3秘書辦文篇課件

第四章公文處理程序公文處理的基本原則與行文規(guī)則

基本原則：1、政治性。行政機關(guān)公文處理的政治性是與行政公文的政治性緊密相連的。由于行政機關(guān)公文處理工作是與國家政權(quán)機關(guān)密切結(jié)合，并由國家政權(quán)機構(gòu)具體承擔的，因此在行政機關(guān)公文處理工作中一定要牢固樹立政治觀念。

2、實事求是。這是我們一切工作的出發(fā)點和基本指導思想，《辦法》將其確定為行政機關(guān)公文處理工作的首要原則，我們應當堅持貫徹執(zhí)行。在擬制文件、承辦來文、制定政策規(guī)定中，都要堅持一切從實際出發(fā)。

3、精簡、準確。精簡就是要壓縮文件數(shù)量，提高文件質(zhì)量，準確確定發(fā)文范圍。行文要確有必要性，防止文件過長，套話、空話、廢話連篇，不能隨意擴大文件分發(fā)范圍。準確，即指公文制作過程中的實事要準確無誤，制定的政策規(guī)定要有針對性；又指公文的分發(fā)、投送傳遞、分辦批示要準確無誤。

4、及時、高效。就是要講求公文處理的時效性，做到迅速、快捷，不得積壓、拖延。

5、安全、保密。行政機關(guān)的公文大多是國家意志、活動的書面形式，是國家機密的集中體現(xiàn)，這就要求在公文處理中密級文件不得泄密，一般文件也不能遺失。行文規(guī)則：

1.根據(jù)機關(guān)之間的工作關(guān)系行文

2.正確選擇行文方式

3.正確選擇主送機關(guān)和抄送機關(guān)

4.貫徹黨政分工原則

5.符合聯(lián)合行文的規(guī)定

6.制發(fā)請示和報告的規(guī)則

7.貫徹精簡文件的原則第一節(jié)文書的擬撰本節(jié)要點一、公務文書的概念和性質(zhì)二、黨和國家關(guān)于公文規(guī)范的有關(guān)要求三、公務文書的體式秘書起草撰寫公文與撰寫其他文章不同，公文撰寫有嚴格的規(guī)范要求，這是秘書在“辦文”中，尤其是在撰文中必須遵守的。一、公務文書的概念和性質(zhì)由于公務文書概念的不同，使其具有了不同的性質(zhì)。袁世凱批準“二十一條”的文書（一）公務文書的概念公務文書有廣義和狹義兩種理解。具體的內(nèi)容如下（見圖4-1）。圖4-1公務文書的定義廣義狹義公務文書的定義黨政機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體以及一切依法成立的組織在各自的政務、公務、商務等工作和活動中代表本組織形成的規(guī)范的文書信函均可以稱公文公務文書是專指國家機關(guān)在行政管理過程中所形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書

廣義：這樣的公務文書種類很多，隨著現(xiàn)代社會公務交際交往和現(xiàn)代文字處理技術(shù)的發(fā)展，還有新的文種出現(xiàn)。狹義：它是傳達、貫徹黨和政府的方針、政策，發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，施行行政措施，請示和答復問題，指導、布置和商洽工作，報告情況，交流經(jīng)驗的重要工具。一般特指在國務院2000年8月24日發(fā)布、2001年1月1日起實施的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》中明確規(guī)定的13種國家行政機關(guān)公文?！掇k法》指出，“行政機關(guān)的公文，是行政機關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具?！保ǘ┕珓瘴臅男再|(zhì)

根據(jù)公務文書有廣義和狹義的劃分，其性質(zhì)有如下的分類，如表4-1所示。表4-1公務文書的性質(zhì)

按定義劃分公務文書的性質(zhì)概念廣義公務性是指以組織名義或組織領導人、法人名義發(fā)文，文書的內(nèi)容是組織的公務工作和活動實用性是指公文的內(nèi)容對組織貫徹決策、推行管理、落實事項有實際使用價值，起實際作用規(guī)范性是指這類公文在組織往來中有約定俗成的行文語言、成文格式、文種要求等續(xù)表按定義劃分公務文書的性質(zhì)概念狹義政治性是代表國家行政機關(guān)行使職權(quán)，集中體現(xiàn)國家的根本利益職權(quán)性是代表行政機關(guān)的職權(quán)，實施管理職能。其制作的公文，所管轄的范圍內(nèi)，具有法定效力政策性是其制發(fā)機關(guān)所管轄的各級各類組織的辦事依據(jù)。本身既在傳達黨和政府的方針、政策，又在貫徹、執(zhí)行方針、政策傳播性是信息的載體

