《辦公自動化》教材

第一章辦公自動化基本概念

辦公自動化（OfficeAutomation,簡稱OA）是70年代首先在工業(yè)發(fā)達國家興起的一門技

術科學。它是適應信息化社會的需要，基于軟科學的理論和計算機技術、通信技術的普遍

應用而發(fā)展起來的。

第一節(jié)辦公活動的形成

辦公，是處理集體事務的一類活動，是信息處理的重要組成部分。在人類歷史上，辦

公行為的出現，比人類有意識（而不是本能）地進行信息活動晚得多。早在蒙昧時代，人類

已經懂得采用某些符號記錄信息，作為對自然現象的總結和生活經驗的積累。但是，這樣

的處理，僅囿于“私”（個人或家庭）的范圍。而辦公活動，是以“公”，也就是為“集體”

辦事作為基礎的。這種活動，開始于原始社會的早期。例如，人們在分配獵獲物時，便需

要辦公了。這就是說，在人類蒙昧時代的中級階段，即人類從樹上活動為主轉移到地面的、

以打獵為主的生活，有簡單的工具，有相對穩(wěn)定活動地點的時候，就出現辦公活動的萌芽。

而形成一套正規(guī)的辦公行為，則可以追溯到國家出現之前的氏族社會。恩格斯在《家庭、

私有制和國家的起源》一書中引用摩爾根的材料時指出，易洛魁人的氏族有下面的習俗：

選舉或撤換酋長；公家出面處理死者的財產；相互保護安全；舉行氏族議事會，解決氏族

間的糾紛；舉行宗教儀式；組成成年男女享有平等表決權的民主集會等等。而希臘人的氏

族間的事務活動，比這更為完備。這些活動，看來都屬于辦公的范疇。根據我國歷史記載,

距今七千年前的半坡氏族和可姆渡氏族社會中，土地、房屋、牲畜等，歸氏族公有，氏族

成員共同勞動、共同消費。在處理這些問題時，也需要有“辦公”活動。

在國家形成之后，辦公活動更空前增多。無論是戰(zhàn)爭還是和平時期；無論是軍事、政

治、外交、文化還是內務，都充滿了辦公活動。這樣，經歷了很長的一個歷史階段，雖然

辦公的內容和手段都在不斷變化，但辦公行為卻逐漸形成一套比較確定的形式。不同的國

家，不同社會制度，甚至不同的部門或行業(yè)，辦公的體制、習慣、程式都不盡相同，但我

們仍然可以總結出若干共同點，從幾個方面對辦公活動加以闡明。

第二節(jié)現代社會辦公活動的描述

社會中各種活動單位，其活動內容都可以用不同的流程來描述。例如，一個工廠，有

三個主要環(huán)節(jié)：生產、動力、管理；對應三個流程：物質流、能量流、信息流。一個商店,

有四個環(huán)節(jié)：購、銷、調、存；對應兩個流程：物質流和信息流。一個機關或管理部門，

有兩個環(huán)節(jié)：事務處理和決策，對應一個流程：信息流。當然，這只是大致的說法，具體

到某個單位，還可以作更具體和更細致的分析。

從總的來看，辦公的核心是實現管理，大到國家（包括國際事務），小到基層單位，都

是這樣。而實現管理是通過處理信息來進行的，就是對應信息這個流程。我們可以比較一

下，工人的工作對象是產品，農民工作的對象是農作物，醫(yī)生工作的對象是病人，這些對

象都是具體的；而辦公人員呢？他們的工作對象不是具體的物質，而是反映人類社會活動

的信息，他們從事各類與管理有關的信息處理，屬于腦力勞動者。他們固然不同于工作在

生產第一線的體力勞動者，就是與從事科學研究的腦力勞動者也有很大區(qū)別，形成一類獨

特的專業(yè)活動。那末，用什么來反映辦公的行為呢？就辦公活動的內容來說，可以分為：

書面信息的接收與處理：包括公文閱讀、文件批示、資料存檔、計劃制訂、回答查詢

等。

書面信息的生成與處理：包括草擬文件、編制圖表、批閱公文、整理資料、記錄、拍

照等。

書面信息的傳遞和管理：包括電報、電傳、文件資料的收發(fā)、保存、復制和檢索。

口頭信息的生成和處理：包括開會、匯報、命令、談話、指示、報告、討論等。

口頭信息的傳遞和管理：包括電話、錄音及廣播等。

辦公資料的運用：包括時間安排、設施調度與計劃執(zhí)行、檢查等。

若從行為的性質來看，在“辦公”這個大前提下，辦公行為可分為兩大類型，即信息

的事務性處理和信息的研究性處理。

信息的事務性處理：即對信息進行例行程式的辦理，規(guī)律性比較明顯。例如，公文的

閱讀和傳遞、報表填寫、統計累計一、資料整理、日常接待、回答查詢、完成一般的交辦任

務等。這類活動一般由中下級辦公人員執(zhí)行。

信息的研究性處理：即運用人的思維活動對信息進行分析（也就是一種特殊的加工），

并作出指導行動的決擇。一般表示為決策過程：研究、分析、比較、判斷、決心、反饋、

修正等行為。其結果是使信息大大增值。這類活動一般由職位較高的中上層領導人進行。

辦公行為按表示方式來劃分：

信息的采集與編輯：包括聽取匯報、閱讀報告、記錄；書寫起草公文，文字處理，計

算，思考，討論；決策等。

信息傳遞：依賴工具與載體進行信息的分配與發(fā)送，包括聲音、文字、圖像等，屬于

間接傳遞。而人與人的直接對話，如會議、面談等，屬于直接傳遞。

信息整理與存檔：分類、總成、存儲、復印、歸檔等。

檢索：根據提供的線索，從己保存的信息檔案中（包括人在自己腦海中建立起的無形的

“檔案”）,檢取需用的信息。

以上這些，都只是辦公行為的靜態(tài)描述，當把這些行為的動態(tài)過程表示出來，便構成

反映辦公過程的信息流。

第三節(jié)辦公的基本要素

從上面通過不同角度對辦公活動所作的說明，不難看到，辦公的內容、表示方法和環(huán)

境，都是十分復雜的，不易定量地、數學化地去描述。但不論什么樣的辦公體系，一般可

歸結為六個要素：即人、機構、制度、工具、空間、信息。

一、辦公第一個要素：人

辦公是人群的一種管理活動，是由人去執(zhí)行辦公任務的。所有辦公人員都必須具備按

既定要求完成自身職務范圍內的任務的能力，他們都組合在某一個系統中，既有分工又有

合作，而且要與上、下、左、右進行信息溝通。概括地說，辦公人員可以分為決策人員、

中層管理人員、專業(yè)人員、輔助人員四個層次，他們各司其職，各盡其責。

《史記》在〈陳丞相世家＞中，有一段記載：

“孝文皇帝既益明習國家，事朝而問右丞相勃（按指絳侯周勃）曰：'天下一歲決獄幾

何?’，勃謝曰：‘不知問：'一歲錢骰出入幾何?’，勃又謝：‘不知‘，汗出沾背，愧不能

對。于是上亦問左丞相平。平日：'有主者上曰：‘主者謂誰?‘，平曰：'陛下即問決獄責

廷尉；問錢骰責治粟史上曰：‘茍各有主者，而君主者何事也？'，平謝曰：'主臣！陛下

不知其鴛下使待罪宰相。宰相者，上佐天子理陰陽、順四時，下育萬物之宜；外鎮(zhèn)撫四夷

諸侯，內親附百姓，使卿大夫各得任其職焉孝文帝乃稱善。右丞相大慚，出而讓陳平日:

'君獨不素教我對？'，陳平笑曰：'君居其位不知任邪？且陛下即問長安中盜賊數，君欲

強對邪?

