學(xué)校學(xué)生會議室管理制度

學(xué)校學(xué)生會議室管理制度第一章總則

第一條目的與依據(jù)：為保證學(xué)校學(xué)生會議室（以下簡稱“會議室”）的高效運(yùn)行，規(guī)范會議的組織與管理，提高會議質(zhì)量與效率，制定本管理制度。本制度依據(jù)《中華人民共和國教育法》、《學(xué)校管理規(guī)定》以及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合我校實際情況，特制定如下規(guī)定。

第二條適用范圍：本管理制度適用于學(xué)校內(nèi)所有學(xué)生組織、社團(tuán)及學(xué)生個人發(fā)起的會議活動。

第三條定義：會議室是指供學(xué)生組織、社團(tuán)進(jìn)行會議、討論、交流等活動的專用場所。會議是指在會議室進(jìn)行的各類組織性討論活動。

第四條原則：

1.公平使用原則：會議室資源面向全校學(xué)生開放，按照申請順序和時間優(yōu)先原則進(jìn)行分配。

2.效率原則：會議應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)定流程進(jìn)行，確保會議效率。

3.環(huán)保原則：會議組織者與參與者應(yīng)節(jié)約使用會議室資源，減少不必要的消耗。

4.保密原則：涉及敏感信息和隱私的會議內(nèi)容，應(yīng)做好相應(yīng)的保密工作。

第五條責(zé)任分配：

1.會議室管理部門：負(fù)責(zé)會議室的日常管理與維護(hù)，保障會議室設(shè)施設(shè)備的完好。

2.會議申請者：負(fù)責(zé)會議的申請、組織與實施，確保會議內(nèi)容符合學(xué)校規(guī)定。

3.參會人員：遵守會議管理制度，積極參與會議，維護(hù)會議秩序。

第六條管理與監(jiān)督：學(xué)校設(shè)立專門機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)會議管理制度執(zhí)行的監(jiān)督與檢查，對違反規(guī)定的行為進(jìn)行指導(dǎo)和糾正。

本總則作為學(xué)校學(xué)生會議室管理制度的基礎(chǔ)和指導(dǎo)原則，以下各章節(jié)應(yīng)遵循本總則精神進(jìn)行具體規(guī)定。

第二章會議流程

會議籌備：

1.會議主題確定：會議申請者應(yīng)根據(jù)組織需求明確會議主題，確保會議內(nèi)容具有針對性和實用性。

2.會議時間預(yù)定：會議申請者需提前向會議室管理部門提交會議時間申請，包括會議日期、開始和結(jié)束時間。

3.參會人員邀請：根據(jù)會議主題，會議申請者應(yīng)邀請相關(guān)參會人員，并提前通知會議主題、議程、時間等信息。

4.會議資料準(zhǔn)備：會議申請者需準(zhǔn)備會議相關(guān)資料，并在會議開始前將資料發(fā)放給參會人員。

會議實施：

1.會議簽到：會議開始前，由會議組織者負(fù)責(zé)簽到工作，確保參會人員準(zhǔn)時到場。

2.會議開幕：會議主持人簡述會議主題、目的、議程等內(nèi)容，明確會議要求。

3.會議議程執(zhí)行：按照預(yù)定議程，逐一進(jìn)行會議議題討論，保證會議有序進(jìn)行。

4.會議記錄：指定專人負(fù)責(zé)會議記錄，記錄會議討論內(nèi)容、結(jié)論以及待辦事項。

會議總結(jié)與反饋：

1.會議結(jié)論總結(jié)：會議主持人對會議討論的結(jié)果進(jìn)行總結(jié)，明確下一步工作計劃和責(zé)任分配。

2.參會人員反饋：鼓勵參會人員就會議內(nèi)容、組織、效果等方面提出建議和意見。

3.會議記錄整理與發(fā)布：會議結(jié)束后，會議記錄人需在規(guī)定時間內(nèi)整理會議紀(jì)要，并發(fā)放給參會人員。

會議后續(xù)工作：

1.待辦事項跟進(jìn)：會議組織者需對會議中確定的待辦事項進(jìn)行跟進(jìn)，確保工作落實。

2.會議效果評估：會議組織者可定期對會議效果進(jìn)行評估，以便優(yōu)化會議流程和提高會議質(zhì)量。

本章節(jié)詳細(xì)闡述了會議從籌備到后續(xù)工作的全流程，旨在確保會議的高效、有序進(jìn)行，為學(xué)校學(xué)生會議室管理提供規(guī)范化的操作指導(dǎo)。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實

會議紀(jì)要的編寫與審批：

1.紀(jì)要內(nèi)容完整性：會議紀(jì)要應(yīng)包含會議主題、時間、地點(diǎn)、參會人員、討論內(nèi)容、決策事項、待辦任務(wù)分配等關(guān)鍵信息。

