會計信息系統(tǒng)實習(xí)材料3

會計信息系統(tǒng)實習(xí)材料37總賬系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理通過總賬系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理的應(yīng)用，掌握總賬系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理的相關(guān)內(nèi)容，熟悉總賬系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理的各種操作，掌握憑證管理、出納管理和賬簿管理的具體內(nèi)容和操作方法。7.1總賬系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理的任務(wù)及相關(guān)資料1．總賬系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理的任務(wù)在總賬系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理中，應(yīng)完成以下任務(wù)：憑證管理包括填制憑證、審核憑證、憑證記賬；出納管理；賬簿管理包括總賬、科目余額表、明細賬、輔助賬的管理。2．總賬系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理的相關(guān)資料⑴憑證管理1月份經(jīng)濟業(yè)務(wù)如下：①12日，市營一部陳明購買了800元的辦公用品，以現(xiàn)金支付。附單據(jù)1張。 借：營業(yè)費用(5501)800 貸：現(xiàn)金(1001)800②13日，財務(wù)部王紅從工行提取現(xiàn)金7000元，作為備用金。(現(xiàn)金支票號XJ001) 借：現(xiàn)金(1001)7000 貸：銀行存款/工行存款。(100201)7000③15日，收到瀚海集團投資資金10000美元，匯率1：8.815。(轉(zhuǎn)賬支票號ZZW001) 借：銀行存款/中行存款(100202)88150 貸：實收資本(3101)88150④16日，經(jīng)理辦公室支付業(yè)務(wù)招待費1800元。(轉(zhuǎn)賬支票號ZZR002) 借：管理費用/招待費(550205)1800 貸：銀行存款/工行存款(100201)1800⑤18日，經(jīng)理辦公室孫宏出差歸來，報銷差旅費6000元，交回現(xiàn)金1000元。 借：管理費用/差旅費(550204) 6000 現(xiàn)金(1001)1000 貸：其他應(yīng)收款(1133) ·選擇支票控制，即該結(jié)算方式設(shè)為支票管理，銀行賬輔助信息不能為空，而且該方式的票號應(yīng)在支票登記簿中有記錄。 外幣科目(業(yè)務(wù)3) ①在填制憑證過程中，輸完外幣科目“100202”，輸入外幣金額“10000”，根據(jù)自動顯示的外幣匯率“8.815”，自動算出并顯示本幣金額 ②全輸完后，單擊“保存”按鈕，保存憑證。 說明： ·匯率欄中內(nèi)容是固定的，不能輸入或修改。如使用變動匯率，匯率欄中顯示最近一次匯率，可以直接在匯率欄中修改。輔助核算科目—部門核算(業(yè)務(wù)4)①在填制憑證過程中，輸完部門核算科目“550205”，彈出“輔助項”對話框。②選擇輸入部門“經(jīng)理辦公室”。③單擊“確認”按鈕。