電視會議管理制度

電視會議管理制度第一章總則

為確保電視會議的高效、有序進(jìn)行，提高會議質(zhì)量，明確會議職責(zé)，特制定本管理制度。

一、電視會議目標(biāo)

電視會議旨在加強(qiáng)各部門之間的溝通與協(xié)作，促進(jìn)信息共享，提高工作效率，減少無效溝通，確保決策快速、準(zhǔn)確地傳達(dá)至各個(gè)相關(guān)部門。

二、電視會議原則

1.重要性原則：電視會議議題需具有重要性、緊迫性，涉及多部門或重大決策事項(xiàng)。

2.效率原則：會議應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)定議程進(jìn)行，嚴(yán)格控制會議時(shí)間，確保會議高效。

3.紀(jì)律原則：與會人員應(yīng)遵守會議紀(jì)律，按時(shí)參加會議，保持會議秩序。

三、適用范圍

本管理制度適用于公司各級單位組織召開的電視會議，包括但不限于生產(chǎn)經(jīng)營、項(xiàng)目管理、技術(shù)研討等各類會議。

四、會議組織與管理

1.電視會議的召開由主辦部門負(fù)責(zé)，會前需向相關(guān)部門發(fā)出通知，明確會議時(shí)間、地點(diǎn)、議程等內(nèi)容。

2.主辦部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)會議的籌備、組織、協(xié)調(diào)及會后總結(jié)工作。

五、會議參與人員

1.與會人員應(yīng)具備相關(guān)業(yè)務(wù)知識，積極參與會議討論，為會議決策提供有力支持。

2.與會人員應(yīng)保持通訊設(shè)備暢通，確保會議期間能夠及時(shí)參會。

六、保密規(guī)定

1.與會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，會議過程中不得泄露涉密信息。

2.會議紀(jì)要等文件應(yīng)妥善保管，防止丟失或泄露。

本管理制度自發(fā)布之日起實(shí)施，如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以補(bǔ)充。各部門應(yīng)嚴(yán)格遵守本管理制度，共同維護(hù)電視會議的秩序與效果。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.主辦部門在確定會議議題后，應(yīng)提前至少三個(gè)工作日向與會人員發(fā)送會議通知，包括會議時(shí)間、地點(diǎn)、議題、預(yù)計(jì)時(shí)長、參會人員等信息。

2.會議通知應(yīng)明確指出所需準(zhǔn)備的資料、報(bào)告或數(shù)據(jù)，要求與會人員在會前準(zhǔn)備完畢。

3.主辦部門應(yīng)根據(jù)會議性質(zhì)和議題，提前準(zhǔn)備會議議程，確保會議內(nèi)容全面、有序。

二、會議召開

1.會議主持人應(yīng)提前到場，檢查會議設(shè)備是否正常運(yùn)行，確保會議順利進(jìn)行。

2.會議開始時(shí)，主持人應(yīng)簡要介紹會議主題、議程和預(yù)計(jì)時(shí)長，強(qiáng)調(diào)會議紀(jì)律。

3.會議期間，與會人員應(yīng)按照議程依次發(fā)言，嚴(yán)格控制發(fā)言時(shí)間，確保會議高效進(jìn)行。

4.會議主持人應(yīng)引導(dǎo)討論，確保議題充分討論，避免偏離主題。

三、會議決策

1.會議討論結(jié)束后，主持人應(yīng)組織與會人員進(jìn)行表決或決策。

2.對于重大決策事項(xiàng)，應(yīng)進(jìn)行書面記錄，并由與會人員簽字確認(rèn)。

3.會議決策結(jié)果應(yīng)明確責(zé)任人和完成時(shí)限，確保決策落實(shí)。

四、會議記錄

1.會議期間，指定專人負(fù)責(zé)記錄會議紀(jì)要，包括會議時(shí)間、地點(diǎn)、與會人員、主要議題、討論內(nèi)容、決策結(jié)果等。

2.會議紀(jì)要應(yīng)在會議結(jié)束后盡快整理完成，由主持人審核后發(fā)送給與會人員。

3.會議紀(jì)要應(yīng)作為重要文件歸檔，以便日后查詢和跟蹤執(zhí)行情況。

五、會議結(jié)束

1.會議結(jié)束時(shí)，主持人應(yīng)對會議進(jìn)行總結(jié)，強(qiáng)調(diào)會議決策的執(zhí)行和跟蹤。

2.與會人員應(yīng)整理會議筆記，明確各自工作任務(wù)和完成時(shí)限。

3.主辦部門應(yīng)收集會議反饋意見，不斷優(yōu)化會議流程，提高會議效果。

六、會后跟蹤

1.主辦部門應(yīng)定期對會議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，確保各項(xiàng)工作按時(shí)完成。

2.對于未按期完成的任務(wù)，主辦部門應(yīng)查找原因，督促責(zé)任人加快進(jìn)度，并及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

3.會后跟蹤結(jié)果將作為評價(jià)部門和員工工作績效的依據(jù)。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會議紀(jì)要的整理與發(fā)布

1.會議紀(jì)要應(yīng)在會議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)完成初稿，由會議主持人或指定專人負(fù)責(zé)整理。

2.會議紀(jì)要應(yīng)詳細(xì)記錄會議的討論內(nèi)容、決策結(jié)果、責(zé)任分配及完成時(shí)限。

3.會議紀(jì)要經(jīng)過主持人審核無誤后，應(yīng)在48小時(shí)內(nèi)發(fā)送給所有與會人員，并抄送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。

