大型集團(tuán)公司檔案管理核心制度

檔案管理制度第一章總則第一條為了規(guī)范（集團(tuán)）股份（以下簡(jiǎn)稱企業(yè)）檔案分類、裝訂、歸檔、保管、查閱和銷毀管理，特制訂本制度。第二條檔案范圍1、企業(yè)內(nèi)部經(jīng)營(yíng)形成多種資料。2、外部政府機(jī)關(guān)、行業(yè)部門形成和企業(yè)經(jīng)營(yíng)或行業(yè)相關(guān)公文、通知、批復(fù)等資料。3、下屬全資、控股子企業(yè)（以下簡(jiǎn)稱子企業(yè)）立案形成和經(jīng)營(yíng)相關(guān)資料。第二章檔案管理部門第三條檔案管理部門檔案管理由行政部及財(cái)務(wù)中心共同管理，其中行政部為主管部門。第四條檔案管理部門職責(zé)1、行政部檔案管理職責(zé)（1）負(fù)責(zé)統(tǒng)一組織編制、修訂、完善企業(yè)檔案管理制度，規(guī)范管理步驟、分類目錄、管理表格，規(guī)范檔案分類、移交、備份、立案、歸檔、立卷、保管、借閱、銷毀等管理。（2）負(fù)責(zé)指導(dǎo)、培訓(xùn)、宣貫檔案管理制度。（3）負(fù)責(zé)組織、安排、檢驗(yàn)督導(dǎo)檔案管理制度實(shí)施。（4）負(fù)責(zé)整理、保管企業(yè)人事行政類和業(yè)務(wù)類檔案。（5）負(fù)責(zé)搜集、整理、保管子企業(yè)立案人事行政類和業(yè)務(wù)類檔案。（6）負(fù)責(zé)搜集、整理各部門檔案分類目錄，匯總建立企業(yè)電子目錄并寫入OA檔案系統(tǒng)。2、財(cái)務(wù)中心檔案管理職責(zé)（1）負(fù)責(zé)配合行政部編制、修訂、完善企業(yè)檔案管理制度中財(cái)務(wù)類檔案分類目錄、分類管理步驟。（2）負(fù)責(zé)搜集、整理、保管企業(yè)及子企業(yè)立案財(cái)務(wù)類檔案。第三章檔案分類管理第五條檔案分類標(biāo)準(zhǔn)企業(yè)檔案分類和分類編號(hào)由行政部統(tǒng)一集中管理。各部門不得私自增、減、變更檔案分類和分類編號(hào)。如有變更、調(diào)整、增加、刪除需求，應(yīng)由需求部門提出申請(qǐng)，經(jīng)部門主管和行政部審批同意后再做調(diào)整。第六條檔案分類檔案分類可按內(nèi)容、保留形式、密級(jí)性等多個(gè)方法分類。企業(yè)檔案關(guān)鍵采取按實(shí)質(zhì)內(nèi)容進(jìn)行分類。1、按內(nèi)容進(jìn)行分類：具體各級(jí)分類目錄詳見《檔案分類管理步驟》中具體要求。關(guān)鍵有：（1）、章程、規(guī)章制度、通知通報(bào)發(fā)文：關(guān)鍵包含章程、規(guī)章、制度、內(nèi)部通知通報(bào)發(fā)文、外部政府機(jī)構(gòu)、行業(yè)部門發(fā)文、通知、批文等。（2）、會(huì)議資料。關(guān)鍵包含日常會(huì)議紀(jì)要和專題會(huì)議資料等。（3）、股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)決議和組員資料。包含股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)決議、股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)組員資料等。（4）、企業(yè)基礎(chǔ)資料。包含企業(yè)介紹、資質(zhì)、證照登記、變更、注銷、年審資料、品牌形象等。（5）、經(jīng)營(yíng)目標(biāo)、計(jì)劃、總結(jié)：包含經(jīng)營(yíng)目標(biāo)和總結(jié)、經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和總結(jié)等。