管理秘書(shū)實(shí)務(wù)

管理秘書(shū)實(shí)務(wù)

題型：填空、名詞、簡(jiǎn)答、簡(jiǎn)述、論述

考試時(shí)間：7月2日上午三四節(jié)

第一章管理秘書(shū)施於

一、秘書(shū)的定義（名詞）

秘書(shū)是指具有熟練的辦公室工作能力，在辦公室中從事程序性工作，在授權(quán)范圍內(nèi)協(xié)助

上司進(jìn)行管理，并可以作出重要決策的管理人員。

二、管理秘書(shū)學(xué)的學(xué)科性質(zhì)（簡(jiǎn)述）

1、綜合說(shuō)?！懊貢?shū)學(xué)是近幾年來(lái)才在我國(guó)形成的一門(mén)新興的綜合性應(yīng)用學(xué)科?！?/p>

2、邊緣說(shuō)。“秘書(shū)是一門(mén)新興的邊緣科學(xué)”，“是從寫(xiě)作學(xué)和管理科學(xué)的邊緣中產(chǎn)生的”,

“就秘書(shū)學(xué)的整體而言，既不屬于寫(xiě)作學(xué)，又不屬于管理科學(xué)，而是這兩門(mén)學(xué)科的知識(shí)圈交

叉重疊的產(chǎn)物”。

3、分支說(shuō)?！懊貢?shū)學(xué)從科學(xué)體系上講，屬于人文科學(xué)的范疇。從今天這一學(xué)科的具體分

支來(lái)說(shuō)，現(xiàn)代秘書(shū)學(xué)又屬于人文科學(xué)中的行政管理學(xué)科的分支?！?/p>

4、管理學(xué)?！懊貢?shū)學(xué)屬于管理學(xué)科的范疇，是公管學(xué)科的分支子系統(tǒng)，這樣的學(xué)科性質(zhì)

是由秘書(shū)工作本質(zhì)上的綜合輔助管理性所決定的?！?/p>

三、管理秘書(shū)實(shí)務(wù)的基本內(nèi)容（簡(jiǎn)述或者簡(jiǎn)答）

1、公關(guān)事務(wù)管理。秘書(shū)不僅要對(duì)自己的內(nèi)外形象進(jìn)行管理（包括化妝、穿著、行為舉

止以及各種禮儀規(guī)范等），而且要對(duì)組織的形象進(jìn)行管理（包括既要做好一些專(zhuān)門(mén)的公關(guān)活

動(dòng)，又能做好接待工作）。

2、溝通管理。對(duì)內(nèi)溝通、對(duì)外溝通、橫向溝通、縱向溝通等的管理，包括如何使用溝

通技巧，如何演講以及怎樣談判，怎樣進(jìn)行有效的人際溝通等。

3、文檔管理。對(duì)辦公室的各種文檔進(jìn)行管理是秘書(shū)管理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。美術(shù)既

要能夠撰寫(xiě)文書(shū)，又要能使文件的處理程序（發(fā)文和收文）有序、有效、順暢、快捷，相互

間取得最佳配合一一這就需要管理職能中的監(jiān)督控制、綜合協(xié)調(diào)來(lái)實(shí)現(xiàn)，還要能對(duì)辦公室的

各種文件檔案進(jìn)行收集、整理、檢索、鑒定、保管和利用開(kāi)發(fā)。

4、辦公室管理。主要是對(duì)辦公室的軟、硬件進(jìn)行管理。包括辦公室的布置管理、辦公

室環(huán)境的維護(hù)和管理、辦公室日常事務(wù)管理、辦公用品的管理以及時(shí)間管理等。

5、會(huì)議管理。主要是對(duì)會(huì)議的全程進(jìn)行計(jì)劃、協(xié)調(diào)和控制的管理。包括對(duì)會(huì)議前的籌

