單據(jù)報銷管理辦法

單據(jù)報銷管理辦法第一章總則第一條為了規(guī)范實業(yè)公司及其下屬分公司和控股子公司的費用報銷程序，加強企業(yè)資金的內(nèi)部財務(wù)控制和管理，根據(jù)《中華人民共和國會計法》、《企業(yè)會計制度》、《內(nèi)部會計控制規(guī)范——貨幣資金（試行）規(guī)定》，特制定本管理辦法。第二條本辦法適用于實業(yè)公司及其下屬分子公司的貨幣資金審批和單據(jù)報銷管理。第三條財務(wù)單據(jù)主要包括付款審批表、費用報銷單、出差申請單、差旅費報銷單、發(fā)票等各類單據(jù)；主要用于記錄和證明經(jīng)濟業(yè)務(wù)的發(fā)生或完成情況的書面證明，它是會計核算的原始資料和重要依據(jù)。第四條單據(jù)的作用1.財務(wù)單據(jù)是一切經(jīng)濟活動進行財務(wù)核算的唯一依據(jù)；2.對經(jīng)濟活動的過程進行監(jiān)控、考核；3.對經(jīng)濟活動的結(jié)果進行評估。第二章財資部單據(jù)流程規(guī)范第五條進倉單1.進倉單亦稱入庫單、入倉單。所有物資、物員、采購材料等進倉，均需填寫進倉單。本單一式四聯(lián)，由倉管員憑供應(yīng)商送貨單、采購合同、申購單或經(jīng)審批的采購計劃據(jù)實填寫與驗收。2.四聯(lián)單分配：第一聯(lián)為倉庫存根并記賬；第二聯(lián)為財務(wù)記賬入賬；第三聯(lián)為結(jié)算聯(lián)；第四聯(lián)為采購留存與財務(wù)對賬。3.質(zhì)檢部門應(yīng)出示質(zhì)檢報告，并與倉庫、采購三方同時簽字，方可入庫，否則判定為待檢區(qū)存放，不能入庫、不能發(fā)貨出庫。4、進倉流程(1)采購部門提供的單據(jù)；①實物進倉；②送貨單；③采購合同；④請購單或采購計劃；⑤貨物發(fā)票；⑥貨物發(fā)票。(2)采購員的工作流程①將第二、三、四聯(lián)進倉單交財務(wù)復(fù)核，采購留存第四聯(lián)；②憑送貨單及采購發(fā)票等自制現(xiàn)金物料報銷單；③采購留存第四聯(lián)。(3)倉庫驗收入庫手續(xù)①填寫四聯(lián)進倉單、驗收報告；②四聯(lián)進倉單必須采購員、綜合部管理員、倉管員同時簽字；③倉庫留存第一聯(lián)存根聯(lián)。(4)財資部工作程序①憑第二聯(lián)進倉單及送貨單、發(fā)票等填制記賬憑證；②憑第三聯(lián)進倉單結(jié)算。(5)倉庫與財務(wù)對帳程序①倉庫與采購核實當月采購與收發(fā)存匯總表一致，交財資部；②財資部憑收發(fā)存匯總表及入庫匯總表與財務(wù)帳核對。(6)采購與財務(wù)對賬程序①月結(jié)供應(yīng)商當月采購量對賬；②月結(jié)供應(yīng)商購貨發(fā)票對賬與簽收；③應(yīng)付賬款余額對賬；④付賬計劃核定。第六條產(chǎn)成品（半成品）入庫單：1.成品（半成品）入庫，所有讓售、銷售、加工銷售等產(chǎn)成品（半成品）均需填寫本入庫單。本單一式四聯(lián)，由倉管員依據(jù)生產(chǎn)部產(chǎn)成品加工入庫單填寫：第一聯(lián)為倉庫存根聯(lián)；第二聯(lián)為財務(wù)記賬聯(lián)；第三聯(lián)為倉庫倉管結(jié)賬聯(lián)（月終交財務(wù)）；第四聯(lián)為生產(chǎn)部對賬聯(lián)。2.