國家通過頒布以下的辦法和規(guī)定來規(guī)范公文的寫作和處理（見圖4-2）。

二、黨和國家關(guān)于公文規(guī)范的

有關(guān)要求圖4-2黨和國家公文規(guī)范的有關(guān)要求國家行政機關(guān)公文處理辦法中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例國家行政機關(guān)公文格式三、公務文書的體式《國家行政機關(guān)公文處理辦法》嚴格規(guī)定了行政機關(guān)的公文體式，行政機關(guān)的公文應嚴格依法行文。其他組織的公文為莊重規(guī)范起見，也形成了相應的體式要求。公文的體式由以下四部分組成（見圖4-3）。圖4-3公文的體式的組成部分（一）公文的結(jié)構(gòu)公文的結(jié)構(gòu)可以包括以下部分（見圖4-4）。圖4-4公文的結(jié)構(gòu)發(fā)文機關(guān)標識

發(fā)文字號公文標題附件成文日期正文公文生效標識受文者印發(fā)說明發(fā)文機關(guān)標識：其作用在于表明公文的責任者，顯示公文的權(quán)威性與鄭重性。通常有兩種形式：一是作為文頭（又稱版頭），多采用大號字體套紅標識于公文首頁上端，由發(fā)文機關(guān)的全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”二字構(gòu)成；二是作為署名，用黑色字體將發(fā)文機關(guān)的全稱或規(guī)范化簡稱標于公文末頁的落款處。聯(lián)合行文時，主辦機關(guān)排列在前。發(fā)文字號：作為專指性很強的文件代號，為檢索和引用文、件提供便利，同時也便于對文件進行統(tǒng)計和管理。發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、發(fā)文年份和發(fā)文順序號構(gòu)成，如國辦發(fā)199828號，意為該文件系國務院辦公廳1998年所制發(fā)的第28份文件。發(fā)文年份應寫完整，發(fā)文順序號按該年份發(fā)文的先后順序采用大流水的方法依次順序編寫，不得出現(xiàn)重復或漏編的現(xiàn)象。一份公文只有一個發(fā)文字號，聯(lián)合行文時只標注主辦機關(guān)的發(fā)文字號。另外在上行文中還有簽發(fā)人標識是在公文正文簽注代表機關(guān)最后核查并批準公文向外發(fā)出的領導人的姓名。簽發(fā)在公文正本首頁標題之下、正文之上靠右的位置。公文標題：一般由發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文種三部分構(gòu)成。撰擬公文標題時，在發(fā)文機關(guān)與事由之間通常用介詞“關(guān)于”、“對”連接，在事由與文種之間用助詞“的”連接。事由應準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容。文種要準確。另外題注是對標題的注解和說明。題注的寫法是在公文標題之下標注。受文者：通常分為兩種：一種是主送機關(guān)，即對公文負辦理或答復責任的機關(guān)；另一種是抄送機關(guān)，即只需要執(zhí)行或了解公文內(nèi)容而不承擔辦理或答復責任的機關(guān)。標注受文者時，應使用全稱、規(guī)范的簡稱或統(tǒng)稱。

正文：用于闡述具體內(nèi)容，表達發(fā)文意圖，使受文者對文件所傳遞的信息獲得具體、明確的認識。正文的內(nèi)容一般要求做到一文一事，正文的結(jié)構(gòu)通常包括開頭、主體、結(jié)語三部分。附件：可分為兩類：一種是與公文正件具有同等效力的附件，其作用在于進一步補充和完善公文正件的內(nèi)容；另一種是在公文正件中已申明僅供參考而不具備現(xiàn)實執(zhí)行效用的附件，其作用在于為受文者正確理解和執(zhí)行公文正件提供參考數(shù)據(jù)。附件說明指為附件所做的標記，用以注明附件的順序和名稱等，以便查閱和保存附件，防止附件散亂、丟失。另外為使正文集中表述主要內(nèi)容，一些不便在正文中直接解釋、說明的名詞術(shù)語，通常在附注中加以注解。

成文日期：通常以領導人簽發(fā)的日期作為公文的成文日期；聯(lián)合行文時，以最后簽發(fā)機關(guān)的領導人簽發(fā)的日期為準；經(jīng)會議討論通過的公文以會議通過的日期為準；電報以發(fā)出日期為準。一般情況下，公文開始生效的時間是以成文日期為準的。公文生效標識：分為兩種形式：其一是印章，指作為機關(guān)公文權(quán)力象征的圖章；其二是簽署，指有權(quán)簽發(fā)公文的領導人親筆在公文正本的落款處簽名（或代以簽名章）。需要說明的是，多數(shù)公文是蓋印表示生效；有些是簽署表示生效；有的需要蓋印和簽署同用；有的則都不需要。（二）公文的標記

