科技檔案管理新規(guī)制度

科技檔案管理制度一、目為了進一步完善、規(guī)范檔案管理制度，加強對檔案管理，保證檔案安全和完善，有效地保護和運用檔案，依照《檔案法》和《山東省檔案條例》關于規(guī)定，制定本制度。二、適應范疇合用于全公司范疇內在各項業(yè)務領域中所形成各種有保存價值文獻材料；上級機關發(fā)往公司關于文獻材料；外單位發(fā)給我司關于文獻材料。三、職責1、公司分管檔案工作副經理負責公司檔案工作領導，領導制定和修改檔案管理制度；監(jiān)督檢查和考核工作；負責領導及參加檔案訂立工作；負責審批銷毀檔案清單及特別檔案查（借）閱、復制；對因公司檔案工作不力，給公司、社會和國家導致?lián)p害負領導責任。2、檔案室對公司檔案收集、整頓、保管、記錄等全面工作負責；對因失職導致公司檔案失收、因保管不善導致公司檔案丟失或損壞負責；相應及時提供檔案而不能及時提供而貽誤工作負責。3、人力資源部負責干部人事檔案管理及考核工作。4、公司各部門和個人對由本部門和個人提供歸檔文獻材料質量（既真實性、完整性、及時性）負責，對丟失、損壞應歸檔文獻材料負責；對檔案訂立時發(fā)現(xiàn)已歸檔文獻材料中不精確、不完整之外負責糾正、補齊。5、各部門歸檔文獻材料收集員（兼職）負責本部門歸檔文獻材料收集、整頓及歸檔，因失職導致本部門應歸檔文獻材料丟失、損壞負責。四、管理程序1、檔案材料收集1）、公司各部門負責按本原則規(guī)定歸檔范疇收集、整頓本部門業(yè)務范疇內形成文獻材料歸檔；公司非常規(guī)活動中形成應當歸檔文獻材料由主辦部門負責收集、整頓；檔案室負責接受各部門部歸檔文獻材料。2）、各部門應擬定專人為本部門歸檔文獻資料收集員（兼職）負責本部門歸檔文獻材料收集、整頓及歸檔。3）、歸檔文獻材料基本規(guī)定如下：·歸檔文獻材料必要完整、清晰；·歸檔文獻材料必要精確地反映公司、各部門各項活動真實內容和歷史過程；·歸檔文獻材料必要層次分明，符合其形成規(guī)律；·歸檔文獻材料必要經部門負責人審定；·照片型歸檔文獻材料必要底片、照片、闡明齊全，底片與照片影像相符；·磁性載體文獻材料符合行業(yè)原則DA/T15-95《磁性載體檔案管理與保護規(guī)范》第五章“磁性載體文獻歸檔規(guī)定”需求；4）、人事檔案材料收集應有人力資源部指派專人負責進行。2、檔案歸檔1）、歸檔范疇·營銷方面。有公司經營決策和經銷管理各種記錄、文獻、合同、合同等文獻材料，市場經濟信息，廣告宣傳和服務顧客工作中形成文獻材料等?！ぴO備儀器方面。有設備儀器圖樣和技術文獻，設備儀器安裝、調試和驗收過程中技術性、憑證性文獻材料，設備儀器運營、維護記錄，設備改進、改裝和報廢文獻材料等?！ぜ夹g管理方面。有質量管理、技術引進、技術改造和計量、能源、環(huán)保、科技情報、科技檔案等中形成各種文獻材料?！せI劃記錄方面。有各種籌劃、記錄報表和籌劃管理、記錄分析活動中形成各種文獻材料?！の镔Y供應方面。有物資、原材料采購、庫存保管、供應和工具管理中形成各種文獻材料?！趧庸べY方面。有定額、定員和勞動調配以及勞動工資、勞動保護工作中形成各種文獻材料。·財務管理方面。有財務管理中各種帳冊、報表、憑證和文獻等?！そ陶d培訓方面。有職工教誨和技術培訓文獻、教材等?！h、政、公、團工作方面。有公司黨務工作以及組織、宣傳、人事、保衛(wèi)工作中各種文獻材料等?！た茖W技術研究方面和工程建設方面，按關于規(guī)定執(zhí)行?！て渌矫妗?）、歸檔時間各項目管理工作中形成文獻材料，在次年3月底前，要將應歸檔文獻材料構成保管單位，由各職能部門負責人審定后，由專人向檔案室歸檔。3）、歸檔基本規(guī)定·歸檔進室文獻材料須齊全、完整、精確、規(guī)范，符合DB37/T251-1998《商業(yè)公司文獻材料整頓規(guī)程》規(guī)定。