采購內(nèi)部審計方案

XX有限責任公司采購流程審計方案審計目的：根據(jù)集團公司的采購管理制度，對現(xiàn)階段公司有限責任公司（以下簡稱“公司”）采購部門的采購管理工作及內(nèi)部控制狀況進行審計檢查，做出客觀評價，揭示其中存在的控制風險，并提出可行的建議和改善措施。審計內(nèi)容：采購管理制度是否有效和完善。采購計劃、采購預算、實際采購是否得到良好的遵循。公司對采購主要業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)（采購預算、供應商的選擇、合同的簽訂、請購與訂單、貨物驗收、貨物倉儲、付款等）的管理、控制是否完善。對本次審計發(fā)現(xiàn)的問題繼續(xù)后續(xù)追蹤審計。審計范圍：20XX年X月——20XX年X月期間的采購管理工作。審計人員及配合部門：審計人員：集團監(jiān)審部（董飛、楊杉）配合部門：生產(chǎn)部、采購部、財務(wù)部、行政部審計時間：審計重點與程序：采購預算（計劃）業(yè)務(wù)獲取采購政策、采購預算、生產(chǎn)預算、銷售預算預算編制的審計：采購預算的編制是否與生產(chǎn)預算、銷售預算、資金預算等相協(xié)調(diào)；是否考慮存貨政策和采購政策；是否考慮存量管理制度，并制定安全存量、最低最高存量及請購點，經(jīng)濟批量等因素。預算編制是否分類分品種規(guī)格列明數(shù)量、金額、單位及供應商等資料。采購預算是否按審批流程審批，是否經(jīng)董事會授權(quán)。實際請購是否與采購預算相配合，并嚴格控制；是否機動配合生產(chǎn)和管理制度及庫存而作出適當調(diào)整。實際采購與預算產(chǎn)生的量差和價差有誤查明原因，并作出適當?shù)挠涗浐驼{(diào)整。供應商的選擇獲取《合格供應商名錄》，采購招投標管理辦法，招標過程有關(guān)文件供應商管理審計：應重點審查組織對定點供貨商選擇的合理性，包括供貨商選擇評價程序是否規(guī)范；有無明確的供貨商選擇目標和評價標準；有無建立供貨商評價小組，小組人員組成是否合理；有無完整、真實的供貨商資料；供貨商資料篩選、排序和審批是否流于形式；有無對供貨商檔案進行規(guī)范管理，建立《合格供貨方目錄》，定期組織對供貨商調(diào)查和復審；修改供貨商檔案是否經(jīng)過特定授權(quán)并進行有效信息溝通等。對供應商選擇的審計：由于電器公司主要材料供應商均由招投標方式產(chǎn)生，應重點審查招如下內(nèi)容：（1）審閱有關(guān)記錄，檢查招標過程和招標標準是否符合“公開選購、公平競爭、公正交易”的原則，確定在招標、開標、評標和定標過程中有無違反規(guī)定程序情況。（2）審查有關(guān)招標文書的內(nèi)容是否完整、嚴密，有關(guān)條款規(guī)定是否得到切實遵守。（3）審查招標采購的價格是否合理。復驗標底價格，對編制標底的工作底稿所載明的物資數(shù)量、價格、人工耗費、各項其他費用及稅金等進行復核、驗算；審查最高采購限價的合理性和公允性；合同的簽訂抽查部分大額采購合同、合同審批記錄1、審查合同內(nèi)訂購的商品貨物及品質(zhì)、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、交貨期及價格是否符合采購預算要求。2、審查訂購貨物的價格是否合理，交貨方式和結(jié)算方式是否恰當，如由招投標方式產(chǎn)生，是否與投標書一致。3、審查、評價合同是否依據(jù)經(jīng)濟合同法簽訂，主要包括供應商資格，是否為合格供應商、手續(xù)是否完備、有無雙方主要領(lǐng)導審查批準、是否按照合同審批流程執(zhí)行，副本有無交財會部門及監(jiān)審部門備查。4、了解談判流程及有關(guān)談判記錄，查看合同及其相關(guān)談判記錄，對比采購合同的內(nèi)容及條款，確保談判內(nèi)容與合同內(nèi)容一致；了解主管領(lǐng)導是否適度參與談判。