商務(wù)局會(huì)議管理制度

商務(wù)局會(huì)議管理制度第一章總則

第一條目的與依據(jù)：為保證商務(wù)局會(huì)議的效率與效果，規(guī)范會(huì)議的組織與管理，依據(jù)《中華人民共和國(guó)行政會(huì)議制度》及相關(guān)法律法規(guī)，特制定本會(huì)議管理制度。

第二條適用范圍：本制度適用于商務(wù)局召開(kāi)的各類工作例會(huì)、專題會(huì)、協(xié)調(diào)會(huì)等會(huì)議的管理。

第三條會(huì)議性質(zhì)：會(huì)議分為定期會(huì)議和不定期會(huì)議。定期會(huì)議包括但不限于每周、每月的工作例會(huì)；不定期會(huì)議包括專題研究、臨時(shí)協(xié)調(diào)等會(huì)議。

第四條組織原則：

-會(huì)議應(yīng)堅(jiān)持精簡(jiǎn)、高效、務(wù)實(shí)、節(jié)儉的原則；

-會(huì)議的組織應(yīng)確保民主集中制，充分發(fā)揮集體智慧，保證決策的科學(xué)性和合法性；

-會(huì)議內(nèi)容應(yīng)注重保密性，嚴(yán)格按照國(guó)家保密法律法規(guī)執(zhí)行。

第五條責(zé)任分配：

-會(huì)議的召集由局長(zhǎng)或委托的副局長(zhǎng)負(fù)責(zé)；

-會(huì)議的記錄由指定的會(huì)議記錄員負(fù)責(zé)；

-會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)由各相關(guān)責(zé)任部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)；

-會(huì)議室的管理由行政管理部門負(fù)責(zé)。

第六條參與人員：會(huì)議的參與人員包括但不限于局領(lǐng)導(dǎo)、各部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)工作人員及特邀嘉賓。所有參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守會(huì)議紀(jì)律，積極參與會(huì)議討論。

第七條會(huì)議通知：

-召開(kāi)會(huì)議應(yīng)提前通知所有參會(huì)人員，通知應(yīng)明確會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、議程等；

-臨時(shí)增加的緊急會(huì)議，應(yīng)盡最大可能提前通知參會(huì)人員。

本總則作為商務(wù)局會(huì)議管理制度的基礎(chǔ)性規(guī)定，對(duì)所有會(huì)議的組織與管理具有指導(dǎo)性和約束性。后續(xù)章節(jié)將詳細(xì)規(guī)定會(huì)議流程、會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)、會(huì)議室管理規(guī)定等具體內(nèi)容。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

-會(huì)議主題確定：根據(jù)工作需要，由局長(zhǎng)或委托副局長(zhǎng)提出會(huì)議主題，明確會(huì)議目的和討論重點(diǎn)。

-議程制定：會(huì)議召集人負(fù)責(zé)制定會(huì)議議程，包括會(huì)議各項(xiàng)議題的順序、預(yù)計(jì)討論時(shí)間等，并提前通知參會(huì)人員。

-資料準(zhǔn)備：相關(guān)部門應(yīng)在會(huì)前準(zhǔn)備好與會(huì)議議題相關(guān)的背景資料、報(bào)告、數(shù)據(jù)等，并在會(huì)前分發(fā)給參會(huì)人員。

二、會(huì)議召開(kāi)

-會(huì)議簽到：會(huì)議開(kāi)始前，由行政管理部門負(fù)責(zé)組織簽到工作，確保參會(huì)人員準(zhǔn)時(shí)到場(chǎng)。

-會(huì)議主持人：會(huì)議應(yīng)由指定主持人主持，主持人負(fù)責(zé)引導(dǎo)會(huì)議議程的進(jìn)行，確保會(huì)議有序進(jìn)行。

-會(huì)議發(fā)言：會(huì)議主持人按照議程安排，依次邀請(qǐng)參會(huì)人員發(fā)言。發(fā)言人員應(yīng)簡(jiǎn)明扼要、突出重點(diǎn)，嚴(yán)格控制發(fā)言時(shí)間。

三、會(huì)議討論

-議題討論：針對(duì)會(huì)議議程中的各個(gè)議題，主持人應(yīng)引導(dǎo)參會(huì)人員進(jìn)行充分討論，鼓勵(lì)提出建設(shè)性意見(jiàn)和建議。

-決策表決：涉及決策的議題，主持人應(yīng)組織參會(huì)人員進(jìn)行表決，表決結(jié)果作為會(huì)議決策依據(jù)。

-爭(zhēng)議處理：如會(huì)議中出現(xiàn)意見(jiàn)分歧，主持人應(yīng)引導(dǎo)雙方進(jìn)行充分溝通，必要時(shí)可推遲決策，待進(jìn)一步調(diào)查研究后再次討論。

四、會(huì)議總結(jié)

-會(huì)議結(jié)論：主持人對(duì)會(huì)議討論結(jié)果進(jìn)行總結(jié)，明確會(huì)議決策和任務(wù)分工。

-會(huì)議記錄：會(huì)議記錄員負(fù)責(zé)記錄會(huì)議內(nèi)容，包括會(huì)議主題、參會(huì)人員、討論要點(diǎn)、決策結(jié)果等。

五、會(huì)議結(jié)束

-會(huì)議通知：會(huì)議結(jié)束后，行政管理部門應(yīng)將會(huì)議紀(jì)要發(fā)送給所有參會(huì)人員，確保大家對(duì)會(huì)議內(nèi)容有清晰了解。

