人員備案與檔案管理制度

人員備案與檔案管理制度1.適用范圍本制度適用于我司全部在職人員、實(shí)習(xí)生以及外包人員的人員備案與檔案管理工作。2.目的為了規(guī)范我司人員備案與檔案管理工作，確保人事管理的準(zhǔn)確性及時(shí)性和完整性，建立一個(gè)有效的人事檔案體系，提高人事管理的科學(xué)性和效率。3.定義3.1人員備案：指對(duì)入職、更改、離職、解除合同等情況下的人員信息進(jìn)行登記和管理的過(guò)程。3.2人事檔案：指對(duì)公司員工的個(gè)人信息、工作經(jīng)過(guò)、培訓(xùn)記錄、績(jī)效評(píng)定等文件資料的整理和保管。4.人員備案管理流程4.1新員工入職備案4.1.1當(dāng)新員工成功通過(guò)招聘流程，并與公司簽訂勞動(dòng)合同后，人力資源部將對(duì)其進(jìn)行入職備案。4.1.2新員工需供應(yīng)身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書復(fù)印件、照片等必需文件，以便完成入職備案。4.1.3人力資源部將依據(jù)供應(yīng)的信息完成入職登記表，并將相關(guān)信息錄入人事系統(tǒng)。4.1.4入職登記表包含員工個(gè)人基本信息、工作崗位、薪資待遇、辦公用品領(lǐng)取等內(nèi)容。4.1.5相關(guān)部門負(fù)責(zé)人收到入職通知后，依照入職登記表的要求為新員工進(jìn)行相應(yīng)的布置和培訓(xùn)。4.1.6入職備案完畢后，員工將被調(diào)配員工編號(hào)，并告知使用員工卡及其他相關(guān)事項(xiàng)。4.2更改備案4.2.1當(dāng)員工發(fā)生晉升、降職、轉(zhuǎn)崗、調(diào)動(dòng)等更改情況時(shí)，員工本人或相關(guān)部門負(fù)責(zé)人必需及時(shí)向人力資源部提出更改備案申請(qǐng)。4.2.2更改備案申請(qǐng)應(yīng)包含員工個(gè)人基本信息、更改原因、更改日期、崗位調(diào)整等內(nèi)容。4.2.3人力資源部收到更改備案申請(qǐng)后，進(jìn)行審核后將相關(guān)信息更新到人事系統(tǒng)。4.2.4相關(guān)部門負(fù)責(zé)人收到更改通知后，依照更改備案申請(qǐng)的要求為員工進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整和培訓(xùn)。4.3離職備案4.3.1當(dāng)員工提出離職申請(qǐng)時(shí)，應(yīng)在離職前提交離職申請(qǐng)書，并告知人力資源部。4.3.2人力資源部將收到的離職申請(qǐng)進(jìn)行審核，并核實(shí)離職原因和日期。4.3.3離職備案應(yīng)包含員工個(gè)人基本信息、離職原因、離職日期等內(nèi)容。4.3.4人力資源部將審核通過(guò)的離職備案信息記錄到人事系統(tǒng)，并辦理離職手續(xù)。4.3.5離職手續(xù)包含員工勞動(dòng)合同解除、社會(huì)保險(xiǎn)注銷、工資結(jié)算等事項(xiàng)。4.3.6離職備案完畢后，人力資源部將員工檔案移交至歸檔管理部門進(jìn)行歸檔保管。5.人事檔案管理流程5.1檔案管理責(zé)任部門5.1.1歸檔管理部門負(fù)責(zé)公司內(nèi)全部員工的檔案管理工作。5.2檔案存儲(chǔ)和訪問(wèn)5.2.1全部員工的檔案必需依照檔案系統(tǒng)的規(guī)定進(jìn)行存儲(chǔ)和保管。5.2.2檔案歸檔管理部門負(fù)責(zé)對(duì)員工檔案的存放、整理、檢索和借閱。5.2.3員工可以隨時(shí)向歸檔管理部門申請(qǐng)查閱本身的檔案，但不得擅自拆卸、借閱他人檔案。5.2.4員工申請(qǐng)查閱檔案時(shí)需填寫查檔申請(qǐng)表，并經(jīng)上級(jí)主管部門批準(zhǔn)后方可進(jìn)行查閱。5.3檔案保管期限5.3.1員工檔案原則上要保管至員工離職后5年。5.3.2對(duì)于涉及合同糾紛、勞動(dòng)爭(zhēng)議等特殊情況下的員工檔案，要依照相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定保管。5.3.3員工離職后，檔案歸檔管理部門需做好檔案的密封和標(biāo)識(shí)，并依照規(guī)定的時(shí)限進(jìn)行保管。6.信息安全與保密6.1全部員工檔案信息必需嚴(yán)格保密，未經(jīng)授權(quán)不得泄露。6.2檔案歸檔管理部門應(yīng)加強(qiáng)檔案的物理安全措施，防止檔案的破壞、滅失和泄露。6.3檔案歸檔管理部門應(yīng)定期進(jìn)行檔案存儲(chǔ)設(shè)備的檢查和維護(hù)，確保檔案信息的安全性。6.4員工離職時(shí)，其檔案必需進(jìn)行安全銷毀，包含紙質(zhì)檔案的銷毀或電子檔案的徹底清除。7.違規(guī)處理7.1對(duì)于有意供應(yīng)虛假人員備案信息的員工，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將視情節(jié)輕重予以相應(yīng)的紀(jì)律處分。7.2對(duì)于違反檔案管理制度的員工，將依照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，并可能受到相應(yīng)的法律責(zé)任。8.其他事項(xiàng)8.1本制度的解釋權(quán)歸公司全部。8.2本制度的修改和增補(bǔ)由人力資源部提出，并經(jīng)公司管理層