科技檔案管理新規(guī)制度

科技檔案管理制度一、目為了進(jìn)一步完善、規(guī)范檔案管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案管理，保證檔案安全和完善，有效地保護(hù)和運(yùn)用檔案，依照《檔案法》和《山東省檔案條例》關(guān)于規(guī)定，制定本制度。二、適應(yīng)范疇合用于全公司范疇內(nèi)在各項(xiàng)業(yè)務(wù)領(lǐng)域中所形成各種有保存價(jià)值文獻(xiàn)材料；上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)往公司關(guān)于文獻(xiàn)材料；外單位發(fā)給我司關(guān)于文獻(xiàn)材料。三、職責(zé)1、公司分管檔案工作副經(jīng)理負(fù)責(zé)公司檔案工作領(lǐng)導(dǎo)，領(lǐng)導(dǎo)制定和修改檔案管理制度；監(jiān)督檢查和考核工作；負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)及參加檔案訂立工作；負(fù)責(zé)審批銷毀檔案清單及特別檔案查（借）閱、復(fù)制；對(duì)因公司檔案工作不力，給公司、社會(huì)和國(guó)家導(dǎo)致?lián)p害負(fù)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。2、檔案室對(duì)公司檔案收集、整頓、保管、記錄等全面工作負(fù)責(zé)；對(duì)因失職導(dǎo)致公司檔案失收、因保管不善導(dǎo)致公司檔案丟失或損壞負(fù)責(zé)；相應(yīng)及時(shí)提供檔案而不能及時(shí)提供而貽誤工作負(fù)責(zé)。3、人力資源部負(fù)責(zé)干部人事檔案管理及考核工作。4、公司各部門和個(gè)人對(duì)由本部門和個(gè)人提供歸檔文獻(xiàn)材料質(zhì)量（既真實(shí)性、完整性、及時(shí)性）負(fù)責(zé)，對(duì)丟失、損壞應(yīng)歸檔文獻(xiàn)材料負(fù)責(zé)；對(duì)檔案訂立時(shí)發(fā)現(xiàn)已歸檔文獻(xiàn)材料中不精確、不完整之外負(fù)責(zé)糾正、補(bǔ)齊。5、各部門歸檔文獻(xiàn)材料收集員（兼職）負(fù)責(zé)本部門歸檔文獻(xiàn)材料收集、整頓及歸檔，因失職導(dǎo)致本部門應(yīng)歸檔文獻(xiàn)材料丟失、損壞負(fù)責(zé)。四、管理程序1、檔案材料收集1）、公司各部門負(fù)責(zé)按本原則規(guī)定歸檔范疇收集、整頓本部門業(yè)務(wù)范疇內(nèi)形成文獻(xiàn)材料歸檔；公司非常規(guī)活動(dòng)中形成應(yīng)當(dāng)歸檔文獻(xiàn)材料由主辦部門負(fù)責(zé)收集、整頓；檔案室負(fù)責(zé)接受各部門部歸檔文獻(xiàn)材料。2）、各部門應(yīng)擬定專人為本部門歸檔文獻(xiàn)資料收集員（兼職）負(fù)責(zé)本部門歸檔文獻(xiàn)材料收集、整頓及歸檔。3）、歸檔文獻(xiàn)材料基本規(guī)定如下：·歸檔文獻(xiàn)材料必要完整、清晰；·歸檔文獻(xiàn)材料必要精確地反映公司、各部門各項(xiàng)活動(dòng)真實(shí)內(nèi)容和歷史過程；·歸檔文獻(xiàn)材料必要層次分明，符合其形成規(guī)律；·歸檔文獻(xiàn)材料必要經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審定；·照片型歸檔文獻(xiàn)材料必要底片、照片、闡明齊全，底片與照片影像相符；·磁性載體文獻(xiàn)材料符合行業(yè)原則DA/T15-95《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》第五章“磁性載體文獻(xiàn)歸檔規(guī)定”需求；4）、人事檔案材料收集應(yīng)有人力資源部指派專人負(fù)責(zé)進(jìn)行。2、檔案歸檔1）、歸檔范疇·營(yíng)銷方面。有公司經(jīng)營(yíng)決策和經(jīng)銷管理各種記錄、文獻(xiàn)、合同、合同等文獻(xiàn)材料，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)信息，廣告宣傳和服務(wù)顧客工作中形成文獻(xiàn)材料等。·設(shè)備儀器方面。