輔助核算科目—個人往來（業(yè)務(wù)5）①在填制憑證過程中，輸入個人往來科目“1133”后，彈出“輔助項”對話框。②選擇輸入部門“經(jīng)理辦公室”，個人“孫宏”，發(fā)生日期“2005-01-18”。③單擊“確認”按鈕。說明：·在輸入個人信息時，若不輸“部門名稱”只輸“個人名稱”時，系統(tǒng)將根據(jù)所輸個人名稱自動輸入其所屬的部門。查詢憑證①執(zhí)行“憑證”—“查詢憑證”命令，打開“憑證查詢”對話框。②選擇輸入查詢條件，單擊“輔助條件”按鈕，可輸入更多查詢條件。③單擊“確認”按鈕，進入“查詢憑證”窗口。④雙擊某一憑證行，則屏幕可顯示出此張憑證。說明：·由各業(yè)務(wù)子系統(tǒng)生成的憑證，會自動傳遞到總賬子系統(tǒng)，因此在查詢憑證時可以查詢到，并在審核、記賬時同時對這些憑證進行處理。修改憑證①執(zhí)行“憑證”—“填制憑證”命令，進入“填制憑證”窗口。②單擊“查詢”按鈕，輸入查詢條件，找到要修改的憑證。③對于憑證的一般信息，將光標放在要修改的地方，直接修改；如果要修改憑證的輔助項信息，首先選中輔助核算科目行，然后將光標置于備注欄輔助項，待鼠標變形時雙擊，彈出“輔助項”對話框，在對話框中修改相關(guān)信息。④單擊“保存”按鈕，保存相關(guān)信息。說明：·未經(jīng)審核的錯誤憑證可通過“填制憑證”功能直接修改；已審核的憑證應(yīng)先取消審核后，再進行修改?！と粢巡捎弥茊涡驎r控制，則在修改制單日期時，該日期不能在上一張憑證的制單日期之前?！と暨x擇“不允許修改或作廢他人填制的憑證”權(quán)限控制，則不能修改或作廢他人填制的憑證?！と绻婕般y行科目分錄中已錄入支票的信息，并對該支票做過報銷處理，修改操作將不影響“支票登記簿”中的內(nèi)容。·外部系統(tǒng)傳過來的憑證不能在總賬系統(tǒng)中進行修改，只能在生成該憑證的系統(tǒng)中進行修改。沖銷憑證①在“填制憑證”窗口，執(zhí)行“制單”—“沖銷憑證”命令，打開“沖銷憑證”對話框。②輸入條件：選擇“月份”、“憑證類別”；輸入“憑證號”等信息。③單擊“確定”按鈕，系統(tǒng)自動生成一張紅字沖銷憑證。說明：·通過紅字沖銷法增加的憑證，應(yīng)視同正常憑證進行保存和管理?！ぶ谱骷t字沖銷憑證，將錯誤憑證沖銷后，需要再編制正確的藍字憑證進行補充。刪除憑證作廢憑證①先查詢到要作廢的憑證。②在“填制憑證”窗口中，執(zhí)行“制單”—“作廢/恢復(fù)”命令。③憑證的左上角顯示“作廢”，表示該憑證己作廢。說明：·作廢憑證仍保留憑證內(nèi)容及編號，只顯示“作廢”字樣?！ぷ鲝U憑證不能修改，不能審核?！ぴ谟涃~時，已作廢的憑證應(yīng)參與記賬，否則月末無法結(jié)賬，但不對作廢憑證作數(shù)據(jù)處理，相當于一張空憑證?！べ~簿查詢時，查不到作廢憑證的數(shù)據(jù)?！と舢斍皯{證己作廢，可執(zhí)行“編輯”—“作廢/恢復(fù)”命令，取消作廢標志，并將當前憑證恢復(fù)為有效憑證。整理憑證①在“填制憑證”窗口中，執(zhí)行“制單”—“憑證刪除/整理”命令，打開“選擇憑證期間”對話框。②選擇要整理的“月份”。③單擊“確定”按鈕，打開“作廢憑證表”對話框。④選擇真正要刪除的作廢憑證。⑤單擊“確定”按鈕，系統(tǒng)將這些憑證從數(shù)據(jù)庫中刪除并對剩下憑證重新排號。說明： ·如果作廢憑證不想保留時，則可以通過“憑證刪除/整理”功能，將其徹底刪除，并對未記賬憑證重新編號。 ·只能對未記賬憑證作憑證整理。 ·己記張憑證作憑證整理，應(yīng)先恢復(fù)本月月初的記賬前狀態(tài)，再作憑證整理。⑵出納簽字更換操作員①在“總賬系統(tǒng)”的初始窗口，執(zhí)行“系統(tǒng)”—“重新注冊”命令，進入“注冊總賬”窗口。②以“王紅”的身分重新注冊總賬系統(tǒng)，單擊“確定”按鈕。說明：·憑證填制人和出納簽字人可以為不同的人，也可以為同一個人。按照會計制度規(guī)定，憑證的填制與審核不能是同一個人。·在進行出納簽字和審核之前，通常需先更換操作員。出納簽字①執(zhí)行“憑證”—“出納簽字”命令，打開“出納簽字”查詢條件對話框。②輸入查詢條件：單擊“全部”單選按鈕，輸入月份“2005.01”。③單擊“確認”按鈕，進入“出納簽字”的憑證列表窗口。④雙擊某一要簽字的憑證或者單擊“確定”按鈕，進入“出納簽字”的簽字窗口。⑤單擊“簽字”按鈕，憑證底部的“出納”處自動簽上出納人姓名。⑥單擊“下張”按鈕，對其他憑證簽字，最后單擊“退出”按鈕。說明：·涉及指定為現(xiàn)金科目和銀行科目的憑證才需出納簽字?！{證一經(jīng)簽字，就不能被修改、刪除，只有取消簽字后才可以修改或刪除，取消簽字只能由出納人自己進行。 ·憑證簽字并非審核憑證的必要步驟。若在設(shè)置總賬參數(shù)時，不選擇“出納憑證必須 經(jīng)由出納簽字”，則可以不執(zhí)行“出納簽字”功能?！た梢詧?zhí)行“簽字”—“成批出納簽字”功能對所有憑證進行出納簽字。⑶審核憑證以“李力”的身分重新注冊總賬系統(tǒng)。①執(zhí)行“憑證”—“審核憑證”命令，打開“憑證審核”查詢條件對話框。②輸入查詢條件，單擊“確認”按鈕，進入“憑證審核”的憑證列表窗口。③雙擊要審核的憑證或單擊“確定”按鈕，進入“憑證審核”的審核憑證窗口。④檢查要審核的憑證，無誤后，單擊“審核”按鈕，憑證底部的“審核”處自動簽上審核人姓名。⑤單擊“下張”按鈕，對其他憑證簽字，最后單擊“退出”按鈕。說明： ·審核人必須具有審核權(quán)。當通過“憑證審核權(quán)限”設(shè)置了明細審核權(quán)限時，還需要有對制單人所制憑證的審核權(quán)。 ·作廢憑證不能被審核，也不能被標錯。 ·審被人和制單人不能是同一個人，憑證一經(jīng)審核，不能被修改、刪除，只有取消審核簽字后才可修改或刪除，己標記作廢的憑證不能被審核，需先取消作廢標記后才能審核。⑷憑證記賬以“李力”的身分重新注冊總賬系統(tǒng)。記賬①執(zhí)行“憑證”—“記賬”命令，進入“記賬”窗口。②第一步，單擊“全選”按鈕，選擇所有要記賬的憑證。單擊“下一步”按鈕。③第二步，顯示記賬報告。如果需要打印記賬報告，可單擊“打印”按鈕。如果不打印記賬報告，單擊“下一步”按鈕。④第三步，記賬。單擊“記賬”按鈕，打開“試算平衡表”對話框，單擊“確認”按鈕，系統(tǒng)開始登錄有關(guān)的總賬和明細賬、輔助賬。登記完后，彈出“記賬完畢”信息說明對話框。 ⑤單擊“確定”，記賬完畢。 注意：·第一次記賬時，若期初余額試算不平衡，不能記賬?！ど显挛从涃~，本月不能記賬?！の磳徍藨{證不能記賬，記賬范圍應(yīng)小于等于已審核范圍?！ぷ鲝U憑證不需審核可直接記賬。·記賬過程一旦因斷電或其他原因被中斷后，系統(tǒng)將自動調(diào)用“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”恢復(fù)數(shù)據(jù)，然后再重新記賬。取消記賬激活“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”菜單①在總賬初始窗口，執(zhí)行“期末”—“對賬”命令，進入“對賬”窗口。