中央 會議管理制度

中央會議管理制度第一章總則

第一條為了加強中央會議管理，提高會議效率，確保會議質(zhì)量，根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我單位實際情況，特制定本制度。

第二條本制度適用于中央會議的召集、組織、召開、記錄、落實等全過程管理。

第三條會議管理制度的基本原則：

（一）講究效率，注重質(zhì)量，確保會議達到預(yù)期目的；

（二）會前準備充分，會議主題明確，議程安排合理；

（三）充分發(fā)揚民主，廣泛聽取意見，集中討論，形成決策；

（四）會后及時整理會議紀要，明確責(zé)任，跟蹤落實。

第四條會議分為定期會議和臨時會議。定期會議包括年度會議、季度會議、月度會議等；臨時會議根據(jù)工作需要隨時召開。

第五條會議召集人負責(zé)會議的籌備、組織和召開工作，會議記錄人負責(zé)會議記錄和紀要整理，會議主持人負責(zé)會議的主持和協(xié)調(diào)。

第六條參會人員應(yīng)按時參加各類會議，認真履行職責(zé)，積極參與討論，嚴格遵守會議紀律。

第七條會議內(nèi)容應(yīng)遵循保密原則，參會人員需簽訂保密協(xié)議，嚴守國家秘密和單位內(nèi)部信息。

第八條會議管理制度作為單位內(nèi)部管理制度的重要組成部分，各級領(lǐng)導(dǎo)和員工應(yīng)嚴格遵守，共同維護會議秩序。

第九條本制度的解釋權(quán)歸中央管理部門所有。如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以補充。

第十條本制度自發(fā)布之日起實施。原有相關(guān)規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準。

