企業(yè)文書檔案保密工作探討

企業(yè)文書檔案保密工作探討

摘要：目前，我國的企業(yè)建設(shè)在不斷的加快，在企業(yè)中，文書檔案的管理十分重要，企業(yè)文書檔案管理人員經(jīng)常聯(lián)系黨政領(lǐng)導(dǎo)，參加各種重要會議，管理許多重要的檔案和文件，有更多的機會聯(lián)系黨和國家的機密文件和檔案。因此，增強保密意識及保密性的理念，對做好文書檔案保密具有重要意義。關(guān)鍵詞：企業(yè)文書；檔案管理；檔案保密引言保密工作是關(guān)系到社會主義現(xiàn)代化建設(shè)，維護(hù)黨和國家利益，保障國家安全的一項重要工作。在新的歷史時期，在改革開放和市場經(jīng)濟(jì)的形勢下，保密工作更需要進(jìn)一步加強。文書檔案保密工作尤其重要。文書檔案管理人員經(jīng)常接觸黨政領(lǐng)導(dǎo)，參加各類重要會議，管理許多重要的文件和檔案，有更多的機會接觸到黨和國家的機密文件和檔案。因此，增強保密意識，加強保密觀念，對做好文書檔案保密工作的意義十分重大。1重要性分析文書檔案主要是通過文字、聲像及數(shù)字化等形式對企業(yè)的各項活動進(jìn)行記錄，它以最原始的形式進(jìn)行保管，方便日后的查考。它是一種見證憑證,具有極大的參考價值，它涉及到企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益，也是關(guān)系企業(yè)能否進(jìn)行正常的生產(chǎn)和管理活動的重要因素；文書檔案的準(zhǔn)確性影響了企業(yè)的決策問題；做好文書檔案的保密工作，將對企業(yè)檔案事業(yè)的發(fā)展起著重要的意義。所以檔案管理一旦出現(xiàn)問題，必將給企業(yè)的管理與生產(chǎn)造成不可估量的損失。因此，做好文書檔案管理重要，文書檔案的保密工作尤為重要。文書檔案其中有一部分是涉密文件，這更是文書檔案保密工作的重中之重，它主要有機密檔案、秘密檔案以及內(nèi)部資料等，前三者的程度都涉及到國家利益，而內(nèi)部資料雖然不涉及到國家的秘密，但是僅限企業(yè)或者單位內(nèi)部使用，一般不進(jìn)行對外公開。在高速發(fā)展的信息時代，現(xiàn)代通信技術(shù)大大提高，辦公室的設(shè)備都是自動化，很多竊密行為都是通過高科技手段來進(jìn)行，而企業(yè)的一些文書檔案除了紙質(zhì)檔案還有信息化存儲，這就對文書檔案的保密工作提出了重大的挑戰(zhàn)，所以我們應(yīng)該做好文書檔案保密防范工作，不斷更新保密設(shè)備，增強防范能力。為維護(hù)企業(yè)的根本利益，保證文書檔案保管與保密萬無一失，我們必須遵循“業(yè)務(wù)工作誰主管,保密工作誰負(fù)責(zé)”的原則做好文書檔案的保密工作。2企業(yè)文書檔案保密工作2.1制定長期檢查制度，防患于未然檔案保密工作要求每位與檔案管理有關(guān)的人員必須接受單位其他工作人員的監(jiān)督檢查。而各級領(lǐng)導(dǎo)和與秘密檔案有關(guān)的人員要接受檔案管理人員的檢查和督促。同級保密工作部門要保證檔案信息的準(zhǔn)確性和嚴(yán)密性。檔案管理人員要及時查漏補缺，對于檔案監(jiān)督檢查必須要嚴(yán)格按照檢查的規(guī)章制度來進(jìn)行，定期對工作內(nèi)容進(jìn)行梳理，對于存在的問題要提出后集思廣益進(jìn)行解決。同時保密工作要和保密教育同步進(jìn)行，在保密工作的施行過程中也要進(jìn)行教育工作，對于檔案管理人員多進(jìn)行思想灌輸，以高標(biāo)準(zhǔn)要求檔案管理人員思維的嚴(yán)謹(jǐn)和行為的規(guī)范。2.2做好文書檔案保管期限與保密期限的區(qū)分工作確定保管期限的原則是，根據(jù)本企業(yè)工作的需要，正確分析和鑒別文書檔案內(nèi)容的現(xiàn)實作用，依據(jù)其利用價值和檔案的保存價值，準(zhǔn)確地判定檔案的保管期限；而保密期限是根據(jù)國家有關(guān)秘密事項保密期限的規(guī)定來確定的，保密期限是國家秘密事項受國家有關(guān)保密法律與法規(guī)的保護(hù)所產(chǎn)生法律效力的時限。《國家秘密保密期限的規(guī)定》中規(guī)定：除有特殊規(guī)定外，絕密級事項不超過30年，機密級事項不超過20年，秘密級事項不超過10年。保密期限在一年及一年以上的以年標(biāo)密，在一年以內(nèi)的以月標(biāo)密。這里所說的“特殊規(guī)定”是指制定保密范圍的國家機關(guān)或上級機關(guān)，可以規(guī)定有關(guān)保密范圍中某類事項的保密期限為“長期”。