備、會(huì)議中的服務(wù)、會(huì)議的善后處理等工作的管理。

6、信息管理。包括對(duì)信息的收集、整理、傳遞、存儲(chǔ)、利用和反饋進(jìn)行管理。

四、管理秘書(shū)的素質(zhì)及能力要求（論述或簡(jiǎn)述）

一、基本素質(zhì)

1.身體素質(zhì)2.心理素質(zhì)3.思想素質(zhì)

二、業(yè)務(wù)素質(zhì)

1.理論知識(shí)

2.專(zhuān)業(yè)知識(shí)

3.相關(guān)知識(shí)：秘書(shū)人員的相關(guān)知識(shí)包括以下幾個(gè)方面：1、管理學(xué)知識(shí)。行政管理、領(lǐng)

導(dǎo)科學(xué)、決策等方面的知識(shí)。2、社會(huì)交往學(xué)知識(shí)。社會(huì)關(guān)系學(xué)、公共關(guān)系學(xué)、人際關(guān)系學(xué)

等，以便秘書(shū)工作者在工作中能夠提高自身的社交能力、溝通能力。3、新的學(xué)科知識(shí)。包

括行為科學(xué)、系統(tǒng)論、控制論、信息論等方面的知識(shí)。

三、文化素質(zhì)

1.社會(huì)科學(xué)2.自然科學(xué)3.外語(yǔ)

四、職業(yè)技能

1.職業(yè)能力

1）認(rèn)知能力。這種能力是指人們?cè)趯?shí)踐經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，對(duì)客觀(guān)事物的本質(zhì)和規(guī)律能夠

正確地了解和把握。秘書(shū)人員綜合性強(qiáng)，接觸面寬，經(jīng)常會(huì)遇到各種事物和問(wèn)題，如何去認(rèn)

識(shí)和解決它們需要具備較強(qiáng)的認(rèn)識(shí)和識(shí)別能力。具體講，應(yīng)該培養(yǎng)以下幾種能力：觀(guān)察感知

能力。辨別是非能力。分析綜合能力。隨機(jī)應(yīng)變能力。（書(shū)P9-P10）

2）語(yǔ)言文字運(yùn)用能力。（專(zhuān)業(yè)能力）

語(yǔ)言文字運(yùn)用能力包括口頭表達(dá)能力和文字表達(dá)能力。秘書(shū)部門(mén)是聯(lián)系具體工作的樞紐、是

信息交匯的中心，這就使秘書(shū)與語(yǔ)言文字結(jié)下了不解之緣，秘書(shū)必須具備全面而熟練的語(yǔ)言

文字運(yùn)用能力。主要包括以下方面：閱讀能力。試聽(tīng)能力?？陬^表達(dá)能力。（書(shū)P10）

3）組織、協(xié)調(diào)、社交能力（綜合能力）

主要包括管理能力、協(xié)調(diào)能力、社交能力和辦事能力。（書(shū)P10）

4）操作技能（操作能力）

科技的發(fā)展和辦公自動(dòng)化的普及對(duì)秘書(shū)工作提出更高的要求。它要求秘書(shū)人員必須掌握運(yùn)用

現(xiàn)代化先進(jìn)辦公設(shè)備的能力。要熟悉計(jì)算機(jī)技術(shù)、復(fù)印技術(shù)、打字技術(shù)、錄音技術(shù)、攝影攝

像技術(shù)、微縮技術(shù)等，能夠熟練掌握現(xiàn)代辦公設(shè)備的使用方法，有良好的駕駛技術(shù)等。

五、管理秘書(shū)實(shí)務(wù)的要點(diǎn)

1、程序性

①自然性程序，即按工作活動(dòng)的自然進(jìn)展程序處理事務(wù)。一般工作的自然程序表現(xiàn)為：準(zhǔn)備、

計(jì)劃、布置、執(zhí)行、檢查、總結(jié)、評(píng)比、表彰。

②理論性程序，即用科學(xué)的方法總結(jié)秘書(shū)工作實(shí)務(wù)的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)I,探索秘書(shū)工作實(shí)務(wù)的規(guī)律,