·歸檔進室文獻材料必要精確地反映公司生產、科研、基建和經營管理等各項活動真實內容和歷史過程?！w檔進室案卷技術加工符合規(guī)定，即案卷封面填寫內容齊全精確，格式規(guī)范，統(tǒng)一打??；案卷題目簡要確切；卷內目錄內容完整精確，統(tǒng)一打?。话妇硌b訂整潔美觀，案卷排列及編號符合DB37/T180-93《商業(yè)公司檔案分類編號規(guī)則》規(guī)定?！D紙更改和補充按Q/PKGJ02。010-1997《設計文獻更改》規(guī)定執(zhí)行。3、檔案保管1）、依照保存檔案數量，必要設立合用，并有防盜、防塵、防高溫、防火、防潮、防強光、防鼠、防蟲等設施。·紙質載體檔案應存儲于檔案庫房中檔案柜中，做到防火、防塵、防淋、防曬、防霉、防蛀、防鼠、防有害氣體（臭氧、氧化氮、硫化氮、二氧化碳等）?！ふ掌蜋n案保管按DB/T11821-89關于照片檔案保管規(guī)定進行?！ご判暂d體檔案保管按DA/T15-95《磁性載體檔案管理與保護規(guī)范》第7章“磁性載體檔案儲存與保護”規(guī)定執(zhí)行?！そ邮軝n案必要認真驗收，辦理交接手續(xù)，對接受和移送檔案要及時登記和記錄，并進行規(guī)范化管理，保證檔案完整、系統(tǒng)。·做好檔案庫房管理工作，保證庫房內檔案柜架檔案排放、編號合理有序、便于保管和運用。·對保管檔案要每半年進行一次小檢查，年終進行一次大檢查，發(fā)現(xiàn)蟲蛀、霉變、損壞、丟失檔案等現(xiàn)象要及時上報，并積極采用辦法予以解決?！ひㄆ趯觳貦n案進行清點核對，做到帳物相符。對損壞和模糊不清檔案要及時急救和修復?！す緳n案不得贈送、互換、出售。需贈送、互換、出售復制件，應得到公司分管檔案工作領導批準?！す緝炔坎块T撤除時，由撤除部門原負責人將關于該部門應當歸檔文獻材料清理歸檔。4、檔案保密1）、做好檔案保密工作，是每個檔案工作者神圣職責。檔案工作人員要認真學習黨方針政策，增強黨性觀念。2）、嚴格遵守《檔案法》和《保密法》規(guī)定，做好檔案安全、保衛(wèi)、保密工作，做到不該說不說，不該記不記，不在任何地方和任何人面前談論檔案中涉及公司機密關于內容。3）、嚴格執(zhí)行檔案查（借）閱制度，對不符合合法手續(xù)運用者，不查檔不借檔。檔案工作人員不經領導批準，不容許擅自為自己親戚朋友提供檔案材料。4）、工作人員不準擅自將檔案帶出檔案室，不準帶領非檔案室工作人員出入庫房。5）、工作閱卷要堅持隨用隨提，下班時應及時入庫，未使用完畢可暫時入柜或抽屜，禁止堆放在桌面上。6）、對違背本制度者，視情節(jié)輕重予以相應批評教誨、行政處分和罰款；構成嚴重泄密罪依法追究刑事責任。5、檔案資料和查（借）閱1）、查閱人員必要填寫《檔案借閱登記表》。運用檔案后，均應填寫運用效果記錄。2）、查閱機密檔案人員須持查檔證明，注明查檔人身份、查檔范疇和目并經分管領導簽字批準，方可接待。3）、公司人事檔案除公司領導、人事處負責人外，不對其她職工開放。4）、公司治安保衛(wèi)懲罰方檔案除公司領導、保衛(wèi)部門負責人外，普通不對其她職工開放。必要查閱時，須經保衛(wèi)部門負責人批準。5）、外單位人員查閱我公司檔案時，需持其單位簡介信，并經公司分管檔案工作領導批準。簡介信應寫明查閱檔案目、規(guī)定、查閱檔案范疇、查閱者身分。查閱黨群工作類檔案，必要是中華人民共和國共產黨黨員。6）、檔案資料普通不予檔案室使用，如特殊狀況非借出不可，需按規(guī)定辦理借閱手續(xù)，借出檔案不得超過三天，逾期需要重新辦理借閱手續(xù)。7）、查閱檔案人員，要愛護檔案，不準擅自摘錄、拍照、復制和互相轉閱，不準圈劃、涂改、撕頁和拆卷。對損壞檔案者要追究其責任。8）、查檔者取證檔案須經批準后，方可復制（手抄、打字、復印、拍照等）。經核對無誤后蓋章生效。