會(huì)議活動(dòng)管理制度范文

會(huì)議活動(dòng)管理制度范文第一章總則

為確保會(huì)議活動(dòng)的高效有序進(jìn)行，提高決策效率，加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)協(xié)作，特制定本會(huì)議活動(dòng)管理制度。本制度適用于公司各級(jí)別會(huì)議，包括但不限于董事會(huì)、管理層會(huì)議、部門例會(huì)及專項(xiàng)討論會(huì)等。

一、會(huì)議目標(biāo)

1.明確會(huì)議主題，確保會(huì)議內(nèi)容緊密圍繞主題展開(kāi)，提高會(huì)議效率。

2.促進(jìn)溝通交流，集思廣益，為公司決策提供有力支持。

3.落實(shí)責(zé)任分工，確保會(huì)議決議的執(zhí)行和跟蹤。

二、會(huì)議原則

1.減少無(wú)效會(huì)議，嚴(yán)格控制會(huì)議規(guī)模和時(shí)間，提倡高效開(kāi)會(huì)。

2.尊重每位參會(huì)人員的意見(jiàn)和建議，營(yíng)造積極、和諧的會(huì)議氛圍。

3.遵循保密原則，會(huì)議內(nèi)容涉及公司機(jī)密和敏感信息的，應(yīng)嚴(yán)格控制知悉范圍。

三、參會(huì)人員

1.會(huì)議主持人：負(fù)責(zé)組織、引導(dǎo)會(huì)議進(jìn)程，確保會(huì)議目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

2.與會(huì)人員：積極參與會(huì)議討論，按時(shí)提交會(huì)議材料，配合會(huì)議主持人完成會(huì)議議程。

3.記錄人：負(fù)責(zé)記錄會(huì)議內(nèi)容，整理會(huì)議紀(jì)要，確保會(huì)議記錄的準(zhǔn)確性和完整性。

四、會(huì)議類別

1.定期會(huì)議：按照規(guī)定周期召開(kāi)的會(huì)議，如周例會(huì)、月度總結(jié)會(huì)等。

2.臨時(shí)會(huì)議：針對(duì)特定事項(xiàng)或緊急情況召開(kāi)的會(huì)議。

3.專項(xiàng)會(huì)議：針對(duì)某一特定主題或項(xiàng)目召開(kāi)的會(huì)議。

五、會(huì)議通知

1.會(huì)議主持人應(yīng)在會(huì)議召開(kāi)前，提前通知與會(huì)人員會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程等相關(guān)信息。

2.與會(huì)人員收到會(huì)議通知后，應(yīng)及時(shí)回復(fù)，如有特殊情況不能參會(huì)，需提前告知會(huì)議主持人。

六、會(huì)議紀(jì)律

1.會(huì)議期間，與會(huì)人員應(yīng)保持手機(jī)靜音，避免影響會(huì)議進(jìn)程。

2.嚴(yán)格遵守會(huì)議時(shí)間，按時(shí)參加會(huì)議，如有遲到、早退情況，需向會(huì)議主持人說(shuō)明原因。

3.會(huì)議期間，不得隨意離席，如有緊急事項(xiàng)，需向會(huì)議主持人請(qǐng)示。

本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以調(diào)整。全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度，共同維護(hù)會(huì)議活動(dòng)的秩序和效果。

第二章會(huì)議流程

為確保會(huì)議的順利進(jìn)行，提高會(huì)議效率，明確會(huì)議各階段任務(wù)，特制定以下會(huì)議流程：

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題和目標(biāo)：會(huì)議主持人應(yīng)根據(jù)公司戰(zhàn)略、業(yè)務(wù)需求或部門工作計(jì)劃，明確會(huì)議主題，制定會(huì)議目標(biāo)。

2.制定會(huì)議議程：會(huì)議主持人應(yīng)提前制定會(huì)議議程，包括會(huì)議主題、討論議題、時(shí)間安排等，并在會(huì)議召開(kāi)前至少兩天發(fā)送給與會(huì)人員。

3.確定與會(huì)人員：根據(jù)會(huì)議主題和議程，會(huì)議主持人應(yīng)邀請(qǐng)相關(guān)人員參會(huì)，并明確各自職責(zé)。

4.預(yù)約會(huì)議室：會(huì)議主持人應(yīng)根據(jù)與會(huì)人員的時(shí)間安排，提前預(yù)約合適的會(huì)議室，并確保會(huì)議室設(shè)施齊全。

5.準(zhǔn)備會(huì)議材料：與會(huì)人員應(yīng)根據(jù)會(huì)議議程，提前準(zhǔn)備相關(guān)材料，并在會(huì)議召開(kāi)前至少一天提交給會(huì)議主持人。