并上升為科學(xué)理論，制定出合理的工作程序，反過(guò)來(lái)指導(dǎo)秘書(shū)工作實(shí)務(wù)。秘書(shū)工作實(shí)務(wù)一旦

有了科學(xué)理論的指導(dǎo)，方向就會(huì)更加明確，效率就會(huì)顯著提高。

③指令性程序，這里所說(shuō)的指令是上司對(duì)辦理某項(xiàng)事物的具體指示和要求。

④法定性程序，即根據(jù)法律、法規(guī)和規(guī)章所規(guī)定的程序辦理事物。公文寫(xiě)作、文書(shū)處理、信

訪(fǎng)工作、保密工作、印章管理等秘書(shū)實(shí)務(wù)工作，都要嚴(yán)格按照相關(guān)的法定程序處理。

⑤技術(shù)性程序，有些依賴(lài)于技術(shù)支持的秘書(shū)實(shí)務(wù)，入傳真、電腦的操作，電視、電話(huà)會(huì)議組

織等，都有一套技術(shù)操作的程序，必須遵循。

⑥經(jīng)驗(yàn)性程序，秘書(shū)人員在秘書(shū)實(shí)務(wù)的實(shí)踐中會(huì)積累大量的經(jīng)驗(yàn)，形成符合本單位實(shí)際的工

作程序，這些經(jīng)驗(yàn)性程序往往具有寶貴的價(jià)值。

2、綜合性

辦公室管理的綜合性一是指管理對(duì)象廣泛，管理活動(dòng)內(nèi)容龐雜；二是指其居于組織工作活動(dòng)

的中樞低位，需要綜合處理多種關(guān)系，綜合解決多種問(wèn)題。既要管人、管事，又要管錢(qián)、管

物、管信息，既要管程序、管規(guī)范又要管協(xié)調(diào)關(guān)系、管突發(fā)事件的處置，辦公室管理成為名

符其實(shí)的綜合辦公部門(mén)。

3、技術(shù)性

這種技術(shù)性主要是指辦公室管理需要遵行特定的技術(shù)規(guī)律，需要從事各種管理活動(dòng)的人掌握

特定的技術(shù)知識(shí)和方法技巧。辦公室管理的技術(shù)性要求我們?cè)诠芾韺?shí)踐中，要尊重技術(shù)規(guī)律,

要鉆研并熟練掌握有關(guān)的事務(wù)處理技術(shù)和管理技術(shù)。

六、管理秘書(shū)實(shí)務(wù)的原則（簡(jiǎn)述）

1、系統(tǒng)性

系統(tǒng)性原則的內(nèi)涵是，將整個(gè)組織的全部事物活動(dòng)視為一個(gè)整體，注意以系統(tǒng)的思想、系統(tǒng)

工程的方法認(rèn)識(shí)和分析解決實(shí)際問(wèn)題。

2、服務(wù)第一

服務(wù)第一原則的基本內(nèi)涵是，始終將員工、為領(lǐng)導(dǎo)、為基層、為其他各級(jí)各類(lèi)工作人員提供

服務(wù)，為實(shí)現(xiàn)組織的各項(xiàng)職能提供服務(wù)放在首位。

3、全面質(zhì)量管理

辦公室管理全面質(zhì)量管理原則的內(nèi)涵是：強(qiáng)化質(zhì)量意識(shí)，強(qiáng)化全面質(zhì)量管理，追求食物活動(dòng)

