直營(yíng)商超系統(tǒng)操作作業(yè)流程

直營(yíng)商超系統(tǒng)操作步驟步驟目標(biāo)規(guī)范企業(yè)直營(yíng)商超系統(tǒng)操作降低操作風(fēng)險(xiǎn)、掌控商超動(dòng)態(tài)降低步驟溝通，提升工作效率維護(hù)區(qū)域市場(chǎng)價(jià)格統(tǒng)一，確保市場(chǎng)良性發(fā)展全方面提升對(duì)直營(yíng)市場(chǎng)掌控和分析適用范圍本步驟適適用于營(yíng)銷中心直營(yíng)商超系統(tǒng)操作。適用對(duì)象K/A部經(jīng)理用戶經(jīng)理財(cái)務(wù)部K/A業(yè)務(wù)目錄價(jià)格體系管理二、超市訂單、退貨、財(cái)務(wù)入賬步驟三、促銷、新品信息提報(bào)過(guò)程傳輸步驟四、帳款回收、超市費(fèi)用管理五、促銷過(guò)程管理六、反饋問(wèn)題處理步驟七、責(zé)任和義務(wù)八、銷售數(shù)據(jù)分析一、價(jià)格體系管理：穩(wěn)定價(jià)格是廠商雙方持久合作奠基石，合理穩(wěn)定商超價(jià)格體系會(huì)為我們帶來(lái)充足訂單、豐厚產(chǎn)品利潤(rùn)、長(zhǎng)久穩(wěn)定合作關(guān)系，結(jié)合區(qū)域市場(chǎng)現(xiàn)實(shí)狀況，現(xiàn)制訂以下工作要求：1、價(jià)格制訂（1）企業(yè)直營(yíng)超市產(chǎn)品供價(jià)須由K/A部和當(dāng)區(qū)業(yè)務(wù)責(zé)任人共同制訂，報(bào)總經(jīng)理審批，財(cái)務(wù)立案實(shí)施；（2）直營(yíng)超市經(jīng)營(yíng)合作關(guān)系確定后，最終產(chǎn)品價(jià)格單報(bào)財(cái)務(wù)部門立案，由財(cái)務(wù)部門實(shí)施發(fā)票開(kāi)具、往來(lái)帳目建立、成本核實(shí)等；2、價(jià)格調(diào)整（1）直營(yíng)超市供貨價(jià)格確定后，不得隨意更改，變動(dòng)，對(duì)因市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)所造成價(jià)格改變需由相關(guān)部門審批后報(bào)財(cái)務(wù)部門立案方可實(shí)施；（2）促銷活動(dòng)產(chǎn)品價(jià)格改變，必需要有已批復(fù)促銷活動(dòng)實(shí)施方案作為更改依據(jù)，不然對(duì)因價(jià)格問(wèn)題而造成帳目混亂，對(duì)直接責(zé)任人罰款100元/次；3、價(jià)格管控（1）直營(yíng)超市價(jià)格必需根據(jù)企業(yè)全國(guó)商超統(tǒng)一價(jià)格指導(dǎo)實(shí)施，產(chǎn)品供價(jià)、售價(jià)均不得高于或低于企業(yè)所要求指導(dǎo)價(jià)格；（價(jià)格體系見(jiàn)附表）（2）價(jià)格最終管控以K/A部門信息專員和財(cái)務(wù)部門共同監(jiān)控實(shí)施，（實(shí)施依據(jù)為：企業(yè)直營(yíng)超市價(jià)格體系）二、超市訂單、退貨、財(cái)務(wù)入賬步驟1、超市訂單傳輸步驟圖：部門商超K/A部財(cái)務(wù)部經(jīng)銷商崗位K/A信息專員KA業(yè)務(wù)/用戶經(jīng)理會(huì)計(jì)流程圖開(kāi)始開(kāi)始（（1）發(fā)出訂單（（6）超市送貨（12）對(duì)帳、回款（12）對(duì)帳、回款（（2）接收整理訂單并對(duì)產(chǎn)品價(jià)格、需求數(shù)量進(jìn)行分析（（4）確定最終訂單下達(dá)發(fā)貨通知（8）接收、錄入驗(yàn)收單，接收開(kāi)票申請(qǐng)單結(jié)束（8）接收、錄入驗(yàn)收單，接收開(kāi)票申請(qǐng)單結(jié)束（（3）對(duì)價(jià)格差異問(wèn)題進(jìn)行處理（11）（11）接收稅票（9）對(duì)實(shí)際發(fā)貨和訂單產(chǎn)品、價(jià)格差異問(wèn)題溝通處理（12）制訂實(shí)施計(jì)劃（12）制訂實(shí)施計(jì)劃（（10）審核后開(kāi)據(jù)稅票，錄入ERP，核實(shí)到岸價(jià)，沖抵配送用戶貨款（13（13）建立臺(tái)帳、往來(lái)帳目（（5）訂單確定，各區(qū)域配送用戶備貨結(jié)束（結(jié)束（7）取得驗(yàn)收單并傳至發(fā)貨信息專員步驟說(shuō)明：編號(hào)負(fù)責(zé)部門/人員任務(wù)說(shuō)明監(jiān)控關(guān)鍵點(diǎn)文檔形式（1）商超發(fā)出訂單商超發(fā)出訂單至青島企業(yè)K/A員訂單（2）K/A信息專員接收訂單對(duì)產(chǎn)品價(jià)格、需求數(shù)量進(jìn)行分析K/A信息專員整理匯總訂單，查對(duì)產(chǎn)品價(jià)格、訂貨需求數(shù)量，對(duì)于有價(jià)格差異問(wèn)題反饋到KA業(yè)務(wù)/用戶經(jīng)理處錄入訂貨數(shù)量正確根據(jù)緊急程度進(jìn)行分類（比如促銷活動(dòng)檔期調(diào)整）接到訂單同時(shí)，確定訂貨物種企業(yè)庫(kù)存確保價(jià)格合理(促銷價(jià))訂單（3）KA業(yè)務(wù)/用戶經(jīng)理KA業(yè)務(wù)/用戶經(jīng)理對(duì)訂單匯總分析后SKU數(shù)量、價(jià)格差異問(wèn)題進(jìn)行溝通處理，并將處理結(jié)果反饋給K/A信息專員信息反饋立即、正確確保產(chǎn)品價(jià)格正確訂單產(chǎn)品和價(jià)格差異分析（4）K/A信息專員對(duì)于無(wú)差異或處理差異后訂單在1小時(shí)之內(nèi)進(jìn)行下達(dá)和傳真至各區(qū)域配送用戶（經(jīng)銷商）同經(jīng)銷商確定訂單正確性，確保訂單發(fā)貨時(shí)間、產(chǎn)品、數(shù)量正確性根據(jù)緊急程度進(jìn)行分類追蹤（比如促銷活動(dòng)檔期調(diào)整）訂單（5）經(jīng)銷商接收確定訂單，依據(jù)超市定單需求備貨；確定訂單需求產(chǎn)品數(shù)量、庫(kù)存（6）商超經(jīng)銷商（配送用戶）根據(jù)超市要求送貨至各區(qū)域門店送貨立即符合訂單品類及數(shù)量產(chǎn)品無(wú)破損無(wú)即期產(chǎn)品廣宣品攜帶數(shù)量、類別正確（7）經(jīng)銷商送貨結(jié)束后取得超市確定驗(yàn)收單在二十四小時(shí)之內(nèi)傳至青島企業(yè)K/A信息專員在要求得時(shí)間對(duì)超市驗(yàn)收單進(jìn)行傳輸驗(yàn)收單項(xiàng)目核查（是否有商超收貨部責(zé)任人簽字、驗(yàn)收日期、驗(yàn)收數(shù)量是否正確）驗(yàn)收單（8）K/A信息專員接收、錄入驗(yàn)收單，建立管理臺(tái)帳；1、接收、錄入超市驗(yàn)收單，建立管理臺(tái)帳并對(duì)實(shí)際配送產(chǎn)品和訂單產(chǎn)品進(jìn)行差異分析反饋到KA業(yè)務(wù)/用戶經(jīng)理；2、接收開(kāi)票申請(qǐng)單登記后傳山東企業(yè)財(cái)務(wù)部開(kāi)票，并追蹤開(kāi)票情況確定商超收貨日期正確錄入商超實(shí)際收貨數(shù)量、品種每七天定時(shí)匯總，立案待查實(shí)際配送產(chǎn)品和訂單產(chǎn)品差異查對(duì)促銷檔期價(jià)格是否正確對(duì)產(chǎn)生差異原因進(jìn)行分析開(kāi)票申請(qǐng)單傳輸立即無(wú)誤開(kāi)票申請(qǐng)單登記完整不得有遺漏驗(yàn)收單產(chǎn)品配送和訂單產(chǎn)品差異分析（9）KA業(yè)務(wù)/用戶經(jīng)理問(wèn)題溝通處理KA業(yè)務(wù)對(duì)送貨產(chǎn)品差異問(wèn)題進(jìn)行跟蹤處理分析差異分析（10）會(huì)計(jì)審核、幫助開(kāi)具稅票，錄入EPR依據(jù)超市驗(yàn)收單開(kāi)具稅票，錄入ERP系統(tǒng)，根據(jù)實(shí)際送貨產(chǎn)品數(shù)量核實(shí)到岸價(jià)，在3個(gè)工作日內(nèi)沖抵配送用戶貨款稅票開(kāi)具正確無(wú)誤2日