這一段記載，生動地表明當時的左丞相陳平很清楚地認識到，不同層次的辦公人員，

有不同的職責，丞相作為最高級的辦公人員，并不必要去處理一些屬于中、下級人員所管

轄的事情，而且實際上也處理不好。如長安中盜賊數，作為丞相是無須去弄清楚的，丞相

只應管理屬于全國性上、下、內、外有關的大事。象陳平這樣劃分工作界面是十分重要的。

決策人員是各部門（從大系統到各個子系統）的領導人，如政府部門的各級領導、公司

經理和企業(yè)廠長等，他們需要運用自己的職權與智慧，應用有關的科學原理、方法與經驗,

對各類事件和情況謀取眾多的對策，并在其中選取盡可能正確的決策，組織和指揮他所管

轄的部屬，充分發(fā)揮他們的專長和力量，積極進行活動，以達到或趨向于共同目標。

中層管理人員是系統內某一部門的負責人，他們要協調專業(yè)人員的工作，綜合分析有

關信息和情報，對本部門的問題作出判斷和決定。他們既要領導下屬單位的業(yè)務工作，又

要及時為上級領導提供決策信息和方案，起到承上啟下的作用。

專業(yè)人員，在行政機關內是指負責社會、經濟、政治、法律等各項業(yè)務的工作人員；

在企業(yè)內是指負責生產、經營、銷售和技術發(fā)展的各類人員。他們要負責處理大量的信息

和文件，直接管理大量業(yè)務工作，同時要為組織的決策人員提供輔助決策方案。

輔助人員是行政機構和企業(yè)的一般辦公人員和后勤人員，如打字員、通信員、保管員

等。他們一般進行比較單一性的、例行的工作。

二、辦公的第二個要素：機構

無論從大系統或子系統來看，都有相對固定的機構。它的作用，是確定系統內全體辦

公人員的崗位以及他們之間的相互關系，同時也確定信息的流向。機構的內容、規(guī)模、性

質與任務，是由辦公系統的總目標決定的。但是，機構的建立是否合理，優(yōu)劣如何，則嚴

重影響著辦公效率。設立合理的機構，是辦公中的重要問題。

我國辦公機構有多種劃分方法。行政機構主要有按管理職能劃分法、按管轄區(qū)域劃分

法、按行列和產品劃分法和按服務對象劃分法等。

三、辦公的第三個要素：制度

制度可以看成是辦公知識、辦公經驗的固定化。它是維系辦公人員的活動，確立辦公

的流程，使全體人員在統一的目標下有組織地、有條不紊地、高效率地工作的保證。和機

構一樣，制度是否合理、制度的優(yōu)劣，也嚴重地影響著辦公的效率。

四、辦公的第四個要素：工具

工具用于提高辦公的效率和質量。減輕人的負擔，降低辦公的費用消耗。既然辦公是

人們的一種腦力勞動，所以，計算機的應用，在辦公活動中具有革命性的意義；又由于辦

公活動是處理人與人之間的事情，是信息的頻繁交換，通訊工具的利用也占有十分重要的

地位。此外，現代化的辦公工具還有錄音、錄相、復印、輕印刷等等。

五、辦公的第五個要素：空間

空間是人們（包括所利用的工具）進行辦公的場所，最普通的便是辦公室。一般來說，

辦公室是集中的、固定的。在特殊情況和特定環(huán)境下，也可以是活動的。近年來，也有人

提出實行分布式的辦公，使辦公空間變成分散的或不定形的。不管什么樣的辦公室，都應

盡可能使辦公人員有一個舒適的、愿意停留的辦公環(huán)境，這才能使他們工作愉快，提高效

率。

六、辦公的第六個要素：信息

信息是辦公內容的反映，是辦公行為的對象和依據，是辦公活動所利用的資源。辦公

室是信息的集散樞紐。辦公活動從信息處理角度看，就是對各類信息進行采集、加工、處

理和傳輸的過程。辦公信息可分為數值信息和非數值信息兩大類。數值信息是指反映數量

關系的數據，非數值信息是指文字信息、圖象信息和聲音信息。按信息的用途可分為經濟

信息、社會信息、內部信息、外部信息、歷史信息和當前信息等等，按信息的形式可分為

聲音、數值、文字、圖形和圖像信息。圖形信息主要指圖表，如表格、直方圖、餅圖等；

圖象信息主要指靜態(tài)的圖象，如照片、圖畫、動畫等和動態(tài)的圖象，如電視、電影等。

在上述六個辦公要素中，機構、制度和空間是相對穩(wěn)定不易變的，而人員、工具、信

息是相對活躍易變的。辦公活動就是辦公人員在一定的辦公環(huán)境、機構和制度下，通過使

用辦公工具對辦公信息進行采集、加工、處理和傳輸的過程。

這六個要素，對研究辦公自動化是很重要的。其中，工具這個要素，便是實現辦公自

動化的突破口。

第四節(jié)辦公自動化定義的討論

辦公自動化雖然已發(fā)展了二十多年，但到目前為止，還沒有一個統一的定義，幾乎是

“十個人有十個說法”。

當前，在許多著作中，都采用美國麻省理工學院M.C.季斯曼教授的定義：“辦公自動

化就是將計算機技術、通信技術、系統科學、行為科學應用于用傳統的數據處理技術難以

處理的、量非常大而結構又不明確的那些業(yè)務上的一項綜合技術?！边@個說法的最主要之點，

是以計算機技術為中心的若干新技術在特定環(huán)境（即特定對象一一業(yè)務，特定的方法一一數

據處理）下的運用。而所謂“量非常大而結構又不明確的業(yè)務”，正是指我們通常提到的辦

公活動內容。雖然辦公的機構、制度、工具甚至空間都相對確定，使辦公行為有“例行公

事”這相對固定的一面，但辦公所要處理的信息是變化的，人的思維也是變化的，這就形

成辦公業(yè)務中有很大的不確定性，因而，用傳統的數據處理辦法便不宜處理而必須求助于

一套新的（特別是融匯進軟科學的）方法和手段。這個說法在一定程度上反映了辦公自動化

帶本質性的東西，已為許多學者所接受。

國內外的學者還有另外的一些論述，如認為辦公自動化是：

“不斷將智能化的辦公工具電子化和機械化，將非智能化工具智能化，以便大幅度地

提高工作人員的辦事效率”；

“用電子計算機或數據處理系統來處理一些例行事務性工作”；

“人們處理信息的一種現代化工具”；

“作為人們產生價值更高信息的一種輔助手段”；

“在辦公室中應用計算機以支持那些有知識而又不是計算機專家的工作人員”；

“讓人們能夠利用現代技術更有效地管理信息并進行信息交流二

不難看出，在這許多的有差異的說法中，有如下共同點，它們都認為辦公自動化；

a是新技術，尤其是計算機技術和通信技術的綜合利用；

b用于管理信息，包括處理與交流（通信）；

c其目的是提高工作效率。

這幾點，確實在辦公自動化中占有重要地位。

以上這眾多的說法，其優(yōu)點是比較簡練，不足之處是沒有把問題說透，或者只是強調

了某一個側面。

1985年，我國召開全國第一次辦公自動化規(guī)劃討論會，出席會議的專家們對照國內外

流行的各種說法，經過討論比較，傾向于如下的看法：

“辦公自動化是應用計算機技術、通信技術、系統科學、行為科學等先進的科學技術,

不斷使人們的一部分辦公業(yè)務借助于各種辦公設備，并由這些辦公設備與辦公人員構成服

務于某種辦公目標的人機信息系統?！?/p>

在現階段，辦公自動化的支持理論是行為科學、管理科學、社會學、系統工程學、人

機工程學等；其直接利用的技術是計算機技術、通信技術、自動化技術等。一般來說，一

個比較完整的辦公自動化系統，應當包括有信息采集、信息加工、信息傳輸、信息保存這

四個基本環(huán)節(jié)，其核心任務是向它的主人（各領域、各層次的辦公人員）提供所需運用的信

息。

由此可見，辦公自動化系統，綜合體現了人、機器、信息資源三者的關系。信息是被

加工的對象；機器是加工的手段（工具）；人是加工過程的設計者、指揮者和成果的享用者。

所以，辦公自動化，是一門綜合的科學技術，它是信息化社會的歷史產物，是在計算

機、通信設備較普遍應用，信息業(yè)務空前繁忙的情況下產生的。

第五節(jié)辦公自動化發(fā)展簡史

和許多科學技術相似，辦公自動化并不是由誰先給出定義，然后去補充它的內容和建

立這樣的實用系統，而是通過人們的實踐逐步形成較完整的概念。在本節(jié)中，將簡單介紹

辦公自動化的發(fā)展過程。

一、辦公自動化發(fā)展的一般過程

上兩節(jié)介紹了辦公的一般情況。人類社會很長一段時間，辦公任務是通過人們的自身

活動去完成的，即使運用了工具，也是極其簡單的。例如，多少年來，我國辦公用的就是

所謂“文房四寶”（筆、墨、紙、硯），或者再加上古老的算盤，通訊也幾乎是靠人力或普

通交通工具。但隨著社會的發(fā)展，生產、經營、政治、戰(zhàn)爭、國際往來等活動規(guī)模越來越

大，信息量空前增加，對決策正確性的要求也越高，單憑人力和簡單的工具已無法適應。

而技術上的發(fā)展，又為辦公行為提供了有效的工具。電報、電話、電傳打字機、輕印刷機

械等設備便很快地相繼為辦公室所采用，形成辦公走向自動化的第一步.但即使到這個階

段，人們還沒有形成辦公自動化的概念，辦公活動從內容到形式上也未能起本質性的變化。

到本世紀60年代，人類社會出現了一次新的技術革命一一信息革命，出現了所謂信息

化社會。形勢瞬息萬變，事物相關因素大量增加，知識急速發(fā)展，社會信息迅猛膨脹，與

原有的辦公方式形成了尖銳的矛盾.其表現有以下幾個方面：

第一方面，辦公人員大量增加。據統計，在主要工業(yè)化國家，40%以上的工作人員在

辦公室內工作。在美國，從1975年起，白領職員就超過工人人數，大約有4500萬人從事

管理。發(fā)達國家都有類似趨勢，管理工作平均8?10年增長一倍。

第二方面，是辦公的效率低。人員的增加并未解決辦公效率的提高，反而使通訊情況

惡化，電話頻繁，文山會海，信息準確性不高，判斷、決策遲緩。美國一家公司統計，許

多辦公人員絕大部分的時間花費在通訊和談話上，只有5?8%的時間用于思考、計劃和分

析。從1968年到1978年，美國白領職員的勞動效率提高約4%,而同期內農業(yè)工人效率

提高184%,工業(yè)工人效率提高90%,一些工業(yè)化國家辦公室工作人員平均17分鐘就要受

到一次干擾。美國一些研究結果表明，會議、書寫、電話這類通訊性工作占去工作人員每

天辦公時間約65%,只有35%的時間用來閱讀、思考、分析。日本企業(yè)負責人在其全部辦

公時間中，判斷和決策時間僅占16%,而傳遞時間占39%,數據和文件處理時間占25%,

移動和其他占20%,一般工作人員的文件處理時間就更長了。

第三方面，是辦公費用不斷增加。據統計，全世界每年的辦公用紙連起來可達2億英

里，美國政府紙面工作每年約100億張，為了書寫、打字、印刷，耗去大量人力。一封商

務文件的價格1967年為2.49美元，1975年為3.79美元，1980年為6.07美元而1982年約

7.11美元。美國1980年為辦公人員支付工資達6000億美元，辦公費用耗資達3000億美元，

因此，降低辦公成本已成為迫切的問題。

以上情況表明，如果沿用舊有的（60年代以前的）辦公方式，勢必導致信息量的大量積

壓和棄置，這樣，便談不上獲取合理、有效或令人滿意（更不用說是最佳）的決策了?；蛘?

