品質(zhì)會(huì)議管理制度范文

品質(zhì)會(huì)議管理制度范文第一章總則

一、目的與原則

為了加強(qiáng)會(huì)議管理，提高會(huì)議效率，確保會(huì)議決策的及時(shí)性和有效性，特制定本制度。會(huì)議應(yīng)遵循務(wù)實(shí)、高效、民主、集中的原則，確保會(huì)議內(nèi)容的科學(xué)性、嚴(yán)謹(jǐn)性及可行性。

二、適用范圍

本制度適用于公司各部門、各層級(jí)會(huì)議的組織、召開、記錄、落實(shí)及會(huì)議室管理等工作。

三、會(huì)議類型

1.公司級(jí)會(huì)議：包括年度工作會(huì)議、季度工作會(huì)議、月度工作會(huì)議、臨時(shí)性工作會(huì)議等；

2.部門級(jí)會(huì)議：包括部門例會(huì)、專題會(huì)議、項(xiàng)目協(xié)調(diào)會(huì)議等；

3.其他會(huì)議：根據(jù)工作需要，由各部門或項(xiàng)目組組織的臨時(shí)性會(huì)議。

四、會(huì)議組織與管理

1.會(huì)議的組織者應(yīng)明確會(huì)議目的、議程、參會(huì)人員、時(shí)間、地點(diǎn)等，并在會(huì)議前通知參會(huì)人員；

2.會(huì)議組織者應(yīng)確保會(huì)議內(nèi)容的充分準(zhǔn)備，提前將會(huì)議資料發(fā)送給參會(huì)人員；

3.會(huì)議組織者應(yīng)保證會(huì)議的順利進(jìn)行，維護(hù)會(huì)議秩序，確保會(huì)議決策的民主、集中；

4.參會(huì)人員應(yīng)積極參與會(huì)議討論，按時(shí)參加會(huì)議，遵守會(huì)議紀(jì)律，履行會(huì)議決策。

五、會(huì)議紀(jì)律

1.參會(huì)人員應(yīng)準(zhǔn)時(shí)參加會(huì)議，如有特殊情況不能參加，需提前向會(huì)議組織者請(qǐng)假；

2.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音狀態(tài)，保持會(huì)場(chǎng)安靜；

3.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)保持會(huì)場(chǎng)衛(wèi)生，遵守會(huì)場(chǎng)秩序，不得隨意離場(chǎng)；

4.會(huì)議內(nèi)容涉及公司機(jī)密，參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露會(huì)議內(nèi)容。

六、本制度的解釋權(quán)歸公司董事會(huì)所有。

七、本制度自發(fā)布之日起施行，如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以修訂。各部門應(yīng)按照本制度規(guī)定，結(jié)合實(shí)際情況，制定本部門的會(huì)議管理制度，并報(bào)公司董事會(huì)備案。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題和目標(biāo)：會(huì)議組織者需明確會(huì)議的主要議題、預(yù)期目標(biāo)及成果，確保會(huì)議的針對(duì)性和實(shí)效性。

2.制定會(huì)議議程：會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)會(huì)議主題和目標(biāo)，制定詳細(xì)的會(huì)議議程，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、各議題討論順序及預(yù)計(jì)時(shí)長(zhǎng)等。

3.確定參會(huì)人員：會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)會(huì)議議題和目標(biāo)，邀請(qǐng)相關(guān)部門和人員參會(huì)，并提前通知參會(huì)人員會(huì)議主題、議程等。

4.準(zhǔn)備會(huì)議資料：會(huì)議組織者應(yīng)收集、整理與會(huì)議議題相關(guān)的資料，并在會(huì)議前將資料發(fā)送給參會(huì)人員，以便參會(huì)人員提前了解會(huì)議內(nèi)容。

二、會(huì)議通知

1.會(huì)議組織者應(yīng)在會(huì)議召開前，通過(guò)郵件、電話等方式通知參會(huì)人員，確保參會(huì)人員了解會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程等信息。