追溯與供應商簽訂合同商談的詳細內(nèi)容記錄，了解合同起草過程，是否對所列條款進行研究、審定、或咨詢公司法律顧問；并根據(jù)相應的法律法規(guī)分析各具體條款的合理、公平、公正性。請購與訂單獲取請購申請、訂單、訂單臺賬各種類別原材料是否由負責請購的部門和專人開立請購申請，并依授權(quán)核準后辦理采購事宜；請購申請內(nèi)容是否詳實，并經(jīng)授權(quán)主管人員簽批；緊急采購是否經(jīng)常發(fā)生，其原因是否充分恰當；請購是否與采購預算相符合。采購訂單是否在采購合同的框架內(nèi)執(zhí)行，調(diào)閱采購檔案，審查其中詢價報價單、訂購單是否辦理齊全，前后一致。訂單的內(nèi)容，采購貨物飛名稱、規(guī)格、單位、數(shù)量、單價、金額、交貨期、裝卸地點、包裝、運輸方法、運費、付款結(jié)算辦法、驗收、保險等是否規(guī)定完備，內(nèi)容是否符合相關(guān)合同法規(guī)定。訂單是否由專人進行檔案管理，是否建立合同及訂單臺賬，以以便查閱。貨物驗收獲取請購單、驗收單、送貨單、發(fā)票等審查是否設(shè)置獨立的質(zhì)量檢驗部門組織物資驗收，有無采取適當措施防止采購人員、質(zhì)檢人員與保管人員串通舞弊；審查物資驗收是否根據(jù)貨運單、發(fā)票和經(jīng)過批準的采購合同副本、采購價格申報單、采購計劃進行；審查物資驗收是否簽署順序編號的驗收報告；審查超過采購合同的進貨數(shù)量和提前到貨的采購是否經(jīng)過適當批準；審查短缺物資和不符合質(zhì)量要求的物資是否查明了原因，有無根據(jù)不同情況及時組織索賠，是否每月編制退貨報告，以供采購和質(zhì)檢部門進行審查、分析和考核供貨商表現(xiàn)等；審查對逾期未交貨者，有無按合同規(guī)定給予罰款或沒收違約金；審查對大型或數(shù)額較大的物資采購，有無取得供貨商合格的檢驗證明，合同中是否規(guī)定了必要的質(zhì)保內(nèi)容；物資驗收是否嚴格，有無存在由于驗收不嚴造成以次充好、以劣充優(yōu)、不合格物資入庫等問題。貨物倉儲獲取驗收單、領(lǐng)發(fā)貨單、貨物管制卡、安全檢查日報表等貨物的儲存，是否依類別分存各庫或分檔保存，各庫是否分設(shè)，個庫是否設(shè)分區(qū)貨架并分分格編號，編號是否清晰有系統(tǒng)規(guī)則，收貨及發(fā)貨是否便捷。庫房安全措施是否完善。供應商交運商品貨物時，應該對送貨單。發(fā)票，裝箱單等單據(jù)，與請購單內(nèi)容核對無誤后辦理驗貨手續(xù)。交貨入庫數(shù)量超過或未達到訂購量部分，是否作妥當處理。供應商送貨時是否均適時開立驗收單并實施品質(zhì)檢驗，以確保貨物品質(zhì)。所以領(lǐng)貨，是否均根據(jù)正式核準的領(lǐng)貨單辦理。領(lǐng)貨量異常時，有否查明原因，對于已領(lǐng)貨未辦手續(xù)的，或已辦手續(xù)未提領(lǐng)的，有無追蹤控制。付款獲取請購單、驗收單、供應商發(fā)票、記賬憑證、應付賬款明細賬等審查負債的確認是否正確。審查采購部門是否在物資采購申請單、驗收單、供應商發(fā)票等核對無誤的基礎(chǔ)上出具付款申請單，并及時通知財會部門；財會部門是否在進一步審核的基礎(chǔ)上，編制記賬憑證，登記付款憑單登記簿或應付賬款明細賬，確認負債。國內(nèi)采購是否辦妥驗收手續(xù)，備齊有關(guān)憑證送財務(wù)部門審核后，編制記賬憑證后再付款。國外進口采購是否根據(jù)報關(guān)資料辦理結(jié)匯手續(xù)。交貨期延誤或者品質(zhì)、數(shù)量不符的采購，是否按合約規(guī)定執(zhí)行扣款或罰款手續(xù)。審查應付賬款的登記是否正確。審查應付賬款登記和管理是否由獨立于請購、采購、驗收、付款以外的職員執(zhí)行；是否根據(jù)不同供貨商設(shè)置明細賬進行明細分類核算；是否根據(jù)審核無誤的原始憑證和記賬憑證及時登記賬簿記錄，有無遺漏、隱瞞負債情況；是否定期將應付賬款明細賬余額與供貨商寄回的對賬單相核對，與應付賬款總賬相核對，與采購部門臺賬相核對，對存在的差異是否及時妥善處理；對享有折扣的交易，是否以扣除折扣后的貨款凈額登記應付賬款，以防止在付款時貪污折扣。