信息技術在廉政建設中的應用

信息技術在廉政建設中的應用摘要：本次課題研究立足于企業(yè)的內控管理要求，結合上海燃氣市北銷售有限公司（下稱市北燃氣）企業(yè)內部的管理流程和工作習慣，利用信息技術，通過研究管理流程、數據邏輯在企業(yè)廉政風險防控層面的應用，以建立合同管理系統(tǒng)為依托，通過積累合同數據向今后的廉政預警大數據分析做準備，以期提升企業(yè)的管理效能和預警能力，從而提高企業(yè)的廉政建設水平。關鍵詞：合同管理信息系統(tǒng)企業(yè)內控一、課題導入內部控制制度是現代企業(yè)管理的重要手段，它作為公司管理的規(guī)矩，約束著管理者的各類行為，并且，在優(yōu)化管理流程，規(guī)范資產運作，控制資金流向等方面，起著“防火墻”的作用。從審計所揭示和反映出的問題來看，合同主要條款的缺失、關鍵合同內容的模糊，是企業(yè)較為普遍存在的現象。因此，如何規(guī)范合同管理，并以合同管理做落腳點，逐步從合同向財務推進一種具有完整系統(tǒng)約束，構筑牢固的公司內控體系，以實現企業(yè)內部控制全過程、系統(tǒng)性、動態(tài)性的信息化可控管理，成為需要做認真的研究的一大課題。二、合同管理需求分析市北燃氣的內部控制包括對于合同的生命周期閉環(huán)管理以及基于合同所形成的資金管理等一系列管理工作，而這些工作所需研究的內容將非常廣泛，遠非本文能簡單覆蓋的。因此，本文擬以企業(yè)內部通用合同的管理為基本立足點，通過分析此類合同基本信息和流轉過程的管理要求，結合信息技術的應用，形成一個合同的線上管理平臺，從而提高合同管理的嚴密性和時效性，同時基于平臺的標準化驗證和檢查點限制等自動化工具，更有利于合同管理的自律和過程的監(jiān)督。1、合同的分類及各類合同的要素分析作為企業(yè)的通用類合同，根據合同簽署目的、合同特征以及特殊性，為能進一步做好細化管理，對合同進行了細分，分成采購類、工程類、天然氣銷售、房屋租賃、維保硬件類、維保軟件類、年度意向類和其他，共八大類。八類合同的分類標準、合同樣例及分類說明詳見通用合同分類表。表1通用合同分類表合同類別分類標準合同樣例分類說明采購類用于各類商品、非生產類物資、耗材等的采購合同耗材配件采購辦公用品采購工作服采購涉及安裝事項且費用超總標的10%歸為工程類。工程類公司固定資產更新改造計劃、修理計劃、臨時追加預算中涉及主材、輔材及安裝人工費用的建設項目基礎建設工程空調采購安裝工程橋管油漆工程監(jiān)控安裝工程天然氣銷售銷售服務部天然氣銷售專用房屋租賃用于房屋租賃為主的相關合同，包括出租和承租維保硬件類用于各類涉及固定資產、硬件實體類的維護合同調壓器中修合同復印機維保合同如需審價歸為工程類合同維保軟件類主要用于各類信息化軟件維護合同及一些無實物的系統(tǒng)、軟件維護更新SCADA系統(tǒng)維護預警系統(tǒng)維護保養(yǎng)OA系統(tǒng)維護合同年度意向類即對方為我公司提供某項全年服務，具體單價確定但工作量不確定，需到實際結算時才能確定金額的合同年度保安保潔合同勞務外包合同監(jiān)理合同審價咨詢合同其他無法歸入以上7類中的合同租賃設備合同合同分類之后，便可對各類合同進行充分研究，對每個合同需要納入平臺做管理的要素進行羅列，并對所列出的要素進行相應的邊界限制和有效邏輯確認。同時，對于這些分類合同所共同具有的共性要素，也統(tǒng)一做好控制要求的設計，從而方便經辦人員和審核人員對于要素的填寫及審核。合同共性要素見合同共性要素表，基本涵蓋通用合同中各分類的共同元素，通過對這些要素的標識和邏輯分析，從而為利用系統(tǒng)對合同的申請和審批做好前期的系統(tǒng)預審。表2合同共性要素表共性要素標識必填備注合同編號合同類別是經辦人是談判人是合同名稱是供應商是必須為合同供方名冊內或走臨時供方程序合同地位甲方、乙方、丙方乙方、丙方無需確認供應商項目編號工程類合同必填合同摘要合同申請時間是合同通過時間是合同開始日期合同結束日期是/否根據周期合同確定履行方式支票、轉賬、現金、勞務是運輸費用甲方、乙方、無是違約責任有、無是爭議解決方式仲裁、訴訟是訴訟需填寫管轄法院訴訟所在地合同份數是補充協(xié)議有、無是標的額存在按實際結算情況，根據標的自動計算標的額單位租賃總面積根據租賃合同自動計算，其余為0付款方式是合同狀態(tài)用于跟蹤合同的審批狀態(tài)是否周期合同是、否為周期時合同結束時間為必填合同周期率是/否周期合同是必填以年為單位是否加急是、否由法務確認是否延遲送審是、否由法務確認標的名稱是標的單價是有按實際結算稅率0、3、5、6、11、13、17是標的數量是有按實際結算標的履行地在合同共性要素的基礎上，對于各類合同，分別考察研究了其所需的個性要素，見合同個性要素表。