SMP-05-015-00 檢驗(yàn)結(jié)果OOS及OOT管理規(guī)程

***********科技有限公司管理規(guī)程標(biāo)題：OOS及OOT管理規(guī)程 起草日期編碼SMP-05-015-00審核日期起草部門(mén)質(zhì)量部批準(zhǔn)日期生效日期新建立版本00分發(fā)部門(mén)：質(zhì)量部、質(zhì)保中心、質(zhì)控中心1.目的：建立OOS、OOT管理規(guī)程，保證在檢驗(yàn)工作中出現(xiàn)的超標(biāo)、超趨勢(shì)結(jié)果得到全面分析和正確處理，同時(shí)采取必要措施，避免出現(xiàn)超標(biāo)、超趨勢(shì)結(jié)果，確保檢驗(yàn)數(shù)據(jù)的可靠性。2.范圍：適用于公司及受托方與持有產(chǎn)品相關(guān)的各項(xiàng)檢驗(yàn)數(shù)據(jù)。3.責(zé)任人：質(zhì)量部經(jīng)理、QC、QA。4.內(nèi)容：4.1定義：4.1.1超出質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)驗(yàn)結(jié)果(OOS)OOS-OutofSpecification：結(jié)果超出設(shè)定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。4.1.2超出趨勢(shì)/預(yù)期(OOT)OOT-OutofTrend的實(shí)驗(yàn)結(jié)果：結(jié)果在標(biāo)準(zhǔn)之內(nèi)，但是仍然比較反常，因?yàn)檫@個(gè)結(jié)果與長(zhǎng)時(shí)期觀察到的趨勢(shì)或者預(yù)期結(jié)果不一致。4.1.3分析錯(cuò)誤：造成分析結(jié)果與真值的偏差的原因是實(shí)驗(yàn)進(jìn)行中的錯(cuò)誤，如技術(shù)問(wèn)題的結(jié)果。有如下兩方面分析錯(cuò)誤：表面的（可重復(fù)性的）與非表面的（不可重復(fù)性的）。前者可以歸結(jié)于不正確執(zhí)行分析（例如，文件的錯(cuò)誤，非正確的計(jì)算/評(píng)估，試驗(yàn)條件不合規(guī)，不正確的標(biāo)準(zhǔn)，不正確的樣品/標(biāo)準(zhǔn)品的初始稱(chēng)重，不正確的稀釋?zhuān)葱ｒ?yàn)的分析儀器），后者可歸結(jié)于以前從未檢出過(guò)的潛在的錯(cuò)誤（例如，分析方法的不精確性，不穩(wěn)定的分析方法引起）。4.1.4產(chǎn)品問(wèn)題：造成分析結(jié)果與真值的偏差的原因是制造的錯(cuò)誤引起產(chǎn)品質(zhì)量的缺陷。4.1.5樣品問(wèn)題：造成分析結(jié)果與真值的偏差的原因是樣品準(zhǔn)備的錯(cuò)誤。例如，取樣，樣品混淆，不正確的標(biāo)示，樣品質(zhì)量的變更等。4.1.6未知錯(cuò)誤：造成分析結(jié)果與真值的偏差的原因不能被定義為以上三種類(lèi)型，是偶然發(fā)生，不可控的。4.1.7始樣品復(fù)檢：用相同的樣品或相同數(shù)量的樣品重復(fù)實(shí)驗(yàn)。4.2各部門(mén)及人員職責(zé)4.2.1QA：QA應(yīng)確保本規(guī)程符合當(dāng)?shù)睾驼挠嘘P(guān)藥品生產(chǎn)管理規(guī)范的要求；對(duì)由任何實(shí)驗(yàn)物料／產(chǎn)品產(chǎn)生的OOS結(jié)果做出質(zhì)量決定；對(duì)調(diào)查進(jìn)行監(jiān)督，以確保進(jìn)行了正確的調(diào)查及記錄，且通知了相關(guān)部門(mén)。