公司國際貿(mào)易業(yè)務(wù)管理辦法模板

中國灤河國際投資控股企業(yè)國際貿(mào)易業(yè)務(wù)管理措施北大縱橫管理咨詢企業(yè)二○○四年三月

目錄TOC\o"1-3"\h\z第一章總則 2第二章組織機(jī)構(gòu) 3第三章業(yè)務(wù)人員操作規(guī)范 5第四章業(yè)務(wù)步驟 6第五章用戶管理 9第六章附則 11附件：國際貿(mào)易業(yè)務(wù)步驟 12

第一章總則目標(biāo)為推進(jìn)灤河國際國際貿(mào)易業(yè)務(wù)順利開展，加強(qiáng)對國際貿(mào)易活動(dòng)管理，規(guī)范操作人員貿(mào)易行為，為國際貿(mào)易業(yè)務(wù)有效開展提供組織保障，特制訂本管理措施。適用范圍本管理措施適適用于灤河國際商貿(mào)事業(yè)部一切國際貿(mào)易行為。關(guān)鍵內(nèi)容本管理措施關(guān)鍵內(nèi)容包含：組織機(jī)構(gòu)、操作規(guī)范、貿(mào)易業(yè)務(wù)步驟、用戶管理等四部分。

第二章組織機(jī)構(gòu)部門組成商貿(mào)事業(yè)部由綜合管理部、市場拓展部、貿(mào)易管理部、物供部四個(gè)部門組成，同時(shí)按區(qū)域設(shè)置辦事處負(fù)責(zé)各地銷售管理工作。綜合管理部部門職責(zé)綜合管理部關(guān)鍵負(fù)責(zé)商貿(mào)事業(yè)部日常行政后勤管理工作和業(yè)務(wù)相關(guān)地法律事務(wù)工作。市場拓展部部門職責(zé)負(fù)責(zé)市場信息搜集和整理，并進(jìn)行分析撰寫分析匯報(bào)；負(fù)責(zé)依據(jù)企業(yè)整體戰(zhàn)略確定國際市場中長久市場營銷計(jì)劃；負(fù)責(zé)制訂市場推廣計(jì)劃，并組織實(shí)施；負(fù)責(zé)市場策劃和市場宣傳；負(fù)責(zé)建立健全用戶管理制度；負(fù)責(zé)搜集整理用戶信息，歸檔管理；負(fù)責(zé)用戶滿意度和經(jīng)銷商滿意度調(diào)查，并作對應(yīng)處理；負(fù)責(zé)對市場相關(guān)新產(chǎn)品信息進(jìn)行搜集匯總，向相關(guān)生產(chǎn)部門提出新產(chǎn)品研發(fā)提議和產(chǎn)品改善提議。貿(mào)易管理部部門職責(zé)負(fù)責(zé)制訂銷售計(jì)劃，并監(jiān)督實(shí)施；負(fù)責(zé)銷售信息統(tǒng)計(jì)，并對信息進(jìn)行分析，撰寫分析匯報(bào)；負(fù)責(zé)組織銷售渠道建設(shè)；負(fù)責(zé)銷售渠道管理；負(fù)責(zé)銷售協(xié)議推行全過程協(xié)調(diào)；負(fù)責(zé)國際貿(mào)易業(yè)務(wù)處理；負(fù)責(zé)用戶投訴處理；建立健全售后服務(wù)管理體制和相關(guān)制度，并監(jiān)督各銷售辦事處認(rèn)真實(shí)施；負(fù)責(zé)搜集相關(guān)銷售信息，向相關(guān)部門提出新產(chǎn)品開發(fā)提議。物供部部門職責(zé)負(fù)責(zé)產(chǎn)品銷售工作順利進(jìn)行，制訂合理采購計(jì)劃并實(shí)施；負(fù)責(zé)對采購工作和庫存成本進(jìn)行計(jì)劃，降低庫存成本；負(fù)責(zé)制訂庫存管理制度和供給管理制度，確保供給管理質(zhì)量達(dá)成標(biāo)準(zhǔn)；負(fù)責(zé)幫助完成售后服務(wù)事宜；負(fù)責(zé)供給商管理，包含供給商信息搜集、供給商選擇、供給商考評、建立供給商檔案，保持長久互惠互利合作；負(fù)責(zé)運(yùn)輸商管理，包含運(yùn)輸商信息搜集、運(yùn)輸商選擇、運(yùn)輸商考評、建立運(yùn)輸商檔案，保持長久互惠互利合作；負(fù)責(zé)倉儲管理，處理好相關(guān)出入庫工作；負(fù)責(zé)做好相關(guān)出入庫、庫存產(chǎn)品統(tǒng)計(jì)統(tǒng)計(jì)工作，并立即反饋給相關(guān)部門。