物業(yè)公司采購流程范文

物業(yè)公司采購流程范文第一篇物業(yè)公司采購流程范文第一篇城市花園物業(yè)管理公司質(zhì)量體系

--采購管理程序

1.目的

控制采購過程,保證所采購物資和服務(wù)符合質(zhì)量要求.

2.范圍

適用于公司內(nèi)各類物資和服務(wù)的采購管理.

3.職責(zé)

總經(jīng)理辦公室后勤主管負(fù)責(zé)物資采購的實施,行政副主任負(fù)責(zé)物資采購的管理控制.

品質(zhì)管理部負(fù)責(zé)組織對分供方進(jìn)行評定和控制.

各部門質(zhì)檢員或?qū)I(yè)技術(shù)人員負(fù)責(zé)采購物資和服務(wù)的驗收.

4.程序

根據(jù)采購物資對服務(wù)質(zhì)量的影響程序,將采購物資分為三類:

a類:對服務(wù)質(zhì)量有重大影響的物資.如:土建材料、木材、機電設(shè)備等.

b類:對服務(wù)質(zhì)量有直接影響的物資.如:娛樂設(shè)施、花草樹木、清潔物品用于客戶水電設(shè)施維修使用物資等.

c類:對服務(wù)質(zhì)量無明顯影響的物資.如:辦公文具等

采購資料

物資使用部門負(fù)責(zé)提供采購資料,包括:規(guī)格、名稱、價格、技術(shù)要求、相關(guān)國家、專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等.

總經(jīng)理辦公室后勤人員及時收集采購資料,不斷按《分供方評估管理程序》調(diào)整《合格分供方名單》,并保存采購資料.

采購計劃審批

各物資使用部門每月于25日前根據(jù)工作計劃,填寫《物資申請單》由部門經(jīng)理簽字后交總經(jīng)理辦公室后勤主管匯總后報總經(jīng)理審批.

《物資申請單》包括:物資名稱、規(guī)格、型號、等級、數(shù)量、價格、交貨期、技術(shù)要求、檢驗方法等內(nèi)容,必要時注明分供方名稱.

計劃審批后后勤主管安排倉管員根據(jù)庫存情況制作全公司采購計劃填寫《物資申請單》.

后勤主管審核公司《物資申請單》,并將各部門《物資申請單》于26日前同時報總經(jīng)理或其授權(quán)人審批.

審批工作在每月28日前完成.

采購員根據(jù)審批后的安排《物資申請單》及《合格分供方名單》實施采購.大批量集中采購于月底前完成.

后勤主管及時將各部門《物資申請單》中未列入全公司采購計劃項目反饋到各部門.

應(yīng)急物資的采購由部門經(jīng)理、總經(jīng)理助理審核后報總經(jīng)理批準(zhǔn).

固定資產(chǎn)和高額物資采購需加專項報告.

各級管理采購物資審批權(quán),按財務(wù)規(guī)定執(zhí)行.

需要采購服務(wù)的部門提出服務(wù)采購申請,經(jīng)部門經(jīng)理、總經(jīng)理助理審核后報總經(jīng)理審批.

按《分供方評估管理程序》或《設(shè)備(服務(wù))合格分供方名單》選擇合格分供方.

按《合同審批程序》實施簽訂合約,合約必須明確我方要求,及雙方承擔(dān)的責(zé)任.

嚴(yán)格履約.

采購物資的驗證

物資購進(jìn)后,采購員應(yīng)及時通知質(zhì)檢員辦理入庫報檢手續(xù);庫管員根據(jù)《物資申請單》項目進(jìn)行檢驗及入庫登記,填寫《入庫單》,做好臺帳記錄.

質(zhì)檢員對物資進(jìn)行驗收時,若發(fā)現(xiàn)物資有標(biāo)識破損、遺失、模糊、物品受潮、水跡、油跡、破裂等異樣,必須打開包裝進(jìn)行檢驗或向經(jīng)理報告,填寫《物資驗收單》.

如果采購物資需在分供方供貨處進(jìn)行檢驗時,由后勤主管負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門質(zhì)檢員與分供方聯(lián)系,實施現(xiàn)場驗證,認(rèn)真填寫《物資驗收單》.

如果客戶提出對我公司分供方驗證時,由后勤組負(fù)責(zé)雙方聯(lián)系,公司可以參考其意見,但客戶的驗證結(jié)果不能代替公司對采購物資的檢驗.

