工程部會(huì)議制度管理制度

工程部會(huì)議制度管理制度第一章總則

一、目的與依據(jù)

為加強(qiáng)工程部會(huì)議管理，提高會(huì)議效率，明確會(huì)議職責(zé)，確保會(huì)議質(zhì)量，依據(jù)我國(guó)相關(guān)法律法規(guī)及公司規(guī)章制度，特制定本制度。

二、適用范圍

本制度適用于工程部各類會(huì)議的組織、召開(kāi)、記錄及跟蹤落實(shí)等工作。

三、會(huì)議原則

1.實(shí)事求是原則：會(huì)議內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映工程實(shí)際情況，禁止虛假、誤導(dǎo)性陳述。

2.效率優(yōu)先原則：會(huì)議應(yīng)注重效率，嚴(yán)格控制會(huì)議時(shí)間，減少不必要的討論和拖延。

3.責(zé)任明確原則：會(huì)議主持人、記錄人、參會(huì)人員等應(yīng)明確各自職責(zé)，確保會(huì)議效果。

4.分類管理原則：根據(jù)會(huì)議性質(zhì)和內(nèi)容，實(shí)行分類管理，確保會(huì)議質(zhì)量和效果。

四、會(huì)議類別

1.定期會(huì)議：按照規(guī)定周期召開(kāi)的會(huì)議，如周例會(huì)、月度總結(jié)會(huì)等。

2.臨時(shí)會(huì)議：根據(jù)工作需要臨時(shí)召開(kāi)的會(huì)議，如項(xiàng)目協(xié)調(diào)會(huì)、專題討論會(huì)等。

3.總結(jié)會(huì)議：在項(xiàng)目或工作階段結(jié)束后，對(duì)成果和經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié)的會(huì)議。

4.培訓(xùn)會(huì)議：針對(duì)工程部人員進(jìn)行業(yè)務(wù)或技能培訓(xùn)的會(huì)議。

五、參會(huì)人員

1.會(huì)議主持人：負(fù)責(zé)組織、引導(dǎo)會(huì)議，確保會(huì)議按計(jì)劃進(jìn)行。

2.會(huì)議記錄人：負(fù)責(zé)記錄會(huì)議內(nèi)容，整理會(huì)議紀(jì)要。

3.參會(huì)人員：根據(jù)會(huì)議主題和內(nèi)容，相關(guān)部門及人員參加。

4.旁聽(tīng)人員：根據(jù)工作需要，可邀請(qǐng)相關(guān)人員旁聽(tīng)。

六、會(huì)議紀(jì)律

1.準(zhǔn)時(shí)參加會(huì)議，如有特殊情況需提前請(qǐng)假。

2.會(huì)議期間，保持手機(jī)靜音或震動(dòng)，禁止接打電話、隨意走動(dòng)。

3.會(huì)議內(nèi)容涉及公司機(jī)密，參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格保密。

4.會(huì)議結(jié)束后，參會(huì)人員應(yīng)按照會(huì)議紀(jì)要要求，及時(shí)落實(shí)相關(guān)工作。

七、本制度的解釋權(quán)歸工程部所有，自頒布之日起執(zhí)行。如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以補(bǔ)充。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題：根據(jù)工程部工作需要，明確會(huì)議主題和目標(biāo)。

2.制定會(huì)議議程：列出會(huì)議主要議題，明確討論重點(diǎn)和預(yù)計(jì)時(shí)間。

3.通知參會(huì)人員：提前發(fā)送會(huì)議通知，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程等，確保參會(huì)人員做好準(zhǔn)備。

4.預(yù)備會(huì)議材料：收集與會(huì)議主題相關(guān)的資料，整理成會(huì)議材料，提前發(fā)放給參會(huì)人員。

二、會(huì)議召開(kāi)

1.會(huì)議簽到：會(huì)議開(kāi)始前，由會(huì)議記錄人負(fù)責(zé)簽到，確保參會(huì)人員到齊。

2.會(huì)議主持人開(kāi)場(chǎng)：簡(jiǎn)要介紹會(huì)議主題、議程和參會(huì)人員，明確會(huì)議目的和預(yù)期成果。