內(nèi)必需將超市稅票開(kāi)具，郵寄至超市或交于業(yè)務(wù)送交至超市錄入數(shù)據(jù)立即、正確無(wú)誤驗(yàn)收單稅票（11）KA業(yè)務(wù)/用戶經(jīng)理接收稅票接收稅票后立即送交至商超或郵寄給商超稅票在2日內(nèi)必需送達(dá)商超如有退票，須在2日內(nèi)必需郵寄至企業(yè)財(cái)務(wù)部門稅票（12）商超對(duì)帳、回款接收稅款并進(jìn)行結(jié)款查實(shí)稅款、結(jié)款立即、正確如有退票，K/A業(yè)務(wù)或K/A主管須在2日內(nèi)郵寄至企業(yè)（13）會(huì)計(jì)建立臺(tái)帳往來(lái)帳目建立商超銷售臺(tái)帳，備查立即、正確、全方面建立銷售臺(tái)帳超市扣款費(fèi)用明細(xì)、信息資料立即反饋到超市系統(tǒng)責(zé)任人2、直營(yíng)商超退貨步驟商超系統(tǒng)退貨操作步驟.doc三、促銷、新品信息提報(bào)管理傳輸步驟步驟圖：部門超市K/A部辦事處經(jīng)銷商供給鏈財(cái)務(wù)部崗位用戶經(jīng)理K/A信息專員區(qū)域K/A業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)流程圖（2）確定促銷檔期產(chǎn)品、時(shí)間、價(jià)格、區(qū)域、需求數(shù)量（2）確定促銷檔期產(chǎn)品、時(shí)間、價(jià)格、區(qū)域、需求數(shù)量（1）提報(bào)促銷活動(dòng)需求計(jì)劃（1）提報(bào)促銷活動(dòng)需求計(jì)劃（3）接收促銷確定單，并將促銷信息以內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單形式發(fā)至各部門；建立整年促銷管理臺(tái)帳（3）接收促銷確定單，并將促銷信息以內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單形式發(fā)至各部門；建立整年促銷管理臺(tái)帳（4）接收促銷信息通知，同用戶溝通，準(zhǔn)備庫(kù)存（4）接收促銷信息通知，同用戶溝通，準(zhǔn)備庫(kù)存（5）根據(jù)促銷通知要求準(zhǔn)備貨物、并按要求時(shí)間和要求送貨（5）根據(jù)促銷通知要求準(zhǔn)備貨物、并按要求時(shí)間和要求送貨（（6）依據(jù)促銷需求計(jì)劃合理安排促銷產(chǎn)品生產(chǎn)、物流及發(fā)貨計(jì)劃；（（7）依據(jù)和超市確定促銷確定單開(kāi)具在促銷折扣期內(nèi)發(fā)票；建立整年促銷銷售管理臺(tái)帳；步驟說(shuō)明編號(hào)負(fù)責(zé)部門/人員任務(wù)說(shuō)明監(jiān)控關(guān)鍵點(diǎn)文檔形式1K/A部/用戶經(jīng)理促銷活動(dòng)方案制訂促銷檔期產(chǎn)品、時(shí)間、活動(dòng)區(qū)域、促銷價(jià)格合理性促銷申請(qǐng)2商超確定促銷檔期時(shí)間、產(chǎn)品、價(jià)格、區(qū)域（1）促銷區(qū)域界定（2）價(jià)格統(tǒng)一（3）活動(dòng)方法（4）陳列形式促銷確定單3K/A信息專員（1）接收促銷確定單；（2）將促銷通知文本下發(fā)各部門；（3）建立促銷管理臺(tái)帳；（1）正確按時(shí)地把促銷信息以內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單形式發(fā)至各相關(guān)部門人員；（2）建立促銷超市整年促銷臺(tái)帳；內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單4區(qū)域K/A業(yè)務(wù)（1）接收促銷信息通知；（2）協(xié)調(diào)用戶準(zhǔn)備（1）接收促銷信息正確（2）全員認(rèn)同（3）產(chǎn)品庫(kù)存?zhèn)湄洠?）