辦事處職責(zé)依據(jù)商貿(mào)事業(yè)部年度銷售計(jì)劃制訂本辦事處年度銷售計(jì)劃，并組織實(shí)施；負(fù)責(zé)完成辦事處銷售任務(wù)，并負(fù)責(zé)貨款回收；負(fù)責(zé)經(jīng)銷商開發(fā)和管理；向市場推廣部提出市場推廣提議，并幫助實(shí)施；負(fù)責(zé)組織實(shí)施售后服務(wù)工作；負(fù)責(zé)本區(qū)域用戶服務(wù)管理；負(fù)責(zé)搜集整理市場信息，反饋給相關(guān)部門；立即跟蹤產(chǎn)品質(zhì)量情況，反饋給事業(yè)部相關(guān)部門；負(fù)責(zé)該辦事處銷售統(tǒng)計(jì)工作，并將統(tǒng)計(jì)結(jié)果立即反饋給商貿(mào)事業(yè)部相關(guān)部門。第三章業(yè)務(wù)人員操作規(guī)范業(yè)務(wù)人員操作規(guī)范業(yè)務(wù)人員操作規(guī)范是每一位從事國際貿(mào)易職員全部必需遵守：建立灤河國際大貿(mào)易概念。樹立全局觀念，相互團(tuán)結(jié)，以灤河國際整體利益為重，富有集體榮譽(yù)感。切記“我們是灤河國際對全球窗口”，時(shí)刻注意自己對外形象。精神振作，有朝氣。主動(dòng)負(fù)責(zé)地完成上級交辦任務(wù)，嚴(yán)禁敷衍了事，不負(fù)責(zé)任，拖拉推諉。嚴(yán)格根據(jù)自己工作權(quán)限開展工作，碰到超越自己權(quán)限事，應(yīng)立即向上級匯報(bào)，標(biāo)準(zhǔn)上不可自作主張，特殊情況事后立即向上級主管或經(jīng)理匯報(bào)。遵守企業(yè)業(yè)務(wù)及管理制度，按時(shí)上下班，不遲到，不早退。嚴(yán)禁擅離職守，短時(shí)外出辦事應(yīng)立即向上級匯報(bào)。職員請假需按要求實(shí)施。遇事不能立即上班或不能上班，應(yīng)向上級請假，返回工作地后銷假。上班時(shí)間應(yīng)著裝整齊。男士需穿著西裝（或襯衫），打領(lǐng)帶；女士以套裝為宜。遵守企業(yè)文明辦公相關(guān)要求，語言文明，行為得體，上班時(shí)間嚴(yán)禁大聲喧嘩，電話聊天和吃早餐、零食等。妥善保管各自業(yè)務(wù)資料，嚴(yán)禁下班后將和業(yè)務(wù)相關(guān)數(shù)據(jù)、報(bào)表、價(jià)格資料、業(yè)務(wù)文件隨意堆放。嚴(yán)禁越權(quán)向用戶或其它業(yè)務(wù)人員、其它事業(yè)部人員提供任何不該泄漏信息，如用戶資料、銷售進(jìn)度、出口價(jià)格等。保持辦公環(huán)境整齊、潔凈，珍惜辦公設(shè)備，節(jié)省使用辦公用具。第四章業(yè)務(wù)步驟國際貿(mào)易業(yè)務(wù)步驟本步驟關(guān)鍵是針對灤河國際所生產(chǎn)產(chǎn)品國際貿(mào)易業(yè)務(wù)步驟。獲取需求信息，初步聯(lián)絡(luò)：得到用戶需求信息以后，開展初步聯(lián)絡(luò)，雙方確定相關(guān)產(chǎn)品基礎(chǔ)技術(shù)參數(shù)、價(jià)格、基礎(chǔ)商業(yè)條款等。技術(shù)資料：明確用戶所需產(chǎn)品范圍后（通常為6-7款），應(yīng)快速將商貿(mào)事業(yè)部相關(guān)資料寄給用戶，并備忘。產(chǎn)品技術(shù)規(guī)格；產(chǎn)品說明書；安裝說明書；銘牌樣稿（商貿(mào)事業(yè)部自有）；紙箱設(shè)計(jì)稿（商貿(mào)事業(yè)部自有）；SERVICEMANUAL(CD)；PHOTOALBUM(CD)；目錄及其它資料等。樣品/樣本：樣品通常供用戶檢測及制作基礎(chǔ)批量生產(chǎn)資料用。樣品/樣本是表現(xiàn)企業(yè)實(shí)力及技術(shù)背景第一印象，故要慎重對待。樣品/樣本務(wù)必于7-10日內(nèi)提供，不能拖延。