采購供應部檔案管理程序

采購供應部檔案管理程序作業(yè)文件（C）海南三道圓融旅業(yè)有限公司YND/ZH.C.204-2008采購供應部檔案管理程序編制審核批準日期日期日期1、目的和適用范圍為保障園區(qū)利益，維護園區(qū)信譽，加強對采購檔案的有效管理，特制定此程序。本文件適用于物資采購部對采購檔案進行管理的過程。2、職責2．1物資采購部經(jīng)理負責采購檔案管理的指導和監(jiān)督，為檔案的管理提供必需的條件和資源。2．2采購員負責整理和收集自已負責范圍內的采購檔案，將其定期交資料員統(tǒng)一管理。2．3資料員對采購檔案進行統(tǒng)一的整理和收集，并分類管理。3．采購檔案的管理3．1采購檔案的分類(1)采購文件①采購清單與產(chǎn)品質量控制要求②采購合同/合作協(xié)議(2)供應商檔案3．2采購檔案的形成3．2．1采購單和采購質量控制要求是由使用部門根據(jù)服務需求計劃填寫，部門經(jīng)理檢查簽字后報采購部門審核、財務部經(jīng)理核準，直至總經(jīng)理審批最終形成。采購完畢后，采購部要將簽批完整的采購單的各聯(lián)次按要求分配到各部門，并將留存采購部的那一聯(lián)。3．2．2采購合同是由采購部門對使用部門的采購單與產(chǎn)品質量控制要求進行匯總編制采購合同初稿，經(jīng)與合格供方協(xié)商后，報總經(jīng)理（或主管副總經(jīng)理）審查同意，雙方負責人（或委托人）在合同上簽字蓋章生效而形成的。合同一式兩份，雙方各保存一份。如果合同內容涉及到危險品的采購，必須注明其運輸方式和條件等條款。3．2．3供應商檔案是在對供應商進行質量評定的過程中，要求對方提供的相關資料及質量保證材料。3．3采購檔案的整理收集3．3．1采購單與采購質量控制要求形成后，要求各負責采購員將采購部留存的聯(lián)次整理并收集起來，定期交予部門資料員進行統(tǒng)一管理。3．3．2采購合同形成后，將合同原件交予部門資料員統(tǒng)一管理。3．3．3將供應商資料進行統(tǒng)一的整理，提取有效信息，分類建檔。3．4采購檔案的管理3．4．1采購檔案的分類管理按采購檔案形成的實際情況，對采購檔案進行分類管理，并建立相關的目錄臺帳（見附錄A、B、C）。3．4．2采購檔案的查閱采購文件的查閱人/部門必須經(jīng)過采購部門經(jīng)理的同意，方可在部門資料員的協(xié)助下進行采購文件的查閱。3．4．3采購檔案的保存將文件放在文件柜內的固定位置，由專人負責保管，防止損壞、丟失，同時還要便于查詢。4．記錄(1)附錄AZH.C.204A(2)附錄BZH.C.204B供應商檔案目錄臺帳(3)附錄CZH.C.204C以上記錄表格格式由物資采購部資料員制發(fā)，形成并保存三年。編制：批準：年月日更改記錄頁次更改單號更改標志更改人/日期附錄A：采購合同/合作協(xié)議目錄ZH.C.204A序號名稱合同期限項目簽約方附錄B：供應商檔案目錄臺帳ZH.C.204B編號供應商名稱供貨范圍聯(lián)系人聯(lián)系電話地址轉賬號附錄C：供應商檔案ZH.C.204供