產(chǎn)成品（半成品）入庫流程①生產(chǎn)部門填寫原產(chǎn)成品入庫單一式二聯(lián)，與倉管員共同簽字，各留一聯(lián)；②財資部憑入庫單、成本計算及發(fā)出商品，留存第二聯(lián)；③倉庫依據(jù)生產(chǎn)部門入庫單填寫一式四聯(lián)入庫，同時留存第一聯(lián)存根；④倉庫月終計算產(chǎn)成品（半成品）原材料數(shù)入賬，與財資部結(jié)賬，報財資部第三聯(lián)；⑤生產(chǎn)部門依據(jù)原填寫入庫單一式二聯(lián)單，同時留存第四聯(lián)對賬聯(lián)。第七條出倉單1.出倉單，含產(chǎn)成品（半成品）、加工料、廢次品等。除消耗領(lǐng)料單外的銷售讓售，均需填寫出倉單。本單一式六聯(lián)，由銷售部門憑銷售合同（協(xié)議）、銷售計劃、客戶通知等填寫。對發(fā)生質(zhì)量退貨或重開出倉單的，由銷售部門重新開具紅字出倉單，經(jīng)質(zhì)檢等部門確認，各方?jīng)_賬。2.聯(lián)單分配①營業(yè)部存根記賬；②收貨單位隨貨同行，（客戶入賬）；③財務(wù)結(jié)算收款（交客戶）；④財務(wù)記賬（應(yīng)收賬款或發(fā)出商品）；⑤財務(wù)備查（出廠放行）；⑥放行條轉(zhuǎn)財務(wù)對賬備查，倉庫記賬預(yù)留財務(wù)、營業(yè)部對賬。3.出倉單流程①財務(wù)結(jié)算收款交客戶第三聯(lián)；②營業(yè)部開單記賬，留存第一聯(lián)；③司機或客戶提貨隨貨同行，留存第二聯(lián)；④財務(wù)備查出廠放行轉(zhuǎn)財務(wù)對賬，留存第五聯(lián)；⑤財務(wù)記賬應(yīng)收款或發(fā)出商品，留存第四聯(lián)；⑥倉庫發(fā)貨記帳與財務(wù)對賬留存第六聯(lián)。第八條領(lǐng)料單1.領(lǐng)料單，即倉庫所有物料出倉，均應(yīng)填寫領(lǐng)料單。本單一式三聯(lián)，由領(lǐng)料部門填寫，第一聯(lián)存根領(lǐng)料部門留存，第二聯(lián)財務(wù)留存記賬與倉庫結(jié)賬，第三聯(lián)倉管記賬留存。2.領(lǐng)料單流程①倉庫記賬留存第三聯(lián)，與財務(wù)結(jié)賬；②財務(wù)月終結(jié)賬與倉庫對賬，財務(wù)留存第二聯(lián)，憑單做材料分配消耗表；③領(lǐng)料部門填寫、留存第一聯(lián)，作對賬領(lǐng)料控制。第九條客戶對賬\記賬1.用掛號信給客戶寄出對賬單；2.確認對賬單的收回情況（月結(jié)單）；3.對賬目不清楚、賬款不符的，由業(yè)務(wù)部門制定處理方案，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準后執(zhí)行。第十條繳款及收據(jù)的使用流程1.繳款單由業(yè)務(wù)部門在財資部統(tǒng)一領(lǐng)用；2.業(yè)務(wù)部門收到客戶的貨款開具一式三聯(lián)收據(jù)，把第二聯(lián)（客戶聯(lián)）交客戶，以便確認已收款項。3.業(yè)務(wù)部門把收到的款項連同收據(jù)第三聯(lián)交司機帶回公司，以確認款項，并保存收據(jù)備查核對，營業(yè)部核對此筆貨款的來源，打出繳款單，司機連同貨款一齊交給出納，出納根據(jù)繳款單作收款處理。4.出納核對無誤后，在繳款單上簽字確認，司機把已確認的繳款單第一聯(lián)交回營業(yè)部存查，作月結(jié)依據(jù)。