的全面優(yōu)化。

4、時(shí)效性

辦公室管理時(shí)效性原則的內(nèi)涵是：處處事事、時(shí)時(shí)刻刻講究實(shí)效，確實(shí)切實(shí)保障、維護(hù)組織

事物在特定時(shí)間范圍的有效性。

5、經(jīng)濟(jì)性

辦公室管理經(jīng)濟(jì)性原則的內(nèi)涵是：力爭(zhēng)以最小的投入（人力、物力、財(cái)力、時(shí)間等）產(chǎn)生最

大的效益。

第二本公關(guān)事務(wù)管理

一、外賓接待工作的基本原則和要求（簡(jiǎn)答或簡(jiǎn)述）

1）不卑不亢。不卑不亢是涉外交往的一項(xiàng)基本原則。不論外賓來(lái)自哪個(gè)國(guó)家，不論其所代

表公司、企業(yè)的規(guī)模如何，都應(yīng)該以禮相待，互相尊重。對(duì)強(qiáng)者不獻(xiàn)媚，對(duì)弱者不歧視，平

等互利。保持對(duì)外的良好關(guān)系，以利于持續(xù)發(fā)展。

2）依法辦事。國(guó)際間的交往合作，都要依法而行，不僅遵守我國(guó)的法律，也要遵守對(duì)方國(guó)

家的法律。特別是我國(guó)加入世界貿(mào)易組織以后，對(duì)外貿(mào)易交往還要遵守世界貿(mào)易組織的各項(xiàng)

