2024年年度辦公室主任的協(xié)調(diào)藝術(shù)

第頁2024年年度辦公室主任的協(xié)調(diào)藝術(shù)

不論在黨政機(jī)關(guān)還是在企事業(yè)單位，協(xié)調(diào)辦事能力很重要。協(xié)調(diào)工作歸納起來就是兩種，一是權(quán)力協(xié)調(diào)，也就是剛性協(xié)調(diào)；二是非權(quán)力協(xié)調(diào)，也就是柔性協(xié)調(diào)。權(quán)力協(xié)調(diào)就是協(xié)調(diào)者依據(jù)職責(zé)、權(quán)限、規(guī)章制度，通過行政系統(tǒng)、運(yùn)用行政命令的方式來協(xié)調(diào)。權(quán)力協(xié)調(diào)的方式很多，主要有指令協(xié)調(diào)法、計(jì)劃協(xié)調(diào)法和法規(guī)協(xié)調(diào)法。通過發(fā)出指示、命令，調(diào)整人、財(cái)、物、技等在時(shí)間空間上的配置，是指令性協(xié)調(diào)；通過修改計(jì)劃，調(diào)整執(zhí)行流程，協(xié)調(diào)各單位的共同行動(dòng)，是計(jì)劃協(xié)調(diào)；通過修訂完善規(guī)章制度，用制度規(guī)范和協(xié)調(diào)行動(dòng)的，是法規(guī)協(xié)調(diào)。作為機(jī)關(guān)干部對這些應(yīng)有所掌握，以便在權(quán)力協(xié)調(diào)過程中充分發(fā)揮職能部門的作用。

所謂非權(quán)力協(xié)調(diào)即柔性協(xié)調(diào)，是我們機(jī)關(guān)干部常用的協(xié)調(diào)方式。所謂柔性，就不是硬碰硬，而是在方式和手段上講究藝術(shù)和方法。

第一，注重軟化矛盾

協(xié)調(diào)的事情辦多了，有順暢的時(shí)候，也必然有碰釘子的時(shí)候，況且協(xié)調(diào)面對的就是大量的矛盾和分歧，解決起來不可能事事都順利。協(xié)調(diào)工作碰釘子時(shí)，要注意做好軟化、消除的工作，切不可硬碰硬，硬碰硬容易把事情辦砸。協(xié)調(diào)“碰釘子”往往來自三個(gè)方面：

一是協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)層。比如某領(lǐng)導(dǎo)直接交辦一件重要事情，由于事前通氣不夠，可能其他領(lǐng)導(dǎo)不同意辦或意見不一致，這是出于“夾縫”中的協(xié)調(diào)。你如果不注意溝通或溝通不成，辦和不辦都可能會出現(xiàn)“兩頭不落好”的情況。若某領(lǐng)導(dǎo)不了解“內(nèi)情”，就此事提出批評甚至發(fā)脾氣時(shí)，協(xié)調(diào)者不能因“受冤”而輕易動(dòng)怒、甩手，更不能將其他領(lǐng)導(dǎo)的不同意見和盤托出予以辯解，而必須沉著冷靜，有大度容忍的胸懷，主動(dòng)承擔(dān)責(zé)任，以當(dāng)前隱藏內(nèi)容免費(fèi)查看緩和氣氛。事后再做說明，再行協(xié)調(diào)。

二是協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)和部門之間。由于領(lǐng)導(dǎo)與部門之間看問題的角度不同，處理問題的方法不同，加之個(gè)人的素養(yǎng)不同，因而在工作上的矛盾和分歧是在所難免的。機(jī)關(guān)干部在協(xié)調(diào)這類問題時(shí)，應(yīng)著力做好彌合、勸說的工作，擴(kuò)大其共同點(diǎn)，縮小其分歧點(diǎn)。來回傳話，既不能“失真”，也不能“逼真”，凡有利于協(xié)調(diào)的話就說，不利于協(xié)調(diào)的話就不能說。不要把領(lǐng)導(dǎo)的批評話、部門的牢騷話一股腦兒兜出來，傳給對方，更不能幸災(zāi)樂禍胡摻和，這是職業(yè)道德所不允許的。如果領(lǐng)導(dǎo)和部門各執(zhí)己見，一時(shí)協(xié)調(diào)不通而又必須協(xié)調(diào)時(shí)，那就應(yīng)當(dāng)將情況真實(shí)地報(bào)告其他領(lǐng)導(dǎo)，請其他領(lǐng)導(dǎo)出面協(xié)調(diào)。