審查預付賬款處理是否合規(guī)。審查預付賬款是否經(jīng)過申請、審批；收到采購物資后，是否根據(jù)供應商發(fā)票及時沖減預付賬款；是否與供貨商定期對賬。審查應付賬款余額的整體合理性。審查財會部門是否定期編制應付賬款賬齡分析表、物資已收發(fā)票未到情況匯總表；是否每月計算主要業(yè)績指標據(jù)以監(jiān)控應付賬款狀況；采用分析性復核方法，通過比較本期與上期各應付賬款明細賬戶余額、相關(guān)比率和相關(guān)費用賬戶金額，確定應付賬款有無異常變動。審查付款處理是否合規(guī)。審查付款是否符合資金結(jié)算制度的要求；付款是否在會計審核的基礎(chǔ)上，經(jīng)過授權(quán)人審批；是否按確定的付款方式付給指定的收款人；核實付款金額和收款人是否正確；有無使用空白支票；已付貨款是否在發(fā)票上加蓋“付訖”戳記等。審計的分工與計劃（一）分工XXX：負責XXX：負責XXX：負責審計準備工作：收集、分析、評價采購管理制度。財務(wù)系統(tǒng)內(nèi)導出截至差何日的采購費用明細賬。了解公司審計年度內(nèi)采購預算、實際采購情況以及兩者的差異。了解公司的招投標管理現(xiàn)狀，包括：招投標方式、評標方式。了解非招投標物資采購的現(xiàn)狀：詢價、議價、比價。查閱外部審計的審計報告及工作底稿，必要時可利用外部審計的工作成果。2、現(xiàn)場審計工作時間安排（1）首次進場會議------（2）制度評估------（3）采購、合同管理、驗收、付款審計測試-----（4）現(xiàn)場溝通會議-------（5）審計問題的改善后續(xù)追蹤審計-------（6）出具審計報告及管理建議書-------采購審計所需資料清單前期資料物資采購預算財務(wù)會計資料相關(guān)制度規(guī)定：例如采購政策、采購程序制度授權(quán)審批制度、供應商管理制度、貨物倉儲制度、合同簽訂制度、憑證管理制度等。外部信息資料：例如同行業(yè)相關(guān)資料、物價水平和編號幅度、技術(shù)變化程度和供應商資料等采購預算制度及審批階段采購政策采購預算銷售計劃產(chǎn)品產(chǎn)量計劃生產(chǎn)作業(yè)計劃合同及訂單管理階段合同法及公司內(nèi)部有關(guān)合同制度《合格供應商名錄》及供應商有關(guān)資料采購招投標管理辦法招標過程有關(guān)文件合同正文和副本及合同臺賬物資采購申請單訂單及訂單臺賬驗收入庫階段采購發(fā)票運費單檢驗報告單入庫單退貨單付款申請表付款憑單轉(zhuǎn)賬憑證應付賬款明細賬材料采購明細賬對賬單（五）其他需相關(guān)部門提供的資料合同管理制度1范圍本標準規(guī)定了龍騰公司合同管理工作的管理機構(gòu)、職責、合同的授權(quán)委托、洽談、承辦、會簽、訂閱、履行和變更、終止及爭議處理和合同管理的處罰、獎勵；本標準適用于龍騰公司項目建設(shè)期間的各類合同管理工作，廠內(nèi)各類合同的管理，廠內(nèi)所屬各具法人資格的部門，參照本標準執(zhí)行。2規(guī)范性引用文件《中華人民共和國合同法》《龍騰公司合同管理辦法》3定義、符號、縮略語無4職責4.1總經(jīng)理：龍騰公司經(jīng)營管理的法定代表人。負責對廠內(nèi)各類合同管理工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導。以法人代表名義或授權(quán)委托他人簽訂各類合法合同，并對電廠負責。4.2工程部：是發(fā)電廠建設(shè)施工安裝等工程合同簽訂管理部門；負責簽訂管理基建、安裝、人工技術(shù)的工程合同。4.3經(jīng)營部：是合同簽訂管理部門，負責管理設(shè)備、材料、物資的訂購合同。