DB3707T 112-2024濰坊市退役士兵人事檔案管理服務(wù)規(guī)范

ICS03.080.99CCSA203707ServicespecificationforpersonnelfilemanagementofretiredsoldiersinWeifaIDB3707/T112—2024前言 2規(guī)范性引用文件 3術(shù)語和定義 4管理要求 5檔案審核 6檔案收集 7檔案整理 8檔案保管 9檔案利用 10檔案轉(zhuǎn)遞 11檔案數(shù)字化 附錄A（資料性）登記表（簿）格式 附錄B（規(guī)范性）退役士兵人事檔案目錄 附錄C（規(guī)范性）檔案清理整理復(fù)制驗收登記表 附錄D（規(guī)范性）退役士兵人事檔案移交申請表 附錄E（規(guī)范性）退役士兵人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單 參考文獻 DB3707/T112—2024本文件按照GB/T1.1—2020《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則第1部分：標(biāo)準(zhǔn)化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則》的規(guī)定起草。請注意本文件的某些內(nèi)容可能涉及專利。本文件的發(fā)布機構(gòu)不承擔(dān)識別專利的責(zé)任。本文件由濰坊市退役軍人事務(wù)局提出。本文件由濰坊市退役軍人事務(wù)局歸口。本文件起草單位：濰坊市退役軍人服務(wù)中心、濰坊市人才發(fā)展集團有限公司。本文件主要起草人：李曉強、馬騁、李許燕、劉子傳、劉超、王榕。1DB3707/T112—2024濰坊市退役士兵人事檔案管理服務(wù)規(guī)范本文件規(guī)定了退役士兵人事檔案管理機構(gòu)和人員要求、檔案交接審核、檔案材料收集鑒別歸檔、檔案整理、檔案保管、檔案利用服務(wù)、檔案轉(zhuǎn)遞、檔案數(shù)字化等內(nèi)容。本文件適用于指導(dǎo)退役士兵（由政府安排工作的除外）人事檔案管理服務(wù)工作的開展。2規(guī)范性引用文件下列文件中的內(nèi)容通過文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，僅該日期對應(yīng)的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。GB/T33870干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范DA/T18檔案著錄規(guī)則DA/T31紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范DA/T68檔案服務(wù)外包工作規(guī)范JGJ25檔案館建筑設(shè)計規(guī)范3術(shù)語和定義下列術(shù)語和定義適用于本文件。3.1退役士兵retiredsoldiers從中國人民解放軍依法退出現(xiàn)役的軍士和義務(wù)兵。本文件中退役士兵包含逐月領(lǐng)取退役金退役軍士、自主就業(yè)退役士兵、分散供養(yǎng)退役軍人、自謀職業(yè)退役士兵以及靈活就業(yè)退役士兵和視為放棄安排工作待遇退役士兵、視為放棄安置待遇退役士兵等。3.2退役士兵人事檔案personnelfilesofretiredsoldiers在退役士兵服役、安置、學(xué)習(xí)、就業(yè)等方面形成的，反映退役士兵個人政治品質(zhì)、道德品行、思想認(rèn)識、學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、專業(yè)素養(yǎng)、工作實績、遵紀(jì)守法、家庭狀況、社會關(guān)系以及安置、優(yōu)撫、社保認(rèn)定等情況的歷史記錄材料。4管理要求4.1退役士兵人事檔案管理應(yīng)遵循以下原則：2DB3707/T112—2024a)依規(guī)依法、全面從嚴(yán)；b)分類歸集、屬地管理；c)循序漸進、應(yīng)轉(zhuǎn)盡轉(zhuǎn)；d)真實準(zhǔn)確、完整規(guī)范；e)方便利用、安全保密。