會議小組內部管理制度

會議小組內部管理制度第一章總則

為確保會議的高效、有序進行，提高會議質量，加強會議小組內部管理，特制定以下會議管理制度。

一、目的與原則

1.本制度旨在規(guī)范會議的組織、召開、記錄及跟蹤落實流程，提高決策效率，促進團隊協(xié)作。

2.會議應遵循務實、高效、民主、集中的原則，確保會議內容的針對性和實用性。

二、適用范圍

1.本制度適用于會議小組內部各類會議，包括但不限于周例會、月度總結會、專題研討會等。

2.對于特殊會議，如需調整本制度相關規(guī)定，由會議主持人或組織者提前通知參會人員。

三、會議類型

1.定期會議：按照預設周期召開的會議，如周例會、月度總結會等。

2.臨時會議：因特殊情況或工作需要，臨時召集的會議。

3.專題會議：針對特定主題或項目召開的會議。

四、參會人員

1.會議主持人：負責組織、引導會議討論，確保會議目標的實現(xiàn)。

2.會議記錄人：負責記錄會議內容，整理會議紀要，跟蹤落實會議決議。

3.參會人員：積極參與會議討論，按時提交會議材料，配合會議主持人完成會議任務。

五、會議紀律

1.參會人員應按時參加會議，如有特殊情況不能參加，需提前向會議主持人請假。

2.會議期間，參會人員應保持手機靜音或振動，不得隨意離場，確保會議的順利進行。

3.會議內容涉及敏感信息時，參會人員應嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露相關信息。

六、制度修訂

1.本制度根據(jù)實際工作需要，由會議小組負責修訂和完善。

2.修訂后的制度需經會議小組討論通過，并報上級領導審批后執(zhí)行。

本制度的制定、修訂及解釋權歸會議小組所有。參會人員應嚴格遵守本制度，共同維護會議秩序，提高會議質量。

第二章會議流程

為確保會議的順利進行，提高會議效率，明確會議各環(huán)節(jié)要求，特制定以下會議流程。

一、會議籌備

1.確定會議主題：根據(jù)工作需要，明確會議主題，通知參會人員，確保會議目標清晰。

2.制定會議議程：會議主持人提前制定會議議程，明確會議討論的重點、順序和時間分配。

3.準備會議材料：會議相關人員根據(jù)議程準備相關材料，包括但不限于報告、數(shù)據(jù)、圖表等，并于會議前提交至會議記錄人。

4.通知參會人員：會議組織者提前通知參會人員會議時間、地點、議程等，確保參會人員了解會議內容。

二、會議召開

1.會議簽到：會議開始前，由會議記錄人負責簽到，確保參會人員到齊。

2.會議主持人開場：會議主持人介紹會議主題、議程和預期目標，強調會議紀律。

3.會議討論：按照議程順序，參會人員針對議題展開討論，各抒己見，確保討論充分、深入。

4.會議決策：會議主持人根據(jù)討論情況，引導參會人員達成共識，形成決策。

三、會議記錄與整理

1.會議記錄：會議記錄人詳細記錄會議內容，包括討論重點、決策結果等。

2.會議紀要整理：會議結束后，會議記錄人整理會議紀要，明確責任人和完成時限，并于會議結束后24小時內發(fā)送給參會人員。

3.會議紀要審批：會議紀要由會議主持人審批，如有需要，可提交給上級領導審閱。

四、會議總結與反饋

1.會議總結：會議主持人對會議進行簡要總結，強調會議成果和下一步工作要求。

2.參會人員反饋：參會人員對會議效果、組織等方面提出意見和建議，以促進會議質量的持續(xù)提升。

五、會議資料的歸檔與保管

1.會議紀要、會議材料等資料由會議記錄人負責整理、歸檔。

2.會議資料應按照規(guī)定期限保管，便于日后查詢和追溯。

第三章會議紀要的跟蹤落實

為確保會議決策的有效執(zhí)行，加強對會議紀要的跟蹤管理，提高工作落實效率，特制定以下會議紀要跟蹤落實制度。

一、會議決議的責任分配

