論管道工程EPC總承包模式下的項(xiàng)目文控管理

論管道工程EPC總承包模式下的項(xiàng)目文控管理摘要：本文從EPC總承包商文控管理工作的概念出發(fā)，介紹了項(xiàng)目文控管理的重要作用、認(rèn)識(shí)的誤區(qū)、存在的問題、管理工作的方法以及做好文控管理應(yīng)采取的措施。條理清晰，觀點(diǎn)明確。文控管理貫穿于整個(gè)項(xiàng)目的始終，從源頭抓起，重視過程控制，做好收尾保障工作，為總承包項(xiàng)目保存最完整、最齊全的檔案。

關(guān)鍵詞 ：總承包商項(xiàng)目文控管理

一、EPC與項(xiàng)目文控管理的概念

“EPC”是“設(shè)計(jì)、采購(gòu)、施工”的三個(gè)英文單詞第一個(gè)英文字母的縮寫。EPC總承包商模式是指建設(shè)單位作為業(yè)主將建設(shè)工程發(fā)包給總承包商單位，由總承包單位承攬整個(gè)建設(shè)工程的設(shè)計(jì)、采購(gòu)、施工，并對(duì)承包工程的建設(shè)質(zhì)量、安全、工期、造價(jià)等全面負(fù)責(zé)。

“文控管理”通常是指對(duì)文件和信息的控制與管理工作的統(tǒng)稱。通過建立并遵循一定的工作方式、管理手段、一整套程序來控制工作中產(chǎn)生的各類文件，確保文件分類清晰、條理有序、傳遞流暢、存檔完整、方便查詢，為工程地順利開展提供支持和保障。

二、EPC項(xiàng)目文控管理的重要作用

EPC總承包項(xiàng)目文控管理工作與事業(yè)單位以及一般性的工程類企業(yè)的文件管理工作是有一定區(qū)別的。文控部門是整個(gè)項(xiàng)目部所有文件、信息的匯集中心、傳遞中心、管理中心，是項(xiàng)目部與外界進(jìn)行溝通的橋梁。完整的項(xiàng)目文件是工程維建、改建、擴(kuò)建和事故處理的重要依據(jù)，是評(píng)定工程質(zhì)量等級(jí)、竣工驗(yàn)收的重要技術(shù)文件，也是工程決算的重要依據(jù)。因此做好EPC總承包模式的項(xiàng)目文控管理工作至關(guān)重要。

三、對(duì)項(xiàng)目文控管理的認(rèn)識(shí)的誤區(qū)

許多不了解文控工作的人都會(huì)錯(cuò)誤地認(rèn)為文控只是一個(gè)管理技術(shù)含量低、工作乏味、沒有創(chuàng)新、不具挑戰(zhàn)性的一項(xiàng)工作，但是筆者經(jīng)過長(zhǎng)時(shí)間的親身實(shí)踐和學(xué)習(xí)總結(jié)深刻認(rèn)識(shí)到文控這項(xiàng)工作在整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施過程中是不可或缺的，它是一個(gè)紐帶，貫穿于整個(gè)項(xiàng)目的始終、覆蓋范圍廣泛。從項(xiàng)目部開始的組建，所有項(xiàng)目文件的報(bào)批、各種文件模板的建立、文件編碼的形成到項(xiàng)目結(jié)束時(shí)竣工資料的整理、組卷、移交，每個(gè)環(huán)節(jié)都需要有文控的參與，因此文控部門掌握了整個(gè)項(xiàng)目每個(gè)階段最為全面、詳細(xì)的信息。尤其是作為EPC總承包商的文控管理者，更是掌握了設(shè)計(jì)、采辦、施工等諸多部門在工程建設(shè)中的大量數(shù)據(jù)信息、文字資料、珍貴圖片等。