有設(shè)備儀器圖樣和技術(shù)文獻(xiàn)，設(shè)備儀器安裝、調(diào)試和驗(yàn)收過程中技術(shù)性、憑證性文獻(xiàn)材料，設(shè)備儀器運(yùn)營(yíng)、維護(hù)記錄，設(shè)備改進(jìn)、改裝和報(bào)廢文獻(xiàn)材料等?！ぜ夹g(shù)管理方面。有質(zhì)量管理、技術(shù)引進(jìn)、技術(shù)改造和計(jì)量、能源、環(huán)保、科技情報(bào)、科技檔案等中形成各種文獻(xiàn)材料。·籌劃記錄方面。有各種籌劃、記錄報(bào)表和籌劃管理、記錄分析活動(dòng)中形成各種文獻(xiàn)材料。·物資供應(yīng)方面。有物資、原材料采購(gòu)、庫存保管、供應(yīng)和工具管理中形成各種文獻(xiàn)材料。·勞動(dòng)工資方面。有定額、定員和勞動(dòng)調(diào)配以及勞動(dòng)工資、勞動(dòng)保護(hù)工作中形成各種文獻(xiàn)材料。·財(cái)務(wù)管理方面。有財(cái)務(wù)管理中各種帳冊(cè)、報(bào)表、憑證和文獻(xiàn)等?！そ陶d培訓(xùn)方面。有職工教誨和技術(shù)培訓(xùn)文獻(xiàn)、教材等。·黨、政、公、團(tuán)工作方面。有公司黨務(wù)工作以及組織、宣傳、人事、保衛(wèi)工作中各種文獻(xiàn)材料等?！た茖W(xué)技術(shù)研究方面和工程建設(shè)方面，按關(guān)于規(guī)定執(zhí)行?！て渌矫?。2）、歸檔時(shí)間各項(xiàng)目管理工作中形成文獻(xiàn)材料，在次年3月底前，要將應(yīng)歸檔文獻(xiàn)材料構(gòu)成保管單位，由各職能部門負(fù)責(zé)人審定后，由專人向檔案室歸檔。3）、歸檔基本規(guī)定·歸檔進(jìn)室文獻(xiàn)材料須齊全、完整、精確、規(guī)范，符合DB37/T251-1998《商業(yè)公司文獻(xiàn)材料整頓規(guī)程》規(guī)定?！w檔進(jìn)室文獻(xiàn)材料必要精確地反映公司生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營(yíng)管理等各項(xiàng)活動(dòng)真實(shí)內(nèi)容和歷史過程?！w檔進(jìn)室案卷技術(shù)加工符合規(guī)定，即案卷封面填寫內(nèi)容齊全精確，格式規(guī)范，統(tǒng)一打印；案卷題目簡(jiǎn)要確切；卷內(nèi)目錄內(nèi)容完整精確，統(tǒng)一打印；案卷裝訂整潔美觀，案卷排列及編號(hào)符合DB37/T180-93《商業(yè)公司檔案分類編號(hào)規(guī)則》規(guī)定?！D紙更改和補(bǔ)充按Q/PKGJ02。010-1997《設(shè)計(jì)文獻(xiàn)更改》規(guī)定執(zhí)行。3、檔案保管1）、依照保存檔案數(shù)量，必要設(shè)立合用，并有防盜、防塵、防高溫、防火、防潮、防強(qiáng)光、防鼠、防蟲等設(shè)施?！ぜ堎|(zhì)載體檔案應(yīng)存儲(chǔ)于檔案庫房中檔案柜中，做到防火、防塵、防淋、防曬、防霉、防蛀、防鼠、防有害氣體（臭氧、氧化氮、硫化氮、二氧化碳等）。·照片型檔案保管按DB/T11821-89關(guān)于照片檔案保管規(guī)定進(jìn)行。·磁性載體檔案保管按DA/T15-95《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》第7章“磁性載體檔案儲(chǔ)存與保護(hù)”規(guī)定執(zhí)行。·接受檔案必要認(rèn)真驗(yàn)收，辦理交接手續(xù)，對(duì)接受和移送檔案要及時(shí)登記和記錄，并進(jìn)行規(guī)范化管理，保證檔案完整、系統(tǒng)?！ぷ龊脵n案庫房管理工作，保證庫房?jī)?nèi)檔案柜架檔案排放、編號(hào)合理有序、便于保管和運(yùn)用。·對(duì)保管檔案要每半年進(jìn)行一次小檢查，年終進(jìn)行一次大檢查，發(fā)現(xiàn)蟲蛀、霉變、損壞、丟失檔案等現(xiàn)象要及時(shí)上報(bào)，并積極采用辦法予以解決?！ひㄆ趯?duì)庫藏檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，做到帳物相符。對(duì)損壞和模糊不清檔案要及時(shí)急救和修復(fù)?！す緳n案不得贈(zèng)送、互換、出售。