基于信息化的高校修繕工程全流程管理優(yōu)化研究

[摘要]隨著中國現(xiàn)代化進(jìn)程的加速，高校在學(xué)科建設(shè)與科技創(chuàng)新方面的需求日益增長，修繕改造工程成為支撐這些發(fā)展的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。文章以S大學(xué)為例，探討了高校修繕工程全流程管理的現(xiàn)狀與挑戰(zhàn)。文章分析了支出項目端的資金來源問題、過程管理問題，提出了建立修繕工程一體化管理系統(tǒng)的解決方案，旨在通過信息化手段實現(xiàn)工程管理的規(guī)范化、審批流程的加速和支付流程的無紙化。該系統(tǒng)可整合各參與方的工作流程，提高資金使用效率，降低財務(wù)管理成本，并確保資金支付的安全性。[關(guān)鍵詞]高校修繕工程；全流程管理；信息化；無紙化支付；電子合同隨著中國式現(xiàn)代化的不斷發(fā)展，各地高校為滿足國家人才需求與技術(shù)需求，不斷深化改革學(xué)科建設(shè)，從重點實驗室的建設(shè)到重大科技創(chuàng)新平臺建設(shè)，無一不需要修繕改造工程的參與。S大學(xué)作為華南地區(qū)雙一流重點高校，依托廣州、深圳、珠海三地形成了“三校區(qū)、五校園”的發(fā)展布局，修繕工程量可達(dá)到年均千余次。作為高校重點日常經(jīng)濟(jì)活動之一，修繕改造工程起著非常重要的作用。除經(jīng)常性校園修繕需求之外，還囊括了校園舊樓翻新改造、室內(nèi)專業(yè)用途改造、實驗室升級改造等，使得工程支付審核成為高校財務(wù)工作中突出的業(yè)務(wù)模塊。一、S大學(xué)修繕工程支付審核現(xiàn)狀修繕工程的全流程管理包括方案設(shè)計、概算框定、立項審批、施工方選定、消防備案、施工現(xiàn)場管理、竣工驗收、消防驗收、結(jié)算審核、支付申請、支付審核。每一步都會由特定的參與方進(jìn)行處理并產(chǎn)生相應(yīng)的審批、審核材料。這些材料都會成為工程款支付的原始憑證附件，而工程支付審核作為工程全流程管理的最后一步，需將所有環(huán)節(jié)產(chǎn)生的材料歸集起來，并確保其正確性與合理性，再進(jìn)行支付，同時將所有附件作為原始憑證附件進(jìn)行歸檔。但這也給財務(wù)工作帶來了很多問題，主要有以下兩種。（一）支出項目端作為預(yù)算單位，高等院校的修繕工程相關(guān)支出的資金來源主要是依靠財政撥款與單位自籌經(jīng)費。而相較于其他行政事業(yè)單位，高校的另一大資金來源就是競爭性科研經(jīng)費。通常，高校的修繕工程統(tǒng)屬特定部門專管。以S大學(xué)為例，總務(wù)部統(tǒng)管修繕經(jīng)費的預(yù)算編制與執(zhí)行，同時還參與立項審批、施工管理、竣工驗收、結(jié)算審核與支付申請等，是修繕工程的主管部門。每年在編制預(yù)算時，除有計劃的專項預(yù)算外，統(tǒng)籌規(guī)劃的校園修繕費無法將所有可能的修繕行為，包括各機(jī)關(guān)單位、學(xué)院與直屬機(jī)構(gòu)等二級單位的修繕需求納入其中，導(dǎo)致各二級單位需要使用各自的部門經(jīng)費。而對于某些實驗室特定需求的翻新改造，需要實驗室負(fù)責(zé)人使用自己管理的科研經(jīng)費進(jìn)行支出。如此就產(chǎn)生了支出項目管理的缺陷。1.立項與經(jīng)費審批流程的缺失出現(xiàn)該問題較多的地方在二級單位修繕與科研經(jīng)費負(fù)責(zé)人提出的修繕需求。