4.2退役軍人事務(wù)主管部門負(fù)責(zé)牽頭本轄區(qū)內(nèi)安置的退役士兵人事檔案工作。包括但不限于：a)協(xié)調(diào)會同教育、財政、人力資源社會保障以及軍隊相關(guān)部門在各自職責(zé)范圍內(nèi)做好退役士兵人事檔案管理利用工作；b)研究制定退役士兵人事檔案實施辦法，加強日常監(jiān)督指導(dǎo)，建立退役士兵人事檔案管理工作考評機制，促進退役士兵人事檔案管理工作質(zhì)量提升；c)負(fù)責(zé)接收移交本轄區(qū)內(nèi)安置的退役士兵人事檔案，并按規(guī)定對檔案材料進行審核。4.3縣市區(qū)退役軍人服務(wù)中心在所屬退役軍人事務(wù)主管部門指導(dǎo)下，負(fù)責(zé)本轄區(qū)內(nèi)安置的退役士兵人事檔案的日常管理利用工作。包括但不限于：a)負(fù)責(zé)《山東省退役軍人人事檔案管理辦法》實施前，存放在鄉(xiāng)（鎮(zhèn)、街道）、人民武裝部、公共就業(yè)和人才服務(wù)機構(gòu)，以及授權(quán)管理流動人員人事檔案機構(gòu)等單位的退役士兵人事檔案的有序轉(zhuǎn)接；b)負(fù)責(zé)退役士兵人事檔案的收集、整理、保管等日常管理工作；c)提供退役士兵人事檔案查借閱等利用服務(wù)工作；d)按照相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)對退役士兵人事檔案進行數(shù)字化，建立信息數(shù)據(jù)庫；e)負(fù)責(zé)檔案庫房建設(shè)管理。4.4應(yīng)配備專職人員負(fù)責(zé)退役士兵人事檔案的管理。專職人員應(yīng)符合以下要求：a)政治可靠、遵紀(jì)守法、責(zé)任心強；b)具備相應(yīng)學(xué)歷及檔案管理專業(yè)知識；c)熟悉人力資源和社會保障政策法規(guī)；d)掌握計算機基本知識，并能熟練操作。5檔案審核5.1審核范圍安置地退役軍人事務(wù)部門負(fù)責(zé)組織審核管理范圍內(nèi)的退役士兵人事檔案，包括退役后部隊直接移交的、存放在其他機構(gòu)轉(zhuǎn)接的以及本人自行保管移交的，確保退役士兵基本信息齊全完整。退役士兵退役時由部隊移交地方的檔案，應(yīng)由安置地退役軍人事務(wù)部門在對檔案材料進行審核后予以接收，并于1個月內(nèi)整理歸檔。5.2審核重點退役士兵人事檔案重點審核以下內(nèi)容：a)入伍材料；b)黨（團）員材料；c)軍銜、職務(wù)晉升（調(diào)整）材料；d)學(xué)歷、專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料；e)傷殘評定材料；f)退出現(xiàn)役材料；3DB3707/T112—2024g)安置去向材料；h)獎勵懲處材料；i)生活待遇材料；j)考核考察材料；k)結(jié)婚材料；l)獨生子女材料；m)其他需要審核的檔案材料。5.3有關(guān)處理5.3.1入伍批準(zhǔn)、義務(wù)兵注冊、軍士退役時本銜級注冊相關(guān)證表缺失時，應(yīng)提供中央軍委政治工作部統(tǒng)一制發(fā)的《士兵檔案材料證明信》。5.3.2在檔案審核過程中，軍地雙方應(yīng)加強溝通，在各自職責(zé)范圍內(nèi)為對方審檔核查提供便利和協(xié)助。5.3.3對檔案材料蓄意作假偽造的，由軍隊按照有關(guān)規(guī)定認(rèn)定和處理后進行移交。5.3.4對退役士兵弄虛作假騙取安置待遇的，由縣級以上退役軍人事務(wù)部門和相關(guān)部門取消相關(guān)待遇。5.3.5在審核退役士兵人事檔案時，安置地退役軍人事務(wù)部門發(fā)現(xiàn)相關(guān)材料缺失、損毀的，應(yīng)按照檔案來源原則，及時向軍隊相關(guān)部門、原檔案管理機構(gòu)反饋，軍隊相關(guān)部門和原檔案管理機構(gòu)按照有關(guān)規(guī)定補充完善后，再予以移交。