企業(yè)創(chuàng)新指南-企業(yè)自籌創(chuàng)新基金項目經(jīng)費管理探析

企業(yè)創(chuàng)新指南——企業(yè)自籌創(chuàng)新基金項目經(jīng)費管理探析

摘要：企業(yè)自籌創(chuàng)新基金項目是企業(yè)為開展技術儲備、提高科技創(chuàng)新水平，利用企業(yè)留存收益開展的研制項目。基于企業(yè)自籌創(chuàng)新基金項目在立項、執(zhí)行和驗收階段暴露的經(jīng)費管理問題，從科研管理人員的角度提出制度建設、監(jiān)管系統(tǒng)建設、人員培養(yǎng)與獎勵等方面的對策及建議，對切實提高企業(yè)自籌創(chuàng)新基金項目的經(jīng)濟效益具有一定的積極意義。一、問題及原因1立項階段預算缺乏科學性企業(yè)一般沒有制定自籌基金項目預算管理辦法，確定項目批復經(jīng)費的依據(jù)是各項目負責人按照會計制度規(guī)定的列支名目(材料費、直接人工費、其他直接費和管理費等)估算的成本。預算經(jīng)專家評審、科研管理部門審核及企業(yè)領導審批后最終確定。由于項目負責人和科研管理人員缺乏一定的財務預算知識和成本觀念，或雖具備相關的知識，但缺乏責任感，經(jīng)費總額及各成本要素預算較隨意(對整個項目投入的工作量沒有嚴謹?shù)墓烙嫞瑢Σ牧蟽r格和外協(xié)價格沒有充分的調(diào)研，虛高情況較多);立項評審專家作為非投資方容易忽略項目的財務評審而更多關注需求和技術實現(xiàn)途徑，以上多方面原因導致項目經(jīng)費預算編制不夠規(guī)范、合理，與項目實際需要存在較大偏差。對企業(yè)驗收項目的預算執(zhí)行率進行統(tǒng)計、對比，可以發(fā)現(xiàn)：項目預算普遍偏高，其中材料費占比高，部分項目申請采購由技改經(jīng)費落實的軟件或設備超出自籌基金預算范圍;部分項目預計的內(nèi)/外場試驗費未開支;項目結束時預算執(zhí)行率普遍低于85%，少數(shù)項目預算執(zhí)行率低于50%;外協(xié)費和分攤間接費(固定資產(chǎn)使用費、工資費、管理費)超預算且占比大。2執(zhí)行階段使用不規(guī)范多數(shù)企業(yè)對自籌基金項目經(jīng)費管理均要求專款專用，為每個項目單獨設置一個編號，在批復額度內(nèi)實報實銷，報銷流程由項目承研部門和財務管理部門審核(科研管理部門未參與)。由于科研人員的“馬太效應”，自籌基金項目團隊通常同時承擔多個項目，而各項目相互間技術高度耦合，發(fā)生的設計費、間接費等難以嚴格區(qū)分，經(jīng)費混用、挪用現(xiàn)象時有發(fā)生。同時，企業(yè)項目管理與經(jīng)費管理分別由科研管理部門和財務管理部門負責，雖然兩者職能劃分明確，但卻導致科研管理與經(jīng)費管理脫節(jié)：前者負責計劃進度監(jiān)管，沒有參與經(jīng)費使用合理性和有效性的監(jiān)管;后者只負責判斷經(jīng)費使用是否符合財務制度要求，沒有對經(jīng)費使用情況與進度的匹配性進行審核。在執(zhí)行撥款或開展評估時，對企業(yè)自籌基金項目經(jīng)費開支情況進行檢查不難發(fā)現(xiàn)：部分項目用自籌基金項目編號為其他項目采購器件;部分項目報銷了與本項目不相關的外場聯(lián)試費或外協(xié)費，或者報銷了非本項目團隊成員的差旅費;少數(shù)項目不斷延期造成分攤間接費用超過直接費用;個別項目甚至編造會議套取經(jīng)費。3驗收階段缺乏審計考核近幾年，各企業(yè)在自籌基金項目經(jīng)費撥付過程中結合管理需要進行了不同模式的改革：例如“年度撥款”調(diào)整為“實時撥款”;“全額撥付批復經(jīng)費”調(diào)整為“批復額度內(nèi)實報實銷”。由于驗收階段未開展審計考核，對項目經(jīng)費使用情況的好壞沒有獎懲，上述改革雖然對促進經(jīng)費執(zhí)行率與序時進度匹配有一定作用，但是對于規(guī)范經(jīng)費使用和節(jié)約成本成效甚微。對項目驗收階段承研部門提交的經(jīng)費使用報告進行分析時可以發(fā)現(xiàn)：項目“滯后報銷”和收尾階段“突擊花錢”的現(xiàn)象屢見不鮮，如論證階段的調(diào)研費在驗收前報銷，研制階段的外協(xié)費在驗收時正在走合同審批流程。此外，由于多數(shù)企業(yè)財務系統(tǒng)和項目管理系統(tǒng)未關聯(lián)，項目結余經(jīng)費未及時處理，導致科研管理部門每年要集中通知財務管理部門在財務系統(tǒng)對此進行封存。少數(shù)項目利用項目驗收和封存工號之間的時間差，在項目驗收后仍利用該工號報銷各種費用。二、對策及建議1經(jīng)費監(jiān)督審核機制建立自籌基金項目經(jīng)費監(jiān)督審核機制，不僅可以起到督促、獎懲的作用，還可以對潛在問題提前預警，制定防范措施，防患于未然。要建立和完善自籌基金項目經(jīng)費監(jiān)督審核機制，可以從以下幾方面著手：(1)預算過程。