（6）、經(jīng)濟(jì)協(xié)議。包含對(duì)外形成收款經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)協(xié)議、對(duì)外形成付款經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)協(xié)議、關(guān)聯(lián)企業(yè)間收付款合相同。（7）、案件資料。（8）、行政后勤檔案/職員福利（餐娛、文體、圖書等）。包含基建項(xiàng)目、后勤福利文件、資產(chǎn)清單等。（9）、人力資源部資料。包含人力配置、人力開發(fā)、人力薪酬（成本）、勞資關(guān)系、職員信息管理等。（10）、財(cái)務(wù)部門資料。包含財(cái)務(wù)人員管理資料、會(huì)計(jì)報(bào)表/匯報(bào)、涉稅資料、銀行融資評(píng)級(jí)授信資料、銀行資金帳戶資料、重大財(cái)務(wù)事項(xiàng)資料、會(huì)計(jì)賬簿、憑證、年度帳套備份光盤等。（11）、戰(zhàn)略投資部資料（12）、工會(huì)文件（13）、登記統(tǒng)計(jì)資料。包含印章使用記錄表、收發(fā)文登記、檔案管理登記資料、圖書借閱記錄表等。（14）、簽字印模。包含簽字樣本、印章印模等。（15）、特殊業(yè)務(wù)資料。2、按保留形式分類（1）紙質(zhì)形式（2）電子檔案形式：包含多種電子表格、電子文檔、掃描方法等形式。3、按保密性分類：分為絕密檔案、機(jī)密檔案、秘密檔案、通常（無密級(jí)）檔案。絕密、機(jī)密文件打印使用專用磁盤，絕密文件只能印1份，機(jī)密、秘密文件按審閱人數(shù)打印。文件機(jī)密級(jí)數(shù)，由發(fā)文單位主管領(lǐng)導(dǎo)依據(jù)文件內(nèi)容，對(duì)照密級(jí)分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行確定。（1）、絕密：處于最高保密等級(jí)，限指定人員知曉，一旦泄密會(huì)對(duì)集團(tuán)企業(yè)安全、發(fā)展造成極其嚴(yán)重后果資料，如造成企業(yè)財(cái)產(chǎn)損失伍萬元以上；資金鏈斷裂（七天內(nèi)不能恢復(fù)鏈接）；管理系統(tǒng)瓦解（三天內(nèi)不能恢復(fù)運(yùn)行）或組織架構(gòu)動(dòng)蕩（高管三人以上投訴或兩人以上離職）等。絕密文件是集團(tuán)企業(yè)關(guān)鍵檔案。包含但不限于：A、總裁指定絕密事項(xiàng)資料；B外單位提供絕密文件資料和對(duì)應(yīng)科研結(jié)果；C企業(yè)重大經(jīng)營(yíng)決議、戰(zhàn)略投資計(jì)劃；D購置或開發(fā)科研結(jié)果和專利等資料；E資金運(yùn)作計(jì)劃、協(xié)議、等相關(guān)財(cái)務(wù)資料；F重大項(xiàng)目標(biāo)資料。(2)、機(jī)密：保密等級(jí)次于絕密，集團(tuán)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人員所知資料。