機電設(shè)備等技術(shù)性較強的物資驗收由物資申請部門組織或指定專人驗收其技術(shù)性能等.

使用部門(人)在使用物資前應(yīng)進(jìn)行驗收,以確保其質(zhì)量符合要求.

服務(wù)質(zhì)量驗收由服務(wù)申請部門負(fù)責(zé).

當(dāng)出現(xiàn)不合格物資時,由質(zhì)檢員填寫《不合格物資處理單》,并呈請部門經(jīng)理審批,由采購員按審批意見處理執(zhí)行.

對小批量采購的a、b類物及首次承接的分供方可采取全部檢驗的方法.

采購?fù)瓿珊蟛少彽挠嘘P(guān)文件由使用部門及后勤各自保存?zhèn)浞菀詡洳殚?

對采購服務(wù)不合格項由服務(wù)采購部門負(fù)責(zé)人根據(jù)合同等,要求分供方賠償或返工.

物資的保管按《倉庫管理程序》執(zhí)行.

5.監(jiān)督執(zhí)行

由總經(jīng)理辦公室監(jiān)督執(zhí)行.

6.支持性和相關(guān)性文件

**《a、b、c類物資合格供應(yīng)商名單》

**《倉庫管理程序》

**《設(shè)備(服務(wù))合格分供方名單》

7.質(zhì)量記錄及表格

**《物資申請單》

**《入庫單》

**《物資驗收單》

**《不合格物資處理單》

物業(yè)公司采購流程范文第二篇物業(yè)公司采購管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程(四)

1.目的

規(guī)范公司采購按理工作,確保公司采購物品符合規(guī)定要求。

2.適用范圍

適用于物業(yè)管理公司及下屬管理處的采購管理工作。

3.職責(zé)

(1)經(jīng)營部采購員負(fù)責(zé)物品的采購工作。

(2)公司/管理處倉庫管理員負(fù)責(zé)物品申購計劃的制定,物品的驗收,出、入倉手續(xù)的辦理以及庫存物品的保管工作。

(3)公司財務(wù)部經(jīng)理負(fù)責(zé)物品申購計劃的審核。

(4)管理處經(jīng)理負(fù)責(zé)零星物品、應(yīng)急物品的采購審批。

(5)公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)申購計劃的審批。

4.程序要點

(1)物品采購的申請范圍

a)凡公司為提供服務(wù)、管理所需要的有形物料、工具等,均屬采購申請范圍。

b)下列有形產(chǎn)品如公司倉庫無儲存時,應(yīng)提出采購計劃;

*公用設(shè)備設(shè)施、裝置運行、維護(hù)保養(yǎng)、檢修和更新所需的材料、配件、組件、單機和整機;

*為便于服務(wù)和管理所需添置的設(shè)備、設(shè)施、裝置;

*房屋本體及其他公共配套設(shè)施修繕?biāo)璧牟牧稀?/p>

(2)物品采購的申報程序

a)計劃采購物品的申報程序:

*倉庫管理員應(yīng)于每月25日前根據(jù)《倉庫管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》中的相關(guān)限額規(guī)定編制下月物品申購計劃表;

*物品申購計劃表,應(yīng)于每月26日交公司財務(wù)部經(jīng)理根據(jù)《倉庫管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》中的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審核;

*審核無誤的物品申購計劃表報公司總經(jīng)理審核;

*公司總經(jīng)理審批同意的物品申購計劃表交經(jīng)營部采購員按計劃購買。

b)零星物品的申購:

*零星物品的標(biāo)準(zhǔn):

--常用品以外的;

--數(shù)量較少的;

--倉庫中沒有儲存的;

*零星物品的申報程序:

--由使用部門填寫零星物品申購單;

--管理處會計審核;

--零星物品單位價值在500元以內(nèi)的,由管理處經(jīng)理審批;

--零星物品單位價值在500元以上的,報公司總經(jīng)理審批;

--審批手續(xù)完整的申購單交公司采購員購買。

c)應(yīng)急物品的申報程序:

*應(yīng)急物品的標(biāo)準(zhǔn):

--突發(fā)性急用物品;

--倉庫中沒有儲存的;

*應(yīng)急物品的申報程序:

--使用部門填寫應(yīng)急物品申報單;

--物品單位價值在1000元以下的,申購單交管理處經(jīng)理審批;

--物品單位價值在1000元以上的,申購單交公司總經(jīng)理審批;