由于各二級單位與科研項目的負(fù)責(zé)人提出的修繕需求相對較簡單，金額較小，經(jīng)常會出現(xiàn)相關(guān)經(jīng)辦人自行尋找施工隊，提出需求并要求其按照要求進(jìn)行施工。所產(chǎn)生的結(jié)果就是在報銷時，無法找到合適的報銷模板。使用工程款模板時，又因未能正常立項而無法備齊所要求的全套修繕工程材料?；蝽椖控?fù)責(zé)人在報銷時才發(fā)現(xiàn)，其科研經(jīng)費不包含修繕預(yù)算，導(dǎo)致無法報銷。對預(yù)算經(jīng)費而言，其管理要求相比科研經(jīng)費更高，因此，如遇未經(jīng)立項的二級單位修繕，工程審核崗會要求二級單位對提出的修繕需求進(jìn)行補充立項與驗收，同時對工程款進(jìn)行結(jié)算審核。最后由總務(wù)部提起支付申請，按照學(xué)校最終審定金額予以支付。而考慮到科研經(jīng)費嚴(yán)格的預(yù)算限制，相關(guān)的小金額修繕在經(jīng)與總務(wù)部門溝通后，可按照委托業(yè)務(wù)費予以開支。但由此就造成了事后審批立項與經(jīng)濟(jì)分類人為合理化的情況，存在一定的工程風(fēng)險與不能正確反映經(jīng)濟(jì)行為的可能性。2.實際支出所使用的經(jīng)費與立項審批經(jīng)費不一致該問題常出現(xiàn)在科研經(jīng)費開支工程修繕費或工期較長的情況下。由于總務(wù)部不是科研經(jīng)費主管部門，同時也無法像財務(wù)處核算崗一樣熟悉校內(nèi)各種類型經(jīng)費的使用要求，也無法確認(rèn)經(jīng)費項目是否有足夠的經(jīng)費來支撐修繕需求。在立項的過程中，只能采取“相信”的態(tài)度予以審批。在最終支付時，經(jīng)常會遇到“項目沒有預(yù)算，需要更換項目”或“項目預(yù)算余額不足，需要更換項目”的情況。（二）過程管理端在工程管理的全過程中，最顯著的三個問題為：合同倒簽行為、支付流程煩瑣以及工程單附件量巨大導(dǎo)致的審核風(fēng)險與原始憑證歸檔問題。1.合同倒簽問題合同倒簽問題屬于S大學(xué)支付審核的重點問題，也是審計的重要關(guān)注點。正確的合同簽訂與支付順序有利于預(yù)算的編制與執(zhí)行，可更好地篩選服務(wù)供應(yīng)商，以便建立良好的契約精神，劃清責(zé)任，避免不必要的經(jīng)濟(jì)糾紛帶來的聲譽風(fēng)險。倒簽情況通常發(fā)生在對修繕工程立項不熟悉的二級單位及項目負(fù)責(zé)人的緊急修繕需求中，如房屋漏水等。目前，為避免經(jīng)常性合同簽訂所采取的管理方式為誠信庫管理?？倓?wù)部聯(lián)合招投標(biāo)中心，每年會公開招標(biāo)，尋求年度合作的工程服務(wù)供應(yīng)商并納入誠信庫單位，對20萬元以下的單項修繕工程，施行委托施工。但該誠信庫的工程管理模塊僅限于總務(wù)部內(nèi)部使用，其他二級單位或個人對于修繕的概念仍多處于“這屬于委托業(yè)務(wù)”的認(rèn)知中，并堅持執(zhí)行S大學(xué)對于委托業(yè)務(wù)20000元以下無須簽合同的規(guī)定。2.支付流程煩瑣通常，工程服務(wù)供應(yīng)商對于工程款的回款要求都較為嚴(yán)格，其主要原因是工程款牽扯較多施工人員的勞務(wù)收入。而財務(wù)處作為工程款支付的最終審核部門，所承受的壓力是巨大的。根據(jù)S大學(xué)現(xiàn)行的支付流程要求，從供應(yīng)商完成工作開始，總務(wù)部門會委托監(jiān)理單位對工程量出具驗收意見，請校保衛(wèi)部出具消防驗收意見。