6檔案收集6.1收集要求6.1.1退役士兵移交地方后新產(chǎn)生的人事檔案材料，應(yīng)由安置地退役軍人事務(wù)部門根據(jù)檔案管理相關(guān)規(guī)定，及時收集歸檔。安置地退役軍人事務(wù)部門應(yīng)加強與退役士兵本人、軍隊相關(guān)部門及原存檔機構(gòu)的聯(lián)系，遵循真實、全面、及時、規(guī)范的原則，主要收集本文件6.2列出的范圍內(nèi)的材料，并根據(jù)檔案管理相關(guān)規(guī)定，不斷充實完善檔案內(nèi)容。6.1.2收集歸檔材料應(yīng)為辦理完畢的正式材料，完整齊全、文字清楚、內(nèi)容真實、填寫規(guī)范、手續(xù)完6.1.3歸檔材料宜為原件，證書、證件等特殊情況需用復(fù)印件歸檔的，應(yīng)一并審核原件，由材料制作單位注明復(fù)印時間并加蓋公章后歸檔。6.1.4注意維護檔案材料歷史原貌，不應(yīng)在檔案材料上更改、加蓋校對章，確需更正的重要內(nèi)容應(yīng)形成書面說明，與原始材料一并存檔審查。6.2收集范圍退役士兵人事檔案收集范圍包括以下方面：a)黨（團）員材料；b)職務(wù)晉升（調(diào)整）、退休、辭職、辭退等材料；c)學(xué)歷、專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料；d)傷病殘評定材料；e)工資、待遇材料；f)其他需要歸檔材料。6.3收集渠道4DB3707/T112—2024退役士兵人事檔案收集包括以下渠道：a)通過用人單位收集考核、晉升、調(diào)整工資級別、專業(yè)技術(shù)職務(wù)、離退休等材料；b)通過各級教育部門收集學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)銜、學(xué)習(xí)成績、在校表現(xiàn)等方面的材料；c)通過業(yè)務(wù)部門和科技管理部門收集業(yè)務(wù)成績、技術(shù)發(fā)明、成果鑒定等材料；d)通過紀(jì)律監(jiān)察部門、司法部門、行政監(jiān)察部門、公安部門收集個人違法亂紀(jì)所受的黨內(nèi)外處分、刑事判決書、個人檢查以及撤銷處分、平反決定等材料；e)向退役士兵本人和其他有關(guān)單位收集按規(guī)定應(yīng)予歸檔的人事材料。6.4收集方式退役士兵人事檔案收集包括以下方式：a)定向收集，應(yīng)根據(jù)退役士兵個人經(jīng)歷和社會實踐活動的實際情況，向經(jīng)常產(chǎn)生人事檔案材料的單位和部門實行定向收集；b)定時收集，應(yīng)根據(jù)形成材料部門的工作活動規(guī)律和人事檔案的產(chǎn)生特點，定時收集新產(chǎn)生的人事檔案材料；c)追蹤收集，應(yīng)根據(jù)現(xiàn)有檔案或掌握的線索進行追蹤收集，將一次事件或一項活動中形成的與當(dāng)事人有關(guān)的人事材料收集齊全。6.5材料鑒別6.5.1對符合歸檔材料范圍及要求的材料，應(yīng)在《退役士兵人事檔案歸檔材料登記表（簿）》（參見附錄A表A.1）上登記。6.5.2對不屬于歸檔范圍的材料，應(yīng)退回本人或材料形成單位。6.5.3對不符合鑒別要求的材料，應(yīng)告知材料形成單位重新制作或補辦手續(xù)。7檔案整理7.1整理要求7.1.1應(yīng)按照分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊的要求整理檔案。7.1.2整理退役士兵人事檔案時，不應(yīng)私自涂改、抽取或偽造檔案材料，不應(yīng)擅自處理或銷毀檔案材料。7.1.3檔案工作人員必須認(rèn)真執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國保守秘密法》等有關(guān)規(guī)定，嚴(yán)格遵守安全保密制度，嚴(yán)防丟失檔案資料、泄漏檔案內(nèi)容，確保檔案安全。