表3合同個性要素表個性要素標識必填說明合同分類承包方式全包、半包、清包是工程類合同是否審價是、否是工程類合同人工單價上限、中值、下限、詳見預算是工程類合同企業(yè)管理利潤是工程類合同社保費是工程類合同現場負責人是工程類合同燃氣用戶名是天然氣銷售用氣性質工業(yè)、營業(yè)、事業(yè)、團體、部隊學校、其他是天然氣銷售客戶編號天然氣銷售年用量是天然氣銷售預付費天然氣銷售補收燃氣費天然氣銷售合同系數是天然氣銷售維護頻率是實際發(fā)生、多少次每年兩類維保合同租賃面積是租賃合同物業(yè)管理費租賃合同保證金租賃合同用途租賃合同通過對合同的分類、共性以及個性要素的分析，所形成的這些數據將作為在線審批的主要內控數據，成為流轉審批的依據，同時也作為一種數據的原始積累，為今后的內控分析等工作做數據上的準備。2、合同審批管理流程合同閉環(huán)管理的第一個維度是范圍度，即納入廉政項目目標的通用合同，不論標的額大小、性質屬性、簽訂頻率高低都應本納入其中統(tǒng)一管理。第二維度是時間，即從合同談判與登記、合同流轉與審核、合同履行與監(jiān)督等管理階段來進行關鍵點內控。由于合同的履行與監(jiān)督將涉及財務管理等需要做進一步研究的內容，故在本文中，僅針對合同談判與登記、合同流轉與審核進行討論。合同的談判與登記階段，需要夯實代理人負責制。公司各部室、各單位有應當自行負責各自授權范圍內的合同談判、報批、簽訂、履行等工作，對合同的可行性、真實性、合法性、完整性負責，因此，在管理平臺上實現合同關鍵要素的填寫同時，需要能夠提供完整性預審功能，對前述所討論的各類合同共性和個性要素的標識和驗證邏輯初步進行系統(tǒng)的判斷。因此對于這一階段，其流程如下圖所示。圖1合同申請驗證流程圖合同調查與審核階段的管理上，各級審核部門需要明確各自的管理職責：法務負責對合同條款進行完整性和合法性的審核，并根據合同情況做好審批職能部室的流轉安排；審計室根據歷年對比數據所提供的歷史性預警，審定標的的合理性和準確性；計劃財務部根據公司預算審定合同支付方式的合理性；其他相關流轉部門則依據本部門職責，對合同提出專業(yè)的審核意見和建議；總經理室，按公司議事制度之規(guī)定，對合同履行審批權。合同審核階段完畢后，再由綜合管理部根據管理平臺的流程記錄，做好臺帳登錄和歸檔查閱工作。由此，結合前一環(huán)節(jié)，形成了一個完整的合同審批整體流程，如合同審批流轉流程圖（圖2）所示。圖2合同審批流轉流程圖為能夠實現各職能部室的審批過程，需要逐一記錄各個審核環(huán)節(jié)的信息，因此，對這些審核信息也需要進行相應的記錄。同時需要考慮各職能部室的二級審批，及相關主管人員的審批和職能部室領導的審批，因此在審批過程中的記錄信息如審批信息要素表所示。表4審批信息要素表要素名說明合同編號審批序號審批部門審批人審批類型流轉部門審核、流轉部門追回審批意見審批日期審批人審批結果未審批、通過、未通過、追回審批部門領導部門領導審批類型流轉部門審核、流轉部門追回部門領導審批意見部門領導審批日期審批領導審批結果未審批、通過、未通過、追回審批部門審批結果未審批、通過、追回；只有審批人和部門領導兩者的審批結果都是通過方視為部門審批通過，有一者追回視為追回三、信息技術的運用與管理平臺的實現在仔細研究分析了通用合同管理這一內控管理需求后，利用信息技術，對合同管理平臺進行架構設計，形成管理平臺的初步系統(tǒng)結構，如下圖所示。首先，系統(tǒng)提供一個登錄界面，根據用戶登錄的權限來判斷其是否為職能部室的成員，是否具有相應的審批權限。如果用相應的權限，則追加相關的審批和追回功能，否則，系統(tǒng)將提供首頁、合同申請、合同查詢和供方管理功能（由于供方管理的管理流程需要各職能部室做進一步梳理，故僅初步實現供方的查詢）等功能。圖3合同管理系統(tǒng)結構圖在系統(tǒng)的首頁，會為每個登錄系統(tǒng)的用戶提供代辦事項的提醒，從而方便用戶直接處理相關工作。