公文的標記由以下部分組成，如表4-2所示。表4-2公文的標記公文的標記概念主題詞是用于揭示公文主要內(nèi)容并經(jīng)規(guī)范化處理的詞與詞組。主題詞的標引應將以公文內(nèi)容為特征的主題詞寫在前面，表明文種的主題詞寫在后面印發(fā)說明又稱版記。是對公文印刷、制作、發(fā)出情況的介紹與解說。其作用是明確公文印制質(zhì)量、時限的責任歸屬，使受文者了解公文制發(fā)過程，為其直接與承印、承發(fā)單位聯(lián)系提供便利公文的標記概念份號是對根據(jù)同一定稿印制的若干份公文依次編制的順序代碼密級標識是表明公文保密等級的標識符號，涉及國家秘密的公文應當標明密級和保密期限緊急程度標識指表明對公文（包括電報）送達和辦理的時限要求的標識符號續(xù)表（三）公文的格式

為了維護公文的嚴肅性、法規(guī)性，對公文中所有結(jié)構(gòu)和標記的組成方法，有明確的標識規(guī)則。行政機關(guān)的公文參照《國家行政機關(guān)公文格式》國家標準執(zhí)行。（四）公文的文體《辦法》中規(guī)定公文應當做到：情況確實，觀點明確，表述準確，結(jié)構(gòu)嚴謹，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標點正確，篇幅力求簡短。公文的文體應當以說明、敘述和議論的表達方法為主，排斥描寫，盡量不抒情。公文的語言應當采用現(xiàn)代漢語書面語言，可以有通行的口語，不用俗語和土話。公文的文體力求莊重規(guī)范。第二節(jié)文書的處理《辦法》中規(guī)定的收發(fā)文處理程序

“寫文”產(chǎn)生的作用，靠“走文”才能發(fā)揮。因此文書的收發(fā)傳遞處理工作必須規(guī)范化。一、《辦法》中規(guī)定的收發(fā)文

處理程序文書的收發(fā)傳遞處理工作是秘書部門的重要任務之一，為了使機關(guān)各部門能夠協(xié)調(diào)運轉(zhuǎn)，秘書要一絲不茍地做好文書管理工作，實現(xiàn)優(yōu)質(zhì)服務，以保證各項工作的順利進行。（一）發(fā)文的處理程序

機關(guān)撰制并向外發(fā)出的一切文件，統(tǒng)稱發(fā)文。在日常生活中，主要按一下程序進行（見圖4-5）。圖4-5發(fā)文的處理程序草擬審核簽發(fā)復核繕印用印登記分發(fā)發(fā)文的處理程序草擬草擬亦稱擬稿，是秘書接受領導的發(fā)文意圖之后，嚴格按照領導意圖進行草擬公文的過程；也是指撰文秘書接受任務后，搜集有關(guān)信息資料、了解情況、醞釀構(gòu)思、擬制起草提綱以及撰擬文稿的工作。從秘書“辦文”工作說，草擬是發(fā)文的第一個環(huán)節(jié)，也可以是收文中“承辦”的繼續(xù)，秘書承辦的就是草擬文稿。1擬稿1.應使用統(tǒng)一格式的擬稿紙,并一律用鋼筆或毛筆書寫(不得使用紅墨水),字跡要工整。修改較多、不容易認的文稿,應清稿謄正。符合法律、法規(guī)、規(guī)章和政策。如變更現(xiàn)行政策規(guī)定或提出新的政策規(guī)定,應與有關(guān)部門協(xié)商并就其必要性、可行性作出文字說明。情況屬實,觀點明確,條理清楚,文字精煉,書寫工整,標點準確,篇幅力求簡短,涉及緊急或秘密事項的文件應準確標定緊急程度或密級。人名、地名、數(shù)字、引文應準確無誤。2.時間應寫具體年月日。除成文時間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和慣用語、縮略語、具有修飾色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外,其他數(shù)字用阿拉伯數(shù)字書寫。公文一律使用法定計量單位。引用公文要先引標題,后引發(fā)文字號。公文使用規(guī)范簡化字,不使用異體字、不規(guī)范簡化字和已經(jīng)簡化了的繁體字。使用簡稱應先使用全稱,并注明簡稱。草擬全文,須按檔案管理的要求,使用鋼筆、毛筆或?qū)Ｓ煤炞止P。公文稿紙亦應符合要求,不得用不符合存檔要求的紙、筆草擬公文。

審核

審核亦稱核稿，是指機關(guān)秘書部門或負責擬稿的業(yè)務部門的負責人對所擬文稿的審核過程。一般由秘書部門指定有經(jīng)驗的、思想業(yè)務水平和文字水平都比較高的秘書負責，所以也叫“把關(guān)”或“把口”。核稿的目的是為了保證文書質(zhì)量，節(jié)省領導或上級的時間和精力。所以，核稿必須認真負責、全面細致。2

