一個展覽業(yè)務(wù)的操作流程

一個展覽業(yè)務(wù)的操作流程一個展覽業(yè)務(wù)的操作流程一．接洽階段

獲取參展客戶信息

上門拜訪客戶

取得客戶參展相關(guān)資料

明確設(shè)計圖交付日期

二．設(shè)計階段

與設(shè)計師溝通并即時同客戶進(jìn)行展位設(shè)計的交流

向客戶交付設(shè)計初稿、設(shè)計說明、工程報價

研究客戶反饋意見并再次修改

交付最后定稿之設(shè)計圖及工程報價

三．簽約階段

同客戶確定工程價格

明確同客戶的相互配合要求

簽定合同

四．制作階段

根據(jù)部門工作單完成制作及準(zhǔn)備工作

安排客戶到工廠實地察看制作及準(zhǔn)備情況

完成主辦、主場、展館等各項手續(xù)

五．現(xiàn)場施工階段

現(xiàn)場展位搭建

處理現(xiàn)場追加、變更項目

配合客戶展品進(jìn)場

客戶驗收

六．展會期間及撤場階段

安排展會期間現(xiàn)場應(yīng)急服務(wù)和增值服務(wù)

配合客戶展品離場

現(xiàn)場拆除

七．后續(xù)跟蹤服務(wù)

展會的后續(xù)總結(jié)報告

為客戶提供行業(yè)會展信息和分析

邀請客戶參觀公司其他服務(wù)案例

一．項目接洽階段

1．獲取參展客戶信息：以下一些渠道是有可能幫助獲得最初步的客戶信息的。

上屆展覽會的會刊——一般比較成熟和已經(jīng)固定的展會，行業(yè)中的主要廠商基本上會繼續(xù)參展，所以上屆會刊是很好的渠道。會刊資料往往登載有平面圖（可以看出是否展位屬于特裝，一般面積在36平米以上是需要特別布置的）、展商的聯(lián)系方式和簡介（有些展會也會把公司的展會負(fù)責(zé)人姓名登在上面）。會刊資料可以配合現(xiàn)場實景照片進(jìn)行比較，重要展會進(jìn)行拍攝存檔（數(shù)碼相片統(tǒng)一存放路徑電腦備份、相片紙打印編號存檔以方便查閱）。

展會專設(shè)網(wǎng)站——比較有規(guī)模的展會基本上建有專門的網(wǎng)頁，一般有對下屆展會的宣傳和以往展覽的回顧，有些不僅會列出上屆的展商，為顯示其展會效益，網(wǎng)上也上傳一些布置得挺美觀的展位照片。

行業(yè)資訊媒體——行業(yè)資訊媒體比較熟悉其行業(yè)的展會和廠商，有些專門的采訪類欄目，類似展會快報的性質(zhì)，里面有參展商市場宣傳方面的負(fù)責(zé)人信息。

正在服務(wù)客戶的參展商手冊和平面圖——如果在每次展會上有已經(jīng)在服務(wù)的客戶參展，最好能夠通過他們獲得展位平面圖（在為新客戶服務(wù)時也要盡可能獲得所有展商的平面圖），上面是最新的參展商，該屆展會的特裝客戶可以一目了然。

2．上門拜訪客戶:會展行業(yè)的業(yè)務(wù)特殊性在于它的客戶基本是確定的，只是客戶需要選擇不同的供應(yīng)商而已。很多的客戶會進(jìn)行邀稿競標(biāo)，這些是很多展覽公司都可以進(jìn)入的，有些供應(yīng)商關(guān)系已經(jīng)固定的客戶需要通過其他機(jī)會再進(jìn)入。很多時候，確實要參展的特裝客戶是需要展覽服務(wù)的，可以進(jìn)行登門拜訪的。

通過對客戶的交談，詳細(xì)了解客戶的意圖，明確客戶希望展示的主題，偏愛色調(diào)，是否開辟洽談區(qū)，需要媒介設(shè)備等。有些客戶會提供他們的公司介紹給展人介紹給客戶。

2．處理現(xiàn)場追加、變更項目

現(xiàn)場中經(jīng)常會有一些設(shè)計中本身沒有預(yù)料到的情況出現(xiàn)，而且客戶也會臨時提出一些要求。如果是由于公司本身的原因造成的，應(yīng)即時進(jìn)行更改，如果是客戶額外提出的，應(yīng)保證首先滿足其合理的要求，同時對追加的部分要求客戶簽收補(bǔ)充到總項目款項中。

3．配合客戶展品進(jìn)場

實踐中往往是先把展臺結(jié)構(gòu)布置好以后再安排展品入場的，現(xiàn)場的工作人員一定要注意為客戶服務(wù)，配合其展品進(jìn)場。

4．客戶驗收

所有的搭建工作完成后，要進(jìn)行展位的衛(wèi)生清潔，該項工作主要能安排我們的工作完成好，直到客戶驗收完，確保次日的開幕。（應(yīng)注意有些時候自己展臺搭建完成的較早，所有工作都結(jié)束后，大家都以為沒事了，但隔壁展位的施工會造成展臺衛(wèi)生和展品擺放等受到影響）

六．展會期間及撤場階段

1．安排展會期間現(xiàn)場應(yīng)急服務(wù)和增值服務(wù)

在開展期間，主要是客戶的接待工作，但很多時候會需要對展臺進(jìn)行維護(hù)和臨時配置東西。業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人員和一二個工人應(yīng)在現(xiàn)場進(jìn)行應(yīng)急服務(wù)。從客戶方來講，他很是希望能夠在展覽期間有展覽公司的人在場，并且最好是他熟悉的，能夠有需要的時候隨時可以得到解決。客戶在現(xiàn)場的工作人員應(yīng)該有我們的現(xiàn)場服務(wù)人員的最直接的聯(lián)系方法。

增值服務(wù)方面可以很廣泛，有些業(yè)務(wù)人員在現(xiàn)場幫助客戶做接待工作，外語水平好的可以充當(dāng)翻譯服務(wù)，甚至可以幫助客戶發(fā)送資料、安排客戶間見面等。

2．配合客戶展品離場和現(xiàn)場拆除

展覽結(jié)束后，應(yīng)首先配合客戶把展品撤離現(xiàn)場，再進(jìn)行展位的拆除，如果客戶對有些材料需要再次使用的，應(yīng)幫助其大包運(yùn)輸；如果是需要我們保存的，應(yīng)主要拆裝。

3.退回前期預(yù)付的相關(guān)費用

完成工程后，應(yīng)即時進(jìn)行成本總結(jié)，向展館或主辦方退回事先預(yù)付的電箱申請、通訊押金等費用。

七.后續(xù)跟蹤服務(wù)

作好后續(xù)服務(wù)是贏得回頭客的重要原因。許多公司認(rèn)為展會有些要間隔半年一年的才舉辦一次，展會結(jié)束了也就中頓了與客戶的聯(lián)系，從而忽略了對客戶的關(guān)懷。但其實客戶是很脆弱的，也是很容易被他人挖走的。

所謂的展覽后續(xù)服務(wù)其實很廣泛，比如公司可以把在展覽現(xiàn)場的照片打印或沖洗一份給客戶（包括客戶本身的和其他公司的）、為客戶整