3.按議程進(jìn)行討論：會(huì)議主持人按照議程逐項(xiàng)引導(dǎo)討論，確保會(huì)議內(nèi)容全面、深入。

4.互動(dòng)環(huán)節(jié)：鼓勵(lì)參會(huì)人員積極發(fā)言，充分表達(dá)觀點(diǎn)和建議，會(huì)議主持人需確保討論有序進(jìn)行。

三、會(huì)議記錄與整理

1.記錄會(huì)議內(nèi)容：會(huì)議記錄人詳細(xì)記錄會(huì)議討論過(guò)程、主要觀點(diǎn)、決策結(jié)果等。

2.歸納整理：會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄人應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要，明確會(huì)議成果和待辦事項(xiàng)。

3.發(fā)送會(huì)議紀(jì)要：將整理好的會(huì)議紀(jì)要發(fā)送給參會(huì)人員，以便跟蹤落實(shí)。

四、會(huì)議決策與落實(shí)

1.決策確認(rèn)：會(huì)議主持人對(duì)會(huì)議討論結(jié)果進(jìn)行總結(jié)，明確決策事項(xiàng)和責(zé)任人。

2.制定落實(shí)計(jì)劃：責(zé)任人根據(jù)會(huì)議決策，制定具體落實(shí)計(jì)劃和執(zhí)行時(shí)間表。

3.跟蹤督促：會(huì)議記錄人負(fù)責(zé)跟蹤督促落實(shí)情況，確保會(huì)議決策得到有效執(zhí)行。

五、會(huì)議反饋與改進(jìn)

1.收集反饋：會(huì)議結(jié)束后，向參會(huì)人員征集對(duì)會(huì)議流程、效果等方面的意見(jiàn)建議。

2.分析改進(jìn)：根據(jù)反饋意見(jiàn)，分析會(huì)議存在的問(wèn)題，制定改進(jìn)措施。

3.優(yōu)化會(huì)議管理：持續(xù)優(yōu)化會(huì)議流程、會(huì)議紀(jì)要等方面的工作，提高會(huì)議效率。

六、會(huì)議歸檔

1.會(huì)議紀(jì)要?dú)w檔：將會(huì)議紀(jì)要及相關(guān)材料整理歸檔，便于日后查詢。

2.會(huì)議資料歸檔：將會(huì)議所用資料、決策文件等進(jìn)行歸檔，確保資料完整性。

本章內(nèi)容旨在規(guī)范工程部會(huì)議流程，確保會(huì)議高效、有序進(jìn)行，提高工程部工作執(zhí)行力。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的編制與發(fā)布

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括以下內(nèi)容：會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參會(huì)人員、主要議題、討論內(nèi)容、決策結(jié)果、責(zé)任人和落實(shí)期限等。

2.會(huì)議紀(jì)要由會(huì)議記錄人負(fù)責(zé)編制，需在會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)完成初稿，并提交給會(huì)議主持人審核。

3.會(huì)議主持人審核通過(guò)后，會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在48小時(shí)內(nèi)發(fā)送給所有參會(huì)人員，確保相關(guān)人員了解會(huì)議內(nèi)容。

二、會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行與跟蹤

1.責(zé)任人根據(jù)會(huì)議紀(jì)要中明確的任務(wù)和期限，制定詳細(xì)的執(zhí)行計(jì)劃。

2.會(huì)議記錄人建立跟蹤機(jī)制，定期檢查會(huì)議決策的執(zhí)行情況，并及時(shí)向會(huì)議主持人匯報(bào)。

3.對(duì)于執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，責(zé)任人應(yīng)及時(shí)向會(huì)議主持人報(bào)告，并尋求解決方案。

三、會(huì)議紀(jì)要的反饋與評(píng)估

1.責(zé)任人在完成任務(wù)后，需向會(huì)議記錄人提供執(zhí)行結(jié)果反饋。

2.會(huì)議記錄人收集反饋信息，評(píng)估會(huì)議決策的落實(shí)效果，為后續(xù)會(huì)議提供改進(jìn)建議。

3.定期召開(kāi)評(píng)估會(huì)議，對(duì)會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況進(jìn)行總結(jié)，分析存在的問(wèn)題，制定整改措施。