審核的重點內(nèi)容包括以下六種（見圖4-6）。圖4-6審核的內(nèi)容審核的內(nèi)容看文件內(nèi)容是否符合黨的方針、政策和國家的法律、法令規(guī)定，是否符合“一文一事”的規(guī)定看文字是否通順準確簡明看涉及有關(guān)部門或單位的問題是否協(xié)商一致看提出的要求措施是否明確具體切實可行看用什么名義和格式行文，是否符合規(guī)范要求看有無發(fā)文的必要

隨著目前經(jīng)濟活動的擴大，在企業(yè)、公司中，已不可能有一套秘書班子來撰文，也不再有專門“把關(guān)”的負責人。秘書寫文書，往往自己把關(guān)、自己核查。這就要求秘書有較高的文字水平和較強的文書處理能力，力爭送上的文書，不必改動或稍加修改就可以走入下一個環(huán)節(jié)。

簽發(fā)簽發(fā)是文書經(jīng)有權(quán)簽發(fā)的領導上司核準簽字，準予發(fā)出。簽發(fā)也是文書形成的一個重要環(huán)節(jié)，只是簽發(fā)人不是秘書，而是有權(quán)簽發(fā)的領導。簽發(fā)人對要簽發(fā)的文書全面負責，所以簽發(fā)之前必須認真審核。

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從秘書的角度看，簽發(fā)人要對秘書的文書送審稿審核什么呢？主要內(nèi)容有以下三點。對文書從內(nèi)容到形式，從文字、標點到行文、語法、邏輯、主題等等要進行全面斟酌。經(jīng)審閱，文書無大問題的，簽發(fā)者應在閱后簽上明確的意見或批示、簽發(fā)人姓名及簽發(fā)日期。對簽發(fā)時領導提出意見較多的文稿，修改后可再報簽發(fā)；只需稍加修改的，如果領導也已經(jīng)簽發(fā)，就可不再報。如果秘書只是轉(zhuǎn)呈文稿，文稿起草是另一個承辦單位，對簽發(fā)中改動的文稿，秘書要在制文的同時，退一份改動后的稿樣給原承辦單位。123

簽發(fā)的關(guān)鍵是時間問題，及時簽發(fā)對文書極為重要，但是簽發(fā)的核心工作并不是秘書的事。對于秘書來說應做好一下三點（見圖4-7）。圖4-7秘書在簽發(fā)中的任務秘書在簽發(fā)中的任務準確理解簽發(fā)中的修改意見或批示，在進一步修改公文時，以最準確的文字，體現(xiàn)領導簽發(fā)的意見秘書要選準呈上簽發(fā)的時間準確地確定要簽發(fā)的文書，因為有的文書并不需要簽發(fā)復核

2001年1月1日施行的《辦法》在“簽發(fā)”之后加入了“復核”環(huán)節(jié)?！掇k法》第五章“發(fā)文辦理”第二十九條規(guī)定：“公文正式印刷前，文秘部門應當進行復核，重點是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。這實際上給了秘書部門對文書的又一次把關(guān)的機會，也增加了秘書部門對所發(fā)文書的責任。復核的重點在于文書的形式和程序。4繕印

繕印是對經(jīng)復核沒有問題的定稿進行技術(shù)加工，制作文書的正式的過程?？樣【褪怯啥ǜ逯瞥杀痉菸臅恼?、副、存本的過程?？樣∮懈鞣N不同的簡捷方式，可以先通過文字處理機或電腦，經(jīng)編輯排版，使定稿在體式上規(guī)范化。如果發(fā)文數(shù)量小，可以直接打印、復印，數(shù)量多的，可以用輕型印刷或激光照排技術(shù)。5下面介紹文書稿本的主要稱謂（見圖4-8）。圖4-8文書稿本的稱謂草稿定稿正本副本存本

草稿：是文書的原始稿本，反映了文書的撰制、起草過程，主要供修改、討論、審批使用。草稿不是正式文稿。“草稿”并不是指文稿形式上不正規(guī)、不規(guī)范，而主要是指相對正式文書而言，它在內(nèi)容上還是不成熟的、不完善的文書。定稿：是正式文書的依據(jù)稿，是經(jīng)領導、上司審閱核準后簽發(fā)的，或是經(jīng)過會議討論通過的稿本，也就是草稿經(jīng)過簽發(fā)和復核后形成的稿本?！岸ǜ濉比允歉?，內(nèi)容上已經(jīng)確定，一般不經(jīng)領導同意秘書不能再加更改，但是它不具備“本”的形式，要經(jīng)過從“稿”到“本”的技術(shù)處理，才產(chǎn)生正式文書。正本：是根據(jù)定稿印制或編寫的向外發(fā)出的文本。在辦文中，正本具有法定的實效。副本：是根據(jù)正本另行復制的文書。實質(zhì)上，副本與正本在辦文中有許多不同。副本主要用來代替正本供傳閱、參考、備查使用。對于上行文，正本是主送給有關(guān)批準、審閱的收文機關(guān)的，副本是抄送用的。這樣，批示、批準、批復意見，應見諸正本。僅僅是傳閱、備查的副本，可以是復印件，印跡也可以復印。存本：存本是發(fā)文機關(guān)留存的印制本，是正本的留查樣本，存本一般可以不加蓋公章，留存的份數(shù)由秘書根據(jù)需要定。

