安全管理文件管理程序

PAGE文件管理程序1適用范圍本程序適用于公司SHE管理體系文件的管理。2職責(zé)2.1最高管理者最高管理者負(fù)責(zé)對(duì)SHE管理手冊(cè)的批準(zhǔn)和發(fā)布。2.2SHE管理者代表負(fù)責(zé)組織SHE管理手冊(cè)審核和程序文件的批準(zhǔn)發(fā)布，負(fù)責(zé)組織SHE文件的定期評(píng)審和重要文件更改的批準(zhǔn)。2.3生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)辦（SHE辦公室）SHE文件歸口管理部門(mén)，負(fù)責(zé)SHE管理手冊(cè)的編制、組織程序文件的編寫(xiě)并匯編、審核與發(fā)放，組織體系文件的評(píng)審與修訂。2.4辦公室負(fù)責(zé)外來(lái)文件的簽收、登記、批文、傳遞和歸檔。為一運(yùn)行周期后受控的各類文件的存檔、保管、借閱及銷毀的歸口管理部門(mén)。2.5其他職能部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)主管的運(yùn)行控制文件的編制和控制。2.6所屬企業(yè)負(fù)責(zé)本單位SHE管理手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)等SHE有效文件的編寫(xiě)、審核、批準(zhǔn)與發(fā)布，組織體系文件的評(píng)審與修訂。3管理內(nèi)容和工作程序3.1SHE文件分類3.1.1外來(lái)文件外來(lái)文件是國(guó)家或上級(jí)主管部門(mén)下發(fā)的文件，主要包括：－國(guó)家、地方政府有關(guān)SHE的法律法規(guī)及其它要求；－行業(yè)SHE管理文件；－上級(jí)主管部門(mén)下發(fā)的相關(guān)行業(yè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范；－其他與SHE有關(guān)的文件。3.1.2內(nèi)部文件內(nèi)部文件是公司為保證SHE管理體系有效運(yùn)行而制定并必須執(zhí)行的文件，主要包括：－管理手冊(cè)－程序文件－運(yùn)行控制文件－作業(yè)指導(dǎo)書(shū)－運(yùn)行記錄3.2文件的編制、審批文件名稱編寫(xiě)會(huì)簽審核審查批準(zhǔn)SHE管理手冊(cè)（MN）SHE辦公室/SHE管理者代表/最高管理者程序文件（SP）專業(yè)主管部室關(guān)聯(lián)部門(mén)負(fù)責(zé)人專業(yè)主管部室負(fù)責(zé)人SHE辦公室管理者代表運(yùn)行控制文件（SOP）專業(yè)主管部室關(guān)聯(lián)部門(mén)負(fù)責(zé)人專業(yè)主管部室負(fù)責(zé)人SHE辦公室事業(yè)部主管領(lǐng)導(dǎo)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)（WI）基層單位/基層單位負(fù)責(zé)人專業(yè)主管部室事業(yè)部主管領(lǐng)導(dǎo)3.2.1SHE內(nèi)部文件的編制、審批發(fā)布3.2.1.1SHE管理手冊(cè)由生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)辦負(fù)責(zé)編制，經(jīng)SHE管理者代表審核后，由最高管理者批準(zhǔn)發(fā)布。3.2.1.2程序文件由生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)辦歸口管理，由專業(yè)主管部門(mén)負(fù)責(zé)編寫(xiě)并審核，相關(guān)部門(mén)會(huì)簽，SHE管理辦公室審核，管理者代表批準(zhǔn)發(fā)布。3.2.1.3運(yùn)行控制文件由各專業(yè)主管部門(mén)負(fù)責(zé)編寫(xiě)，由專業(yè)主管部門(mén)負(fù)責(zé)編寫(xiě)并審核，相關(guān)部門(mén)會(huì)簽，SHE管理辦公室審核，由事業(yè)部主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)發(fā)布。3.2.1.4作業(yè)指導(dǎo)書(shū)由使用單位負(fù)責(zé)編寫(xiě)，專業(yè)主管部門(mén)審核。3.2.2程序文件的發(fā)布3.2.2.1SHE管理體系程序文件匯編后統(tǒng)一發(fā)布，設(shè)置文件的編號(hào)、版本號(hào)及修訂次，注明受控狀態(tài)。3.2.2.2程序文件匯編應(yīng)注明修訂、發(fā)布及實(shí)施日期。3.3文件的接收、發(fā)放3.3.1外來(lái)文件3.3.1.1外來(lái)文件由辦公室負(fù)責(zé)簽收、登記，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后由各主管部門(mén)分發(fā)與管理。3.3.1.2法律法規(guī)、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)文件由各專業(yè)主管部門(mén)負(fù)責(zé)收文、識(shí)別、分發(fā)和管理。3.3.2內(nèi)部文件3.3.2.1管理手冊(cè)和程序文件由生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)辦負(fù)責(zé)發(fā)放。