5.銷售部門用完的收據(jù)整本（存根聯(lián)）交財資部核銷，如有作廢應(yīng)一式三聯(lián)連同核銷。第十一條應(yīng)收賬款核對流程1.繳款單①由收款當天將收款明細輸入電腦、匯總，回傳給銷售部門；②期票、外幣等，由各公司銷售會計從登記簿與繳款人交接，到期后開具繳納單；③送貨單及作廢單，原則上在當日全部交財資部；④所有信件，業(yè)務(wù)部門在當日回復(fù)財資部，當月報表當月確認回傳財資部存查。2.繳款單一式四聯(lián)流程①應(yīng)收款會計留存第二聯(lián)并交制證主管會計復(fù)核；②出納員簽名核實；③銷售部門留存第一聯(lián)（雙方簽字）；④出納員憑會計憑證及本單入賬，交第三聯(lián)應(yīng)收賬備查；⑤繳款人留存第四聯(lián)。3.銷售部門對賬①月終打印對賬、核對送貨單，交由應(yīng)收賬會計；②銷售部門打印送貨單，業(yè)務(wù)經(jīng)理簽名確認，月報表報財資部；③財資部核對銷售部門的銷售數(shù)據(jù)；④財資部每月定期向銷售部門報賬齡分析表，第十二條財務(wù)單據(jù)管理1.所有的財務(wù)原始單據(jù)必須加蓋審核章，并有經(jīng)辦人、驗收人、復(fù)核人、審批人簽字；2.原始憑證分割章--注明原始憑證日期、憑證號、主管會計、經(jīng)辦人簽字、倉管——入庫（進倉）單、出庫（領(lǐng)料）單填報，《收發(fā)結(jié)存月報表》賬賬、賬表、賬實三相符，每季度常規(guī)盤點，每半年\年終定期盤點，最高\最低儲存量呈報控制等，財資部是整個票（單）據(jù)流程及印章管理的監(jiān)控部門。第三章資金的審批權(quán)限第十三條各企業(yè)資金實行授權(quán)審批管理。資金授權(quán)審批包括授權(quán)審批范圍、授權(quán)審批層次、授權(quán)審批權(quán)限、授權(quán)審批程序。第十四條資金授權(quán)審批范圍：各企業(yè)經(jīng)營過程中涉及資金的一切經(jīng)濟業(yè)務(wù)，包括：資產(chǎn)、工程項目、成本費用、對外投資、利潤分配、貸款、擔保等業(yè)務(wù)。第十五條資金授權(quán)審批層次：分子公司經(jīng)理與實業(yè)公司部門負責人、實業(yè)公司副總經(jīng)理、實業(yè)公司總經(jīng)理、實業(yè)公司董事長。第十六條計劃內(nèi)資金授權(quán)批準使用權(quán)限計劃內(nèi)資金是指每年由實業(yè)公司總經(jīng)理辦公會下達的保證生產(chǎn)經(jīng)營正常運營所需要的計劃內(nèi)購置固定資產(chǎn)、購置原材料、工程項目支出、支付勞務(wù)費、小型基建項目、設(shè)備維修和大修、合同預(yù)付款、購買低值易耗品、工資支出、辦公費用（不包括實業(yè)公司統(tǒng)購部分）、招待費用等經(jīng)常性管理費用和其他大額費用支出所需資金。1．購置固定資產(chǎn)。計劃內(nèi)固定資產(chǎn)購置資金支出各分子公司經(jīng)理沒有審批權(quán)；單項設(shè)備（含生產(chǎn)線等固定資產(chǎn)）5萬元以下的，由各公司經(jīng)理審核，實業(yè)公司副總經(jīng)理審批；5萬元（含5萬元）以上的，由實業(yè)公司總經(jīng)理審批；30萬元（含30萬元）以上的，由實業(yè)公司董事長審批。2．購置原材料。