秘書可以根據(jù)自己工作中辦文量的實際情況，配備相應的辦公室印刷設備。一般大量的文書繕印由專門部門制作，少量的由秘書本人制作，秘書也必須掌握桌面印刷技術(shù)。秘書在繕印環(huán)節(jié)中，還要做好文書的校對。校對是以簽發(fā)的定稿為基準，對繕印本進行核對，在各方面保證文書準確無誤。秘書對繕印要做到準確、清晰、整潔、規(guī)格統(tǒng)一、印刷及時。要對原稿負責，如發(fā)現(xiàn)有疑誤，應與核稿人員研究，不得擅自改動。每件公文從文號、標題、主送機關(guān)、抄送機關(guān)、成文日期到文件印刷份數(shù)、頁碼、正文、標點，都要認真細致地進行校對。末頁不可注明“此頁無正文”。發(fā)出的文件必須加蓋機關(guān)印章。

用印用印是指在有必要加蓋印章的文書正本上加蓋機關(guān)或領導人印章的過程。國家行政機關(guān)的公文，在制發(fā)中一般都要經(jīng)過蓋章這一環(huán)節(jié)。用印的文件，要以原稿上領導人簽發(fā)為準，無簽發(fā)不得用印。6在國家行政機關(guān)內(nèi)包含有以下三種用印方式，如表4-3所示。表4-3三種用印方式用印方式適用情況只簽署不蓋印的公務文書一是層次很高；二是尊重別國的習慣或方式；三是雖屬公務文書，但主要是禮節(jié)性的只蓋印不簽署的公務文書是向外單位發(fā)出的、一般指比較莊重、鄭重、正式的公務文書又簽署、又蓋印的公務文書一是它一定是公務文書，而不是私人文書，所以，簽署者應是法人、最高領導或?qū)ｉT的負責人二是這種文書一般多見于經(jīng)濟合同、協(xié)議書，上面要明確有法人代表簽署、簽署時間和用印

文書印章蓋在正文落款處，疊印日期上。要注意：印章名稱要與發(fā)文機關(guān)名稱一致，否則要加以說明。印章字跡要清晰，印章要端正，位置要準確。一般落款印要“騎年蓋月”。印章只蓋在公文正本上。1234

登記

登記是指根據(jù)本機關(guān)文書處理的具體要求采取簿式或卡片式、聯(lián)單式、活頁式的登記方式。登記項目，一般應包括：發(fā)文字號、發(fā)文日期、文件標題、保密等級、發(fā)往機關(guān)、附件、份數(shù)、承辦單位、案卷號等，如果是回復對方的文書，還需注明收文編號。對發(fā)文進行認真的登記，是文書管理、查考的重要基礎。7

分發(fā)

分發(fā)亦稱封發(fā)，是指對撰制登記好的文書封裝、發(fā)出的過程。分發(fā)是一項細致的工作，是將向外發(fā)出的文書信函進行封裝、發(fā)出的過程。8

“分發(fā)”的程序分發(fā)作為一項工作，有其特定的程序（見圖4-9）。圖4-9“分發(fā)”的程序1核對封套與封內(nèi)文書一致并加封后，按相應的方式發(fā)出檢查發(fā)文登記。和收文登記一樣，發(fā)文也有詳細的登記表格

填好并檢查所有封套標記寫好文件、文書封套或函件信封

封發(fā)的注意事項在分發(fā)過程中應注意以下六點（見圖4-10）。

圖4-10封發(fā)的注意事項2（二）收文的處理凡是由外機關(guān)或外部門送給本機關(guān)的文件，統(tǒng)稱為收文。簽收簽收就是簽字表示收到來文，是收文處理工作的開端。小型機關(guān)只設一個綜合收發(fā)室或?qū)＃妫┞毷瞻l(fā)員，負責文件的簽收、拆封、登記和送閱。大中型機關(guān)多設內(nèi)外兩種收發(fā)。先由外收發(fā)部門收文，而后轉(zhuǎn)交秘書人員（文書）。公司、企業(yè)的文書信函常由寫字樓的前臺或辦公樓的總收發(fā)代收，秘書從專門的信箱或前臺收取。1秘書簽收文件時要注意三點（見圖4-11）。圖4-11秘書簽收文件時要注意的內(nèi)容將文件封套上的發(fā)文機關(guān)名稱，發(fā)文機關(guān)的文件編發(fā)號，等登記在的收文簿上