-會(huì)議資料的歸檔：會(huì)議結(jié)束后，相關(guān)部門應(yīng)將會(huì)議資料整理歸檔，以便后續(xù)查閱。

本章詳細(xì)闡述了會(huì)議從籌備到結(jié)束的整個(gè)流程，旨在確保會(huì)議的順利進(jìn)行和高效管理。后續(xù)章節(jié)將繼續(xù)對(duì)會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)、會(huì)議室管理規(guī)定等內(nèi)容進(jìn)行具體規(guī)定。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的編制與審批

-會(huì)議紀(jì)要應(yīng)由指定的會(huì)議記錄員在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)編制，準(zhǔn)確記錄會(huì)議內(nèi)容、討論要點(diǎn)、決策結(jié)果和任務(wù)分工。

-會(huì)議紀(jì)要編制完成后，應(yīng)提交給會(huì)議主持人進(jìn)行審核，確保紀(jì)要內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性。

-審核通過(guò)的會(huì)議紀(jì)要，應(yīng)由主持人簽字確認(rèn)，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)發(fā)放給所有參會(huì)人員。

二、任務(wù)分工與責(zé)任落實(shí)

-會(huì)議紀(jì)要中明確的責(zé)任分工，各相關(guān)部門和責(zé)任人應(yīng)嚴(yán)格按照要求執(zhí)行。

-對(duì)于涉及多個(gè)部門協(xié)作的任務(wù)，牽頭部門應(yīng)負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各方，確保工作順利推進(jìn)。

-各責(zé)任部門和責(zé)任人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)向會(huì)議主持人報(bào)告工作進(jìn)展，確保任務(wù)按時(shí)完成。

三、跟蹤監(jiān)督與評(píng)估

-行政管理部門應(yīng)設(shè)立專門的監(jiān)督小組，對(duì)會(huì)議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行定期跟蹤監(jiān)督。

-監(jiān)督小組應(yīng)評(píng)估任務(wù)完成情況，對(duì)未按期完成的任務(wù)進(jìn)行分析，找出原因，并提出改進(jìn)措施。

-評(píng)估結(jié)果應(yīng)形成報(bào)告，及時(shí)向會(huì)議主持人和相關(guān)部門反饋，以便調(diào)整工作計(jì)劃和措施。

四、信息反饋與溝通

-各責(zé)任部門在執(zhí)行任務(wù)過(guò)程中，如遇到問(wèn)題或困難，應(yīng)及時(shí)向會(huì)議主持人報(bào)告，并提出解決建議。

-會(huì)議主持人應(yīng)定期組織會(huì)議，了解工作進(jìn)展，協(xié)調(diào)解決問(wèn)題，確保會(huì)議決策的順利實(shí)施。

-行政管理部門應(yīng)建立健全信息反饋機(jī)制，促進(jìn)各部門之間的溝通與合作，提高工作效率。

本章對(duì)會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)進(jìn)行了詳細(xì)規(guī)定，旨在確保會(huì)議決策的有效執(zhí)行和各項(xiàng)工作任務(wù)的順利完成。后續(xù)章節(jié)將繼續(xù)對(duì)會(huì)議室管理規(guī)定等內(nèi)容進(jìn)行具體闡述。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

-會(huì)議室預(yù)訂由行政管理部門負(fù)責(zé)，各部門需提前向行政管理部門提交會(huì)議室預(yù)訂申請(qǐng)，明確會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、設(shè)備需求等信息。

-行政管理部門根據(jù)會(huì)議室使用情況，合理安排會(huì)議室資源，確保會(huì)議的正常進(jìn)行。

-預(yù)訂會(huì)議室的部門應(yīng)按時(shí)使用，如需取消或變更，應(yīng)提前通知行政管理部門。

二、會(huì)議室布置與設(shè)備管理

-行政管理部門應(yīng)根據(jù)會(huì)議需求，提前布置會(huì)議室，包括座位安排、會(huì)議設(shè)備調(diào)試等。

-會(huì)議室內(nèi)應(yīng)配備必要的設(shè)備，如投影儀、音響、白板等，并確保設(shè)備處于良好狀態(tài)。

-會(huì)議期間，行政管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)會(huì)議室設(shè)備的管理和維護(hù)，確保會(huì)議的順利進(jìn)行。

三、會(huì)議室使用規(guī)范

-會(huì)議室內(nèi)應(yīng)保持安靜、整潔，參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議紀(jì)律，不得隨意走動(dòng)、喧嘩。

-會(huì)議期間，嚴(yán)禁在會(huì)議室內(nèi)吸煙、進(jìn)食，嚴(yán)禁私拉亂接電源線，確保消防安全。

-會(huì)議結(jié)束后，各部門應(yīng)負(fù)責(zé)清理會(huì)議室，恢復(fù)原狀，并將垃圾帶走。

四、會(huì)議室安全與保密

-行政管理部門應(yīng)定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行安全檢查，確保消防設(shè)施、電源線路等安全可靠。

-會(huì)議室應(yīng)采取必要的保密措施，如設(shè)置門禁、安裝監(jiān)控設(shè)備等，確保會(huì)議內(nèi)容的保密性。

-參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議保密規(guī)定，不得泄露會(huì)議內(nèi)容及相關(guān)資料。

本章對(duì)會(huì)議室的管理規(guī)定進(jìn)行了詳細(xì)闡述，旨在為商務(wù)局提供一個(gè)良好的會(huì)議環(huán)境，確保會(huì)議的順利進(jìn)行。第五章附則將對(duì)會(huì)議管理制度中的未盡事宜進(jìn)行補(bǔ)充規(guī)定。

第五章