協(xié)同工作流平臺項目總體需求說明文檔

紡協(xié)同工作流平臺項目總體需求說明文檔文檔控制修改記錄日期作者版本修改參考號2023-11-23范超V1.02023-12-1范超V3.02023-03-18陳彥V3.1審閱人姓名職位審閱簽字存檔拷貝號地點備注目錄一、 特別說明 4二、 系統(tǒng)總體說明 4三、 建設原則 4四、 功能需求描述 51. 人事管理 52. 費用管理 63. 借款管理 64. 內部產品領用管理 65. 文獻管理 76. 檔案管理 77. 知識分享 78. 用印管理 89. 流程管理 810. 流程效率記錄分析 911. 任務管理 912. 會議管理 913. 調查管理 1014. 公文管理 1015. 協(xié)議管理 1016. 車輛管理 1117. 辦公資產管理 1118. 采購管理 1119. 圖書管理 1120. 報刊雜志管理 1221. 簽證信息管理 1222. 票務管理 1223. 報表功能 1224. 門戶管理 1225. 合理化建議 1326. 員工論壇 1327. SAP系統(tǒng)接口 1328. 郵件集成 1329. 即時通訊集成 1430. 集成 14特別說明本需求說明旨在大體劃定辦公平臺建設的功能模塊范圍，為系統(tǒng)供應商的投標提供大體的依據(jù)，為將來開發(fā)商進行具體的需求調查做準備。系統(tǒng)的具體建設應以協(xié)議簽訂后，由供應商進行需求調研后完畢的《需求規(guī)格說明書》為準。系統(tǒng)總體說明1、安裝部署方便、快捷，架構合理，設計理念先進，性能穩(wěn)定，具有較高的配置性，數(shù)據(jù)傳輸安全，支持大用戶量訪問，支持主流關系型數(shù)據(jù)庫，系統(tǒng)底層具有完備的API，提供系統(tǒng)管理員平常維護常用的管理工具，二次開發(fā)簡樸易學；2、系統(tǒng)界面風格整齊劃一，顏色亮麗，布局合理，具有多套“系統(tǒng)皮膚”選擇，可以通過配置實現(xiàn)更換公司LOGO，具有PORTAL功能；3、權限體系健全、靈活、實用，貫穿系統(tǒng)各個模塊、功能，配置簡樸易懂；4、流程引擎完善、穩(wěn)定，可擴展性強，表單布局樣式美觀，后臺數(shù)據(jù)結構合理、高效；5、可以整合即時通訊工具，在系統(tǒng)中實現(xiàn)語音、視頻、消息提醒、郵件接受提醒等功能；建設原則1、實用性原則以現(xiàn)行需求為基礎，充足考慮發(fā)展的需要來擬定系統(tǒng)規(guī)模。2、安全性原則本系統(tǒng)對安全級別規(guī)定較高。系統(tǒng)應能對系統(tǒng)內的所有操作進行記錄，記錄要方便查詢；系統(tǒng)應能對重要的數(shù)據(jù)、文獻或用戶指定的信息進行加密存儲，即不通過合法途徑不能獲得相關信息；系統(tǒng)應具有安全可靠的用戶認證機制，提供多種安全級別、多種形式的登錄模式，可以與WINDOWSAD、CA認證集成使用等等。3、可靠性原則系統(tǒng)設計能有效的避免不同模塊、不同功能、不同流程和不同表單間的邏輯沖突；系統(tǒng)應能滿足200人同時進行同樣的動作而不會產生操作失敗、系統(tǒng)紊亂或其他錯誤現(xiàn)象；系統(tǒng)設計應有完善可靠的備份機制，保證系統(tǒng)出故障后能在最短時間內修復。4、成熟和先進性原則采用主流體系架構設計，系統(tǒng)配置、系統(tǒng)管理方式等方面采用國際上先進同時又是成熟、實用的技術。5、規(guī)范性原則系統(tǒng)設計所采用的技術和設備應符合國際標準、國家標準和業(yè)界標準，為系統(tǒng)的擴展升級、與其他系統(tǒng)的互聯(lián)提供良好的基礎。6、可管理性原則系統(tǒng)采用B/S結構。