第三章 病案基礎管理第三節(jié) 病案的歸檔課件

第三章病案基礎管理第二節(jié)第三章

病案的基礎管理第三章病案基礎管理第二節(jié)回顧病人姓名索引的內(nèi)容及應用，索引卡的建立流程、建立方法和規(guī)則病案編號的概念，編號方法和編號類型，編號分派的方式和控制手段第三章病案基礎管理第二節(jié)第三節(jié)病案的歸檔是指將病案按一定的順序進行系統(tǒng)性排列，以便能快速、容易地查閱和檢索病案。病案歸檔系統(tǒng)是病案排列歸檔的系統(tǒng)性管理方法。決定病案科的工作效率

第三章病案基礎管理第二節(jié)歸檔方法我國使用的歸檔方法：按姓名排列歸檔(nameChinesecharactersfilingsystem)按戶口集中存放歸檔(familynumbericalfilingsystem)按號碼排列歸檔(straightnumbericalfilingsystem)病案號的色標編碼歸檔

第三章病案基礎管理第二節(jié)按號碼排列歸檔數(shù)字順序號歸檔尾號歸檔尾號切口病案排列歸檔中間號歸檔第三章病案基礎管理第二節(jié)順序號歸檔排列法直接將病案按數(shù)字大小順序排列歸檔。優(yōu)點：可反映病案建立的時間順序。易于檢索號碼連續(xù)的病案。缺點：容易出現(xiàn)歸檔錯誤。會使近期頻繁使用的病案集中在病案庫某一區(qū)域，影響操作。第三章病案基礎管理第二節(jié)順序號歸檔排列直接將病案按數(shù)字順序排列如：8984108264

898510826589861082668987108267單一編號歸檔

系列單一編號歸檔

由于編號的特點，病人始終只有一份病案歸檔

第三章病案基礎管理第二節(jié)順序號歸檔排列法單一編號歸檔無論門診病案還是住院病案,均按記錄日期先后集中放在一個病案帶內(nèi)，然后按病案號順序歸檔系列單一編號歸檔歸檔時需要在消除的原病案號位置設一指引卡，以表示病案最終所處的位置。第三章病案基礎管理第二節(jié)尾號歸檔排列法分級號：將6位數(shù)的病案號分為三部分，第一部分為號碼最右邊的2個數(shù)，稱為尾號（一級號），第二部分為中間的2個數(shù)，稱為中間號（二級號），第三部分為左邊的2個數(shù)，稱為查找號（三級號）例：142098分為14------20------98

查找號中間號尾號第三章病案基礎管理第二節(jié)排列方法：先按尾號的大小排列分別放入不同的病案架，再按中間號的大小排列順序放入不同的格子，最后按查找號的大小排列先后順序。決定病案架14-------20-------94決定格子決定排列順序第三章病案基礎管理第二節(jié)132094012194092194

142094022194102194152094032194112194162094042194122194172094052194132194182094062194142194192094072194152194002194082194162194第三章病案基礎管理第二節(jié)優(yōu)點：病案均勻分布在100個尾號內(nèi)，使每個病案架的儲藏量相等。每100個新病案可分別分散到100個病案架。免除歸檔區(qū)域內(nèi)工作人員擁擠的狀況。缺點：新舊病案混在一起，不便將舊病案去除。此方法適用于使用頻繁的門診病案庫。第三章病案基礎管理第二節(jié)原則在較大的綜合性醫(yī)院，尾號歸檔法應和順序號歸檔法并用。尾號歸檔法用于活動性病案被篩選出的不活動病案（第二病案庫房），采用序列號歸檔法第三章病案基礎管理第二節(jié)尾號切口病案排列歸檔法不少地區(qū)和單位的門診醫(yī)療記錄采用門診病案卡片，在歸檔排列方法上使用了尾號的排列歸檔管理方法。此種方法適用于門診病人較多的醫(yī)院和采用兩號分開歸檔的病案管理，突出優(yōu)點在于較其他歸檔方法快速、簡便。第三章病案基礎管理第二節(jié)

尾號切口歸檔法

用于門診病案卡片優(yōu)點：快速簡便同病案的尾號排列法相似，首先把病案號從右至左分為四組：例如：096942

尾號2辨號4圈號9查找號096第三章病案基礎管理第二節(jié)中間號歸檔法middledigitfilingsystem優(yōu)點：基本與尾號歸檔法的優(yōu)點相同。缺點：學習和掌握此方法難于尾號法。因病案號不是均勻分布，當舊病案抽取出來存入不活動病案庫時，病案中就會出現(xiàn)空號現(xiàn)象，如果病案號多于6位數(shù)，此方法效果并不好。第三章病案基礎管理第二節(jié)病案號的色標編碼歸檔色標編碼是指在病案夾的邊緣使用不同的顏色標志病案號碼，以顏色區(qū)分號碼。這是為使病案人員便于識別病案號，避免出現(xiàn)歸檔錯誤。使用色標編碼要比按尾號和中間號排列歸檔病案更方便。第三章病案基礎管理第二節(jié)國外色標編碼法