2.紀(jì)要格式規(guī)范：會議紀(jì)要應(yīng)采用統(tǒng)一格式，清晰、條理分明，便于閱讀和理解。

3.審批流程：會議紀(jì)要完成后，需提交給會議主持人或相關(guān)負(fù)責(zé)人審批，確保紀(jì)要內(nèi)容的準(zhǔn)確性和權(quán)威性。

會議紀(jì)要的發(fā)布與傳達(dá)：

1.及時發(fā)布：審批通過的會議紀(jì)要應(yīng)在會議結(jié)束后的一定工作日內(nèi)完成發(fā)布，確保信息傳達(dá)的及時性。

2.傳達(dá)方式：通過電子郵件、學(xué)校內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)、微信群等多種方式，將會議紀(jì)要傳達(dá)給所有參會人員和相關(guān)利益方。

待辦任務(wù)的跟蹤：

1.任務(wù)分解：將會議中確定的待辦任務(wù)分解為具體的行動項，明確責(zé)任人和完成時限。

2.跟蹤機(jī)制：建立任務(wù)跟蹤機(jī)制，通過定期檢查、進(jìn)度報告等方式，監(jiān)控待辦任務(wù)的執(zhí)行情況。

3.支持與協(xié)調(diào)：會議組織者應(yīng)提供必要的支持和協(xié)調(diào)，幫助責(zé)任人解決在任務(wù)執(zhí)行過程中遇到的問題。

執(zhí)行結(jié)果的反饋與評估：

1.結(jié)果反饋：責(zé)任人需在完成任務(wù)后，向會議組織者提供執(zhí)行結(jié)果的反饋。

2.效果評估：會議組織者應(yīng)根據(jù)執(zhí)行結(jié)果，評估會議決策的實際效果，為后續(xù)會議提供改進(jìn)依據(jù)。

會議紀(jì)要的存檔與查閱：

1.存檔管理：會議紀(jì)要應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行存檔，以便日后查閱和追溯。

2.查閱權(quán)限：合理設(shè)定會議紀(jì)要的查閱權(quán)限，確保信息安全同時，方便相關(guān)人員查閱。

本章著重強(qiáng)調(diào)會議紀(jì)要的跟蹤落實，確保會議成果能夠轉(zhuǎn)化為實際行動，并通過有效的跟蹤與評估機(jī)制，不斷提高會議效率和質(zhì)量。

第四章會議室管理規(guī)定

會議室預(yù)訂：

1.預(yù)訂流程：需使用會議室的組織或個人，應(yīng)提前向會議室管理部門提交書面申請，包括會議時間、參會人數(shù)、所需設(shè)備等。

2.時間沖突處理：若預(yù)訂時間發(fā)生沖突，按照申請?zhí)峤坏臅r間順序優(yōu)先安排，或由會議室管理部門協(xié)調(diào)解決。

會議室使用規(guī)范：

1.使用要求：會議室內(nèi)禁止吸煙、進(jìn)食，需保持室內(nèi)整潔，使用完畢后應(yīng)恢復(fù)原狀。

2.設(shè)備使用：使用會議室內(nèi)的設(shè)備應(yīng)遵循操作規(guī)程，如需額外設(shè)備，應(yīng)提前申請，并在會后歸還。

會議室維護(hù)與安全：

1.日常維護(hù)：會議室管理部門負(fù)責(zé)定期檢查設(shè)備設(shè)施，確保其正常運(yùn)作。

2.安全管理：會議室內(nèi)應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如滅火器等，并定期進(jìn)行安全演練。

會議室開放時間：

1.開放時間規(guī)定：會議室的開放時間應(yīng)根據(jù)學(xué)校教學(xué)安排和實際情況設(shè)定，并在顯著位置公示。

2.特殊時間安排：對于特殊時段的會議需求，需提前與會議室管理部門協(xié)商，并根據(jù)實際情況靈活調(diào)整。

違規(guī)處理：

1.違規(guī)行為界定：明確違規(guī)使用會議室的行為，如未經(jīng)批準(zhǔn)使用、損壞設(shè)備等。

2.處罰措施：對違反規(guī)定的行為，將根據(jù)情節(jié)嚴(yán)重程度，采取警告、限制使用直至追究責(zé)任等措施。

本章規(guī)定旨在保障會議室的高效、規(guī)范使用，為學(xué)校各類會議提供良好的硬件環(huán)境和服務(wù)保障，同時確保會議室資源得到合理分配和有效管理。

第五章附則

修訂與解釋：

1.本管理制度可根據(jù)學(xué)校發(fā)展和實際情況的需要進(jìn)行修訂，修訂過程需廣泛征求意見，并經(jīng)學(xué)校相關(guān)管理部門批準(zhǔn)后公布實施。

2.本管理制度的最終解釋權(quán)歸學(xué)校所有。

實施日期與過渡期：

1.本管理制度自公布之日起施行。

2.對于本管理制度實施前的會議活動，按照原規(guī)定執(zhí)行