對規(guī)定為“長期”的國家秘密的文件、資料，在制作機關(guān)或上級單位未作出解密前，其他機關(guān)、單位應(yīng)當(dāng)對其采取長期保管的保密管理措施，不得擅自給予解密和隨意對外提供及銷毀。2.3建立監(jiān)督檢查制度，指導(dǎo)保密工作檢查是手段，防范才是最終目的。保密法律法規(guī)規(guī)定了各級領(lǐng)導(dǎo)和其他涉密人員必須接受保密工作部門和保密工作人員的監(jiān)督、檢查，因此，同級保密部門有責(zé)任檢查各部門保密領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制度的落實情況。監(jiān)督檢查必須規(guī)范檢查措施，及時消除泄密隱患，堵塞漏洞，改進(jìn)工作；必須使檢查經(jīng)?；?、專業(yè)化、技術(shù)化。只有這樣，才能未雨綢繆，防患于未然。同時，保密檢查要與保密教育同步，采取發(fā)現(xiàn)問題、現(xiàn)場剖析、具體幫教、督促整改的做法。2.4加強文書檔案的借閱管理借閱文件必須按審批借閱范圍履行借閱登記手續(xù)，包括查閱人和查閱了內(nèi)容等基本信息；借閱涉密文件經(jīng)審批流程后，應(yīng)在檔案室指定位置完成查閱，由工作人員在場監(jiān)督。歸還時應(yīng)清點好數(shù)量和類別，仔細(xì)檢查，如發(fā)現(xiàn)泄密和遺失等情況，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行補救。涉密文檔應(yīng)與普通文檔分開，涉密文檔應(yīng)存放于保密柜中，以確保文檔的安全性和保密性。需要銷毀的文件應(yīng)由單位的保密機構(gòu)統(tǒng)一辦理，銷毀普通文檔或涉密文檔必須履行清點、登記、審批手續(xù)，建立銷毀清冊備查。除此之外，為防止文檔丟失和泄密還應(yīng)當(dāng)建立完整的應(yīng)急防范系統(tǒng)。2.5企業(yè)必須保證文書檔案保密工作的資金需求企業(yè)必須完善檔案室的建設(shè)，除了要保證硬件設(shè)施的投入，還要增加培訓(xùn)方面的投入，要持續(xù)提高文書檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平，使他們掌握現(xiàn)代化的管理技術(shù)，熟練運用計算機進(jìn)行文件流轉(zhuǎn)和管理，對檔案進(jìn)行分類、鑒定、檢索、編目和利用等，實現(xiàn)文檔一體化管理。文件和檔案管理工作的好壞決定了企業(yè)文書檔案保密工作的水平。因此，除了應(yīng)對文書檔案管理人員進(jìn)行檔案、保密和其它相關(guān)學(xué)科理論知識的培訓(xùn)外，還應(yīng)對下屬單位的文書檔案管理人員開展有計劃、有針對性的培訓(xùn)工作，使文書檔案管理人員不斷補充和更新知識，提高業(yè)務(wù)水平。2.6機密級以上文書檔案的管理和保密工作機密級以上文書檔案是黨和國家的核心秘密，關(guān)系到國家的政治、軍事、經(jīng)濟(jì)發(fā)展，關(guān)系到企業(yè)內(nèi)部的生產(chǎn)經(jīng)營活動及管理決策等。因此，為確保國家核心秘密的安全，必須嚴(yán)格管理好文書檔案。在機密級以上文書檔案管理中，一是要提高文書檔案管理人員的自身素質(zhì)和保密意識，讓他們從思想深處意識到自身的責(zé)任與身負(fù)的重任，做到工作作風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn)，保密意識強，工作細(xì)致踏實，對涉及的秘密守口如瓶。二是要增設(shè)保險柜、防盜器、視頻監(jiān)控器及煙霧報警器，從保密設(shè)備保管條件上確保機密級以上文書檔案的安全。三是加強機密級以上文書檔案的日常管理。機密級以上文書檔案的借閱、移交、銷毀等應(yīng)嚴(yán)格按規(guī)定程序辦理，認(rèn)真履行登記、審批手續(xù)，必須經(jīng)保密工作負(fù)責(zé)人審批方能查詢、借閱檔案，否則任何人無權(quán)擅自查詢、借閱檔案。機密級以上文書檔案使用完畢后應(yīng)及時核對、檢查并及時歸還。如發(fā)現(xiàn)失泄密問題應(yīng)及時上報，查明原因，進(jìn)行補救。對所發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)舉一反三，追究問題根源進(jìn)行整改。結(jié)語做好企業(yè)文書檔案的保密工作是企業(yè)管理的不可或缺的組成部分，應(yīng)予以高度重視，不論是對檔案本身的管理還是對檔案管理人員的管理都應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行，將保密工作做好。參