規(guī)則。沒(méi)有法制觀(guān)念，將會(huì)使自己陷于被動(dòng)。

3）內(nèi)外有別。內(nèi)外有別是指要有保密觀(guān)念，既要保守國(guó)家機(jī)密，也要保守本單位的機(jī)密。

涉外接待要以禮待客，但不意味著答應(yīng)外賓的一切要求，有些外賓可能會(huì)利用我們的好客,

提出一些過(guò)分要求，必須堅(jiān)持原則。文件、重要的會(huì)議記錄、數(shù)據(jù)等，不應(yīng)隨意泄露。

4）了解國(guó)際交往的基本禮儀。各國(guó)禮儀都有自己的特別之處，秘書(shū)要了解接待對(duì)象的風(fēng)俗

習(xí)慣、宗教信仰以及所具有的忌諱，尊重對(duì)方的風(fēng)俗習(xí)慣。

第三章的通管理

一、溝通的含義（填空）

即“溝通”是指人與人之間傳遞和接收信息、思想和情感的符號(hào)化過(guò)程。

包括口頭語(yǔ)言和書(shū)面語(yǔ)言的溝通，也包括形體語(yǔ)言的溝通。

二、溝通的兩種方式（填空）

書(shū)面語(yǔ)言溝通和形體語(yǔ)言溝通。

三、有效溝通的7c原則：（簡(jiǎn)答或填空）

1.可信賴(lài)性。2.一致性。3.內(nèi)容。4.明確性。5.連貫性。6.渠道。7.接受者的接收能力。

四、溝通的種類(lèi)（簡(jiǎn)述）

1、從溝通的對(duì)象來(lái)分，可以分為人際溝通、組織溝通、公共場(chǎng)合的溝通和跨文化溝通。

1）人際溝通。人際溝通是指兩個(gè)或兩個(gè)以上的人之間所進(jìn)行的溝通。通常是在非正式的、

舒適的環(huán)境中進(jìn)行的。所以，人際溝通的有效管理方法是信息的傳遞和人際友好關(guān)系的建立。

人際溝通利用了溝通過(guò)程的所有要素。

2）組織溝通。組織溝通是組織之間的信息傳遞。組織溝通有兩層含義，一方面它是指組

織內(nèi)部成員、部門(mén)之間的溝通；另一方面它又是指組織與組織之間的溝通。因此，同事關(guān)系、

部門(mén)關(guān)系、上司與員工的關(guān)系、單位與單位的關(guān)系以及個(gè)人與單位的關(guān)系等都是組織溝通所

要探討的問(wèn)題。

3）公共場(chǎng)合的溝通。在公共場(chǎng)合的溝通中，渠道比在人際溝通中擴(kuò)大了?？偟膩?lái)說(shuō)，在

公共場(chǎng)合共同中，語(yǔ)言反饋的機(jī)會(huì)受到限制。在大多數(shù)公共場(chǎng)合的溝通中，環(huán)境是正式的。

4）跨文化的溝通。

2、從溝通的性質(zhì)來(lái)分，可分為公務(wù)溝通和私人溝通

公務(wù)溝通活動(dòng)就是秘書(shū)作為特定角色的一種溝通方式，私人溝通則屬于非角色活動(dòng)。

3、從溝通的方向來(lái)分，可分為縱向溝通和橫向溝通

所謂縱向溝通，是指行政關(guān)系中上下級(jí)之間的溝通，包括上行溝通和下行溝通。上行溝

通主要是指秘書(shū)與本單位上司及上級(jí)有關(guān)部門(mén)中人們的溝通活動(dòng)；而下行溝通，是指秘書(shū)與

一般群眾及下季各部門(mén)中人們的溝通。橫向溝通也叫平行溝通，是指秘書(shū)之間的溝通及秘書(shū)

與各同級(jí)部門(mén)中人們以及外單位的人們之間的溝通。

五、橫向溝通策略/橫向溝通有什么基本方法（簡(jiǎn)答）

1、選擇針對(duì)性的溝通形式。2、樹(shù)立“內(nèi)部客戶(hù)”的理念。3、耐心傾聽(tīng)而不是敘述。4、

換位思考。

六、秘書(shū)與同事相處應(yīng)遵循的原則/秘書(shū)與同事溝通應(yīng)遵循的原則（簡(jiǎn)述或簡(jiǎn)答）

1）平等原則。平等是人與人之間建立感情的基礎(chǔ)，是公共關(guān)系的一項(xiàng)基本原則，平等是建

立良好人際關(guān)系的前提。人際交往中著重的是人格平等，即尊重他人的人身權(quán)利、自尊心、

感情，不涉及他人的隱私權(quán)。心理學(xué)研究表明，人都有受人尊敬的要求，每一個(gè)人都渴望成

為家庭、組織、社會(huì)中真正的一員，平等地同他人進(jìn)行溝通。只有在交往中以平等的姿態(tài)出

現(xiàn)，不盛氣凌人，不高人一等，給人以充分的尊敬，才能形成人與人之間的心理相容，產(chǎn)生

愉悅、滿(mǎn)足心境，建立和諧的人際關(guān)系。（平等原則的重要性）

2）真誠(chéng)原則。真誠(chéng)是人際交往最基本的要求，所有人際交往的手段、技巧，都應(yīng)建立在真

誠(chéng)交往的基礎(chǔ)上。

3）寬容原則。寬容指心胸寬廣，忍耐力強(qiáng)，不計(jì)較個(gè)人利益得失。人際交往中要求秘書(shū)嚴(yán)

