計算機在檔案管理中的應(yīng)用

第第頁計算機在檔案管理中的應(yīng)用隨著計算機信息技術(shù)迅猛發(fā)展和廣泛應(yīng)用，為檔案信息資源的科學(xué)管理創(chuàng)造了前所未有的契機，信息成為知識經(jīng)濟時代最為重要的資源。在檔案的日常管理工作中，我切實感受到計算機應(yīng)用在檔案管理中所發(fā)揮的重要作用，計算機的應(yīng)用使檔案日常管理更加規(guī)范化、科學(xué)化和制度化。具體表現(xiàn)在：

1、檔案查借閱管理。

通過對檔案日常查借閱的登記，可根據(jù)查借閱時間、查借閱單位、查借閱人、查借閱對象、檔案編號、審批人、經(jīng)辦人、歸還日期及任一指定查借閱時間范圍中任意一個條件進行查詢匯總。例如查詢在2012年1月1日至2012年5月1日這時間段所借閱的人員信息，只須直接輸入該時間段，就可查到。這比往日的人工計算匯總更直接、更準(zhǔn)確，節(jié)約了人力、物力、財力，提高了工作效率。

2、檔案轉(zhuǎn)遞管理。

通過對檔案轉(zhuǎn)進轉(zhuǎn)出的登記，可根據(jù)轉(zhuǎn)遞人、檔案編號、轉(zhuǎn)遞前單位、轉(zhuǎn)單號、轉(zhuǎn)遞時間及任一指定轉(zhuǎn)遞時間范圍中任意一個條件進行查詢匯總，并自動生成干部檔案轉(zhuǎn)遞通知單，如查某個單位某一年內(nèi)轉(zhuǎn)出人員信息，也僅僅輸入該單位和時間段，就能迅速得到所要的人員信息，這使檔案轉(zhuǎn)遞管理更加科學(xué)。

3、檔案目錄及零散材料管理。

計算機在檔案目錄管理中的應(yīng)用，對檔案目錄的修改提供了方便，較以往人工登記簡便、準(zhǔn)確，節(jié)約紙張，避免重復(fù)勞動。通過對日常收集的應(yīng)歸檔的零散材料的登記，可根據(jù)材料的收到時間、對象、材料名稱、材料生成單位及任一指定零散材料的轉(zhuǎn)入時間段中任意一個條件進行查詢匯總，并能將日常登記的零散材料直接存入檔案目錄庫中，使檔案管理更系統(tǒng)更及時準(zhǔn)確。

4、檔案“四統(tǒng)一”管理。

計算機可自動生成人員名冊、檔案信息卡片、職務(wù)變動表、工資變動表、無檔人員名冊，并根據(jù)在職、離退、死亡、代管、未整理、無檔人員、有檔人員等類別自動生成檔案索引，做到人員名冊、檔案、檔案索引和個人卡片高度一致，使檔案管理更規(guī)范。

5、人員檔案信息查詢管理。

通過對人員基本信息的登記，可根據(jù)人員的姓名、單位、黨內(nèi)職務(wù)、行政職務(wù)、性別、出生年月、政治情況、入黨時間、工作時間、學(xué)歷、職稱、人員性質(zhì)等條件進行查詢匯總。例如尋找某些在水利局工作、擔(dān)任副職、性別為女的、年齡在38歲以下、學(xué)歷為大專以上的人員信息，只須將條件輸入，就可直接形成相關(guān)人員信息。這為日常人事管理工作提供了方便，為領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)決策提供了依據(jù)，為干部隊伍的建設(shè)提供了保證，使檔案管理工作發(fā)揮更大的作用。

但就目前狀況看普及程度還存在一定的局限性，只是在科研院校、金融保險業(yè)較為普遍，其它行業(yè)檔案管理工作仍然是處于人工管理或半人工管理狀態(tài)，檔案的信息功能不能得以充分發(fā)揮。但可以肯定地說：隨著以計算機技術(shù)為基礎(chǔ)的現(xiàn)代科技的普及和發(fā)展，以及檔案部門運用計算機技術(shù)的迫切需要，計算機技術(shù)在檔案部門的普及應(yīng)用已經(jīng)成為不可逆轉(zhuǎn)的發(fā)展潮流。因此，檔案管理人員要主動關(guān)注檔案工作現(xiàn)代化，自覺學(xué)習(xí)計算機知識并積極應(yīng)用計算機技術(shù)的認識，強化現(xiàn)代化意識，加快檔案工作現(xiàn)代化建設(shè)。檔案部門要積極培養(yǎng)造就一批具有世界