是指非法泄露后會(huì)給集團(tuán)企業(yè)安全、發(fā)展造成嚴(yán)重?fù)p害資料，如造成企業(yè)財(cái)產(chǎn)壹萬元以上伍萬元以下；資金鏈鏈接不穩(wěn)（七天內(nèi)恢復(fù)鏈接）；管理系統(tǒng)遭受破壞（技術(shù)平臺(tái)、作業(yè)工具等三天內(nèi)恢復(fù)使用）或組織架構(gòu)出現(xiàn)危機(jī)（高管兩人以上投訴或一人離職）等，包含但不限于：A集團(tuán)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)指定機(jī)密事項(xiàng)資料；B外單位提供機(jī)密文件資料和對(duì)應(yīng)研究結(jié)果；C集團(tuán)及控股子企業(yè)決議性會(huì)議紀(jì)要、股東會(huì)及董事會(huì)決議；D相關(guān)集團(tuán)及控股子企業(yè)商業(yè)利益，發(fā)展協(xié)議；E企業(yè)發(fā)展計(jì)劃、年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、業(yè)績(jī)協(xié)議、經(jīng)營(yíng)分析會(huì)紀(jì)要等(未公開宣告者)；F還未公布技術(shù)基礎(chǔ)資料、材料、圖紙；G投資計(jì)劃書、項(xiàng)目協(xié)議、項(xiàng)目運(yùn)作方案；H財(cái)務(wù)帳薄、財(cái)務(wù)運(yùn)行匯報(bào)、驗(yàn)資匯報(bào)、審計(jì)匯報(bào)等；I集團(tuán)企業(yè)人事檔案、工資；J未公布內(nèi)部重大改革及人員變動(dòng)方案；K包含總裁個(gè)人收發(fā)文件。3、秘密：保密等級(jí)在絕密和機(jī)密之下，集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)、部門領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)人員所知資料。但假如非法泄露，會(huì)給集團(tuán)企業(yè)帶來損害和影響，如造成企業(yè)財(cái)產(chǎn)損失1萬元以下；資金鏈鏈?zhǔn)艿捷p微影響（不影響正常作業(yè)）；管理系統(tǒng)遭受輕微破壞（不影響正常使用）或組織架構(gòu)受到輕微動(dòng)蕩（兩人以下投訴，無人員離職），包含但不限于：A外單位提供秘密文件資料和對(duì)應(yīng)研究結(jié)果；B企業(yè)招投標(biāo)書，相關(guān)企業(yè)經(jīng)營(yíng)各項(xiàng)信息、數(shù)據(jù)、流通渠道和機(jī)構(gòu)等；C含有國際優(yōu)異水平，而且應(yīng)用范圍廣、經(jīng)濟(jì)效益高或?qū)W術(shù)價(jià)值大科研結(jié)果、關(guān)鍵技術(shù)和有可能成為發(fā)明、專利階段性結(jié)果、資料等；D協(xié)議，技術(shù)協(xié)議；E企業(yè)制度匯編原件。（4）通常（無密級(jí)）檔案：除以上外，其它均為通常檔案。第四章檔案移交管理第七條檔案移交基礎(chǔ)要求1、資料完成了日常經(jīng)營(yíng)審批、傳閱等相關(guān)步驟，已形成檔案。2、移交前，應(yīng)對(duì)破損、字跡擴(kuò)散或紙張?zhí)∥募M(jìn)行修裱、復(fù)制或加邊，對(duì)大小不一、長(zhǎng)短不齊文件折疊理齊。3、結(jié)合文書材料形成時(shí)間、相互聯(lián)絡(luò)進(jìn)行排列。批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；結(jié)論在前，依據(jù)在后。4、標(biāo)準(zhǔn)上整理好一一對(duì)應(yīng)紙質(zhì)檔和電子檔。5、采取碳素墨水鋼筆或簽字筆，不得使用圓珠筆或鉛筆填寫，要求字跡工整、清楚、正確。第八條分類檔案移交人、保管人、移交時(shí)間、移交步驟等要求，詳見《檔案分類管理步驟》中要求。第九條檔案移交時(shí)移交人填寫《檔案交接記錄表》，報(bào)部門主管審核確定簽字。接收人查對(duì)無誤后簽字確定。第五章檔案立案管理第十條檔案立案是指子企業(yè)向集團(tuán)立案。