檔案管理管理制度

檔案管理管理制度1.前言為了規(guī)范公司的檔案管理工作，提高檔案管理的效率和質(zhì)量，保護(hù)企業(yè)的信息資產(chǎn)，訂立本檔案管理制度。本制度適用于公司全部部門和員工，全部員工都需遵守本制度。2.目的和原則2.1目的本制度的重要目的是：確保企業(yè)檔案資料的完整、準(zhǔn)確和及時(shí)性；保護(hù)企業(yè)的機(jī)密信息，防止泄密；提高檔案管理的效率和質(zhì)量；符合相關(guān)法律法規(guī)和政策的要求。2.2原則檔案管理遵從以下原則：保持檔案的完整性和真實(shí)性；充分利用信息技術(shù)手段，提高檔案管理效率；保護(hù)檔案的安全性和機(jī)密性；嚴(yán)格執(zhí)行檔案保管期限和銷毀規(guī)定；加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)和監(jiān)督。3.檔案管理責(zé)任3.1企業(yè)負(fù)責(zé)人的責(zé)任企業(yè)負(fù)責(zé)人有下列責(zé)任：指定特地的檔案管理部門，并聘任專業(yè)檔案管理人員；確保檔案管理工作的順利進(jìn)行，供應(yīng)充分的經(jīng)費(fèi)和設(shè)備支持；審核并批準(zhǔn)檔案管理制度和相關(guān)規(guī)章制度。3.2檔案管理部門的責(zé)任檔案管理部門有下列責(zé)任：負(fù)責(zé)訂立和修訂檔案管理制度和相關(guān)規(guī)章制度；幫助各部門訂立和實(shí)施檔案管理工作計(jì)劃；組織開展檔案的收集、整理、編目、存儲(chǔ)和利用工作；在檔案保管期限到期前，提出檔案的審查和銷毀建議。3.3各部門的責(zé)任各部門有以下責(zé)任：樂(lè)觀搭配檔案管理部門的工作，依照規(guī)定提交檔案資料；做好本部門檔案的整理、編目和存儲(chǔ)工作；嚴(yán)禁隨便更改檔案內(nèi)容，確保檔案的真實(shí)性和完整性；樂(lè)觀參加檔案的利用，提高信息共享和利用效率。4.檔案的收集與整理4.1檔案的分類企業(yè)檔案依照文件形式和內(nèi)容特點(diǎn)進(jìn)行分類，包含但不限于以下幾類：經(jīng)營(yíng)管理類檔案；人事管理類檔案；財(cái)務(wù)管理類檔案；合同管理類檔案；項(xiàng)目管理類檔案。4.2檔案的收集各部門應(yīng)依據(jù)工作需要，定時(shí)將相關(guān)檔案資料提交檔案管理部門。收集的方式包含但不限于書面、電子化或影像化形式的提交。4.3檔案的整理檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)收集到的檔案進(jìn)行整理，包含：檔案的目錄編制；檔案的裝訂、編號(hào)和標(biāo)識(shí)；檔案的分級(jí)保管。5.檔案的存儲(chǔ)與保管5.1檔案室的設(shè)立公司應(yīng)設(shè)立特地的檔案室，供應(yīng)適當(dāng)?shù)沫h(huán)境和設(shè)備，確保檔案的安全和完整。5.2檔案的存儲(chǔ)檔案管理部門負(fù)責(zé)將檔案依照分類和分級(jí)要求進(jìn)行存儲(chǔ)，確保檔案易于查找和利用，同時(shí)采取防火、防水、防腐等措施，保護(hù)檔案的安全。5.3檔案的保管期限檔案管理部門應(yīng)訂立檔案的保管期限，并依照規(guī)定對(duì)檔案進(jìn)行定期審查。對(duì)于已過(guò)保管期限且不再具備法律、歷史、科研價(jià)值的檔案，應(yīng)提出銷毀建議。6.檔案的利用與借閱6.1檔案的利用檔案管理部門應(yīng)依據(jù)各部門的需求，供應(yīng)檔案的查詢和復(fù)制服務(wù)，確保信息的共享和利用。6.2檔案的借閱部門員工需要借閱檔案時(shí)，須填寫借閱申請(qǐng)，并經(jīng)主管部門批準(zhǔn)。借閱的檔案應(yīng)及時(shí)歸還，嚴(yán)禁私自帶出公司。7.檔案的銷毀7.1銷毀的條件檔案管理部門依照規(guī)定的保管期限進(jìn)行檔案的定期審查，對(duì)于滿足以下條件的檔案，應(yīng)提出銷毀建議：已過(guò)保管期限；不再具備法律、歷史、科研價(jià)值；經(jīng)過(guò)相關(guān)部門批準(zhǔn)。7.2銷毀的程序銷毀檔案應(yīng)經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的程序：提出銷毀建議并報(bào)相關(guān)部門審批；將銷毀檔案進(jìn)行清點(diǎn)和記錄；采取安全、環(huán)保的方式進(jìn)行銷毀。8.檔案管理的監(jiān)督與評(píng)估8.1內(nèi)部監(jiān)督公司應(yīng)建立檔案管理的內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，對(duì)各部門、檔案管理部門的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和評(píng)估。8.2外部評(píng)估定期邀請(qǐng)專業(yè)機(jī)構(gòu)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行評(píng)估，查找問(wèn)題并提出改進(jìn)看法，提高檔案管理的水平和質(zhì)量。9.附則9.1本制度的解釋權(quán)本制度的解釋權(quán)歸公司負(fù)責(zé)人全部，檔案管理部門負(fù)責(zé)訂立和修訂本制度的具體實(shí)施方法。9.2本制度的宣傳和培訓(xùn)公司應(yīng)對(duì)全部員工進(jìn)行檔案管理制度的宣傳和培訓(xùn)，提高員工對(duì)檔案管理的認(rèn)得和意識(shí)。9.3本制度的修訂和更改為了適應(yīng)公司發(fā)展和管理的需要，本制度可以依據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行修訂和更改。任何修訂和更改需經(jīng)公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后執(zhí)行。結(jié)束語(yǔ)本檔案管理制度的訂立旨在規(guī)范檔案的收