四、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與管理

1.會(huì)議紀(jì)要及相關(guān)執(zhí)行材料應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行歸檔，確保資料齊全、便于查詢。

2.建立會(huì)議紀(jì)要管理臺(tái)賬，記錄每次會(huì)議的決策、執(zhí)行、反饋等情況，以便對(duì)會(huì)議效果進(jìn)行長(zhǎng)期跟蹤。

3.定期對(duì)會(huì)議紀(jì)要檔案進(jìn)行整理，剔除無(wú)關(guān)緊要的內(nèi)容，保留關(guān)鍵信息，提高檔案利用率。

五、會(huì)議紀(jì)要的監(jiān)督與問(wèn)責(zé)

1.對(duì)于未按會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行或執(zhí)行不力的責(zé)任人，會(huì)議主持人有權(quán)進(jìn)行問(wèn)責(zé)。

2.建立會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行監(jiān)督機(jī)制，鼓勵(lì)參會(huì)人員相互監(jiān)督，確保會(huì)議決策得到有效執(zhí)行。

3.對(duì)于涉及多部門協(xié)作的任務(wù)，會(huì)議主持人應(yīng)協(xié)調(diào)各方資源，推動(dòng)任務(wù)順利完成。

本章旨在強(qiáng)化會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)，確保會(huì)議決策得以有效執(zhí)行，提高工程部工作質(zhì)量和效率。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，由會(huì)議組織者提前向行政部門申請(qǐng)。

2.預(yù)訂時(shí)應(yīng)提供會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、所需設(shè)備等信息，以便行政部門做好會(huì)前準(zhǔn)備。

3.行政部門根據(jù)預(yù)訂情況合理安排會(huì)議室，確保會(huì)議順利進(jìn)行。

二、會(huì)議室使用規(guī)范

1.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)保持整潔，禁止吸煙、進(jìn)食。

2.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)關(guān)閉手機(jī)或?qū)⑵湔{(diào)至靜音模式，避免影響會(huì)議進(jìn)程。

3.未經(jīng)允許，不得隨意帶走會(huì)議室內(nèi)的設(shè)備、資料等。

4.會(huì)議結(jié)束后，參會(huì)人員應(yīng)將座椅歸位，關(guān)閉投影儀、空調(diào)等設(shè)備，并通知行政部門進(jìn)行清理。

三、會(huì)議室設(shè)備管理

1.會(huì)議室設(shè)備由行政部門負(fù)責(zé)維護(hù)和管理，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

2.使用會(huì)議室設(shè)備時(shí)，應(yīng)遵循操作規(guī)程，不得私自拆卸、改裝設(shè)備。

3.如設(shè)備出現(xiàn)故障，應(yīng)及時(shí)向行政部門報(bào)修，行政部門應(yīng)及時(shí)處理。

四、會(huì)議室安全保障

1.會(huì)議室應(yīng)定期進(jìn)行安全隱患排查，確保消防設(shè)施、電路系統(tǒng)等安全可靠。

2.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)遵守安全規(guī)定，不得在會(huì)議室內(nèi)進(jìn)行危險(xiǎn)操作。

3.行政部門負(fù)責(zé)制定會(huì)議室應(yīng)急預(yù)案，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力。

五、會(huì)議室開(kāi)放時(shí)間

1.會(huì)議室的開(kāi)放時(shí)間應(yīng)根據(jù)公司作息時(shí)間及實(shí)際需求進(jìn)行調(diào)整，原則上應(yīng)在工作時(shí)間內(nèi)開(kāi)放。

2.特殊情況下，如需在非工作時(shí)間使用會(huì)議室，應(yīng)提前向行政部門申請(qǐng)，并說(shuō)明原因。

本章旨在規(guī)范工程部會(huì)議室的管理和使用，為工程部提供一個(gè)良好的會(huì)議環(huán)境，提高會(huì)議效