7.2整理程序7.2.1分類退役士兵人事檔案包含十三類材料：a)第一類：入伍材料；b)第二類：黨（團）員材料；c)第三類：軍銜、職務(wù)晉升（調(diào)整）材料；d)第四類：學(xué)歷、專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料；e)第五類：傷殘評定材料；f)第六類：退出現(xiàn)役材料；5DB3707/T112—2024g)第七類：安置去向材料；h)第八類：獎勵懲處材料；i)第九類：生活待遇材料；j)第十類：考核考察材料；k)第十一類：結(jié)婚材料；l)第十二類：獨生子女材料；m)第十三類：其他材料。7.2.2排序退役士兵人事檔案按本文件7.2.1所示順序排列，每一類按材料內(nèi)容的形成時間及主次關(guān)系來進行排列，具體排列方法有以下兩種：a)時間排序法，即按材料形成時間先后排列；b)內(nèi)容排序法，即按材料的內(nèi)容以及材料間的內(nèi)在聯(lián)系排序，主要的、重要的材料放在前面。7.2.3編目7.2.3.1編號7.2.3.2包括大類號、順序號及頁號，編制方法如下：a)類號、順序號及頁號，一律用鉛筆編寫，每份材料的右上角編寫類號、順序號，如3-1表示第三類的第一份材料；b)頁碼，每份材料獨自編頁碼，每單面為一頁，凡有填寫項目的，不論是否填了內(nèi)容，均應(yīng)計頁，標(biāo)注在材料正面右下角或背面左下角的空白位置。7.2.3.3目錄7.2.3.3.1目錄內(nèi)容包括序號、材料名稱、材料形成時間、頁數(shù)和備注，采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4紙型（見附錄B）：a)序號，即填寫大類號、順序號；b)材料名稱，根據(jù)每份材料題目（標(biāo)題）填寫，無題目的應(yīng)擬定，題目過長可適當(dāng)簡化；c)形成時間，宜填寫材料落款標(biāo)明的最后時間；d)頁數(shù)，按編好的頁數(shù)如實填寫。7.2.3.3.2具體要求包括：a)按照類別排列順序及檔案材料目錄格式，逐類逐份地進行填寫；b)目錄內(nèi)容全部為機打，字體為楷體12號字不加粗，打印要工整，內(nèi)容準(zhǔn)確清楚，目錄打印完成后，應(yīng)檢查核對，做到準(zhǔn)確無誤；c)打印目錄時，每類目錄之后，須留出兩個空格，供補充檔案材料時使用。7.2.4修整7.2.4.1修整內(nèi)容包括：a)拆除大頭針、曲別針、訂書針等易氧化（生銹）金屬品；b)對一些紙張不規(guī)則、破損、折皺、卷角的材料予以修整、加工；c)將材料按順序排列整齊，盡量要求兩邊齊，至少確保左齊下齊。7.2.4.2修整方法包括：a)裱糊法，小于A4紙型（297mm*210mm）的需裱糊，襯紙一律用A4紙；b)折疊法，紙張較大，則可以按A4紙型大小予以折疊。6DB3707/T112—20247.2.5裝訂7.2.5.1裝訂要求包括：a)檔案材料應(yīng)裝訂成卷，裝訂后的檔案目錄應(yīng)在卷首，材料排列順序與目錄相符，卷面整潔，全卷整齊、平坦，裝訂結(jié)實實用，將原檔案袋規(guī)范折疊，與裝訂后的紙質(zhì)檔案一同裝盒；b)統(tǒng)一使用規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)檔案盒，檔案盒側(cè)簽須書寫檔案人的姓名、檔案號，書寫字體為楷體不加粗26號字，檔案盒正面姓名簽須書寫檔案人姓名，書寫字體為楷體加粗26號字，書寫姓名不應(yīng)用同音字或不規(guī)范的簡化字。7.2.5.2具體做法包括：a)將目錄與材料核對無誤；b)把全卷材料理齊，檔案材料應(yīng)做到兩面整齊，以左邊和下邊兩面為齊；c)材料左邊應(yīng)留有25mm的裝訂邊，按照靠左下對齊的方式打3孔裝訂，中間孔距上、下孔（從孔中心算起）83mm，下孔距材料底邊54mm，孔中心距左邊沿12mm，孔直徑為5mm；檔案中原有小于A4紙型且已按照要求裝訂的檔案材料，不需要重新打孔和裱糊。7.2.6驗收入庫退役士兵人事檔案整理裝訂成卷后，應(yīng)進行認(rèn)真細致的檢查，經(jīng)兩次審核合格后，初審、復(fù)審人員分別在《檔案清理整理復(fù)制驗收登記表》（見附錄C）上簽字確認(rèn)。8檔案保管8.1檔案庫房及設(shè)施設(shè)備應(yīng)符合JGJ25的要求。8.2檔案保管相關(guān)制度8.2.1建立檔案出入庫登記制度，檔案利用出庫時應(yīng)登記，利用結(jié)束后當(dāng)天入庫保存。