仔細查看文件封套上所注的收文機關(guān)部門或姓名，是否是本機關(guān)，如有誤投，應立即退回檢查無誤后，收件人應認真地在送件人的投遞回執(zhí)清單上簽名，注明收到日期，然后轉(zhuǎn)送到秘書部門簽收后就要拆封，亦稱啟封，是指有權(quán)拆封的秘書對來文拆剪封套，檢查封套內(nèi)來文的程序。對拆封工作應認真對待，除指定專人或主管文件工作的機要秘書拆封外，其他人員不得拆封。拆封范圍是：封面上標明送本機關(guān)、機關(guān)辦公室以及機關(guān)“負責人”收的所有信件。封面標有具體領導同志名字的，或“親啟”、“親收”字樣的，一般不得拆封。拆封時應注意幾點（見圖4-12）。圖4-12拆封時應注意的內(nèi)容注意保存原封套的完好，不要損壞封內(nèi)文件、信件，必要時還應把原封套別在文件或信件后一并處理文件的秘密等級在封套上是標明的，但如果拆封后發(fā)現(xiàn)是保密文件，不再轉(zhuǎn)讓他人閱讀，拆封人員要負責保管請示類文件，如無發(fā)文機關(guān)領導簽發(fā)，或其他手續(xù)不全時，應拒收退回；在處理急件時，應告知行文錯處登記登記是有權(quán)拆封的秘書對所經(jīng)手拆閱的文書進行管理和保護的必要措施，也是保障文書迅速辦理的措施，是一項重要的制度。登記制度便于對文書的管理和保護；便于對目標文書的查找和利用；便于統(tǒng)計和催辦；便于文書工作中的核對和交接。2秘書對來文登記，在實際工作中有兩類登記的用具，如表4-4所示。表4-4兩類登記用具登記用具作用收文登記簿、冊的形式，主要是來文登記一覽表是將所有來文按照一定的分類標準登記在一起，起總體掌握來文及辦理情況的作用收文登記卡、單的形式是為每一份來文做一份登記表，其重點表示該份來文辦理情況的作用無論何種形式，大體內(nèi)容都是有關(guān)公文的來源、內(nèi)容以及辦理情況的。在中等規(guī)模的黨政機關(guān)，所用的《收文登記簿》，對三級件（即黨中央國務院文件、省委省政府文件、市委市政府文件）都按發(fā)文機關(guān)名稱分冊登記。規(guī)模較小的單位或機關(guān)收文不多，一般建立綜合性的《收文登記簿》。有些文件不需要登記，如各種公開或內(nèi)部不屬機密的一般性簡報，越級的請示和一般性抄件，行政事務性通知、請柬、介紹信等。審核

2001年1月1日施行的《辦法》在“登記”之后加入了“審核”環(huán)節(jié)?！掇k法》第六章“收文處理”第三十一條對此做了規(guī)定。規(guī)定：“收到下級機關(guān)上報的需要辦理的公文，文秘部門應當進行審核。審核的重點是：是否應由本機關(guān)辦理；是否符合行文規(guī)則；內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定；涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)的事項是否已協(xié)商、會簽；文種使用和公文格式是否規(guī)范。”3擬辦擬辦是秘書根據(jù)來文的具體情況，對來文如何處理，拿出初步的意見，供領導或部門負責人審核決定的過程。對于秘書來說，“擬辦”是在辦文工作中體現(xiàn)“輔助管理”職能的重要環(huán)節(jié)。4