樣品/樣本及空運(yùn)費(fèi)全部由用戶負(fù)擔(dān)；付款事宜不應(yīng)耽擱樣品生產(chǎn)，員工應(yīng)該一旦收到樣品需求后，快速確定付款金額立即間事宜，并快速落單。發(fā)樣品前必需有用戶付款或付款證實(shí)。確定訂單前：用戶收到樣品后，會(huì)于一定時(shí)間內(nèi)確定訂單。收樣品后至確定訂單期間為員工全力跟進(jìn)時(shí)期，員工應(yīng)該親密關(guān)注用戶期間反應(yīng)及競爭對手在此期間動(dòng)向。確定訂單：用戶確定訂單后，應(yīng)快速制作形式發(fā)票或協(xié)議交用戶確定。同時(shí)，明確交貨期及生產(chǎn)中各方面技術(shù)關(guān)鍵點(diǎn)。開立L/C或T/T:依據(jù)PI或協(xié)議，要求用戶開立L/C或T/T款。付款是生產(chǎn)前提，必需提前加以確定或?qū)嵤Ｖ茊紊a(chǎn)：依據(jù)用戶確定技術(shù)要求制作生產(chǎn)單，并由灤河國際相關(guān)生產(chǎn)部門審核，排產(chǎn)，確定交貨期等。通常生產(chǎn)部門處理生產(chǎn)單約需3-5天，在此期間，應(yīng)和生產(chǎn)部門多溝通，以了解內(nèi)部進(jìn)程，并注意效率。另外必需注意，用戶所需零配件生產(chǎn)單，一定要隨主生產(chǎn)單下達(dá)。跟蹤生產(chǎn)進(jìn)程：生產(chǎn)單經(jīng)批復(fù)后，就會(huì)進(jìn)入備料排產(chǎn)階段；但生產(chǎn)部門簽出出貨日期通常不準(zhǔn)，故在生產(chǎn)日期前5天應(yīng)了解并督促生產(chǎn)部門相關(guān)備料情況；如有拖延可能，應(yīng)做對應(yīng)準(zhǔn)備并上報(bào)給主管。裝船準(zhǔn)備：在交貨期前7-10天，應(yīng)開始準(zhǔn)備對應(yīng)裝運(yùn)事宜，如是用戶訂船F(xiàn)OB條款，EXW條款等，應(yīng)要求用戶提供船企業(yè)名稱及聯(lián)絡(luò)方法等，將相關(guān)資料備好后，由單證船務(wù)組聯(lián)絡(luò)；如是商貿(mào)事業(yè)部訂船，提前7天應(yīng)將相關(guān)資料要求以書面形式交給單證船務(wù)組跟進(jìn)。備船同時(shí)也要準(zhǔn)備好對應(yīng)內(nèi)部單據(jù)：發(fā)貨通知書和報(bào)關(guān)通知單。裝柜報(bào)關(guān)： 根據(jù)裝船通知，貨柜按時(shí)抵達(dá)倉庫，當(dāng)日開始裝柜。裝柜前一天，應(yīng)將報(bào)關(guān)通知書交一份給報(bào)關(guān)企業(yè)，交一份給貿(mào)易管理部，由貿(mào)易管理部依據(jù)報(bào)關(guān)通知書制作出貨通知書。制好出貨通知書應(yīng)于出貨前一天交財(cái)務(wù)管理部審核，并于出貨當(dāng)日蓋財(cái)務(wù)章后由倉官員按要求裝柜。因?yàn)榇蠖鄶?shù)貨柜會(huì)于早上10點(diǎn)前抵達(dá)，相關(guān)單據(jù)應(yīng)早于此時(shí)間送到倉官員處做準(zhǔn)備。出貨步驟包含問題較多，不明之處可向資深員工咨詢方便提升工作效率。單證： 貨物裝柜后運(yùn)到港口，裝上船后，船企業(yè)會(huì)出具對應(yīng)B/L，通常L/C及T/T單證由單證組聯(lián)絡(luò)制作，包含B/L、發(fā)票、裝箱單、原產(chǎn)地證或FORMA。標(biāo)準(zhǔn)上要求出貨后7天內(nèi)應(yīng)將L/C要求單證備齊交給銀行議付。員工應(yīng)和單證組聯(lián)絡(luò)，確保單證正確性和立即性。標(biāo)準(zhǔn)上，貨物裝上大船后，應(yīng)由商貿(mào)事業(yè)部提供一份裝船通知，傳真給用戶（裝船通知模板能夠按單證組模板）。方便讓用戶辦理相關(guān)保險(xiǎn)手續(xù)。L/C單證齊全后，員工將全套單據(jù)傳真給用戶。另：隨船零備件清單也應(yīng)傳真給用戶。收款： 向銀行交單后，應(yīng)于對應(yīng)時(shí)間內(nèi)查證收款或確定付款事宜。通常應(yīng)于交單后X天內(nèi)查證。售后： 貨物通常于開船后X天抵達(dá)。商貿(mào)事業(yè)部員工應(yīng)于裝船后X天內(nèi)，問詢用戶收貨事宜，查實(shí)用戶收貨情況及已收貨質(zhì)量情況。