4.2.2QC主任：QC主任有責(zé)任就本規(guī)程的內(nèi)容要求對(duì)檢驗(yàn)員進(jìn)行培訓(xùn)；確保檢驗(yàn)員無(wú)論何時(shí)遇到檢驗(yàn)結(jié)果超標(biāo)情況，都要遵守本規(guī)程的要求；指導(dǎo)檢驗(yàn)員按本規(guī)程的要求進(jìn)行實(shí)驗(yàn)室內(nèi)部調(diào)查；協(xié)助實(shí)施實(shí)驗(yàn)室以外的調(diào)查；確保進(jìn)行了正確的調(diào)查及記錄；確保報(bào)告所有的調(diào)查結(jié)果，且通知了相關(guān)部門(mén)。4.2.3QC檢驗(yàn)員：QC檢驗(yàn)員有責(zé)任發(fā)現(xiàn)檢驗(yàn)結(jié)果超標(biāo)情況后停止此檢驗(yàn)并保存原始物料及試液，并在一天內(nèi)通知QC主任，并在QC主任的協(xié)助下，參與執(zhí)行本規(guī)程所描述的調(diào)查步驟。4.2.4質(zhì)保中心：質(zhì)保中心有責(zé)任發(fā)放和存檔OOS報(bào)告并記錄于記錄本上；跟蹤未完成的報(bào)告。當(dāng)OOS被確認(rèn)后，發(fā)起并執(zhí)行實(shí)驗(yàn)室以外的調(diào)查；評(píng)估此OOS結(jié)果是否影響到相關(guān)批次；定期對(duì)OOS結(jié)果及其調(diào)查進(jìn)行回顧。4.3處理流程4.3.1 OOS/OOT實(shí)驗(yàn)結(jié)果的鑒定檢驗(yàn)員對(duì)于每一個(gè)分析結(jié)果都須對(duì)照相應(yīng)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和歷史趨勢(shì)進(jìn)行評(píng)判，以斷定是否為超標(biāo)或超出趨勢(shì)結(jié)果。如有異常數(shù)據(jù)發(fā)現(xiàn)，24小時(shí)內(nèi)展開(kāi)實(shí)驗(yàn)室調(diào)查并在最短時(shí)間內(nèi)完成，需立即報(bào)告相關(guān)責(zé)任人，并保留所有樣品、標(biāo)準(zhǔn)品、玻璃儀器、試劑和樣品溶液直到實(shí)驗(yàn)室調(diào)查批準(zhǔn)總結(jié)為止。后續(xù)的調(diào)查必須去確認(rèn)每一個(gè)OOS/OOE結(jié)果的原因。4.3.2調(diào)研階段1證明是否為明顯的分析錯(cuò)誤引發(fā)4.3.2.1計(jì)算錯(cuò)誤：重新進(jìn)行計(jì)算，以確定是否為計(jì)算錯(cuò)誤。如必要，重新進(jìn)行計(jì)算公式驗(yàn)證。如確定為分析錯(cuò)誤，必須在分析文件中改正，改正后的結(jié)果為最終結(jié)果，不需要進(jìn)一步調(diào)查。4.3.2.2樣品調(diào)查：檢查原始樣品(包括外觀，標(biāo)簽及包裝，儲(chǔ)存條件，并與同時(shí)檢測(cè)的其他批次樣品比較)，同時(shí)對(duì)取樣過(guò)程進(jìn)行調(diào)查（包括取樣環(huán)境、取樣方法、取樣工具和取樣人員的操作過(guò)程等），以確定原始樣品是否具有代表性。如確定為樣品問(wèn)題，則初始結(jié)果及原始樣品判為無(wú)效，需重新取樣測(cè)定。4.3.2.3實(shí)驗(yàn)室分析過(guò)程及相關(guān)調(diào)查a.復(fù)核實(shí)驗(yàn)文件，確認(rèn)實(shí)驗(yàn)過(guò)程及方法正確。b.確認(rèn)實(shí)驗(yàn)是在現(xiàn)行版實(shí)驗(yàn)方法規(guī)定的條件下進(jìn)行，且系統(tǒng)適用性在有要求的情況下符合要求。c.檢查色譜和光譜等原始數(shù)據(jù)是否有異?；蚩梢傻男畔?。d.