集團(tuán)各檔案管理員對(duì)立案檔案管理應(yīng)分企業(yè)分年度按分類次序建立目錄并立卷歸檔。第十一條具體需要立案分類檔案、子企業(yè)立案人、集團(tuán)受理人、立案時(shí)間等詳見《檔案分類管理步驟》中具體要求。第六章檔案歸檔管理第十二條檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)1、按立檔單位分開建檔。2、按形成或針正確年度分開建檔。3、自有檔案和立案檔案分開建檔。4、按檔案內(nèi)容分類排序歸檔。5、按企業(yè)/年度/檔案類別/次序號(hào)歸檔編號(hào)。6、按末級(jí)分類檔案登記檔案目錄。7、不相容職務(wù)檔案分開歸檔。第十三條檔案管理員應(yīng)在收到移交檔案資料后3日內(nèi)歸檔。檔案管理員填寫登記《分類檔案目錄》，將檔案文件有序置放在目錄后面。檔案文件右上角應(yīng)標(biāo)注檔案分類編號(hào)、目錄序號(hào)及檔案密級(jí)。第七章檔案立卷管理第十四條檔案立卷裝盒標(biāo)準(zhǔn)上應(yīng)和檔案分類保持一致。分類檔案資料較少時(shí)，連序分類檔案可組合立卷。分類檔案資料較多時(shí)，可分多盒立卷。檔案管理員應(yīng)編制《檔案立卷目錄》，對(duì)每一卷宗號(hào)所管理分類檔案編號(hào)、分類檔案名稱進(jìn)行列示。對(duì)于跨年案件資料、基建項(xiàng)目、施工項(xiàng)目、投資項(xiàng)目、委貸業(yè)務(wù)、擔(dān)保業(yè)務(wù)、典當(dāng)業(yè)務(wù)，應(yīng)在完結(jié)當(dāng)年立卷歸檔。和單個(gè)項(xiàng)目、業(yè)務(wù)或事項(xiàng)相關(guān)要素應(yīng)進(jìn)行組合成一個(gè)文檔，建立清單目錄，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審批確定完整齊備、正確無誤后再歸檔立卷。比如：1、單個(gè)專題會(huì)議相關(guān)組合要素：（1）相關(guān)召開會(huì)議請(qǐng)示和批復(fù)；（2）提交會(huì)議審議同意資料：包含工作計(jì)劃、計(jì)劃、匯報(bào)；預(yù)算決算；各項(xiàng)決議草案；（3）會(huì)議期間使用資料：包含開幕詞、閉幕詞、領(lǐng)導(dǎo)人講話稿；大會(huì)講話資料；會(huì)議總結(jié)匯報(bào)；（4）會(huì)議參考性資料：包含調(diào)查匯報(bào)；可行性分析匯報(bào)；統(tǒng)計(jì)報(bào)表；技術(shù)圖紙或圖表；（5）會(huì)議管理性資料：包含會(huì)議通知、日程和議程安排表；會(huì)議須知、保密要求；會(huì)議主席團(tuán)名單、委員會(huì)名單、和會(huì)人員名單；票證、簽到簿；（6）會(huì)議宣傳性資料：包含會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)；會(huì)議紀(jì)要；新聞報(bào)道；（7）照片、錄音、錄像等資料。2、單個(gè)股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)組員資料相關(guān)組合要素：簡(jiǎn)歷、身份證復(fù)印件、授權(quán)書及其它資料。3、單個(gè)資質(zhì)、證照登記、變更、注銷、年審事項(xiàng)相關(guān)組合要素：資質(zhì)、證照新舊或前后復(fù)印件；企業(yè)登記、變更、注銷、年審申請(qǐng)資料；相關(guān)政府或行業(yè)部門登記、變更、注銷、年審批復(fù)資料。4、單個(gè)案件相關(guān)組合要素：訴訟協(xié)議、立案資料、過程資料、結(jié)案資料。