秘書要做好擬辦應該做好以下三點。首先要對來文內(nèi)容有透徹的了解掌握，要先認真閱讀來文，弄清楚：來文的上、下款是否明確；來文的主要內(nèi)容；提出的主要問題，這些問題是否需要辦理；提出的問題與哪些部門有關(guān)系?應由哪個部門主辦，由誰批示；來文的辦理時限和秘密等級要求。其次要對相應的政策法規(guī)、類似問題的處理常規(guī)有所掌握。最后要充分掌握自己提出擬辦意見的理由。意見要簡明、具體、得體；如同時提出兩個或兩個以上方案時，應講究它們的排列次序，一般應將傾向性意見放在前面，以提高效果；意見應工整、清晰地寫在《文件處理單》相應的欄目中，并簽注擬辦人姓名與日期；當公文所涉及的問題較易處理，對領導者采納自己的方案有一定的把握時，也可直接草擬復文文稿供審核定奪，以加速辦理過程。擬辦也可以由具體承辦部門、承辦人來做。批辦批辦是機關(guān)領導或秘書部門負責人針對一份來文應當如何處理而做出的指示性意見，也可以是對擬辦情況的肯定或否定。文件的批辦工作一般由機關(guān)的負責人、秘書長或辦公室主任承擔。秘書的工作是輔助領導搞好批辦環(huán)節(jié)。5批辦的要求是：（1）不得越權(quán)批辦公文。（2）嚴格控制批辦范圍，不經(jīng)批辦同樣能得到有效辦理的公文；已批辦過統(tǒng)一的處置意見的公文；他人已有合法、明確而有效批辦意見的公文，均不再批辦，由有關(guān)部門直接處理。（3）批辦意見務須明確、肯定、具體，前后一致，切實可行。（4）采取有效措施監(jiān)督批辦意見的執(zhí)行結(jié)果。（5）批辦過程中，如發(fā)現(xiàn)公文所涉及的問題是自己無權(quán)或確實無法處置的，可將批辦改為擬辦。在此過程中一定要實事求是地弄清事件的情況。（6）批辦意見應工整、清晰地寫在《文件處理單》或《文件傳閱單》的有關(guān)欄目內(nèi)，并務須簽注批辦人姓名、年月日。批辦意見的內(nèi)容：

該文由何單位（部門）、何人負責辦理；如何辦理、辦到何程度；對下級請示予以答復的原則性意見；重要文件和急件的辦理時限；需兩個以上單位（部門）或人員辦理時，應批明主辦單位或主辦人。

秘書要輔助領導對來文做出三項明確的批辦內(nèi)容（見圖4-13）。圖4-13批辦的內(nèi)容批辦的內(nèi)容

領導簽署姓名

批辦時間批辦意見做好批辦的環(huán)節(jié)，可以使領導及時處理、掌握重要的收文，了解情況，加強對文字秘書的領導。領導對收進的文書并不需要一一批辦，主要批辦秘書呈送的收文，因此，要求秘書準確地把握報送批辦公文的尺度。這個尺度一般是秘書在長期的輔助領導做文書擬辦中，使領導對秘書的辦文辦事能力有了充分了解，領導與秘書之間建立了對送批文書范圍的共識。承辦

承辦就是“承接辦理”，是秘書按照領導的指示，承接辦理某份來文內(nèi)容中要求辦理的事項。這工作可能是撰制一份新的文書，可能是辦一件事，可能是組織準備一次會議，也可能以其他綜合辦理的形式體現(xiàn)。不需要秘書承辦的事，也要由秘書轉(zhuǎn)送、轉(zhuǎn)交給承辦人，這在文書處理中亦稱“交辦”?？梢姵修k是文書處理工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是具體處理文書所涉及的事務的過程。6秘書承辦公文的范圍主要有5：

a.對上級機關(guān)來文的承辦。3種方法：

——傳達；

——轉(zhuǎn)發(fā)；

——翻印。

b.對上級領導人批件的承辦——收到批件后，立即呈送本級領導人閱示，并按照本級領導人的批示意見，迅速轉(zhuǎn)交有關(guān)部門、單位或人員辦理。大事、急事應提出辦理時限，并將辦理結(jié)果報上級機關(guān)。

C.對本級領導人批件的承辦——秘書應嚴格按照領導人批示的意見辦理，或?qū)⑴D(zhuǎn)交、傳達給有關(guān)單位。批示的辦理落實情況，要及時報領導。做到件件有著落、有回音。d.對下級機關(guān)請示件的承辦——根據(jù)領導的批示：或擬文批復請示單位和部門（轉(zhuǎn)入公文制發(fā)程序）；或電話回復請示單位和部門（準確傳達和解釋領導的批示意見并做好電話記錄）；或口頭答復請示單位和部門（在請示件或呈批簽中將口頭答復情況詳加注明）。對下級的請示，上級機關(guān)的秘書部門和秘書人員務必快辦、快復，不得延誤！e.對其他需要回復的來文的承辦。包括：