待驗收通過后，委托造價咨詢單位對施工方提交的竣工結(jié)算書進(jìn)行初步結(jié)算審核，然后，總務(wù)部造價科對造價咨詢單位出具的材料進(jìn)一步審核，出具結(jié)算審核表。如工程造價超過20萬元，相關(guān)材料會繼續(xù)提交至學(xué)校審計處進(jìn)行工程審計，出具結(jié)算審計表。如工程服務(wù)供應(yīng)商認(rèn)可最終的審定金額，即可開具對應(yīng)金額發(fā)票，提交支付申請書，由總務(wù)部相關(guān)負(fù)責(zé)人在申請書上簽字，并發(fā)起線上支付申請流程，請審計處領(lǐng)導(dǎo)會簽后，服務(wù)類由分管校領(lǐng)導(dǎo)簽署意見，施工類由主要校領(lǐng)導(dǎo)簽署意見后進(jìn)行支付操作。由于支付流程所產(chǎn)生的相關(guān)文件均會物理流轉(zhuǎn)至各部門或服務(wù)商進(jìn)行簽字或加蓋各類原始章，流轉(zhuǎn)效率非常低下，從而導(dǎo)致支付流程冗長，留給工程支付審核崗的時間非常有限。同時，容易造成“支付流程堵車”的情況。為減少物理流轉(zhuǎn)次數(shù)，通常會在某個環(huán)節(jié)累計工作量至一定程度，再“打包一起”流轉(zhuǎn)至下一環(huán)節(jié)，導(dǎo)致支付流程的“水錘效應(yīng)”，尤其在中期、年終預(yù)算檢查與農(nóng)歷新年前，修繕工程的支付量會陡增，造成工作量的積壓，日常報銷效率降低。3.工程單附件量巨大導(dǎo)致的審核風(fēng)險與憑證歸檔問題修繕工程報銷的附件材料非常多，包括但不限于：OA文件處理表、支付函、支付申請書、發(fā)票、發(fā)票驗真、立項審批表或工程立項決議、竣工驗收表、消防備案表、消防驗收表、結(jié)算審核（計）表、工程結(jié)算書、中標(biāo)通知書、合同或委托單、工程量清單、招標(biāo)控制價、設(shè)計圖紙等。工程支付審核崗是資金安全支付的最后一個環(huán)節(jié)，工作人員不僅需要關(guān)注附件是否齊全，更需要關(guān)注每一份材料是否為對應(yīng)工程款所需的附件以及附件內(nèi)容的正確性、一致性與合理性。因此，修繕工程在審核的過程中容易產(chǎn)生疏漏，造成一定的支付風(fēng)險。另外值得注意的是，原始材料中包含大量的專業(yè)材料，如工程結(jié)算書，工程造價越高，結(jié)算書越厚。有時，結(jié)算書厚度可達(dá)200頁左右，造成一份工程報銷單即可裝訂成兩冊甚至三冊記賬憑證，大大浪費了憑證保管資源，增加了財務(wù)管理成本。二、解決目前問題的方法鑒于目前的修繕工程財務(wù)面臨的問題以及該業(yè)務(wù)對報銷附件相對模式化的特點，S大學(xué)財務(wù)應(yīng)結(jié)合學(xué)校信息平臺現(xiàn)有的系統(tǒng)模式，聯(lián)合各部門建設(shè)修繕工程一體化系統(tǒng)，旨在對修繕工程實施規(guī)范化的管理，加快審批，減少物理流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，達(dá)到修繕工程全電子流程、無紙化支付的最終目的。目前，校內(nèi)修繕工程各參與方在信息系統(tǒng)層面仍相互獨立，尤其是施工方。因此，可以建立工程一體化管理平臺。當(dāng)供應(yīng)商被允許參與校內(nèi)修繕工程項目后，可在供應(yīng)商端注冊，簽訂電子合同并提交合同系統(tǒng)審核，完成合同簽訂后，相關(guān)信息會被推送至工程管理系統(tǒng)入庫。