2.會(huì)議通知應(yīng)包括會(huì)議主題、目的、時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參會(huì)人員、聯(lián)系人等要素。

三、會(huì)議召開

1.會(huì)議主持人應(yīng)按照議程安排，組織會(huì)議討論，確保會(huì)議內(nèi)容全面、深入；

2.會(huì)議期間，會(huì)議主持人應(yīng)引導(dǎo)參會(huì)人員圍繞議題展開討論，鼓勵(lì)發(fā)言，保證會(huì)議決策的民主性；

3.會(huì)議主持人應(yīng)控制會(huì)議時(shí)間，確保會(huì)議高效進(jìn)行；

4.會(huì)議記錄人應(yīng)詳細(xì)記錄會(huì)議內(nèi)容，包括議題討論情況、參會(huì)人員發(fā)言、決策結(jié)果等。

四、會(huì)議決策

1.會(huì)議主持人應(yīng)根據(jù)討論情況，總結(jié)各方意見，形成決策；

2.會(huì)議決策應(yīng)充分體現(xiàn)民主、集中的原則，確保決策的科學(xué)性和可行性；

3.會(huì)議決策結(jié)果應(yīng)由會(huì)議記錄人整理成會(huì)議紀(jì)要，并在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)發(fā)送給參會(huì)人員。

五、會(huì)議總結(jié)與反饋

1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織者應(yīng)收集參會(huì)人員對(duì)會(huì)議的意見和建議，總結(jié)會(huì)議成果和不足之處；

2.會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)會(huì)議總結(jié)，對(duì)會(huì)議流程、議題設(shè)置等方面進(jìn)行改進(jìn)，以提高會(huì)議效率；

3.會(huì)議組織者應(yīng)定期對(duì)會(huì)議決策的落實(shí)情況進(jìn)行跟蹤，確保會(huì)議決策得到有效執(zhí)行。

六、會(huì)議資料的歸檔與保管

1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄人應(yīng)將會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議資料等整理歸檔；

2.會(huì)議資料的保管應(yīng)遵循公司保密規(guī)定，確保資料的安全與完整。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的編制與發(fā)布

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)由會(huì)議記錄人在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)整理，準(zhǔn)確反映會(huì)議內(nèi)容、討論重點(diǎn)、決策結(jié)果等；

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，條理清晰，便于理解和執(zhí)行；

3.會(huì)議紀(jì)要經(jīng)會(huì)議主持人審核無(wú)誤后，由會(huì)議組織者發(fā)布給參會(huì)人員及相關(guān)執(zhí)行部門；

4.會(huì)議紀(jì)要的發(fā)布應(yīng)確保時(shí)效性，原則上應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后1個(gè)工作日內(nèi)完成。

二、會(huì)議決策的分解與責(zé)任落實(shí)

1.會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)會(huì)議紀(jì)要中的決策內(nèi)容，進(jìn)行任務(wù)分解，明確責(zé)任人和完成時(shí)限；

2.各責(zé)任部門及人員應(yīng)按照會(huì)議紀(jì)要的要求，制定具體的執(zhí)行計(jì)劃，確保決策的有效實(shí)施；

3.會(huì)議組織者應(yīng)對(duì)會(huì)議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行定期跟蹤，了解進(jìn)度，協(xié)調(diào)資源，解決執(zhí)行過(guò)程中的問題。

三、會(huì)議決策的監(jiān)督與評(píng)估

1.會(huì)議組織者應(yīng)建立會(huì)議決策執(zhí)行監(jiān)督機(jī)制，對(duì)決策執(zhí)行情況進(jìn)行持續(xù)關(guān)注；

2.各責(zé)任部門及人員應(yīng)定期向會(huì)議組織者報(bào)告決策執(zhí)行情況，包括進(jìn)度、成果、存在的問題及解決方案等；

3.會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)執(zhí)行情況，對(duì)會(huì)議決策進(jìn)行評(píng)估，對(duì)未按期完成或執(zhí)行不力的部門和個(gè)人提出整改要求。