——上級機關(guān)布置、詢問和要求辦理的事項；

——平行或不相隸屬機關(guān)之間需作出答復的公文等等。秘書部門應交由業(yè)務部門研究提出意見，經(jīng)領導審閱批準后作出安排和回復。承辦單位應抓緊辦理，不得延誤。若發(fā)現(xiàn)該件不屬于本單位職權(quán)范圍或不宜由本單位辦理的，應迅速退回交辦的文秘部門并說明理由。在承辦時應注意：（1）熟悉與公文內(nèi)容有關(guān)的法律、法規(guī)、方針政策和上級有關(guān)公文，熟悉有關(guān)業(yè)務。（2）為使公文所針對的問題得到有效處理，必須深入實際，加強調(diào)查研究。（3）加強協(xié)商，努力協(xié)調(diào)各方面關(guān)系。（4）有效運用面談、會議、電話溝通、現(xiàn)場辦公等多種承辦方式。（5）分清主次，區(qū)別緩急，科學安排承辦次序。（6）各級領導積極參與承辦。（7）注重對承辦結(jié)果的檢查與監(jiān)督。2012年6月7日10時30分，四川廣元中學第13考室的一名監(jiān)考教師看掛鐘時，掛鐘時間還與其手表時間一致。當考點廣播提示“離考試結(jié)束還有15分鐘，請注意掌握時間”時，監(jiān)考老師和考生卻發(fā)現(xiàn)掛鐘指示時間為10：58分，慢了17分鐘。監(jiān)考老師立即進行說明，提示考生抓緊時間答題。

小譚說：“考試前，老師就說，考場配有時鐘。7日上午第一場語文考試，我一進考場，特意看了一下掛在黑板上方的時鐘，到9點時，我們開始考試。等我做到‘閱讀理解’時，考試還剩一個多小時，我心想，作文慢慢來，先把前面的做好?！?/p>

“沒想到，后來，監(jiān)考老師突然告訴我們，考試剩余時間只有15分鐘了?！毙∽T說，那一刻，整個考場驚呆了，大家抬頭一看，掛在黑板上方的時鐘卻顯示為10時45分，整整慢了30分鐘！“我當時就哭了，還剩15分鐘，我的作文還沒寫啊。這15分鐘，我作文到底寫了多少，我自己都不清楚，最后都懵了?！?/p>

一考完，小譚就與監(jiān)考老師等交涉，有個老師態(tài)度很不屑，說“這就是命，沒辦法，高考不會為你們而改變”。

催辦

催辦是對文件承辦工作的檢查和督促的過程，這是避免辦事拖沓、文件積壓，加速文件運轉(zhuǎn)的重要措施。一旦催辦有結(jié)果，秘書要針對該份文件注明辦理結(jié)果，并向交辦的領導或有關(guān)部門回復辦理情況，即“辦復”。無論是向領導或交辦人口頭匯報，還是文字“辦復”，辦理結(jié)果一般要說明在何時由何人主辦該事項、辦理結(jié)果以及是否有遺留問題，有無結(jié)論等。7催辦是避免辦事拖拉、防止公文積壓和“公文旅行”、提高辦文效率的重要措施和有力保障?！八皖I導人批示或交有關(guān)部門辦理的公文，文秘部門要負責催辦、查辦，做到緊急公文跟蹤催辦、查辦，重要公文重點催辦、查辦，一般公文定期催辦、查辦。對下發(fā)的公文，應及時了解和反饋執(zhí)行情況?！?/p>

——《國家行政機關(guān)公文處理辦法》有3類文件需要進行催辦：機關(guān)領導人指定必須催辦的文件；有明確的時限要求、需按期辦復的文件；長時間無意見反饋或處理結(jié)果回報的文件。催辦四法：

電話催辦；發(fā)函催辦；登門催辦；會議催辦催辦工作注意事項：

——機關(guān)應建立必要的定期催辦制度，明確工作職責，使催辦工作走向制度化、經(jīng)?；?、規(guī)范化。

——秘書人員在催辦過程中要講究說話的態(tài)度和方法，切忌“居高臨下”、話大氣粗、態(tài)度生硬。

——加強情感交流和思想溝通，注意發(fā)現(xiàn)承辦單位遇到的困難并幫助排除。

——及時向主管領導匯報催辦情況。處置辦畢公文。一、處置辦畢公文的主要活動

（1）清退。經(jīng)過清理將有關(guān)辦畢的收文按期返歸原發(fā)文機關(guān)或由其指定的有關(guān)單位。公文清退工作的目的在于保證重要公文或機密公文的安全。（2）銷毀。凡已辦理完畢并無查考保存價值的文書，應妥善保存，于當年年底編制銷毀記錄，報請主管的領導人批準后定期銷毀；如屬保密文件，則必須逐件登記目錄，并派人監(jiān)督銷毀。即，用各種方法和手段對失去留存價值或留存可能性的辦畢公文所做的毀滅性處理。（3）暫存。公文的暫存，是指對既不應立卷歸檔或清退，又暫不宜銷毀的公文，仍需再留存一定時期以備查用。暫存公文的范圍：①頻繁查閱的已整理歸檔公文的重份文本與復印本；②具有參考價值的公文、簡報等；③一時難以準確判定是否留存或銷毀的公文；④反映一般情況的公文、報表等。（4）立卷