8.2.2建立定期盤庫制度，定期將檔案實物與檔案名冊、檔案信息數(shù)據(jù)庫進行核對，發(fā)現(xiàn)問題及時解8.2.3建立定期整理制度，每兩年集中整理一次，整理時替換下的舊檔案目錄不應(yīng)銷毀，須作為文書資料立卷保存。8.2.4建立檔案工作交接制度，檔案工作人員更換時，須對檔案庫房進行盤點，辦好交接手續(xù)。8.2.5建立保管使用回避制度，檔案工作人員不應(yīng)保管、接觸本人及與其有夫妻、直系血親關(guān)系、三代以內(nèi)旁系血親以及近姻親關(guān)系的人員檔案，相關(guān)檔案應(yīng)由所在單位指定專人保管。8.2.6建立檔案安全管理制度，檔案庫房鑰匙一般配備兩套，分別由專職和兼職檔案工作人員負(fù)責(zé)保管，不應(yīng)轉(zhuǎn)借他人，其他人員不應(yīng)接觸、保管。檔案管理人員應(yīng)做到人離燈滅、關(guān)窗、落鎖，嚴(yán)禁在庫房及整理室吸煙，消除火災(zāi)隱患。8.3檔案存放方式8.3.1檔案裝具的排放及編號應(yīng)滿足以下要求：a)檔案裝具的排放應(yīng)整齊一致、橫豎成行，應(yīng)符合相關(guān)國家規(guī)定，做到避光通風(fēng)，不應(yīng)緊靠墻壁；b)所有檔案裝具應(yīng)按統(tǒng)一順序依次進行排列編號，每一列按從左到右順序，每一柜按照從上到下順序，采用阿拉伯?dāng)?shù)字統(tǒng)一編號。7DB3707/T112—20248.3.2檔案的排架及存放應(yīng)滿足以下要求：a)檔案的存放方式應(yīng)按柜和格編號順序存放，同一格內(nèi)從左至右順序排放，同一柜內(nèi)從上到下順序排放；b)死亡人員檔案應(yīng)分開保管，并在《死亡人員檔案登記表（簿）》（參見附錄A表A.2）上登記。9檔案利用9.1檔案查借閱9.1.1查借閱服務(wù)要求9.1.1.1應(yīng)為符合相關(guān)規(guī)定的單位或個人提供檔案查借閱服務(wù)。9.1.1.2查借閱人不應(yīng)涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料，不應(yīng)泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容。9.1.1.3查借閱人不應(yīng)擅自復(fù)制、拍攝檔案內(nèi)容。需要從檔案中取證的，應(yīng)說明理由，經(jīng)審核同意后復(fù)制或拍攝。9.1.1.4只準(zhǔn)查閱部分內(nèi)容的，不應(yīng)翻閱全部檔案，閱后經(jīng)管檔人員檢驗，當(dāng)面歸還。9.1.1.5退役士兵人事檔案一般不予外借，因紀(jì)檢監(jiān)察等特殊情況確需借出使用的，必須履行嚴(yán)格的審批程序，限期歸還；歸還時應(yīng)利用數(shù)字檔案逐卷逐頁進行核對，沒有建立數(shù)字檔案的，借出前應(yīng)通過拍照、掃描等方式留存副本，以便檔案歸還時檢查核對。9.1.2查借閱范圍有下列用途之一的，經(jīng)批準(zhǔn)后可以查借閱退役士兵人事檔案：a)辦理人事變動、政治審查、組織處理、工資待遇、退休等組織人事工作；b)學(xué)歷提升、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評定等；c)辦理社會保險、公證；d)辦理案件；e)經(jīng)批準(zhǔn)進行的編史修志、撰寫大事記或人物傳記、舉辦展覽或紀(jì)念活動等；f)其他需查借閱退役士兵人事檔案的事由。9.1.3查借閱程序包括：a)管檔人員應(yīng)審核查借閱單位或個人的查借閱審批材料，查借閱事由、查借閱人身份及單位介紹信等有關(guān)證明材料；b)應(yīng)根據(jù)需要確定提供的檔案材料，并在《退役士兵人事檔案查借閱登記表（簿）》（參見附錄A表A.3）上登記；c)提供查閱服務(wù)時，應(yīng)將檔案交查閱人在閱檔室查閱，如需摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)審核摘錄檔案內(nèi)容，與原文核對無誤后，寫明出處及日期，并加蓋公章；d)提供借閱服務(wù)時，應(yīng)告知借閱人歸還期限，原則上應(yīng)當(dāng)天歸還，逾期使用者辦理續(xù)借手續(xù)；e)應(yīng)檢查核對歸還檔案，核對無誤并在《退役士兵人事檔案查借閱登記表（簿）》（參見附錄A表A.3）上填寫歸還時間后入庫保存。