論管道工程EPC總承包模式下的項目文控管理

論管道工程EPC總承包模式下的項目文控管理摘要：本文從EPC總承包商文控管理工作的概念出發(fā)，介紹了項目文控管理的重要作用、認識的誤區(qū)、存在的問題、管理工作的方法以及做好文控管理應(yīng)采取的措施。條理清晰，觀點明確。文控管理貫穿于整個項目的始終，從源頭抓起，重視過程控制，做好收尾保障工作，為總承包項目保存最完整、最齊全的檔案。

關(guān)鍵詞 ：總承包商項目文控管理

一、EPC與項目文控管理的概念

“EPC”是“設(shè)計、采購、施工”的三個英文單詞第一個英文字母的縮寫。EPC總承包商模式是指建設(shè)單位作為業(yè)主將建設(shè)工程發(fā)包給總承包商單位，由總承包單位承攬整個建設(shè)工程的設(shè)計、采購、施工，并對承包工程的建設(shè)質(zhì)量、安全、工期、造價等全面負責(zé)。

“文控管理”通常是指對文件和信息的控制與管理工作的統(tǒng)稱。通過建立并遵循一定的工作方式、管理手段、一整套程序來控制工作中產(chǎn)生的各類文件，確保文件分類清晰、條理有序、傳遞流暢、存檔完整、方便查詢，為工程地順利開展提供支持和保障。

二、EPC項目文控管理的重要作用

EPC總承包項目文控管理工作與事業(yè)單位以及一般性的工程類企業(yè)的文件管理工作是有一定區(qū)別的。文控部門是整個項目部所有文件、信息的匯集中心、傳遞中心、管理中心，是項目部與外界進行溝通的橋梁。完整的項目文件是工程維建、改建、擴建和事故處理的重要依據(jù)，是評定工程質(zhì)量等級、竣工驗收的重要技術(shù)文件，也是工程決算的重要依據(jù)。因此做好EPC總承包模式的項目文控管理工作至關(guān)重要。

三、對項目文控管理的認識的誤區(qū)

許多不了解文控工作的人都會錯誤地認為文控只是一個管理技術(shù)含量低、工作乏味、沒有創(chuàng)新、不具挑戰(zhàn)性的一項工作，但是筆者經(jīng)過長時間的親身實踐和學(xué)習(xí)總結(jié)深刻認識到文控這項工作在整個項目實施過程中是不可或缺的，它是一個紐帶，貫穿于整個項目的始終、覆蓋范圍廣泛。從項目部開始的組建，所有項目文件的報批、各種文件模板的建立、文件編碼的形成到項目結(jié)束時竣工資料的整理、組卷、移交，每個環(huán)節(jié)都需要有文控的參與，因此文控部門掌握了整個項目每個階段最為全面、詳細的信息。尤其是作為EPC總承包商的文控管理者，更是掌握了設(shè)計、采辦、施工等諸多部門在工程建設(shè)中的大量數(shù)據(jù)信息、文字資料、珍貴圖片等。

四、總承包模式的項目文控管理存在的問題

1.缺乏領(lǐng)導(dǎo)的重視。由于EPC總承包模式的特點，決定了高層領(lǐng)導(dǎo)者管理的面寬、管理的點多，致使他們的精力大都放在了工程的施工與進度方面、質(zhì)量與安全方面、作業(yè)人員管理與工程造價方面，尤其是在現(xiàn)場作業(yè)的施工單位的管理者，更是將目光都集中在了工程建設(shè)上，對文控管理這方面沒有給予足夠的重視，表現(xiàn)在：第一，文控人員多是兼職的，白天負責(zé)現(xiàn)場施工、晚上負責(zé)收發(fā)文件，這樣做的弊端一是削弱了文件的時效性，文件內(nèi)容不能得到及時地流轉(zhuǎn)，延誤傳達；二是兼職文控人員不能全身心的投入到文控管理工作，容易在工作中出現(xiàn)紕漏。第二，文控管理人員的素質(zhì)參次不齊。有些人員連基本的文件內(nèi)容的格式都很難掌握，給工作的運行開展帶來了很大的阻力。第三，對文控管理人員的重視和支持不夠。無論從待遇、辦公環(huán)境、辦公條件的支持上不充分。使文控管理人員不能夠高效的開展工作。

2.文件管理不規(guī)范。工程文件應(yīng)該使用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、藍黑墨水筆，不易使用易褪色的書寫材料，如圓珠筆、鉛筆、紅色墨水筆等，不利于文件的長久保存。有些上報文件還存在著書寫不規(guī)范、格式不統(tǒng)一、填寫漏項、未蓋章等情況，因此必須加強對施工單位上報文件的檢查力度，確保上報資料的規(guī)范性。

3.缺乏有經(jīng)驗的項目文控管理人才?？偝邪棠Ｊ较碌捻椖课募芾韺ξ募芾砣藛T提出了更高的要求，文件管理人員不僅要懂得文件與檔案學(xué)的相關(guān)知識，還要了解工期安排、工程進度。而目前大部分項目文件管理人員都是非專業(yè)出身，沒有經(jīng)過系統(tǒng)的培訓(xùn)，缺乏項目文件管理經(jīng)驗，嚴(yán)重制約了項目文件管理水平的提高。