通常在病案夾的不同位置用10種顏色表示0～9的數(shù)字。一種或兩種顏色的色標可用來表示尾號歸檔中的一級號碼。就兩種顏色來說，上邊的顏色代表一級號的十位數(shù)，下面的顏色表示一級號的個位數(shù)(表3-2)第三章病案基礎管理第二節(jié)第三章病案基礎管理第二節(jié)如在142094這個號碼中，上邊的顏色表示“9”，下邊的第2種顏色表示“4”例：l4—20—94尾號“94”顏色的表示：紅色在上面位置，表示數(shù)字“9”；淺藍色在下面，表示數(shù)字“4”。如果采用中間號排列歸檔“20”的表示顏色為深綠色和紫色標志在“20”的位置上。色標使用通常限制在2～3位數(shù)號碼，使其盡可能簡單并維持效果，其目的僅僅是為了避免歸檔錯誤。第三章病案基礎管理第二節(jié)我國的色標編碼法彩色色標編碼法尾號色標編碼：用于按尾號方法排列歸檔病案時．通常在病案夾邊緣的不同位置用10種顏色分別表示0～9的數(shù)字，以一種或兩種顏色的色標用來表示一級號。如：142049這一號碼中，用紅色和淺藍色分別表示一級號中的9和4。第三章病案基礎管理第二節(jié)我國的色標編碼法中間號色標編碼：采用中間號排列歸檔，其一級號在中間，就要用顏色表示在“20”的數(shù)字上。順序號色標編碼：經(jīng)不同的顏色標志固定在病案袋右下角，每l000個號碼更換一種顏色。第三章病案基礎管理第二節(jié)單色色標編碼法包括順序號單色畫線標志：在病案封袋右邊的不同位置印以黑線，從上至下分為7各檔次，每檔次1000份病案，即1000個號碼為一檔次。當號碼發(fā)展到第8個1000時，黑線的位置又返回到第一檔次。第三章病案基礎管理第二節(jié)病案歸檔管理的方式

病案歸檔管理方式包括集中歸檔系統(tǒng)和分散歸檔系統(tǒng)。一號集中制將住院記錄和門診記錄集中在一份病案內(nèi)，一個編號，在一處歸檔。優(yōu)點：可保證病案資料的完整性和連續(xù)性。缺點：門診病案和住院病案較難區(qū)別。第三章病案基礎管理第二節(jié)二號集中制將住院記錄和門診記錄分別編號，但將記錄放在一起，只歸檔一份病案。如病人不住院，則使用門診病案號，如病人一旦住院，則永遠使用住院病案號。優(yōu)點：保持了病案的完整性，且能夠區(qū)分門診病案和住院病案。缺點：操作復雜，易發(fā)生號碼混亂。第三章病案基礎管理第二節(jié)二號分開制將門診病案和住院病案分別編號，分別管理，各自存放，但仍在病案室的統(tǒng)一管理之內(nèi)。優(yōu)點：門診病案和住院病案分別存放，便于管理和使用。缺點：一個病人有兩個號，易出現(xiàn)差錯，造成了病人醫(yī)療信息資料的分散。第三章病案基礎管理第二節(jié)目前，對住院病案進行管理門診病案發(fā)放就診卡或者門診小冊第三章病案基礎管理第二節(jié)

采用號碼歸檔的方法有順序號歸檔系統(tǒng)、單一歸檔系統(tǒng)和系列單一歸檔系統(tǒng)等，但不包括集中歸檔系統(tǒng)

集中歸檔管理包括兩號集中制、一號集中制和兩號分開制等，但不包括尾號排列制。第三章病案基礎管理第二節(jié)歸檔工作要求1、歸檔是一項重要工作，歸檔時要認真細致，思想集中，看準號碼，不要搶時間。

2、防止歸檔錯誤，如將號碼看顛倒，字形看錯，例字形1、7、9；3、5、8；0、6等，或?qū)㈦p份病案放入一個位置內(nèi)。

3、歸檔工作要堅持核對制，采取歸檔“留尾制”，即不要一次把病案全部插入，要留一小部分于架外，經(jīng)核對無誤后方可將病案全部推入架內(nèi)。第三章病案基礎管理第二節(jié)