需贈(zèng)送、互換、出售復(fù)制件，應(yīng)得到公司分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)?！す緝?nèi)部部門撤除時(shí)，由撤除部門原負(fù)責(zé)人將關(guān)于該部門應(yīng)當(dāng)歸檔文獻(xiàn)材料清理歸檔。4、檔案保密1）、做好檔案保密工作，是每個(gè)檔案工作者神圣職責(zé)。檔案工作人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)黨方針政策，增強(qiáng)黨性觀念。2）、嚴(yán)格遵守《檔案法》和《保密法》規(guī)定，做好檔案安全、保衛(wèi)、保密工作，做到不該說不說，不該記不記，不在任何地方和任何人面前談?wù)摍n案中涉及公司機(jī)密關(guān)于內(nèi)容。3）、嚴(yán)格執(zhí)行檔案查（借）閱制度，對(duì)不符合合法手續(xù)運(yùn)用者，不查檔不借檔。檔案工作人員不經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不容許擅自為自己親戚朋友提供檔案材料。4）、工作人員不準(zhǔn)擅自將檔案帶出檔案室，不準(zhǔn)帶領(lǐng)非檔案室工作人員出入庫房。5）、工作閱卷要堅(jiān)持隨用隨提，下班時(shí)應(yīng)及時(shí)入庫，未使用完畢可暫時(shí)入柜或抽屜，禁止堆放在桌面上。6）、對(duì)違背本制度者，視情節(jié)輕重予以相應(yīng)批評(píng)教誨、行政處分和罰款；構(gòu)成嚴(yán)重泄密罪依法追究刑事責(zé)任。5、檔案資料和查（借）閱1）、查閱人員必要填寫《檔案借閱登記表》。運(yùn)用檔案后，均應(yīng)填寫運(yùn)用效果記錄。2）、查閱機(jī)密檔案人員須持查檔證明，注明查檔人身份、查檔范疇和目并經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)，方可接待。3）、公司人事檔案除公司領(lǐng)導(dǎo)、人事處負(fù)責(zé)人外，不對(duì)其她職工開放。4）、公司治安保衛(wèi)懲罰方檔案除公司領(lǐng)導(dǎo)、保衛(wèi)部門負(fù)責(zé)人外，普通不對(duì)其她職工開放。必要查閱時(shí)，須經(jīng)保衛(wèi)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。5）、外單位人員查閱我公司檔案時(shí)，需持其單位簡(jiǎn)介信，并經(jīng)公司分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。簡(jiǎn)介信應(yīng)寫明查閱檔案目、規(guī)定、查閱檔案范疇、查閱者身分。查閱黨群工作類檔案，必要是中華人民共和國(guó)共產(chǎn)黨黨員。6）、檔案資料普通不予檔案室使用，如特殊狀況非借出不可，需按規(guī)定辦理借閱手續(xù)，借出檔案不得超過三天，逾期需要重新辦理借閱手續(xù)。7）、查閱檔案人員，要愛護(hù)檔案，不準(zhǔn)擅自摘錄、拍照、復(fù)制和互相轉(zhuǎn)閱，不準(zhǔn)圈劃、涂改、撕頁和拆卷。對(duì)損壞檔案者要追究其責(zé)任。8）、查檔者取證檔案須經(jīng)批準(zhǔn)后，方可復(fù)制（手抄、打字、復(fù)印、拍照等）。經(jīng)核對(duì)無誤后蓋章生效。9）、查檔人員要嚴(yán)格遵守檔案室規(guī)章制度，在室內(nèi)禁止吸煙，在閱卷時(shí)不準(zhǔn)喝水，以免損壞檔案，不準(zhǔn)大聲喧嘩，影響她人閱覽；要注意室內(nèi)衛(wèi)生愛護(hù)公共財(cái)務(wù)。10）、檔案工作人員要端正工作態(tài)度，積極為運(yùn)用者服務(wù)，嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)檔案運(yùn)用制度，做好檔案監(jiān)護(hù)工作，保證檔案安全和完整。6、檔案鑒定、銷毀1）、檔案鑒定，即鑒定檔案價(jià)值。要通過檔案鑒定，對(duì)的地?cái)M定檔案保存價(jià)值，謹(jǐn)慎地剔除沒有保存價(jià)值檔案，更好地保管、運(yùn)用品有保存價(jià)值檔案。2）、編制公司各類檔案保管期限表。公司檔案保管期限分會(huì)計(jì)檔案保管期限和其她檔案保管期限，分別依照《會(huì)計(jì)檔案保管期限表》，《其她檔案保管期限表》擬定。普通而言，檔案保管期限分永久、長(zhǎng)期（15-）、短期（）、年限（規(guī)定詳細(xì)年數(shù)）四種。