會議會展公司管理制度

會議會展公司管理制度第一章總則

第一條目的與依據(jù)

為加強會議會展公司的管理，提高會議效率，確保會議質量，根據(jù)相關法律法規(guī)和公司章程，特制定本管理制度。

第二條適用范圍

本管理制度適用于會議會展公司（以下簡稱“公司”）組織、承辦的各類會議、展覽及相關活動。

第三條會議類型

會議分為例行會議、臨時會議和專題會議。例行會議包括但不限于周例會、月度總結會等；臨時會議根據(jù)工作需要臨時召集；專題會議針對特定主題或項目召開。

第四條會議原則

1.會議應遵循高效、務實、民主、集中的原則；

2.會議主題應明確，議題應具有針對性和可操作性；

3.會議時間、地點應提前通知，確保參會人員做好準備；

4.會議主持人負責維護會議秩序，確保會議按照既定議程進行。

第五條參會人員

1.會議參會人員包括公司全體員工、相關部門負責人及特邀嘉賓；

2.參會人員應按時參加，確有特殊情況不能參加者，需提前向會議主持人請假；

3.參會人員應積極參與會議討論，充分發(fā)表意見和建議。

第六條會議紀律

1.會議期間，參會人員應保持手機靜音或振動，避免影響會議進程；

2.會議內(nèi)容涉及公司機密時，參會人員應嚴格遵守保密規(guī)定；

3.會議結束后，參會人員應按照會議紀要的要求，認真落實相關工作。

第七條制度修訂

本管理制度可根據(jù)公司發(fā)展需要和實際情況進行修訂。修訂程序按照公司內(nèi)部管理規(guī)定執(zhí)行。

第二章會議流程

第一條會議籌備

1.1會議主題與目的：會議組織者應根據(jù)公司業(yè)務需求及工作計劃，明確會議主題和目的，制定會議議程。

1.2會議通知：會議組織者需提前向參會人員發(fā)送會議通知，包括會議時間、地點、議程、參會人員等信息，并要求參會人員做好會前準備。

1.3會議材料準備：會議組織者應收集、整理與會議主題相關的資料，制作會議材料，并在會議前分發(fā)至參會人員。

第二條會議召開

2.1會議簽到：會議開始前，由會議組織者負責簽到，確保參會人員到齊。

2.2會議開場：會議主持人介紹會議主題、目的、議程，明確會議紀律。

2.3會議議題討論：按照議程逐項進行討論，各參會人員充分發(fā)表意見和建議。

2.4會議決策：會議主持人根據(jù)討論情況，組織參會人員進行表決或決策。

第三條會議記錄

3.1會議記錄人員：會議組織者指定專人負責會議記錄，確保記錄準確、完整。

3.2記錄內(nèi)容：會議記錄應包括會議時間、地點、主持人、參會人員、討論議題、決策結果等。

3.3會議紀要：會議結束后，會議記錄人員需整理會議紀要，經(jīng)會議主持人審核后，發(fā)送給參會人員。

第四條會議總結與反饋

4.1會議主持人應對會議進行簡要總結，強調(diào)會議決策和下一步工作要求。

4.2參會人員應就會議內(nèi)容、效果等方面進行反饋，對會議組織者提出改進建議。

第五條會后工作落實

5.1會議組織者應跟蹤會議決策的執(zhí)行情況，確保工作落實到位。

5.2參會人員應按照會議紀要的要求，認真執(zhí)行相關工作任務，并及時匯報進展情況。

第六條會議資料的歸檔與保管

6.1會議結束后，會議組織者應將會議資料、紀要等進行歸檔，并妥善保管。

6.2歸檔資料包括但不限于：會議通知、會議議程、會議材料、會議紀要、參會人員名單等。

第三章會議紀要的跟蹤落實

第一條會議紀要的發(fā)布與確認

會議紀要應在會議結束后盡快整理完成，并由會議主持人審核確認。審核通過后，會議紀要應通過公司內(nèi)部通信系統(tǒng)或郵件群發(fā)至所有參會人員及相關部門，確保每位相關人員都能收到并了解會議內(nèi)容。