確認(rèn)所用儀器已經(jīng)過(guò)校驗(yàn)且操作正確，包括可能會(huì)對(duì)結(jié)果有影響的儀器軟件的核實(shí)。確認(rèn)正確的操作參數(shù)或設(shè)定。e.確認(rèn)試劑、溶劑和標(biāo)準(zhǔn)品使用正確，且在效期內(nèi)，溶液正確制備。f.檢查玻璃容器中剩余溶液的性狀和體積，并檢查所用容器是否使用正確并沒(méi)有可見(jiàn)的污染。g.評(píng)估檢驗(yàn)員的培訓(xùn)歷史和經(jīng)驗(yàn)。h.復(fù)測(cè)包括原始制備的溶液或進(jìn)樣溶液(如果調(diào)查需要)，或者是新制備的溶液或進(jìn)樣溶液（如果原始溶液不再有效）。i.評(píng)估與OOS/OOT或異常數(shù)據(jù)同時(shí)檢測(cè)的所有批次。j.收集該產(chǎn)品的歷史數(shù)據(jù)（一般推薦該批次附近的10個(gè)連續(xù)批次的數(shù)據(jù)或兩年的歷史數(shù)據(jù)）并評(píng)估，以確認(rèn)是否有趨勢(shì)或相關(guān)的問(wèn)題。k.經(jīng)過(guò)以上初始調(diào)查，應(yīng)得到明確的結(jié)論證明OOS/OOT是否為明顯的試驗(yàn)室錯(cuò)誤引起，否則，需進(jìn)行到調(diào)研階段2。4.3.3調(diào)研階段24.3.3.1復(fù)檢a.對(duì)部分?jǐn)?shù)量的初始樣品進(jìn)行復(fù)檢。應(yīng)對(duì)最初所用的相同的樣品進(jìn)行復(fù)檢，并重復(fù)對(duì)樣品的處理過(guò)程（初始稱(chēng)量），但應(yīng)由另一檢驗(yàn)員來(lái)執(zhí)行。一旦OOS/OOT結(jié)果被證實(shí)，那么這一批次的產(chǎn)品須被判為不合格品。但如果OOS/OOT結(jié)果未被證明，那么可以認(rèn)為第一次的結(jié)果是無(wú)效的并由新的數(shù)據(jù)來(lái)取代。b.對(duì)本批新樣品進(jìn)行檢測(cè)（再取樣）當(dāng)?shù)谝淮蔚膹?fù)檢結(jié)果顯示與原檢測(cè)的差異很大，則在這種特殊情況下，可能會(huì)需要重復(fù)取樣進(jìn)行檢測(cè)。4.3.3.2對(duì)新數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)算復(fù)檢時(shí)每個(gè)樣品的檢驗(yàn)結(jié)果應(yīng)分別評(píng)估，不能平均，以便找到OOS/OOT的可能原因只有在特殊情況下才可進(jìn)行求平均值，如生物學(xué)檢測(cè)時(shí)。隱藏的可變數(shù)值的可能性應(yīng)作為一個(gè)問(wèn)題來(lái)看待。在特定情況下，應(yīng)列出對(duì)平均值的相對(duì)標(biāo)準(zhǔn)偏差（含量均勻度測(cè)量）。當(dāng)檢測(cè)混合物時(shí)，不允許進(jìn)行求平均值來(lái)處理數(shù)據(jù)。對(duì)同一樣品溶液的多次進(jìn)樣結(jié)果的平均值可以作為一個(gè)結(jié)果數(shù)據(jù)。如果多次測(cè)定所獲得的結(jié)果有符合標(biāo)準(zhǔn)的也有不符合標(biāo)準(zhǔn)的，那么即使平均值符合標(biāo)準(zhǔn)也應(yīng)對(duì)OOS/OOT結(jié)果進(jìn)行調(diào)查來(lái)澄清原因。4.3.4結(jié)果評(píng)估與結(jié)論實(shí)驗(yàn)室調(diào)查中所有結(jié)果的狀態(tài)都必須記錄和評(píng)估并為最終的產(chǎn)品放行或否決提供一部分依據(jù)。批產(chǎn)品質(zhì)量的評(píng)估是基于調(diào)查結(jié)果和是否通過(guò)批準(zhǔn)。