即使有較好的決策，也會因決策的周期過長而貽誤時機，無法實現有效的管理。

然而，正是這個時期，電子計算機早已突破數值計算的應用范圍，在非數值計算領域（如

數據處理、過程控制、人工智能等）里取得驚人的進展。尤其是70年代后期出現的個人計

算機，為人們處理信息提供了最便捷的工具.另一方面，管理科學、系統工程學、行為科

學、社會學、人機工學等一系列軟科學，從理論到應用都取得了很大的成功，為人們改進

辦公活動提供了強有力的理論基礎。

早在I960年，美國著名經濟學家H.A.西蒙（1978年諾貝爾經濟學獎金獲得者）發(fā)表《管

理決策的新科學》（THENEWSCIENCEOFMANAGEMENTDECISION）一書，提出由計算

機管理公司的重大命題。他指出：“人類知識的增長是產生改革的主要因素”?！靶轮R實際

上就在于對思維與學習過程的一種基本理解。我們現在可以給電子計算機編寫出控制程序,

這些程序可以使計算機進行思維與學習。這門學問正在并仍將在兩個方面具有實際影響：

其一，因為我們現在有可能極其具體地模擬人類頭腦的一些重要過程，我們就具有在心理

學研究中有巨大威力的技術；其二，因為我們現在有可能給計算機編寫出復雜的信息處理

控制程序，我們就正在獲得有可能在‘思維'與'決策'工作的迅速而廣泛的范圍中用計

算機來取代人的技術能力“我們談到人類智能的間接增長，指的是計算機的人工智能對

人類智能的加強”?！霸诓痪玫膶恚苍S在下一代，我們將有用機器來取代企業(yè)組織中一

切人類職能的技術能力”。西蒙還進一步談到，“工廠和辦公室都在迅速變成一個復雜的人-

機系統”，“人與機器的相互關系將變成（實際上己變成）一個設計課題。這個設計問題，其

重要性就象設計人和人之間的相互關系的系統一樣重要”。H.A.西蒙的這本書中許多論點

和預言，無疑對辦公自動化的實現有重要的影響。尤其是他所描繪的人-機系統和日后出現

的辦公自動化系統是十分吻合的。

于是，當人們以一整套的軟科學為理論基礎，以計算機為核心工具，引進到辦公活動

領域之后，連同原來通信技術、自動化技術，使辦公活動出現了本質性的飛躍，形成一個

新的概念辦公自動化（OfficeAutomation）；也可以說，使辦公自動化進入到一個新的階

段，即逐步演變成為一整套新的技術門類的階段。

因此辦公自動化是在人類社會活動有迫切需要，在技術和工業(yè)基礎上又具備了可能的

條件下產生出來的。

歸納起來，辦公自動化發(fā)展的一般過程可以分為三個階段：

第一階段，是以通訊技術和自動化技術為支柱的辦公活動。

第二階段，就是現階段，是在原來的基礎上引進軟科學理論和計算機技術；

第三階段，辦公自動化的未來，將廣泛采用不斷出現的新理論、新技術。

二、工業(yè)發(fā)達國家發(fā)展辦公自動化的幾個進程

工業(yè)發(fā)達國家，如美國、日本等，發(fā)展本國的辦公自動化已有一段歷史，走過的道路

也不盡相同。

美國大致可分為三個階段：

第一階段為單機階段（1975年以前）。主要表現為采用單機設備，如文字處理機、復印

機、傳真機、專用交換機等，辦公活動的某些環(huán)節(jié)由機器來執(zhí)行，局部地、個別地實現自

動操作以完成單項業(yè)務的自動化。

第二階段為局域網階段（1975?1982年）。主要表現為個人計算機開始進入辦公室，并

形成局域網絡系統。在辦公室的關鍵部分出現信息采集、處理、保存的綜合系統，專用自

動交換機和文字、語音的網絡通信系統等已廣泛使用，實現了關鍵部分業(yè)務運行的自動化。

這一階段還陸續(xù)出版了有關辦公自動化技術的許多專著。

第三階段為一體化階段（1983年以后）。主要表現為辦公設備的一體化、辦公系統綜合

化，如可以與計算機連接的數碼相機、多媒體投影機等設備的出現與應用，多功能工作站、

電子郵件、衛(wèi)星和光纜數據通信網絡、全國性的和國際性的綜合業(yè)務數字網的形成等，實

現了辦公業(yè)務綜合管理自動化。

日本的發(fā)展可以分為下列幾個時期：

初期（1979年以前），其特點是常規(guī)電信的調度，即“無主觀意識地”引用電話、用戶

電報、電傳打字機等設備。

發(fā)展期(1979?1984年)，其特點是計算機廣泛地進入辦公室領域，各種各樣的電子設

備，如個人計算機、字處理機，智能數據終端，工作站和局域網絡都用來裝備辦公室，并

推行辦公業(yè)務管理方式的統一化和標準化。

改進期(1984?)，將各種各樣的電子辦公信息管理功能綜合為統一工具，并使之用于

任何辦公場所中。

三、中國開展辦公自動化的簡況

80年代初為啟蒙與準備階段，這一時期做的主要工作是理論研討，在典型的試點上開

展某些辦公自動化系統的建立，探討中國辦公自動化的模式，建立全國性的領導機構一

國務院電子振興領導小組所屬辦公自動化專業(yè)領導組，制定我國辦公自動化發(fā)展規(guī)劃等等。

1981年國家公布了計算機漢字字符交換標準系統一一GB2312漢字字符交換集，開發(fā)了最

早的計算機中文操作系統和漢字輸入方法。

80年代末為發(fā)展階段，這一時期辦公自動化設備和軟件激增，有了國產計算機和比較

優(yōu)秀的漢化辦公軟件，形成了單機和一體化辦公系統相互交錯的應用局面。

近年來，計算機技術發(fā)展非常迅速，銀行、稅務、海關、民航、鐵路等部門基本實現

了電子化、網絡化。一些行政機關、大專院校、企事業(yè)單位的辦公自動化工作，也達到相

當高的水平。

但應該指出我國辦公自動化的總體水平還不高，有計算機的單位不少，但由于辦公人

員素質不高，絕大多數計算機還處于單機工作狀態(tài)，僅能完成打字和制表這樣一類最一般

的辦公事務；就軟件而言，我國軟件業(yè)雖然有了很大的發(fā)展，但是國產優(yōu)秀大型軟件不多，

國產軟件的市場占有率較低，成功的辦公軟件更是鳳毛麟角。

第二章辦公自動化硬件介紹

一個比較完善的現代辦公自動化系統由計算機、通信系統和各種現代化辦公硬件設備