三是協(xié)調(diào)部門之間。機(jī)關(guān)干部受領(lǐng)協(xié)調(diào)任務(wù)，如果其他部門不配合，應(yīng)采取說理的辦法消除誤解，取得共識；如果一時(shí)不聽協(xié)調(diào)，可在條件允許的情況下，暫時(shí)放一放，待其冷卻后，再伺機(jī)與有關(guān)部門協(xié)調(diào)；如果分歧較大協(xié)調(diào)不通時(shí)，可報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)處理；報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)，要客觀公正地把情況說清楚，不要亂發(fā)議論，借機(jī)打“小報(bào)告”。打“小報(bào)告”最終沒有“好果子吃”，這是協(xié)調(diào)成功的大忌。

第二，講求語言藝術(shù)

語言是協(xié)調(diào)的重要媒介和基本載體。工作協(xié)調(diào)能否順利，講究語言藝術(shù)很重要。任何協(xié)調(diào)方式，在語言得體方面都有明確要求，基本的就是講求準(zhǔn)確性、完整性、通俗性、感染性。常言道：“良言一句三冬暖”，得體的語言既能簡明扼要、完整準(zhǔn)確地表達(dá)自己的意圖，又能使對方入心入耳入腦，使其愉快地接受協(xié)調(diào)。

一是遵循語言交流規(guī)則。人們在社會活動(dòng)中需要用語言進(jìn)行交流，為使交流有效，交流雙方總會自覺或不自覺地遵循某些約定俗成的交流規(guī)則。常見的有兩條原則10條準(zhǔn)則：

關(guān)于合作原則。美國語言哲學(xué)家格賴斯在20世紀(jì)70年代首次提出了合作原則，認(rèn)為在語言交流中，言者和聽者之間存在一種默契與合作，交流雙方都期望并努力使交流取得理想效果。格賴斯的合作原則可具體分為四條會話準(zhǔn)則，對于發(fā)揮好語言在協(xié)調(diào)中的作用，極有參考價(jià)值：

數(shù)量準(zhǔn)則：說話要不多不少。只說需要的話；不說多于需要的話。

質(zhì)量準(zhǔn)則：說話要真實(shí)。不說自知是不真實(shí)的話；不說證據(jù)不足的話。

關(guān)聯(lián)準(zhǔn)則：說話要貼切。

方式準(zhǔn)則：說話要清楚。避免語言晦澀；避免歧義；避免啰嗦；井井有條。

總體來講，上面這四條準(zhǔn)則要求在語言交流時(shí)，要盡量提供對方所需要的信息，說話不要啰嗦、冗長、拖泥帶水；要誠實(shí)，不說假話，避免夸大其詞；避免東拉西扯，文不對題；避免語言晦澀難懂、模棱兩可；語言要簡潔，井井有條，說話要注意語速、語調(diào)、語氣。

關(guān)于禮貌原則。英國語言學(xué)家利奇則認(rèn)為格賴斯的合作原則還不能完全概括語言在交流中的語用功能，他又提出了禮貌原則，從而對語言的交流原則進(jìn)行了補(bǔ)充和發(fā)展。利奇的禮貌原則具體分為六項(xiàng)準(zhǔn)則：

得體準(zhǔn)則：盡量少讓他人受損；盡量多讓他人得益。

寬宏準(zhǔn)則:盡量少讓自己受益；盡量多讓自己吃虧。

褒揚(yáng)準(zhǔn)則:盡量不貶低他人；盡量褒揚(yáng)他人。

謙虛準(zhǔn)則:盡量少褒揚(yáng)自己；盡量貶低自己。

一致準(zhǔn)則:盡量減少自己對他人的分歧；盡量使自己與他人的意見一致。

同情準(zhǔn)則：盡量減少自己對他人的反感；盡量增加對他人的同情。

合作原則和禮貌原則是促使語言交流成功的語用規(guī)則，是根據(jù)語言規(guī)律和社會行為規(guī)范構(gòu)建的，所以，我們要想?yún)f(xié)調(diào)順利進(jìn)行并取得成功，就應(yīng)當(dāng)認(rèn)真去領(lǐng)會、把握和實(shí)踐這些規(guī)則。