于律己，寬以待人，關(guān)心人、理解人，大事清楚、小事糊涂，原則要堅(jiān)持，方法要靈活，以

德報(bào)怨，得理讓人。交往時(shí)，只有對(duì)別人的不足和過(guò)失寬以待之，才能獲得更近的交往距離。

4）知人知言原則。社會(huì)中每個(gè)人的氣質(zhì)、性格皆不同，交往的動(dòng)機(jī)和目的也不同，秘書(shū)人

員在開(kāi)展人際交往時(shí)，對(duì)交往對(duì)象應(yīng)該有較深刻的了解和把握，以掌握主動(dòng)。

5）人際互動(dòng)原則。我們都希望別人能夠承認(rèn)自己的價(jià)值，希望別人能夠接納自己、喜歡自

己。出于這個(gè)目的，我們?cè)谏鐣?huì)交往中往往更注意自身的自我表現(xiàn)，注意吸引別人的注意力，

處處期待別人首先接納自己。這種從自我單方面出發(fā)考慮問(wèn)題本無(wú)可非議，可是它卻實(shí)實(shí)在

在地影響著我們的交往。我們應(yīng)該首先學(xué)會(huì)贊美同事、欣賞同事、同事才能喜歡你，所謂“投

之以桃，報(bào)之以李”。

七、縱向溝通包括自上而下、自下而上兩種溝通。在縱向溝通中，從上至下進(jìn)行下行溝通是

縱向溝通的主體，兒自下而上的上行溝通是縱向溝通的關(guān)鍵。（填空或選擇）

八、縱向溝通策略（簡(jiǎn)答）

1）下行溝通策略：1.制定溝通計(jì)劃2.減少溝通環(huán)節(jié)，提高溝通效率3.“去繁從簡(jiǎn)”，減輕溝

通任務(wù)4.言簡(jiǎn)意駭，提倡簡(jiǎn)約的溝通5.運(yùn)用反饋，鼓勵(lì)接收者對(duì)信息進(jìn)行評(píng)價(jià)6.多介質(zhì)組

合，比如，書(shū)面形式與電話(huà)相結(jié)合。

2）上行溝通策略：1.建立信任2.適時(shí)采用走動(dòng)管理，安排非正式的上行溝通。非正式溝通

采用的形式多為社交性活動(dòng)，如一起喝茶、進(jìn)餐、參加晚會(huì)、郊游、進(jìn)行文體活動(dòng)等。與正

式溝通相比，來(lái)自信息接收方的障礙要低得多，溝通效果也非常好。3.維護(hù)管理層的內(nèi)部一

致性，請(qǐng)示、匯報(bào)工作嚴(yán)格按照職責(zé)分工、分層管理的原則進(jìn)行，不越級(jí)，不在背后議論。

九、什么是上司意圖？秘書(shū)人員應(yīng)如何對(duì)待上司意圖呢？（名詞+簡(jiǎn)答）

上司意圖是指領(lǐng)導(dǎo)人、領(lǐng)導(dǎo)班子或領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)在指導(dǎo)其社會(huì)組織實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的過(guò)程中所提出的意

見(jiàn)和目標(biāo)的實(shí)質(zhì)，是上司工作思想的具體體現(xiàn)。

首先，秘書(shū)人員應(yīng)在上司意圖的形成過(guò)程中做好大量輔佐性的服務(wù)工作。其次，秘書(shū)人員必

須正確理解、領(lǐng)會(huì)上司意圖，只有對(duì)上司意圖的形成背景及目的、作用有正確的認(rèn)識(shí)和理解，

才能把握上司意圖的真正實(shí)質(zhì)，從而做到正確地傳達(dá)、貫徹、執(zhí)行上司意圖。最后，秘書(shū)人

員應(yīng)做好上司意圖貫徹執(zhí)行中的信息反饋工作，及時(shí)了解上司意圖執(zhí)行中的情況，并將發(fā)現(xiàn)

的問(wèn)題或現(xiàn)象及時(shí)反映給上司，使上司能根據(jù)具體情況及時(shí)做出新的調(diào)整和安排。

第四才辦公室事務(wù)管理

一、辦公室環(huán)境（名詞）

辦公室環(huán)境有廣義和狹義之分。從廣義上說(shuō)，是指一定組織機(jī)構(gòu)的所有成員所處的大環(huán)

境;從狹義上講，是指一定的組織機(jī)構(gòu)的秘書(shū)部門(mén)所處的環(huán)境。它包括人文環(huán)境和自然環(huán)境。

人文環(huán)境包括文化、教育、人際關(guān)系等因素。自然環(huán)境包括辦公室所在地、建筑設(shè)計(jì)，室內(nèi)

空氣、光線(xiàn)、顏色、辦公設(shè)備和辦公室的布局、布置等因素。

二、優(yōu)化辦公環(huán)境的內(nèi)涵（填空）

從管理的角度來(lái)說(shuō)，就是通過(guò)對(duì)辦公室自然環(huán)境加以合理的設(shè)計(jì)、控制和組織，使其達(dá)

