科研事業(yè)單位材料采購內(nèi)部審計(jì)要點(diǎn)

引言黨的十八大明確提出“科技創(chuàng)新是提高社會(huì)生產(chǎn)力和綜合國力的戰(zhàn)略支撐，必須擺在國家發(fā)展全局的核心位置?！彪S著國家科技創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)發(fā)展戰(zhàn)略的實(shí)施，國家對科研經(jīng)費(fèi)投入逐年增加，根據(jù)國家統(tǒng)計(jì)局初步測算，2021年我國全社會(huì)研究與試驗(yàn)發(fā)展（R&D）經(jīng)費(fèi)投入為27864億元，比上年增長14.2%?？蒲惺聵I(yè)單位作為國家戰(zhàn)略科技力量主力軍，科研經(jīng)費(fèi)也逐年增加。材料采購費(fèi)用是科研經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)支出的重要組成部分，做好材料采購業(yè)務(wù)的真實(shí)性、合法性、合規(guī)性審計(jì)是履行內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督責(zé)任的重要工作。一、科研事業(yè)單位材料采購業(yè)務(wù)特點(diǎn)以基礎(chǔ)研究為主的科研事業(yè)單位，實(shí)驗(yàn)用材料主要分為實(shí)驗(yàn)試劑和實(shí)驗(yàn)耗材兩大類，實(shí)驗(yàn)材料種類多，專一性強(qiáng)，具有少量多次的特點(diǎn)。從流程上來講，材料采購流程涉及人、財(cái)、物，是貪污、舞弊的高發(fā)領(lǐng)域；材料采購流程復(fù)雜，操作風(fēng)險(xiǎn)高，容易出現(xiàn)內(nèi)部控制流程設(shè)計(jì)不合理、操作失誤的情況。從采購形式來講，科研事業(yè)單位材料采購主要分為集中采購和分散采購兩種形式。本文主要以分散采購為例分析科研事業(yè)單位材料采購的審計(jì)要點(diǎn)。二、材料采購流程及關(guān)鍵控制點(diǎn)根據(jù)國家法律法規(guī)規(guī)定，結(jié)合科研事業(yè)單位材料采購業(yè)務(wù)活動(dòng)特點(diǎn)，從內(nèi)部控制角度看，材料采購活動(dòng)的業(yè)務(wù)流程分為“采購申請-采購組織-合同簽訂-入庫驗(yàn)收-報(bào)銷付款”五個(gè)主要環(huán)節(jié)，其中采購組織可在采購審批前進(jìn)行，在采購申請時(shí)同時(shí)提交相關(guān)記錄材料。各采購環(huán)節(jié)關(guān)鍵控制點(diǎn)、流程描述及生成文件表1所示。三、材料采購的審計(jì)程序及審計(jì)要點(diǎn)（一）審計(jì)準(zhǔn)備階段審計(jì)準(zhǔn)備階段的主要工作包括審計(jì)方案的編制和發(fā)送審計(jì)通知書。首先，通過訪談、查閱資料等方式了解材料采購總體概況。收集國家法律法規(guī)和單位內(nèi)部材料采購、財(cái)務(wù)報(bào)銷管理制度，對制度進(jìn)行梳理，了解財(cái)務(wù)報(bào)銷的制度要求和報(bào)銷流程；了解單位內(nèi)部職能部門分工，對課題組和材料管理部門進(jìn)行訪談，了解內(nèi)部控制流程設(shè)計(jì)和執(zhí)行情況；獲取審計(jì)期間內(nèi)年度預(yù)算報(bào)表、決算報(bào)表、材料采購明細(xì)賬，了解材料采購總體情況和年度預(yù)算執(zhí)行情況，分析采購規(guī)模變動(dòng)趨勢、報(bào)銷數(shù)據(jù)特征和分布情況；獲取近年來內(nèi)、外部審計(jì)報(bào)告、巡視報(bào)告，了解材料采購已發(fā)現(xiàn)問題及整改情況。