如果發(fā)現(xiàn)OOS/OOT數(shù)據(jù)的某個(gè)原因會(huì)導(dǎo)致該數(shù)據(jù)無(wú)效，那么它將不能夠用于批次評(píng)估。如果OOS/OOT結(jié)果顯示產(chǎn)品質(zhì)量是受損的（即OOS/OOT被證實(shí)），那么在做出放行決定時(shí)就必須仔細(xì)考慮。一個(gè)被證實(shí)的OOS/OOT結(jié)果必將導(dǎo)致批次產(chǎn)品被拒絕或銷(xiāo)毀。在得到一個(gè)不確定的結(jié)果時(shí)，必須做出合適的決定。一般來(lái)說(shuō)在化學(xué)分析中是不允許使用統(tǒng)計(jì)學(xué)方法的（離群值檢測(cè)）。如經(jīng)實(shí)驗(yàn)室調(diào)查后，確認(rèn)OOS/OOT的根本原因非實(shí)驗(yàn)室原因所致，則應(yīng)由質(zhì)量管理部與生產(chǎn)技術(shù)部共同進(jìn)行進(jìn)一步的調(diào)查，如進(jìn)行偏差處理等行動(dòng)。質(zhì)量控制實(shí)驗(yàn)室應(yīng)按要求提供必要的支持性工作。4.3.5糾正和預(yù)防措施必須基于調(diào)查的結(jié)果而采取預(yù)防措施，從而防止更多OOS/OOT結(jié)果的發(fā)生。首先必須通過(guò)執(zhí)行合適的措施來(lái)更正錯(cuò)誤。不合邏輯的影響因素必須消除，從而防止將來(lái)發(fā)生不必要的額外的OOS/OOT結(jié)果。這對(duì)于節(jié)約成本也將會(huì)有直接影響。在進(jìn)行趨勢(shì)分析時(shí)，需提及最迫切需要采取的措施。4.3.6趨勢(shì)追蹤按照要求，必須保留OOS/OOT事件的清晰和完整的記錄（可以是紙版或電子版）。對(duì)OOS/OOT結(jié)果的追蹤活動(dòng)之一就是定期對(duì)有關(guān)案例進(jìn)行回顧。出于評(píng)價(jià)的目的，一個(gè)OOS/OOT結(jié)果并不能看作是一個(gè)孤立的、可被替換的，該系統(tǒng)應(yīng)看作是一個(gè)整體。對(duì)趨勢(shì)的分析可以在早期揭示潛在的風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的概率，因此可以預(yù)防未來(lái)OOS/OOT結(jié)果的發(fā)生。應(yīng)對(duì)（產(chǎn)品、設(shè)備、方法）趨勢(shì)進(jìn)行常規(guī)監(jiān)督來(lái)防止OOS/OOT結(jié)果的發(fā)生。例如，如果某產(chǎn)品的含量值經(jīng)常發(fā)生超標(biāo)，那么這可能就是有之前未檢測(cè)出的生產(chǎn)問(wèn)題存在的信號(hào)。當(dāng)一個(gè)設(shè)備有產(chǎn)生OOS/OOT結(jié)果的趨勢(shì)時(shí)，則必須對(duì)其進(jìn)行維修、維護(hù)和再校準(zhǔn)。如，果對(duì)設(shè)備已進(jìn)行了維護(hù)和再校準(zhǔn)后發(fā)生OOS/OOT結(jié)果的頻率仍然增加的話，更換設(shè)備可以作為最終的選擇。該方法適用于類(lèi)似的程序。就像案例中所示的，方法可能會(huì)被闡述得更為詳細(xì)。最后，趨勢(shì)檢查也必須把人員因素考慮進(jìn)去。如果（OOS/OOT）錯(cuò)誤經(jīng)常是由于員工中某一人而引起的，那么這個(gè)員工可能就需要進(jìn)行額外的更進(jìn)一步的培訓(xùn)。4.3.7OOS/OOT調(diào)查記錄的編號(hào)4.3.7.1記錄編號(hào)：OOS/OOT編號(hào)由2部分組成，最前部分由兩位數(shù)字組