擬定保管期限基本原則是：·對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)運(yùn)用價(jià)值檔案應(yīng)永久保存；·對(duì)公司有一定期期內(nèi)有運(yùn)用價(jià)值檔案分別為長(zhǎng)期和短期保存；·凡是介入兩種保管期限之間檔案，其保管期限一律從長(zhǎng)?！び袑ｉT規(guī)定檔案保管時(shí)間檔案按專門規(guī)定擬定。3）、檔案鑒定工作由檔案鑒定小組進(jìn)行。鑒定小組由分管檔案工作公司領(lǐng)導(dǎo)、檔案生成部門負(fù)責(zé)人和檔案室人員構(gòu)成，公司分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)任鑒定小組組長(zhǎng)。4）、鑒定檔案應(yīng)采用直接鑒定辦法，即依照檔案自身特點(diǎn)和運(yùn)用價(jià)值，按照全面、歷史、發(fā)展觀點(diǎn)，并從文獻(xiàn)內(nèi)容、來源、名稱、產(chǎn)生時(shí)間、可靠程序、外形特點(diǎn)、完整限度、運(yùn)用率等方面，直接審查每份檔案、材料，判斷擬定檔案保存價(jià)值。5）、檔案鑒定每年一次。每次鑒定應(yīng)寫出鑒定報(bào)告，在保管單位備考表中注明鑒定意見，由小組組長(zhǎng)簽名，并且注明日期。6）、檔案鑒定結(jié)束后，檔案室依照鑒定報(bào)告提出對(duì)檔案保管期限劃定不對(duì)的者予以糾正；對(duì)檔案中不精確，不完整和其她達(dá)不到檔案質(zhì)量需求者，組織責(zé)任部門和個(gè)人予以糾正。7）、凡是鑒定需要銷毀檔案、資料，均需登記造冊(cè)，并寫出銷毀闡明材料，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)方可正式銷毀。8）、銷毀檔案要嚴(yán)格執(zhí)行關(guān)于保密規(guī)定。銷毀檔案時(shí)，須兩人以上監(jiān)銷，經(jīng)手人和監(jiān)銷人要在銷毀冊(cè)上蓋章。銷毀冊(cè)應(yīng)歸入“全宗卷”保存。7、檔案記錄1）、檔案工作人員兼做記錄員，負(fù)責(zé)檔案記錄工作。2）、檔案記錄是以表冊(cè)、數(shù)字等形式以原始記錄為根據(jù)，做到精確、可靠。3）、檔案記錄重要有檔案管理基本狀況記錄，檔案數(shù)量記錄，檔案提供運(yùn)用及其效果記錄等。4）、檔案記錄工作必要遵循國(guó)家記錄工作規(guī)定，執(zhí)行《中華人民共和國(guó)記錄法》采用科學(xué)原則和辦法。8、檔案庫房管理1）、檔案庫房管理應(yīng)堅(jiān)持“以防為主、防治結(jié)合”原則，實(shí)行專人負(fù)責(zé)、嚴(yán)格制度、科學(xué)保管。庫房要結(jié)實(shí)、安全，并配有防盜、防強(qiáng)光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等設(shè)施。2）、庫房?jī)?nèi)應(yīng)保持整潔清潔，檔案柜和檔案排放、編號(hào)須合理有序、合乎規(guī)定、便于查找運(yùn)用。3）、做好檔案保護(hù)工作，庫房?jī)?nèi)要注意防火、管好電源，禁止吸煙和存儲(chǔ)易燃易爆物品及其她雜物，非工作人員不得進(jìn)行庫房，應(yīng)配備專用消防器材和安全保護(hù)設(shè)施，并定期檢查、更換。4）、庫房?jī)?nèi)需合理設(shè)立溫濕度計(jì)，庫房溫度應(yīng)控制在14℃-24℃，濕度應(yīng)控制在45%-65%，庫房?jī)?nèi)設(shè)備應(yīng)注意檢修和保養(yǎng)。5）、檔案庫房選用白熾燈做人工光源。照明燈泡度數(shù)規(guī)定依照國(guó)家和山東省檔案管理關(guān)于規(guī)定執(zhí)行。9、檔案工作人員崗位責(zé)任制1）、認(rèn)真貫徹執(zhí)行《檔案法》和上級(jí)關(guān)于檔案工作法規(guī)，努力學(xué)習(xí)政治、業(yè)務(wù)，提高政治、業(yè)務(wù)水平。2）、負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理公司所有檔案，搞好各種門類和載體檔案資料收集、整頓、立卷與歸檔工作監(jiān)督和指引。嚴(yán)格履行各類檔案資料審核移送手續(xù)。保證歸檔檔案完整潔全、精確系統(tǒng)、規(guī)范原則。3）、依照