其次，基于以上工作，確定人員分工、時(shí)間安排、審計(jì)重點(diǎn)及擬采取的審計(jì)程序，編制審計(jì)方案。審計(jì)方案應(yīng)包括審計(jì)項(xiàng)目名稱、審計(jì)期間、采購業(yè)務(wù)概況、計(jì)劃實(shí)施的審計(jì)程序等信息。在審計(jì)方案和時(shí)間安排確定后，向被審計(jì)單位下發(fā)審計(jì)通知書。（二）審計(jì)實(shí)施階段審計(jì)實(shí)施階段的主要工作包括實(shí)施控制測試、分析性程序和實(shí)質(zhì)性程序?？刂茰y試的第一步是通過詢問、觀察等方式，了解科研事業(yè)單位材料采購內(nèi)部控制流程的設(shè)計(jì)和執(zhí)行情況，梳理采購流程并繪制材料采購流程圖，并進(jìn)行流程描述（見表1）。第二步，在對內(nèi)部控制初步了解后若認(rèn)為內(nèi)部控制可以依賴，則進(jìn)行控制測試；若認(rèn)為內(nèi)部控制無效，則直接進(jìn)入實(shí)質(zhì)性程序。控制測試是采用訪談、查閱資料、檢查、詢問、觀察、穿行測試等方法，評估科研事業(yè)單位內(nèi)部控制實(shí)際執(zhí)行與設(shè)計(jì)的差異，并分析差異產(chǎn)生的原因及影響，從而提出改善采購流程設(shè)計(jì)或完善采購管理的建議。表1采購環(huán)節(jié)關(guān)鍵控制點(diǎn)、流程描述及生成文件一覽表分析程序主要是對采購規(guī)模變動(dòng)趨勢、采購金額區(qū)間分布、采購品種等進(jìn)行分析，檢查分析數(shù)據(jù)與預(yù)期數(shù)據(jù)有無明顯差異。數(shù)據(jù)分析的主要目的是尋找審計(jì)線索，對于發(fā)現(xiàn)的可疑線索，增加審計(jì)程序進(jìn)行進(jìn)一步檢查。實(shí)質(zhì)性程序是通過詢問、觀察、檢查、重新計(jì)算、監(jiān)盤、函證等方式進(jìn)行的詳細(xì)檢查，主要針對控制測試中材料采購的關(guān)鍵控制點(diǎn)和薄弱點(diǎn)，以及分析程序中發(fā)現(xiàn)的審計(jì)線索而展開。材料采購流程中各個(gè)環(huán)節(jié)的審計(jì)要點(diǎn)如下。（1）采購申請：檢查采購申請表中材料名稱、數(shù)量、使用地點(diǎn)、放置地點(diǎn)、申請時(shí)間、申請理由等填寫是否完整、準(zhǔn)確；檢查采購申請表的審批是否符合單位審批權(quán)限規(guī)定；檢查采購申請表的申請日期、各審批人審批日期是否符合前后邏輯。（2）采購組織：檢查采購金額10-100萬元的，檢查是否附有談判記錄和三方報(bào)價(jià)記錄；檢查是否有招標(biāo)文件、投標(biāo)書、招標(biāo)過程記錄，相關(guān)記錄是否完整準(zhǔn)確，邏輯是否自洽；檢查招標(biāo)采購程序是否符合國家法律法規(guī)規(guī)定。（3）合同簽訂：檢查合同是否均已簽字、蓋章；檢查合同簽訂時(shí)間是否在采購申請表審批完成之后；檢查合同中采購數(shù)量、價(jià)格、到貨時(shí)間等關(guān)鍵信息是否與采購申請表、報(bào)價(jià)單等信息一致。