3.3.2.2運(yùn)行控制文件由專業(yè)主管部門(mén)負(fù)責(zé)發(fā)放。3.3.2.3發(fā)文單位和收文單位均應(yīng)按規(guī)定做好文件接收和登記手續(xù)，以便文件的追溯。3.4文件受控與非受控3.4.1“受控文件”用于SHE管理體系運(yùn)行的場(chǎng)所，應(yīng)按規(guī)定的范圍、數(shù)量發(fā)放,加蓋“受控”印章。3.4.2“非受控文件”提供給SHE管理體系運(yùn)行以外的場(chǎng)所參考使用。當(dāng)體系文件變更時(shí)不再追蹤。3.4.3受控文件的管理各單位應(yīng)建立《SHE管理體系受控文件一覽表》，以識(shí)別文件的受控狀態(tài)。3.5文件標(biāo)識(shí)3.5.1.文件標(biāo)識(shí)3.5.1.1SHE管理手冊(cè)ZGHGXJ/SHE—GS—□□□□發(fā)布年號(hào)管理手冊(cè)公司3.5.1.2程序文件 ZGHGXJ/SHE—CW—□□—□□—□□□□發(fā)布年號(hào)順序號(hào)標(biāo)準(zhǔn)要素代碼程序文件公司標(biāo)準(zhǔn)要素是指中國(guó)化工集團(tuán)公司企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)CCSHE-002-2013《中國(guó)化工集團(tuán)公司SHE管理規(guī)范》中的SHE十二大要素，標(biāo)準(zhǔn)要素代碼見(jiàn)附錄H；順序號(hào)表示該程序是所屬標(biāo)準(zhǔn)要求的第幾個(gè)文件，順序號(hào)見(jiàn)附錄H。示例：ZGHGXJ/SHE—CW—4.2—01—2004發(fā)布年號(hào)2004年對(duì)應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)要求的第1個(gè)文件標(biāo)準(zhǔn)要素第2個(gè)程序文件公司3.5.1.3運(yùn)行控制文件ZGHGXJ/SHE—□□□—□□—□□□□發(fā)布年號(hào)順序號(hào)單位代碼公司示例：ZGHGXJ/SHE—B01—07—20042004年發(fā)布第7號(hào)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)辦公司3.5.1.4作業(yè)指導(dǎo)書(shū)□□□-□□順序號(hào)單位代碼3.5.2單位代碼見(jiàn)附錄H。3.5.3記錄的標(biāo)識(shí)見(jiàn)《記錄管理程序》。3.6文件的修改、評(píng)審和改版3.6.1文件的修改由該文件編寫(xiě)部門(mén)組織起草，按原文件程序?qū)徟募鞴懿块T(mén)填寫(xiě)《受控文件修改通知單》按原范圍發(fā)放。3.6.2對(duì)審核和評(píng)審中發(fā)現(xiàn)SHE文件規(guī)定不適宜的要及時(shí)對(duì)文件進(jìn)行更改、更換和回收。3.6.3文件的版本控制3.6.3.1首發(fā)版次以A標(biāo)記，版次按A、B、C……排序。3.6.3.2出現(xiàn)下列情況之一時(shí)，《SHE管理手冊(cè)》、《程序文件》應(yīng)進(jìn)行換版。a）運(yùn)行體制等發(fā)生重大變化時(shí)；b）SHE管理體系文件做重大改編時(shí)；c）一般情況下每三年換版一次。3.6.3.3受控版本的文件改版或換版后，必須及時(shí)從使用場(chǎng)所撤出舊版本文件，發(fā)放新版本文件。3.7文件的保管、借閱、使用及復(fù)制3.7.1文件的保管所用文件由各單位負(fù)責(zé)妥善保管。3.7.2文件的借閱受控文件一般不外借，特殊情況需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；內(nèi)部借閱需填寫(xiě)《受控文件借閱登記表》。3.7.3文件的使用3.7.3.1使用部門(mén)領(lǐng)用文件需填寫(xiě)《受控文件領(lǐng)用登記表》。3.7.3.2因部門(mén)使用的份數(shù)不足需要補(bǔ)領(lǐng)時(shí)，應(yīng)由本部門(mén)填寫(xiě)《受控文件領(lǐng)用審批表》，經(jīng)本部門(mén)及文件主管部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后領(lǐng)取。3.7.3.3當(dāng)文件破損影響使用時(shí)，由使用單位填寫(xiě)《受控文件領(lǐng)用審批表》后到主管部門(mén)補(bǔ)領(lǐng)文件。新文件沿用原文件的分發(fā)號(hào)，舊文件交主管部門(mén)。3.7.3.4若文件丟失，由使用單位填寫(xiě)《受控文件領(lǐng)用審批表》。補(bǔ)發(fā)的文件采用新分發(fā)號(hào)，并注明丟失原文件分發(fā)號(hào)，必要時(shí)將丟失文件的編號(hào)及分發(fā)號(hào)通知各使用單位。3.8失效和作廢文件的回收與銷毀在一個(gè)運(yùn)行周期的受控文件作廢時(shí)，由主管部門(mén)按《受控文件領(lǐng)用登記表》逐一收回。需保留的作廢文件應(yīng)加蓋“保留”印章并隔離存放。4相關(guān)記錄（1）文件審批表（附錄1）（2）受控文件清單（附錄2）（3）文件發(fā)放/回收記錄（附錄3）

附錄1：文件審批表文件編號(hào)：