二、會(huì)議召開(kāi)

1.會(huì)議主持人宣布會(huì)議開(kāi)始，介紹會(huì)議主題、議程和與會(huì)人員。

2.與會(huì)人員按照議程順序，針對(duì)各議題進(jìn)行發(fā)言和討論。

3.會(huì)議主持人引導(dǎo)會(huì)議進(jìn)程，確保會(huì)議內(nèi)容緊密圍繞主題，避免跑題。

4.會(huì)議期間，記錄人應(yīng)詳細(xì)記錄會(huì)議內(nèi)容，特別是會(huì)議決策和責(zé)任分工。

三、會(huì)議決策

1.對(duì)于需要決策的議題，會(huì)議主持人應(yīng)組織與會(huì)人員進(jìn)行充分討論。

2.會(huì)議主持人根據(jù)討論情況，提出決策建議。

3.與會(huì)人員對(duì)決策建議進(jìn)行表決，表決通過(guò)后形成會(huì)議決議。

4.會(huì)議主持人明確會(huì)議決議的責(zé)任人和完成時(shí)限。

四、會(huì)議總結(jié)

1.會(huì)議主持人對(duì)本次會(huì)議的討論成果和決策進(jìn)行總結(jié)。

2.與會(huì)人員就會(huì)議過(guò)程中的問(wèn)題和不足提出改進(jìn)意見(jiàn)。

3.會(huì)議主持人對(duì)下一階段工作提出要求，并對(duì)下次會(huì)議主題和議程進(jìn)行預(yù)告。

五、會(huì)議結(jié)束

1.會(huì)議主持人宣布會(huì)議結(jié)束。

2.記錄人將會(huì)議紀(jì)要整理好后，發(fā)送給與會(huì)人員。

3.與會(huì)人員應(yīng)按照會(huì)議決議，及時(shí)開(kāi)展相關(guān)工作。

本章節(jié)詳細(xì)闡述了會(huì)議籌備、會(huì)議召開(kāi)、會(huì)議決策、會(huì)議總結(jié)和會(huì)議結(jié)束等環(huán)節(jié)，旨在規(guī)范會(huì)議流程，提高會(huì)議效率，確保會(huì)議目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。全體員工應(yīng)認(rèn)真執(zhí)行本章規(guī)定，共同推進(jìn)會(huì)議活動(dòng)的有序進(jìn)行。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

會(huì)議紀(jì)要是會(huì)議內(nèi)容的書(shū)面記錄，是會(huì)議決策和任務(wù)分配的重要依據(jù)。為確保會(huì)議成果的轉(zhuǎn)化和執(zhí)行，特制定以下會(huì)議紀(jì)要跟蹤落實(shí)措施：

一、會(huì)議紀(jì)要的整理與發(fā)布

1.記錄人應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)，完成會(huì)議紀(jì)要的整理工作。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員、討論內(nèi)容、決策事項(xiàng)、責(zé)任分配及完成時(shí)限等關(guān)鍵信息。

3.記錄人將整理好的會(huì)議紀(jì)要發(fā)送給會(huì)議主持人審核。

4.會(huì)議主持人審核通過(guò)后，將會(huì)議紀(jì)要發(fā)送給所有與會(huì)人員，并根據(jù)需要抄送相關(guān)部門和人員。

二、任務(wù)分配與執(zhí)行

1.與會(huì)人員收到會(huì)議紀(jì)要后，應(yīng)認(rèn)真閱讀，了解各自的任務(wù)和責(zé)任。

2.責(zé)任人應(yīng)按照會(huì)議紀(jì)要中的要求，制定工作計(jì)劃，明確完成時(shí)限。

3.責(zé)任人定期向會(huì)議主持人匯報(bào)任務(wù)進(jìn)展情況，遇到問(wèn)題時(shí)及時(shí)尋求支持和幫助。

三、跟蹤與監(jiān)督

1.會(huì)議主持人應(yīng)定期檢查會(huì)議決議的執(zhí)行情況，對(duì)進(jìn)展緩慢或未按期完成的任務(wù)進(jìn)行催促和指導(dǎo)。

2.記錄人應(yīng)協(xié)助會(huì)議主持人進(jìn)行跟蹤管理，確保各項(xiàng)任務(wù)按時(shí)完成。

3.對(duì)于重要會(huì)議決議，可設(shè)立專項(xiàng)監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)監(jiān)督執(zhí)行過(guò)程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