4.5合同管理部門履行以下職責：4.5.1建立健全合同管理辦法并逐步完善規(guī)范；4.5.2參與合同的洽談、起草、審查、簽約、變更、解除以及合同的簽證、公證、調(diào)解、訴訟等活動，全程跟蹤和檢查合同的履行質(zhì)量；4.5.3審查、登記合同對方單位代表資格及單位資質(zhì)，包括營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營范圍、技術(shù)裝備、信譽、越區(qū)域經(jīng)營許可等證件及履約能力（必要時要求對方提供擔保），檢查合同的履行情況；4.5.4保管法人代表授權(quán)委托書、合同專用章，并按編號歸口使用；4.5.5建立合同管理臺帳，對合同文本資料進行編號統(tǒng)計管理；4.5.6組織對法規(guī)、制度的學習和貫徹執(zhí)行，定期向有關(guān)領(lǐng)導和部門報告工作；4.5.7在總經(jīng)理領(lǐng)導下，做好合同管理的其他工作，4.6工程技術(shù)部：專職合同管理員及材料、燃料供應部兼職合同管理員履行以下職責：4.6.1在主任領(lǐng)導下，做好本部門負責的各項合同的管理工作，負責保管“法人授權(quán)委托書”；4.6.2簽訂合同時，檢查對方的有關(guān)證件，對合同文本內(nèi)容依照法規(guī)進行檢查，檢查合同標的數(shù)量、金額、日期、地點、質(zhì)量要求、安全責任、違約責任是否明確，并提出補充及修改意見。重大問題應及時向有關(guān)領(lǐng)導報告，提出解決方案；4.6.3對專業(yè)對口的合同統(tǒng)一編號、登記、建立臺帳，分類整理歸檔。對合同承辦部門提供相關(guān)法規(guī)咨詢和日常協(xié)作服務(wù)工作；4.6.4工程技術(shù)部專職合同管理員負責收集整理各類合同，建立合同統(tǒng)計臺帳，并負責合同管理制度1范圍本標準規(guī)定了龍騰公司合同管理工作的管理機構(gòu)、職責、合同的授權(quán)委托、洽談、承辦、會簽、訂閱、履行和變更、終止及爭議處理和合同管理的處罰、獎勵；本標準適用于龍騰公司項目建設(shè)期間的各類合同管理工作，廠內(nèi)各類合同的管理，廠內(nèi)所屬各具法人資格的部門，參照本標準執(zhí)行。2規(guī)范性引用《中華人民共和國合同法》《龍騰公司合同管理辦法》3定義、符號、縮略語無4職責4.1總經(jīng)理：龍騰公司經(jīng)營管理的法定代表人。負責對廠內(nèi)各類合同管理工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導。以法人代表名義或授權(quán)委托他人簽訂各類合法合同，并對電廠負責。4.2工程部：是發(fā)電廠建設(shè)施工安裝等工程合同簽訂管理部門；負責簽訂管理基建、安裝、人工技術(shù)的工程合同。4.3經(jīng)營部：是合同簽訂管理部門，負責管理設(shè)備、材料、物資的訂購合同。4.5合同管理部門履行以下職責：4.5.1建立健全合同管理辦法并逐步完善規(guī)范；4.5.2參與合同的洽談、起草、審查、簽約、變更、解除以及合同的簽證、公證、調(diào)解、訴訟等活動，全程跟蹤和檢查合同的履行質(zhì)量；4.5.3審查、登記合同對方單位代表資格及單位資質(zhì)，包括營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營范圍、技術(shù)裝備、信譽、越區(qū)域經(jīng)營許可等證件及履約能力（必要時要求對方提供擔保），檢查合同的履行情況；4.5.4保管法人代表授權(quán)委托書、合同專用章，并按編號歸口使用；4.5.5建立合同管理臺帳，對合同文本資料進行編號統(tǒng)計管理；4.5.6組織對法規(guī)、制度的學習和貫徹執(zhí)行，定期向有關(guān)領(lǐng)導和部門報告工作；4.5.7在總經(jīng)理領(lǐng)導下，做好合同管理的其他工作，4.6工程技術(shù)部：專職合同