陳列位置協(xié)調(diào)促銷確定單5經(jīng)銷商（1）預(yù)留安全庫(kù)存；（2）根據(jù)要求和標(biāo)準(zhǔn)按時(shí)配送；（1）依據(jù)促銷時(shí)間和數(shù)量需求準(zhǔn)備安全庫(kù)存；（2）根據(jù)訂單要求按時(shí)配送至超市門店；訂單6供給鏈（1）依據(jù)促銷產(chǎn)品下達(dá)需求計(jì)劃；（2）依據(jù)訂單時(shí)間優(yōu)先安排發(fā)貨計(jì)劃；（1）確保促銷產(chǎn)品需求數(shù)量，確保產(chǎn)品不停貨（2）優(yōu)先安排超市發(fā)貨計(jì)劃；內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單7財(cái)務(wù)部/會(huì)計(jì)（1）依據(jù)促銷折扣價(jià)格開(kāi)具發(fā)票；（2）建立促銷產(chǎn)品管理臺(tái)帳；（1）確保發(fā)票開(kāi)具和促銷期間價(jià)格吻合（2）建立全國(guó)促銷折扣期間銷售管理臺(tái)帳（3）促銷產(chǎn)品盈虧分析；發(fā)票開(kāi)具管理臺(tái)帳建立四、賬款回收、超市費(fèi)用管理為確保企業(yè)財(cái)產(chǎn)不受損失，維護(hù)企業(yè)利益，建立健全企業(yè)直營(yíng)商超系統(tǒng)財(cái)務(wù)管理步驟，確保資金、信息鏈通暢，保障費(fèi)用投入和產(chǎn)出實(shí)現(xiàn)效益最大化、合理化，結(jié)合實(shí)際工作，特對(duì)企業(yè)直營(yíng)商超系統(tǒng)賬款回收、超市費(fèi)用作出以下要求：1、超市應(yīng)收帳款安全信用額度（依據(jù)系統(tǒng)超市現(xiàn)實(shí)狀況、連鎖數(shù)量、資信情況、促銷活動(dòng)安排由財(cái)務(wù)部門和K/A部共同設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)）；2、對(duì)于超出信用額度超市，財(cái)務(wù)部門應(yīng)在第一時(shí)間通知K/A部或用戶經(jīng)理，進(jìn)行清算、追繳貨款回收；對(duì)于在次月還不能在結(jié)算期內(nèi)回款超市給予停貨處理；3、對(duì)于超市費(fèi)用扣款：=1\*GB3①財(cái)務(wù)部門在接收到超市扣款發(fā)票后，應(yīng)正確立即查對(duì)扣款內(nèi)容和類別是否同相同，并將每次扣款信息反饋給K/A部信息專員或用戶經(jīng)理；=2\*GB3②對(duì)于和年度協(xié)議（費(fèi)用明細(xì)）不相吻合費(fèi)用或沒(méi)有扣款依據(jù)費(fèi)用，要求財(cái)務(wù)部門必需在第一時(shí)間反饋到K/A部或本系統(tǒng)用戶經(jīng)理，由其追究費(fèi)用差異，并處理處理；通?？劭钚问剑海?）超市年度費(fèi)用扣款實(shí)施依據(jù)為《***超市年度經(jīng)銷協(xié)議》（協(xié)議內(nèi)扣款明細(xì)）；（2）臨時(shí)性促銷活動(dòng)費(fèi)用扣款；4、超市對(duì)帳回款：（1）每個(gè)月超市對(duì)帳依據(jù)超市協(xié)議細(xì)則實(shí)施，（見(jiàn)超市銷售協(xié)議）如超市沒(méi)有在要求時(shí)間內(nèi)進(jìn)行對(duì)帳回款者，超市系統(tǒng)責(zé)任人應(yīng)以書面形式經(jīng)超市簽字確定后向財(cái)務(wù)部門說(shuō)明原因和下次對(duì)帳時(shí)間，便于財(cái)務(wù)部門監(jiān)控應(yīng)收帳款管理；（2）每個(gè)月超市對(duì)帳、回款金額應(yīng)在第一時(shí)間將回款金額、時(shí)間提報(bào)給K/A部或系統(tǒng)用戶經(jīng)理；五、促銷活動(dòng)實(shí)施過(guò)程管理：目標(biāo)：提升促銷效率，細(xì)化過(guò)程監(jiān)控管理，確保促銷費(fèi)用投入和使用、銷量最大化。