四、總承包模式的項(xiàng)目文控管理存在的問題

1.缺乏領(lǐng)導(dǎo)的重視。由于EPC總承包模式的特點(diǎn)，決定了高層領(lǐng)導(dǎo)者管理的面寬、管理的點(diǎn)多，致使他們的精力大都放在了工程的施工與進(jìn)度方面、質(zhì)量與安全方面、作業(yè)人員管理與工程造價(jià)方面，尤其是在現(xiàn)場(chǎng)作業(yè)的施工單位的管理者，更是將目光都集中在了工程建設(shè)上，對(duì)文控管理這方面沒有給予足夠的重視，表現(xiàn)在：第一，文控人員多是兼職的，白天負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)施工、晚上負(fù)責(zé)收發(fā)文件，這樣做的弊端一是削弱了文件的時(shí)效性，文件內(nèi)容不能得到及時(shí)地流轉(zhuǎn)，延誤傳達(dá)；二是兼職文控人員不能全身心的投入到文控管理工作，容易在工作中出現(xiàn)紕漏。第二，文控管理人員的素質(zhì)參次不齊。有些人員連基本的文件內(nèi)容的格式都很難掌握，給工作的運(yùn)行開展帶來了很大的阻力。第三，對(duì)文控管理人員的重視和支持不夠。無論從待遇、辦公環(huán)境、辦公條件的支持上不充分。使文控管理人員不能夠高效的開展工作。

2.文件管理不規(guī)范。工程文件應(yīng)該使用耐久性強(qiáng)的書寫材料，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水筆，不易使用易褪色的書寫材料，如圓珠筆、鉛筆、紅色墨水筆等，不利于文件的長(zhǎng)久保存。有些上報(bào)文件還存在著書寫不規(guī)范、格式不統(tǒng)一、填寫漏項(xiàng)、未蓋章等情況，因此必須加強(qiáng)對(duì)施工單位上報(bào)文件的檢查力度，確保上報(bào)資料的規(guī)范性。

3.缺乏有經(jīng)驗(yàn)的項(xiàng)目文控管理人才。總承包商模式下的項(xiàng)目文件管理對(duì)文件管理人員提出了更高的要求，文件管理人員不僅要懂得文件與檔案學(xué)的相關(guān)知識(shí)，還要了解工期安排、工程進(jìn)度。而目前大部分項(xiàng)目文件管理人員都是非專業(yè)出身，沒有經(jīng)過系統(tǒng)的培訓(xùn)，缺乏項(xiàng)目文件管理經(jīng)驗(yàn)，嚴(yán)重制約了項(xiàng)目文件管理水平的提高。

五、做好項(xiàng)目文控管理工作的方法

筆者通過總結(jié)管道工程項(xiàng)目的建設(shè)中文控管理的工作，認(rèn)為應(yīng)該做好以下幾點(diǎn)工作。

1.做好項(xiàng)目的前期準(zhǔn)備工作。這點(diǎn)是至關(guān)重要的，其為日后項(xiàng)目文件管理工作的順利開展提供指導(dǎo)依據(jù)。文控人員在項(xiàng)目前期要制訂和組織實(shí)施關(guān)于文件、資料工作的規(guī)章制度。編制適合于本工程項(xiàng)目的《文件編碼程序》、《文件控制程序》以及其它一些相關(guān)的管理性文件、發(fā)放所有的受控文件，對(duì)項(xiàng)目的各部門、各承包單位的文控人員在文件管理方面進(jìn)行必要的說明和約束，并對(duì)文控人員進(jìn)行上崗前的專業(yè)培訓(xùn)，這樣可以有效的進(jìn)行溝通交流，減少日后在工作中產(chǎn)生的不必要的麻煩。同時(shí)作為EPC總承包商的文控人員也要與本工程的業(yè)主、監(jiān)理文控員進(jìn)行交流，熟悉并了解他們的工作習(xí)慣，從而對(duì)不同的事件選擇不同的文件形式進(jìn)行處理，對(duì)來往信函、報(bào)批文件進(jìn)行及時(shí)傳遞和送審。以筆者所在項(xiàng)目部為例，由于項(xiàng)目文件管理制度健全，各施工分包單位有章可循，項(xiàng)目施工文件收集的比較齊全，所以在竣工檔案編制工作階段進(jìn)行順利，取得了項(xiàng)目管理的預(yù)期效果。