9.2檔案復(fù)印8DB3707/T112—2024管檔人員應(yīng)審核復(fù)印事由、經(jīng)辦人身份及單位介紹信等有關(guān)證明材料；并在《退役士兵人事檔案復(fù)印登記表（簿）》（參見附錄A表A.4）上登記；復(fù)印件上應(yīng)注明復(fù)印用途及日期，并加蓋保管單位公章。9.3其他相關(guān)服務(wù)應(yīng)提供檔案政策咨詢、信息查詢等與檔案工作相關(guān)的服務(wù)。10檔案轉(zhuǎn)遞10.1基本要求10.1.1退役士兵人事檔案應(yīng)隨著管理權(quán)限的變化及時轉(zhuǎn)遞，退役士兵考錄至機關(guān)、團體及企事業(yè)單位的，其檔案轉(zhuǎn)遞至具有檔案保管權(quán)限的所在單位人事部門管理。10.1.2轉(zhuǎn)遞時應(yīng)通過機要交通轉(zhuǎn)遞或派專人送達，嚴(yán)禁本人自行攜帶。10.1.3轉(zhuǎn)遞的退役士兵人事檔案，材料應(yīng)齊全，不應(yīng)扣留材料。10.2檔案轉(zhuǎn)入10.2.1退役士兵人事檔案由其他單位轉(zhuǎn)入時，接收單位收到檔案后，填寫《退役士兵人事檔案接收登記表（簿）》（參見附錄A表A.5）。10.2.2退役士兵因特殊情況由本人自行保管的人事檔案，實行一事一批，按照個人申請、縣級審批的程序辦理。根據(jù)個人意愿，可交由安置地退役軍人事務(wù)部門管理。具體按照如下程序辦理：a)由退役士兵本人向安置地縣級退役軍人事務(wù)部門提出書面申請，如實填寫《退役士兵人事檔案移交申請表》（見附錄D），并對其人事檔案材料的真實性作出承諾，申請書和申請表須由本人親筆簽名；b)安置地縣級退役軍人事務(wù)部門與申請人共同啟封其人事檔案（已啟封的須由申請人書面說明原因并按規(guī)定進行復(fù)印，供后續(xù)審核使用，人事檔案復(fù)印件須由本人簽字確認(rèn)，由安置地縣級退役軍人事務(wù)部門與申請人當(dāng)面密封其人事檔案，雙方簽字后加蓋公章暫存；c)安置地縣級退役軍人事務(wù)部門委托所屬退役軍人服務(wù)中心根據(jù)人事檔案復(fù)印件信息商有關(guān)部門僅對申請人退役軍人身份信息進行核實，申請人屬于退役軍人的，縣級退役軍人事務(wù)部門及時作出審批，按規(guī)定存放其人事檔案，不屬于退役軍人的，不予批準(zhǔn)，并書面向申請人說明理由、通知取檔。10.2.3退役士兵本人自行保管的人事檔案，移交后應(yīng)另冊管理。退役士兵根據(jù)審核交接后的人事檔案提出相關(guān)待遇申請等事項的，安置地縣級退役軍人事務(wù)部門應(yīng)當(dāng)按照一事一審的原則，與軍地有關(guān)部門對相應(yīng)檔案材料另行審核。10.3檔案轉(zhuǎn)出檔案接收單位發(fā)出調(diào)檔函至轉(zhuǎn)出單位；轉(zhuǎn)出單位同意后，按本文件5.2的審核重點整理檔案材料，并填寫《退役士兵人事檔案轉(zhuǎn)出登記表（簿）》（參見附錄A表A.6）；轉(zhuǎn)出單位填寫《退役士兵人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》（見附錄E），安排檔案移交；接收單位收到檔案后，出具檔案轉(zhuǎn)遞回執(zhí)至轉(zhuǎn)出單位。11檔案數(shù)字化11.1基本要求9DB3707/T112—202411.1.1對退役士兵人事檔案進行著錄加工及數(shù)字化，應(yīng)符合DA/T18、DA/T31、GB/T33870的要求。11.1.2對于《山東省退役軍人人事檔案管理辦法》實施后新接收的退役士兵人事檔案，應(yīng)在接收檔案后6個月內(nèi)完成數(shù)字化工作。