1.會議紀要中應明確列出各決議事項的責任人和完成時限。

2.責任人需對會議決議的執(zhí)行負責，確保按期完成。

3.如責任人因特殊情況無法完成，需及時向會議主持人匯報，并協(xié)調其他人員接替。

二、會議紀要的跟蹤與監(jiān)督

1.會議記錄人負責對會議紀要的執(zhí)行情況進行跟蹤，定期更新進展情況。

2.會議主持人應加強對會議決議執(zhí)行的監(jiān)督，對進度滯后的事項進行催辦。

3.跟蹤結果應及時向會議小組匯報，確保會議決議的執(zhí)行情況得到有效監(jiān)控。

三、會議決議執(zhí)行的評估與反饋

1.責任人完成會議決議事項后，需向會議主持人提交執(zhí)行報告，包括完成情況、遇到的問題及解決方案等。

2.會議主持人對執(zhí)行情況進行評估，對未按要求完成的事項，追究責任人責任，并提出整改措施。

3.會議小組根據(jù)執(zhí)行情況，總結經驗教訓，為后續(xù)工作提供借鑒。

四、會議紀要的公示與共享

1.會議紀要及其執(zhí)行情況應通過內部平臺進行公示，確保參會人員了解決議執(zhí)行進度。

2.鼓勵參會人員對會議紀要的執(zhí)行提出建議和意見，共同促進工作改進。

3.會議紀要及相關資料應實現(xiàn)共享，便于團隊成員隨時查閱。

五、會議決議的閉環(huán)管理

1.會議紀要的跟蹤落實應形成閉環(huán)管理，確保每一項決議都有始有終。

2.對于長期未解決的議題，會議小組應定期梳理，查找原因，制定解決方案。

3.會議主持人應關注會議決議的執(zhí)行效果，對已完成的事項進行回顧，總結經驗，不斷提升會議決策的質量和執(zhí)行力度。

第四章會議室管理規(guī)定

為確保會議室的高效利用，創(chuàng)造良好的會議環(huán)境，保障會議的順利進行，特制定以下會議室管理規(guī)定。

一、會議室預訂與使用

1.會議室預訂：需使用會議室的部門或個人，應提前向行政管理部門預訂，并提供會議時間、參會人數(shù)等信息。

2.會議室安排：行政管理部門根據(jù)預訂情況進行會議室分配，確保會議需求得到滿足。

3.會議室使用：會議召開期間，參會人員應愛護會議室設施，遵守會議室規(guī)定。

二、會議室設施與管理

1.設施配置：會議室應配備必要的會議設施，如投影儀、音響、白板等。

2.設施維護：行政管理部門負責定期檢查會議室設施，確保設施正常運行。

3.會議環(huán)境：會議室應保持整潔、安靜，溫度適宜，為參會人員提供良好的會議環(huán)境。

三、會議室使用規(guī)范

1.會議開始前，參會人員應提前到達會議室，做好會議準備工作。

2.會議期間，參會人員應關閉手機或將其調至靜音模式，不得在會議室吸煙、進食。

3.會議結束后，參會人員應整理會議室，將座椅歸位，關閉設施電源，確保會議室恢復原狀。

四、會議室安全保障

1.會議室鑰匙應由專人負責保管，不得隨意借用或轉交他人。

2.保密會議需在會議室門口設置提示牌，提醒無關人員不得進入。

3.會議室內不得存放貴重物品，以免遺失。

五、會議室應急預案

1.如遇突發(fā)事件，如設施故障、突發(fā)停電等，行政管理部門應及時采取措施，確保會議順利進行。

2.行政管理部門應制定會議室應急預案，提高應對突發(fā)事件的能力。

六、會議室開放時間

1.會議室的開放時間應根據(jù)實際情況制定，并提前向全體員工公示。

2.特殊情況下，行政管理部門可根據(jù)實際需求調整會議室開放時間，并通知相關人員。

遵守會議室管理規(guī)定，共同維護會議室秩序，為會議的順利進行提供有力保障。

第五章附則

為確保會議管理制度的有效實施，特制定以下附則：

一、本制度的解釋權歸會議小組所有。

二、本制度的修改和完善需經會議小組討論通過，并報上級領導審批。

三、本制度自發(fā)布之日起實施