病案歸檔設備貯存病案的歸檔設備有開放式固定病案架和密集式移動病案架。開放式固定病案架為最常用的病案儲存設備，有木制和鋼制兩種。開放式固定病案架兩排之間的距離為75cm-80cm。第三章病案基礎管理第二節(jié)第三章病案基礎管理第二節(jié)密集式移動病案架將幾排架子密集地排列在一起，利用軌道采用手搖控制或電子移動其中的架子。第三章病案基礎管理第二節(jié)檔案管理員只需輸入需要查找的人名、編號或其實信息后確認，所需檔案自動轉(zhuǎn)送到操作出口供存取。該檔案柜具有智能存取，數(shù)字查詢、盤庫報表和權(quán)限設置等功能。廣泛應用于干部人事、財務綜合等各種檔案管理。還有自動檢索病案設備公文柜存放病案設備第三章病案基礎管理第二節(jié)第三章病案基礎管理第二節(jié)病案供應工作的種類（一）門診病案供應（二）急診病案供應（三）預約病案供應（四）住院病案供應（五）科研、教學病案的供應（六）醫(yī)療保險病案的供應（七）為公檢法取證的供應（八）病人復印病案資料的供應

第四節(jié)病案的供應第三章病案基礎管理第二節(jié)病案供應工作的任務負責門診、急診、住院和健康保健病案的供應負責醫(yī)療、教學、科研、復印等病案的供應負責供應病案的回收、整理、排序、歸檔負責整理、查找、粘貼各種回報單及病案單頁負責病案示蹤卡的填寫登記、核對等管理工作負責宣傳和解釋有關供應病案的規(guī)章制度第三章病案基礎管理第二節(jié)病案供應工作包括：查找、登記、運送、回收、整理、粘貼檢查檢驗回報單和歸檔等每個工作環(huán)節(jié)都有明確的操作方法和要求第三章病案基礎管理第二節(jié)病案供應工作的原則病案只有在醫(yī)療或教學使用時可以拿出病案科所有送出的病案都要有追蹤措施，以表明病案的去向所有借出的病案都要按時回收并有嚴格的借閱制度凡是科研、復印等臨時使用的病案一律在病案科內(nèi)使用，以保證病案的安全第三章病案基礎管理第二節(jié)

第五節(jié)病案的控制

一、病案控制系統(tǒng)為保證病案的有效使用及最大效率地發(fā)揮病案的作用，采取一系列控制病案的措施，這一系列的措施，即構(gòu)成了病案的控制系統(tǒng)。原則凡是從已歸檔病案中取出的病案，必須要有追蹤醫(yī)院工作人員使用病案，必須保證病案完好地送回病案科第三章病案基礎管理第二節(jié)病案的控制制度除為病人醫(yī)療使用外，病案不得從病案科取出凡是送到診室和病房的病案必須進行示蹤每天工作結(jié)束應將所有病案從診室收回，出院病人的病案應在病人出院后24小時內(nèi)從病房收回如有可能，科研及其他方面使用的病案應在病案科查閱第三章病案基礎管理第二節(jié)病案的控制方式病案使用登記本填寫失蹤卡電腦自動示蹤系統(tǒng)病案號的色標編碼病案歸檔異卡第三章病案基礎管理第二節(jié)二、病案的借閱病案工作人員對所有的病案歸檔操作及使用必須加以控制，不論什么原因，凡是從已歸檔病案中取出的病案，必須要有追蹤。病案取走后，應在原處放一示蹤卡或及時登錄計算機的示蹤系統(tǒng)。第三章病案基礎管理第二節(jié)有關借閱、摘閱使用病案制度病案借閱的管理再次住院病人的病案調(diào)用；臨床病例討論會、病理討論會、死亡討論會、尸體病理檢查等的調(diào)用；醫(yī)院領導對醫(yī)療事故、差錯檢查、及其他有關問題的處理調(diào)用病案；科研調(diào)用病案、臨床教學的調(diào)用；醫(yī)療單位以外的因公臨時性調(diào)閱；提供者應注意對病人的隱私保密，必要的情況下，應經(jīng)病人簽字同意方可提供。第三章病案基礎管理第二節(jié)摘閱被復印替代病案摘閱的管理科研需要及醫(yī)師撰寫論文病人需到外地醫(yī)院就醫(yī)的病情摘要醫(yī)療行政部門的檢查調(diào)查社會方面的使用第三章病案基礎管理第二節(jié)三、病案的復印病案的復印必須憑借一定的證明材料，并經(jīng)過一定的部門批準，根據(jù)用途復印相關內(nèi)容?？蓮陀〉膬?nèi)容包括：入院記錄、病案首頁、出院記錄、醫(yī)囑單、化驗單、各種檢查報告單。不可復印內(nèi)容包括：會診單、手術記錄、病程記錄、護理記錄等。第三章病案基礎管理第二節(jié)病案的其他控制