（4）入庫驗(yàn)收：檢查金額1萬元以上的材料采購是否履行實(shí)物驗(yàn)收程序，是否填寫入庫驗(yàn)收單；檢查入庫驗(yàn)收單信息填寫是否完整，驗(yàn)收材料名稱、規(guī)格、數(shù)量是否與采購申請表、采購合同一致；檢查采購經(jīng)辦人與采購驗(yàn)收人是否滿足職責(zé)分離要求；檢查入庫驗(yàn)收時(shí)間是否在采購申請和合同簽訂時(shí)間之后。（5）報(bào)銷付款：檢查是否按照規(guī)定的審批權(quán)限審批后付款；檢查付款方式是否符合科研事業(yè)單位財(cái)務(wù)制度規(guī)定；檢查付款進(jìn)度和付款金額是否與合同約定一致；檢查取得的發(fā)票，購買方單位名稱、納稅人識(shí)別號是否正確，購買材料名稱、規(guī)格、數(shù)量、金額是否與合同約定一致，銷售方名稱是否與收款方一致；檢查取得的發(fā)票是否真實(shí)。（三）審計(jì)報(bào)告和整改階段在審計(jì)報(bào)告階段，應(yīng)就審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問題與材料采購歸口管理部門、財(cái)務(wù)部門和科研業(yè)務(wù)部門進(jìn)行充分溝通，了解問題產(chǎn)生的深層次原因，進(jìn)而提出合理、有效、可操作性強(qiáng)的審計(jì)建議。審計(jì)整改包括立行立改和審計(jì)后整改兩種方式。立行立改指審計(jì)報(bào)告出具前審計(jì)問題已整改完畢，審計(jì)報(bào)告出具后完成整改的審計(jì)問題可以在后續(xù)審計(jì)中進(jìn)行檢查。后續(xù)審計(jì)可以單獨(dú)開展，也可以作為下次審計(jì)工作的一部分。四、材料采購常見問題及應(yīng)對措施（一）合同管理問題采購合同是約定買賣雙方權(quán)利義務(wù)的法律文件，關(guān)系雙方利益。材料采購業(yè)務(wù)中存在的合同管理問題主要體現(xiàn)為：合同簽署不規(guī)范，合同未蓋章、未簽字；為規(guī)避采購審批、詢價(jià)或公開招標(biāo)程序而拆分合同。為加強(qiáng)合同管理，科研業(yè)務(wù)管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)合同管理，在合同簽訂前進(jìn)行法律審核，重點(diǎn)關(guān)注質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨時(shí)間、驗(yàn)收方式、結(jié)算方式、合同糾紛解決方法等重點(diǎn)條款；登記合同臺(tái)賬，通過合同臺(tái)賬監(jiān)測材料采購種類、供應(yīng)商集中度等數(shù)據(jù)特征，進(jìn)而分析是否存在拆分合同等現(xiàn)象。審計(jì)人員應(yīng)結(jié)合單位實(shí)際情況提出合同管理問題整改的合理建議。（二）采購審批執(zhí)行不嚴(yán)材料采購中存在的主要問題為未經(jīng)管理部門審批擅自采購、采購申請未嚴(yán)格按照審批權(quán)限進(jìn)行審批、“先采購后審批”等。采購申請是材料采購的起點(diǎn)，嚴(yán)格按權(quán)限進(jìn)行采購審批是規(guī)范采購業(yè)務(wù)管理、保證采購業(yè)務(wù)真實(shí)合法性的關(guān)鍵控制流程。此類問題的整改一是要求采購管理部門針對發(fā)現(xiàn)問題的采購業(yè)務(wù)重新進(jìn)行審核，補(bǔ)充審批流程，二是要求業(yè)務(wù)部門嚴(yán)格履行審批程序，要求采購管理部門和財(cái)務(wù)部門嚴(yán)格審核采購業(yè)務(wù)的審批情況。（三）供應(yīng)商管理不到位由于科研用試劑耗材具有專一性和少批量多批次的特點(diǎn)，目前科研事業(yè)單位采購業(yè)務(wù)多采用分散采購的方式，由課題組根據(jù)需要自行采購。