龍湖 會議管理制度

龍湖會議管理制度第一章總則

第一條目的與依據(jù)：為加強龍湖公司會議管理的規(guī)范性、提高會議效率、確保會議質(zhì)量，根據(jù)公司發(fā)展戰(zhàn)略及管理需要，特制定本會議管理制度。

第二條適用范圍：本制度適用于龍湖公司全體員工參與的各類會議，包括但不限于董事會、管理層會議、部門例會、項目協(xié)調(diào)會等。

第三條會議分類：會議按性質(zhì)分為決策性會議、協(xié)調(diào)性會議、報告性會議和專題性會議。

-決策性會議：圍繞公司戰(zhàn)略發(fā)展、重大決策等方面進行討論和決定的會議。

-協(xié)調(diào)性會議：針對跨部門、跨項目問題進行溝通協(xié)調(diào)的會議。

-報告性會議：對一定時期內(nèi)的工作進行總結(jié)、匯報的會議。

-專題性會議：針對某一特定問題或項目進行深入研究和討論的會議。

第四條會議原則：

-實事求是：會議討論問題要真實、客觀，避免虛假和誤導(dǎo)。

-高效務(wù)實：會議時間要緊湊，議題要明確，避免形式主義和官僚主義。

-權(quán)責(zé)明確：會議決策要明確責(zé)任人和完成時間，確保決策的有效執(zhí)行。

-民主集中：充分發(fā)揚民主，尊重不同意見，最終形成統(tǒng)一決策。

第五條制度修訂：本制度如有變更或修訂，由公司管理層討論決定，并以公告形式通知全體員工。

第六條制度解釋：本制度的最終解釋權(quán)歸龍湖公司所有。如有疑問，請向公司管理層咨詢。

第二章會議流程

會議籌備：

-會議發(fā)起：會議應(yīng)由發(fā)起人提前至少三個工作日向會議管理部門提出申請，明確會議目的、議題、參會人員、時間、地點等。

-會議通知：會議管理部門在接到申請后，應(yīng)及時發(fā)布會議通知，包括會議主題、議程、參會人員名單、會議時間地點等信息，并要求收到通知的人員確認參會與否。

-會議資料準備：會議發(fā)起人需根據(jù)會議議題準備相關(guān)背景資料、報告或提案，并在會議前至少一個工作日分發(fā)至參會人員。

會議召開：

-會議簽到：會議開始前，由會議管理部門負責(zé)簽到工作，確保參會人員到齊。

-會議主持：由會議主持人按照議程順序引導(dǎo)會議進程，確保會議有序進行。

-討論與決策：會議中，各參會人員圍繞議題進行充分討論，主持人負責(zé)協(xié)調(diào)不同意見，并引導(dǎo)形成決策。

-會議記錄：指定專人負責(zé)記錄會議討論的主要內(nèi)容和決策結(jié)果。

會議結(jié)束：

-決策確認：會議結(jié)束時，主持人應(yīng)對會議決策進行總結(jié)，明確責(zé)任人和完成時間，并要求參會人員確認。

-會議紀要：會議結(jié)束后24小時內(nèi)，會議記錄人需整理會議紀要，并提交會議主持人審核。

-紀要發(fā)布：審核通過的會議紀要應(yīng)在48小時內(nèi)由會議管理部門發(fā)布給所有參會人員，并要求相關(guān)部門或個人按決策執(zhí)行。

會后跟進：

-決策實施：責(zé)任部門或個人需按照會議紀要中的決策要求，按時完成相關(guān)工作。

-進度反饋：會議管理部門定期跟進決策實施進度，并要求責(zé)任部門提供進展情況。

-效果評估：會議管理部門對會議決策的執(zhí)行效果進行評估，為后續(xù)會議提供改進建議。

第三章會議紀要的跟蹤落實

紀要的編制與發(fā)布：

-紀要編制：會議紀要應(yīng)由指定的記錄人在會議結(jié)束后24小時內(nèi)完成，確保內(nèi)容準確、完整地反映會議討論的主要內(nèi)容和決策結(jié)果。

