在校期間參與的與目標(biāo)職位相關(guān)的工作和活動。36描述自己的能力——通用的能力素質(zhì)技術(shù)才干/計算機(jī)技能各類培訓(xùn)證書、技能證書及有關(guān)的資格證書語言其它的基本技能

37其它的基本技能，如：善于學(xué)習(xí)；在學(xué)?；菊莆盏淖x寫、算能力；良好的交流能力，包括聽說能力；有創(chuàng)造性思維和解決問題的能力；自尊積極，有奮斗目標(biāo)；有個人和事業(yè)開拓能力；有交際、談判能力及推廣團(tuán)體精神的能力；有很好的組織和領(lǐng)導(dǎo)能力。請注意，這些不是適應(yīng)性技能，就是可轉(zhuǎn)換性技能。

38如何將個性特征融入你的簡歷中

簡歷的紙張應(yīng)選用比較規(guī)格化的尺寸大小；簡歷的排版打印要精心設(shè)計；簡歷的用詞盡可能精煉，通俗易懂；簡歷中要強(qiáng)調(diào)成就以及獲得理想成果的技能；突出姓名，聯(lián)系地址電話等放在前面；語言流露出愉快的個性39如何處理簡歷中的個人弱項經(jīng)歷中的間隙，可省去月份；應(yīng)屆畢業(yè)生，強(qiáng)調(diào)教育背景；缺少相關(guān)的工作經(jīng)驗，用有關(guān)的經(jīng)歷來彌補(bǔ)。40畢業(yè)生簡歷須注意的幾點

強(qiáng)調(diào)最近的教育與培訓(xùn)，尤其是與正在申請的工作最直接相關(guān)的課程或?qū)嵺`活動。

將你所了解和熟悉的這一工作領(lǐng)域的最新知識與工作技能寫入簡歷，這些經(jīng)驗也可以成為你的簡歷的有力支持。416、簡歷的后期制作

最好制作成一份掃描儀可識別簡歷；

紙張和字體的注意事項：紙質(zhì)、圖表、桌面印刷、字體變化以及有創(chuàng)意的表達(dá)方式與靈感都是簡歷包裝過程的重要組成部分。

多準(zhǔn)備幾套求職簡歷來應(yīng)對不同職位

（英語國家：遵循嚴(yán)格的方式；歐洲國家：慎談年齡；日本：切記“循規(guī)蹈矩”、多多為對方考慮）427、撰寫簡歷的常用語簡歷中人格特征描述用語例：形象好，氣質(zhì)佳，愛好廣泛，文字基礎(chǔ)功底好，口頭表達(dá)能力強(qiáng)；工作認(rèn)真務(wù)實，責(zé)任心強(qiáng)，有很強(qiáng)的拼搏進(jìn)取精神；富有濃厚的團(tuán)隊意識，與人相處和諧、融洽，擅長與人合作，能和諧處理好上下級關(guān)系；具有良好的適應(yīng)能力，組織能力、溝通能力、協(xié)調(diào)管理和心理承受能力。43計算機(jī)能力描述用語例：2006年6月通過計算機(jī)一級考試并以上機(jī)100分、筆試96的成績獲得優(yōu)秀。掌握了計算機(jī)的一些基礎(chǔ)知識和基本工作原理。能熟練使用、組裝及維修電腦能快速地進(jìn)行中英文輸入。在此基礎(chǔ)上還進(jìn)一步學(xué)習(xí)了C＋＋等編程語言，以及計算機(jī)的硬件原理和接口技術(shù)；掌握了MFC匯編語言，2007年12月通過了計算機(jī)三級考試。在校期間作為網(wǎng)絡(luò)管理員，參與學(xué)院計算機(jī)中心局域網(wǎng)建設(shè)并主管機(jī)房運(yùn)作，負(fù)責(zé)機(jī)電工程系網(wǎng)頁的設(shè)計、制作和維護(hù)，對TCP/IP有深入研究。除此之外，能熟練地操作Word編輯軟件、Windows和Dos操作系統(tǒng)，AutoCAD和Photoshop等圖形操作軟件，能運(yùn)用Protel對電路進(jìn)行SCH和PCB處理，能運(yùn)用ElectronicWorkbench和orCADPspice軟件對電路進(jìn)行仿真和設(shè)計分析，能在工作中迅速掌握各種應(yīng)用軟件，熟練使用Internet，能在Internet中發(fā)布及查閱信息。44外國語能力描述用語例：通過大學(xué)英語四級、六級考試；英語口語課學(xué)期成績?nèi)珒?yōu)；專業(yè)英語課成績?yōu)閮?yōu)；具有雄厚的基礎(chǔ)和實力，有良好的英文聽、說、讀、寫能力；注重專業(yè)與英語相結(jié)合，多次幫教授翻譯專業(yè)著作和文章，為國內(nèi)外企業(yè)公司翻譯資料。45專項能力描述用語