到最優(yōu)狀態(tài)。

三、優(yōu)化辦公室環(huán)境的原則（簡(jiǎn)答）

1、方便。辦公室的布局應(yīng)該從方便出發(fā)，這樣才能提高工作效率。

2、舒適整潔。采光、色彩、溫度、噪聲、環(huán)境布置等在不同程度上都會(huì)對(duì)辦公室工作

人員產(chǎn)生影響，所以對(duì)一個(gè)辦公室來(lái)說(shuō)，很重要的就是要舒適整潔。在辦公室、辦公桌、抽

屜中都不要放置與辦公無(wú)關(guān)的東西，辦公用品的擺放要井然有序。窗戶(hù)玻璃要擦抹干凈，做

到窗明幾凈。在這樣的環(huán)境里工作，人們會(huì)感到心情舒暢，自然辦事效率也高。

3、和諧統(tǒng)一。在干凈的自然環(huán)境里，如果再有一個(gè)和諧的人際關(guān)系，就能激發(fā)辦公室

人員的團(tuán)隊(duì)精神，取得更佳的工作效果。

4、安全。保證組織的物品和信息安全是秘書(shū)人員的重要職責(zé)之一，也是優(yōu)化辦公室環(huán)

境不可忽略的一個(gè)原則。

四、辦公室的布局（填空）

1.開(kāi)放式辦公室；2.封閉式辦公室；3.混合式辦公室

五、日常辦公事務(wù)管理的內(nèi)容（填空）

辦公室日常事務(wù)管理包括電話(huà)管理、值班管理、印信管理，以及辦公室零用現(xiàn)金管理、

商務(wù)旅行管理。（以前三個(gè)為主）

六、日常辦公事務(wù)管理的五個(gè)職能（填空）

參謀職能、管理職能、服務(wù)職能、協(xié)調(diào)職能、監(jiān)督職能

七、秘書(shū)職業(yè)的“三服務(wù)”宗旨。（填空）

“三服務(wù)”主要包括：一是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，使領(lǐng)導(dǎo)拜托繁雜的事務(wù)，能有更多的時(shí)間精力

去思考處理重大的問(wèn)題；二是為機(jī)關(guān)服務(wù)，為機(jī)關(guān)工作人員創(chuàng)造良好的工作、生活環(huán)境，為