以及相應的軟件組成，共同實現各種信息的處理功能。

辦公設備一般可分為三類：第一類是獨立使用的辦公設備，如收錄機、復印機、普通

照相機、碎紙機等，這類辦公設備與系統中其他設備關系不大，可以單獨使用；第二類是

與通信網絡連接使用的通信設備和系統，如電話、傳真、電報、無線尋呼系統、電視會議

系統等；第三類辦公設備是與計算機連接使用的設備，例如打印機、掃描儀、多媒體投影

機、數碼照相機、PC傳真機、語音處理系統、繪圖儀、光盤刻錄機等，這類辦公設備只能

與計算機連接使用，才能發(fā)揮它應有的功能。現代通信和計算機的發(fā)展使得這三類設備的

關系日益密切，反過來也使計算機與通信日益成為不可分割的整體。從這一點上說，后兩

種分類就不可能是一成不變的了.

由于計算機的出現和發(fā)展，那些獨立使用的辦公設備已經不能滿足人們提高辦公效率

的需要，計算機被引入辦公活動中并成為辦公設備的主角?，F代化辦公活動主要是圍繞計

算機展開的。下面介紹以計算機為中心的各類辦公設備。

第一節(jié)計算機

現代辦公自動化的主要標志是采用計算機，辦公人員通過與計算機對話的方式進行辦

公活動，甚至經理對辦公室的領導和管理也都是通過計算機來進行。

一、計算機系統組成

計算機系統由硬件與軟件兩大部分組成，硬件是“看得見，摸得著”的有形東西：而

軟件是“看不見，摸不著”的，它是數據、信息、指令等的有機的集合。只有硬件而沒有

軟件的計算機稱為“裸機”，“裸機”是不能工作的，是軟件使“裸機”變成有用的東西，

成為人類改造自然的得力幫手。

計算機是依靠硬件和軟件的協同工作來完成某一給定任務的。一個完整的計算機系統

包括硬件系統和軟件系統兩大部分。

二、計算機硬件系統構成

計算機硬件由主機和外部設備組成，主機又可以進一步分為計算機中央處理器(Central

ProcessorUnit,簡稱CPU)和內部存儲器，CPU又可分為運算器和控制器；外部設備可分

為輸入設備、輸出設備、外部存儲器和一些輔助外部設備。運算器、控制器、輸入設備、

輸出設備和存儲器是計算機的五大基本部件。

1.輸入設備

用戶通過輸入設備把信息輸入到計算機。輸入設備包括鍵盤、鼠標、書寫器、掃描儀、

數碼相機等。通過一定的接口，錄音機、錄像機、話筒等也可以成為輸入設備。鍵盤和鼠

標是最常用的輸入設備。

2.輸出設備

輸出設備是指從計算機中取出信息的器件，如顯示器、打印機、繪圖儀等。顯示器和

打印機是最常見的輸出設備。

3.控制器

控制器能對程序的每一條指令進行分析、判斷，并發(fā)出各種控制信號，使計算機的有

關設備協調工作，它是整個計算機的指揮中心。

4.運算器

運算器負責計算機中的各類運算，如四則運算、邏輯運算，另外還能進行代碼的傳送、

移位等操作。

運算器和控制器一起組成了計算機的心臟，也就是中央處理器(CPU)。

5.存儲器

存儲器是計算機的記憶裝置，用來存放原始數據、中間結果、最終結果和解題步驟。

存儲器可以區(qū)分為內存儲器(內存)和外存儲器(外存)。外存儲器是指硬盤、光盤、軟盤、磁

帶等外部磁性存儲介質，外存相對內存而言讀取速度比較慢。內存儲器包含隨機存取存儲

器(RAM)和只讀存儲器(ROM),它們用半導體材料做成，讀取速度快。只讀存儲器(ROM)

是不可寫的，它內部的數據信息是由工廠輸入，并固定在里面，一般情況下用戶不能更改。

ROM內部存放的信息是計算機內最原始的信息，它用來啟動和引導系統軟件，是它最初

激活了計算機。隨機存取存儲器(RAM)是可讀可寫的，其中的數據會因斷電而丟失，故用

來存放正在使用的數據信息；RAM還可分為兩類，DRAM①ynamicRAM,動態(tài)隨機存取

存儲器)，即平時所稱內存條；SRAM(StaticRAM,靜態(tài)存儲器)，又稱Cache(高速緩沖存

儲器)，是介于CPU和DRAM之間的內存，可以加速計算機的運行速度。

第二節(jié)打印機

打印機是計算機的輸出設備，是辦公自動化的必備工具。通過打印機可以將計算機內

的文件、圖表打印在紙介質上或膠片上，便于保存和使用。

一、打印機的分類與特點

打印機的種類很多，按印字的方式來分，目前最普及的主要有針式打印機、噴墨打印

機和激光打印機三種；按打印文本的幅度可區(qū)分為窄行打印機和寬行打印機；按印字的色

彩來分可分為單色打印機和彩色打印機?，F將其特點與功能介紹如下：

1.針式打印機

針式打印機根據打印頭針數的多少，可分為9針和24針等多種。9針的打印機一般只

適用于打印西文字符，現己淘汰。由于漢字的筆畫比較多，一般要采用24針的打印機打印。

針式打印機的實現原理比較簡單：打印針頭在計算機打印驅動程序和打印字庫字形信息的

控制下按照一定的次序擊打在色帶上，通過色帶一點一點印到紙上，形成字符。針式打印

機的優(yōu)點是打印機的價格比較便宜，打印材料的成本比較低，有很好的易用性，且它是唯

一一種可以用來打印蠟紙和多層紙的打印機;當然針式打印機也有其自身難以克服的缺點，

如打印質量低、速度慢、工作噪聲大。這些都使其無法適應當今社會的需要，因而現在已

很少使用它。

2.噴墨打印機

噴墨打印機使用噴墨來代替針打。噴墨打印機按工作原理可分為固體噴墨式和液體噴

墨式兩種，目前較常見的是液體噴墨打印機。液體噴墨方式又可分為氣泡式（如佳能和惠普

噴墨打印機）與液體壓電式（如愛普生噴墨打印機）兩種。氣泡技術是通過加熱噴嘴，使墨水

產生氣泡，噴到打印介質上的。而在壓電式噴墨技術中，墨水從一個類似熱感應式噴墨技

術的噴嘴噴出，但是墨滴由縮小墨水噴出的區(qū)域形成，而噴出區(qū)域由施加電壓到噴出區(qū)內

的一個或多個壓電板控制。由于墨水在高溫下易發(fā)生化學變化，性質不穩(wěn)定，所以打出的

色彩真實性就會受到一定程度的影響；另一方面由于墨水是通過氣泡噴出的，墨水微粒的

方向性與體積大小不好掌握，打印線條邊緣容易參差不齊，在一定程度上影響了打印質量,

這都是它的不足之處。微壓電打印頭技術是利用晶體加壓時放電的特性，在常溫狀態(tài)下穩(wěn)