市場上材料供應(yīng)商眾多，良莠不齊，材料采購管理部門應(yīng)加強(qiáng)對供應(yīng)商資質(zhì)和經(jīng)營范圍的審核。在供應(yīng)商管理上，科研事業(yè)單位可以采用準(zhǔn)入名單審核制，加強(qiáng)供應(yīng)商資質(zhì)管理的同時(shí)，方便采購人多方比價(jià)、增強(qiáng)議價(jià)能力，減少采購人尋找供應(yīng)商的時(shí)間成本，提高管理部門服務(wù)的效率效果。材料采購管理部門可以對準(zhǔn)入供應(yīng)商實(shí)行動(dòng)態(tài)管理，采用問卷調(diào)查、建立投訴臺(tái)賬等方式定期對供應(yīng)商進(jìn)行事后評估，對嚴(yán)重失信的供應(yīng)商拉入黑名單不再合作。（四）未嚴(yán)格執(zhí)行實(shí)物驗(yàn)收程序材料驗(yàn)收程序是證實(shí)采購真實(shí)性的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，到貨物品的品種、規(guī)格、數(shù)量是否與合同約定一致，質(zhì)量是否滿足使用要求，是驗(yàn)收環(huán)節(jié)的關(guān)鍵點(diǎn)。采購驗(yàn)收環(huán)節(jié)常見的問題包括：單筆金額大于1萬元以上的采購未履行實(shí)物驗(yàn)收程序，未填寫入庫驗(yàn)收單；采購經(jīng)辦人與采購驗(yàn)收人為同一人，不符合不兼容崗位相分離原則。由于采購辦理工作與采購驗(yàn)收工作均由科研業(yè)務(wù)部門人員執(zhí)行，采購與驗(yàn)收崗位分離要求容易被忽視。采購管理部門應(yīng)加強(qiáng)對驗(yàn)收環(huán)節(jié)工作規(guī)范的培訓(xùn)和宣傳，同時(shí)加強(qiáng)對驗(yàn)收環(huán)節(jié)的管理和抽檢，確保材料驗(yàn)收工作落到實(shí)處。（五）付款審核不嚴(yán)在材料采購業(yè)務(wù)報(bào)銷付款環(huán)節(jié)，常見的審計(jì)問題包括：付款單位與發(fā)票開具單位不一致；未按實(shí)際發(fā)生金額報(bào)銷，報(bào)銷金額大于實(shí)際發(fā)生金額；取得發(fā)票不合規(guī)，發(fā)票購買方名稱、納稅人識(shí)別碼錯(cuò)誤等；付款進(jìn)度與合同約定不一致；采購報(bào)銷所附合同錯(cuò)誤等。材料采購業(yè)務(wù)發(fā)生頻繁，科研財(cái)務(wù)助理在報(bào)銷時(shí)應(yīng)正確匹配發(fā)票、合同和報(bào)銷單等材料，避免發(fā)生合同匹配錯(cuò)誤、重復(fù)報(bào)銷的情況。同時(shí)，歸口管理部門和財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)審核。（六）惡意串通，簽訂虛假采購合同此類問題在材料采購審計(jì)中并不多見，但問題一旦發(fā)生后果嚴(yán)重、影響惡劣，本著職業(yè)謹(jǐn)慎的原則，內(nèi)部審計(jì)人員應(yīng)關(guān)注本單位材料采購中是否存在此類問題。虛假采購合同常與虛假費(fèi)用列支、套取科研經(jīng)費(fèi)、賬外資產(chǎn)相關(guān)。虛假采購業(yè)務(wù)通常手續(xù)齊全，通過常規(guī)審計(jì)手段難以發(fā)現(xiàn)，往往通過訪談、數(shù)據(jù)分析中發(fā)現(xiàn)的問題線索順藤摸瓜，