四、反饋與評(píng)估

1.任務(wù)的執(zhí)行結(jié)果應(yīng)及時(shí)反饋給會(huì)議主持人和與會(huì)人員。

2.會(huì)議主持人根據(jù)執(zhí)行結(jié)果，對(duì)會(huì)議決議的有效性和實(shí)施情況進(jìn)行評(píng)估。

3.對(duì)于未達(dá)到預(yù)期效果的任務(wù)，應(yīng)分析原因，制定改進(jìn)措施，并在后續(xù)會(huì)議中進(jìn)行討論。

五、歸檔與查閱

1.會(huì)議紀(jì)要整理完成后，應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔。

2.員工可根據(jù)工作需要查閱相關(guān)會(huì)議紀(jì)要，了解公司決策和項(xiàng)目進(jìn)展。

本章規(guī)定了會(huì)議紀(jì)要的整理、發(fā)布、任務(wù)分配、跟蹤監(jiān)督、反饋評(píng)估及歸檔查閱等環(huán)節(jié)，旨在確保會(huì)議決策的落實(shí)和執(zhí)行。全體員工應(yīng)積極參與，共同推動(dòng)公司各項(xiàng)工作的有序進(jìn)行。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

為充分利用會(huì)議室資源，提高會(huì)議室使用效率，確保會(huì)議活動(dòng)的順利進(jìn)行，特制定以下會(huì)議室管理規(guī)定：

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.需要召開(kāi)會(huì)議的部門或個(gè)人，應(yīng)提前通過(guò)公司指定的預(yù)訂系統(tǒng)進(jìn)行會(huì)議室預(yù)訂。

2.預(yù)訂時(shí)應(yīng)提供會(huì)議主題、時(shí)間、參會(huì)人數(shù)等信息，以便于合理安排會(huì)議室資源。

3.預(yù)訂成功后，預(yù)訂人應(yīng)及時(shí)在會(huì)議室門口或預(yù)訂系統(tǒng)上張貼會(huì)議通知，告知其他人員會(huì)議安排。

二、會(huì)議室設(shè)施與維護(hù)

1.會(huì)議室應(yīng)配置必要的會(huì)議設(shè)施，如投影儀、音響、白板等。

2.使用會(huì)議室前，預(yù)訂人應(yīng)檢查設(shè)施是否正常，如有問(wèn)題應(yīng)及時(shí)聯(lián)系行政部門進(jìn)行維修。

3.會(huì)議結(jié)束后，預(yù)訂人應(yīng)確保會(huì)議室整潔，關(guān)閉設(shè)施電源，鎖好門窗。

三、會(huì)議室使用規(guī)范

1.會(huì)議室使用應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)訂時(shí)間進(jìn)行，避免提前占用或拖延使用。

2.如有特殊情況需要調(diào)整會(huì)議室使用時(shí)間，預(yù)訂人應(yīng)提前通知行政部門，并盡量減少對(duì)其他會(huì)議的影響。

3.會(huì)議期間，與會(huì)人員應(yīng)保持安靜，遵守會(huì)議紀(jì)律，不在會(huì)議室吸煙、進(jìn)食。

四、會(huì)議室安全管理

1.會(huì)議室使用期間，預(yù)訂人應(yīng)負(fù)責(zé)安全監(jiān)督，確保消防通道暢通，了解消防設(shè)施位置和使用方法。

2.嚴(yán)禁在會(huì)議室存放易燃、易爆物品。

3.會(huì)議結(jié)束后，預(yù)訂人應(yīng)檢查會(huì)議室內(nèi)是否有遺留物品，如有遺失物品，應(yīng)及時(shí)向行政部門報(bào)告。

五、會(huì)議室清潔與保養(yǎng)

1.行政部門應(yīng)定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行清潔和保養(yǎng)，確保會(huì)議室環(huán)境整潔、設(shè)施正常運(yùn)行。

2.預(yù)訂人應(yīng)在使用會(huì)議室時(shí)，注意保護(hù)設(shè)施和環(huán)境衛(wèi)生，不隨意涂鴉、損壞公物。

本章針對(duì)會(huì)議室的預(yù)訂、設(shè)施與維護(hù)、使用規(guī)范、安全管理和清潔保養(yǎng)等方面制定管理規(guī)定，旨在提高會(huì)議室使用效率，創(chuàng)造良好的會(huì)議環(huán)境。全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守本章規(guī)定，共同維護(hù)會(huì)議室的秩序和設(shè)施。

第五章附則

為確保本會(huì)議活動(dòng)管理制度的實(shí)施，特制定以下附則：

一、本制度的解釋權(quán)歸公司行政管理部所有。

二、本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，如有變更或補(bǔ)充，由公司行政管理部負(fù)責(zé)通知并解釋。

三、各部門可根據(jù)本制度原則，制定具體的實(shí)施細(xì)則，并報(bào)公司行政管理部備案。

四、全體員工應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)本制度，嚴(yán)格遵守相關(guān)