定地將墨水噴出。它有著墨滴控制能力強的特點，容易實現高精度的打印質量，且微壓電

噴墨時無需加熱，墨水就不會因受熱而發(fā)生化學變化，故大大降低了對墨質的要求。目前,

愛普生、惠普和佳能這3家公司生產的液態(tài)噴墨打印機代表了市場的主流產品，而它們在

技術方面也各有所長。

噴墨打印機有許多優(yōu)點：價格比較便宜，打印速度比針式快，噪音比針式的要小，打

印質量比針式好，接近激光打印機的效果，可以打印彩色圖象。在打印介質的選擇上，也

具有一定的優(yōu)勢；既可以打印信封、信紙等普通介質，還可以打印各種膠片、照片紙、卷

紙、T恤轉印紙等特殊介質。缺點是耗材貴。正因為有諸多優(yōu)點，噴墨打印機日益受到人

們的喜愛，逐漸占領了廣大的中低端市場。

3.激光打印機

激光打印機是比較先進的打印機。它是集激光技術、微電子技術和精密機械于一體的

現代科技產物。激光打印機工作噪音極低，可以產生高質量的文本和圖像，其質量可與鉛

字印刷的質量媲美。

激光打印機的工作原理是利用計算機送來的字符信息調制激光束，被調制的激光束在

有機感光鼓表面產生靜電潛像，靜電潛像吸附打印墨粉，顯影后形成真實的墨粉字符或圖

像，然后把真實的墨粉字符或圖像轉印到紙上，最后將紙上的墨粉字符或圖像作加熱加壓

定型，輸出永久性的文本，整個過程準確而且高效。雖然激光打印機的價格要比噴墨打印

機昂貴得多，但從單頁的打印成本上講，激光打印機則要便宜很多，因此激光打印機的市

場占有率是越來越高。

除了上述3種最為常見的打印機外，還有熱轉印打印機和大幅面打印機等幾種應用于

專業(yè)方面的打印機機型。熱轉印打印機是利用透明染料進行打印的，它的優(yōu)勢在于專業(yè)高

質量的圖像打印方面，可以打印出近于照片的連續(xù)色調圖片來，一般用于印前及專業(yè)圖形

輸出。大幅面打印機，它的打印原理與噴墨打印機基本相同，但打印幅度一般都能達到24

英寸（61cm）以上。它的主要用途一直集中在工程與建筑領域。但隨著其墨水耐久性的提高

和圖形解析度的增加，大幅面打印機也開始越來越多地應用于廣告制作、大幅攝影、藝術

寫真和室內裝璜等裝飾宣傳領域，成為打印機家族中重要的一員。

二、打印機的安裝

新購買的打印機一般都附帶有兩根線，一根是電源線，一根是數據線。把電源線插入

插座中接通電源，再把打印機數據線兩頭分別插入打印機通信端口和計算機上的并行口

（LPT端口）中。這樣就物理連接好了打印機，下一步將為其安裝驅動程序并進行相應設置

方可執(zhí)行打印操作。下面介紹在Windows2000中安裝打印機的操作。

a在“開始”菜單中選擇“設置”|“打印機”命令，打開打印機對話框；

b雙擊“添加打印機”圖標，得到“添加打印機向導”對話框，然后單擊“下一步”按鈕；

c單擊“本地打印機”不要選中“自動檢測并安裝我的即插即用打印機”復選框，然

后單擊“下一步”按鈕，得到“選擇打印機端口”對話框；

d選擇LPT端口，然后單擊“下一步”按鈕,可以得到選擇“制造廠商和型號”對話框；

e在對話框中找到你的打印機制造廠商和型號（如果沒有列出，可以單擊“從磁盤安裝”

按鈕）。然后單擊“下一步”按鈕，在“命名你的打印機”對話框中，給你的打印機起一個

名字，再單擊“下一步”按鈕，在“打印機共享”對話框中，選擇“不共享這臺打印機”

單選框，然后單擊“下一步”按鈕，得到“打印測試頁”對話框；

f選擇是否打印測試頁，然后單擊“下一步”按鈕，得到“正在完成添加打印機向導”

對話框，單擊“完成”按鈕，打印機圖標就出現在打印機對話框上了，至此打印機安裝工

作全部完成。

三、打印機的日常維護

打印機作為一種比較精密的設備，平時的維護工作顯得非常重要。尤其是打印機工作

時，需要不斷地執(zhí)行進紙、出紙操作，而打印紙不可避免地會帶有某些灰塵、雜物，這些

都有可能對打印機造成損害。為了延長打印機的使用壽命，保證高質量的打印效果，就要

對其進行有效的日常維護?？紤]到針式打印機已逐步退出歷史舞臺，下面只對噴墨打印機

與激光打印機的日常維護進行介紹。

1.噴墨打印機的日常維護

噴墨打印機由于內部結構復雜，出現故障的可能性和操作注意事項也較多，所以更應

在平時勤加維護。噴墨打印機的日常維護主要是進行噴墨頭、墨水和墨水盒的維護。

⑴噴墨頭的維護

噴墨打印機的噴墨頭由很多細小的噴嘴組成。噴嘴的尺寸與灰塵顆粒差不多。如果灰

塵或細小的雜物掉進噴嘴中，就很有可能將噴嘴阻塞而使其無法噴出墨水來，同時還容易

使噴嘴面板被墨水污染。此外，若噴嘴內殘存有氣泡，也有可能發(fā)生墨水噴射不良的現象，

所以在日常維護中應該特別注意對噴墨頭的維護。維護噴墨頭應該注意如下幾條：

?不要將噴墨頭從主機上拆下并單獨放置。尤其是在高溫低濕狀態(tài)下，如果長時間單

獨放置，墨水中所含的水分會逐漸蒸發(fā)，干涸的墨水容易導致噴嘴阻塞，從而形成永久性

損害。如果噴嘴已出現阻塞現象，應用清水進行清洗。若清洗達不到目的，則應更換新的

噴墨頭。

?避免用手指和工具碰撞噴嘴面，以防止噴嘴面損傷，或雜物、油質等阻塞噴嘴。不要向

噴嘴部位吹氣、不要將汗、油、藥品（酒精）等沾染到噴嘴上，否則墨水的成份、粘度將發(fā)