標的額在10萬元以下的，由各分子公司經(jīng)理審批；10萬元（含10萬元）以上的，由各分子公司經(jīng)理審核，實業(yè)公司副總經(jīng)理審批；30萬元（含30萬元）以上的，由實業(yè)公司總經(jīng)理審批。3．外包工程項目。資金額10萬元以下由各分子公司經(jīng)理審批；10萬元（含10萬元）以上的，由各分子公司經(jīng)理審核，實業(yè)公司副總經(jīng)理審批；30萬元（含30萬元）以上的，由實業(yè)公司總經(jīng)理審批。4．支付勞務(wù)費。資金額5萬元以下由各分子公司經(jīng)理簽字審批；5萬元（含5萬元）以上的，由各專業(yè)公司經(jīng)理審核，實業(yè)公司副總經(jīng)理審批；10萬元（含10萬元）以上的，由實業(yè)公司總經(jīng)理審批。5．小型基建和設(shè)施維護費用。資金額3萬元以下由各分子公司經(jīng)理簽字審批；3萬元以上（含3萬元）由各分子公司經(jīng)理審核，實業(yè)公司副總經(jīng)理審批；10萬元以上（含10萬元）由實業(yè)公司總經(jīng)理審批。6．設(shè)備維修和大修費用。資金額5萬元以下由各分子公司經(jīng)理簽字審批；5萬元以上（含5萬元）由各分子公司經(jīng)理審核，實業(yè)公司副總經(jīng)理審批；10萬元以上（含10萬元）由實業(yè)公司總經(jīng)理審批。20萬元以上（含20萬元）資金支出均需由實業(yè)公司財務(wù)總監(jiān)提前審核。設(shè)備大修需在每年1月10日前報當年設(shè)備大修計劃，由董事會審批。7．合同預(yù)付款。資金額10萬元以下由各分子公司經(jīng)理簽字審批；10萬元以上（含10萬元）由各分子公司經(jīng)理審核，實業(yè)公司副總經(jīng)理審批；20萬元以上（含20萬元）由實業(yè)公司總經(jīng)理審批。8．購買低值易耗品。資金額3萬元以下由各分子公司經(jīng)理簽字審批；3萬元以上（含3萬元）由各分子公司經(jīng)理審核，實業(yè)公司副總經(jīng)理審批；10萬元以上（含10萬元）由實業(yè)公司總經(jīng)理審批。9．工資支出。工資、獎金和加班工資支出按照實業(yè)公司薪酬管理辦法按月支付，各公司自定的福利費用由各分子公司經(jīng)理簽字審批，報實業(yè)公司總經(jīng)理綜合部審核（根據(jù)年前核定的工資總量標準執(zhí)行），實業(yè)公司總經(jīng)理簽字審批。10．管理費用（不包括工資性支出）。資金額5萬元以下由各分子公司經(jīng)理簽字審批；5萬元以上（含5萬元）由各分子公司經(jīng)理審核，實業(yè)公司副總經(jīng)理審批；10萬元以上（含10萬元）由實業(yè)公司總經(jīng)理審批。11．其他大額費用。資金額5萬元以下由各分子公司經(jīng)理簽字審批；5萬元以上（含5萬元）由各分子公司經(jīng)理審核，實業(yè)公司副總經(jīng)理審批；10萬元以上（含10萬元）由實業(yè)公司總經(jīng)理審批。第十七條計劃外資金授權(quán)批準使用權(quán)限計劃外資金主要包括對外投資、利潤分配、貸款、擔保、捐贈、計劃外購置固定資產(chǎn)以及不在每年的經(jīng)營計劃內(nèi)列支的資金。10萬元以內(nèi)計劃外資金的使用必須由實業(yè)公司總經(jīng)理簽字審批；10萬元（含10萬元）以上計劃外資金的使用必須由實業(yè)公司董事長簽字審批。