二、會議紀(jì)要的內(nèi)容要求

1.會議紀(jì)要應(yīng)具備清晰、準(zhǔn)確、完整的特點(diǎn)，確保閱讀者能夠全面了解會議內(nèi)容。

2.對于重要決策和任務(wù)分配，應(yīng)明確責(zé)任人、完成時(shí)限和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。

3.會議紀(jì)要中應(yīng)包含對未解決問題或待討論事項(xiàng)的記錄，以便于后續(xù)跟蹤。

三、會議紀(jì)要的執(zhí)行與跟蹤

1.主辦部門應(yīng)根據(jù)會議紀(jì)要的內(nèi)容，制定詳細(xì)的執(zhí)行計(jì)劃，明確各項(xiàng)工作任務(wù)的優(yōu)先級和完成時(shí)間表。

2.各責(zé)任部門應(yīng)按照會議紀(jì)要的要求，及時(shí)開展相關(guān)工作，確保決策得到有效執(zhí)行。

3.主辦部門應(yīng)定期檢查會議紀(jì)要中各項(xiàng)任務(wù)的完成情況，對滯后或未完成的任務(wù)進(jìn)行催辦。

四、會議紀(jì)要的反饋與匯報(bào)

1.責(zé)任部門在完成任務(wù)后，應(yīng)及時(shí)向主辦部門反饋執(zhí)行情況，包括成果、問題及改進(jìn)措施。

2.主辦部門應(yīng)定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)會議紀(jì)要的執(zhí)行進(jìn)度，對于重大問題和困難，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并尋求支持。

3.會議紀(jì)要的執(zhí)行情況將作為部門和員工績效考核的重要依據(jù)。

五、會議紀(jì)要的歸檔與管理

1.會議紀(jì)要應(yīng)作為重要文件進(jìn)行歸檔，便于日后查詢和審計(jì)。

2.主辦部門應(yīng)建立會議紀(jì)要管理臺賬，記錄每次會議的紀(jì)要內(nèi)容、執(zhí)行情況和反饋結(jié)果。

3.對于涉及公司機(jī)密的會議紀(jì)要，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理和使用。

六、持續(xù)改進(jìn)

1.主辦部門應(yīng)定期收集會議紀(jì)要執(zhí)行過程中的反饋意見，分析問題原因，不斷優(yōu)化會議流程和決策執(zhí)行機(jī)制。

2.通過總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提高會議紀(jì)要的編寫質(zhì)量，確保會議決策能夠得到有效落實(shí)。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，各部門需提前向行政管理部或指定的會議室管理部門提交會議室申請。

2.申請書中應(yīng)明確會議時(shí)間、預(yù)計(jì)參會人數(shù)、所需設(shè)備等，以便于管理部門安排和準(zhǔn)備。

3.管理部門應(yīng)根據(jù)會議室使用情況，合理分配會議室資源，確保各部門需求得到滿足。

二、會議室配置

1.會議室應(yīng)配備必要的會議設(shè)施，包括但不限于投影儀、音響系統(tǒng)、白板、會議桌椅等。

2.管理部門應(yīng)定期檢查會議室設(shè)備，確保設(shè)備處于良好狀態(tài)，及時(shí)維修或更換損壞設(shè)備。

3.會議室應(yīng)保持整潔，提供必要的會議用品，如筆、紙、飲用水等。

三、會議室使用規(guī)范

1.會議室內(nèi)應(yīng)保持安靜，與會人員應(yīng)關(guān)閉手機(jī)或?qū)⑵湔{(diào)至靜音狀態(tài)，避免影響會議進(jìn)行。

2.會議期間，禁止在會議室吸煙、進(jìn)食或進(jìn)行其他與會議無關(guān)的活動。

3.使用會議室的部門應(yīng)愛護(hù)公共財(cái)產(chǎn)，遵守會議室的各項(xiàng)規(guī)定。

四、會議室安全與保密

1.會議室使用部門應(yīng)負(fù)責(zé)會議期間的安全管理，確保會議秩序和參會人員的安全。

2.涉及機(jī)密內(nèi)容的會議，應(yīng)采取必要的保密措施，包括但不限于設(shè)置密碼保護(hù)、限制會議記錄外泄等。

3.會議室應(yīng)配備適當(dāng)?shù)陌踩O(shè)施，如滅火器、疏散指示等，確保緊急情況下的安全疏散。

五、會議室維護(hù)與清潔

1.管理部門應(yīng)定期對會議室進(jìn)行清潔和維護(hù)，保持會議室的整潔和設(shè)施的正常運(yùn)行。

2.使用部門在會議結(jié)束后，應(yīng)負(fù)責(zé)清理會議室內(nèi)垃圾，恢復(fù)會議室原狀。

3.對于會議室設(shè)備的損壞或故障，應(yīng)及時(shí)向管理部門報(bào)告，以便及時(shí)修復(fù)。

六、會議室管理評價(jià)

1.管理部門應(yīng)定期收集會議室使用情況的反饋，包括設(shè)施滿意度、服務(wù)滿意度等，以改進(jìn)管理工作。

2.通過不斷優(yōu)化會議室管理流程，提高會議室的使用效率，為公司的各項(xiàng)會議活動提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

第五章附則

一、本管理制度自發(fā)布之日起實(shí)施，原有相關(guān)規(guī)定與本管理制度不符的，以本管理制度為準(zhǔn)。

二、