職工排憂(yōu)解難，上傳下達(dá)，保證組織的正常運(yùn)轉(zhuǎn)；三是為人民群眾服務(wù)，這是“三服務(wù)”的

實(shí)質(zhì)和最終目標(biāo)。

八、值班工作的主要任務(wù)（簡(jiǎn)答）

1）及時(shí)傳遞信息2）做好接待工作3）承辦臨時(shí)事項(xiàng)4）處理突然事件5）確保組織

的安全6）編寫(xiě)值班材料

九、印信管理（填空）

1、印章和介紹信是各級(jí)各類(lèi)組織對(duì)外聯(lián)系的（標(biāo)志）和行使職權(quán)的（憑證）。

2、印章是印和章的合稱(chēng)，我國(guó)古代稱(chēng)為印信，現(xiàn)代印章是指刻在固定質(zhì)料上的代表機(jī)關(guān)、

組織、單位和個(gè)人權(quán)力的圖章。

3、秘書(shū)掌管的印章主要有三種：

單位印章（含鋼?。挝活I(lǐng)導(dǎo)人“公用”的私章、秘書(shū)部門(mén)的公章。

十、印章的作用（簡(jiǎn)答）

標(biāo)志作用、權(quán)威作用、法律作用、憑證作用

十一、文件的定義（名詞）

所謂文件，一般是指由法定組織依法制發(fā)，用來(lái)處理各種公務(wù)，具有特定格式并要求行

為客體具體實(shí)施辦理的書(shū)面文字材料。

十二、文件的特征（簡(jiǎn)答或簡(jiǎn)述）

1）文件是以文字表達(dá)的，非文字表達(dá)的不是文件。盡管它們的傳遞方式不同，但都不能改

變文件必須以文字表達(dá)這一基本特征。

2）文件是由公務(wù)產(chǎn)生的，非公務(wù)產(chǎn)生的不是文件。由公務(wù)活動(dòng)產(chǎn)生的文字材料才可能成為

文件，這是文件的一個(gè)重要特征。

3）文件是實(shí)際用于處理公務(wù)的，沒(méi)有實(shí)際用于處理公務(wù)的不是文件。在公務(wù)中產(chǎn)生而又用

來(lái)處理公務(wù)，這是文件的本質(zhì)特征。

4）文件是由法定作者制定的，非法定作者制成的不是文件。文件就是這些法定的作者根據(jù)

自己的職能和權(quán)限制發(fā)的。

5）文件是有特定格式的，非具特定格式的不是文件。這里所指的特定格式，一般包括文件

形成的特定程式（如撰制、審批、簽發(fā)、登記等），文件的特定體式（包括文冠、文履和不

同文種的書(shū)面形式）和用印等。特定的格式是文件的重要特征和外部表現(xiàn)形式。

綜上，可以看出文件與非文件的區(qū)別，文件具有“五位一體”的主要特征，并且只有同時(shí)具

備這五方面特征時(shí)，才能稱(chēng)之為文件。

十三、文件的三個(gè)層次（填空/簡(jiǎn)答）

其中第一層次的屬各種公文，是國(guó)家、政黨規(guī)定的各種正規(guī)的上行文、下行文和平行文，

包括各種法律文件、章程、條例、外交文件等，它是文件的核心部分，正規(guī)性、通用性最強(qiáng)；

第二層次是省略了某些格式的文件，如領(lǐng)導(dǎo)人講話(huà)、調(diào)查報(bào)告、總結(jié)規(guī)劃等，這也是比

較正規(guī)的文件；

第三層次是各種法定組織的專(zhuān)業(yè)文件（如司法文件）、記錄性文件（如紀(jì)要、記錄）、慰

問(wèn)信電等雜體文件，有一定的格式，但在使用中又不太強(qiáng)調(diào)格式或省略了某些格式，也是管

理公務(wù)必不可少的工具。

十四、文件處理（名詞）

文件處理就是對(duì)文件的創(chuàng)制、處置和管理，即在文件從形成、運(yùn)轉(zhuǎn)、辦理、傳遞、存儲(chǔ)

到轉(zhuǎn)換為檔案或銷(xiāo)毀的一個(gè)完整周期中，以特定的方法和原則對(duì)文件進(jìn)行創(chuàng)制加工、使用保

管，使其完善并獲得功效的行為或過(guò)程。

十五、文件處理的基本任務(wù)（簡(jiǎn)答）

文件處理的基本任務(wù)就是及時(shí)、準(zhǔn)確、有效地創(chuàng)制、加工、傳遞、保管、處置文件，為

公務(wù)活動(dòng)提供適用的信息。其具體內(nèi)容主要有：

1.創(chuàng)制文件2.傳遞文件3.辦理文件4.處置辦畢文件5.管理文件

十六、時(shí)間管理（名詞）

所謂時(shí)間管理，是指在同樣時(shí)間耗費(fèi)的情況下，為提高時(shí)間的利用率和有效性而進(jìn)行的

一系列計(jì)劃、組織、協(xié)調(diào)和控制。它所探索的是如何減少時(shí)間的浪費(fèi)，以便有效地完成既定

目標(biāo)。

十七、時(shí)間管理的一般原則（簡(jiǎn)答/簡(jiǎn)述）

1.用精力最佳時(shí)間干最重要的工作。2.時(shí)間安排要計(jì)劃化、標(biāo)準(zhǔn)化、定量化。3.保持

時(shí)間上的彈性。4.反省浪費(fèi)的時(shí)間。5.保持時(shí)間利用的相對(duì)連續(xù)性。6.一般工作“案例化”，

固定工作