-紀要審核：會議紀要完成后，需提交給會議主持人進行審核，確保紀要內(nèi)容無誤，決策明確。

-紀要發(fā)布：審核通過的會議紀要應(yīng)在48小時內(nèi)通過公司內(nèi)部通信系統(tǒng)或郵件等方式發(fā)布給所有參會人員及相關(guān)部門。

決策任務(wù)分配：

-明確責(zé)任人：會議紀要中應(yīng)明確每項決策的責(zé)任人，確保每一項工作都有人負責(zé)。

-任務(wù)分解：對于復(fù)雜的決策，應(yīng)進行任務(wù)分解，明確每個子任務(wù)的責(zé)任人和完成時間。

跟蹤與監(jiān)督：

-跟蹤機制：建立會議決策跟蹤機制，由會議管理部門負責(zé)定期檢查決策執(zhí)行情況。

-進度報告：責(zé)任人需定期向會議管理部門報告決策執(zhí)行進度，確保各項工作按計劃推進。

反饋與評估：

-反饋渠道：建立暢通的反饋渠道，允許責(zé)任人和相關(guān)人員就決策執(zhí)行過程中遇到的問題及時提出反饋。

-評估機制：設(shè)立評估機制，對決策執(zhí)行的效果進行評價，及時發(fā)現(xiàn)并解決問題。

結(jié)果應(yīng)用：

-改進措施：根據(jù)跟蹤評估結(jié)果，對執(zhí)行不力的環(huán)節(jié)制定相應(yīng)的改進措施。

-經(jīng)驗總結(jié)：總結(jié)會議決策執(zhí)行過程中的經(jīng)驗教訓(xùn)，為未來的決策提供參考。

紀要歸檔：

-歸檔保存：會議紀要應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進行歸檔，便于日后查詢和追溯。

-保密管理：涉及敏感內(nèi)容的會議紀要應(yīng)嚴格按照公司保密規(guī)定進行管理。

第四章會議室管理規(guī)定

會議室預(yù)訂：

-預(yù)訂流程：員工需提前向會議管理部門預(yù)訂會議室，并提供會議時間、參會人數(shù)、所需設(shè)備等信息。

-時間沖突處理：會議管理部門負責(zé)協(xié)調(diào)解決會議室時間沖突問題，確保會議正常進行。

會議室配置：

-設(shè)備標準：會議室應(yīng)根據(jù)會議類型和規(guī)模配置相應(yīng)的硬件設(shè)備，如投影儀、音響、白板等。

-環(huán)境布置：會議室應(yīng)保持整潔、安靜，座位安排合理，確保舒適且有利于會議進行。

會議室使用：

-使用規(guī)范：會議期間，參會人員應(yīng)遵守會議室使用規(guī)范，保持安靜，不在會場內(nèi)吸煙或進食。

-資源保護：參會人員應(yīng)愛護會議室設(shè)備，合理使用，避免不必要的損耗。

會議室維護：

-定期檢查：會議管理部門應(yīng)定期檢查會議室設(shè)備，確保設(shè)備正常運行。

-報修與更新：對于損壞的設(shè)備，應(yīng)及時報修；對于老舊設(shè)備，應(yīng)定期更新，以滿足會議需求。

會議室安全：

-安全檢查：會議開始前，應(yīng)進行安全檢查，確保消防設(shè)施正常，緊急出口暢通。

-保密要求：涉及敏感內(nèi)容的會議，應(yīng)采取措施確保會議內(nèi)容不被泄露。

會議室服務(wù)：

-服務(wù)支持：會議管理部門應(yīng)提供必要的服務(wù)支持，如提供茶水、會議資料分發(fā)等。

-反饋收集：會議結(jié)束后，收集參會人員對會議室服務(wù)的反饋，不斷優(yōu)化會議室管理。

會議室預(yù)訂管理：

-預(yù)訂系統(tǒng)：建立會議室預(yù)訂系統(tǒng)，方便員工查詢會議室使用情況，提高預(yù)訂效率。

-使用記錄：記錄會議室使用情況，為未來會議室需求規(guī)劃和資源