年度會議費(fèi)用安排與保障協(xié)議(2024版)

年度會議費(fèi)用安排與保障協(xié)議(2024版)本合同目錄一覽1.會議基本信息1.1會議名稱1.2會議時間1.3會議地點(diǎn)1.4參會人員2.費(fèi)用安排2.1會議費(fèi)用預(yù)算2.2費(fèi)用支付方式2.3費(fèi)用報銷流程3.會議場地與設(shè)施3.1場地租賃3.2設(shè)施配置3.3設(shè)備維護(hù)4.會議餐飲與住宿4.1餐飲服務(wù)4.2住宿安排5.交通保障5.1接送機(jī)服務(wù)5.2交通補(bǔ)貼6.會議宣傳與資料6.1宣傳物品準(zhǔn)備6.2會議資料印刷7.會議嘉賓與演講7.1嘉賓邀請7.2演講安排8.會議安全保障8.1人員安全8.2資料安全9.會議紀(jì)律與規(guī)定9.1參會紀(jì)律9.2會場規(guī)定10.合同的有效期10.1起始日期10.2終止日期11.合同的變更與解除11.1變更條件11.2解除條件12.違約責(zé)任與賠償12.1違約行為12.2賠償標(biāo)準(zhǔn)13.爭議解決方式13.1協(xié)商解決13.2調(diào)解解決13.3法律途徑14.其他約定14.1保密條款14.2知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)14.3強(qiáng)制性法律規(guī)定第一部分：合同如下：1.會議基本信息1.1會議名稱：2024年度企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略研討會1.2會議時間：2024年4月10日至12日1.3會議地點(diǎn)：上海國際會議中心1.4參會人員：公司全體員工及特邀嘉賓2.費(fèi)用安排2.1會議費(fèi)用預(yù)算：總預(yù)算為人民幣300萬元，包括場地租賃、設(shè)施配置、餐飲服務(wù)、住宿安排、交通保障、會議宣傳與資料、會議嘉賓與演講等費(fèi)用。2.2費(fèi)用支付方式：會議費(fèi)用的支付將按照服務(wù)提供商的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)和時間節(jié)點(diǎn)，通過公司賬戶進(jìn)行支付。2.3費(fèi)用報銷流程：參會人員的差旅費(fèi)用和額外支出，需按照公司規(guī)定的報銷流程進(jìn)行報銷。3.會議場地與設(shè)施3.1場地租賃：租賃上海國際會議中心的大宴會廳和三個會議室，用于召開會議及相關(guān)活動。3.2設(shè)施配置：會議場地內(nèi)需配置高清投影儀、音響設(shè)備、話筒、寫字板等基本會議設(shè)施。3.3設(shè)備維護(hù)：會議期間，設(shè)備供應(yīng)商需確保設(shè)備的正常運(yùn)行，并隨時提供技術(shù)支持。4.會議餐飲與住宿4.1餐飲服務(wù)：會議期間提供早餐、午餐和晚餐，餐飲服務(wù)由會議中心提供。4.2住宿安排：為外地參會人員安排在上海國際會議中心的住宿，住宿標(biāo)準(zhǔn)為雙人標(biāo)間。5.交通保障5.1接送機(jī)服務(wù)：為特邀嘉賓提供機(jī)場、火車站的接送服務(wù)，由專業(yè)禮儀公司承擔(dān)。5.2交通補(bǔ)貼：為參會人員提供一定的交通補(bǔ)貼，具體標(biāo)準(zhǔn)及報銷流程按照公司規(guī)定執(zhí)行。6.會議宣傳與資料6.1宣傳物品準(zhǔn)備：制作會議日程表、參會人員名錄、會議海報等宣傳物品，由公關(guān)公司負(fù)責(zé)設(shè)計制作。6.2會議資料印刷：印刷會議手冊、演講稿、嘉賓介紹等會議資料，確保每位參會人員都能收到相關(guān)資料。7.會議嘉賓與演講7.1嘉賓邀請：邀請行業(yè)專家、知名企業(yè)家等作為會議嘉賓，由公關(guān)部門負(fù)責(zé)邀請。7.2演講安排：為每位嘉賓安排演講時間、地點(diǎn)和主題，確保演講內(nèi)容豐富、緊湊。8.會議安全保障8.1人員安全：會議期間，保安公司負(fù)責(zé)現(xiàn)場的安全保障工作，確保參會人員的人身安全。8.2資料安全：采取必要的措施保護(hù)會議資料的安全，防止資料泄露、丟失等情況的發(fā)生。9.會議紀(jì)律與規(guī)定9.1參會紀(jì)律：參會人員需遵守會議安排，按時參加各項(xiàng)活動，不得遲到、早退。