（1）促銷活動(dòng)全員認(rèn)同和激勵(lì)（經(jīng)銷商、配送司機(jī)、K/A業(yè)務(wù)、理貨員、促銷員）；（2）促銷品、贈(zèng)品、廣宣品、品嘗品物料準(zhǔn)備；（3）促銷產(chǎn)品陳列方法；（地堆、端架）（4）促銷產(chǎn)品陳列位置；（陳列位置好壞和銷量比重）（5）促銷價(jià)格；（是否和促銷確定單價(jià)格一致，低于或高于，并立即反饋到企業(yè)K/A部或該超市系統(tǒng)責(zé)任人）（6）POP是否到位；（是否符合3.15標(biāo)準(zhǔn)，三秒鐘看完全文，內(nèi)容不超出15字）（7）每日銷量跟蹤分析；（影響銷量原因）（7）問(wèn)題跟蹤分析處理；（8）促銷活動(dòng)總結(jié)回顧（促銷可行性、實(shí)施力度、是否達(dá)成預(yù)期目標(biāo)、費(fèi)用是否超支、消費(fèi)者反應(yīng)等，評(píng)定活動(dòng)實(shí)施過(guò)程存在問(wèn)題、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、填補(bǔ)差距，改善提議）六、反饋問(wèn)題處理步驟步驟圖：部門超市K/A部辦事處經(jīng)銷商供給鏈財(cái)務(wù)部崗位用戶經(jīng)理K/A信息專員區(qū)域K/A業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)流程圖1、發(fā)覺(jué)問(wèn)題：a、價(jià)格差異b、促銷活動(dòng)實(shí)施時(shí)間差異c、訂單信息（送貨時(shí)間、是否齊全）d、財(cái)務(wù)方面（開(kāi)票、費(fèi)用扣款等）4、接收價(jià)格更改函，立即更新系統(tǒng)資料4、接收價(jià)格更改函，立即更新系統(tǒng)資料3、接收處理價(jià)格差異等問(wèn)題，3、接收處理價(jià)格差異等問(wèn)題，可直接聯(lián)絡(luò)商超采購(gòu)責(zé)任人2、接收、匯總、核實(shí)、提報(bào)、分解問(wèn)題7、搜集匯總庫(kù)存不足產(chǎn)品2、接收、匯總、核實(shí)、提報(bào)、分解問(wèn)題7、搜集匯總庫(kù)存不足產(chǎn)品5、5、接收處理所負(fù)責(zé)商超促銷活動(dòng)實(shí)施時(shí)間差異問(wèn)題，嚴(yán)格根據(jù)促銷協(xié)議實(shí)施66、訂單信息a、準(zhǔn)備安全庫(kù)存b、立即送貨c、收回退貨產(chǎn)品88、協(xié)調(diào)是有款訂單商超產(chǎn)品優(yōu)先發(fā)貨99、財(cái)務(wù)方面a、立即開(kāi)出發(fā)票、b、按時(shí)核銷費(fèi)用、c、給退貨產(chǎn)品沖帳七、經(jīng)銷商責(zé)任和義務(wù)為了確保企業(yè)直營(yíng)系統(tǒng)產(chǎn)品正常銷售和推廣，維護(hù)企業(yè)和用戶市場(chǎng)利益，杜絕缺貨、斷貨現(xiàn)象，結(jié)合直營(yíng)系統(tǒng)要求，現(xiàn)對(duì)直營(yíng)系統(tǒng)配送用戶制訂以下要求和標(biāo)準(zhǔn)，以明確雙方合作責(zé)任和義務(wù)：1、庫(kù)存要求（1）直營(yíng)市場(chǎng)（門店）銷售產(chǎn)品最低安全儲(chǔ)量庫(kù)存要求；（2）最低儲(chǔ)量標(biāo)準(zhǔn)：除促銷活動(dòng)產(chǎn)品外，其它產(chǎn)品結(jié)構(gòu)以確保正常銷售5-7天為基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)，以保持貨物陳列和銷售，避免缺貨而影響銷售；2、服務(wù)要求（1）根據(jù)直營(yíng)商超訂單要求按時(shí)配送相關(guān)產(chǎn)品；（2）確保訂單配送產(chǎn)品無(wú)破損、無(wú)殘次產(chǎn)品送入賣場(chǎng)銷售；（3）確保無(wú)即期、不良產(chǎn)品送入賣場(chǎng)銷售，保障直營(yíng)超市產(chǎn)品新鮮度；（4）企業(yè)直營(yíng)超市優(yōu)先送貨服務(wù)；3、責(zé)任和義務(wù)（1）各區(qū)域配送用戶有義務(wù)立即向企業(yè)反饋價(jià)格、促銷服務(wù)信息；（2）對(duì)于因配送不立即或無(wú)最低庫(kù)存保障而造成企業(yè)產(chǎn)品在賣場(chǎng)被鎖碼產(chǎn)生費(fèi)用，由配送用戶（經(jīng)銷商）負(fù)擔(dān)開(kāi)碼費(fèi)用