品質會議管理制度范文

品質會議管理制度范文第一章總則

一、目的與原則

為了加強會議管理，提高會議效率，確保會議決策的及時性和有效性，特制定本制度。會議應遵循務實、高效、民主、集中的原則，確保會議內容的科學性、嚴謹性及可行性。

二、適用范圍

本制度適用于公司各部門、各層級會議的組織、召開、記錄、落實及會議室管理等工作。

三、會議類型

1.公司級會議：包括年度工作會議、季度工作會議、月度工作會議、臨時性工作會議等；

2.部門級會議：包括部門例會、專題會議、項目協(xié)調會議等；

3.其他會議：根據(jù)工作需要，由各部門或項目組組織的臨時性會議。

四、會議組織與管理

1.會議的組織者應明確會議目的、議程、參會人員、時間、地點等，并在會議前通知參會人員；

2.會議組織者應確保會議內容的充分準備，提前將會議資料發(fā)送給參會人員；

3.會議組織者應保證會議的順利進行，維護會議秩序，確保會議決策的民主、集中；

4.參會人員應積極參與會議討論，按時參加會議，遵守會議紀律，履行會議決策。

五、會議紀律

1.參會人員應準時參加會議，如有特殊情況不能參加，需提前向會議組織者請假；

2.會議期間，參會人員應關閉手機或調至靜音狀態(tài)，保持會場安靜；

3.會議期間，參會人員應保持會場衛(wèi)生，遵守會場秩序，不得隨意離場；

4.會議內容涉及公司機密，參會人員應嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露會議內容。

六、本制度的解釋權歸公司董事會所有。

七、本制度自發(fā)布之日起施行，如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以修訂。各部門應按照本制度規(guī)定，結合實際情況，制定本部門的會議管理制度，并報公司董事會備案。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議主題和目標：會議組織者需明確會議的主要議題、預期目標及成果，確保會議的針對性和實效性。

2.制定會議議程：會議組織者應根據(jù)會議主題和目標，制定詳細的會議議程，包括會議時間、地點、各議題討論順序及預計時長等。

3.確定參會人員：會議組織者應根據(jù)會議議題和目標，邀請相關部門和人員參會，并提前通知參會人員會議主題、議程等。

4.準備會議資料：會議組織者應收集、整理與會議議題相關的資料，并在會議前將資料發(fā)送給參會人員，以便參會人員提前了解會議內容。

二、會議通知

1.會議組織者應在會議召開前，通過郵件、電話等方式通知參會人員，確保參會人員了解會議時間、地點、議程等信息。

2.會議通知應包括會議主題、目的、時間、地點、議程、參會人員、聯(lián)系人等要素。

三、會議召開

1.會議主持人應按照議程安排，組織會議討論，確保會議內容全面、深入；

2.會議期間，會議主持人應引導參會人員圍繞議題展開討論，鼓勵發(fā)言，保證會議決策的民主性；

3.會議主持人應控制會議時間，確保會議高效進行；

4.會議記錄人應詳細記錄會議內容，包括議題討論情況、參會人員發(fā)言、決策結果等。

四、會議決策

1.會議主持人應根據(jù)討論情況，總結各方意見，形成決策；

2.會議決策應充分體現(xiàn)民主、集中的原則，確保決策的科學性和可行性；

3.會議決策結果應由會議記錄人整理成會議紀要，并在會議結束后及時發(fā)送給參會人員。

五、會議總結與反饋

1.會議結束后，會議組織者應收集參會人員對會議的意見和建議，總結會議成果和不足之處；

2.會議組織者應根據(jù)會議總結，對會議流程、議題設置等方面進行改進，以提高會議效率；

3.會議組織者應定期對會議決策的落實情況進行跟蹤，確保會議決策得到有效執(zhí)行。

六、會議資料的歸檔與保管

1.會議結束后，會議記錄人應將會議紀要、會議資料等整理歸檔；

2.會議資料的保管應遵循公司保密規(guī)定，確保資料的安全與完整。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的編制與發(fā)布