生變化，造成墨水凝固阻塞。同時還要注意不要用面紙、鏡片紙、布條等擦拭噴嘴表面。

?切記一定要先關掉打印機再切斷電源。先將打印機置于關機狀態(tài)，當噴墨頭被蓋帽

后方可關閉電源，最后拔下插頭。否則對于某些型號的打印機，打印機無法執(zhí)行蓋帽操作，

噴嘴暴露于空氣中會導致墨水干涸。一旦出現非正常斷電，要及時讓打印頭回復到停機待

命位置，以避免打印頭噴嘴干涸造成阻塞而形成永久性損害。

⑵墨水盒及墨水的維護

?墨水盒在使用之前應儲于密閉的包裝袋中，溫度以室溫為宜。溫度太低會使盒內的

墨水凍結；而如果長時間置于高溫環(huán)境中，墨水成份有可能發(fā)生變化。

?不要將墨水盒放在日光直射的地方,安裝墨水盒時注意避免灰塵混入墨水造成污染。

不要用手觸摸墨水盒的墨水出口，以免雜質混入。

?為保證打印質量，墨水要盡量使用與打印機對應的型號。墨水盒是一次性用品，用

完后要更換，不能向舊墨水盒中注入墨水。

?墨水具有導電性，因此應防止廢棄的墨水濺到打印機的印刷電路板上，以免出現短

路現象。如果印刷電路板上有墨水沾染，可用含酒精的紙巾將其擦掉。

?不要隨便拆開墨水盒，墨水盒安裝好后，也不要輕易用手去移動它，以免造成打印

機故障。

2.激光打印機的日常維護

越來越多的用戶將激光打印機作為自己的首選打印機，而激光打印機相對噴墨打印機

而言采用了較多的先進技術，其部件也比較精密，所以在日常的使用過程中，同樣需要經

常對其進行有效地維護，以維持激光打印機良好的打印效果。

一般激光打印機在使用一段時間后，由于空氣中的灰塵與碎屑的侵蝕，有可能會損壞

打印機，不能保證正常的打印效果，所以要養(yǎng)成定期清潔打印機的好習慣，清潔打印機的

操作步驟如下：

⑴斷開打印機電源。

⑵用清水打濕干凈的布條，將布條擰成稍微有點濕，然后用來清潔打印機外部。

⑶用毛刷或光滑的干布清潔打印機內部，擦去打印機內所有的灰塵和碎屑。

⑷當激光打印機硒鼓中的碳粉消耗盡后，打印出的文字就不清晰了，這時就要更換硒

鼓。更換硒鼓的方法比較簡單：斷開電源，打開打印機的外殼，捏住硒鼓上的手柄，將其

拔出。然后抽出新硒鼓上的封條，安裝上新硒鼓即可。

注意：清潔打印機時，若衣服上沾染了碳粉，可用干布將其擦掉，然后用冷水沖洗。

切記不要用熱水，因為熱水會使碳粉固定在布料的織物纖維里。

第三節(jié)掃描儀

掃描儀是計算機的外部輸入設備。被廣泛應用于檔案館、印刷業(yè)、平面設計、廣告、

傳真、電子文檔的發(fā)送和Internet上信息共享等領域。掃描儀的掃描對象有反射類的印刷

品、照片、手稿等和透射類的反轉膠片或負片。掃描儀的作用是將圖像、圖片、照片或文

字材料（如簽字、手跡）等掃入計算機中，供計算機調用處理。有了掃描儀，用戶就可以將

喜歡的圖畫或照片掃到計算機中，實現圖文混排，打印出圖文并茂的作品。利用掃描儀可

將文字材料、圖形圖像掃描輸入，然后由打印機打印輸出，起到復制的效果；還可以通過

光學字符識別(OpticalCharacterRecognition,簡稱OCR)軟件，將掃描輸入的以圖形形式保

存的文字文檔轉化成可以編輯的字符型文檔；通過掃描儀和計算機傳真的配合使用，能像

獨立式傳真機那樣發(fā)送文件“真跡”；Internet的普及是掃描儀市場的主要驅動力，利用掃

描儀，人們可以在互聯網上發(fā)布廣告照片。隨著掃描儀的大幅度降價，使掃描儀進入家庭

已成為現實。對于家庭用戶，可以使用掃描儀制作電子相冊、掛歷、T恤等充滿個性化的

物品，也可以用它處理老照片使其煥發(fā)青春，還可以將照片掃描到計算機中用電子郵件發(fā)