--審批同意后交公司采購員購買。

(3)物品采購的時效

a)通用物品的采購。原則上應(yīng)在3個工作日內(nèi)完成,特殊情況報經(jīng)營部經(jīng)理或管理處經(jīng)理同意后另行處理。

b)特殊物品的采購。原則上應(yīng)在5個工作日內(nèi)完成,特殊情況報經(jīng)營部經(jīng)理或管理處經(jīng)理同意后另行處理。

c)零星物品的采購。原則上應(yīng)在1個工作日內(nèi)完成,特殊情況報經(jīng)營部經(jīng)理或管理處經(jīng)理同意后另行處理。

d)應(yīng)急物品的采購。原則上應(yīng)在3個小時內(nèi)完成,特殊情況報經(jīng)營部經(jīng)理或管理處經(jīng)理同意后另行處理。

(4)物品采購程序

a)公司采購員在采購物品時,應(yīng)按《物品難標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》中的相關(guān)要求選擇所需物品。

b)公司采購員在采購物品時,應(yīng)按照《分供方評審與管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》中的相關(guān)規(guī)定選擇評審合格的分供商。

c)批量物品的采購:

*采購員憑審批手續(xù)完整的采購計劃單到公司財務(wù)部按照《備用金管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》中的相關(guān)規(guī)定借支物品采購資金或支票;

*采購單位數(shù)量在10個以上的物品時,原則上應(yīng)通過評審合格的供應(yīng)商送貨上門;

*采購量不大或其他原因使供貨商不能送化上門的,由采購員到評審合格的分供商處購買;

*采購價值在50元以上物品時,采購員必須要求供應(yīng)商提供正式的xxx;

*采購員在合格供應(yīng)商處購買不到的物品,應(yīng)做到貨比三家,爭取采購物料質(zhì)優(yōu)價廉。

d)零星物品的采購:

*采購員憑審批手續(xù)完整的零星物資申購單,到管理處財務(wù)部辦理物品采購借支手續(xù);

*管理處財務(wù)部的相關(guān)人員按照《備用金管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》中的相關(guān)規(guī)定借支現(xiàn)金或支票;

*采購員原則上應(yīng)到評審合格的供應(yīng)商處購買,如合格供應(yīng)商處沒有所需物品,應(yīng)到物優(yōu)價廉的正規(guī)商店購買;

*購買價值在50元以上的物品,應(yīng)要求供貨方提供正式xxx。

e)應(yīng)急物品的采購:

*采購員憑審批完整的應(yīng)急物品申購單到管理處財務(wù)部辦理借支手續(xù);

*管理處財務(wù)部相關(guān)人員按照《備用金管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》中的相關(guān)規(guī)定借支現(xiàn)金或支票;

*采購員應(yīng)到距離公司較近的正規(guī)商店購買。

f)采購員應(yīng)將采購回來的物品按照《倉庫管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》中的相關(guān)規(guī)定及時送交倉庫辦理驗收入庫手續(xù)。

g)物品采購發(fā)生的費用,由采購員按照《費用報銷審核標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》中的相關(guān)規(guī)定到財務(wù)部辦理費用報銷手續(xù)。

(5)物品采購資料的保管

a)物品采購的申報資料由經(jīng)營部采購員長期保存。

b)物品采購的發(fā)票及驗收資料等,由公司財務(wù)部或倉庫相關(guān)人員于月末匯總后,在公司財務(wù)部或倉庫加密長期保存。

(6)本規(guī)程的執(zhí)行情況,作為相關(guān)人員績效考評的依據(jù)之一。

5.記錄

《物品采購計劃表》

6.相關(guān)支持性文件

a)《倉庫管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》

b)《備用金管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》

c)《物品驗證標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》

d)《分供方評審與管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》

e)《費用報銷審核標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》

物業(yè)公司采購流程范文第三篇物業(yè)公司采購管理規(guī)定(十三)

保證供方提供的物資和服務(wù)符合組織要求達(dá)到的規(guī)定標(biāo)準(zhǔn),對產(chǎn)品服務(wù)的最終實現(xiàn)提供優(yōu)質(zhì)保障;

適用范圍

適用于公司對物資采購的控制及對評價、選擇供方服務(wù)的管理;

管理部根據(jù)實際情況,選擇物資供應(yīng)商和供方,并進(jìn)行供方評審確定物資供應(yīng)商和供方名單;

辦公室負(fù)責(zé)員工標(biāo)識、辦公用品等物資的采購,管理部負(fù)責(zé)其它物資的采購;并分別制定《物資采購計劃單》;;