第二章會議流程

第一條會議籌備

（一）明確會議目的和議題，制定會議議程；

（二）確定會議時間、地點、參會人員及會議形式；

（三）通知參會人員，確保會議通知到位；

（四）準備會議材料，包括議題相關(guān)資料、會議紀要模板等；

（五）布置會議室，確保會議設(shè)施設(shè)備齊全、功能正常。

第二條會議召開

（一）會議主持人宣布會議開始，說明會議目的、議程和注意事項；

（二）會議主持人按照議程逐項組織討論，確保每個議題得到充分討論；

（三）參會人員圍繞議題發(fā)表意見，展開討論；

（四）會議主持人對討論情況進行總結(jié)，形成決策；

（五）如需投票表決，按照規(guī)定程序進行投票；

（六）會議主持人宣布會議結(jié)果，對決策事項進行明確分工。

第三條會議記錄

（一）會議記錄人詳細記錄會議議程、參會人員、討論內(nèi)容、決策結(jié)果等；

（二）會議記錄應(yīng)保持真實、完整、準確；

（三）會議記錄人應(yīng)在會議結(jié)束后及時整理會議紀要，提交給會議主持人審核；

（四）會議紀要應(yīng)包括以下內(nèi)容：會議時間、地點、主持人、參會人員、討論議題、決策結(jié)果、責(zé)任分工等。

第四條會議結(jié)束

（一）會議主持人對會議進行總結(jié)，強調(diào)決策事項的落實；

（二）會議主持人宣布散會；

（三）會議記錄人將會議紀要分發(fā)給參會人員，并按照規(guī)定存檔。

第五條會議后續(xù)工作

（一）參會人員按照會議紀要明確的分工，負責(zé)落實會議決策；

（二）會議紀要的跟蹤落實，由會議記錄人負責(zé)；

（三）會議決策的執(zhí)行情況，定期在會議上匯報，以便及時發(fā)現(xiàn)問題，進行調(diào)整；

（四）對于未按要求落實的會議決策，應(yīng)追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。

第六條會議變更與取消

（一）如需變更或取消會議，應(yīng)及時通知參會人員；

（二）變更或取消會議的原因應(yīng)予以說明，并重新安排會議時間、地點；

（三）變更或取消會議的相關(guān)事宜，由會議召集人負責(zé)處理。

第三章會議紀要的跟蹤落實

第一條會議紀要的整理與發(fā)布

（一）會議結(jié)束后，會議記錄人應(yīng)在24小時內(nèi)完成會議紀要的整理，確保內(nèi)容準確、完整；

（二）會議紀要應(yīng)清晰記錄會議的討論要點、決策結(jié)果及責(zé)任分工；

（三）會議紀要需經(jīng)會議主持人審核批準后，及時發(fā)布給所有參會人員；

（四）對于涉及敏感信息或需要保密的內(nèi)容，會議紀要的發(fā)布應(yīng)遵循相應(yīng)的保密規(guī)定。

第二條跟蹤落實機制

（一）建立會議紀要跟蹤落實責(zé)任制，明確每項決策的責(zé)任人和完成時限；

（二）責(zé)任人應(yīng)按照會議紀要的要求，制定具體實施計劃，并按計劃推進工作；

（三）會議紀要的跟蹤落實情況，應(yīng)作為日常工作的重要組成部分，納入工作考核。

第三條落實情況反饋

（一）責(zé)任人需定期向會議召集人報告決策落實的進展情況；

（二）會議召集人應(yīng)定期檢查會議紀要的落實情況，對存在的問題及時協(xié)調(diào)解決；

（三）對于落實過程中出現(xiàn)的重大問題，應(yīng)召開臨時會議進行討論，必要時調(diào)整決策。

第四條落實情況的監(jiān)督與評估

（一）設(shè)立專門的監(jiān)督評估小組，對會議紀要的落實情況進行監(jiān)督和評估；

（二）監(jiān)督評估小組應(yīng)定期向管理層報告會議紀要落實情況，并提出改進建議；

（三）對未能按時完成或落實效果不佳的決策，應(yīng)分析原因，制定整改措施，并追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。

第五條會議紀要的歸檔與查閱

（一）會議紀要整理完成后，應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進行歸檔；

（二）歸檔的會議紀要應(yīng)便于查閱，確保需要時能夠迅速找到相關(guān)記錄；

（三）會議紀要的查閱應(yīng)遵循保密原則，嚴格按照規(guī)定權(quán)限進行。

第六條持續(xù)改進

（一）通過會議紀要的跟蹤落實情況，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，不斷優(yōu)化會議管理流程；

（二）定期收集各方對會議管理制度的意見和建議，及時調(diào)整和完善；

（三）持續(xù)提高會議效率和質(zhì)量，確保會議決策能夠得到有效落實。

第四章會議室管理規(guī)定

第一條會議室預(yù)訂

（一）會議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，需提前向會議室管理部門提交申請；

（二）申請書中應(yīng)明確會議時間、預(yù)計參會人數(shù)、所需設(shè)備等；

（三）會議室管理部門根據(jù)申請順序和會議性質(zhì)安排會議室，并通知申請人；

（四）對于重要會議或緊急會議，會議室管理部門應(yīng)優(yōu)先安排。

第二條會議室布置

（一）會議室布置應(yīng)根據(jù)會議類型和參會人數(shù)合理配置座位；

（二）確保會議室內(nèi)部設(shè)施設(shè)備完好，包括音響、投影儀、白板等；

（三）會議室內(nèi)應(yīng)保持整潔，提供必要的會議用品，如筆、紙、水杯等；

（四）會議室入口處應(yīng)設(shè)置會議指示牌，明確會議名稱、時間、參會人員等信息。

第三條會議室使用

（一）會議室內(nèi)嚴禁吸煙、進食，保持安靜，手機應(yīng)調(diào)至靜音或振動狀態(tài)；

（二）會議開始前，主持人或會議組織者應(yīng)對參會人員進行簽到；

（三）會議期間，參會人員應(yīng)遵守會議紀律，按時到場，不隨意離席；

（四）會議結(jié)束后，應(yīng)將會議室恢復(fù)原狀，關(guān)閉設(shè)備電源，確保門窗關(guān)閉。

第四條會議室設(shè)備管理

（一）會議室設(shè)備應(yīng)由專人負責(zé)維護和管理，確保設(shè)備正常運行；

（二）使用會議室設(shè)備時，應(yīng)遵循操作規(guī)程，使用完畢后及時歸還；

（三）如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，應(yīng)及時報修，并記錄故障情況及維修情況；

（四）定期對會議室設(shè)備進行保養(yǎng)和檢查，確保設(shè)備使用壽命。

第五條會議室安全管理

（一）會議室管理部門應(yīng)制定應(yīng)急預(yù)案，確保會議期間的安全；

（二）會議期間，應(yīng)保持緊急出口暢通，參會人員應(yīng)了解緊急疏散路線；

（三）會議室管理部門應(yīng)定期檢查消防設(shè)施，確保其正常使用；

（四）對于涉及機密信息的會議，應(yīng)采取相應(yīng)保密措施，防止信息泄露。

第六條會議室服務(wù)

（一）會議室管理部門應(yīng)提供專業(yè)的會議服務(wù)，包括會場布置、設(shè)備操作等；

（二）會議期間，應(yīng)提供必要的茶水、文具等后勤服務(wù)；

（三）會議室管理部門應(yīng)收集參會人員對會議室服務(wù)的意見和建議，不斷改進服務(wù)質(zhì)量。

第七條會議室使用費用

（一）會議室使用費用應(yīng)根據(jù)會議室類型、使用時間、設(shè)備消耗等因素制定；

（二）會議組織者需按照規(guī)定支付會議室使用費用；

（三）會議室管理部門應(yīng)定期公布會議室使用費用，接受監(jiān)督。

第五章