送給遠方的親朋好友。正因為掃描儀有如此多的用途，它被稱之為辦公自動化的第三大件。

一、掃描儀的原理

目前常見的掃描儀基本采用兩種不同的制造原理。一種采用CCD(chargedcoupled

device)技術，用電荷耦合器件(CCD)作為傳感元件，它是一種能夠根據照射在掃描物上的

光線強度，輸出對應于光強的模擬電壓的器件。掃描儀內部，由一個帶光源的反射鏡、光

學透鏡和CCD元件板的鏡頭組成，它連續(xù)地進行縱向移動。從而將放置于工作臺板上的

稿件掃描入計算機。另一種則采用CIS接觸式掃描原理，這種技術過去通常用來制造傳真

機。它的圖像在用LED燈管掃過之后會直接通過CIS感光元件記錄下來，不需使用鏡片

折射，因此整個機體能夠做得很輕薄。它比較適合對文件或一般平面圖文的掃描，而不適

合掃描立體物品和膠片、幻燈片等光線可透射的掃描介質。

CCD技術與CIS技術相比更加成熟，圖像質量更好，但是在制作上，由于其結構非常

精密，也使得掃描儀的體積較大，而采用CIS技術的掃描儀則可制作得非常薄，有的厚度

只有4cmo

二、掃描儀的分類

目前市場上的掃描儀種類比較多。按照結構大致可分為3類。即手持式掃描儀、平板

式掃描儀(也稱平臺式)和滾筒式掃描儀(也稱饋紙式)。

手持式掃描儀：體積較小、重量較輕、攜帶比較方便，但掃描精度較低、掃描質量較

差，幅面也小，隨著平板式掃描儀的大幅度降價，目前手持式掃描儀已經銷聲匿跡了。

滾筒式掃描儀：這種掃描儀通常應用在需要大幅面掃描的地方，由于其掃描的圖稿幅

面大，主要運用于一些專業(yè)領域，如工程圖紙輸入等，它通過旋轉的滾筒進紙方式工作，

因此適合平面圖文的掃描。滾筒式掃描儀價格昂貴，不適合一般辦公和家庭使用。

平板式掃描儀：是掃描儀家族中用途最廣、種類最多、同時也是銷量最大的產品，是

目前市場的主角，現在平板式掃描儀的分辨率一般為1200dpi或以上，高的可達6400dpi

或更高。掃描的速度快、精度高、價格便宜，最適合辦公或個人使用。

按照接口分類，掃描儀又可分為EPP、USB和SCSI三種。

EPP掃描儀：這種掃描儀的最大特點是連接方便。而且現在的增強型EPP接口和USB、

SCSI接口的速度已經很接近，同時EPP接口對計算機硬件要求很低，486以上檔次的計算

機就可以用，所以如果用戶還停留要486或586時代，那么EPP接口的掃描儀則是最好的

選擇。

USB掃描儀：這種接口的掃描儀最大的特點是速度較快，安裝方便，可以帶電拔插，

即常說的熱插拔。USB掃描儀對計算機的性能要求很高，首先必須支持USB技術，另外

主板的質量也影響掃描儀的穩(wěn)定性；如果主板對USB設備供電不足，就有可能導致掃描時

死機。隨著USB技術的成熟和普遍應用，USB接口的掃描儀當前已成發(fā)展的主流。

SCSI掃描儀：這種掃描儀的最大優(yōu)點是速度快，掃描穩(wěn)定，掃描時占用系統資源少。

但是成本較高，且安裝麻煩，要求主板帶有SCSI接口，或者通過一塊SCSI卡連接?，F在

除高檔專業(yè)掃描儀外，使用SCSI技術的掃描儀越來越少了。

三、掃描儀的性能指標

掃描儀的性能指標是衡量掃描儀品質優(yōu)劣的重要條件，主要指標有分辨率、灰度、色

彩位數、掃描速度和掃描幅度面等。

分辨率：表示掃描儀對圖像細節(jié)表現的能力，指每英寸長度上掃描圖像所含有像素點

的個數，單位是dpi。掃描儀的最高分辨率是指在光學分辨率上的軟件插值，也就是說通

過軟件運算得到的。一般掃描儀的分辨率為1200dpi就已經夠滿足一般辦公或家庭使用的

需要了O

灰度：表示灰度圖像亮度層次范圍的指標，灰度級數越多表示掃描圖像的亮度范圍越

大、層次越豐富，目前多數掃描儀的灰度為64?512級。這個指標和復印機上灰度所表示

的含義是一樣的。

色彩位數：體現彩色掃描儀所能產生的顏色范圍，與計算機里用的單位一樣，也是采

用位表示，如36位、48位，色彩位數越多表示所能掃描圖像的顏色越多，圖像也顯得越

真實，如36位則表示236種顏色，即百萬種顏色；48位則表示248顏色，即億萬種顏色。

掃描速度和幅面：表示掃描一定的圖像所需要的時間和掃描對象的最大尺寸，和打印

機一樣，基本可分為A3、A4兩種。

四、掃描儀的選購

在3種類型的掃描儀中，手持式描儀雖然便于攜帶，但是由于精度差、分辨率低，已

經很難滿足人們的需要，已被淘汰；滾筒式掃描儀價格昂貴，適合于專業(yè)領域，在社會上

很難見到，因此下面介紹平板式掃描儀。

決定購買掃描儀時，必須搞清楚到底需要什么檔次的掃描儀。此時，首先應根據實際

需求來確定掃描儀應具備的性能指標，然后再根據經濟狀況以及易用性等方面確定價位，

最后根據這些要求選擇適當的產品。

如果在辦公室使用，應該選擇光學分辨率為1200dpi以上的產品，因為目前世界主要

的掃描儀生產廠家已經停止了120(klpi以下掃描儀的生產，不可再選用。而更高分辨率的

產品由于受技術和生產成本的影響，價格較高。1200dpi及以上的產品完全可滿足一般工

作的需要。

色彩位數是衡量掃描儀色彩還原能力的主要指標。經歷了24位到30位再到36位的過

渡。36位實際是保證掃描儀實現色彩校正、準確還原色彩的基礎。此外由于各主要掃描儀

生產廠家已經停止了較低色彩位數掃描儀的生產，因此目前不宜選用色彩位數較低的產品。

42位等更高色彩位數的產品，價格較高，大多用于專業(yè)領域使用。目前市場上的一些廉價

的48位掃描儀，由于與其他掃描儀的36位色彩位數的測量標準相同，因此無法直接比較。

目前市場上的掃描儀基本有EPP接口、USB接口、IEEE1394接口和SCSI接口4種不

同的接口類型。其中SCSI接口掃描儀安裝時由于必須首先在主板上安裝一塊SCSI接口卡,

如果安裝不當，可能還會出現地址沖突、中斷沖突等問題，因此比較復雜，最好由專業(yè)人

員來安裝。此外由于SCSI接口能夠提供更快的速度以及其他技術原因，因此比采用其他

接口但性能相同的產品價格略貴，采用EPP接口、IEEE1394接口和USB接口的掃描儀則

不存在這些問題，相對來說使用更方便。

CCD技術是目前最成熟的掃描技術，普遍被平臺式掃描儀所采用，使用范圍覆蓋了最

低檔到頂極的掃描儀產品，性能非常優(yōu)越。而CIS或LIDE技術在掃描儀生產上還處于起

步階段，采用這種技術的產品，成本較低、重量輕、厚度薄、便于攜帶，適合于移動辦公

環(huán)境。雖然其性能指標達到了600dpi?2400dpi的分辨率，但掃描效果與采用CCD技術的

掃描儀相比仍有較大的差別，因此不太適合于辦公室等固定的環(huán)境使用。

一般來說，一等價格一等貨。從幾百元的低檔掃描儀到99萬元的高檔專業(yè)掃描儀。性能差

距非常大。用于辦公室使用，選擇價位在500元?3000元的產品就足夠了。在挑選掃描儀

時還需要注意以下幾點：

a外觀

檢查外觀不是看外觀是否漂亮。而是檢查外殼是否堅固。因為掃描儀所有運動部件的

支架都固定在外殼上，殼體的強度和剛度對掃描儀效果影響非常大。好的掃描儀外殼較厚,

強度高不易變形，差的掃描儀外殼則只是一層薄薄的塑料殼，強度很低。此外有的掃描儀

使用金屬外殼，但是也要注意，如果只是一層薄薄的鐵皮，使用時間一長，就可能分出現

變形，影響掃描的精度。

b掃描效果

選購掃描儀時重要的還是看掃描效果，不要過分相信商家的演示，為了推銷自己的產

品，商家可能專門選用適合自己掃描儀的圖片，如果掃描其它圖片則不一定能達到同樣的

效果。所以在選購時，可拿一張報紙。分別將掃描儀設置在600dpi和1200dpi下進行掃描，

查看掃描后圖像背景是否有較多的黑點，文字是否有粘連現象，然后將圖片調整到1：1

的大小，查看字體邊緣是否有鋸齒，如果沒有以上現象，或不嚴重，則說明掃描儀質量尚

可，可以選用。

如果需要經常掃描印刷圖片，掃描后的圖片可能會有一些明顯的花紋和斑點，這時還

需要掃描儀具有去除網點的功能，并且在功能中有針對各種印刷品的選項。在這里去網點

功能又分為兩種，一種為硬件去網點，一種為軟件去網點，判斷去網點方式，可在600dpi

下掃描A4幅面的圖像，一般硬件去網點只需要1?3分鐘即可完成，軟件去網點需要較長

的時間。

c掃描程序

一般要求掃描程序提供色彩校正功能，最好提供能夠根據不同的輸出設備進行不同調

整的選項。因為同一幅圖片使用不同的打印機可能會有不同的輸出效果，因此色彩校正選

項是非常必需的。

在選購時注意以上幾點，在真正了解了產品的性能后再進行購買。

第四節(jié)投影機

使用投影機設備是為了向眾多觀眾展示文字、圖形圖像、影視等信息。早期人們使用

幻燈機、膠片投影儀等設備展示文字、圖片資料，這種方式首先要制作膠片，費時費力，

一經制作就不易修改，而且播放時比較呆板，使用效率不高。近年來，投影機被廣泛用于

娛樂場所、電化教學、小型會議和演示場所，逐漸成為辦公自動化領域的新寵。目前市場

上的投影機從其實現技術上可分為視頻投影機、數據投影機和圖形投影機三種類型。

⑴視頻投影機只能顯示視頻圖像，主要用于娛樂場所和電化教學，可接駁錄像機、

影碟機、VCD、攝像機等電視圖像信號。

⑵數據投影機可與計算機顯示器同步顯示相同的圖形圖像信號。

⑶圖形投影機可與帶有高分辨率圖形卡的計算機、工作站顯示器同步顯示相同的圖

形圖像信號。

我們這里講的是最適合于辦公自動化，能與計算機相聯接的數據、圖形投影機，即通

常講的多媒體投影機。數據、圖形投影機有CRT管投影機(也稱RGB三槍投影機)、液晶(LCD)