各相關(guān)責(zé)任部門負(fù)責(zé)物業(yè)管理過程供方提供服務(wù)的控制;

各倉庫由各部門(管理處)負(fù)責(zé)管理,倉管員負(fù)責(zé)各類已采購物資的質(zhì)量、數(shù)量、驗收及采購物資的保存;

總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批《物資采購計劃單》;

供方評審

相關(guān)專業(yè)人員配合管理部選擇物資供應(yīng)商或服務(wù)供方,選擇依據(jù)包括但不限于:

a)公司現(xiàn)狀及發(fā)展目標(biāo);

b)供方基本情況,例如服務(wù)態(tài)度、營業(yè)執(zhí)照及地理位置等,服務(wù)供方還應(yīng)考察人員基本素質(zhì)及服務(wù)水平是否能達(dá)到公司要求;

管理部組織人員進(jìn)行供方評審,評審內(nèi)容包括但不限于:

a)營業(yè)執(zhí)照和產(chǎn)品經(jīng)營資格證書或執(zhí)業(yè)資質(zhì)證書;

b)顧客滿意率及行業(yè)中的聲譽和口碑;

c)有人員和設(shè)備能保證及時提供配件和售后服務(wù),從業(yè)人員的持證上崗率合格;

d)評審時的物資樣品質(zhì)量達(dá)到100%,現(xiàn)場操作人員服務(wù)質(zhì)量達(dá)到100%的合格;

e)在保證質(zhì)量的前提下考慮價格;

f)評審?fù)戤?管理部填寫《供方評審報告》;

評審合格的物資供應(yīng)商在《合格物資供應(yīng)商名單》中登記,合格服務(wù)供方在《合格供方名單》中登記。不合格者,由管理部填寫《不合格報告》不予登記,《合格物資供應(yīng)商名單》和《合格供方名單》由管理部編制,總經(jīng)理審批;

管理部對評審合格的物資供應(yīng)商和供方每年進(jìn)行復(fù)評,填寫《物資供應(yīng)商評價報告》和《供方評價報告》以保證其持續(xù)提供合格產(chǎn)品的能力,復(fù)評不合格者,應(yīng)從《合格物資供應(yīng)商名單》和《合格供方名單》中除名。

各部門、小區(qū)與合格的服務(wù)供方簽訂服務(wù)分包合同時在合同中應(yīng)明確:

a)提供服務(wù)的范圍、期限、質(zhì)量要求;

b)公司對供方所提供服務(wù)的監(jiān)督方法和供方的保證措施;

c)雙方的權(quán)利和義務(wù);

d)違約責(zé)任,賠償?shù)仁马?

當(dāng)合格物資供應(yīng)商和供方在提供產(chǎn)品或服務(wù)中出現(xiàn)問題時,各責(zé)任部門應(yīng)會同采購人員采取以下措施,以保證產(chǎn)品、服務(wù)符合要求:

a)與供應(yīng)商或供方溝通,要求其采取糾正措施將出現(xiàn)不合格產(chǎn)品的機率降至最低,必要時向其提供一定的幫助。

b)嚴(yán)密采購的驗證或檢驗過程,嚴(yán)格監(jiān)控供方提供服務(wù)的過程。

c)根據(jù)合同限制或停止物資供應(yīng)商供貨/供方的服務(wù),并從《合格物資供應(yīng)商名單》和《合格供方名單》中另選供應(yīng)商或供方以保證產(chǎn)品實現(xiàn)。

采購

每月底各部門(管理處)制定下月《物資需求計劃》交綜合辦;

綜合辦根據(jù)各部門(管理處)的《物資需求計劃》制定公司下月,

《物資采購計劃單》,《物資采購計劃單》應(yīng)包括:采購物資的名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量及所購物資的質(zhì)量等級和要求;

采購人員根據(jù)《物資采購計劃單》內(nèi)容在《合格物資供應(yīng)商名單》中選購,如果該物資無法在合格的物資供應(yīng)商中選購時,采購人員應(yīng)上報綜合辦經(jīng)理,由綜合辦經(jīng)理組織人員重新選擇物資供應(yīng)商進(jìn)行臨時評審,臨時評審準(zhǔn)則根據(jù)實際情況而定,至少應(yīng)包括供方評審內(nèi)容中的'a、d'項;