11.1.3對于《山東省退役軍人人事檔案管理辦法》實施后從各部門按規(guī)定接收的歷年退役士兵人事檔案，由退役軍人事務(wù)部門指導(dǎo)所屬退役軍人服務(wù)保障機構(gòu)按要求完成人事檔案數(shù)字化工作。11.1.4采取外包方式開展數(shù)字化加工的，嚴(yán)格限定服務(wù)范圍，嚴(yán)格審核服務(wù)提供方的信息安全保障能力和業(yè)務(wù)資質(zhì)，應(yīng)遵循DA/T68的規(guī)定。11.2數(shù)字化加工安全11.2.1退役士兵人事檔案移交加工時，應(yīng)清點、核對，辦理交接手續(xù)。正在數(shù)字化加工的檔案應(yīng)專人專柜保管，每天入柜保存，不應(yīng)在工位上留存過夜，加工完畢的檔案應(yīng)及時歸還入庫。11.2.2數(shù)字化加工過程應(yīng)建立流程單，流程單包括檔案號、工序、經(jīng)手人、時間等，流程單應(yīng)與檔案實體同步流轉(zhuǎn)。11.2.3應(yīng)開展檔案數(shù)字化專項保密教育，加強對檔案數(shù)字化工作人員的安全保密教育和技能培訓(xùn)。11.2.4檔案資料的數(shù)字化加工場所應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，并派專人全程監(jiān)管。涉密的檔案資料數(shù)字化工作應(yīng)在專門場所進行。11.2.5存儲退役士兵電子檔案的信息系統(tǒng)應(yīng)有完善的后臺管理機制，支持查閱、復(fù)制、打印等操作記錄可追蹤。11.2.6加強對電子檔案的安全防護，嚴(yán)格區(qū)分退役士兵電子檔案涉密與非密，并定期進行檢查。11.3退役士兵人事檔案管理系統(tǒng)11.3.1建設(shè)原則應(yīng)符合實用性、規(guī)范性、安全性原則。11.3.2建設(shè)內(nèi)容退役士兵人事檔案管理系統(tǒng)建設(shè)內(nèi)容包括但不限于：a)系統(tǒng)建設(shè)：包括基本信息、電子檔案等模塊；b)檔案信息的服務(wù)：通過信息化建設(shè)實現(xiàn)退役士兵人事檔案服務(wù)利用；c)數(shù)據(jù)庫備份與維護：根據(jù)檔案數(shù)據(jù)情況，定期對數(shù)據(jù)庫進行備份。11.3.3功能需求11.3.3.1基本功能：系統(tǒng)設(shè)置功能、權(quán)限功能、檔案日常管理功能、服務(wù)利用功能、數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析功能等。11.3.3.2拓寬功能：除基本功能之外根據(jù)用戶需要設(shè)置的新功能。如信息對接功能、數(shù)據(jù)共享功能、為日常業(yè)務(wù)工作開展提供數(shù)據(jù)支撐等。DB3707/T112—2024附錄B（資料性）附錄C登記表（簿）格式A.1退役士兵人事檔案歸檔材料登記表（簿）見表A.1。表A.1退役士兵人事檔案歸檔材料登記表（簿）A.2死亡人員檔案登記表（簿）見表A.2。表A.2死亡人員檔案登記表（簿）A.3退役士兵人事檔案查借閱登記表（簿）見表A.3。表A.3退役士兵人事檔案查借閱登記表（簿）A.4退役士兵人事檔案復(fù)印登記表（簿）見表A.4。表A.4退役士兵人事檔案復(fù)印登記表（簿）DB3707/T112—2024A.5退役士兵人事檔案接收登記表（簿）見表A.5。表A.5退役士兵人事檔案接收登記表（簿）A.6退役士兵人事檔案轉(zhuǎn)出登記表（簿）見表A.6。表A.6退役士兵人事檔案轉(zhuǎn)出登記表（簿）DB3707/T112—2024附錄E（規(guī)范性）附錄F退役士兵人事檔案目錄F.1退役士兵人事檔案目錄見表B.1。表B.1退役士兵人事檔案目錄年月日一二三四五六DB3707/T112—2024表B.1退役士兵人事檔案目錄（續(xù)）年月日七八九十十一DB3707/T112—2024附錄H（規(guī)范性）附錄I檔案清理整理復(fù)制驗收登記表I.1檔案清理整理復(fù)制驗收登記表見表C.1。表C.1檔案清理整理復(fù)制驗收登記表檔案人姓名：工作單位：年月日DB3707/T112—2024附錄K（規(guī)范性）附錄L退役士兵人事檔案移交申請表L.1退役士兵人事檔案移交申請表見表D.