第四章資金的審批程序第十八條資金授權(quán)審批程序1．支付申請。各公司有關(guān)部門或個人用款時，應(yīng)提前向?qū)徍巳撕蛯徟颂峤回泿刨Y金支付申請，注明款項的用途、金額、預(yù)算、支付方式等內(nèi)容，并附有效經(jīng)濟合同或相關(guān)證明。2．支付審批。審核人對資金使用申請進行審核并簽認；審批人根據(jù)授權(quán)審批程序、權(quán)限對支付申請進行審批。3．支付復(fù)核。資金結(jié)算中心主任作為所有資金支出項目的復(fù)核人，對批準后的貨幣資金支付申請進行復(fù)核，復(fù)核貨幣資金支付申請的批準范圍、權(quán)限、程序是否正確，手續(xù)及相關(guān)單證是否齊備，金額計算是否準確，支付方式、支付單位是否妥當?shù)?。?fù)核無誤后，由資金結(jié)算中心主任交出納人員辦理支付手續(xù)。4．辦理支付。出納人員應(yīng)當根據(jù)復(fù)核無誤的支付申請，按規(guī)定辦理貨幣資金支付手續(xù)。第十九條監(jiān)督審查。各分子公司銀行預(yù)留印鑒由實業(yè)公司保管(或由分子公司自行保管)，對于不符合資金授權(quán)審批權(quán)限的審批業(yè)務(wù)，實業(yè)公司有權(quán)拒絕辦理，并及時向?qū)徟说纳霞壥跈?quán)部門報告。第二十條領(lǐng)導(dǎo)審批原則無分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字的接待單不批；無正當理由超過標準的接待單不批；無簽字權(quán)人員簽字的接待費用不批；未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準擅自購物的單據(jù)不批；無財務(wù)員驗收簽字的購物單據(jù)不批；無分管領(lǐng)導(dǎo)簽字派差的差旅費不批；無正當理由超派差期的差旅費不批；無用車人簽字證明的加油單據(jù)不批；無用車人簽字證明的修理單據(jù)不批；未按程序報修的車輛修理費用不批。第五章報銷流程第二十一條報銷的程序1.采購物品的報銷必須附國家正規(guī)發(fā)票、發(fā)貨單位的發(fā)貨清單或收銀條、倉庫經(jīng)理出具的入庫單。2.報銷人根據(jù)填寫要求粘貼、填寫費用報銷單，并在“報銷人”處簽字，在“報銷部門”處填寫費用所屬部門的名稱。3.交本部門主管簽署。4.資金結(jié)算中心審核確定是否符合公司管理規(guī)定且在預(yù)算額度之內(nèi)。5.財資部核算會計審核數(shù)量金額無誤。6.對不符合規(guī)定或超出預(yù)算額度的報銷，報銷人應(yīng)書面說明報銷原因，交總經(jīng)理特別簽署。7.由財資部集中所有待報銷憑證，統(tǒng)一交總經(jīng)理、副總理審批。8.返回財資部后，由資金結(jié)算中心通知報銷人完成報銷。第二十二條報銷憑證的填寫要求1.原始單據(jù)、入庫的粘貼應(yīng)整齊、均勻、不得超出粘貼單的邊框；未使用粘貼單的，應(yīng)整齊地將票據(jù)正面粘貼在費用報銷單背面的左上角，不得超出費用報銷單的邊框；財務(wù)票據(jù)不得涂改、挖補。發(fā)現(xiàn)原始憑證有錯誤的，應(yīng)當由開出單位重開或者更正，更正處應(yīng)當加蓋開出單位的公章。2.費用報銷單的填寫要清楚、明晰、分類準確、符合規(guī)范①費用報銷單的填寫只能使用鋼筆、簽字筆書寫，不得使用其他工具書寫；②在費用報銷