9）、查檔人員要嚴格遵守檔案室規(guī)章制度，在室內禁止吸煙，在閱卷時不準喝水，以免損壞檔案，不準大聲喧嘩，影響她人閱覽；要注意室內衛(wèi)生愛護公共財務。10）、檔案工作人員要端正工作態(tài)度，積極為運用者服務，嚴格執(zhí)行各項檔案運用制度，做好檔案監(jiān)護工作，保證檔案安全和完整。6、檔案鑒定、銷毀1）、檔案鑒定，即鑒定檔案價值。要通過檔案鑒定，對的地擬定檔案保存價值，謹慎地剔除沒有保存價值檔案，更好地保管、運用品有保存價值檔案。2）、編制公司各類檔案保管期限表。公司檔案保管期限分會計檔案保管期限和其她檔案保管期限，分別依照《會計檔案保管期限表》，《其她檔案保管期限表》擬定。普通而言，檔案保管期限分永久、長期（15-）、短期（）、年限（規(guī)定詳細年數）四種。擬定保管期限基本原則是：·對公司有長遠運用價值檔案應永久保存；·對公司有一定期期內有運用價值檔案分別為長期和短期保存；·凡是介入兩種保管期限之間檔案，其保管期限一律從長?！び袑ｉT規(guī)定檔案保管時間檔案按專門規(guī)定擬定。3）、檔案鑒定工作由檔案鑒定小組進行。鑒定小組由分管檔案工作公司領導、檔案生成部門負責人和檔案室人員構成，公司分管檔案工作領導任鑒定小組組長。4）、鑒定檔案應采用直接鑒定辦法，即依照檔案自身特點和運用價值，按照全面、歷史、發(fā)展觀點，并從文獻內容、來源、名稱、產生時間、可靠程序、外形特點、完整限度、運用率等方面，直接審查每份檔案、材料，判斷擬定檔案保存價值。5）、檔案鑒定每年一次。每次鑒定應寫出鑒定報告，在保管單位備考表中注明鑒定意見，由小組組長簽名，并且注明日期。6）、檔案鑒定結束后，檔案室依照鑒定報告提出對檔案保管期限劃定不對的者予以糾正；對檔案中不精確，不完整和其她達不到檔案質量需求者，組織責任部門和個人予以糾正。7）、凡是鑒定需要銷毀檔案、資料，均需登記造冊，并寫出銷毀闡明材料，經分管領導審核批準方可正式銷毀。8）、銷毀檔案要嚴格執(zhí)行關于保密規(guī)定。銷毀檔案時，須兩人以上監(jiān)銷，經手人和監(jiān)銷人要在銷毀冊上蓋章。銷毀冊應歸入“全宗卷”保存。7、檔案記錄1）、檔案工作人員兼做記錄員，負責檔案記錄工作。2）、檔案記錄是以表冊、數字等形式以原始記錄為根據，做到精確、可靠。3）、檔案記錄重要有檔案管理基本狀況記錄，檔案數量記錄，檔案提供運用及其效果記錄等。4）、檔案記錄工作必要遵循國家記錄工作規(guī)定，執(zhí)行《中華人民共和國記錄法》采用科學原則和辦法。8、檔案庫房管理1）、檔案庫房管理應堅持“以防為主、防治結合”原則，實行專人負責、嚴格制度、科學保管。庫房要結實、安全，并配有防盜、防強光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等設施。2）、庫房內應保持整潔清潔，檔案柜和檔案排放、編號須合理有序、合乎規(guī)定、便于查找運用。3）、做好檔案保護工作，庫房內要注意防火、管好電源，禁止吸煙和存儲易燃易爆物品及其她雜物，非工作人員不得進行庫房，應配備專用消防器材和安全保護設施，并定期檢查、更換。4）、庫房內需合理設立溫濕度計，庫房溫度應控制在14℃-24℃，濕度應控制在45%-65%，庫房內設備應注意檢修和保養(yǎng)。5）、檔案庫房選用白熾燈做人工光源。照明燈泡度數規(guī)定依照國家和山東省檔案管理關于規(guī)定執(zhí)行。9、檔案工作人員崗位責任制1）、認真貫徹執(zhí)行《檔案法》和上級關于檔案工作法規(guī)，努力學習政治、業(yè)務，提高政治、業(yè)務水平。2）、負責集中統(tǒng)一管理公司所有檔案，搞好各種門類和載體檔案資料收集、整頓、立卷與歸檔工作監(jiān)督和指引。嚴格履行各類檔案資料審核移送手續(xù)。保證歸檔檔案完整潔全、精確系統(tǒng)、規(guī)范原則。3）、依照