整個系統(tǒng)應易于管理，易于維護，操作簡樸，易學，易用，便于進行系統(tǒng)配置，可以對系統(tǒng)的安全性、數(shù)據(jù)流量、性能等方面進行很好的監(jiān)控，并可以進行遠程管理和故障診斷。7、保護現(xiàn)有投資原則充足運用已有設備和系統(tǒng)，實現(xiàn)對已有數(shù)據(jù)的運用和保護以及現(xiàn)有工作人員知識的運用。8、可擴展性原則系統(tǒng)具有高擴展性，可以與公司已有的系統(tǒng)集成(涉及SAP，生產及電子商務等系統(tǒng))，支持數(shù)據(jù)、表單在兩個系統(tǒng)之間的導入和導出；支持與主流數(shù)據(jù)庫集成、對接，涉及但不限于Oracle、DB2、SQLServer等；具有良好的操作系統(tǒng)兼容性，涉及Windows、Linux和Unix等。功能需求描述人事管理 1.1、人員基本信息、登陸密碼可以自主維護，并與SAP中HR模塊數(shù)據(jù)保持同步； 1.2、員工基本信息受權限控制，不同關系用戶查看的內容各不相同； 1.3、提供員工通訊錄功能和員工信息查詢功能； 1.4、可以自定義顯示與當前用戶相關的協(xié)同信息，實現(xiàn)常用的員工自助、經(jīng)理自助功能； 1.5、人事相關流程的線上解決； 1.6、用戶可查詢個人每月的薪資明細。費用管理 2.1、費用報銷的申請，審批； 2.2、以公司財務報銷制度為規(guī)定，可以與各部門預算、借款流程、出差申請流程相關聯(lián)；實現(xiàn)相關流程的提醒或引用； 2.3、報銷的金額可以分門別類進行記錄，可以按人、按部門記錄月度、季度、年度報銷金額，也可以按交通費、住宿費等歸類記錄公司的費用報銷情況； 2.4、可按費用類別的預算額度，對超預算的費用報銷進行提醒或控制； 2.5、審批者授信額度事先配置，事中提醒/控制，事后記錄； 2.6、報銷數(shù)據(jù)最終需要通過接口導入到SAP系統(tǒng)中。借款管理 3.1、借款的申請，審批，以及還款解決； 3.2、可以與各部門預算、報銷流程、出差申請流程相關聯(lián)；實現(xiàn)相關流程的提醒或引用； 3.3、可以按人、按部門或按借款用途歸類記錄月度、季度、年度的借款情況； 3.4、借款額度事先配置，事中提醒/控制，事后記錄； 3.5、審批者授信額度事先配置，事中提醒/控制，事后記錄； 3.6、借款數(shù)據(jù)最終需要通過接口導入到SAP系統(tǒng)中。內部產品領用管理 4.1、內部產品領用/借用的申請，審批，以及歸還或報廢解決； 4.2、可以按人、按部門或按產品類型歸類記錄產品領用情況。文獻管理 5.1、實現(xiàn)對公司重要電子文獻的在線管理功能；5.2、建立合理的文檔分類體系，可設立多級目錄，實現(xiàn)文檔的類別管理；5.3、支持目錄創(chuàng)建時的屬性設立，可以按照屬性將通過流程審批的文檔自動歸類到該目錄下；5.4、支持將目錄的權限（讀、寫、修改、刪除、下載等）開放給某個特定組織，或者臨時開放給某個員工；支持版本控制；5.5、文檔的閱讀、下載、打印、生效、作廢等權限可控，可將文檔共享給某個部門或者某個員工；5.6、文檔入庫、借閱可通過流程進行審批控制，可對文檔進行文字點評；5.7、文檔可與其它文檔或模塊主數(shù)據(jù)、流程之間進行關聯(lián)，可以自定義多種文檔的屬性（項目、客戶、組織等），支持多維度的查詢和記錄；5.8、實現(xiàn)對系統(tǒng)所有文檔（包含附件）的全文檢索，涉及DOC、XLS、PDF等文獻形式文檔的檢索；5.9、可對文檔的查閱次數(shù)、點評次數(shù)等進行記錄排名；5.10、知識地圖的創(chuàng)建、編輯、廢棄等操作簡樸易學。檔案管理 6.1、檔案歸檔信息的登記，涉及法務編號、名稱、時間、類別、部門、經(jīng)辦人、批準人、保存期限等； 6.2、可通過多種要素對檔案目錄及歸檔情況進行查詢； 6.3、檔案查閱的申請，審批； 6.4、檔案借閱的申請，審批； 6.5、檔案更改的申請，審批。