②按Ctrl+H鍵，彈出“恢復(fù)記賬前狀態(tài)功能己被激活”信息說明框。③單擊“確定”按鈕，單擊“退出”按鈕。說明：·如果退出系統(tǒng)后又重新進入系統(tǒng)，或在“對賬”中按“Ctrl+H”鍵，將重新隱藏“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”功能。取消記賬①執(zhí)行“憑證”—“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”命令，打開“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”對話框。②單擊“最近一次記賬前狀態(tài)”單選按鈕。③單擊“確定”按鈕，彈出“恢復(fù)記賬完畢”信息說明對話框，單擊“確定”按鈕。說明：·已結(jié)賬月份的數(shù)據(jù)不能取消記賬?！と∠涃~后，一定要重新記賬。2．出納管理以“王紅”的身分重新注冊總賬系統(tǒng)。⑴現(xiàn)金日記賬①執(zhí)行“出納”—“現(xiàn)金日記賬”命令，打開“現(xiàn)金日記賬查詢條件”對話框。②選擇科目“1001現(xiàn)金”，默認月份“2005.01”，單擊“確認”按鈕，進入“現(xiàn)金日記賬”窗口。③雙擊某行或?qū)⒐鈽硕ㄔ谀承校賳螕簟皯{證”按鈕，可查看相應(yīng)的憑證。④單擊“總賬”按鈕，可查看此科目的三欄式總賬，單擊“退出”按鈕。⑵銀行存款日記賬銀行存款日記賬查詢與現(xiàn)金日記賬查詢操作基本相同，所不同的只是銀行存款日記賬多一結(jié)算號欄，主要是對賬時使用。⑶資金日報表①執(zhí)行“出納”—“資金日報”命令，打開“資金日報表查詢條件”對話框。②輸入查詢?nèi)掌凇?005-01-03”，選擇“有余額無發(fā)生也顯示”復(fù)選框。③單擊“確認”按鈕，進入“資金日報表”窗口，單擊“退出”按鈕。⑷支票登記簿①執(zhí)行“出納”—“支票登記簿”命令，打開“銀行科目選擇”對話框。②選擇科目：工行存款“100201”，單擊“確定”按鈕，進入支票登記窗口。③單擊“增加”按鈕。④輸入領(lǐng)用日期“2005-01-26”，領(lǐng)用部門“市營二部”，領(lǐng)用人“王健”，支票號“ZZR003”，預(yù)計金額“6000”，單擊“保存”按鈕。單擊“退出”按鈕。說明：·只有在結(jié)算方式設(shè)置中選擇“票據(jù)管理標志”功能才能在此選擇登記?！ゎI(lǐng)用日期和支票號必須輸入，其他內(nèi)容可輸可不輸?！箐N日期不能在領(lǐng)用日期之前。·已報銷的支票可成批刪除。3．賬簿管理以“李力”的身分重新注冊總賬系統(tǒng)。輔助賬的查詢只介紹部門賬，其他賬簿查詢同理。⑴查詢基本會計核算賬簿①執(zhí)行“賬表”—“科目賬”—“總賬”命令，查詢總賬。②執(zhí)行“賬表”—“科目賬”—“余額表”命令，查詢發(fā)生額及余額表。③執(zhí)行“賬表”—“科目賬”—“明細賬”命令，查詢月份綜合明細賬。⑵部門賬部門總賬①執(zhí)行“賬表”—“部門輔助賬”—“部門總賬”—“三欄式總賬”命令，進入“部門三欄總賬條件”窗口。②輸入查詢條件：科目“550205招待費”，部門“經(jīng)理辦公室”。③單擊“確認”按鈕，顯示查詢結(jié)果。④將光標定在總賬的某筆業(yè)務(wù)上，單擊“明細”按鈕，可以聯(lián)查部門明細賬。部門明細賬①執(zhí)行“賬表”—“部門輔助賬”—“部門明細賬”命令，進入“部門多欄明細賬