9.2會場規(guī)定：會場內(nèi)禁止吸煙、大聲喧嘩，不得隨意離開座位，遵守會場秩序。10.合同的有效期10.1起始日期：本合同自雙方簽字蓋章之日起生效。10.2終止日期：本合同有效期至2024年4月30日止。11.合同的變更與解除11.1變更條件：合同履行過程中，如因特殊情況需要變更合同內(nèi)容，雙方可協(xié)商一致進(jìn)行變更。11.2解除條件：合同履行過程中，如因不可抗力等原因?qū)е潞贤瑹o法履行，雙方可協(xié)商解除合同。12.違約責(zé)任與賠償12.1違約行為：一方違反合同約定，導(dǎo)致合同無法履行或者造成對方損失的，應(yīng)承擔(dān)違約責(zé)任。12.2賠償標(biāo)準(zhǔn)：違約方應(yīng)按照合同履行情況及造成的損失，向守約方支付相應(yīng)的賠償金。13.爭議解決方式13.1協(xié)商解決：合同履行過程中發(fā)生的爭議，雙方應(yīng)通過協(xié)商解決。13.2調(diào)解解決：協(xié)商不成時，可以向相關(guān)機(jī)構(gòu)申請調(diào)解。13.3法律途徑：如調(diào)解不成，雙方可向合同簽訂地的人民法院提起訴訟。14.其他約定14.1保密條款：雙方應(yīng)對合同內(nèi)容和相關(guān)商業(yè)秘密予以保密，未經(jīng)對方同意不得向第三方泄露。14.2知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)：雙方同意，會議期間所使用的知識產(chǎn)權(quán)材料，歸原作者所有，未經(jīng)原作者許可不得用于其他用途。14.3強(qiáng)制性法律規(guī)定：如本合同的任何內(nèi)容與8.會議安全保障8.1人員安全：會議期間，保安公司負(fù)責(zé)現(xiàn)場的安全保障工作，確保參會人員的人身安全。保安公司應(yīng)配備足夠數(shù)量的保安人員，確保會議現(xiàn)場的秩序和安全。保安人員應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的安全培訓(xùn)，具備處理突發(fā)事件的能力。8.2資料安全：采取必要的措施保護(hù)會議資料的安全，防止資料泄露、丟失等情況的發(fā)生。會議資料包括但不限于會議議程、演講稿、嘉賓名單等，均需進(jìn)行保密處理。會議期間，未經(jīng)許可，不得將會議資料帶出會場。9.會議紀(jì)律與規(guī)定9.1參會紀(jì)律：參會人員需遵守會議安排，按時參加各項(xiàng)活動，不得遲到、早退。參會人員應(yīng)遵守會議期間的規(guī)定，不得在會場內(nèi)吸煙、大聲喧嘩，不得隨意離開座位，遵守會場秩序。9.2會場規(guī)定：會場內(nèi)禁止吸煙、大聲喧嘩，不得隨意離開座位，遵守會場秩序。參會人員應(yīng)將手機(jī)關(guān)閉或調(diào)至靜音狀態(tài)，不得在演講過程中打擾他人。會議期間，不得擅自拍照或錄音。10.合同的有效期10.1起始日期：本合同自雙方簽字蓋章之日起生效。合同的起始日期為2024年1月1日。10.2終止日期：本合同有效期至2024年4月30日止。合同的終止日期為2024年4月30日。11.合同的變更與解除11.1變更條件：合同履行過程中，如因特殊情況需要變更合同內(nèi)容，雙方可協(xié)商一致進(jìn)行變更。變更條件包括但不限于會議時間的調(diào)整、會議地點(diǎn)的變更等。11.2解除條件：合同履行過程中，如因不可抗力等原因?qū)е潞贤瑹o法履行，雙方可協(xié)商解除合同。不可抗力包括但不限于自然災(zāi)害、社會事件等無法預(yù)見、無法避免且無法克服的情況。12.違約責(zé)任與賠償12.1違約行為：一方違反合同約定，導(dǎo)致合同無法履行或者造成對方損失的，應(yīng)承擔(dān)違約責(zé)任。違約行為包括但不限于未按約定時間支付費(fèi)用、未按約定提供服務(wù)等情況。12.2賠償標(biāo)準(zhǔn)：違約方應(yīng)按照合同履行情況及造成的損失，向守約方支付相應(yīng)的賠償金。賠償金額可根據(jù)實(shí)際損失情況進(jìn)行計算，包括但不限于直接經(jīng)濟(jì)損失、預(yù)期利益損失等。13.爭議解決方式13.1協(xié)商解決：合同履行過程中發(fā)生的爭議，雙方應(yīng)通過協(xié)商解決。雙方應(yīng)保持冷靜、理智的態(tài)度，積極溝通，尋求共識，以達(dá)到解決爭議的目的。