知識分享 7.1、實現(xiàn)對有價值的知識類文檔或者信息的在線共享功能； 7.2、建立合理的知識分類體系，可設立多級目錄，實現(xiàn)知識的類別管理；7.3、支持將目錄的權限（讀、寫、修改、刪除、下載等）開放給某個特定組織，或者臨時開放給某個員工；7.4、可以方便的在線編輯Doc、Xls等類型文檔，編輯界面效果和最終的頁面顯示排版效果需同樣；7.5、知識可在多個目錄下進行共享，支持版本控制；7.6、知識的閱讀、下載、打印、生效、作廢等權限可控，可共享給特定的某個部門或者某個員工；7.7、可在線對文檔內容進行批注，或在指定位置進行文字點評；7.8、可與其它文檔或模塊主數(shù)據(jù)、流程之間進行關聯(lián)，可以自定義多種屬性（項目、客戶、組織等），支持多維度的查詢和記錄；7.9、實現(xiàn)對系統(tǒng)所有文檔（包含附件）的全文檢索，涉及DOC、XLS、PDF等文獻形式文檔的檢索；7.10、可按查閱次數(shù)、點評次數(shù)等進行記錄排名；7.11、知識地圖的創(chuàng)建、編輯、廢棄等操作簡樸易學。用印管理 8.1、用印申請審批，超權的上級報批； 8.2、印章借用的申請，審批； 8.3、印章制作的申請，審批。流程管理 9.1、實現(xiàn)流程、表單的自動化解決；表單可自由定義，支持關聯(lián)字段自定義、關聯(lián)取數(shù)和字段條件過濾； 9.2、表單布局支持配置實現(xiàn)簡樸計算公式，例如：主表多字段求和、子表字段按行求積、子表字段按列求和等，可以在表單布局中通過JAVASCRIPT等腳本實現(xiàn)字段驗證或提醒；9.3、流程的流轉靈活性高，支持多種流轉條件判斷，有靈活的審批權限控制，可半途人工決策（轉簽、加簽、退回等操作）；9.4、可以按模塊進行審批授權，用戶可將自己的審批權限臨時授權給其他用戶；9.5、流程中的文檔可以自動保存在文獻管理模塊，實現(xiàn)知識的自然積累；9.6、流程的配置支持圖形化界面，流程配置、維護簡樸易學；9.7、流程擴展性強，可以自行定義流程節(jié)點前、后擴展功能；9.8、具有流程提醒（待辦、郵件、即時消息、短信等）、催辦、督辦功能；督辦接受人員可以反饋督辦，可以查看歷史督辦情況；9.9、支持手機短信息審批；9.10、可對工作流按各種元素進行檢索，可方便配置單一流程報表，數(shù)據(jù)受權限控制，可以自定義報表篩選條件，同時具有導出EXCEL功能。流程效率記錄分析10.1、可記錄與當前用戶相關的流程，顯示流程的不同解決狀態(tài)，涉及待辦、已辦、我啟動的、存檔的等；10.2、可對出現(xiàn)問題的流程進行預警，對流程過程中“停滯”過久的低效環(huán)節(jié)進行提醒；10.3、可以通過報表對流程的審批、流轉、存檔等各個環(huán)節(jié)進行記錄分析，并生成圖表。任務管理 11.1、可以通過系統(tǒng)自主分派多種任務，任務下達后可以即時提醒接受人（負責人），可以跟蹤監(jiān)控任務的貫徹情況，任務完畢后可進行評價，可以提交任務成果文獻（自動沉積在文檔管理模塊）；11.2、通過報表或圖表的形式來記錄、分析任務完畢情況，以便及時跟蹤任務完畢情況和調整管理制度。會議管理 12.1、會議室信息的管理，能對會議室進行明確的編號和會議室相關資源（如：會議室容量、設備配置等）的記錄； 12.2、會議室的申請需要有準確的時段控制，避免會議室預訂時的時間沖突，時段過后，系統(tǒng)可以自動釋放申請的會議室資源； 12.3、可以在線進行會議發(fā)起、會議審批、會議邀請和會議告知，支持會議記錄和會議資料（會中、會后）的上傳和歸檔；同時，會議邀請與待辦任務集成，可在線對會議邀請進行接受。