圖4系統(tǒng)首頁的代表事項提供功能圖同時，系統(tǒng)首頁還會顯示登錄人所有經辦的合同情況，方便經辦人查看各自合同的流轉情況或查詢相關合同信息，并提供相應的導出按鈕。圖5合同列表及導出功能在合同申請過程中，為方便使用者，系統(tǒng)分步驟實現合同申請功能，第一步為選擇合同類別，，根據不同的大類選擇，所需要填寫的內容和要求不同，單擊【下一步】按鈕后，進入步驟二的詳情填寫。圖6合同詳情填寫如果合同地位選擇為甲方，則需要選擇在合格供方名冊中的供應商或增加臨時供方，若合同地位為乙方，則系統(tǒng)不會要求對合同供方進行選擇。供方為下拉選擇，若不在列表中則表示系臨時供方，需單擊【新增臨時供方】進行臨時新增。新增臨時供方需填寫名稱、聯(lián)系人、供應商收付標志，三證合一編號或三證各個編號，完成后單擊【添加臨時供方】則系統(tǒng)會回到第二步，并在供方處顯示新增的臨時供方名稱。圖7臨時供方新增付款方式的填寫分兩種，如果合同內規(guī)定的付款方式少于4條記錄的，請依次填寫在各次付款中，若多于4次，或另行約定的，請勾選詳見合同。圖8付款方式的填寫圖9工程類合同需要的項目編號提醒根據工程類合同的特殊要求，在步驟二中項目編號為必填項。若未填寫則會提示圖9所示的提醒警告。完成步驟二的主要共性要素填寫，【下一步】，進入步驟三的標的項填寫。標的項根據相關選擇的合同大類，同時兼有共性和個性要素。如采購類、年度意向類等，僅有標的名稱、標的單價、稅率、標的數量和履行地。其中標的名稱、單價、數量為必填項，勾選按實際結算則自動將值置0。圖10工程類合同標的項要素涉及工程的內容，包括承包方式、審價情況、人工單價等為工程類合同在第三部填寫時所需要完成的要素，如圖10所示。圖11天然氣銷售標的項要素天然氣銷售合同需要填寫合同戶名、年用量、預付費金額等內容。房屋租賃合同需要填寫租賃面積、物業(yè)管理費、押金、用途等信息。圖12房屋租賃合同標的項要素圖13兩大維護類合同標的項要素兩大維護類合同，即維護（硬件類）和維護（軟件類），需要填寫維護頻率內容，如合同中有約定數量，并結算時按實際發(fā)生結算則應勾選按實際發(fā)生則頻率自動置0。完成標的添加后，單擊【下一步】，系統(tǒng)會要求對合同申請的內容進行確認。如需要修改，可依次單擊【上一步】返回各個步驟進行修改，如確認無誤，單擊【完成添加】即可完成合同申請。此時，系統(tǒng)會將原來空白的合同編號根據系統(tǒng)編號進行填充，填充完畢后，【上一步】【完成添加】兩個按鈕會失效，僅【打印完成】按鈕有效。圖14合同確認圖15自動生成合同編號圖16合同打印此時可以點擊合同詳情下的【打印】鏈接，進行合同審批信息的封面打印，打印完成后點擊【打印完成】，系統(tǒng)會轉到首頁，在列表中顯示出該合同。在合同流轉審批過程中，首先由公司法務對合同進行審核并安排流轉部門順序。在進行合同處理時，根據管理需求，還實現了合同加急、合同延遲送審等標志的標識。圖17法務處理待法務完成流轉處理后，便可由各相應職能部門進行審核以及追回等，除審核通過外，不論是退回還是追回，都必須填寫意見，方能通過。圖18流轉部門審核圖19流轉部門追回當然，在整個合同的流轉審批過程中，法務依然可以對在流轉審批中的合同追加相應的流轉審核職能部門。整個合同管理系統(tǒng)基本實現了通用合同管理的主要管理需求，基本覆蓋了合同談判與登記、合同流轉與審核等過程，且經過測試基本滿足目前的企業(yè)管理工作，包括不同合同的分類申請、談判人、部門領導的確認和審核、法務對合同的初審并安排流轉審核部門、審核部門對合同的具體審核和意見反饋、公司領導對合同的審批確認、合同的初步自定義查詢、審核等功能的臨時授權、其余必要的系統(tǒng)信息管理等。四、下階段的研究方向利用信息技術推進企業(yè)的廉政建設，通過合同管理平臺的初步建立，基本實現了課題研究的主要目標，這即使一種有效的嘗試，同時也為今后利用大數據、互聯(lián)網+等信息技術來推進黨建、廉政工作積累了有益的經驗。為進一步推進信息技術在黨建、廉建工作中的作用，下一步，可以通過合同管理系統(tǒng)所不斷積累的基礎數據，對合同要素審核以及合格供方管理做更深入、更細化的研究。1、合同要素審核利用積累的各類合同數據，形成一個合同信息池，從而當今后發(fā)生相類似的合同時，可以嘗試調用池中信息與新申請的合同做對照，核查其是否發(fā)生重大