第二條會議決策任務的分配

會議紀要中應明確列出各項決策的具體任務，指定責任人和完成時限。責任人在接到任務后，如有疑問或困難，應及時與會議組織者溝通解決。

第三條任務執(zhí)行監(jiān)控

會議組織者或指定專人負責對會議決策任務的執(zhí)行情況進行監(jiān)控。監(jiān)控內(nèi)容包括但不限于任務進度、遇到的問題及解決方案、資源需求等。

第四條定期跟蹤匯報

責任人應按照會議紀要規(guī)定的時限，定期向會議組織者或團隊匯報任務執(zhí)行情況。會議組織者應匯總各責任人的匯報，形成跟蹤報告，以便于監(jiān)督和管理。

第五條問題反饋與協(xié)調(diào)

在任務執(zhí)行過程中，如遇到無法解決的問題或需要跨部門協(xié)調(diào)的情況，責任人應及時反饋給會議組織者。會議組織者應協(xié)助解決問題，確保會議決策的有效實施。

第六條變更管理

若因特殊情況需要對會議決策進行調(diào)整，應按照公司規(guī)定程序進行變更，并由會議組織者及時通知所有相關人員，同時更新會議紀要。

第七條任務完成驗收

任務完成后，責任人應提交相關成果物和總結報告。會議組織者或驗收小組負責對任務完成情況進行驗收，確保決策結果得到有效實施。

第八條反饋閉環(huán)

會議組織者應根據(jù)任務執(zhí)行和驗收情況，對會議紀要的跟蹤落實情況進行總結，并將結果反饋給公司領導和參會人員，形成閉環(huán)管理。

第九條持續(xù)改進

第四章會議室管理規(guī)定

第一條會議室預訂

1.1預訂流程：需使用會議室的部門或個人應提前向行政管理部門提交會議室預訂申請，明確會議時間、參會人數(shù)、所需設備等。

1.2預訂確認：行政管理部門收到申請后，根據(jù)會議室使用情況予以確認，并通過郵件或系統(tǒng)通知預訂人。

第二條會議室使用規(guī)范

2.1使用時間：會議室使用應嚴格按照預訂時間執(zhí)行，不得提前占用或延遲歸還。

2.2使用要求：參會人員應愛護會議室設施，保持環(huán)境整潔，遵守會議紀律。

第三條會議室設施管理

3.1設施維護：行政管理部門負責定期檢查、維護會議室設施，確保設備正常運行。

3.2設備使用：使用會議室時應正確操作設備，如有損壞，應及時報告行政管理部門進行維修或更換。

第四條會議室安全保障

4.1防火安全：會議室應配備消防器材，禁止使用明火，確保消防通道暢通。

4.2保密要求：會議室內(nèi)禁止談論涉及公司機密事項，會議結束后，應確保文件、資料等不遺留。

第五條會議室清潔衛(wèi)生

5.1清潔責任：使用部門或個人應負責會議室使用期間的清潔衛(wèi)生，確保會議結束后會議室恢復原狀。

5.2定期保潔：行政管理部門負責定期對會議室進行深度清潔，保持會議室環(huán)境衛(wèi)生。

第六條會議室應急預案

6.1突發(fā)事件：遇到突發(fā)事件，如設備故障、人員沖突等，應及時向行政管理部門報告，并按照應急預案進行處理。

6.2應急演練：定期組織會議室應急預案演練，提高應對突發(fā)情況的能力。

第七條違規(guī)處理

違反會議室管理規(guī)定的，將按照公司相關規(guī)定進行處理，情節(jié)嚴重者，將追究相應責任。

第五章附則

第一條制度解釋

本管理制度的最終解釋權歸公司所有。如有疑問，請向行政管