在工程管理系統(tǒng)中，二級單位可提交修繕需求，總務(wù)部可在庫中選取設(shè)計單位與造價咨詢單位針對需求設(shè)計、出具設(shè)計圖，并根據(jù)設(shè)計方案框定工程量與預(yù)算，將預(yù)算反饋至需求端。二級單位可根據(jù)實際情況安排合理的項目，再由經(jīng)費主管部門進(jìn)行審批立項，待立項完成后，財務(wù)處將該項目中的工程預(yù)算凍結(jié)處理，做專款專用；保衛(wèi)部門對項目的消防進(jìn)行審核備案。在工程實施完畢后，施工方可在工程管理系統(tǒng)中發(fā)起竣工申請。該申請分別流轉(zhuǎn)至需求單位、監(jiān)理單位、保衛(wèi)部門進(jìn)行相關(guān)驗收并出具會簽意見。最終由總務(wù)部門簽署驗收意見，同意施工單位發(fā)起的結(jié)算請求。此時，施工單位可上傳工程結(jié)算書，交造價咨詢單位出具造價審定意見。根據(jù)審定的結(jié)算金額，流轉(zhuǎn)至總務(wù)部造價科或?qū)徲嬏幑こ炭七M(jìn)行結(jié)算款的審核或?qū)徲嫛Ｗ罱K審定金額反饋至施工單位，如無異議，可直接開具等額的電子發(fā)票或數(shù)電發(fā)票、區(qū)塊鏈發(fā)票。此類票據(jù)難以篡改、可追溯、公開透明，可最大程度保證票據(jù)的真實性[1]。將發(fā)票上傳至系統(tǒng)進(jìn)行支付申請。該申請由總務(wù)部流轉(zhuǎn)至分管校領(lǐng)導(dǎo)或主要校領(lǐng)導(dǎo)簽署意見后，交財務(wù)處處理。工程審核崗可根據(jù)各項電子材料出具電子憑證，完成修繕工程款的支付。三、工程管理一體化平臺建設(shè)的意義利用工程管理一體化平臺，可以從根本上解決合同倒簽、支付流程煩瑣的問題，還可以初步實現(xiàn)無紙化工程款支付。目前，尚未建立該平臺的原因主要是出于對資金支付安全與原始憑證附件備查的考慮。然而，工程管理一體化平臺的建立，主要運用了電子簽名技術(shù)與數(shù)電發(fā)票技術(shù)，結(jié)合多方參與，形成去中心化的信息流轉(zhuǎn)與共享，能最大程度確保信息的真實性與安全性。立項審批原本由工程主管單位一方審批，而在一體化平臺中，原工程主管部門僅可發(fā)起立項，而立項的最終確認(rèn)需由第三方設(shè)計，并進(jìn)行概算、工程量的確認(rèn)，經(jīng)費主管部門審批方可完成立項。這樣既可保證工程按既定方案實施，也可保證經(jīng)費的有效使用。數(shù)字簽名技術(shù)為原始材料的真實性提供了法律依據(jù)與保障，可以最大程度避免造假情況的發(fā)生[2]。如需問責(zé)，也可輕松追根溯源。2024年4月1日，《第三方電子合同服務(wù)平臺信息安全技術(shù)要求》國標(biāo)實施，國標(biāo)已對電子合同的基本要求、訂立過程與安全、儲存與應(yīng)用安全、安全運維制定了相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，利用國內(nèi)領(lǐng)先的電子合同與電子簽云服務(wù)平臺，提供電子簽名和電子印章管理，實現(xiàn)安全簽訂無紙化合同。而全電子發(fā)票的優(yōu)勢在于無需紙質(zhì)介質(zhì)、無需稅控設(shè)備、全國統(tǒng)一賦碼，有助于實現(xiàn)財務(wù)報銷全環(huán)節(jié)及會計檔案保管的電子化[3]。四、結(jié)語全面信息化管理不僅有助于高校修繕工程的管理，加快審批流程，提高報賬效率，做到全流程順序邏輯清晰、各關(guān)鍵節(jié)點留痕可溯，更有助于會計檔案的保存，避免了