5、單個(gè)職員檔案相關(guān)組合要素：職員應(yīng)聘信息記錄表、學(xué)歷及學(xué)位證復(fù)印件、身份證復(fù)印件、三張一寸彩色免冠照保險(xiǎn)接續(xù)卡（養(yǎng)老保險(xiǎn)冊(cè)）、和工作過企業(yè)解除或終止勞動(dòng)協(xié)議證實(shí)、專業(yè)技術(shù)資格證書、完整應(yīng)聘人員信息記錄表、體檢證實(shí)、勞動(dòng)協(xié)議和保護(hù)協(xié)議、職員用工協(xié)議、通知書、申明書、崗位變動(dòng)通知、辦理交接手續(xù)資料。6、單個(gè)基建項(xiàng)目、施工項(xiàng)目、工程項(xiàng)目、資金申報(bào)項(xiàng)目、委貸業(yè)務(wù)資料、擔(dān)保業(yè)務(wù)也應(yīng)依據(jù)具體項(xiàng)目或業(yè)務(wù)要求進(jìn)行相關(guān)要素組合。第八章檔案保管要求第十五條檔案管理員負(fù)責(zé)檔案保管。各檔案管理部門應(yīng)指定專員進(jìn)行檔案管理。行政類檔案指定行政主管保管；人事類檔案由人事主管保管，包含職員個(gè)人信息檔案立即報(bào)檔案管理專員保管；財(cái)務(wù)類檔案應(yīng)由秘書和會(huì)計(jì)作為檔案管理員;其它業(yè)務(wù)類檔案應(yīng)由行政類檔案管理員統(tǒng)一管理。行政部應(yīng)對(duì)OA中單位檔案系統(tǒng)應(yīng)指定專員作為系統(tǒng)管理員進(jìn)行維護(hù)和管理，關(guān)鍵負(fù)責(zé)：1、負(fù)責(zé)統(tǒng)一建立集團(tuán)及子企業(yè)單位檔案結(jié)構(gòu)體系。2、負(fù)責(zé)指導(dǎo)集團(tuán)及子企業(yè)行政人事檔案管理員將《檔案分類目錄匯總》寫入OA單位檔案系統(tǒng)中。3、負(fù)責(zé)檢驗(yàn)人事檔案管理員在OA單位檔案系統(tǒng)中對(duì)《檔案分類目錄匯總》查閱權(quán)限進(jìn)行合理授權(quán)。第十六條紙質(zhì)或?qū)嵨餀n案保管通常要求1、檔案室應(yīng)選擇在干燥防水地方，并遠(yuǎn)離易燃品堆放地，周圍應(yīng)備有適應(yīng)防火器材；2、采取透明塑料膜作防塵罩、防塵布，遮蓋全部檔案架和堵塞鼠洞；3、檔案室內(nèi)應(yīng)常常見消毒藥劑噴灑，常常保持清潔衛(wèi)生，以防蟲蛀；4、檔案室內(nèi)保持通風(fēng)透光，并有合適空間、通道和查閱地方，以利查閱，并預(yù)防潮濕；5、嚴(yán)防毀壞損失、散失和泄密；第十七條電子檔案保管通常要求1、檔案管理員應(yīng)建立電子文件夾將電子檔案進(jìn)行統(tǒng)一保管。2、電子文檔應(yīng)保留在單機(jī)版計(jì)算機(jī)中，必需設(shè)置密碼，注意防泄。3、電子文件應(yīng)定時(shí)進(jìn)行備份，防病毒等安全方法。4、備份磁介質(zhì)應(yīng)注意防磁。第十八條密級(jí)檔案管理尤其要求1、嚴(yán)禁在不含有保密條件地方存放檔案。2、檔案管理員應(yīng)該落實(shí)實(shí)施國家保密法律、法規(guī)和集團(tuán)企業(yè)保密要求，做到對(duì)企業(yè)機(jī)密不說、不外傳。3、檔案管理員在調(diào)離或離職時(shí)，由總裁辦責(zé)任人監(jiān)督辦理移交、檔案交接以后，方可離開。4、檔案管理員不管在職期間、調(diào)離或離職后，全部不得向任何個(gè)人或單位泄漏包含企業(yè)經(jīng)濟(jì)協(xié)議、稅收計(jì)劃、關(guān)鍵技術(shù)等機(jī)密性檔案內(nèi)容。