高校數(shù)字化檔案信息資源管理的困境與突破

高校數(shù)字化檔案信息資源管理的困境與突破摘要】本文比較系統(tǒng)地分析了當前高校數(shù)字化檔案信息資源管理存在的管理體制、隊伍結(jié)構(gòu)、信息標準化、信息安全與憑證、信息公開與知識產(chǎn)權(quán)保護5方面問題，提出了新形勢下突破管理困境的策略選擇。

關(guān)鍵詞 高校；數(shù)字化檔案；信息管理；困境；突破

隨著信息化水平的不斷提高，高校的教學(xué)、科研、管理及社會服務(wù)等各領(lǐng)域生產(chǎn)了大規(guī)模的電子文件，進而生成了大量的數(shù)字化檔案信息。這些數(shù)字化檔案信息紛繁龐雜，形式多樣、標準不一，然而它們正是高校各部門在各項工作運行中沉淀下來的寶貴的“無形資產(chǎn)”。在新形勢下，如何對這些數(shù)字化檔案信息進行有效管理，實現(xiàn)資源的服務(wù)與共享，是高校檔案管理部門面臨的一大挑戰(zhàn)，也是值得研究的重要課題。

一、高校數(shù)字化檔案信息管理的困境

（一）管理體制問題。在現(xiàn)行的高校管理機構(gòu)中，檔案管理部門一般處于附屬或從屬地位，有的隸屬于學(xué)校辦公室，有的隸屬于圖書館；少數(shù)獨立建制的也屬于弱勢部門。在這樣的管理體制下，檔案管理部門行政地位低，話語權(quán)不大，難以有效組織協(xié)調(diào)各部門參與數(shù)字化檔案信息的協(xié)同管理。而且，各職能部門或?qū)W院之間相互獨立、各自為政，即使學(xué)校統(tǒng)一使用校園OA系統(tǒng)辦公，數(shù)字化檔案信息資源仍然相對獨立，各自封閉，不能實現(xiàn)一體化，給數(shù)字化檔案信息網(wǎng)絡(luò)化、集成化管理帶來極大的困難和障礙。

（二）隊伍結(jié)構(gòu)問題。相對而言，高校檔案工作者年齡普遍偏大，成分復(fù)雜，且以女性占絕大多數(shù)。她們實際檔案管理經(jīng)驗較為豐富，但專業(yè)研究能力不強，對先進的計算機網(wǎng)絡(luò)環(huán)境比較陌生，更缺乏數(shù)字化、信息化等方面的理論知識和實踐經(jīng)驗。而囿于傳統(tǒng)的檔案管理認知與偏見，高學(xué)歷、有活力且對數(shù)字化、信息化嫻熟的年輕人一般不愿意到檔案管理部門工作。因此，當前高校檔案工作隊伍在年齡、性別、學(xué)歷、知識背景等方面存在著嚴重的結(jié)構(gòu)性問題。

（三）信息標準化問題。近年來高校數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)規(guī)模急劇增加，且來源于校內(nèi)各職能部門不同的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)軟件，運行環(huán)境復(fù)雜多樣，形式不一，從而導(dǎo)致生成的數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)格式紛繁多樣，不利于檔案信息數(shù)據(jù)的收集、整理、存儲和遷移，也不利于后期的數(shù)據(jù)資源開發(fā)和利用。所以，當下高校數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)的非標準化問題是檔案信息化管理的重點、難點之一。

（四）信息安全與憑證問題。計算機網(wǎng)絡(luò)和數(shù)字化信息給高校檔案信息管理帶來了前所未有的高效與便捷，同時也帶來了嚴重的威脅和巨大的挑戰(zhàn)。一方面，在復(fù)雜的計算機網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，高校數(shù)字化檔案信息隨時可能被惡意破壞、篡改，且不容易留下痕跡。另一方面，在異構(gòu)系統(tǒng)環(huán)境下，各部門形成的不同門類、不同格式的電子檔案在移交過程中難以保持其原始文件的結(jié)構(gòu)信息及內(nèi)容信息的真實性和完整性；在升級、轉(zhuǎn)換和遷移等操作過程中，電子檔案的憑證作用難以確保其有效性。

（五）信息公開與知識產(chǎn)權(quán)保護問題。高校數(shù)字化檔案信息蘊含著科技發(fā)明、文化創(chuàng)新、藝術(shù)創(chuàng)意等方面的大量優(yōu)質(zhì)信息資源，潛藏著無形的開發(fā)和利用價值。這些信息資源的公開利用，將對社會產(chǎn)生巨大、有形的經(jīng)濟效益和社會效益。然而，這些科研成果是高校教師辛勤與智慧的結(jié)晶，其產(chǎn)權(quán)與著作權(quán)是教師們的個人權(quán)利，應(yīng)該依法得到保護。如何處理好數(shù)字化檔案信息公開與知識產(chǎn)權(quán)保護之間的關(guān)系是擺在高校檔案信息資源管理與開發(fā)工作面前的現(xiàn)實問題。