接受后，該事項將自動記入在用戶的個人工作日歷中，形成待辦任務并屆時提醒； 12.4、可以在線進行會議決議分解解決，以工作任務的形式分發(fā)到任務負責人，并且負責人可以通過系統(tǒng)填報任務完畢情況。調查管理13.1、可自定義調查問卷題目數(shù)量、題目類型、回答形式等內容；13.2、可按系統(tǒng)權限自定調查范圍，并在線發(fā)起問卷調查；13.3、實現(xiàn)調查結果的記錄分析，支持多種圖形化分析的功能；13.4、可以將調查結果導出到EXCEL，形成文檔。公文管理 14.1、可對公文進行編號管控；14.2、內外部公文發(fā)布的申請，審批和傳閱，流程的靈活性強；14.3、公文的查詢、打印、下載可以受系統(tǒng)權限控制；14.4、可以記錄公文的查閱情況；14.5、支持自動套紅，支持電子簽章。協(xié)議管理 15.1、對協(xié)議進行分門別類管理；15.2、協(xié)議的專用審批流程；15.3、協(xié)議流程和用印流程的關聯(lián)。車輛管理 16.1、車輛基本信息的管理； 16.2、用車申請，審批，回車的登記； 16.3、用車情況記錄，涉及里程、油耗、費用、補貼等； 16.4、車輛維修申請，審批，維修的記錄等。辦公資產管理 17.1、辦公常用物品，如：辦公設備（資產類）、其它低值易耗品（費用類）等，請購申請審批，物品入庫解決； 17.2、辦公用品領用管理； 17.3、可以在系統(tǒng)中自動生成辦公資產管理臺帳； 17.4、平常備品報修申請及記錄； 17.5、辦公資產報廢申請及記錄。采購管理 18.1、常規(guī)物品采購的申請，審批，入庫解決； 18.2、印刷制作采購的申請，審批，入庫解決； 18.3、采購預算額度事先配置，事中提醒/控制，事后記錄； 18.4、可準時間等要素對采購申請流程排序，優(yōu)先解決緊急的采購需求； 18.5、可按供應商、時間等要素匯總記錄采購明細，以支持與供應商的定期對賬。圖書管理 19.1、圖書基本信息管理（新增、刪除、查詢等）； 19.2、圖書借閱申請，審批，歸還解決； 19.3、電子圖書館。報刊雜志管理 20.1、支持報刊雜志訂閱清單的信息維護和發(fā)布； 20.2、個人訂閱的在線申請，認領發(fā)放； 20.3、領取或發(fā)放情況的匯總記錄。簽證信息管理 21.1、加盟商及其它內部員工出國簽證信息的統(tǒng)一管理，平常維護； 21.2、出國信息的報審記錄。票務管理 22.1、機票預訂； 22.2、酒店預訂； 22.3、車票預訂； 22.4、各種業(yè)務預訂的記錄、查詢和記錄。報表功能 23.1、可配置或開發(fā)報表或圖表，具有自定義數(shù)據(jù)源、數(shù)據(jù)鉆取等功能；23.2、報表數(shù)據(jù)受系統(tǒng)權限控制；23.3、除了系統(tǒng)自帶的報表功能外，支持第三方主流報表工具集成，例如：潤乾、BIRT等，并提供報表維護工具。門戶管理 24.1、可以方便地定制或改變個性化門戶，涉及個人門戶、部門門戶、公司門戶等；門戶上的元素可以方便的進行拖拽；24.2、支持與其它軟件系統(tǒng)AD集成；24.3、有待辦事宜條數(shù)、新郵件數(shù)等信息的提醒；24.4、PORTAL欄目除系統(tǒng)常用內容（公司新聞、告知、公告、圖片新聞等）外，還可嵌入互聯(lián)網(wǎng)頁面元素，如google日歷、天氣預報等。合理化建議 25.1、建立公司各部門統(tǒng)一的合理化建議反饋機制，所有系統(tǒng)用戶可以通過此功能向指定部門反饋平常工作中發(fā)現(xiàn)的問題，或是更優(yōu)的解決方案； 25.2、可在線對合理化建議進行反饋答復； 25.3、提供實用的查詢、記錄功能。員工論壇 26.1、可以創(chuàng)建不同的板塊，如工作板塊、生活板塊等，可對不同板塊設立訪問權限； 26.2、可在重要的板塊中，對不同的議題