丟失檔案或私自泄露檔案機(jī)密，企業(yè)將追究其個(gè)人經(jīng)濟(jì)責(zé)任和法律責(zé)任。5、秘密載體必需確保任何時(shí)候全部處于絕對(duì)安全、保密狀態(tài)，對(duì)秘密載體生成過程中不需歸檔材料，應(yīng)立即銷毀。秘密載體指以文字、數(shù)據(jù)、符號(hào)、圖形、圖像、聲音等方法記載企業(yè)秘密信息紙介質(zhì)、磁介質(zhì)（含計(jì)算機(jī)硬盤、軟盤和錄音帶、錄像帶等）、光盤等各類物品。6、秘密文件在企業(yè)內(nèi)部借閱、復(fù)制必需由借閱人申請(qǐng)，經(jīng)過載體管理部門責(zé)任人、分管領(lǐng)導(dǎo)、行政部責(zé)任人審批，有對(duì)外公布需要時(shí)，必需報(bào)經(jīng)同意。7、絕密、機(jī)密文件在企業(yè)內(nèi)部借閱、復(fù)制必需由借閱人申請(qǐng)，經(jīng)過載體管理部門責(zé)任人、分管領(lǐng)導(dǎo)、行政部分管領(lǐng)導(dǎo)、同意。8、在秘密事項(xiàng)形成后、歸檔前以“誰形成誰負(fù)責(zé)”為標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行管理。9、秘密事項(xiàng)由形成部門在檔案歸檔時(shí)，根據(jù)密級(jí)資料具體分類標(biāo)準(zhǔn)做好標(biāo)識(shí)（蓋上標(biāo)識(shí)印章，標(biāo)識(shí)印章由檔案管理員保管，絕密檔案移交前移交人須做好密封），交檔案管理員負(fù)責(zé)妥善保管，并建好統(tǒng)計(jì)、臺(tái)帳。第九章檔案借閱管理第十九條申請(qǐng)借閱、查閱或復(fù)印檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案查閱/借閱/復(fù)印申請(qǐng)單》，依據(jù)檔案密級(jí)等級(jí)向各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)申請(qǐng)報(bào)批。除另外，企業(yè)外部人員借閱時(shí)還應(yīng)持單位正式介紹信，檔案保管人員方能接待。第二十條借閱人應(yīng)認(rèn)真填寫檔案借閱/查閱/復(fù)印登記簿，具體登記借閱人姓名、工作單位、查閱理由、查閱日期、檔案名稱、數(shù)量、內(nèi)容、歸還期、歸還署名等情況。第二十一條在借閱、查閱或復(fù)制檔案時(shí)，嚴(yán)禁在檔案上涂畫、拆封和抽換。第二十二條申請(qǐng)復(fù)印時(shí)，應(yīng)由檔案管理員親自復(fù)印，并加蓋“再復(fù)印無效”印章，并注明“此復(fù)印件僅用于…用途”。第二十三條通常檔案借閱、復(fù)印由借閱人提出申請(qǐng)，報(bào)部門責(zé)任人、行政部責(zé)任人審批后至檔案員處辦理相關(guān)手續(xù)。檔案通常不得帶出檔案室。檔案管理人員應(yīng)負(fù)責(zé)將原件立即、完好無缺地歸放原處。第二十四條絕密、機(jī)密文件嚴(yán)禁帶出檔案室、復(fù)制，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核簽批人員在檔案室查閱后應(yīng)立即歸還。如確因工作需要帶出、復(fù)印，除簽批手續(xù)外，檔案員還需當(dāng)面或電話聯(lián)絡(luò)方法，向、確定后辦理相關(guān)手續(xù)。辦理中做好統(tǒng)計(jì)，按時(shí)追回加密復(fù)印文件存檔（因?yàn)楣ぷ餍枰挥杵渌P(guān)聯(lián)機(jī)構(gòu)、政府部門除外）。第二十五條絕密、機(jī)密、秘密、通常檔案借閱、復(fù)印如包含財(cái)務(wù)內(nèi)容，除正常審批手續(xù)