二是注意區(qū)別對象。說服力產(chǎn)生的最大要素，就是區(qū)別對象選擇適宜的說辭。如果不管對方是誰，都用一種方法去說服，就很難順利達(dá)到目標(biāo)。要根據(jù)協(xié)調(diào)對象的地位、職業(yè)、經(jīng)歷、文化素養(yǎng)、性格特點(diǎn)等，采取不同的表達(dá)方式。對嚴(yán)謹(jǐn)?shù)娜?，語言不妨活潑一些；對文化層次低一些的人，語言盡量通俗易懂一點(diǎn)、實(shí)在一點(diǎn)；對性格直爽的人，要開門見山、單刀直入；對干練果斷的人，要言簡意賅、干脆利落，等等。

三是要有好的態(tài)度。有句話說，態(tài)度比能力重要。所以，好的態(tài)度是協(xié)調(diào)必不可少的利器。協(xié)調(diào)主要是協(xié)商，要慎用指令性語言，多用商量的口氣，即使傳達(dá)上級的指示、轉(zhuǎn)達(dá)領(lǐng)導(dǎo)交辦的事項(xiàng)，也不要口氣太硬。在一般協(xié)調(diào)場合，更要注意語言平和，態(tài)度隨和。做到這些，從根本上來講，要加強(qiáng)自身修養(yǎng)，培養(yǎng)良好工作作風(fēng)，做到***所要求的“努力做到五不”：

“一不自恃。不能認(rèn)為‘機(jī)關(guān)牌子大，領(lǐng)導(dǎo)靠山硬’而有所依仗、有恃無恐，更不允許濫用領(lǐng)導(dǎo)和辦公室的名義謀取個(gè)人私利。

“二不自負(fù)。要克服優(yōu)越感，堅(jiān)決防止對基層干部盛氣凌人、態(tài)度傲慢、頤指氣使、發(fā)號施令等現(xiàn)象。

“三不自詡。防止自我表露、吹噓炫耀，特別是涉及領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人的工作和生活，不能隨意張揚(yáng)，妄加評論；對于黨的內(nèi)部機(jī)密，更應(yīng)當(dāng)守口如瓶。

“四不自卑?？朔暂p自賤、自慚行穢的心理，不能‘足將進(jìn)而趑趄，口將言而囁嚅’，防止唯唯諾諾，沒有個(gè)人主見的現(xiàn)象。

“五是不自以為是。不能憑想當(dāng)然，隨意刪節(jié)、更改或補(bǔ)充領(lǐng)導(dǎo)的指示，防止粗心大意、敷衍塞責(zé)、玩忽職守的現(xiàn)象。”

四是要把握好分寸。重要的是根據(jù)不同的對象，把握好語言的分寸。對平行機(jī)關(guān)的協(xié)調(diào)，語言基調(diào)是磋商，但又不能放棄大原則；對領(lǐng)導(dǎo)的協(xié)調(diào)，其語言基調(diào)則多用請示、探尋的口氣，要用“建議”“是不是”“可以不可以”等請示色彩的語言，不能用“要”“必須”“應(yīng)該”等確定性語言。總之，語言是一門大學(xué)問，關(guān)鍵靠協(xié)調(diào)者在實(shí)踐中去用心把握、用心發(fā)揮。

第三，做到靈活應(yīng)變

矛盾類型多種多樣，處理矛盾沒有萬能鑰匙，只能以具體的時(shí)間、地點(diǎn)、條件為轉(zhuǎn)移，一把鑰匙開一把鎖。所以，在協(xié)調(diào)時(shí)做到靈活多變很重要。

一是因人而宜。一般來說，協(xié)調(diào)時(shí)，對老同志要尊敬；對新同志要和藹；對熟悉的同志可以隨便一些；對生疏的同志要正規(guī)、謹(jǐn)慎一些；對工作積極主動(dòng)的，要充分信任，不可窮追不舍；對工作比較拖拉的，要經(jīng)常提醒，加強(qiáng)督促?？傊?，要根據(jù)不同人的不同特點(diǎn)，有針對性地進(jìn)行協(xié)調(diào)。