13.2調(diào)解解決：協(xié)商不成時，可以向相關(guān)機(jī)構(gòu)申請調(diào)解。調(diào)解機(jī)構(gòu)應(yīng)由雙方共同選擇，調(diào)解結(jié)果對雙方具有約束力。13.3法律途徑：如調(diào)解不成，雙方可向合同簽訂地的人民法院提起訴訟。訴訟過程中，雙方應(yīng)遵守法院的法律法規(guī)，配合法院的調(diào)查和審理工作。14.其他約定14.1保密條款：雙方應(yīng)對合同內(nèi)容和相關(guān)商業(yè)秘密予以保密，未經(jīng)對方同意不得向第三方泄露。保密期限自合同簽訂之日起算，至合同終止之日起失效。14.2知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)：雙方同意，會議期間所使用的知識產(chǎn)權(quán)材料，歸原作者所有，未經(jīng)原作者許可不得用于其他用途。會議期間，參會人員不得擅自使用他人的知識產(chǎn)權(quán)材料，包括但不限于演講稿、演示文稿等。14.3強(qiáng)制性法律規(guī)定：如本合同的任何內(nèi)容與強(qiáng)制性法律規(guī)定相抵觸，該內(nèi)容應(yīng)被視為無效，但不影響其他條款的效力。雙方應(yīng)遵守相關(guān)法律法規(guī)，不得違反法律規(guī)定。第二部分：其他補(bǔ)充性說明和解釋說明一：附件列表：1.附件一：會議場地租賃合同詳細(xì)要求和說明：該附件應(yīng)詳細(xì)列明會議場地租賃的條款，包括但不限于租賃期限、租賃面積、租賃費(fèi)用、設(shè)施配置等。2.附件二：設(shè)施配置清單詳細(xì)要求和說明：該附件應(yīng)詳細(xì)列明會議所需設(shè)施的配置，包括但不限于投影儀、音響設(shè)備、話筒、寫字板等，并注明品牌、型號、數(shù)量等。3.附件三：餐飲服務(wù)合同詳細(xì)要求和說明：該附件應(yīng)詳細(xì)列明餐飲服務(wù)的條款，包括但不限于服務(wù)時間、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)質(zhì)量等。4.附件四：住宿安排合同詳細(xì)要求和說明：該附件應(yīng)詳細(xì)列明住宿安排的條款，包括但不限于住宿地點(diǎn)、住宿標(biāo)準(zhǔn)、住宿費(fèi)用等。5.附件五：交通保障服務(wù)合同詳細(xì)要求和說明：該附件應(yīng)詳細(xì)列明交通保障服務(wù)的條款，包括但不限于接送機(jī)服務(wù)、交通補(bǔ)貼等。6.附件六：宣傳物品制作合同詳細(xì)要求和說明：該附件應(yīng)詳細(xì)列明宣傳物品制作的條款，包括但不限于制作內(nèi)容、制作數(shù)量、制作時間等。7.附件七：會議資料印刷合同詳細(xì)要求和說明：該附件應(yīng)詳細(xì)列明會議資料印刷的條款，包括但不限于印刷內(nèi)容、印刷數(shù)量、印刷時間等。8.附件八：嘉賓邀請函詳細(xì)要求和說明：該附件應(yīng)詳細(xì)列明嘉賓邀請的條款，包括但不限于邀請對象、邀請時間、邀請方式等。9.附件九：演講安排時間表詳細(xì)要求和說明：該附件應(yīng)詳細(xì)列明演講安排的條款，包括但不限于演講嘉賓、演講時間、演講地點(diǎn)等。10.附件十：安全保障措施方案詳細(xì)要求和說明：該附件應(yīng)詳細(xì)列明會議安全保障的措施，包括但不限于人員安全、資料安全等。說明二：違約行為及責(zé)任認(rèn)定：1.違約行為：未按約定時間支付費(fèi)用責(zé)任認(rèn)定：違約方應(yīng)向守約方支付違約金，違約金為應(yīng)付費(fèi)用總額的10%。示例說明：如果一方未能按照合同約定的時間支付會議費(fèi)用，則應(yīng)向另一方支付相應(yīng)的違約金。2.違約行為：未按約定提供服務(wù)責(zé)任認(rèn)定：違約方應(yīng)向守約方支付違約金，違約金為服務(wù)費(fèi)用總額的10%。示例說明：如果一方未能按照合同約定的標(biāo)準(zhǔn)提供服務(wù)，則應(yīng)向另一方支付相應(yīng)的違約金。3.違約行為：未按約定時間提供設(shè)施責(zé)任認(rèn)定：違約方應(yīng)向守約方支付違約金，違約金為設(shè)施租賃費(fèi)用總額的10%。示例說明：如果一方未能按照合同約