五、做好項目文控管理工作的方法

筆者通過總結(jié)管道工程項目的建設(shè)中文控管理的工作，認為應(yīng)該做好以下幾點工作。

1.做好項目的前期準(zhǔn)備工作。這點是至關(guān)重要的，其為日后項目文件管理工作的順利開展提供指導(dǎo)依據(jù)。文控人員在項目前期要制訂和組織實施關(guān)于文件、資料工作的規(guī)章制度。編制適合于本工程項目的《文件編碼程序》、《文件控制程序》以及其它一些相關(guān)的管理性文件、發(fā)放所有的受控文件，對項目的各部門、各承包單位的文控人員在文件管理方面進行必要的說明和約束，并對文控人員進行上崗前的專業(yè)培訓(xùn)，這樣可以有效的進行溝通交流，減少日后在工作中產(chǎn)生的不必要的麻煩。同時作為EPC總承包商的文控人員也要與本工程的業(yè)主、監(jiān)理文控員進行交流，熟悉并了解他們的工作習(xí)慣，從而對不同的事件選擇不同的文件形式進行處理，對來往信函、報批文件進行及時傳遞和送審。以筆者所在項目部為例，由于項目文件管理制度健全，各施工分包單位有章可循，項目施工文件收集的比較齊全，所以在竣工檔案編制工作階段進行順利，取得了項目管理的預(yù)期效果。

2.規(guī)范項目過程文件管理。第一，承包商單位作為與EPC總承包商有合同關(guān)系的主體，雙方之間最正規(guī)的溝通方式就是“信函”，將文件及時準(zhǔn)確地傳遞給相關(guān)方是文控人員的基本功底。第二，要負責(zé)項目文件和有關(guān)資料的收集、整理、分類、保管、催辦、存檔。第三，由于文控部門掌握著原始記錄（第一手資料）以及會議中達成的各種決定、協(xié)議而形成的會議紀(jì)要，因此在項目索賠的過程中，文控人員提供的這些重要的往來文件對整個索賠工作地進展發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。第四，要執(zhí)行嚴(yán)格的保密制度，對每一份存檔文件按級別進行加密處理。實際上，文控部門已經(jīng)成為整個項目的一個負責(zé)信息搜集、傳遞的信息中心、中轉(zhuǎn)樞紐，而不像人們在腦海里所形成的文件柜林立的檔案室的固有印象。

3.為項目的收尾工作提供保障。隨著工程項目進入收尾階段，工程的竣工資料由工程技術(shù)部門牽頭負責(zé)整理，因此文控人員要配合好工程技術(shù)部的專業(yè)人員，按照業(yè)主下發(fā)的竣工資料組卷標(biāo)準(zhǔn)做好文件的歸檔、立卷工作，站好最后一班崗。

隨著科技的發(fā)展，先進的辦公設(shè)備、技術(shù)手段、平臺媒介的運用使文控工作從以前那種繁重、操勞的狀態(tài)中解脫出來，變得輕松、快捷了許多。大家可以使用文件管理信息系統(tǒng)在很短的時間內(nèi)發(fā)出、接收來自于各相關(guān)方的工作信函，確保了文件的時效性，快捷地對各種信息進行分類、篩選、定位查詢；工作中可以使用掃描儀，將大量的紙質(zhì)版文件轉(zhuǎn)化為電子拷貝留存在電腦中，節(jié)省了存儲空間。

六、加強總承包模式下文控管理的措施

1.掌握好四個控制。文件形成的控制、文件收發(fā)的控制、文件流轉(zhuǎn)狀態(tài)的控制、文件歸檔的控制。這四個控制形成了一條主線，貫穿一個文件的始終。把握好這條主線，就能對文控工作做到游刃有余。

2.建立文件登記臺賬。文件登記臺賬能顯而易見的看出文件接收和發(fā)放的相關(guān)信息，是項目文件管理過程的關(guān)鍵控制點，也是日后進行查詢的主要依據(jù)。同時根據(jù)登記臺賬每周要對文件進行整理、歸檔，按接收和發(fā)放對象的不同進行分門別類的存放，有章可循。

3.充分利用文件管理信息系統(tǒng)平臺，提高文件管理信息化程度。在項目建設(shè)初期，根據(jù)項目需要，開發(fā)一個適用于本項目的信息系統(tǒng)平臺。各相關(guān)方文控人員通過信息系統(tǒng)平臺傳遞文件，省時高效、有據(jù)可查，避免相互推諉扯皮現(xiàn)象的發(fā)生。

4.加強各方文控管理人員的溝通，提高自身的素質(zhì)。一個項目會涉及到諸多方面、眾多活動，因此離不開各方面的配合。在各相關(guān)方單位中，文控管理人員是溝通的橋梁，一定要協(xié)調(diào)好各方關(guān)系，密切溝通。作為項目文控管理人員，除了要熟練地掌握業(yè)務(wù)流程，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)之外，要對各種信息有敏銳的洞察力、有十分負責(zé)任的工作態(tài)度、有高度的保密意識，還要具備較強的溝通與協(xié)調(diào)能力。

綜上所述，EPC總承包模式下項目文控管理是一項復(fù)雜的工作，它的好壞直接影響到工程竣工檔案的完成質(zhì)量。因此必須要從源頭抓起，重視過程控制，做好終端收尾工作，為項目的竣工提