1.會議紀要應由會議記錄人在會議結束后及時整理，準確反映會議內容、討論重點、決策結果等；

2.會議紀要應簡潔明了，條理清晰，便于理解和執(zhí)行；

3.會議紀要經會議主持人審核無誤后，由會議組織者發(fā)布給參會人員及相關執(zhí)行部門；

4.會議紀要的發(fā)布應確保時效性，原則上應在會議結束后1個工作日內完成。

二、會議決策的分解與責任落實

1.會議組織者應根據(jù)會議紀要中的決策內容，進行任務分解，明確責任人和完成時限；

2.各責任部門及人員應按照會議紀要的要求，制定具體的執(zhí)行計劃，確保決策的有效實施；

3.會議組織者應對會議決策的執(zhí)行情況進行定期跟蹤，了解進度，協(xié)調資源，解決執(zhí)行過程中的問題。

三、會議決策的監(jiān)督與評估

1.會議組織者應建立會議決策執(zhí)行監(jiān)督機制，對決策執(zhí)行情況進行持續(xù)關注；

2.各責任部門及人員應定期向會議組織者報告決策執(zhí)行情況，包括進度、成果、存在的問題及解決方案等；

3.會議組織者應根據(jù)執(zhí)行情況，對會議決策進行評估，對未按期完成或執(zhí)行不力的部門和個人提出整改要求。

四、會議決策的反饋與改進

1.會議組織者應收集會議決策執(zhí)行過程中的反饋信息，及時發(fā)現(xiàn)問題，為改進會議管理和決策提供依據(jù)；

2.各責任部門及人員應對會議決策執(zhí)行中的問題進行總結，提出改進措施，以提高執(zhí)行效率；

3.會議組織者應定期組織會議，對會議決策的執(zhí)行情況進行回顧，總結經驗教訓，不斷提升會議管理水平和決策質量。

五、會議紀要的歸檔與查閱

1.會議紀要整理完畢后，應按照公司檔案管理規(guī)定進行歸檔，確保資料的安全、完整；

2.會議紀要歸檔后，應便于參會人員和相關執(zhí)行部門查閱，以便了解會議內容和決策執(zhí)行情況；

3.會議紀要的查閱應遵循公司保密規(guī)定，保護會議內容的機密性。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預訂

1.會議室預訂應提前進行，預訂者需向行政部門提出申請，填寫會議室預訂表，明確會議時間、參會人數(shù)、所需設備等；

2.行政部門收到預訂申請后，根據(jù)會議室使用情況，合理安排會議室，并在預訂表上做好記錄；

3.預訂者應在會議開始前15分鐘到達會議室，如有特殊情況需取消或變更預訂，應提前通知行政部門。

二、會議室設施與管理

1.行政部門應定期檢查會議室設施，確保設備正常運行，包括音響、投影儀、白板、空調等；

2.會議室應保持干凈整潔，會議桌椅擺放整齊，茶水等服務提前準備到位；

3.會議期間，行政部門指派專人負責會議室的管理，確保會議順利進行。

三、會議室使用規(guī)范

1.參會人員應愛護會議室設施，不得隨意損壞，如有損壞，應照價賠償；

2.會議期間，參會人員應保持安靜，遵守會議紀律，不得在會議室吸煙、進食；

3.會議結束后，預訂者應負責組織參會人員清理會議室，確保會議室恢復原狀。

四、會議室安全與保密

1.會議室使用期間，預訂者應負責會議安全，確保會場秩序；

2.會議內容涉及公司機密時，預訂者應提醒參會人員遵守保密規(guī)定，不得泄露會議內容；

3.會議室鑰匙由行政部門統(tǒng)一管理，預訂者應在會議結束后及時歸還。

五、會議室使用效率提升

1.行政部門應定期收集會議室使用情況，分析存在的問題，提出改進措施；

2.鼓勵各部門合理利用會議室資源，提高會議室使用效率；

3.鼓勵采用視頻會議、電話會議等遠程會議形式，減少對實體會議室的依賴，提高工作