對近幾年歷史數(shù)據(jù)進行梳理、統(tǒng)計后在經(jīng)費預算報告中確定各項開支預算比例范圍，控制間接費等額度;在立項評審中提高經(jīng)費預算評估權重。立項時經(jīng)費預算報告需提交物資采購部門、財務管理部門和科研管理部門分別對材料價格合理性、政策相符性和目標相關性等進行審核，審核通過后提交專家評審和企業(yè)領導審批。(2)使用過程。加強對經(jīng)費支出和報銷的審核?？紤]到管理成本，可根據(jù)報銷金額大小設置兩級審批流程：一級由承研部門和財務管理部門領導審批;二級由承研部門、科研管理部門和財務管理部門領導審批。審批過程對票據(jù)真實性和業(yè)務真實性進行審核，對違反規(guī)定的支出項目予以駁回并進行通報,購買的專用儀器設備及配套軟件要進行專項審批，入庫后作為企業(yè)公共資產(chǎn)建立臺賬，項目驗收后移交企業(yè)主管部門按其他同類公共資產(chǎn)管理\[3\]。(3)驗收過程。驗收階段財務管理部門、審計部門要協(xié)同科研管理部門開展項目驗收,檢查項目是否完成任務書要求的研究內(nèi)容和技術指標，配套技術資料及有關文件是否完備、可靠，并重點對自籌基金項目經(jīng)費使用的有效性和合理性實施審計。對于審計過程中發(fā)現(xiàn)的問題要求承研單位進行整改，整改不到位的終止撥付經(jīng)費或收回已撥付經(jīng)費。驗收通過后，及時在財務系統(tǒng)封存對應項目編號，避免無限期掛賬。2經(jīng)費激勵機制人是科研活動中最積極、最重要的因素，如果能對自籌基金項目制定成本控制(節(jié)流)或成果轉化(開源)方面的激勵機制，可有效發(fā)揮科研人員主觀能動性，促進其通過節(jié)約材料、加強方案論證與仿真、嚴格計劃執(zhí)行等措施降低成本，同時通過推進成果轉化提高項目經(jīng)濟效益。激勵手段和方式有多種，企業(yè)在制定具體措施時應結合不同員工的具體需求。多數(shù)企業(yè)從事自籌基金項目的員工一般為年輕的高水平技術人員，按照馬斯洛需求理論，其在尊重和自我實現(xiàn)方面的需求較強烈，對此可重點給予授權激勵和晉升激勵，例如授權開源節(jié)流優(yōu)秀團隊利用項目結余經(jīng)費開展創(chuàng)意孵化等權利，在職位晉升中予以適當?shù)募臃旨畹取?經(jīng)費信用評價機制隨著企業(yè)的不斷發(fā)展與壯大，每年投入自籌基金支撐的項目不斷增長，而且部分前沿、探索性項目周期長。若每年對所有在研項目經(jīng)費進行全面、細致的監(jiān)督檢查耗時長且管理成本大，因此可建立經(jīng)費使用信用評價機制，對承研項目部門/團隊經(jīng)費預算、經(jīng)費使用的誠信情況進行評估并備案，促進科研人員形成良好的科學行為。信用評價結果可用于支撐后續(xù)項目申請、過程監(jiān)督和獎勵評定等，例如對信用評價等級高的承研部門/團隊，可以采取批復項目時預算壓縮少，立項后監(jiān)督頻率低，獎勵評定時優(yōu)先考慮等方式。建立經(jīng)費信用評價機制是一項復雜的工程，涉及配套的管理制度、評價指標體系、信息采集及評估流程、信息使用和跟蹤辦法等，整個過程不是一蹴而就的，需企業(yè)結合自身組織結構、研發(fā)流程和管理文化等多種因素確定，同時也需要大量的歷史數(shù)據(jù)支撐，否則容易挫傷企業(yè)項目科技創(chuàng)新的積極性。4推進自籌基金項目經(jīng)費動態(tài)監(jiān)管系統(tǒng)建設經(jīng)費動態(tài)監(jiān)管系統(tǒng)通過將項目經(jīng)費預算、執(zhí)行情況與項目進度關聯(lián)，實現(xiàn)經(jīng)費與進度等信息互通，達到科研管理部門對項目經(jīng)費的實時動態(tài)管理和監(jiān)控的目標，同時可利用系統(tǒng)設置一些預警數(shù)據(jù)，將經(jīng)費使用過程中可能出現(xiàn)的各種隱患消滅在襁褓中，實現(xiàn)項目經(jīng)費“事前”管理和管控\[4\]。除了對單個項目經(jīng)費進行實時動態(tài)管控，系統(tǒng)還可以記錄并積累各項目全生命周期各階段開支明細，利用其統(tǒng)計功能幫助科研管理部門分析各類項目開支項比例、各階段開支比例等規(guī)律，為后續(xù)項目制定預算提供借鑒和支撐。多數(shù)企業(yè)已建有項目管理系統(tǒng)與財務系統(tǒng)，可考慮將兩者集成。同時要切實發(fā)揮經(jīng)費動態(tài)監(jiān)管系統(tǒng)的作用，就要加強配套管理制度建設(數(shù)據(jù)填報與審批制度等)和對用戶部門的監(jiān)督檢查等。5加強自籌基金項目管理人才培養(yǎng)和激勵自籌基金項目是企業(yè)開展技術創(chuàng)新的孵化場，對提升創(chuàng)新能力具有不可或缺的作用，建立一支素質高、能力強的管理團隊是推進技術創(chuàng)新的重要保障。前面分析提及，自籌基金項目預算不科學、使用不規(guī)范，與科研管理人員不懂財務和財務管理人員不懂業(yè)務密切相關，其中也不排除部分既懂財務又懂業(yè)務的管理人員因為缺乏激勵而在管理過程中“睜一只眼閉一只眼”，因此有必要加強對