各部門(管理處)每月初按本部門(管理處)本月《物資需求計劃》到公司倉庫領(lǐng)取本月所需物資,如遇突發(fā)事件需另外購買時,部門(管理處)負(fù)責(zé)人可決定臨時購買,但應(yīng)向綜合辦經(jīng)理說明,各小區(qū)管理處主任可決定單價在200元(含200元)以下物資的采購,大廈管理處主任可決定單價在500元(含500元)以下物資的采購;

服務(wù)供方項目應(yīng)由相關(guān)部門根據(jù)顧客要求進(jìn)行評審,并填寫《服務(wù)分包申請計劃》、《服務(wù)分包申請計劃單》包括:服務(wù)項目范圍、質(zhì)量要求、期限等,經(jīng)授權(quán)人審批后報管理部。

綜合辦根據(jù)《服務(wù)分包申請計劃單》內(nèi)容在合格的供方名單中選擇適當(dāng)?shù)墓┓健?/p>

物資的驗證與接收。

所有采購的物資,由有關(guān)采購部門或申購部門根據(jù)具體產(chǎn)品驗收的必要性和采購文件、資料和驗證標(biāo)準(zhǔn)分別對產(chǎn)品進(jìn)行驗證,并記錄驗證結(jié)果,及時通知倉管員進(jìn)行檢驗和入庫,倉管員按《采購物資檢驗規(guī)程》進(jìn)行驗收。

如果有必要在供方現(xiàn)場檢驗時,應(yīng)檢驗合格后進(jìn)行記錄才給予放行。

對于服務(wù)分包項目應(yīng)由分管部門在服務(wù)過程中對其服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行定期和不定期檢查,其中屬一次性分包服務(wù)項目如:外墻清洗,管理處必須加強過程的連續(xù)監(jiān)控和采取竣工驗收,明確其是否符合有關(guān)規(guī)定和合同的要求。

相關(guān)文件

a)《合格物資供應(yīng)商名單》qr-c

b)《合格供方名單》qr-c

c)《服務(wù)分包合同》

d)《物資供應(yīng)商評價報告》qr-c

e)《供方評價報告》qr-c

f)《物資采購計劃單》qr-c

g)《服務(wù)分包申請計劃單》qr-c

h)《采購物資檢驗規(guī)程》

i)《供方評審報告》qr-c

物業(yè)公司采購流程范文第四篇物業(yè)公司采購物資管理規(guī)定

1、各部門每周六上午把下周采購預(yù)算和工作快報一起上交總經(jīng)理批準(zhǔn)

2、按批準(zhǔn)預(yù)算,由使用部門填寫申購單,部門經(jīng)理簽字后,送采購部進(jìn)行詢價,原則上以貨比三家及以最佳質(zhì)量、最合理價格取舍,在可能范圍內(nèi)附上報價單及說明書,然后送財務(wù)經(jīng)理審核及總經(jīng)理審批,以此作為采購依據(jù),經(jīng)財務(wù)經(jīng)理和總經(jīng)理批準(zhǔn)后,購買入庫;

3、未經(jīng)批準(zhǔn)的采購申請單一律不準(zhǔn)采購,禁止先買后批;

4、如有預(yù)算之外的緊急采購或臨時采購,需報總經(jīng)理批準(zhǔn),如無總經(jīng)理批準(zhǔn),采購部一概不予受理;

5、為提高采購工作效率和部門協(xié)調(diào),各部門物資需求一般需提前3天報單;

6、每周一和每周三為采購申報日,各部門在此兩天將申購單交采購部;

7、為便于采購工作流轉(zhuǎn),每周二及周四10:00-11:0014:00-15:00擬定為請示財務(wù)經(jīng)理和總經(jīng)理審批申購單時間;

8、實行部門成本核算控制制度,即各部門購買、領(lǐng)用物資費用(單項、小額款)由各部門自行控制,如當(dāng)月成本超出預(yù)算或規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)將由責(zé)任人承擔(dān)賠償責(zé)任;

9、各部門申購單上需注明物資規(guī)格、數(shù)量、尺寸、用途、材質(zhì)及特殊要求等,以方便采購,如發(fā)生采購失誤(重復(fù)購買、采購過剩、多余購買等),將由相應(yīng)責(zé)任人賠償。

簽署人:**物業(yè)管理有限公司

物業(yè)公司采購流程范文第五篇總則

為了規(guī)范公司采購行為,兼顧效率及成本,在保證公司日常運營所需物資按時、按質(zhì)、按量交付