第五章用戶管理用戶分級管理制度商貿(mào)事業(yè)部部用戶管理人員、主管、下屬銷售業(yè)務(wù)人員負(fù)責(zé)對全部用戶按A、B、C、D進(jìn)行評價(jià)分級。A級用戶定級標(biāo)準(zhǔn)A級用戶關(guān)鍵是指全球著名企業(yè)，其業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò)跨不一樣大洲：假如該用戶有十二個(gè)月以上從商貿(mào)事業(yè)部購置歷史，購置量X萬元以上，資信良好可定為A級用戶；假如該用戶有兩年以上從商貿(mào)事業(yè)部購置歷史，年購置量XX萬元以上，有戰(zhàn)略性長久合作意向，且用戶企業(yè)資本、資金、管理、網(wǎng)絡(luò)等各方面運(yùn)作良好，可定為A+用戶。B級用戶有三年以上從商貿(mào)事業(yè)部購置歷史，購置量在XX萬元以上，且用戶資金、管理等各方面運(yùn)作良好，可升級為A級用戶。B級用戶定級標(biāo)準(zhǔn)B級用戶是指在當(dāng)?shù)厥袌鲇泻軓?qiáng)實(shí)力用戶：假如該用戶有十二個(gè)月以上從商貿(mào)事業(yè)部購置歷史，購置量X萬元以上，資信良好，可定為B用戶；假如用戶有兩年以上從商貿(mào)事業(yè)部購置歷史，購置量XX萬元以上，且每十二個(gè)月有一定百分比增加，可定為B+用戶。C級用戶定級標(biāo)準(zhǔn)：C級用戶關(guān)鍵是指含有一定實(shí)力用戶：假如該用戶有六個(gè)月以上從國際貿(mào)易購置歷史，購置量在X萬元以上，資信很好，可定為C級用戶；假如該用戶有十二個(gè)月以上從國際貿(mào)易購置歷史，購置量在XX萬元以上，資信好，可定為C+級用戶。D級用戶定級標(biāo)準(zhǔn)：D級用戶關(guān)鍵指散客、小客，或一次性購置數(shù)量較少，訂單不含有延續(xù)性小用戶。對于不一樣等級用戶給對應(yīng)優(yōu)惠政策。用戶信息管理制度用戶信息管理制度關(guān)鍵包含用戶信息資料搜集整理、用戶接待管理、用戶檔案管理等三部分內(nèi)容。用戶信息資料搜集整理：全部用戶信息立即反饋到商貿(mào)事業(yè)部：各地辦事處員工負(fù)責(zé)搜集本區(qū)域用戶信息，具體包含：用戶名稱、住址、聯(lián)絡(luò)人、聯(lián)絡(luò)措施、規(guī)模、年銷售額、從商貿(mào)事業(yè)部購置歷史－購置次數(shù)、購置量等、購置用途、近期重大業(yè)務(wù)調(diào)整、組織機(jī)構(gòu)調(diào)整、用戶反饋信息、新需求等，根據(jù)統(tǒng)一《用戶信息記錄表》（由商貿(mào)事業(yè)部用戶管理員統(tǒng)一設(shè)計(jì)）格式進(jìn)行整理。并立即將資料上報(bào)用戶管理人員處。用戶接待管理在用戶到訪前充足考慮用戶需要，盡可能完整填寫《用戶接待安排表》中各項(xiàng)內(nèi)容，于用戶到訪前一天到主管領(lǐng)導(dǎo)立案?！队脩艚哟才疟怼分许毠烙?jì)所產(chǎn)生業(yè)務(wù)費(fèi)用，由主管領(lǐng)導(dǎo)（或授權(quán)人員）簽署及相關(guān)人員簽字，并不然不予報(bào)銷。尤其注意：每次用戶會(huì)談后必需填寫《用戶會(huì)談紀(jì)要》，并進(jìn)行書面存檔，不得僅以O(shè)A或EMAIL方法上交。并以書面形式遞交相關(guān)部門。同時(shí)，對于會(huì)談中獲取市場最新信息和動(dòng)態(tài)，應(yīng)立即以書面形式整理，存放于各區(qū)域市場檔案文件夾中并遞交市場開拓部。貿(mào)易管理部將不定時(shí)地檢驗(yàn)檔案情況。用戶檔案管理：全部區(qū)域必需建立健全市場檔案及用戶檔案。全部和用戶往來傳真、電子郵件、信函等必需按時(shí)