投影機和數字微鏡晶片(DLP)投影機等。

CRT投影機具有高亮度、高清晰度、高分辨率、色彩豐富、適應性強、壽命長等優(yōu)點，

其缺點是體積大、笨重，因而只適合固定的場所，如配置在高檔會議室、指揮控制中心、

電化教室等。由于其技術落后，現已逐步被市場淘汰。

LCD投影機是采用了液晶控制透光度技術來實現色彩的投影系統。其優(yōu)點是亮度高、

體積小、重量輕、自動調整功能強、使用簡單、攜帶方便、價格低，其缺點是光源壽命較

短、分辨率較差。這類投影機多用于非固定演示的小型會議室和場所。

DLP投影機是一種采用數字微鏡晶片(DMD)來做主要關鍵元件以實現數字光學處理

過程。其原理是將光源藉由一個積分器(Integrator),將光均勻化，通過一個有色彩三原色

的色環(huán)(ColorWheel),將光分成R、G、B三色，再將色彩由透鏡成像在DND上。以同

步訊號的方法，把數字旋轉鏡片的電訊號，將連續(xù)光轉為灰階，配合R、G、B三種顏色

而將色彩表現出來，最后在經過鏡頭投影成像。它可以產生超高亮度、超高對比度、超高

分辨率的高質量畫面。目前，這種投影機價格較高。這類投影機是為多觀眾、強光環(huán)境設

計的高性能投影系統，可用于規(guī)模較大的影院、會議室、電教室、現代控制指揮中心等場

所。

第五節(jié)數碼相機

數碼相機最早出現在美國，20多年前美國曾利用它通過衛(wèi)星向地面?zhèn)魉驼掌?。后來隨

著數碼相機的價格不斷下降，圖象質量的不斷提高，在商業(yè)用戶和業(yè)余愛好者中開始流行

起來。

一、什么是數碼相機

數碼相機是光、機、電一體化的產品。與傳統相機相比，二者最大的區(qū)別是它們使用

的感光與存儲介質不同。與傳統相機使用膠片不同，數碼相機是用一種特殊的半導體材料

—電荷耦合器，簡稱CCD來記錄圖象，并用可擦寫的電子存儲介質來保存圖象。CCD

由數千個獨立的光敏元件組成，這些光敏元件通常排列成與取景器相對應的矩陣。景象所

反射的光透過鏡頭照射在CCD上，并被轉換成電荷，每個元件上的電荷量取決于它所受

到的光照強度。當你按動快門時，CCD將各個元件的信息傳送到一個模數轉換器上，模數

轉換器將數據編碼后送到可擦寫存儲器中，這樣就可以得到一張完整的數碼圖片。

數碼相機，也叫數字相機。它集成了影像信息的轉換、存儲、傳輸等部件，具有數字

化存取模式、與計算機交互處理以及實時拍攝等功能。因此數碼相機可以輕而易舉地把圖

像數據傳輸給計算機，并用計算機進行圖像的處理和修改。它還能夠以無線方式利用電話

線和因特網將圖像數據傳輸到遠距離的計算機終端上。

幾乎所有的數碼相機都有一個彩色顯示屏，用戶可以通過顯示屏即時查看所拍攝的圖

像。數碼相機還具有演示功能，有些格式的圖像可以裝載到數碼相機中，所以數碼相機可

用于幻燈片演示等。數碼相機拍攝到的圖像一般是以PC機文件格式存儲，可以把這些圖

像文件插到文檔、圖像演示或web頁面中；還可以利用電子郵件把數字圖像傳給朋友、同

事等。有了數碼相機，就用不著購買膠卷了，當然更不會由于保存不當而損壞膠卷了。由

于不使用膠片，無需再沖洗膠片了，因此數碼相機的拍攝成本幾乎為零，可以按喜好隨意

拍攝，而且可以當場查看拍攝效果。

二、選購數碼相機應參考的技術指標

數碼相機是一種較為高檔的輸入設備。目前，數碼相機的品牌非常多，不僅有柯達、

富士、愛克發(fā)、佳能、尼康、美能達、奧林巴斯、理光等著名相機品牌，也有蘋果、愛普

生、索尼、卡西歐、松下等計算機或電器廠商生產的品牌，競爭十分激烈。而人們看到的

數碼相機也已多過數十種，檔次不同，價格相差懸殊，從幾百元到幾萬元，性能差距也非

常大。因此在選購時應遵循實用的原則，只要能夠滿足工作需要就可以了。在選購時應注

意以下幾點。

1.分辨率

分辨率的高低決定了所拍攝影像的表現能力，分辨率越高，數碼相機的價格也就越高。

目前有的相機利用一種軟件技術提高相機的分辨率，與通過硬件來實現的圖像分辨率相差

無幾，因此大大降低了成本和價格。在這些軟件中最有名的就是PHOTOGenie.這種特有

人工智能技術可以避免圖像高反差色調、缺角和像素化等現象，圖像分辨率提升后比原相

機分辨率的圖像效果有很大的改觀。

2.變焦

變焦范圍越大，相機所具有的廣角和望遠功能越強。變焦范圍的大小和數碼相機的價

格是正比關系。

3.曝光補償

有曝光補償的數碼的相機能在自動曝光的基礎上人為地改變相片的明暗度和彩色效

果。

4.近拍距離

近拍距離越近，就越能清楚地拍攝到微小的文字或圖案。

5.白平衡（人眼功能）

由于人眼會根據氣候或光照條件的不同來調節(jié)色彩的感應程度，這樣白色物體始終會

呈現白色。白平衡校正則是為了讓相機具有人眼一樣的功能。通過計算不同光照平均值，

自動調節(jié)內部的色彩平衡，達到所有條件下均能真實再現白色的效果。

6.鏡頭質量

數碼相機的鏡頭質量也非常重要。鏡頭應具有的分辨率水平，與CCD芯片的尺寸和

像素有著很大的關系。由于一般的數碼相機均采用尺寸較小的CCD芯片，因而要求鏡頭

有非常高的分辨率。

7.存儲容量

圖象的數字化存儲是數碼相機的特色，在選購高像素數碼相機時，要盡可能選擇高容

量存儲媒體的數碼相機。

此外，數碼相機還應具有輸出功能、即拍即顯功能、影像和聲音記錄功能等。

三、使用數碼相機的注意事項

1.節(jié)省電池

數碼相機彩色液晶顯示屏的電量消耗特別大，因此最好使用充電電池，而且拍攝結束

時，盡量關閉電源。

2.控制曝光

使用數碼相機拍攝時要注意控制好曝光過度，這是因為照片在曝光不足的情況下我們

還可以通過Photoshop之類的軟件進行修正，如果是曝光過度，這張照片基本上也就作廢了。

3.注意控制閃光燈

在拍攝1米以內的近距離物體時一定要注意避免使用閃光燈，這是因為在拍攝近距離

物體時，物體會將閃光燈的光線全部反射回來，造成曝光過度，破壞圖片質量。如果一定

要使用閃光燈，我們可以用一塊均勻的白紗布包住閃光燈，以使閃光燈的光線發(fā)散，從而降

低反射。

4.避免隔著玻璃拍攝

在室內或車內拍攝外景時應打開窗戶，這是因為數碼相機的自動對焦功能會將眼前的

玻璃當成拍攝的目標，從而造成對焦不準。在不能打開窗戶的情況下，為避免這一情況發(fā)

生，要注意盡量與窗玻璃成一定角度。

5.小心刪除

使用數碼相機有很多優(yōu)點，其中之一就是隨時可以刪除不滿意照片，在進行刪除操作

時一定要小心謹慎，以免誤操作將有用的照片刪除。

四、數碼相機的維護

1.防潮

防潮就是防潮濕，防水分。自然環(huán)境中含有一定比例的水分，對照相機十分不利。遇

此情況，就得采取防潮措施。數碼相機還要防水，如果是下雨天攝影，隨時都得注意不要

讓雨水淋濕相機（防水相機例外）.

2.防震

防震就是防止數碼相機受到劇烈震動。劇烈震動會使數碼相機的內部零件移位、松動、

脫落，外出拍攝乘車途中要注意不要將相機隨便扔在車上，應背在肩上減少震動，確保安

全。

3.防塵

相機總得在空氣中工作，而空氣中多少總有些灰塵，特別是在北方，氣候干燥，風沙

較多，因此在這些地方拍攝防塵尤為重要。

4.防污

防污就是防止臟物沾污，相機要經常拿在手中使用，鏡頭很容易被沾污，尤其是指紋,

一不小心就印在鏡頭上，相機上沾有污物后應及時清洗，每次用畢后應給予清潔處理，然

后妥善存放。

5.防冷熱

不要讓相機長時間在太陽下暴曬，應存放在通風干燥處。通常數碼相機的使用溫度在

零攝氏度到四十攝氏度之間，低于或超過這個溫度對數碼相機的壽命都有影響。

6.防霉

防霉主要是防止鏡頭電子元器件霉變，在我國南方各省，氣溫高，濕度大，如果保管

不善，很容易造成相機內部電子元器件和鏡頭等產生霉變。

7.防靜電

數碼相機內部有著復雜電路裝置，在使用數碼相機時應注意身上所產生的靜電。尤其

是在冬天，氣候干燥，身上的化纖織物能產生大量的靜電，這些靜電很容易造成相機內部

電子元器件的損壞。

第六節(jié)傳真機

傳真技術誕生于19世紀40年代，到20世紀20年代才逐漸成熟起來，60年代后得到

了迅速發(fā)展。近十幾年來，傳真已經成為使用最為廣泛的通信工具之一.

一、傳真機的特點與分類

傳真機按價格高低可分為高、中、低檔3類傳真機，不管是高檔、中檔還是低檔傳真

機都具有復印、發(fā)送傳真和接收傳真3