二、高校數(shù)字化檔案信息管理困境的突破策略

（一）加強檔案信息資源意識宣傳。在數(shù)字化時代，檔案信息資源是重要的資源。高等院校是知識和人才聚集的高地，其形成的數(shù)字化檔案信息資源更是重要而寶貴的資源。高校檔案管理部門及工作者不僅要宣傳檔案歷史文化知識，而且要進一步加強宣傳數(shù)字化檔案信息資源作為新興資源的意識，以改變師生們傳統(tǒng)的檔案認知，使其重視數(shù)字化檔案信息資源及其管理工作，為檔案管理部門收集、管理和開發(fā)檔案信息資源創(chuàng)造有利的外部環(huán)境。

（二）轉(zhuǎn)變管理理念與制定管理政策。隨著多媒體及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普遍應(yīng)用，檔案管理已不是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理和經(jīng)驗管理，而是現(xiàn)代化信息管理理論和技術(shù)相結(jié)合的管理。高校檔案工作者應(yīng)該主動轉(zhuǎn)變思維，更新觀念，用現(xiàn)代化的檔案信息管理理念取代傳統(tǒng)的管理思維。同時，應(yīng)該強化檔案信息資源共享和管理服務(wù)意識，并制定檔案管理政策保護個人信息及知識產(chǎn)權(quán)。在檔案管理政策允許的框架下，應(yīng)該無限度地開放高校數(shù)字化檔案信息資源，為檔案利用者提供便利，為社會創(chuàng)造效益。

（三）引進和培養(yǎng)檔案信息化專業(yè)人才。檔案信息化人才是檔案管理現(xiàn)代化的關(guān)鍵，是至關(guān)重要的決定性因素。高校檔案信息化人員是數(shù)字化檔案信息管理工作的主體，是推動數(shù)字化檔案信息管理現(xiàn)代化的核心力量，具有不可或缺的地位。為此，高校檔案管理部門應(yīng)該堅持“雙管齊下”，一方面重視檔案信息化專業(yè)人才的發(fā)掘和引進，完善工作隊伍的知識背景結(jié)構(gòu)；另一方面加強在職檔案工作人員信息化知識培訓(xùn)，不斷提高應(yīng)對檔案信息化、現(xiàn)代化管理挑戰(zhàn)的能力。

（四）推動檔案信息標準化及其管理集成化。合乎規(guī)范、統(tǒng)一標準的數(shù)字化檔案信息及其技術(shù)是檔案信息集成化管理的前提和基礎(chǔ)。高校檔案管理部門應(yīng)該協(xié)同各歸檔部門統(tǒng)一規(guī)劃和布置，對檔案信息數(shù)據(jù)及其運行環(huán)境進行規(guī)范化和標準化處理，其中應(yīng)包括：壓縮格式的規(guī)范化、數(shù)據(jù)交換的規(guī)范化、數(shù)據(jù)加密方式的標準化、水印技術(shù)的標準化、檔案管理軟件的統(tǒng)一化。同時，打破學(xué)校各職能部門之間的“藩籬”，將學(xué)校檔案信息管理系統(tǒng)與其他職能部門的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)有效對接，使檔案數(shù)據(jù)資源由分散管理轉(zhuǎn)為集中管理，從而實現(xiàn)全校檔案信息資源管理的集成化。

(五)運用計算機網(wǎng)絡(luò)與現(xiàn)代化信息技術(shù)保障安全。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境與信息系統(tǒng)漏洞是數(shù)字化檔案信息現(xiàn)代化管理最突出的安全隱患，是無法回避的威脅和挑戰(zhàn)。關(guān)于數(shù)字化檔案信息安全，高校檔案管理部門要聯(lián)合學(xué)校有關(guān)部門（如學(xué)校辦公室、計算機網(wǎng)絡(luò)管理中心）運用計算機與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對檔案信息綜合管理系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)信息共享系統(tǒng)存在的漏洞進行評估、修復(fù)，完善數(shù)字化檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)體系。同時,定期排查、更新和升級相關(guān)管理軟件，確保數(shù)字化檔案信息的安全性。

此外，憑證作用是檔案信息的本質(zhì)屬性，是檔案價值的體現(xiàn)形式。高校檔案管理部門有必要運用電子檔案身份證等憑證性技術(shù)，保障數(shù)字化檔案內(nèi)容結(jié)構(gòu)、信息結(jié)構(gòu)的完整性和真實性，以確保其憑證性作用。

參考文獻：

[1]陶水龍等.異構(gòu)系統(tǒng)中電子檔案憑證性保障的整體構(gòu)思[J].檔案學(xué)研究,2024(5):50~5