例：本人有會計工作實踐經(jīng)驗，養(yǎng)成了認(rèn)真負(fù)責(zé)、踏實穩(wěn)重的工作作風(fēng)。能夠熟練應(yīng)用財務(wù)軟件和各類辦公軟件。在中國世紀(jì)商業(yè)風(fēng)險公司工作期間，對市場風(fēng)險管理理論有一定理解，對企業(yè)信用風(fēng)險控制工作有較深刻的認(rèn)識，對客戶辨別、應(yīng)收賬款回收有豐富經(jīng)驗。46綜合能力描述用語

例：有較強(qiáng)的組織能力、活動策劃能力和公關(guān)能力，如：在大學(xué)和研究生期間領(lǐng)導(dǎo)組織過多次文藝晚會及體育比賽，并取得良好效果。有較強(qiáng)的語言表達(dá)能力，如：從小學(xué)至今，曾多次作為班、系、校等單位代表，在大型活動中發(fā)言。有較強(qiáng)的團(tuán)隊合作精神，如：在同學(xué)中，有良好的人際關(guān)系；在同學(xué)中享有較高的威信；善于協(xié)同“作戰(zhàn)”。47三、電子簡歷寫作明確目標(biāo)知己知彼積累網(wǎng)站擇時而動留意首頁關(guān)心政策隨時下載注意保密訂閱郵件及時聯(lián)系友情網(wǎng)站整理信息保持聯(lián)絡(luò)建立主頁48四、相關(guān)證明材料推薦表專業(yè)學(xué)習(xí)資料相關(guān)技能資料獎勵評論性資料社會實踐材料推薦信49范文7：個案分析簡歷個人概況：姓名：張某某性別：女民族：漢年齡：25政治面貌：中共黨員學(xué)歷：碩士研究生畢業(yè)院校：某某大學(xué)專業(yè)：馬克思主義哲學(xué)手機(jī)：*********聯(lián)系電話：**********Email:***********個人能力：以優(yōu)秀成績通過國家英語四、六級考試，具備流利的英語表達(dá)與寫作能力；具有一定的德語閱讀、寫作能力；參加TOEFL、GRE等外國語考試，并取得優(yōu)異成績；能夠熟練操作電腦，精通DOS、WINDOWS操作系統(tǒng)和OFFICE、WPS等文字處理軟件，熟練掌握中英文打字；擅長寫作，曾有散文及專業(yè)文章發(fā)表并獲獎，具有相當(dāng)?shù)奈淖止Φ缀驼Z言表達(dá)能力；具有較強(qiáng)的社交能力，樂于與人交往，有良好的人際關(guān)系；熱愛體育運(yùn)動，喜歡籃球、足球、網(wǎng)球、游泳、乒乓球、羽毛球及體育舞蹈。50學(xué)術(shù)成果：發(fā)表文章：《難得執(zhí)著》——《慧泉》200年第3期；…………參與編寫、編輯、翻譯：擔(dān)任《中華人民共和國政體年鑒（1990-1994年）》主編；…………所受獎勵：1995年獲得“全國奧林匹克英語競賽”特等獎；1997年獲得“省三好學(xué)生”稱號；1997－1998學(xué)年獲得基礎(chǔ)學(xué)科獎學(xué)金，校級三好學(xué)生；1998－1999學(xué)年獲得學(xué)習(xí)