四、會(huì)議決策的反饋與改進(jìn)

1.會(huì)議組織者應(yīng)收集會(huì)議決策執(zhí)行過(guò)程中的反饋信息，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，為改進(jìn)會(huì)議管理和決策提供依據(jù)；

2.各責(zé)任部門及人員應(yīng)對(duì)會(huì)議決策執(zhí)行中的問題進(jìn)行總結(jié)，提出改進(jìn)措施，以提高執(zhí)行效率；

3.會(huì)議組織者應(yīng)定期組織會(huì)議，對(duì)會(huì)議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行回顧，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷提升會(huì)議管理水平和決策質(zhì)量。

五、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.會(huì)議紀(jì)要整理完畢后，應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔，確保資料的安全、完整；

2.會(huì)議紀(jì)要?dú)w檔后，應(yīng)便于參會(huì)人員和相關(guān)執(zhí)行部門查閱，以便了解會(huì)議內(nèi)容和決策執(zhí)行情況；

3.會(huì)議紀(jì)要的查閱應(yīng)遵循公司保密規(guī)定，保護(hù)會(huì)議內(nèi)容的機(jī)密性。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂應(yīng)提前進(jìn)行，預(yù)訂者需向行政部門提出申請(qǐng)，填寫會(huì)議室預(yù)訂表，明確會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、所需設(shè)備等；

2.行政部門收到預(yù)訂申請(qǐng)后，根據(jù)會(huì)議室使用情況，合理安排會(huì)議室，并在預(yù)訂表上做好記錄；

3.預(yù)訂者應(yīng)在會(huì)議開始前15分鐘到達(dá)會(huì)議室，如有特殊情況需取消或變更預(yù)訂，應(yīng)提前通知行政部門。

二、會(huì)議室設(shè)施與管理

1.行政部門應(yīng)定期檢查會(huì)議室設(shè)施，確保設(shè)備正常運(yùn)行，包括音響、投影儀、白板、空調(diào)等；

2.會(huì)議室應(yīng)保持干凈整潔，會(huì)議桌椅擺放整齊，茶水等服務(wù)提前準(zhǔn)備到位；

3.會(huì)議期間，行政部門指派專人負(fù)責(zé)會(huì)議室的管理，確保會(huì)議順利進(jìn)行。

三、會(huì)議室使用規(guī)范

1.參會(huì)人員應(yīng)愛護(hù)會(huì)議室設(shè)施，不得隨意損壞，如有損壞，應(yīng)照價(jià)賠償；

2.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)保持安靜，遵守會(huì)議紀(jì)律，不得在會(huì)議室吸煙、進(jìn)食；

3.會(huì)議結(jié)束后，預(yù)訂者應(yīng)負(fù)責(zé)組織參會(huì)人員清理會(huì)議室，確保會(huì)議室恢復(fù)原狀。

四、會(huì)議室安全與保密

1.會(huì)議室使用期間，預(yù)訂者應(yīng)負(fù)責(zé)會(huì)議安全，確保會(huì)場(chǎng)秩序；

2.會(huì)議內(nèi)容涉及公司機(jī)密時(shí)，預(yù)訂者應(yīng)提醒參會(huì)人員遵守保密規(guī)定，不得泄露會(huì)議內(nèi)容；

3.會(huì)議室鑰匙由行政部門統(tǒng)一管理，預(yù)訂者應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)歸還。

五、會(huì)議室使用效率提升

1.行政部門應(yīng)定期收集會(huì)議室使用情況，分析存在的問題，提出改進(jìn)措施；

2.鼓勵(lì)各部門合理利用會(huì)議室資源，提高會(huì)議室使用效率；

3.鼓勵(lì)采用視頻會(huì)議、電話會(huì)議等遠(yuǎn)程會(huì)議形式，減少對(duì)實(shí)體會(huì)議室的依賴，提高工作