2.規(guī)范項(xiàng)目過程文件管理。第一，承包商單位作為與EPC總承包商有合同關(guān)系的主體，雙方之間最正規(guī)的溝通方式就是“信函”，將文件及時(shí)準(zhǔn)確地傳遞給相關(guān)方是文控人員的基本功底。第二，要負(fù)責(zé)項(xiàng)目文件和有關(guān)資料的收集、整理、分類、保管、催辦、存檔。第三，由于文控部門掌握著原始記錄（第一手資料）以及會(huì)議中達(dá)成的各種決定、協(xié)議而形成的會(huì)議紀(jì)要，因此在項(xiàng)目索賠的過程中，文控人員提供的這些重要的往來文件對(duì)整個(gè)索賠工作地進(jìn)展發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。第四，要執(zhí)行嚴(yán)格的保密制度，對(duì)每一份存檔文件按級(jí)別進(jìn)行加密處理。實(shí)際上，文控部門已經(jīng)成為整個(gè)項(xiàng)目的一個(gè)負(fù)責(zé)信息搜集、傳遞的信息中心、中轉(zhuǎn)樞紐，而不像人們?cè)谀X海里所形成的文件柜林立的檔案室的固有印象。

3.為項(xiàng)目的收尾工作提供保障。隨著工程項(xiàng)目進(jìn)入收尾階段，工程的竣工資料由工程技術(shù)部門牽頭負(fù)責(zé)整理，因此文控人員要配合好工程技術(shù)部的專業(yè)人員，按照業(yè)主下發(fā)的竣工資料組卷標(biāo)準(zhǔn)做好文件的歸檔、立卷工作，站好最后一班崗。

隨著科技的發(fā)展，先進(jìn)的辦公設(shè)備、技術(shù)手段、平臺(tái)媒介的運(yùn)用使文控工作從以前那種繁重、操勞的狀態(tài)中解脫出來，變得輕松、快捷了許多。大家可以使用文件管理信息系統(tǒng)在很短的時(shí)間內(nèi)發(fā)出、接收來自于各相關(guān)方的工作信函，確保了文件的時(shí)效性，快捷地對(duì)各種信息進(jìn)行分類、篩選、定位查詢；工作中可以使用掃描儀，將大量的紙質(zhì)版文件轉(zhuǎn)化為電子拷貝留存在電腦中，節(jié)省了存儲(chǔ)空間。

六、加強(qiáng)總承包模式下文控管理的措施

1.掌握好四個(gè)控制。文件形成的控制、文件收發(fā)的控制、文件流轉(zhuǎn)狀態(tài)的控制、文件歸檔的控制。這四個(gè)控制形成了一條主線，貫穿一個(gè)文件的始終。把握好這條主線，就能對(duì)文控工作做到游刃有余。

2.建立文件登記臺(tái)賬。文件登記臺(tái)賬能顯而易見的看出文件接收和發(fā)放的相關(guān)信息，是項(xiàng)目文件管理過程的關(guān)鍵控制點(diǎn)，也是日后進(jìn)行查詢的主要依據(jù)。同時(shí)根據(jù)登記臺(tái)賬每周要對(duì)文件進(jìn)行整理、歸檔，按接收和發(fā)放對(duì)象的不同進(jìn)行分門別類的存放，有章可循。

3.充分利用文件管理信息系統(tǒng)平臺(tái)，提高文件管理信息化程度。在項(xiàng)目建設(shè)初期，根據(jù)項(xiàng)目需要，開發(fā)一個(gè)適用于本項(xiàng)目的信息系統(tǒng)平臺(tái)。各相關(guān)方文控人員通過信息系統(tǒng)平臺(tái)傳遞文件，省時(shí)高效、有據(jù)可查，避免相互推諉扯皮現(xiàn)象的發(fā)生。

4.加強(qiáng)各方文控管理人員的溝通，提高自身的素質(zhì)。一個(gè)項(xiàng)目會(huì)涉及到諸多方面、眾多活動(dòng)，因此離不開各方面的配合。在各相關(guān)方單位中，文控管理人員是溝通的橋梁，一定要協(xié)調(diào)好各方關(guān)系，密切溝通。作為項(xiàng)目文控管理人員，除了要熟練地掌握業(yè)務(wù)流程，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)之外，要對(duì)各種信息有敏銳的洞察力、有十分負(fù)責(zé)任的工作態(tài)度、有高度的保密意識(shí)，還要具備較強(qiáng)的溝通與協(xié)調(diào)能力。

綜上所述，EPC總承包模式下項(xiàng)目文控管理是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，它的好壞直接影響到工程竣工檔案的完成質(zhì)量。因此必須要從源頭抓起，重視過程控制，做好終端收尾工作，為項(xiàng)目的竣工提