二是因事而宜。也就是不同的事情要用不同的方式。對大家普遍關(guān)心的問題，應(yīng)公開處理，通常影響到多大范圍，就在多大范圍處理；對不宜公開的事情，如協(xié)調(diào)人事調(diào)整、調(diào)解個(gè)人矛盾等，應(yīng)著重運(yùn)用個(gè)別協(xié)調(diào)方式，范圍越小效果越好；對涉及多個(gè)部門的具體問題，采取現(xiàn)場辦公的協(xié)調(diào)方式比較好。

三是因時(shí)而宜。就是說，協(xié)調(diào)要注重捕捉時(shí)機(jī)。比如對上協(xié)調(diào)，一個(gè)時(shí)期領(lǐng)導(dǎo)正在思考一個(gè)重要問題或某項(xiàng)重要工作該如何辦理時(shí)，去向領(lǐng)導(dǎo)請示或磋商，提出符合領(lǐng)導(dǎo)意圖的協(xié)調(diào)意見，就容易被領(lǐng)導(dǎo)吸收和確認(rèn)。再一點(diǎn)，就是領(lǐng)導(dǎo)情緒比較好的時(shí)候，也是協(xié)調(diào)的最佳時(shí)機(jī)。一般來說，領(lǐng)導(dǎo)工作繁忙時(shí)，心情煩躁時(shí)，不宜去“迎風(fēng)”協(xié)調(diào)。即使必須去協(xié)調(diào)，也要見縫插針，見機(jī)行事，多談些領(lǐng)導(dǎo)最關(guān)心或最感興趣的問題，取得共鳴之后，因勢利導(dǎo)，切入“正題”。對下協(xié)調(diào)的捕捉時(shí)機(jī)，就是“借東風(fēng)”，順?biāo)浦?。比如一個(gè)重要問題需要協(xié)調(diào)解決而遇到難題時(shí)，這時(shí)正好開了個(gè)會，有了明確的指示；或下發(fā)了個(gè)文件，有了明確的規(guī)定；或某個(gè)領(lǐng)導(dǎo)人作了批示，有了明確的要求，等等。假若這些有利于問題的協(xié)調(diào)解決，就不要放過這個(gè)時(shí)機(jī)。

四是著眼共贏。協(xié)調(diào)利益矛盾的關(guān)鍵是平衡利益。能否平衡利益，關(guān)鍵在于協(xié)調(diào)著能否跳出“單贏”的思維模式，多為雙方、各方的“面子”“里子”著想，多尋求一些能讓雙方、多方都可以從中受益的共贏途徑，最終讓各方在利益問題上各得其所，都覺得自己是一個(gè)贏家，這樣協(xié)調(diào)才能取得預(yù)想的結(jié)果。

五是善于溝通。協(xié)調(diào)其實(shí)就是溝通，通過溝通達(dá)成共識。溝通從方式方法上區(qū)分，有正式溝通與非正式溝通、直接溝通與間接溝通、直言溝通與迂回溝通等。

正式溝通，一般要事先向?qū)Ψ桨l(fā)出通知，并且一般都在會場、辦公室等正規(guī)場合進(jìn)行；

非正式溝通，一般隨機(jī)而行，不發(fā)通知，不講究場合，往往在對方無準(zhǔn)備、無意的狀態(tài)下進(jìn)行；

直接溝通，就是當(dāng)事人之間直接交流；

間接溝通，就是采取委托第三方，比如請朋友或德高望重的領(lǐng)導(dǎo)與對方溝通；

直言溝通，就是開門見山提出自己的意見和看法；

迂回溝通，就是先選出一兩個(gè)與對方意見比較一致的問題，找對方單獨(dú)商議，在營造出兩個(gè)人看法一致、真誠友好的氣氛之后再慢慢迂回到有分歧的意見上去，乘勢說服對方，化解對立問題。

機(jī)關(guān)常用的柔式溝通，就是采用非正式溝通、間接溝通、迂回溝通等方式的溝通。其中比